Przykład macierzy eisenhowera na tydzień. Plac Eisenhowera: skup się na ważnym, porzuć nieważne

Witam! W tym artykule porozmawiamy o jednym z najskuteczniejszych narzędzi do zarządzania czasem - Matrycy Eisenhowera.

Dziś dowiesz się:

• Co to jest macierz Eisenhowera;
• Jak macierz można zastosować w życiu codziennym (z przykładami);
• Jakie techniki pomogą Ci zaoszczędzić czas.

"Długi dzień do wieczora, jeśli nie ma co robić" - mówi popularna mądrość. Zupełnie inne aforyzmy rodzą się wśród zapracowanych ludzi, którzy ścigają się z czasem: „Jak dodać dwudziestą piątą godzinę do dnia?”

W środowisku wielozadaniowym prędzej czy później każdy człowiek biznesu staje przed pytaniem o kompetentną alokację zasobów czasowych. Warunki startowe są jednakowe dla każdego mieszkańca planety – godzina to sześćdziesiąt minut dla absolutnie każdego. Jednak to, jak skutecznie ludzie organizują swój czas, w dużej mierze decyduje o różnicy między osobą odnoszącą sukcesy a trwałą porażką.

Macierz Eisenhowera jako metoda zarządzania czasem

Zarządzanie czasem, czyli – to świadoma kontrola ilości czasu poświęconego na poszczególne czynności w celu zwiększenia ich efektywności i produktywności.

Matryca Eisenhowera Jest jednym z popularnych narzędzi do zarządzania czasem, które służy do nadawania priorytetów zadaniom biznesowym i osobistym. Opiera się na zasadzie podziału wszystkich spraw na cztery kategorie, w zależności od stopnia ich ważności i pilności. Matryca jest najwygodniej wykorzystywana do planowania krótko- i średnioterminowego.

To podejście zostało wymyślone przez Dwighta Davida Eisenhowera, generała armii podczas II wojny światowej, a później trzydziestego czwartego prezydenta Stanów Zjednoczonych. Polityk zawsze podziwiał otaczających go ludzi za umiejętność nadążania za wszystkim.

Kiedyś Amerykanin na próżno szukał jakiegoś efektywnego sposobu na zarządzanie czasem i nie znajdując go wśród istniejących, opracował go samodzielnie. Matryca Czasu wciąż uderza swoją prostotą i geniuszem, a miliony ludzi na całym świecie używają jej do planowania.

Wizualnie macierz priorytetów podzielona jest na cztery ćwiartki, gdzie sprawy mieszczą się w kategoriach: ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne, nieważne i niepilne.

Użytkownik matrycy proszony jest o zapisanie w tych kwadrantach wszystkich swoich zaplanowanych zadań. Największa praca dzieje się właśnie wtedy, gdy człowiek dokonuje wyboru między tymi dziedzinami, decydując w ten sposób, które rzeczy należy zrobić jako pierwsze, a które jako drugie.

Charakterystyka kwadrantów

Kwadrant A: Ważne i pilne

W tym polu należy odnotować przypadki, które należą do priorytetowych obszarów życia człowieka i nie można ich opóźniać. Te obszary to zazwyczaj rodzina, kariera (dla studentów – studia), zdrowie i bezpieczeństwo.

Przypadki te odpowiadają następującym stwierdzeniom:

1. Niezastosowanie się do tego w najbliższej przyszłości znacznie odstraszy Cię od jednego z długoterminowych celów Twojego życia.

Przykład. W najbliższej przyszłości nie możesz się doczekać wzrostu. Kierownik prosi o jak najszybsze przesłanie raportu z postępów. To jest ważne? Tak, ponieważ nie chcesz przegapić szansy na karierę. To jest pilne? Tak, bo teraz nadszedł czas, aby pokazać swoją pracowitość.

1. Niezwrócenie się o pomoc lekarską w odpowiednim czasie może mieć poważne konsekwencje.

Przykład. Boli cię ząb. Ważny? Wszystko, co związane ze zdrowiem jest zawsze ważne. Pilnie? Ryzykujesz utratę zęba i nie wytrzymasz długo na lekach przeciwbólowych.

Kwadrant B: Ważne i niepilne

Większość ludzi sukcesu wykonuje większość swojej pracy w tym kwadrancie. Są to codzienne czynności, które niezmiennie służą osiągnięciu głównych celów we wszystkich dziedzinach życia. Wszystkie są ważne, ale nie ma pośpiechu, jak w przypadku kwadrantu A.

Człowiek sukcesu nie doprowadza swoich ważnych spraw do stanu wyjątkowego, lecz realizuje je stopniowo. Często ma czas na świadome podejmowanie decyzji, budując cegła po cegle budynek swojej przyszłości.

Strefa ta obejmuje wszystkie codzienne czynności, które bezpośrednio odnoszą się do priorytetowych obszarów życia: pracy, rodziny, samorozwoju, zdrowia.

Jest dla nich jedno kryterium:

• Wykonanie zadania jest konieczne, ale można je odłożyć na chwilę, jeśli pojawi się coś ważnego i pilnego.

Przykład. Jesteś programistą i musisz przesłać swój program do poniedziałku. Dziś dopiero czwartek, wszystko gotowe, ale zdecydowałeś się przełożyć nadesłanie swojej pracy do piątku, aby jeszcze raz wszystko dokładnie sprawdzić.

Rzeczy z kwadrantu B, bez uwagi, mogą migrować do kwadrantu A. Twoim celem jest zapobieżenie temu. Zdarza się, że ważna sprawa pojawia się nagle, z przyczyn od Ciebie niezależnych. Często jednak sami doprowadzamy do takiego stanu rzeczy, ignorując badania profilaktyczne u lekarza i odkładając realizację ważnych zadań na czas.

Kwadrant C: Nieważne i pilne

Te zadania są nieco odległe od twoich głównych priorytetów, ale ich wykonywanie sprawia, że ​​twoje życie jest wygodniejsze i może ci dobrze służyć z biegiem czasu.

W tym obszarze odbywają się spotkania i rozmowy, na które idzie się z grzeczności lub z konieczności, w tym urodziny niezbyt bliskich osób, nagle pojawiające się prace domowe, jakieś zadania w pracy.

Przypadki w tym kwadrancie mają następujące cechy:

1. Pomoże Ci w tym szybkie wykonanie tego zadania.

Przykład. Planowałeś kupić klimatyzator i dowiedziałeś się o wyprzedaży, która potrwa tylko jeden dzień. Ważny? Niezbyt. Świat się nie zawali, jeśli nie kupisz klimatyzatora taniej niż planowałeś. Pilnie? Tak, wyprzedaż jest ważna przez jeden dzień. Miły bonus: pilny zakup trochę oszczędzi budżet Twojej rodziny.

1. Realizacja tych zadań w sposób pośredni może przynieść korzyści głównym celom, chociaż nie jest to gwarantowane.

Przykład. Jesteś dziennikarzem. Zapraszamy na bankiet, na który może przyjść redaktor interesującej Cię gazety. Ważny? Nieszczególnie, wszystko jest zbyt niejasne. Pilnie? Tak, ponieważ bankiet nie będzie trwał wiecznie, musisz podjąć decyzję – albo iść, albo nie.

Prawdopodobnie znajdziesz kogoś, kto przekaże sprawę z tego kwadrantu. Małżonka, znajomy, kolega lub podwładny może załatwić dla Ciebie jakąś nieważną pilną sprawę.

Kwadrant D: Nieważne i niepilne

Wszystkie sprawy tego kwadrantu można z grubsza podzielić na sprawy rzeczywiste i rozrywkę. Zajęcia obejmują zadania, które zapewnią Ci komfort, upiększą Ciebie i Twoje życie (np. dbanie o swój wygląd), ale zadanie to może chwilę poczekać.

Dla kobiety może to być wizyta u manikiurzystki, dla mężczyzny może to być myjnia samochodowa. Oczywiście te sprawy są ważne same w sobie, ale nie w odniesieniu do Twoich głównych dziedzin życia.

Druga grupa obejmuje przyjemną rozrywkę. Zwykle uważa się, że te czyny są bezużyteczne, nazywane są „zjadaczami czasu”, są przedstawiane jako czyny, które ludzie robią, przynajmniej byłoby lepiej, gdyby tego nie zrobili, a pozbycie się ich jest chlubnym celem .

Tak kategorycznie można mówić tylko o złych nawykach, takich jak palenie i systematyczne spożywanie mocnego alkoholu. Przykładowe przypadki, takie jak komunikowanie się w sieciach społecznościowych, oglądanie lekkich filmów, spędzanie czasu w klubach, hobby związane z grami komputerowymi - wszystko to ma prawo być i jest konieczne dla człowieka, jeśli to go relaksuje i sprawia mu przyjemność.

Po pierwsze, człowiek nie jest robotem, musi coś takiego zrobić dla duszy.

Po drugie, przydatne mogą być sprawy nieważne i niepilne. Wiele gier komputerowych rozwija myślenie, komunikacja w sieciach społecznościowych uczy wyrażania myśli, taniec w klubach pomaga się rozgrzać. Poza tym od dawna wiadomo, że zmiana zajęć to najlepszy odpoczynek.

Głównym warunkiem tego kwadrantu jest to, aby nie przejmować większości czasu i ignorować główne rzeczy, które popychają Cię do przodu w życiu.

Jak zastosować macierz Eisenhowera w praktyce

Tak więc po zapoznaniu się z częścią teoretyczną możesz doświadczyć wpływu matrycy na siebie.

1. Wieczorem przed pierwszym dniem próbnym rozłóż planner do odpowiedniego terminu i narysuj rozkład czteropolowy. Podpisz je tak, jak pokazano na matrycy. W przypadku braku pamiętnika możesz wziąć zwykły arkusz. Jeśli zawsze masz przy sobie tablet lub laptop, możesz stworzyć macierz w Excelu.
2. Na osobnej kartce wypisz w rubryce wszystkie zadania, które zamierzasz zrobić jutro (gdy zdobędziesz umiejętność szybkiego rozdzielania wszystkich zadań w matrycy, nie będziesz już potrzebować tego elementu).
3. Przeczytaj przypadki pojedynczo i przepisz każdy przypadek w odpowiedniej ćwiartce macierzy. Aby to zrobić, wystarczy odpowiedzieć na dwa pytania: czy to ważne? Czy to jest pilne?

1. W przypadku wersji papierowej zostaw wolną przestrzeń w każdym polu - jutro pomyślisz o innych rzeczach i dodasz je.
2. Zaznacz już zakończone sprawy za pomocą markera (koloru).
3. Pod koniec dnia przełóż zaległe zadania na następny dzień (koniecznie przepisz je na nowej rozkładówce dziennika lub skopiuj w nowej karcie Excela - w przeciwnym razie zostaną „zgubione”).
4. Nie odmawiaj sobie pod koniec dnia przyjemności przeglądania wszystkich „kolorowych” części swojej matrycy, czyli wszystkich wykonanych zadań. Poczujesz satysfakcję biznesmena, którego dzień został dobrze spędzony.

Przykład wypełnionej macierzy Eisenhowera

Z naszym przykładem postąpimy tak, jak radziliśmy w poprzednim akapicie - najpierw wypiszemy wszystkie przypadki w rzędzie, a następnie rozmieścimy je w macierzy. W przykładzie z pierwszej osoby zastanowiłby się profesjonalny masażysta.

Oto jego lista rzeczy do zrobienia na dany dzień (z komentarzem, aby czytelnik zrozumiał stopień ważności i pilności):

• Dziś są 4 masaże: o godzinie 9, o godzinie 11, o godzinie 15, o godzinie 20 (w przerwach zrobię resztę);
• Udaj się do działu księgowości (zgodnie z umową za masaż powinienem otrzymać 60% kosztów, ale tak naprawdę otrzymuję tylko 50% - dowiedz się dlaczego);
• Kup jedzenie dla kota (dobrze, że spojrzałem - zostało tylko jedno karmienie);
• Odwiedź przyjaciela w szpitalu (bliski przyjaciel, wczoraj złamał rękę, przynieś mu coś smacznego);
• Idź do banku, dokonaj spłaty kredytu hipotecznego (dziś jest ostatni dzień, w którym możesz spłacić bez kary);
• Odwiedź znajomych za namiotem (dzisiaj wtorek, w sobotę planujemy rodzinny wyjazd);
• Idź na basen (im częściej chodzę, tym lepiej);
• Kup jedzenie (w lodówce jest coś jeszcze, wytrzymamy kilka dni);
• Odpowiadaj na wiadomości na WhatsApp i VKontakte (tylko rozmowy);
• Ćwicz język angielski przez co najmniej 20 minut (wśród klientów jest wielu obcokrajowców, konieczne byłoby zaostrzenie języka);
• Kup nową uszczelkę do kranu (po prostu kapie z kranu, ale jest na skraju);
• Idź na wizytę do okulisty (co roku na wszelki wypadek przechodzę badanie);
• Zrób fryzurę (wygląd nadal jest schludny, ale lepiej jej nie dokręcać);
• Wyrzuć koledze książkę o ćwiczeniach na mięśnie pleców (obiecałam, że wyślę ją od razu przy komputerze).

Pamiętaj: to samo dla różnych ludzi może żyć w różnych kwadrantach matrycy. Na przykład dla kogoś uprawianie hobby może być zarówno ważne, jak i nieważne. Ty i tylko ty możesz rozdzielać swoje sprawy tak, jak widzisz swoje życiowe priorytety.

W jakich warunkach macierz Eisenhowera będzie dla Ciebie przydatna?

Niektórzy sceptycy uważają, że matryca Eisenhowera nadaje się tylko dla menedżerów, podczas gdy zwykły pracownik, robotnik czy gospodyni domowa nie może z niej korzystać w praktyce (co nie jest prawdą – matryca jest uniwersalna, udowodniliśmy to na przykładzie masażysta, a nie biznesmen).

W rzeczywistości nie chodzi o możliwość lub niemożność wykorzystania matrycy, ale o celowość jej zastosowania.

System Eisenhowera służy do codziennego planowania. Oznacza to, że nie mówimy o planach długoterminowych (budowa domu, wyjazd na wakacje, ukończenie studiów), ale o bieżących zadaniach.

Z jednej strony, jeśli ktoś ma tak mało codziennych zadań, że jego pamięć z łatwością sobie z nimi poradzi, to nie ma potrzeby korzystania z tabeli. Na przykład wszystkie plany pracownika na cały dzień to odsiedzenie ośmiu godzin w pracy i wieczorne picie piwa z przyjaciółmi. Ten stół nie jest dla tych ludzi.

Z drugiej strony, jeśli dana osoba ma cele we wszystkich aspektach swojego życia - w pracy, nauce, samorozwoju, rodzinie, hobby, jeśli stara się być panem swojego czasu, a nie płynąć z jego biegiem - takie człowiek zawsze ma wiele codziennych zadań. A że nie chce stracić ich z oczu – ta matryca jest dla niego.

Matryca Eisenhowera nie jest panaceum na wieczny brak czasu. To raczej mini samouczek dotyczący ustalania priorytetów.

Nie zdziw się, jeśli początkowo trudno Ci będzie podzielić przypadki na ćwiartki. W chwili, gdy myślisz i robisz to, uczysz się. A uczenie się czegoś wartościowego zawsze wiąże się z pewnym wysiłkiem.

Nie rozpaczaj - po kilku dniach pracy ze stołem zdobędziesz umiejętność, która zamieni się w umiejętność. Następnie ustalanie priorytetów stanie się automatyczne.

Więc podsumujmy.

Matryca Eisenhowera jest przeznaczona dla osób takich jak Ty, jeśli:

• Nieustannie musisz podejmować decyzje, które zadanie zająć się najpierw;
• Jesteś gotowy poznać siebie lepiej, jesteś gotów szczerze odpowiedzieć na pytania typu „co jest dla mnie naprawdę ważne?”;
• Chcesz zrobić jak najwięcej - zdecydowanie więcej niż teraz;
• Jesteś gotów walczyć z taką swoją cechą, jak prokrastynacja - chroniczne odkładanie.

Możesz już być dobry w zarządzaniu swoim czasem.

Przeczytaj poniższe stwierdzenia i zadaj sobie pytanie, czy są one dla Ciebie prawdziwe. Jeśli przytłaczająca większość punktów Ci nie odpowiada, wskazane jest opanowanie technik zarządzania czasem.

• Zawsze masz przejrzystą listę rzeczy do zrobienia na dany dzień;
• Odpowiadasz na biznesowe wiadomości e-mail w odpowiednim czasie;
• Nie zabierasz pracy do domu i prawie nigdy nie spóźniasz się po zakończeniu dnia pracy;
• Nie pozwalasz, aby rozmowy telefoniczne, wizyty gości i sieci społecznościowe znacząco odciągały Cię od głównych zadań;
• Nie wykonujesz pracy dla swoich podwładnych, ponieważ nie myślisz, że tylko Ty możesz to zrobić naprawdę dobrze;
• Pod koniec dnia czujesz się prawie tak samo czujny jak na początku.

Jeśli wszystkie poprzednie punkty wydają ci się logiczne, to ostatni może wywołać niedowierzający uśmiech: „Żartujesz! Wyciśnięta cytryna jest bardziej naładowana energią niż ja pod koniec dnia.” Niemniej jednak istnieje duża liczba osób, które nie tylko nie męczą się, ale także czują przypływ energii. I nie ma tu żadnej tajemnicy.

Męczy nas nie ilość wykonanej pracy, ale głupie, nieuporządkowane działania, bezsensowne rzucanie i poczucie bezradności w warunkach chronicznej presji czasu.

Oczywiście czasami nie możemy wszystkiego przewidzieć. A naszym harmonijnym planem może zachwiać nagle odłączany sprzęt biurowy, spóźniony klient lub wagarujący pracownik. Odłóż to na razie na bok.

Pierwszą rzeczą, nad którą warto popracować, jest to, jak nie być dla siebie źródłem chaosu, a potem można pomyśleć o wpływie zewnętrznych nieprzewidzianych okoliczności.

1. Wyczyść swój pulpit z dokumentów, z którymi już nie pracujesz. Jeśli nie potrzebujesz ich zbyt często, schowaj je do szafy. Wcale nie potrzebne - wyślij do koszyka. W stosie papierów trudno znaleźć tę samą kartkę, której szukanie spędzi długie minuty, zirytowane bezowocnymi wysiłkami. Zwróć uwagę, że biurka odnoszących sukcesy biznesmenów wyglądają tak, jakby nikt przy nich nie pracował: większość ich powierzchni nie jest niczym zajęta.
2. Załóż sobie pamiętnik i nie rozstawaj się z nim. Nie można wszystkiego zapamiętać, a ludzie biznesu od dawna rozumieją potrzebę zapisywania wszystkiego - terminów spotkań, spraw, pytań do refleksji. Telefony komórkowe i laptopy z kalendarzami są często używane, ale papierowy pamiętnik nigdy się nie zdezaktualizuje - choćby dlatego, że nie może się zepsuć lub zabraknie zasilania.
3. Zaplanuj najważniejsze rzeczy w szczycie swojej codziennej aktywności.... Wszyscy jesteśmy istotami ludzkimi i nawet najsilniejszych z naszego gatunku ogarnia sen. Opieranie się biorytmom to strata czasu, i tak zawiedziesz. To, co robisz po południu w godzinę, wieczorem z nagromadzonym zmęczeniem zajmie Ci dwa razy więcej czasu. Dlatego nie odkładaj pilnego zgłoszenia do późnego wieczora, nie rozpoczynaj ważnych rozmów przed snem - zarówno ty, jak i ty będziesz cierpieć z powodu takiego podejścia.
4. Nie przeciążaj się... Nie chodzi tylko o to, że spadnie Twoja produktywność. W bezlitosnym rytmie na pewno „wypalisz się”, a Twoje ciało bez Twojej zgody zorganizuje sobie odpoczynek, wysyłając Cię do łóżka szpitalnego. Tutaj stracisz cały zaoszczędzony czas.

Potraktuj się jak koń pełnej krwi - to oczywiście silne zwierzę, ale który właściciel zaryzykowałby jeżdżąc nim w wściekłym wyścigu?

1. Nie „marnuj” projektów i czynów... Pamiętasz słynne zdanie o tym, że najlepszy jest wrogiem dobrego? Czy masz wrażenie, że im częściej sprawdzasz swój projekt, tym lepszy staje się on? Bardzo ważne jest tutaj, aby nie „przeeksponować” sprawy, w przeciwnym razie ryzykujesz uczucie chronicznego zmęczenia z powodu niemożności osiągnięcia ideału. Nie dąż do ideału - te działania zabiorą Ci czas.
2. Nie staraj się być dobry we wszystkim.... Stanie się specjalistą w określonej dziedzinie zajmuje lata. Lepiej wyróżniać się w jednym niż być przeciętnym we wszystkim. Opowiada o tym film „Ocean's 11”. Ważne jest, aby mieć zespół, w którym każdy jest w czymś dobry, wtedy można łatwo delegować sprawy.

Nie zgub tego. Zapisz się i otrzymaj link do artykułu na swoją pocztę.

Łatwo się pogubić w niekończącym się potoku codziennych czynności, bo z każdym dniem jest ich coraz więcej. Wczorajsze niedokończone sprawy stają się dziś, a to, czego nie udało nam się zrobić dzisiaj, automatycznie przenosi się na jutro. W rezultacie wszelkiego rodzaju rzeczy mogą się nagromadzić tak bardzo, że wtedy nie zrozumiesz: co zostało zrobione, co jest w trakcie, a co jeszcze czeka na skrzydłach.

Takie lub szczegółowe sytuacje zdarzają się często u osób, które nie zwracają należytej uwagi na proces planowania swoich działań. Naturalnie, ponieważ umiejętności nie uczy się w szkole, a wielu rodziców i innych osób, które pełnią rolę wychowawców w procesie naszego rozwoju, często sami nie bardzo wiedzą, jak zaplanować swoje działania, choć nie jest to wcale skomplikowane. Tyle, że jakoś nie poświęca się temu należytej uwagi.

Jednak dzisiaj istnieje wiele doskonałych technik planowania, które pozwalają nauczyć się racjonalnego wykorzystywania zasobów czasowych i czerpania maksymalnych korzyści z tego procesu dla siebie. Ale w tym artykule nie rozważymy wszystkich tych technik, ale jako przykład podamy tylko jedną, która wyróżnia się prostotą i skutecznością. Ta technika nazywa się „Macierzą Eisenhowera”.

Matryca Eisenhowera to jedno z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania czasem, z którego korzysta wiele osób na całym świecie, od zwykłych pracowników najemnych i menedżerów średniego szczebla po dyrektorów dużych firm i światowej sławy korporacji. Założycielem tej matrycy jest 34. prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight David Eisenhower. Jak można się domyślić, ten człowiek był bardzo zajęty i musiał robić wiele różnych rzeczy związanych z jego działalnością. Z tego powodu optymalizuje swój harmonogram pracy i listę rzeczy do zrobienia. Efektem jego badań była macierz, którą rozważamy.

Znaczenie matrycy Eisenhowera polega głównie na nauce prawidłowego rozmieszczania wszystkich swoich spraw, odróżnianiu ważnych od pilnych, niepilnych od najmniej ważnych, a także minimalizowaniu czasu spędzanego na robieniu biznesu, realizacji co nie daje żadnych znaczących rezultatów. Porozmawiajmy o tym, jak to wszystko działa w praktyce.

Istota macierzy Eisenhowera

Macierz Eisenhowera składa się z czterech ćwiartek, których podstawą są dwie osie - oś ważności (pionowa) i oś pilności (pozioma). W rezultacie okazuje się, że każdy kwadrant różni się wskaźnikami jakości. Wszystkie zadania i zadania są rejestrowane w każdym z kwadrantów, dzięki czemu powstaje niezwykle jasny i obiektywny obraz tego, co należy zrobić najpierw, co należy zrobić w drugiej kolejności, a czego w ogóle nie robić. Wszystko to jest dość proste, ale w żadnym wypadku nie będzie zbyteczne podawanie kilku wyjaśnień.

Kwadrant A: Ważne i pilne rzeczy do zrobienia

W celu idealnego planowania ta ćwiartka macierzy powinna pozostać pusta, ponieważ pojawienie się ważnych i pilnych spraw jest wskaźnikiem dezorganizacji i przyjęcia blokady. Wiele osób wypełnia tę część harmonogramu z powodu wrodzonego lenistwa i niewłaściwego ustalania priorytetów. Oczywiście od czasu do czasu takie przypadki mogą pojawić się u każdej osoby, ale jeśli zdarza się to codziennie, to czas zwrócić na to uwagę.

Tak więc należy unikać robienia rzeczy w kwadrancie A. A do tego wystarczy wypełnić na czas pozycje pozostałych kwadrantów. Ale jeśli coś jeszcze warto napisać w pierwszym kwadrancie, to jest to:

• Przypadki, których niepowodzenie negatywnie wpływa na osiągnięcie celów
• Sprawy, których niepowodzenie może spowodować trudności i kłopoty
• Sprawy zdrowotne

Należy również pamiętać, że istnieje coś takiego jak „delegacja”. Oznacza to, że ilekroć w Twoim kwadrancie A są sprawy, które można przekazać komuś innemu, zdecydowanie powinieneś skorzystać z tej okazji, aby jak najszybciej rozwiązać inne ważne i pilne sprawy.

Kwadrant B: Rzeczy ważne, ale niepilne

Na największą uwagę zasługuje druga ćwiartka, ponieważ sprawy, które się w nim znajdują, są najbardziej priorytetowe i obiecujące i to z nich powinny składać się codzienne zadania każdej osoby. Zauważono, że osoby zajmujące się głównie sprawami tego kwadrantu osiągają największe sukcesy w życiu, awansują, zarabiają więcej pieniędzy, mają wystarczająco dużo wolnego czasu oraz prowadzą szczęśliwe i satysfakcjonujące życie.

Zwróć także uwagę na to, że brak pilności pozwala bardziej celowo i konstruktywnie podejść do rozwiązania dowolnych zadań, a to z kolei pozwala osobie w pełni ujawnić swój potencjał, samodzielnie przemyśleć wszystkie niuanse działań i zarządzania ramami czasowymi swoich spraw. Ale tutaj między innymi należy pamiętać, że rzeczy, które są w kwadrancie B, jeśli nie zostaną ukończone na czas, mogą łatwo wpaść w kwadrant A, stając się jeszcze ważniejsze i wymagające szybkiego ukończenia.

Doświadczeni specjaliści od zarządzania czasem zalecają uwzględnienie w kwadrancie B wszystkich bieżących spraw związanych z główną działalnością, planowaniem i analizą pracy, edukacją oraz przestrzeganiem optymalnego harmonogramu itp. Tych. wszystko, z czego składa się nasza codzienność.

Kwadrant C: Sprawy pilne, ale nieważne

Większość czynności w tym kwadrancie rozprasza i nie przybliża osoby do zamierzonych rezultatów. Często po prostu przeszkadzają w skupieniu się na naprawdę ważnych zadaniach i obniżają wydajność. Najważniejsze przy pracy z matrycą nie jest mylenie spraw pilnych z kwadrantu C z pilnymi sprawami z kwadrantu A. W przeciwnym razie będzie zamieszanie i to, co należy najpierw zrobić, pozostanie w tle. Zawsze pamiętaj o swoim i naucz się odróżniać ważne od drugorzędnego.

Do spraw kwadrantu C należą np. spotkania czy negocjacje narzucane przez kogoś z boku, świętowanie urodzin niezbyt bliskich osób, nagłe obowiązki domowe, eliminowanie rozpraszaczy, które nie są istotne, ale wymagające uwagi (rozbity wazon , kuchenka mikrofalowa, przepalona żarówka itp.), a także wszelkiego rodzaju inne rzeczy, które nie popychają Cię do przodu, a jedynie spowalniają.

Kwadrant D: Sprawy niepilne i nieważne

Zadania z ostatniego kwadrantu są w ogóle bezużyteczne. W wielu przypadkach warto nie tylko zająć się nimi na końcu, ale też wcale. Chociaż na pewno musisz o nich wiedzieć, tk. są „zjadaczami czasu”.

Inna cecha tej grupy jest ciekawa: są bardzo atrakcyjne dla wielu osób - te zadania są łatwe do wykonania i dają przyjemność, pozwalają się zrelaksować i dobrze spędzić czas. Dlatego opieranie się pokusie ćwiczeń z nimi może być dość problematyczne. Ale jest to absolutnie konieczne.

W kwadrancie D można nagrywać takie rzeczy, jak rozmowa przez telefon ze znajomymi o czymś nieistotnym, niepotrzebnej korespondencji lub spędzanie czasu na portalach społecznościowych, oglądanie seriali i różnych „ogłuszających” programów telewizyjnych, gier komputerowych itp. Oczywiście każda osoba powinna okresowo odpocząć i jakoś się bawić, ale do tego są też ciekawsze i rozwijające się sposoby: czytanie, odwiedzanie siłowni i basenów, wycieczki na łono natury itp. Jeśli nie możesz całkowicie uchronić się przed robieniem rzeczy z kwadrantu D lub nie chcesz, to musisz odłożyć ich realizację przynajmniej do momentu zakończenia zadań z kwadrantu B i C oraz czasu, który zostanie poświęcony do spraw kwadrantu D należy zredukować do minimum. Tutaj sprawdzi się znane przysłowie: „Czas na biznes, godzina na zabawę”.

Jak tylko opanujesz macierz Eisenhowera i nauczysz się w niej poprawnie rozprowadzać swoje sprawy, zauważysz, że masz dużo nowego wolnego czasu, udaje ci się zrobić wszystko na czas i bez pośpiechu, wszystkie twoje sprawy są w porządku, cele są osiągane jeden po drugim, a Ty sam jesteś prawie zawsze w dobrym nastroju i pogodnym nastroju. Chodzi o to, by być zorganizowanym i zebranym. Prawdopodobnie sam od czasu do czasu zauważasz, że niezorganizowani ludzie są zawsze w kręgu jakiejś niezrozumiałej sprawy, zawsze są zajęci czymś głupim, ale „bardzo ważnym”, wyglądają na zmęczonych i zirytowanych. Istnieje wiele charakterystycznych cech. Ale to nie jest ważne, ale jeśli ty i ja nie chcemy mieć podobnych wyników, musimy działać inaczej. Mianowicie: musimy być zorganizowani, jasno rozumieć, co i kiedy musimy zrobić i dlaczego to wszystko robimy. A matryca Eisenhowera jest do tego świetna.

Życzymy powodzenia i powodzenia w opanowaniu nowych umiejętności!

Wielu z nas wykonuje wiele zadań jednocześnie. Stale spotykamy się z sytuacjami, w których mamy dużo do zrobienia. Ale jak ustalasz dla nich priorytety? A jak nie pomylić się w sprawach i terminach?

Planowanie czasu nie jest łatwe. Część biznesu idzie na jutro. A potem nakładają się na nie nowe. W rezultacie liczba spraw rośnie. Umiejętności zarządzania własnym czasem pracy nie uczy się ani w szkole, ani na uczelniach wyższych. Jednak na naukę nigdy nie jest za późno. Porozmawiamy o jednej z najpopularniejszych metod dystrybucji zadań. Ta technika to „Macierz Eisenhowera”. Ta metoda pozwoli ci zaplanować rzeczy, oddzielić zadania priorytetowe od mniej priorytetowych i spędzić znacznie mniej czasu na usuwaniu blokad.

Ta prosta i popularna w krajach zachodnich metoda upowszechnia się również w naszym kraju.

Trochę historii

Matrycę wynalazł nie kto inny jak 34 prezydent Stanów Zjednoczonych Ameryki Dwight David Eisenhower. Jako osoba na niezwykle odpowiedzialnym stanowisku był stale zajęty i każdego dnia musiał wykonywać ogromną ilość różnego rodzaju zadań. Aby nie kumulować stale powstających zadań, prezes stale szukał prostego i zrozumiałego narzędzia do planowania zadań, z którym można by było łatwo pracować. Po wielu badaniach Eisenhower w końcu znalazł metodę, która dla wielu stała się uniwersalna.

Więc jaki jest sens matrycy?

W podziale zadań. Na prostych przykładach szybko nauczysz się oddzielać zadania główne od mniej ważnych i wreszcie zrobić miejsce na zadania osobiste w harmonogramie dnia.

Macierz Eisenhowera opiera się na 4 kwadrantach. Przecinają je 2 osie:

• oś ważności
• oś pilności

W 4 kwadratach matryca oferuje zapisanie wszystkich rzeczy, które Cię niepokoją w taki czy inny sposób.

A więc pierwszy kwadrant. Piszemy w nim najważniejsze i pilne sprawy. Twórca tej techniki zawsze podkreślał, że jeśli poprawnie zaplanujesz wszystkie swoje zadania, to ta ćwiartka powinna być pusta. Ale dopiero zaczynamy pracę nad matrycą. Jeśli zapisujesz tutaj zadania, powinieneś zwrócić uwagę na te, które:

• nie da się tego nie spełnić, bo wpłynie to negatywnie na realizację postawionych celów
• nie da się tego nie spełnić, bo pociągnie to za sobą negatywne konsekwencje
• nie da się tego nie spełnić, bo spełnienie tych spraw wiąże się ze zdrowiem

Wypełniając tę ​​listę, czas przypomnieć sobie o delegowaniu. Jeśli możesz podzielić się z kimś ważnym i pilnym problemem: zrób to, nie wahaj się poprosić o pomoc.

Drugi kwadrant. Proponuje się wchodzić w nią sprawy ważne, ale których realizacja nie wymaga pilności. To obiecujące i naprawdę ważne zadania, od których realizacji zależy sukces. Pomimo tego, że pilność wykonania tych zadań jest na drugim miejscu, pamiętaj, że nie oznacza to, że możesz o nich zapomnieć przed upływem terminu. Mając wystarczająco dużo czasu, bardziej świadomie podchodzimy do rozwiązywania problemów. Co można tu uwzględnić?

Następujące zadania:

• związane ze sportem
• związane z planowaniem zadań i oceną wykonania
• które są związane z pracą

Trzeci kwadrant. Obejmuje pilne, ale nieistotne sprawy. W większości przypadków musisz umieścić na tej liście problemy, które rozpraszają Cię na drodze do osiągnięcia swoich celów. Na przykład do tej listy warto dodać spotkania i negocjacje, które nie są dla Ciebie konieczne, ale narzucone przez władze, które w żaden sposób nie wpłyną na realizację Twoich celów. Tutaj możesz również spisać nagłe problemy domowe związane z awarią sprzętu AGD itp.

Czwarty kwadrant. Eisenhower proponuje w nim zapisywanie spraw nieważnych i niepilnych. Są to zadania, które w ogóle nie przydadzą się. Proponuje się, aby były traktowane tylko w ostateczności lub wcale. Takie zadania można porównać do elementarnych pożeraczy czasu. Dlaczego więc nie wykluczyć tych przypadków całkowicie? Dla wielu te rzeczy wydają się przyjemne. A czas leci.

Co to jest Eisenhower Dwight David Matrix? Jak 34. prezydent Stanów Zjednoczonych zaplanował czas? Jaka zasada organizacji pozwoliła na załatwienie ogromnej liczby spraw? Opowiem ci o tym wszystkim teraz.

Zarządzanie czasem opiera się na zasadzie planowania. Najważniejszą rzeczą w planowaniu jest ustalenie priorytetów, które rzeczy powinny zacząć się jako pierwsze, a które należy zrobić później.

Bardzo prostą i niezwykle skuteczną technikę zastosował 34. prezydent Stanów Zjednoczonych, później nazwano ją od jego imienia – zasada Eisenhowera Dwighta Davida. Wszyscy rozumieją, że prezydent ma wiele do zrobienia, a od prawidłowego zaplanowania czasu jednej osoby zależy los milionów ludzi.

Co zrobił prezydent Eisenhower?

Właśnie tak - wszystkie zadania podzielił na ważne i pilne. Aby lepiej zrozumieć tę metodę, narysujmy macierz Eisenhowera Dwighta Davida dzieląc kwadrat na 4 równe części. W rezultacie otrzymujemy 4 kwadraty. Teraz podpiszmy każdą z nich następującymi nazwiskami: Ważne, nieważne, pilne, niepilne.

Istotą zasady Eisenhowera jest to, że wszystkie ważne i pilne rzeczy muszą być zrobione jako pierwsze przy ustalaniu priorytetów. Potem ważne i niepilne. Dalej, nieważne pilne. A jeśli jest czas, to w końcu nieważne i niepilne.

Po co?

Co daje zastosowanie zasady Eisenhowera? Po co rysować macierz? Dlaczego nie możesz zrobić wszystkiego bez żadnych problemów?

Zapewne wszyscy borykali się z brakiem czasu – gdy chce się dokończyć wszystko co zaplanowano, ale to nie wychodzi, to każdego dnia niespodzianki nas czekają i musimy dostosować swoje plany, odmawiając zaplanowanego odpoczynku, nowych możliwości pracy itp. .

Nie da się przewidzieć nieplanowanego, co oznacza, czy nam się to podoba, czy nie, niektóre plany trzeba anulować. Ale… Ale co, jeśli najpierw wykonamy główne zadania, a mniej istotne zostawimy na później. Czego nie szkoda odmówić? Na przykład spędźmy czas z rodziną zamiast spotykać się z klientem, który raczej nie zgodzi się na współpracę.

To jest odpowiedź na pytanie: „po co sortować sprawy”. Po prostu robimy najważniejsze, odkładamy drugorzędne i stajemy się bardziej skuteczni i produktywni w życiu. W końcu pilne nie znaczy ważne i odwrotnie.

1 kwadrat: ważne i pilne

Obejmują one pilne sprawy, których niepowodzenie może prowadzić do negatywnych konsekwencji... Od tego działu zaczynamy całą działalność, ponieważ są to dla nas zadania najważniejsze, a poza tym pilne. Ta sekcja zawiera: „Pilna operacja”, „Nieplanowane spotkania”, „Termin dostarczenia projektu”.

Najważniejsze, aby ten plac był idealnie pusty, ponieważ najważniejsze zadania nie są na początku pilne i przy odpowiednim zaplanowaniu można je wykonać, zanim staną się pilne. Wszystkie zadania w tym kwadracie pojawiają się z 2 powodów:

- w zależności od nas (powody wewnętrzne), na co mamy wpływ i jest to w większości przypadków największy udział. Na przykład: brak profesjonalizmu, motywacji, siły itp. Na ogół możemy ten powód usunąć samodzielnie;

- poza naszą kontrolą (przyczyny zewnętrzne): Kiedy nie możemy na nie wpłynąć, np. siła wyższa, nagły ból, pilna prośba o pomoc itp. Idealnie, przy odpowiednim zaplanowaniu, tylko te powody powinny wypadać prosto, ważne i pilne.

Ponadto wszyscy rozumiemy, że nie zawsze można przeznaczyć tyle czasu, ile potrzeba na pilne sprawy. Przykładem z życia jest zdawanie egzaminów, jeśli przygotowujesz się ostatniego dnia, to czas na przygotowanie może po prostu fizycznie nie wystarczyć. Ponadto praca w trybie awaryjnym jest wyczerpująca, pogarsza kondycję psychiczną i fizyczną. Dlatego wszystkie ważne zadania powinny zostać zakończone, zanim staną się pilne, czyli praca z kwadratem jest ważna i nie jest pilna.

2 kwadraty: ważne i nie pilne

Regularne wykonywanie wszystkich zadań z tego kwadratu jest wskaźnikiem Twojego sukcesu i produktywności. Na tym kwadracie znajdują się sprawy, które mogą poczekać, ale ich nieukończenie będzie miało poważne negatywne konsekwencje.

Ważne zadanie różni się od nieważnego tym, że konsekwencje ich niespełnienia są różne... Im ważniejsze zadanie, tym silniejsze negatywne konsekwencje jego niepowodzenia. Dlatego preferujemy wykonywanie ważnych zadań w pierwszej kolejności, a dopiero później pilnych.

W idealnym przypadku wszystkie ważne zadania, zarówno pilne, jak i niepilne, powinny być wykonane w całości. Wśród przypadków z tego obszaru można wymienić takie jak: zadania na rzecz rozwoju osobistego, opieki zdrowotnej, np.: terminowe konsultowanie się z lekarzem i zapobieganie chorobom, opanowanie podstawowej znajomości języka angielskiego w celu awansu w pracy itp., jako reguła, to są kluczowe zadania, które mogą mieć duże znaczenie w Twoim życiu.

Wszyscy rozumiemy, że w większości przypadków nie da się zdążyć na wszystko, co zaplanowano. Choćby z powodu nieprzewidzianych okoliczności, które poważnie korygują plany. Biorąc pod uwagę ten fakt, lepiej wykonywać ważne zadania, od których w dużym stopniu zależy Twoje życie, niż nieważne rzeczy. Dlatego tak ważne jest sortowanie zadań według zasady Eisenhowera.

Kiedy prawidłowo rozmieścimy sprawy i zaczniemy pracę z najważniejszymi, wtedy mniej jest pilnych prac, czyli mamy czas na załatwienie spraw, zanim staną się pilne. A to przecież bardzo ważne, kiedy na pilne sprawy nie zawsze jest wystarczająco dużo czasu – okazują się one niedokończone i umawiamy się na test nerwów, starając się zdążyć na czas. Jednocześnie przy regularnej pracy z kwadratem jest to ważne i nie pilne, każdemu zadaniu można poświęcić tyle czasu, ile wymaga, w efekcie zmniejszy się liczba pośpiesznych prac i sytuacji stresowych, a jakość pracy wzrośnie. Analogicznie ze zwykłego życia lepiej jest zapobiegać chorobie w odpowiednim czasie, niż zaczynać i na koniec doświadczać silnego bólu i poważnych konsekwencji w przyszłości.

3 kwadrat: nie ma znaczenia, pilne

Pilne nie oznacza, że ​​jest ważne, wielu pilnych rzeczy lepiej nie robić, jeśli z ich powodu nie będziesz w stanie zrobić czegoś ważnego. Aby poprawnie zrozumieć, który biznes jest ważniejszy, po prostu zadaj pytanie: „Co się stanie, jeśli tego nie zrobimy”. Jeśli negatywne konsekwencje są minimalne, to sprawa jest nieistotna i należy ją rozpocząć po wykonaniu ważniejszych zadań, jeśli nie, co będzie miało poważniejsze negatywne konsekwencje. Do zadań nieważnych należą: zadzwonił kolega i poprosił o pomoc w nieważnym zadaniu, zaoferowano Ci udział w usługach społecznych. ankieta lub po prostu znajomy przyszedł porozmawiać o życiu.

Sprawy mniej pilne jest to, że przeszkadzają w efektywnej pracy, ponieważ Ty:

Zmuszony do przerwania ważnych zadań;

Na tle pilności zaczynasz się martwić, a emocje przeszkadzają w podejmowaniu właściwych decyzji.

Na przykład pracujesz z dużym projektem, od którego zależy rozwój Twojej kariery i dochody firmy, a w tej chwili Twoi koledzy dzwonią do Ciebie i proszą o pilne telefonowanie, drukowanie, wysyłanie dokumentu pocztą itp. Oczywiście potrzebujesz pomagać kolegom, ale wszystko ma swój czas. Najpierw musisz zrobić rzeczy ważne, a później te drugorzędne, nawet jeśli są pilne. Po prostu powiedz kolegom, że jesteś teraz zajęty, a kiedy skończysz pracę nad ważną sprawą, oddzwoń.

Jeśli będziesz starał się nadążać za wszystkimi pilnymi sprawami, wtedy życie może przerodzić się w ciągłą presję czasu, a z powodu zgiełku będziesz się martwić coraz mniej czasu będziesz mógł poświęcić na ważne zadania, które w ogromnym stopniu wpływają na Twoje życie .

4 kwadraty nie są ważne i nie są pilne

Jest to ostatnia lista rzeczy do zrobienia, na którą warto zacząć, ponieważ zawiera najbardziej niepotrzebne zadania.

Ale nawet najbardziej niepotrzebne przypadki można również podzielić na 2 części:

1. Życie drobiazg, takie przypadki nadal mają wartość, ale tylko wtedy, gdy wykonałeś wszystkie inne ważniejsze zadania z 3 pól. A jaka jest wartość? Na przykład demontaż blokady na antresoli to drobiazg, ale fajny, albo wymiana cieknącego kranu w kuchni, wzmocnienie stołu, żeby się nie chwiał. Ogólnie rzecz biorąc, takie zadania zapewniają ci komfort, poprawiają nastrój, więc musisz spróbować dostać się do 4 kwadratów, aby żyć bardziej harmonijnie i pełniej.

Ale jeśli zrobisz te drobiazgi przed wykonaniem ważniejszych zadań z ostatnich 3 kwadratów, to nie przyniesie to odpowiedniej satysfakcji.

2. Gówniane zajęcia... Gry komputerowe, społecznościowe sieci, oglądanie telewizji, alkohol - wszystko to zajmuje tylko cenny czas. Wielu powie, ale czy to pomaga się zrelaksować? Tak, bez wątpienia każdy rodzaj bzdur jest relaksujący, ale nie tak dobry jak zdrowy odpoczynek. Komputer, telewizor nie są w stanie przekazać tak silnych emocji, odczuć dotykowych, zapachów i innych doznań jak w prawdziwym życiu. Ponieważ komputer i telewizor zużywają mniej narządów zmysłów, zmniejsza się tempo powrotu do zdrowia, czyli odpoczynku. Alkohol jest też nieskutecznym sposobem na relaks, bo oprócz negatywnego wpływu na zdrowie, po takim odpoczynku, w cudzysłowie, dochodzi do załamania, bólu głowy i innych kłopotów.

Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie złe nawyki są stratą czasu i należy je całkowicie porzucić, ale jest to idealny przypadek. W rzeczywistości każdy człowiek ma złe nawyki, ponieważ walka z nimi wymaga czasu, więc wszystkie takie śmieci jak gry komputerowe, telewizja, alkohol itp. wkładamy do kwadratu, nieważne i nie pilnie, na samym dole do -zrobić listę.

Praktyka stosowania matrycy Eisenhowera Dwighta Davida

Narysujmy 4 kwadraty Eisenhowera, każdy kwadrat oznaczmy literami:

A. Ważne i pilne (czerwony);

B. Ważne i nie pilne (zielone);

V. Nieważne i pilne (niebieski);

G. Nieważne i niepilne (białe).

Wszystko zaczynamy robić alfabetycznie czyli najpierw zadania punktu „A”, potem „B”, „C” i na końcu „D”. Dopóki nie zakończymy spraw kwadratu „A”, nie przechodź do „B”. Następnie, dopóki nie wykonamy punktu „B”, nie zaczynamy zadań od „C” itd. Na ogół pracujemy sekwencyjnie krok po kroku, bez zmiany kolejności.

A teraz dla praktyki załóżmy, że mamy następującą listę rzeczy do zrobienia:

Teraz posortujemy listę przychodzących zadań, umieścimy przy każdym elemencie literę kwadratu, do którego można to zadanie przypisać.

Teraz wiesz, od czego zacząć, aby mieć czas na zrobienie najważniejszej rzeczy. Po prostu najpierw robisz rzeczy z kwadratu „A”, potem „B”, potem „C” i „D”, jeśli jest czas.

Ważne jest, aby ocenić stopień ważności nie w umyśle, ale na kartce papieru, ponieważ gdy jest więcej niż 7 + -2 przypadków, priorytetyzacja może być błędna, ponieważ nasz mózg nie jest przystosowany do takich operacji w umysł. Jest to około 7 + -2 przypadków, które możemy przechowywać w pamięci, reszta jest zapomniana. Zadania napisane na kartce są dużo łatwiejsze i szybsze, a co najważniejsze, można je dokładniej posortować, nie żałować czasu na notatki.

Możesz również przepisać listę w kwadraty dla jasności, zwłaszcza gdy zaczniesz używać metody Eisenhowera, ale nie jest to konieczne.

Jak już rozumiesz - istota pracy z zasadą Eisenhowera: rozdzielenie zadań i koncentracja na dwóch pierwszych kwadratach.

Praca zgodnie z zasadą Eisenhowera pomoże zmniejszyć pośpiech w pracy i odniesie większy sukces.

PS Jeśli masz jakiekolwiek trudności lub pytania dotyczące przeczytanego artykułu, a także na tematy: Psychologia (złe nawyki, doświadczenia itp.), sprzedaż, biznes, zarządzanie czasem itp. zapytaj, postaram się pomóc. Możliwa jest również konsultacja przez skype.

PS. Możesz również wziąć udział w szkoleniu online „Jak uzyskać 1 godzinę dodatkowego czasu”. Pisz komentarze, swoje dodatki;)

Subskrybuj przez e-mail Dodać

Było dużo planów na weekend, ale w końcu spędziłeś czas na oglądaniu serialu i nic nie zrobiłeś? A może przytłaczają Cię zadania w pracy, a lawina pilnych spraw rośnie z każdym dniem? Prawdopodobnie słyszałeś, że sporządzenie listy rzeczy do zrobienia może przyspieszyć działanie. Ale czasami to niewiele pomaga i zadania wpisane na listę rzeczy do zrobienia pozostają niespełnione. Czemu? Ponieważ lista jest błędna i/lub śledzisz rzeczy w złej kolejności. Rozwiązanie tych problemów pomoże Macierz Eisenhowera, Ona - macierz priorytetów... To o niej proponujemy porozmawiać.

Macierz priorytetów Eisenhowera — co to jest?

To narzędzie do ustalania priorytetów i zarządzania czasem nosi imię jego wynalazcy, jednego z amerykańskich prezydentów - Dwight David Eisenhower... Podstawową ideą stojącą za macierzą priorytetów jest to, że zadania są podzielone na cztery grupy w zależności od dwóch kryteriów - pilności i wagi ich realizacji. W którym nie wszystkie pilne sprawy są ważne i nie wszystkie ważne sprawy są pilne... Aby skutecznie radzić sobie z zadaniami, musisz zrozumieć, do której grupy przypisać konkretną sprawę, a to podpowie Ci, kiedy się nią zająć.

Ta metoda – przy prawidłowym stosowaniu – pozwoli Ci wykonać wszystkie zadania na czas i uniknąć przyklejania się do siebie rzeczy, tworząc lawinę nierozwiązanych problemów.

Jak stworzyć listę rzeczy do zrobienia w oparciu o macierz priorytetów?

Powtórzę: aby nakreślić plan działania zgodnie z macierzą Eisenhowera, wszystkie zadania z listy należy podzielić na 4 główne kategorie:

• Kategoria A: ważne i pilne;
• Kategoria B: ważne, ale nie pilne;
• Kategoria C: pilne, ale nieważne;
• Kategoria D: nie pilne i nieważne.

Najwygodniej jest narysować kartkę papieru na cztery duże kwadraty i oznaczyć każdy z nich odpowiednim kolorem i literą, a następnie zapisać zadania. Przeanalizujmy wszystkie kategorie bardziej szczegółowo, z przykładami.

1. Kategoria A

Ważne i pilne sprawy- sytuacje, kiedy termin minął lub przyszedłeś siła wyższa... Dzisiaj jest ostatni dzień na spłatę kredytu hipotecznego w tym miesiącu, raport dla szefa powinien zostać wysłany wczoraj, a wieczorem idziesz do lekarza z powodu ostrego bólu zęba - to wszystko kategoria A. Jeśli poprawnie rozprowadzisz Twoje sprawy, wtedy ten przedmiot będzie zawierał najmniej zadań, a jeszcze lepiej, jeśli jest całkowicie pusty.

2. Kategoria B

Ważne, ale nie pilne sprawy- Muszą być główna część listy rzeczy do zrobienia... Są to rzeczy, które jutro lub pojutrze mogą przejść do kategorii A, jeśli nie zostaną zrobione dzisiaj. Są ważne, ale jest mały luz i można je trochę odłożyć. Obejmują one codzienne zadania w pracy, wymiana baterii łazienkowej, która nadal działa, ale już zaczęła cieknieć, wcześniej kup bilety na koncert. Również w tej samej kategorii są sprawy związane z Twoimi globalnymi celami życiowymi... Na przykład, jeśli chcesz założyć własną firmę lub znaleźć nową pracę i do tego potrzebujesz opanować nową umiejętność, nauczyć się innego języka obcego, podjąć dodatkowe zlecenie na budowanie kapitału itp.

3. Kategoria C

Sprawy pilne, ale nieważne... Oto co następuje skończ dzisiaj, bo następnego dnia będzie za późno lub nieodpowiednio... Plany grupy C mogą mieć na celu tworzenie komfortowe warunki życia i nawiązywanie więzi społecznych.

Może to obejmować terminowe gratulacje dla przyjaciół i kolegów z okazji wakacji lub wycieczkę do wiejskiego domu, aby pomóc rodzicom zbierać kruszące się jagody. Innym przykładem jest zakup nowego telewizora z dużym rabatem. Gdyby nie promocja, kupiłbyś go dużo później, a jeśli myślisz o tym w krótkim czasie, szybciej i taniej dostaniesz to, czego chcesz. Innymi słowy, wykonywanie czynności z kategorii C nie jest krytyczne, ale nadal lepiej i wygodniej jest je wykonać na czas.

4. Kategoria D

Sprawy niepilne i nieważne... Najbardziej podstępna kategoria, do której należą głównie „Chronofagi” lub „zabójcy czasu”(dosłownie „zjadacze czasu”, „zabójcy czasu”). Ta pozycja obejmuje oglądanie filmów, wykonywanie połączeń telefonicznych ze znajomymi, czytanie książek, przeglądanie kanału informacyjnego. Aby oprzeć się pokusie wykonywania tych czynności zamiast zadań z pierwszych trzech kategorii, musisz mieć dobrze rozwiniętą siłę woli, być w stanie zebrać się w sobie i skupić na tym, czego potrzebujesz, a nie na tym, czego chcesz.

Po ułożeniu zadań w czterech kolumnach zacznij od pierwszego kroku. Nauczenie się podążania za matrycą priorytetów nie tylko pomoże Ci załatwić sprawy na czas, ale także zaoszczędzisz czas na zabawę – na mniej pilne i nieważne zadania.

1. Na początku może być trudno jest właściwie rozłożyć etui... Aby ułatwić sobie ten proces, zadaj sobie pytania: „Czy to zadanie jest ważne? Czy to jest w moich życiowych priorytetach? Czy niewykonanie tego spowoduje kłopoty?” Jeśli tak, to sprawa jest ważna. Aby zrozumieć, czy sprawa jest pilna, zastanów się, czy w najbliższej przyszłości straci na znaczeniu? Jeśli tak, to zadanie jest pilne.

2. Postaraj się pozostawić pustą listę kategorii A – pamiętaj o tym wszystkie niezrealizowane plany z grupy B migrują tutaj... Ponadto różne zdarzenia siły wyższej, których nie można było z góry przewidzieć, należą do tej samej grupy. Powtórzmy, w idealnym przypadku, przy odpowiednim przydziale czasu, nie powinno być żadnych pilnych i ważnych zadań. Wyjątkiem będzie ta sama siła wyższa, a także:

• plany zdrowotne;
• działania, od których zależy realizacja ważnych celów (jeśli chcesz wyjechać za granicę latem, lepiej wcześniej wydać paszport);
• spraw, których niepowodzenie w przyszłości grozi kłopotami (niezapłacona w terminie grzywna może uniemożliwić wyjazd za granicę).

3.
Kategoria B - dla najbardziej obiecujące zadania... Statystyki pokazują, że ci, którzy zwracają szczególną uwagę na cele w tej kategorii, odnoszą większe sukcesy, pewniej wspinają się po szczeblach kariery i odpowiednio zarabiają więcej. Wynika to między innymi z tego, że dzięki terminowej realizacji spraw (w spokojnym tempie, bez pośpiechu), koncentracji i umiejętności ustalania priorytetów, człowiek może w pełni wykazać się swoimi talentami i pomyśleć o tym czy innym kroku .

4. Niektóre zadania z kategorii C słuszniej byłoby zaklasyfikować jako rozpraszające ponieważ mogą utrudniać wydajność i pochłaniać dużo czasu, chociaż nie są one ważne. Obejmuje to gratulacje dla dalekich krewnych, kupno nowej sofy i inne nieistotne rzeczy. Ważne jest, aby umieć odróżnić je od przypadków kategorii B i, jeśli to możliwe, delegować ich wykonanie na inne osoby.

5. Problemy D, lub pożeracze czasu, możesz spokojnie zadzwonić nieproduktywny... Możesz jednak dodać wartość do swojego wolnego czasu. Na przykład czytaj dobrą książkę intelektualną zamiast tabloidowej powieści, uprawiaj sport, gdy chcesz emocjonalnego relaksu. Jeśli nie możesz oprzeć się pokusie marnowania czasu na coś bezużytecznego, ogranicz to marnotrawstwo do minimum, wykonując najpierw zadania z innych kategorii.

Kiedy opanujesz zasadę matrycy Eisenhowera, staniesz się nie tylko osobą odnoszącą sukcesy, ale także bardziej zrównoważoną i optymistyczną osobą, ponieważ przestaniesz martwić się irytującymi, ale ważnymi drobiazgami, na które wcześniej nie miałeś wystarczająco dużo czasu.