Тайм менеджмент примеры планирования. Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план

Если Вам постоянно не хватает времени, то, скорее всего, Вы просто нерационально его тратите и не уделяете должного внимания его планированию. Научитесь управлять своим временем правильно при помощи специализированных компьютерных программ и онлайн-сервисов.

Темпы развития современного мира за последние сто лет всё ускоряются... Соответственно и ритм жизни обычного человека всё возрастает. Многие из нас большую часть дня работают, потом прибегают домой, кое-как управляются с повседневными домашними хлопотами и ложатся спать, чтобы на следующий день опять повторить всё сначала...

Хорошо ещё, если на выходных у получается выделить хоть какое-то время на занятия любимым хобби или просто полноценный отдых. Многим из нас и этого не удаётся, поскольку выходные посвящаются решением бытовых вопросов. То есть, мы наблюдаем тотальную нехватку времени!

Однако, если взглянуть с другой стороны и проанализировать хотя бы пару своих будничных дней (а лучше недель), то окажется, что большую часть времени мы тратим не на выполнение заданий босса, не на дорогу с работы/на работу и даже не на домашние хлопоты, а на различные, бессмысленные по своей сути, дела!

Бесполезные разговоры в "курилке", просмотры соцсетей или просто бесцельное сидение на месте - вот всё то, что отнимает у нас драгоценное время, которое мы могли бы потратить с пользой для дела или своего организма!

Если Вы постоянно ощущаете нехватку времени и серьёзно решили что-то с этим делать, предлагаю Вам научиться рациональному тайм-менеджменту с использованием современных компьютерных технологий!

Немного о теории тайм-менеджмента

История отечественного тайм-менеджмента начинается в 20-х годах прошлого века, когда в условиях новой экономической политики появилось понятие "научная организация труда" (НОТ). Её главной целью ставилась оптимизация рабочего дня трудящихся с максимальной пользой для производства и минимальными нагрузками на человека.

За всё время развития НОТ было выработано много различных схем и принципов, однако, практически все они сводятся к тому, что все дела и временные затраты на их выполнение нужно тщательно планировать. Общий алгоритм такого планирования можно представить в виде пошаговой схемы:

Исходя из этой схемы, перед тем как взяться за какое-то дело, следует вначале проанализировать все возможные пути его успешного завершения. Затем определить цели и разбить весь процесс реализации задуманного на небольшие задачи. Только тщательно всё распланировав и выбрав наиболее удачный алгоритм действий, можно приступать к выполнению работы.

Важным моментом является также итоговый контроль выполнения поставленных задач. Благодаря контролю Вы можете проанализировать свои временные затраты и, возможно, в будущем при выполнении схожей работы ещё больше оптимизировать свои трудозатраты.

На сегодняшний день существует довольно много методик управления временем. Однако, по сути, все они сводятся к одной из трёх основных, которые различаются по принципам подхода: "Матрице Эйзенхауэра", технике "Хронометраж" или методу "Помидора". Предлагаю рассмотреть каждую из методик и выбрать программы для их реализации.

Данная методика планирования получила своё название в честь американского президента и известного военного деятеля Дуайта Эйзенхауэра, который умел довольно успешно распоряжаться своим временем.

В основе Матрицы лежит принцип, сформулированный итальянским социологом конца XIX века Вильфредо Парето, о том, что лишь 20% всех усилий дают 80% результата (также известен как принцип 20/80). Эйзенхауэр немного пересмотрел принцип Парето и сделал его более утилитарным, сортируя свои дела в поле подобного графика по степени их срочности и важности:

Матрица представляет собой обычную систему координат, где по горизонтали у нас отображается важность дел, а по вертикали их срочность. Пересечение этих двух осей делит плоскость листа на 4 части, различные по уровню приоритетности:

1. Важные и срочные дела . В эту категорию попадают те задачи, которые требуют как можно скорейшего решения и являются важными в Вашей области деятельности. Например, сюда можно отнести такие дела как звонки клиентам, завершение текущих проектов и т.п.
2. Важные, но не срочные дела . В данном разделе у Вас будут числиться дела, которые важны для Вашей работы вообще, но их исполнение не является срочным. Например, это могут быть регулярно повторяющиеся или запланированные на недалёкое будущее задачи.
3. Не важные, но срочные дела . Здесь у Вас могут быть дела второстепенной важности, которые практически никак не касаются Вашей работы или не влияют на её результат, но требуют нашей скорейшей реакции. Например, нужно поздравить с Днём Рождения коллегу, встретить внезапно приехавшую в гости тётю из Бобруйска или по дороге домой купить хлеба.
4. Не важные и не срочные дела . Самый обширный раздел занятий, которые никак не влияют на результаты нашей работы, не являются срочными, но "пожирают" львиную долю нашего времени. Это и бессмысленные разговоры, и бессистемное блуждание по Интернету, и бесполезные компьютерные игры и ещё масса дел, которые нам так хочется делать, но толку от них мало.

Таким образом, используя принцип бритвы Оккама, Вы можете определить только самые важные и срочные задачи, которые принесут реальную пользу для дела, которым Вы занимаетесь. Остальные занятия, которые не являются срочными и важными Вы научитесь со временем ограничивать, соответственно, получая в своё распоряжение больше времени для продуктивной деятельности.

Если Вы решили воспользоваться данным методом планирования, то Вам в этом может помочь программа под названием Хронометр :

Данная программа не требует установки, поэтому может запускаться с любого носителя, но на некоторых системах (например, на Windows XP) она не может автоматически создать базу данных. Если Вы столкнётесь с такой проблемой, просто создайте пустой текстовый документ и переименуйте его с заменой расширения с txt на sqlite. Или просто скачайте готовый файл с нашего сайта . Укажите скачанный файл в качестве базы данных программы и всё заработает.

Когда программа запустится Вы сможете создать свой первый список дел и задачи к нему. Обратите внимание, что каждую задачу можно пометить как важную и/или срочную, а также задать ей сроки исполнения. Это нужно для того, чтобы Хронометр смог автоматически рассортировать все задания в виде матрицы Эйзенхауэра:

Как видим, представление матрицы здесь немного не такое, как мы рассмотрели выше, но принцип тот же. Просто поменяны местами оси координат. Взглянув на матрицу, Вы сможете быстро определиться с приоритетами и завершить важные и срочные дела как можно скорее, чтобы заняться не важными и не срочными:)

Хронометраж

Если Вы любите делать всё обстоятельно и последовательно, возможно Вам подойдёт методика под названием "Хронометраж". Эта методика получила известность в СССР в 70-х годах благодаря книге Д. Гранина «Эта странная жизнь».

В основе "Хронометража" лежит принцип фиксирования всех выполняемых человеком действий на протяжении некоторого срока (оптимально - две недели). По завершении каждого дня человек должен проводить текущий анализ проделанной работы и выявлять те действия, которые отбирают время, но не несут практической пользы.

По завершении двухнедельного наблюдения делается общий анализ. В результате мы имеем две выгоды. Во-первых, получаем полную информацию о том, на что тратится наше время, выявляем его основных "пожирателей" и видим, на чём можно его сэкономить. Во-вторых, за срок наблюдений мы учимся самодисциплине и вырабатываем правильное чувство рабочего ритма.

Записывать свои действия Вы можете любыми удобными Вам способами: на бумаге, в текстовом документе на ПК, в записной книжке телефона или даже при помощи диктофона. Однако, если у Вас есть доступ к Интернету, лучше всего это делать при помощи специальных сервисов, вроде Time-Master.ru

Данный сервис являет собой своеобразный онлайн-органайзер, в который Вы можете записывать любые свои уже выполненные действия и задачи, которые ещё только предстоит завершить.

По умолчанию открыта вкладка "Рабочий день", куда Вы можете вносить все текущие действия (по терминологии сервиса - "События") и задачи. Для внесения Вы можете использовать вкладку "Расписание" (все данные вводятся с помощью всплывающего окошка как на скриншоте выше) или воспользоваться упрощённым видом ввода во вкладке "Дневник".

Помимо текущего дня, Вы можете также планировать цели на более длительные периоды времени при помощи вкладки "Календарь" (на месяц или на неделю). Контролировать же выполненные действия удобно при помощи вкладок "Задачи" и "Дневник":

Сервис довольно мощный и функциональный, поэтому, если решите его использовать, желательно ознакомьтесь с презентацией, которая будет Вам показана Вам после регистрации. Иначе Вы рискуете лишиться возможности использовать многие полезные возможности!

Метод помидора

Для самых же нетерпеливых и тех, кто на дух не переносит нудное планирование, существует ещё одна технология тайм-менеджмента - метод помидора (или "помодоро", если использовать оригинальную терминологию)!

Своё название метод получил в честь кухонного таймера в виде одноимённого овоща (такие были популярны в 80-х годах в Европе и Америке). А придумал его тогдашний студент итальянского университета Франческо Чирилло.

Суть метода в том, что Вы формулируете для себя текущую задачу ("помидор") и ставите таймер на 25 минут. За это время Вы должны успеть выполнить поставленное задание. После выполнения одного "помидора" у Вас есть короткий перерыв в 3 - 5 минут, а после выполнения 4-х - длинный в 15 - 30 мин.

Метод помидора при всей его простоте позволяет тому, кто его использует, максимально самодисциплинироваться. Ведь 25 минут - не так уж и много, а уложиться в срок нужно обязательно:)

В силу простоты реализации существует довольно много программ и сервисов, использующих для тайм-менеджмента именно данный метод. Правда, большинство из них англоязычные. Однако, есть и русские. Предлагаю рассмотреть некоторые из их.

Pomodoro для Windows

Для ПК существует небольшая бесплатная программа под названием Tomighty :

Это разработка итальянских программистов, но она почти полностью русифицирована и довольно проста в использовании.

После её установки и запуска в трее появляется небольшая иконка в виде помидора, которую можно нажать левой кнопкой мыши для запуска таймера или правой для доступа к контекстному меню с настройками.

Кстати, о настройках. В первой вкладке Вы можете изменять промежутки времени заданные по умолчанию, а во второй рекомендую снять опцию "Скрывать окно автоматически" и активировать возможность перетаскивания окошка таймера ("Allow dragging the window around"). Теперь всё готово и Вы можете открывать основное окошко и запускать сам таймер:

Tomighty будет отображаться поверх всех окон и оповещать Вас о событиях начала и конца задачи звуками. В процессе же работы таймер будет тикать. Если Вас это раздражает, просто отключите эту опцию в настройках на вкладке "Звуки".

По завершению одного "помидора" программа предложит Вам сделать перерыв - соглашайтесь:) Отдохните 5 минут и снова за работу. Когда сделаете 4 задачи, сделайте длинную паузу в полчаса, после чего таймер снова начнёт отсчёт следующих 4-х "помидоров".

Pomodoro для Android

В силу мобильности системы Андроид, под неё существует больше всего различных таймеров. Просто зайдите не Google.Play и введите в поисковой строке слово "Pomodoro", чтобы убедиться в этом.

Увы, из-за того, что у меня на телефоне старая версия Android, мне удалось протестировать только два приложения подобного толка (и оба англоязычные). И лучшим из них я бы назвал Simple Pomodoro :

После запуска приложения мы попадаем на экран с таймером. Если тапнуть по нему, то Ваше устройство перейдёт в режим блокировки и на нём во весь экран отобразится обратный отсчёт промежутка времени в 25 минут. Если Вы нажмёте кнопку "Назад", то сможете либо отключить таймер, либо переключить его в фон, чтобы выполнять другие действия.

Помимо основного экрана с таймером Simple Pomodoro имеет ещё два экрана: планировщик задач (свайп вправо с экрана по умолчанию) и статистика (свайп влево). В режиме планировщика Вы можете не только создавать задачи в приложении, но и импортировать их из Календаря Гугла!

Как и во всех подобных программах, в Simple Pomodoro имеются настройки, которые доступны в меню на экране статистики или по нажатию системной кнопки "Меню":

В этих настройках Вы можете изменить временные интервалы выполнения задачи и отдыха, задать звуки, параметры блокировки и иные параметры.

Pomodoro онлайн

Если Ваша работа связана с компьютером и у Вас есть постоянный доступ к Интернету, то идеальным выбором для тайм-менеджмента по помидору будет русскоязычный сервис "Помидорка" :

Данный сервис является не просто таймером, который можно включать когда захочется, а именно ориентированным на решение конкретных задач инструментом! Чтобы воспользоваться "Помидоркой" после регистрации нужно перейти в раздел "Задачи" и поставить перед собой хотя бы одну цель, а затем отправить её на выполнение и перейти в раздел "Таймер":

Новосозданная задача должна появиться в списке и, чтобы запустить таймер для неё, Вам будет достаточно нажать на кнопку "Play". В режиме запущенного таймера у Вас есть возможность поставить паузу или выполнить текущее задание досрочно, чего нет у многих аналогов. Контролировать же свою результативность Вы можете в разделе "Статистика".

Если Вам нужно изменить стандартные интервалы таймера, Вы можете это сделать по ссылке "Настроить помидорку" в левом нижнем углу страницы.

Следует сказать, что сервис "Помидорка" довольно молодой и активно развивается, поэтому в скором времени может обзавестись какими-либо дополнительными функциями, которые есть у крупных англоязычных аналогов (например, синхронизацией дел с Календарём Гугла или импорт/экспорт списков задач и статистики).

Так что вполне возможно, что мы получим в своё распоряжение достойный отечественный ответ "забугорным помидорам", который будет полностью бесплатным (по крайней мере так заявляет автор)!

Выводы

Завершить же нашу сегодняшнюю статью хотелось бы одним анекдотом:

Сколько нужно психологов, чтобы поменять лампочку?
- Достаточно одного, если лампочка готова меняться!

Аналогичная ситуация с тайм-менеджментом. Если Вы всерьёз решили заняться упорядочиванием растрат собственного времени, то не важно, какую методику или программу Вы выберете для этого - Вы в любом случае достигнете успеха.

Однако, если особого желания самодисциплинироваться нет, то на чём бы Вы ни остановили свой выбор, толку от этого не будет. Поэтому, перед тем как искать чудо-программу для тайм-менеджмента задайте себе вопрос, а готовы ли Вы меняться. Если ответ будет положительным, тогда - вперёд! Желаю Вам максимально рационально и с пользой проводить всё своё время!

P.S. Разрешается свободно копировать и цитировать данную статью при условии указания открытой активной ссылки на источник и сохранения авторства Руслана Тертышного.

В предлагаемой вашему вниманию статье не будут затрагиваться вопросы основ тайм-менеджмента, способов деления задач на перво- и второстепенные, принципов организации рабочего времени, и т.п. Об этом уже написано вполне достаточно, и лучшего совета, нежели прочитать специализированные книги по тайм-менеджменту (в первую очередь, представленные на этом сайте), я дать не могу. Целью же данной статьи является ознакомление с вполне конкретной системой учета и организации времени, которой пользуюсь я сам.

Предлагаемая система учета и организации времени разработана в течение 2004-го года. Начало ведению ежедневника было положено в феврале 2004-го, и эта практика продолжается по сей день. Постепенно система претерпевала некоторые изменения, обтесывалась и приспосабливалась к текущим задачам. На сегодняшний день она наконец обрела достаточную стройность и прочность, чтобы я рискнул вынести ее на суд общественности. Рассчитываю, что предлагаемая система окажется полезной для людей, желающих навести определенный порядок в собственной жизни. По крайней мере, мой опыт позволяет на это надеяться.

Ежедневник ведется в обычном файле Excel. Возможности этой программы позволяют не только удобно планировать день, но и сортировать задачи, вести архив и следить за затрачиваемым временем.

УЧЕТ ВРЕМЕНИ

Определенным образом разграфив лист Excel, можно легко и удобно учитывать время в течение дня. Для этого используется схема следующего вида:

На рисунке каждый час (верхняя строка обозначает часы) разбит на 4 графы, то есть точность учета времени составляет 15 минут. Большая точность делает неудобным ведение учета, меньшая – допускает слишком большие потери при учете.

Крайний левый столбец отражает типичные графы затрат времени (чтн – чтение, рбт – работа, док – ведение документов, быт – решение бытовых задач, лчн – личное время, рзвл – развлечения, дв – движение, нчг – ничего, потери времени).

В течение дня прошедшие промежутки времени заполняются. Для упрощения подсчетов в качестве заполнителя используется цифра «1». Тогда с помощью введенных в соответствующие графы формул Excel (формулы записаны в прикрепленном к статье файле-примере) автоматически рассчитает время, затраченное на тот или иной вид деятельности.

К концу дня лист учета времени выглядит так:

Эта схема при желании позволяет восстановить весь день (проспал, быстро собрался, поехал на работу, поработал, поболтал с коллегой, поработал, пообедал, поработал, поехал на встречу, подождал опаздывающего партнера, провел рабочую встречу, вернулся в офис, отчитался перед шефом, поехал домой, поужинал, почитал, посмотрел фильм, приготовился ко сну, почитал перед сном, подвел итоги дня, заснул).

Но на практике это требуется редко, поэтому от большинства дней остаются краткие резюме затраченного времени. Выглядят они так:

Такие резюме позволяют трезво оценить, сколько времени затрачивается на тот или иной вид деятельности, и, кроме того, вывести среднее по итогам недели или месяца. Далее при желании можно сделать выводы о необходимости уделить тому или иному виду деятельности большее либо меньшее время.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Начнем с обычного листа задач на день. В моей версии он выглядит так (вкладка СЕГ, сегодня):
Как видно, в листе используется 4 рабочие колонки: Ст – статус; Вр – время; Пт – приоритет; и колонка для обозначения дня и описания задачи.

О колонке «Статус» подробный разговор последует ниже. Колонка «Время», думается, не требует пояснений. Сейчас основное внимание уделим рассмотрению колонки «Приоритет». В ней используется следующие знаки:

! – главное задание на неделю

!! – часть недельного задания, подлежащая выполнению в текущий день; либо второстепенное задание на неделю

30 – приоритетные задания на конкретный день (задания, время для которых определено или подлежит определению)

40 – приоритетные ежедневные задания

50 – менее важные ежедневные задания

60 – задачи на определение итогов дня

70 – подведение итогов дня

80 – задачи на определение итогов недели

90 – подведение итогов недели

Зная эту классификацию, довольно легко как распределить задания на день, так и распланировать их на неделю. Недельный план в моем файле выглядит так:

Собственно недельный план можно увидеть внизу страницы. Сразу под графой с обозначением первого и последнего дней недели записываются задания на неделю. Далее следуют обозначения каждого отдельного дня, под которыми записываются конкретные задания на этот день.

Графы в верху страницы – это ежедневные и еженедельные задания, которые попросту копируются в соответствующий лист при составлении дневного плана.

Месячный план составляется с использованием такой схемы:

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ

Теперь вернемся к разбору колонки «Статус». Именно эта колонка позволяет оценить эффективность прожитых дней. Колонка «Статус» обозначает, выполнено либо нет намеченное задание. Для обозначения статуса используются 3 возможных знака:

V – выполнено

B – выполнено частично, либо не выполнено в силу объективных причин

N – не выполнено

В течение дня, по мере выполнения заданий, лист приобретает следующий вид:

Используя функцию «сортировка» (пункт меню – Данные), можно автоматически сортировать задания:

При такой сортировке (Статус => Приоритет => Время) все выполненные задания окажутся вверху списка. На них можно уже не обращать внимания, сосредоточив его на оставшихся задачах.
В конце дня, когда заполненными оказываются все графы, предлагаемая система позволяет беспристрастно и объективно оценивать эффективность использования времени.

Лист заданий к концу дня выглядит так:

Использование разных цветов после сортировки позволяет наглядно показать эффективность дня.
В приведенном примере из 13 заданий на день 9 выполнены, 3 не выполнены, и 1 – не выполнено в силу объективных причин. Учитывая, что пункты «B» засчитываются как 0,5/0,5, итоги дня выглядят так: всего – 13; плюс – 9,5; минус – 3,5. Я засчитываю день успешным в том случае, если «плюсовых» заданий больше двух третей от общего количества; наполовину успешным – от половины до двух третей от общего количества; неуспешным – если «минусовых» заданий больше половины. Возможны и другие пропорции, в зависимости от вашей требовательности к себе.

Аналогичная система применяется для оценки эффективности недели. В архиве прошедшая неделя выглядит так:

Аналогичная система применяется для оценки эффективности месяцев и годов. Месяц:

Точно так же возможно подвести итоги года, десятилетия и так далее, вплоть до подведения итогов всей жизни:)

В одном файле с листами заданий и учета времени можно хранить и собственный телефонный справочник.
Особенно удобно использовать предлагаемую систему при наличии карманного компьютера. В этом случае файл с листами заданий и учета времени будет всегда при себе, и по ходу дня можно вносить в него изменения.

Можно и просто распечатывать листы заданий и учета времени на принтере. Рекомендую оставлять определенное количество граф пустыми, чтобы по ходу дня вписывать в них возникающие задания.
Надеюсь, что изложенная выше система окажется настолько же полезной вам, насколько она помогла организовать свою жизнь мне самому. Удачи!

Алексей Федоров, декабрь 2004 г. Контакт: [email protected] . Редактура – Глеб Архангельский,
Статья написана специально для сайт. Адрес документа на сайте:
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте .

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой - время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Проснуться вовремя , без проблем — задача для утреннего тайм-менеджмента.

Первое , что вы должны помнить: чем позже вы легли, тем труднее встанете. Чтобы раньше ложиться, стоит заняться тайм-менеджментом, разобраться, почему вы не успеваете закончить дела часам к десяти вечера и спокойно лечь в 23:00, чтобы встретить утро в 07:00. Это путь непростой, но эффективный.

Если общение в социальных сетях или просмотр захватывающих сериалов ночью вас очень обогащает и помогает обрести смысл жизни, то не стоит и переживать из-за утренних мучений. Вы же знаете, за что страдаете? Но если вы человек разумный, а я знаю немало таких ответственных людей, то каждый вечер вы будете задавать себе вопрос: «Что для меня важнее сейчас: просмотреть новости из жизни моих бесчисленных виртуальных друзей или заняться своей жизнью и выспаться?» Так что проблему со временем отхода ко сну решайте сами в соответствии с вашими приоритетами.

Во сколько бы вы ни легли , в рабочий день проснуться рано все равно придется. Но сколько времени вы потратите на «валяние в постели»? Чтобы его минимизировать (особенно осенью и зимой) и потратить свободные 20 минут, например, на завтрак и контрастный душ, купите себе световой будильник. Он поможет вам просыпаться более комфортно с помощью мощной лампы. Ученые уже доказали, что пробуждение от солнечного света (или его имитации) гораздо более легкое и приятное, чем от различных трелей будильника в темноте.

Когда вы проснулись и добрались до работы, встает важный вопрос дневного тайм-менеджмента: как начать рабочий день? Вот мой вариант начала рабочего дня.

Итак , вы приходите в офис, наливаете себе кофе и устраиваетесь за рабочим столом. Теперь, до того как вы включите компьютер и погрузитесь в изучение социальных сетей, подумайте о планах на день. Чтобы как-то вас мотивировать, скажу, что в 2012 году служба исследований одной крупной компании провела опрос 2147 руководителей и выяснила, что почти половина из них ежедневно планируют свое рабочее время. А раз уж они стали руководителями, имея такую привычку, не грех и нам попробовать внедрить ее в свою повседневную практику.

Мне нравится система «I-образный распорядок дня» , которая очень проста и не занимает много времени. Она так называется, потому что состоит из трех частей, как и английская буква I: 15-минутного утреннего планирования (горизонтальная планка буквы I) , длинного контрольного этапа, длящегося весь ваш рабочий день (вертикальная палочка) и завершающего обзора (вторая горизонтальная планка).

Верхушка I-образного распорядка дня — это время создания плана предстоящего рабочего дня. В эти 10-15 минут вы должны определиться с теми делами, которые уже назначены, и очень точно оценить необходимое для них время. Важно не забыть учесть время на дорогу, если вам придется куда-то поехать.

Запишите все ожидаемые или предсказуемые события . Они могут случиться с разной долей вероятности, но вы должны быть к ним готовы и отвести на это время. Сюда относятся телефонные звонки, переписка с клиентами и т. п.

И очень важно заранее, прямо с утра, выделить в своем плане время для обеда и разминки. Тогда потом вы не сможете сослаться на свою занятость. Потому что организованные люди успевают позаботиться не только о своевременном выполнении задач, но и о своем самочувствии, от которого в немалой степени зависит эта результативность.

И не пытайтесь записать обед и разминку в блок «ожидаемых событий»! Если вы хотите повысить личную эффективность, считайте их «уже назначенными».

Еще один важный пункт — запланировать время, свободное от дел. Нет, не для отдыха на работе! А для выполнения неожиданных или срочных заданий. Это будет ваш неприкосновенный запас, резерв, ваше секретное оружие против неожиданностей. Ведь если ваш день расписан по минутам, у вас нет права на ошибку, стояние в пробке, затягивание переговоров, опоздания партнеров. Вы должны отвечать за все. Но это обычно приводит только к стрессу и ощущению потери контроля над ситуацией и полной беспомощности. Не очень похоже на самодовольное проставление галочек напротив выполненных в срок дел?

Поэтому оставьте 30% вашего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. А если таких не случится, просто продолжите делать свои дела. Подозреваю, у вас больше задач, чем копать «отсюда и до обеда», и вам всегда есть чем заняться.

Но гениальный план — еще только часть успеха. План надо выполнять. Так что сразу переходите ко второй части I-образного распорядка дня. Этот этап начинается почти сразу же после завершения первого и продолжается 8-9 часов, когда вы непрерывно контролируете себя и свой план: отмечаете перемены, меняете время, отведенное на некоторые дела (кроме обеда и разминки!), переставляете, добавляете и вычеркиваете задачи и действия.

Регулярный контроль поможет вам научиться более четко планировать свои рабочие дни и больше дел переносить из блока «ожидаемых» в «назначенные». Ведь, положа руку на сердце, ваши дни в офисе не так уж сильно отличаются друг от друга?

Так , контролируя и редактируя свой план, вы доберетесь до основания буквы I, которое предполагает (конечно!) подведение итогов дня. За 10-15 минут до окончания своего рабочего дня вспомните все, что было, и откорректируйте свой рабочий график в ретроспективе, стараясь не пропустить ни одного события.

Вам это кажется пустой тратой времени? Ошибаетесь. В действительности вы осуществляете два важных дела одновременно: вы завершаете свои сегодняшние дела и готовитесь к завтрашним, перенося неоконченные или невыполненные задачи на другие дни, чтобы ничего не упустить. Во-вторых, вы накапливаете опыт для постоянного совершенствования, отмечая реальную продолжительность каждого события, вероятные проблемы и свои ошибки планирования.

Корректируя график прошедшего дня , спрашивайте себя, что вы можете сделать для его совершенствования. Например: «Почему сегодняшнее собрание продлилось так долго? Есть ли способ сократить длительность встречи в следующий раз?», «Сколько времени сегодня ушло на разъезды по городу? Как можно удачнее распланировать маршрут и вписать его в рабочий график?»

Конечно , я понимаю, что к вечеру вы уже порядочно устали и хотите поскорее уйти из опустевшего офиса. Но вспомните, что успешные спортсмены, врачи, психологи, тренеры всегда уделяют много времени разбору прошедших событий, так как извлечение из прошлого уроков является частью их работы и залогом звездного успеха. Почему бы и вам не использовать эти возможности I-образного обзора для постоянного совершенствования и более эффективной работы?

Ну а теперь , после работы или учебы, начинается ваше личное время. И, как ни странно, его тоже нужно планировать. А как это делать, мы поговорим с вами в другом материале.

На какие вопросы Вы найдете ответы в статье “Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план”

От владельцев бизнеса часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время. Тем самым образуется некий порочный круг: нет времени управлять временем. Чтобы решить данную проблему, нужно понять: потраченные сегодня 25 минут на планирование завтрашнего дня – это не трата, а инвестирование. Планируя свой завтрашний день, вы сможете выделить время на решение своих главных задач, поэтому не нужно откладывать изучение тайм-менеджмента и ждать более благоприятного момента: он вряд ли наступит скоро.

Тайм-менеджмент можно сравнить с физическими упражнениями: увеличивать нагрузку надо постепенно, а тренироваться – постоянно. Чем регулярнее занятия, тем лучше физическая форма. Поэтому идеальный вариант внедрения программы тайм-менеджмента в свою жизнь – пошаговое, день за днем, освоение методик.

Тайм-менеджмент: программа на неделю

Понедельник. Планирование рабочего времени руководителя

Основой эффективной работы становится планирование. Именно тайм-менеджмент (планирование рабочего времени) становится основой организации своих дел. Большинство людей ежедневно ожидает множество различных задач, некоторые из которых необходимо решать в предельно сжатые сроки, а другие могут подождать. Организация данных дел в удобную и эффективную систему становится базовым принципом планирования своего времени.

Рекомендую накануне рабочей недели, в воскресенье, разделить планируемые дела на понедельник по категориям “жестких” и “гибких”. У жестких предусмотрена определенная привязка по времени (к примеру, совещание в 14:00), у гибких же установлен срок исполнения (“подготовка отчета к пятнице”). Для организации этой схемы лучше использовать следующий принцип. В своем планировщике либо ежедневнике следует разделить страницу вертикально пополам – вдоль черты слева перечисляем свои “жесткие” задач, с правой стороны – “гибкие”, не привязывая последние к определенному времени. Благодаря распределению своего дня таким образом можно будет увидеть – между “жесткими” задачами есть интервал времени, которое можно посвятить и “гибким” делам.

Такой тайм-менеджмент позволит получить всю картину предстоящего дня – человек обретает уверенность в том, что придерживается запланированной, эффективной схемы. Не нужно переживать, если будут нарушения в своем плане – ведь жизнь всегда вносит коррективы. Просто нужно адаптироваться к обстоятельствам, внося необходимые изменения в свой план. Важно также учесть – нереалистично “жестко” планировать свыше 40-60% рабочего времени. Чем более день будет “гибким, тем лучше.

Рекомендую планировать свой следующий день накануне – вечером прежнего дня. Утром будете ощущать себя гораздо комфортнее. Обязательно нужно указать в списке своих “гибких” дел – “составить план действий на следующий день”.

Вторник. Принципы управления временем и расстановка приоритетов

После тренировки в понедельник в составлении техники своего планирования “жестких” и “гибких” дел следует переходить к новой ступени тайм-менеджмента – учитывая приоритет своих планов. Довольно часто составление перечня “гибких” дел производится достаточно хаотически – срочные задачи указаны в конце, а второстепенные планы размещены вверху. Такой подход обязательно приведет к беспорядку в реализации своих планов на следующий день.

Чтобы избежать эту проблему, нужно указывать в перечне дела, основываясь на их значимости. Расставляются приоритеты на основе определенных критериев. К примеру, если задача ставится собственником бизнеса, необходимо будет немедленно решать. Если же дело не относится к своим профессиональным обязанностям, то оно может и подождать. Список таких критериев у каждого человека будет индивидуален – нужно их предварительно продумать.

Утром во вторник расставляем свои “гибкие” дела по приоритетам. Для этого могут использоваться различные техники. К примеру, расставляются дела в своем списке в соответствии с приоритетностью задач, либо раскрашиваем графы в различные цвета, которые соответствуют определенной степени важности. Самые важные задачи могут отражаться красным цветом, менее значимые – желтым, дела, которые могут подождать – зеленым.

Такой подход позволяет добиться детального планирования своего дня. Но стоит понимать, детально – не означает поминутно. Просто вы будете знать, чем предстоит заниматься завтра, с чего нужно будет начинать, чем завершать – весь день уже распланирован.

Среда. Целеполагание и “мемуарник”

Целеполагание является важной техникой тайм-менеджмента в вопросах организации рабочего времени и в философском плане. Ведь жизнь дается один раз, поэтому её нужно посвятить самому важному. Для этого необходимо умение планировать, ставить цели. Однако необходима определенная осторожность – не нужно слишком увлекаться модными тенденциями. К примеру, на наших семинарах многие участники отметили, что в ближайшем будущем (5-10 лет) ставят перед собой примерно одинаковые цели – восхитительные, белоснежный офис, множество подчиненных и лучший автомобиль. Конечно, такие мечты плохими не назовешь, но часто человек не может ответить на вопрос – чем именно он занимается, что позволит добиться такого благосостояния, офиса и машины?

Поэтому рекомендуется ведение “мемуарника” (к примеру, отдельного файла на компьютере либо записной книжки, всё зависит от личных предпочтений). Указывайте в нем каждый вечер ключевое событие прошедшего дня, а в конце недели – определяем уже ключевое слово недели, затем и месяца. Должно выбираться лишь одно конкретное событие – позитивное либо негативное, относясь к работе либо другим сферам. Основное условие – должно быть действительно ключевым. Начать свой “мемуарник” следует со среды. Но перед этим нужно записать свои цели на определенный период – к примеру, на 1, 2 или 10 лет. Затем проводим периодический анализ своего “мемуарника”. Благодаря этому можно будет понять ключевые интересы собственной жизни – то, что действительно относится к категории важности. Соответственно, будет возможна оценка правильности своего движения к цели. Либо может быть выявлено, что только удаляетесь от своей цели либо она оказалась вовсе ненужной. Я в своей практике каждый день смотрю на записи, которые были сделаны в этот же день, но в прошлых годах – удается сравнить и проанализировать собственные ценности и произошедшие с ними изменения.

Четверг. Тайм-менеджмент и долгосрочные цели

Когда понимаете приоритеты и свое видение будущего, можно говорить о готовности сделать следующий шаг – карта долгосрочных целей. На карте приводятся долгосрочные цели человека следующим образом. Размещены по горизонтали 2 оси – годы (начиная с текущего) и возраст человека. По вертикали указываются ключевые сферы (семейные отношения, карьера, личное развитие и пр.). Следует указать на пересечении своих лет и ключевых сфер примерные целевые ориентиры. Важное преимущество составления подобной карты – объединение профессиональных и личных целей на общем плане.

Конечно, периодически возможны определенные изменения своей карты. Однако благодаря ней возможен примерный набросок будущего, изображая свой примерный маршрут дальнейшего пути. Поэтому уже в этот четверг изображаем свою первую карту долгосрочных целей.

Пятница. “Слоны” и “лягушки”

В нашем распоряжении уже составленные план дел и список целей, поэтому в пятницу начинаем продумывать нужную мотивацию для достижения поставленных задач. Для составления такого плана можно рекомендовать довольно простую технику, основанную на условном разделении своих задач на “лягушек” и “слонов”.

“Слоны” – любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно “съесть”). Изначально может показаться, что “съесть такого слона” просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших “бифштексов” для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться. К примеру, в конце года возникает необходимость составить годовой отчет. Нам предстоит поистине масштабная работа – с поиском сложных материалов, организацией деятельности и пр. Нужно разделить общую сложную задачу на отдельные части – например, ежедневно писать по 3 абзаца либо описывать отдельную тему. Благодаря этому можно будет справиться с составлением отчета в установленный срок без постоянных переживаний и стрессов. Опыт подтверждает – благодаря такому подходу удается быстрее решать свои сложные задачи, затратив меньше усилий.

Похожим образом обстоит ситуация и с “поеданием лягушек”. Под термином “лягушка” предполагается мелкое, но неприятное дело. Хотя выбора нет – выполнять его необходимо. Такая “лягушка” со временем вполне может стать “слоном”, если не “съесть” её своевременно. К примеру, нужно выразить бухгалтерии недовольство авансовыми отчетами либо разобрать нижние ящики своего стола. При грамотно организации “лягушки” тоже становятся вкусными “бифштексами”, на которые мы разделяли и “слонов”. Для использования данной методики на практике – берем “слона”, которого делим на части. Затем указываем перечень “лягушек” и оформляем всю эту информацию в следующую таблицу.

В левой части указываются все “бифштексы” и “лягушки” на каждый день. С правой стороны указывается выполнение либо невыполнение данных целей. Если определенная работа в этот день не предполагалась – оставьте пустое место. Если же предполагалась, однако выполнить не удалось – нужно поставить прочерк. При выполнении конкретной цели – нужно ставить плюс либо галочку. Не нужно расстраиваться из-за своих прочерков, но всё же – если в определенной графе их становится очень много, то стоит задуматься и взяться за дело. Данную таблицу размещаем на видном месте либо в своем ежедневнике. Важно, чтобы видели свою таблицу несколько раз в день – не забывая свои цели и для получения дополнительной мотивации.

Суббота. Ритмичность в отдыхе и ресурсные занятия

Завершается рабочая неделя с наступлением выходных. Можно расслабиться и ознакомиться с более приятными, подходящими техниками тайм-менеджмента для грамотной и полноценной организации своего отдыха. В субботу на текущей неделе можно рекомендовать 2 техники управления временем.

Ритмичность в отдыхе. Человек не может концентрировать свое внимание на одном предмете более 40 (редко 80) мин. Поэтому следует примерно раз в час предоставлять себе отдых в течение 5 мин. К примеру, во время чтения книги либо просмотра деловых журналов, накопившихся за эту рабочую неделю, нужно каждый час получать отдых – побыв в тишине, прогулявшись и пр. Такой опыт со следующей недели можно перенять и для рабочего места.

Ресурсные занятия. Они способны оживлять либо успокаивать (максимально переключая, способствуя более эффективному и скорейшему отдыху). К примеру, некоторые предпочитают гулять по лестнице с 1-го этажа на последний и обратно, другие вышивают крестики, третьи делают себе перерыв, наслаждаясь кофе с ромом. Здесь человеку важно определиться с подходящим себе занятием, способствующим эффективнейшему восстановлению внутренней энергии. От качества отдыха зависит и эффективность восстановления своей работоспособности. Можно всю субботу посвятить прогулкам и отдыху в парке либо поездке в развлекательный центр всей семьей. Следует продумать, какие ресурсные мероприятия можно включить в своем рабочем графике на следующей неделе.

Воскресенье. Побалуйте себя, система управления временем готова

Воскресенье – отличный день, чтобы поздравить себя с успешным недельным курсом, благодаря которому удалось настроить свою систему тайм-менеджмента. Не помешает и немного побаловать себя. Для этого можно придерживаться техники промежуточных радостей. Выберите что-то особенно приятное для себя – что любите, но не можете себе позволять ежедневно. К примеру, дополнить свой рацион чем-то дорогим и вкусным, посетив любимые места, пообщаться с дорогими себе людьми, позагорать, провести время на природе, просто подарив час безделья и пр. Такие радости устанавливаются для себя за определенный объем работы. Используйте данную схему для планирования рабочего дня, недели либо даже года. Для этого можно составить таблицу – с указанием вознаграждения за свои достижения. Появляется дополнительная мотивация, работать становится гораздо интереснее. В конце воскресенья нужно составить план рабочего времени на понедельник, основываясь на рассмотренных нами техниках тайм-менеджмента.