Time drive gleb archangelsky изтегляне epub. Синопсис на книгата: Глеб Архангелски - Time Drive

Управлението на времето не е само дневници, планове и срокове. Това е технология, която ви позволява да използвате незаменимото време от живота си в съответствие с вашите цели и ценности.
Изграждане на собствена система за управление на времето (TM).
Стъпка 1. Почивка
Трябва да си почивате ритмично през деня, пет минути на час. Колкото по-силен е превключвателят по време на петминутното а, толкова по-добре ще си починете и ще се възстановите.
Владимир Маяковски изрази принципа на максимално превключване в прост лозунг: "Другарю, запомнете простото правило: работите, докато седите - почивате, докато стоите!"
Мързелът не винаги е лош. Често това е нормална защитна реакция на тялото ни. творческият мързел са прости.
Ако вече сте мързеливи, то 100 процента, без да се опитвате да правите нещо друго в този момент, да мислите, да решавате проблеми и т. н. Чистият мързел е чисто усещане за пълнотата на битието и универсалната хармония на Вселената.
Съзнателно вземете решение: "Искам да бъда мързелив - и ще го направя." Без колебание и угризения.
Преди творчески мързел, заредете мозъка с информация по важен за вас творчески проблем. Но не мислете за проблема по време на самия мързел!
При спазване на тези правила творческият мързел ще се превърне в неизчерпаем източник на нови идеи и решения. И също така - чудесен ом и възстановяване.
Ефективността на съня се подобрява значително чрез последователно време за лягане и събуждане. Тялото ви свиква с определено време, заспиването и събуждането става по-лесно. Също така е препоръчително стаята да се проветрява добре и да не се яде няколко часа преди лягане.
Какво да правите, когато ви се спи на работа? Ако не можете да си позволите целодневен сън, тогава има алтернативи:
Малко следобедна дрямка в колата, ако имате такава. Не отделяйте 20-30 минути за това, те ще се отплатят с много по-високо следобедно представяне;
„микросън“ за 10–15 минути точно на работното място или някъде другаде: в заседателна зала, във фотьойл в далечния ъгъл и т.н. За да се изключите от външни смущения, можете да сложите слушалки с любимата си музика.
Когато планирате времето, е важно да запомните, че "пълнотата", "наситеността" на времето, неговото "качество" са не по-малко важни от чисто аритметичното му количество.
Стъпка 2. Мотивация
Как да се включите в работата, за да не губите време в натрупването, да подреждате малките неща и да не намирате сили да поемете основното? AI има добра концепция за "котва". Това е всяко материално обвързване (, цвят, дума, движение, ритуал), свързано за нас с определено емоционално състояние.
Собственик на мрежа от бензиностанции, Киев. „Правя сложна интелектуална работа по музиката на Джо Дасен. Ще обясня защо: имах най-добрата работа през студентските си години в общежитие. Млади, много силни, паралелно две висши образования и още една работа... И имаше четири касети за целия хостел и четирите бяха Джо Дасен. Така тази музика се превърна в „котва“, включително енергийни ресурси, както в младостта“.
Котвите улесняват преминаването от работа на работа.
Следващият въпрос е: как да се включите в задачата, ако тя е доста сложна и енергоемка? „Методът на швейцарското сирене“ ще ви помогне да отделите по-малко време и усилия за натрупването. Опитайте се да изпълните задачата не в логичен ред, а в произволен, „изгризвайки“ малки парчета от различни места - най-простите, най-приятните и т.н. Например, когато подготвяте доклад, можете първо да изберете илюстрации, да напишете няколко абзаца, които са прости и разбираеми за вас и т.н. След известно време във вашето „сирене“ ще се образуват толкова много дупки, че няма да е трудно да го „довършите“.
Друг начин да изразходвате по-малко усилия при работа по сложни задачи е „междинна радост“. Разделете работата на няколко етапа и си назначете малка награда за завършване на всеки етап.
Има неща в живота ни, които изискват може би доста време, но са неприятни. Обадете се на недружелюбен клиент; най-накрая се обадете на водопроводчик; поискайте от шефа си увеличение на заплатата и т. н. В управлението на времето такива задачи се наричат „жаби“. Голям неприятен проблем може да бъде по-лесен за решаване, като го разделите на голям брой малки „жаби“.
Колкото по-малък е срокът за задачата и колкото е по-голям, толкова по-трудно е, като правило, да се принудите да я изпълните. Това важи особено за много големи задачи, в терминологията на управлението на времето – „слонове“. Например: писане на дисертация; разработване на план за района; в дома си; учене на език; подобряване на вашата физическа форма.
Единственият начин да "изядете слон" е да го нарежете на малки, измерими "пържоли" и да ядете по една такава пържола всеки ден. В същото време е важно да нарежете „слона“ на такива „пържоли“, всяка от които наистина ви доближава до изяждането на „слона“.
Лесен начин да съберете всичките си „слонове“ и „жаби“ заедно, да се мотивирате да изпълнявате необходимите задачи всеки ден, е да започнете таблица с редовни задачи.
Вляво са изписани всичките ви ежедневни "пържоли" и "жаби". От дясната страна отбелязвате тяхното завършване или незавършване всеки ден. Ако някой от днешните дни не се очакваше - оставете празно място. Ако е било предвидено, но не е изпълнено, поставете тире. Ако е готово, поставете отметка в квадратчето.
До тази таблица е полезно да запишете няколко „междинни радости“. Например, избройте неспешни покупки, които са приятни за вас и се съгласете със себе си: „за всеки следващи 15 отметки в която и да е колона, аз купувам следващото приятно нещо“. Ще се изненадате колко по-бързо се развива дългосрочният ви бизнес.
Стъпка 3 Цели
Опитайте се да не се възприемате като „специалист в такъв и такъв отдел“ или „мениджър на такава и такава услуга“, забравете за известно време, че сте част от голяма система, зависима от шефове, клиенти, много правила и т.н. Гледайте на себе си като на лична корпорация, ЗАО "Я". Тази корпорация има всички същите контроли като всяка фирма, например: лично стратегическо планиране (поставяне на дългосрочни цели); (проучване на пазара на труда); лични (парично счетоводство и планиране) и др.
Ние проактивно планираме бъдещето на нашата "лична корпорация", изразявайки мечтите си под формата на дългосрочни цели. Не очакваме благодат от природата, а си ги взимаме сами. За да направим това, трябва ясно да разберем какво искаме от живота. Това не е толкова лесно да се направи, колкото изглежда.
Опитайте се да си представите един ден от живота си след 3-5 години. Все още не се ограничавайте до това, което „трябва“ или това, което смятате, че е „възможно“. По-добре е да опишете тази визия за бъдещето писмено, под формата на есе от 1-2 страници.
Важно е да се прави разлика между „родни“ цели (лекар от малък град пише как ще създаде медицински център. Ясно е, че тази цел е постигната чрез страдание, дълбоко разбрана, човек наистина разбира защо хората се нуждаят от нея и защо има нужда от него) от „фотокопие на лъскава страница на списание“ – наложена цел („Оставям снежнобялото си Porsche, идвам в снежнобялия си офис, мениджъри в снежнобяли ризи тичат да следват ценните ми инструкции...").
Следващата стъпка е да се опитате да идентифицирате основните си ценности, въз основа на които можете да формулирате дългосрочни цели.
Следващата стъпка е формулирането на лична мисия. Един от западните консултанти каза добре:
Целите са това, което вземаме от живота, печелим, получаваме.
Мисията е това, което даваме, внасяме в този свят.
Сега е полезно да определите ключовите области от живота си. Например: лични ; семейство; приятели; хоби; ; ; благополучие и т. н. Ключови области ще ни помогнат да не се изгубим в хаоса на делата и да си поставим по-точно житейски цели.
При класическия мениджмънт и управлението на времето се препоръчва поставянето на цели с помощта на техниката SMART – от думите специфичен, измерим, постижим, реалистичен, обвързан с времето – специфичен, измерим, постижим, реалистичен, обвързан с времето.
Например не просто „Искам да заемам добра позиция“, а „Искам да стана топ мениджър в телекомуникационна компания с годишен доход от най-малко ... USD, не по-късно от следващите три години“.
Стъпка 4. Работен ден
Безспорната истина за управлението на времето: планът за деня трябва да бъде. Планът не съществува, за да се забиете в твърда рамка и да не реагирате на променящите се външни обстоятелства. Планът е просто начин да се ориентирате в променящите се обстоятелства.
Планирайте деня от вечерта - последният работен ден се затваря добре, по-лесно е да преминете към неработно време и новият ден започва с доста ясна и ясна картина на предстоящите дела, а не с хаос. Удобни в по-стабилни и предвидими дейности.
Планирането на деня сутрин върви добре с решаването на „изясняващи задачи“: съгласуване (или потвърждаване) на времето на срещите с контрагентите, издаване на инструкции и изясняване на информация на подчинените и т.н. Удобно е при по-малко предвидими дейности, когато важността на „изясняването задачи” е по-висока.
Определете кой от често срещаните видове дневници ви подхожда най-добре: със седмичен изглед - удобен за координиране на срещи и задачи от различни дни помежду си - или с изглед за деня - удобен за голям брой задачи на ден.
Богати възможности за подобряване на планирането в дневника предоставя такова просто нещо като отметка. На него можете:
Напишете задачи, които не са строго обвързани с конкретен ден, така че да са винаги пред очите ви;
Поддържайте списък с най-подходящите контакти в момента;
Напишете „теми за размисъл“: не задачи, които изискват изпълнение, а мисли, които изискват.
Но най-полезното използване на такъв маркер е да го използвате като „стратегическа карта“: запишете дългосрочните си цели в отметка в дневника си. Такава „стратегическа картонена кутия“ постоянно ще ви напомня за целите и няма да се удавите в рутината.
Когато планираме един ден, ние се занимаваме с три вида задачи:
„твърди” срещи – обвързани с конкретен момент от време („презентация в 12.00”);
"гъвкави" задачи - не обвързани с трудно време ("намерете времето за презентация");
„Бюджетни“ задачи – задачи с голям приоритет, които нямат твърд краен срок, но изискват голям ресурс от време („подгответе се за презентацията – 2 часа“).
Алгоритъмът за планиране на деня е както следва (на примера на дневник с преглед на деня).
1. В свободното пространство (обикновено се намира в дневниците вдясно от времевата мрежа) направете пълен списък с „гъвкави“ задачи (не обвързани с точното време).
2. Маркирайте 2-3 приоритетни задачи в червено. С тях започва изпълнението на "гъвкави" задачи.
3. На времевата мрежа насрочете „твърди“ срещи – обвързани с точния час. За приоритетни задачи, които изискват достатъчно голям ресурс от време, бюджет за това време.
4. Попълнете времето между "трудните" срещи през деня, като започнете с "червените" задачи.
Стъпка 5. Планиране
Древните гърци са имали две различни думи за време. "Хронос" - линейно, астрономическо, измеримо време, обичайното време за дневници и органайзери. А "кайрос" е удобен момент, удобни обстоятелства за правене на нещо.
Много задачи е почти невъзможно да се обвържат с трудно време за изпълнение. Способността за тяхното изпълнение е свързана с наличието на необходимите "кайроси", контекста, съвкупността от благоприятни обстоятелства.
Система за контекстно планиране може да бъде създадена във всеки редовен дневник. За да направите това, направете следното.
Идентифицирайте контексти, които са подходящи за вас (обикновено 5-7 са достатъчни).
Създайте секции във вашия дневник или категории в Outlook, които съответстват на тези контексти.
Когато подхождате към всеки контекст („кайрос“), достатъчно е да погледнете в съответния раздел на органайзера и да опресните необходимите неща в паметта си.
Друг начин да управлявате задачите "кайрос" в дневника е да ги запишете на лепящи бележки и да ги прикрепите към дните, в които очаквате да дойдат "кайрос".
Интересен пример. За Александър Сергеевич Пушкин казват, че когато чете опустошителна рецензия на едно от неговите произведения, той написва името на автора и заглавието на рецензията върху лист хартия, който поставя в специална кристална ваза. Когато дойде „каустичното настроение“ на „кайрос“, Пушкин извади едно от тези парчета хартия от ваза и написа за автора на прегледа на епиграмитег.
За да поддържате всички тези задачи под контрол, имате нужда само от три основни раздела във вашата система за планиране.
1. Ден: задачи за днес – планът за деня в дневника.
2. Седмица: средносрочни задачи – изпълнението на които се предвижда през следващата седмица или месец.
3. Година: дългосрочни цели – всички останали.
Необходим е не твърд план за даден период, а строги прехвърляния на задачи между секциите. А именно...
1. Вечер, при планиране на следващия ден, се преглежда раздел „Седмица”. Всичко „узряло до завършване“, най-подходящото, се прехвърля в секцията „Ден“.
2. Веднъж седмично при планиране на следващата седмица се преглежда секцията "Година". Всичко най-важно се прехвърля в секцията "Седмица".
Такава система позволява:
От една страна, не се забивайте в рамките на твърд план, не се опитвайте да предписвате бъдещето твърде подробно, като правите планове за седмицата / месеца;
От друга страна, не давайте всичко на волята на вълните, гарантирайте си, че правилната задача ще бъде запомнена в точното време, като редовно преглеждате разделите „Седмица“ и „Година“.
Стъпка 6. Приоритети
Ако ме помолиха да предам същността на тази книга в един ред, бих казал следното: „Загубете незаменимото си време за Essentials“.
Първото нещо, с което започва приоритизирането, е да изчистите живота си от наложени афери. На ниво конкретен ден това означава по-специално способността да кажете „не“ на неща, които не отговарят на вашите цели, ценности или принципи.
Не казвам, че е необходимо да се откажем от взаимопомощта и умението да се работи в екип. Да владееш изкуството да казваш „не“ не означава да станеш човек, от когото никога няма да получиш помощ, който губи приятели и добри познати. Понякога е полезно да се срещнете с роднините на шефа и да помогнете на приятел да си намери работа. Но ако по някаква причина не искате да направите това, не се страхувайте да учтиво, но твърдо да откажете.
Следващият начин да освободите време за основния приоритет е да купите нечие време. Единственият начин да направим това е чрез делегиране на задачи, когато не отделяме времето си на задачата, а купуваме, в буквален или преносен смисъл, чуждо. Ще разбираме делегирането широко: не само като прехвърляне на задача на подчинен, но и прехвърлянето й „хоризонтално“ на колеги, закупуване на външна услуга и т.н.
Важно е да се разбере, че приоритетът не съществува сам по себе си. Всеки от нас има своя система от критерии в главите си. За различните хора и за различни задачи тези критерии и техните „теглови коефициенти” са различни. Понятията „по-добро”, „по-лошо” и „приоритет” не съществуват сами по себе си, а само във връзка с определена система от критерии.
Интересно е да се разгледа опитът на одиторите на PricewaterhouseCoopers, за които приоритизирането е особено важно, тъй като всеки от тях работи в условията на голям брой проекти и под наблюдението на няколко мениджъри, всеки от които поставя свои собствени задачи. При обученията в различни групи беше формулирана приблизително следната система от критерии.
1. Източникът на задачата и нейното постоянство (нивото на лидера, който е поставил задачата, и приоритета на задачата за него).
2. Приносът на задачата към общия резултат (цели на компанията, цели на проекта).
3. Влияние върху работата на колегите "хоризонтално".
4. Спешност.
5. Собствен интерес към задачата.
6. Сложност, отнема много време (трудни задачи - на първо място).
7. Наличност на наличните към момента ресурси (информация и др.).
След като приоритизирате дългосрочните си цели сравнително, погледнете календара си и определете приблизително какъв процент от седмичния си бюджет разпределяте за всяка от тези цели. Често се оказва, че времето, прекарано за различни цели, изобщо не съвпада с техния приоритет: най-значимото получава най-малко време.
Стъпка 7 Информация
Всеки човек, който иска да постигне успех в наше време, не може без лична система за "управление на информацията". Тази система трябва да отговаря както на най-простите въпроси, като „как трябва да се съхраняват документите на работния плот?“, така и на най-сложните, като „кога, как и какво да изучаваме?“, „какво, как и защо да четем ?”, „как да генерираме брилянтни идеи в ситуация на несигурност?
Управлението на информацията в личната работа започва със система за четене. Ето няколко прости насоки за четене.
1. Осигурете си възможност да се върнете към желаната (ключовата) информация.
2. Нанесете незабавно. Прочетете страницата - приложете я на практика, едва след това прочетете следващата.
3. Дайте приоритет на четенето си. Мисля, че е по-полезно да изберете две или три глави, от които наистина се нуждаете, да ги прочетете внимателно и да извлечете максимума от това, отколкото да прелиствате цялата книга.
Зона на непосредствено внимание, съдържаща 7±2 обекта, „отблизо необходими“;
Зоната на далечно внимание е всичко останало.
Основното правило за управление на вниманието: ако доближите нещо до центъра на вниманието, не забравяйте да отдалечите нещо от него.
Това е подобно на японската система за управление на инвентара kanban. На вашия отдел са разпределени няколко квадратни метра склад, те са заобиколени от ясно видима линия. Можете да управлявате складовите си салда, както желаете, но нямате право да излизате отвъд тази линия и да заемате повече квадратни метра, отколкото са ви разпределени.
Стъпка 8: Абсорбатори
Времето, отчитането и анализът на изразходваното време са инструменти за борба с абсорбаторите.
Отчитането на времето е лесно. Вземете всеки бележник, който се чувствате удобно да носите със себе си. И още от сутринта започнете да записвате в него всичко, което правите през деня. Обърнете се към бележника веднъж на всеки половин час или час и фиксирайте всички случаи с точност от 5-10 минути.
Незначителни прекъсвания и разсейвания (по-малко от 5 минути) можете да отметнете в квадратчетата. В края на деня пребройте броя на кърлежите, умножете по две или три минути - и получете количествен индикатор за един от най-неприятните и незабележими крадци на време.
С помощта на времето можете да получите данни за такива проблеми, например.
Каква сума (или процент) от времето си отделям за дългосрочни приоритетни проекти?
Колко време отделям на задачи, които по принцип бих могъл да делегирам, но по някаква причина го правя сам?
Какъв процент от времето си прекарвам на мивки?
Един от най-типичните губители на време е градският транспорт или колата. Ето няколко начина да оптимизирате свободното си време: четете или слушайте аудиокниги; aite - ако наистина aete; избирайте нестандартни маршрути и часове; научете (например научете език); план; извършване на изходящи повиквания и др.
Откъде намирате време да въведете техники за управление на времето във вашата практика? Първото правило: използвайте всяка "загуба на време" за това. Например: в стая за пушене, в задръстване или по време на разходка, в чакалнята на управителя и т. н. Второто правило: създайте ясен ритъм за подобряване на личната ефективност.
1. Ежедневно – едно малко разчистване на развалини. Поща във входящата кутия, документи в центъра на работния плот, задачи с крайни срокове в Outlook и т.н.
2. Седмично – въвеждане на нови техники за управление на времето. Проведено общо време за седмицата; изхвърли всички документи и започна дневник; измисли структура на папките за съхранение на файлове в Моите документи и т.н.
3. Тримесечни - "дисциплинарна седмица". Живеем правилно, не си даваме отстъпки, отделяме половин час на ден за управление на времето.
И най-важното, запомнете: инвестирането на време в управление на времето не е цена, а.
Стъпка 9. "ТМ-бацил"
Как да "заразите" подчинените си с "ТМ-бацил"? Първо, с помощта на ТМ-бацила, трябва да използвате вътрешни, доброволни ресурси и едва след това - външни, принудителни ресурси.
Първата стъпка в стратегията за доброволци е да дадете пример. Ефективността на този метод е трудно да се надцени. Представете, а не декларирайте, организираност, точност, уважение към времето на колегите и подчинените.
Втората стъпка е да се създаде мотивация за използване на TM техники. Това е мотивация (да не се бърка със „стимулация“): не система от награди и наказания, а разбиране защо времето може и трябва да се управлява.
Трета стъпка – движете се на малки стъпки, но ритмично. Предлагайте на подчинените си нови техники редовно, поне веднъж седмично. Колкото по-прости и по-ясни са тези техники, толкова по-добре.
Понякога при внедряването на управление на времето не може да се мине без административен ресурс. Как най-добре да го приложите? По-добре по-малко инструменти, но - задължително. Измислете прости и бързи „моркови и пръчки“.
И в заключение - основният принцип: изчислете цената на вашето време, цената на времето на единицата. Опитайте се да изразите в пари. И се борете за времето толкова силно, колкото за пари.
Управлението на личното и семейното време не е лесна задача. Тук едва ли можете да напишете официален график. Трябва да можете да преговаряте. Предлагам няколко прости принципа като основа за подобни споразумения.
1. „Ние сме заедно“ не означава „ние правим едно и също нещо“.
2. Всеки трябва да има време за себе си.
3. Принципите на взаимното трябва да бъдат изрично изразени.
Вярвам, че управлението на времето трябва да се преподава като плуване и четене: колкото по-рано, толкова по-добре. Ако не от детската градина, то поне от ранна или средна училищна възраст.
Няма нужда да измисляте нищо специално за студенти и старши ученици. Като правило те възприемат с голям интерес точно „възрастните“ технологии – „Имам всичко като истински мениджъри“. За начална училищна възраст е необходимо да се въведат повече елементи от играта, цвят, вълнение.
Самомотивация ("слонове", "жаби", "моркови" и др.) - отлагането и отлагането на важни задачи в управлението на времето на децата обикновено е ключов проблем;
Обзорна таблица на ежедневните дела - както каза един мениджър, сега синът му не забравя, че освен "разходка" и "гледане на телевизия", има и "прави домашна работа" и "изнасяне на боклука" и го среща в вечер като тази: „Татко, наздраве, успях всичко днес!“;
планиране на добри оценки - с помощта на таблици за преглед.
Стъпка 10TM манифест
Можете да използвате 35-дневните методи за планиране и 28-те техники за самомотивация в своя полза. Можете да преминете на следващото ниво и да създадете логична и структурирана система за лично управление на времето. И накрая – можеш да овладееш идеологията, да усетиш духа, да усетиш фундаменталните принципи.
Повечето често чувани съмнения относно управлението на времето – например „изсушете и дехуманизирайте“, „увредете човешкото взаимодействие“, „несъвместимо с творчеството“ – са само предупреждение за опасностите от техники, прилагани без разбиране на духа на методологията. Е, можете да се порежете с нож и да се убодете с вилица, но това не е причина да ядете с ръце. Просто трябва да се научите как да боравите правилно с инструментите. Включително – с идеологии и методики.
Идеологията на управлението на времето се основава на прости факти и аксиоми.
Животът се дава на човек веднъж.
Времето е това, от което се състои животът.
Времето и човешките действия в него са необратими.
Управление на времето - терминът не е съвсем правилен (макар и удобен), не можете да управлявате времето. Можете да организирате време. Под "организация на времето" предлагам да разберем целия комплекс от въпроси за връзката между човека и времето, а именно...
1. Как да вървите бързо и компетентно, без да се претоварвате по пътя - ефективност.
2. Къде да отидем, как да изберем цели – стратегия.
3. Защо да отидеш, как да осъзнаеш и „кристализираш” своите ценности – философия.
Накратко бих изразил идеологията на ТМ по следния начин: „Използвайте замислено и смислено незаменимото време от живота в съответствие със съзнателните лични ценности и приоритети“. Всичко останало ще последва – както техниките, така и тяхното компетентно прилагане без изкривявания и „вредни странични ефекти“.

След като вече премина през две издания, той постави основите на модерното вътрешно управление на времето; новата книга дава основни техники на ТМ в популярен формат. Прочетете предговора и първата глава.

Предговор - Нашата времева столица

Уважаеми читателю,

всички сме в еднакво положение пред неумолимия ход на времето. Нашите уникални способности, професионална компетентност, желание за по-често се сблъскват с хроничната им липса. Това е единственият ресурс, който липсва на всички, независимо от възраст, психологически тип, социално и финансово състояние.

Всеки от нас има много малко време. В царството на времето няма милионери. Времевият капитал, с който разполагаме до края на живота, е приблизително 200-400 хиляди часа. И най-важното е, че времето е незаменимо. Загубеното време, за разлика от загубените пари, не може да бъде възстановено.

„Изкуството да бъдеш навреме“, управление на времето, управление на времето е едно от най-необходимите изкуства за съвременния човек. Все повече и повече информация. Събитията се случват по-бързо. Необходимо е да се реагира навреме, да се спазват все по-строги срокове. В същото време някак си намерете време за почивка, хобита, семейство, приятели ...

Преди пет години, когато създадохме общността за управление на времето, темата за управление на времето беше малко известна в Русия. Смятало се, че в условията на „широката руска душа“ и руската „офроуд и небрежност“ е невъзможно да се планира времето. Малко хора знаеха, че през 1926 г. е съществувала Лига „Време“, която разпространява модерни технологии за управление на времето; малко хора бяха запознати с богатата история на вътрешното управление на времето. Опитът на участниците в TM общността и корпоративните TM проекти показа, че е необходимо и възможно да се планира времето в Русия. Реални примери за това ще намерите в книгата.

Управлението на времето не е само дневници, планове и срокове. Това е технология, която ви позволява да използвате незаменимото време от живота си в съответствие с вашите цели и ценности.. Независимо дали използвате гъвкаво или строго планиране, отчитане на времето или самомотивация, Outlook или хартиен бележник - няма разлика. Техниката е второстепенна. Важно е да намерите своите „родни“ житейски цели – и да разпределите времето си в съответствие с тях. Губите незаменимо време от живота за това, което наистина е искам.

Преди три години издателство „Питър“ публикува монографията ми „Управление на времето: от лична ефективност до развитие на компанията“, която вече премина през две издания. Това беше първата непреведена книга за управление на времето в Русия през последните 30 години, която обобщава разработките на моя автор и опита на членовете на общността на TM. Многобройни отговори ме накараха да напиша втора книга, по-популярен формат.

Първата книга беше "максимална програма", съдържаща цялото богатство на класически и съвременни инструменти за ТМ, поставяща основите и границите на управлението на времето като нова дисциплина в науката за управление. Книгата, която държите в ръцете си, е минималната програма. Тук в възможно най-простата форма са очертани най-необходимите и широко използвани техники за лично управление на времето. Както в първата книга - задължително на реални руски примери.

Необичайното заглавие на втората книга не е избрано случайно. „Времето“ е енергично, технологично напреднало, ефективно „време“ на западния свят, добре овладяно от руския език. „Шофиране“ е корен, който също се е вкоренил в руския език, свързан с две неща: контрол, енергично движение - и второто значение, ярко удоволствие от това, което правите. Тъй като руският език е приел тези два корена, така че всички ние, според мен, трябва да се научим на енергичен, активен, целенасочен подход към нашето време. Нека добавим този енергичен подход, това „времево задвижване”, към нашата традиционно силна черта – способността да мечтаем, да създаваме, да си поставяме високи цели. И тогава няма да сме равни.

Нашият времеви капитал е малък. Това се отнася не само за всеки от нас поотделно, но и за целия народ като цяло. Имаме малко време – 21 век е на двора, а в този век имаме много да наваксаме, много да учим. Спрете да се тревожите за минали неуспехи, не се страхувайте да си поставяте смели цели – и ги постигайте. Да се научим не само да мечтаем, което можем да правим добре, но и да превръщаме мечтите в реалност по организиран, целенасочен начин.

Пожелавам ти, читателю, да намериш общ език с Времето и да помогнеш на близките си да го направят. Тогава времето на всички ни винаги ще бъде изпълнено с онзи „драйв“, който прави живота ни ярък и интересен!

Глава 1

В петък най-често искате да пиете.
В понеделник най-често искам петък.
Anecdot.ru

Ще започнем разговора си за управление на времето по необичаен начин – с организацията на отдих.

Запомнете, скъпи читателю: чувствали ли сте се някога уморени и изтощени по време на работа, като сте загубили всякакъв вкус дори към любимия си бизнес? Ако да, не сте сами. Това е често срещан проблем в наши дни. На японски тя дори е родила специална дума „кароши“ – „смърт от преумора по време на работа“.

При компетентното лично управление на времето е важно не само количеството време, но и качеството. Ето защо си струва да помислите как е организирана вашата почивка, възстановяването на вашия енергиен ресурс.

Ритмична почивка през работния ден

Опитайте се да си спомните: как бяха разпределени вашите почивки през вчерашния работен ден?

Най-вероятно останалите са се развили „спонтанно“. Бях разсеян за няколко минути от интересна дискусия в интернет; един приятел се обади - побъбри с него; излезе да попуши; затвори очи и сънуваше; изпи чаша кафе.

Такава "спонтанна" почивка има редица недостатъци. Първо, тя не е ритмична, а човекът е биологично същество, свикнало с различни ритми. Затова първият принцип, който препоръчвам да се придържате при организиране на почивка през работния ден, е ритъм. С други думи: използвайте малък планиранопочивка на строго определени интервали.

Като правило оптималният режим е около 5 минути почивка на всеки час. Може би 10 минути за 1,5 часа. Продължителността от час до час и половина е най-удобният интервал за човек за непрекъсната работа. Помнете училището и университета: урокът е 45 минути, „двойката“ е 1,5 часа.

Колкото и натоварен да е работният ви ден, колкото и натоварен да е офисът - все пак отделете тези 5 минути на час. Инвестирайте време в тези пет минути почивка, работата без тях е изключително неефективна.

В групата компании MC-Bauchemie-RussiaВечер се провеждаха семинари за управление на времето. На един от семинарите се проведе следният диалог между участниците:

„Странно, но по някаква причина часовете по английски се провеждат и вечер, по едно и също време, но много повече се уморяваме от тях. - Естествено при управлението на времето в средата на урока винаги правим почивка от 15 минути. И ние работим на английски всички 4 часа подред без прекъсвания.

"Максимално превключване" в почивка

Трябва да си почивате ритмично през деня, пет минути на час. Но как точно релаксирате през работния ден, как запълвате тези пет минути, какво ваканционни сценарииизползваш ли? Всеки от нас обикновено има няколко от тези типични сценарии. Например:

обади се на приятел
Ще изляза и ще пуша
Потърсете нещо интересно в интернет
ще поливам цветята
Ще изпия чаша чай.

Нека се опитаме да оценим степента на "превключване", която дават различните сценарии, по петобална скала. Например:

За 1 точка. Стоене на едно и също работно място, в една и съща позиция (седнал), гледане на един и същи компютър, напрягане на един и същ интелект – да прочетеш нещо „извън работа“ в интернет.

За 2 точки. Останете на едно и също работно място, отвърнете се от компютъра, говорете с колега на неработни теми.

За 3 точки. Стигнете до „стаята за пушене“ и обсъдете работни и неработни въпроси там; пийте чай с колеги. Сменихме местоположението, може би - променихме темите, с които мозъкът ни е "озадачен".

За 4 точки. Напуснете офиса на улицата, полюбувайте се на синьото небе и зелените дървета, напълно се изключете от "офисната" среда.

За 5 точки. Излезте навън, направете няколко прости упражнения, които ви позволяват да „разпънете“ ставите си, да починете на уморените си очи от монитора и напълно да забравите за всички работни проблеми.

Колкото по-силен е превключвателят по време на петминутната почивка, толкова по-добре ще си починете и ще се възстановите. Не забравяйте да напуснете работното място, направете „физическа почивка“. Ако не можете да излезете навън, разходете се по коридора. Ако сте работили с хора - останете сами; ако сте анализирали числата, обадете се на добър приятел и обсъдете нещо емоционално приятно. Също така препоръчвам да правите някои прости физически упражнения: навеждания, клякания и т.н. Това ще възстанови идеално силите и енергията ви за работа!

Известният съветски поет Владимир Маяковски, който добре познаваше и подкрепяше научната организация на работническото движение, изрази принципа на максимално превключване в прост лозунг:

Другарю, запомнете простото правило,
Работейки - седящи
Почивка - изправена!

творчески мързел

Говорейки за почивка, е невъзможно да се пренебрегне темата за мързела. Мързелът не винаги е лош. Често това е нормална защитна реакция на тялото ни. Неговите причини могат да бъдат:

Претоварване, обективно "изтощение" на тялото, разхищение на физически, енергийни и емоционални ресурси;
Несъответствието на нашето „трябва“ с нашето „желание“ – когато прекарваме времето от живота си за неща, които не са „родни“ за нас, желателни;
Интуитивно усещане за безполезност на изпълняваната в момента задача.

Възможна е и четвърта причина. Подсъзнанието ви дава сигнал: „Чакайте, не се суете, очистете душата си от дребни текущи мисли, роди нещо ново. Често в това състояние идват най-добрите идеи и творчески прозрения.

Правилата за творчески мързел са прости:

Ако вече сте мързеливи, тогава „100%“, без да се опитвате да правите нещо друго в този момент, да мислите, да решавате проблеми и т.н. Чистият мързел е чисто усещане за пълнотата на битието и универсалната хармония на Вселената.
Съзнателно вземете решението „Искам да бъда мързелив – и ще го направя“. Без колебание и угризения.
Преди "творческия мързел" заредете мозъка с информация по важен за вас творчески проблем. Но не мислете за проблема по време на самия мързел!

При спазване на тези правила „творческият мързел” ще се превърне в неизчерпаем източник на красиви идеи и решения. И също така - прекрасна почивка и възстановяване.

Ефективен сън

"Сънят е рядкост!" – често се оплакват участниците в семинари за управление на времето. Сънят е най-важният начин за почивка и подмладяване. Но винаги ли го организираме правилно? Дори без да увеличавате времето за сън, можете значително да подобрите качеството му.

Ефективността на съня се подобрява значително чрез последователно време за лягане и събуждане. Тялото ви свиква с определено време, заспиването и събуждането става по-лесно. Също така е препоръчително стаята да се проветрява добре и да не се яде няколко часа преди лягане.

Препоръчвам да намерите и приложите най-добрия начин да „превключите“ в режим на заспиване. Например в последния половин час или час преди лягане – тихо четене, разходка, музика, леки гимнастически упражнения и т.н. Урокът може да бъде всякакъв, основното е, че ви помага да разтоварите мозъка от дневните грижи, да преминете към по-бавен ритъм.

Продължителността на съня може да бъде различна, важно е да определите оптималната за себе си. Как да го направя?

Сънят ни се състои от няколко цикъла на REM и не-REM сън. Продължителността на един цикъл варира от човек на човек и варира от 1 до 2 часа. Желателно е общата продължителност на съня да бъде кратна на продължителността на един цикъл. Например, ако продължителността на цикъла е 1 час 30 минути, тогава е по-добре да спите 7 часа и 30 минути (кратно на продължителността на цикъла), отколкото 8 часа. Когато продължителността на съня е кратна на продължителността на цикъла, човек се събужда с чувство на бодрост, свежест и добре възстановена сила. Наблюдавайте се, опитайте се да променяте продължителността на съня и скоро ще определите каква продължителност на съня е оптимална за вас.

Маршал Василевски споделя своя опит в планирането на съня.„... В особено натоварените дни Сталин многократно казваше на висшия персонал на Генералния щаб, че ние сме длъжни да намерим поне пет или шест часа за почивка на себе си и на нашите подчинени на ден, в противен случай, подчерта той, ползотворната работа не може да бъде Свършен. В октомврийските дни на битката за Москва самият Сталин ми определи почивка от 4 до 10 сутринта и провери дали това изискване се спазва. Случаите на нарушение предизвикаха изключително сериозни и най-неприятни разговори за мен. Най-интензивната работа, а понякога и невъзможността да се организира времето си, желанието да се поеме изпълнението на много отговорности често принуждава отговорните работници да забравят за съня. И това също не можеше да не повлияе на тяхното представяне, а следователно и на практика.

Понякога, след като се върнах от Сталин около четири часа сутринта, за да изпълня решенията, взети в Щаба, бях длъжен да дам на изпълнителите или фронтовете необходимите инструкции. Понякога се проточваше повече от четири часа. Трябваше да се възползвам от номера. Оставих адютанта старши лейтенант А. И. Гриненко до телефона на Кремъл на бюрото. Когато Сталин се обади, той беше длъжен да докладва, че си почивам до десет часа. По правило отговорът беше „Добър“. ..."

(А.М. Василевски "Работата на целия живот", книга 1, Москва, IPL, 1988 г.)

Важно е да се организира не само процеса на сън, но и процеса на събуждане. Съветвам ви да зададете няколко различни мелодии в будилника или мобилния си телефон и с тяхна помощ да направите процеса на събуждане постепенен. Например, трябва да се събудите в 8:00. Нека първата мелодия свири в 7.30, приятна и спокойна, на която ще се събудите, радвайте се, че все още няма нужда да ставате и заспите отново. В 7.45 - нещо по-весело, може би с думи, на които мозъкът реагира по-активно, отколкото на мелодия без думи. А в 8.00 - най-радостната и енергична мелодия, на която най-накрая ще се събудите, ще станете от леглото и ще посрещнете с удоволствие новия ден от живота си.

Използване на съня през работния ден

Налагало ли ви се е, читателю, да "кимате" следобед, опитвайки се да се съсредоточите върху важна задача? Какво да правите, когато ви се спи на работа?

Вижте "средната" графика на дневните биоритми на човек. Смята се, че представянето и активността ни през деня има два спад и две покачвания (при „чучулигите“ първото покачване е по-високо, при „бухалите“ – второто, падащо вечер). Лесно е да се види, че една от рецесиите пада точно следобед.

Най-простото решение на проблема е дневният сън, покриващ следобедния спад в биоритмите. Припомнете си известната латиноамериканска "сиеста", задължителният сън в следобедните горещини. Нека си спомним и британския премиер Уинстън Чърчил, който доживя до 90-годишна възраст, въпреки нездравословния начин на живот и огромното бреме от грижи и отговорности. Помощниците му имаха право да прекъснат задължителния му дневен сън не по-малко от началото на войната. Дневният сън също беше задължителен елемент от рутината на руската болярска дума преди Петър I.

Пример за корпоративна организация на дневния сън беше даден от участник в корпоративен семинар в Sibirtelecom OJSC, Новосибирск.„В Китай, в град Шенжен, бяхме отведени на обиколка на фабрика за телекомуникационно оборудване. На масите за тестване на оборудването забелязахме странни приспособления. Оказа се, че са наклонени сгъваеми легла, вградени в масите. Обядът за работниците продължава два часа, от които един час е официално определен за сън.

Ами ако все още нямате собствен офис с удобен кожен диван и не можете да си позволите целодневен сън?

Възможни са алтернативи. Най-простото е малко следобедна дрямка в колата, ако имате такава. Не отделяйте 20-30 минути за това, това ще се отплати с много по-висока производителност след обяд.

Можете да заспите за известно време точно на работното място, или някъде другаде - в заседателната зала, на фотьойл в далечния ъгъл и т.н. За да изключите връзката от външни смущения, можете да сложите слушалки с любимата си музика. Продължителността на такъв „микросън“ определяте сами, колко оптимална е правилната - 10-15 минути. Един управител на завод постави будилник за 15 минути и заспа на работния си стол. Той обясни метода си по следния начин: „дългият сън те изкарва от работния коловоз и за 15 минути мозъкът се освежава добре, но няма време да заспи твърде много“.

Това казва член на TM общността Сергей Козловски, главен изпълнителен директор на софтуерната компания Nilitis, Минск.„През 1997 г. прескочих няколко стъпала в кариерата и станах председател на борда на директорите на няколко малки, но бързо развиващи се фирми. Натоварванията бяха невероятни. Човек може да издържи това нормално само ако раздели календарния си ден на няколко, тоест ще спи няколко пъти през деня, на малки „порции“.

Научих се да спя на работа с глава на масата. Тогава нямах офис. От 3 до 14 други хора работеха в тази стая. Но ако запушите ушите си с хартия, напоена с вода, тогава шумът не пречи. 20 минути сън - и можете да работите. И тогава някак си шефът ми се обажда от отвъд океана. И пита: „В работно време спиш ли?”. „Спи“ – отговарям. И двамата разбираме, че това не е от спокоен живот. „Няма нужда“, съветва той. - Намерете друг начин да се отпуснете. Кафе, разходки следобед...“
Кафе, разходки - не, не е мое. Не същият ефект. Тогава наех стая близо до работата си и започнах да спя легално. Беше евтино."

"Преживяване на момента"

„Студентът, като дойде при ментора, остави чадър и обувки на входа. Учителят го попита дали е сложил чадър отляво или отдясно на обувките. Студентът не можеше да си спомни и се срамуваше: изгубил бдителността си, пропусна момента.
Дзен притча

В заключение, темата за отдих трябва да се спре на такъв важен аспект от връзката между човека и времето като чистото „преживяване на момента“. В края на 20-ти век специалистът по управление на времето Стефан Рехтсхафен насочи вниманието към пагубността и опасността от „тичането след времето“, постоянното бързане, в което живеят повечето хора в индустриализираните страни.

Трябва да ви предупредя: в ранните етапи на прилагане на управлението на времето може да има някакъв „синдром на тревожност“ относно времето, понякога дори „бъркване“. Всичко е наред, бързо минава. Но остава нещо друго. Когато управлявате времето, вие го чувствате като ресурс, подчинен на вас - много по-лесно ви е да го разпределите за спонтанност, "безмислено" забавление, "творчески мързел", съзерцание на хармонията на Вселената и други изключително достойни дейности които нямат непосредствена материална цел. Когато планирате времето, е важно да запомните, че "пълнотата", "наситеността" на времето, неговото "качество" са не по-малко важни от чисто аритметичното му количество. „Планиране“ и „изживяване на момента“ не трябва да си противоречат, а да се подкрепят.

Наистина обичам залезите. И в работно време, ако е възможно, и по време на ваканции, определено отделям време за съзерцание на залеза. Независимо дали ви харесва или не, този процес трябва да бъде планиран. В крайна сметка знам, че любимият ми етап на залез по това време на годината на това място започва например в 21.15 и продължава не повече от 25-30 минути.

Това планиране пречи ли на чистотата на съзерцанието, необременено от мисли, тревоги и други пречки? Няма начин. Напротив, само благодарение на планирането мога да отделя точното време за залез, въпреки че съм зает с бизнес и най-важното, по време на съзерцанието, да се откъсна от всички външни мисли и тревоги, знаейки, че други задачи и проблеми са под контрол.

Древните отци аскети, оставили ни богато наследство от методи за самоусъвършенстване, са имали, между другото, и такава формулировка на монашеското дело: „Внимание към себе си и памет за смъртта“. Тези два принципа се смятаха за основни за пречистването на душата и постигането на духовни висоти.

В управлението на времето можете да намерите аналогия с тези принципи. „Паметта за смъртта” е осъзнаване на ограниченията на човешкия живот и неговия временен ресурс, изискващ да не се губи ценно време от живота за дреболии. И „внимание към себе си“, осъзнаване и осмисляне на живота, постоянно наблюдение и анализ на действията. Те помагат да се развие онова повишено чувство за пълнота на момента, което прави живота ярък и красив, а не поредица от сиво скучно ежедневие.

Сергей Карелов, председател на борда на директорите на Silicon Information Technologies, на Първата TM конференция през май 2003 г. цитира Рик Фийлдс:

„Веднага щом съзнателно обърнем внимание на това, което правим – готвим, чистим или обичаме – как това действие се трансформира и става част от движението на нашата душа. И изведнъж започваме да забелязваме такива щрихи и детайли, които преди са ни били непознати; нашето усещане за всекидневния живот става по-ясно, по-остро и в същото време много по-разнообразно.”

Резюме на глава 1:

Вашата стъпка в настройването на лично управление на времето:След като прекарате минимум "първоначална инвестиция на време", да създадете компетентна почивка през работния ден и след работното време.

Направете почивката си през деня ритмична
Осигурете максимално превключване
Използвайте "творчески мързел"
Увеличете ефективността на съня си
Прилагайте „микросън“ през целия работен ден
Отделете време, за да „изживеете момента“.

Можете да поръчате книгата предварително на сайта на издателството:
http://www.mann-ivanov-ferber.ru/Book005.htm

Глеб Архангелски, септември 2005 г. За контакти:
Адресът на документа в сайта на сайта:
Разрешено е без допълнително споразумение с автора да се публикува в безплатни онлайн публикации, като се запази целостта на текста, включително това известие, и работещи хипервръзки. Публикуването в платени онлайн издания и хартиени медии изисква съгласие с автора.

Осигурете си компетентна почивка през работния ден и извън работното време. Човешкият живот е подчинен на различни ритми, така че почивката също трябва да бъде ритмична. Например 5 минути на всеки час.

По време на почивката се разсейвайте, за да се възстановите по-добре. Вместо да сърфирате в интернет, разходете се или направете упражнения.

Направете мързела креативен. В периоди на мързел зареждайте мозъка си с информация по важна за вас творческа тема и бъдете 100% мързеливи, без да се опитвате да решавате проблеми и без да се измъчвате с угризения на съвестта.

Увеличете ефективността на съня си, като заспивате и се събуждате по график и оптимизирате неговата продължителност. Сънят ни се състои от няколко цикъла с продължителност 1-1,5 часа. Когато продължителността на съня е кратна на продължителността на цикъла, събуждането е много по-лесно. Преди лягане проветрете стаята, не яжте и разтоварвайте мозъка от дневните грижи – разходете се или прочетете книга за изкуство.

Прилагайте "микросън" през работния ден. Човешките биоритми имат два възхода и две спадове през деня. Първият спад настъпва около 13-15 часа, вторият - вечер. Ако си почивате 10-15 минути по време на първата рецесия, работата ще върви много по-ефективно.

Мотивация: как да се справяме с неприятни задачи

За да изпълнявате по-бързо сложни и неприятни задачи, научете се да се настройвате към тях с помощта на "котви", материални привързаности - музика, цветове, ритуали. Но не използвайте котва, свързана с работата, когато сте на почивка.

Приложете „метод на швейцарско сирене“ – изпълнете задачата не в логичен ред, а в произволен. След известно време в "сиренето" се образуват толкова много дупки, че ще бъде доста лесно да го "довършите".

Разделете задачата на няколко части и се наградете, като завършите една част. Яжте поне една "жаба" всеки ден - изпълнявайте проста, но неприятна задача. Обикновено такива задачи се натрупват и се превръщат в проблем. Ако решавате едно от тях всяка сутрин, то те бързо ще приключат и ще осигурят добро настроение за целия ден.

Разбийте „слоновете“ (големи задачи) на „пържоли“ (парчета). Ако задачата е огромна и невъзможна, разбийте я на управляеми парчета. Измерете времето, прекарано в задачи за слонове. Фиксирането на количествен индикатор подтиква човек към действие.

"Изгорете корабите" - създайте ситуация, при която е невъзможно да откажете каквато и да е задача. Такива ситуации позволяват на определени типове хора да работят по-ефективно.

Създайте ежедневен списък със задачи и маркирайте изпълнените задачи в него. Твърде многото пропуски на всеки артикул ще ви дадат алармен сигнал и ще ви принудят да направите правилното нещо.

Направете си календар. В горния ред напишете изминалите години в числа, в долния - бъдещето, а в редовете на таблицата - дните на месеците. Всяка сутрин, започвайки работа, зачерквайте половината от деня, който е дошъл. Вечерта - второто полувреме. Това ще ви помогне да усетите минаването на времето.

Цели: как да доближим мечтите до реалността

Дефинирайте мисия, дефинирайте лични ценности и поставете дългосрочни цели. Вместо "реактивен" подход - реакция на външни обстоятелства, използвайте "проактивен" - градете живот както желаете, влияйте активно на събитията.

За да си поставите цели, представете си как искате да изглежда денят ви след няколко години. Опитайте се да се отървете от наложените печати – скъпи коли, часовници и други атрибути – ако те не представляват реална стойност за вас.

„Мемоарът“ ще помогне да се определят стойностите. Запишете основните събития от живота си. Мемоарът ще ви позволи да създадете списък с основни ценности и ще ви насърчи да отделяте няколко минути всеки ден на въпроса за Основното.

Формулирайте лична мисия под формата на епитафия. Какво ще се промени в света и какво ще остане след теб, когато всичко свърши?

Търсете своето призвание. Ако можем да променим мисията, тогава призванието не може. Обаждането е, когато разбереш, че никой няма да ти вземе тази количка. Това може да бъде не само революционно откритие, но и проста житейска задача.

Идентифицирайте 5-7 ключови области от живота си, за да видите цялостната структура и да установите хармония в различни области на дейност. Ключовата карта на района е като дърво. Вместо хаос от дребни дела има ясни клони с листа-делове.

Начертайте житейските си цели по ключови области и бъдещи години, за да проследите къде и как се движите. Понякога е трудно да разберете какво искате, но е по-добре да направите малка грешка и впоследствие да коригирате плановете си, отколкото след години да осъзнаете, че времето е минало и нищо не е постигнато.

Направете най-близките и разбираеми цели измерими с помощта на техниката SMART:

Сспецифичен - специфичен
М easurable - измерим
А chievable - постижим
Р ealistic - актуален
тобвързан във времето – ограничен във времето

Бъдете наясно какво искате и в какъв срок, а след това го изразете като пари.

Работен ден: как да го организираме в бързо променящ се свят

Контекстното и средносрочно планиране по метода "Ден - Седмица" ще ви помогне винаги да спазвате крайния срок.

За задачи, които е трудно да се обвържат с определено време, е подходящ контекстуален подход. За всяка такава задача създайте отделна страница на дневника или категория задачи в компютъризирана система за планиране.

Когато работите като екип, таблата за контекстно планиране са полезни, където проектите са изброени в редове, а членовете на екипа са изброени в колони. Задачите са изброени на пресечната точка. Мениджърът веднага ще види задачите, за които отговаря подчинения, и въпросите, които трябва да бъдат обсъдени.

По-ефективно е да планирате задачи със строг краен срок за година, седмица и ден, като следвате правилата за преместване на задачи между разделите. Вечер, при планиране на следващия ден, се преглежда секцията „Седмица“. Всичко от значение се прехвърля в секцията "Ден". При планиране на следващата седмица се разглежда секцията Година.

Този подход ви позволява да не се забивате в твърда рамка и гарантира, че желаната задача ще бъде запомнена, докато преглеждате секциите за годината и седмицата.

Разделът "Седмица" може да бъде допълнен със следните инструменти за планиране.

Списък със задачи за следващите няколко седмици на отделна страница от дневника.
Списък със задачи на стикери в специален раздел на дневника. Преглеждайки секцията всеки ден, прехвърляйте стикери с „узрели“ задачи към следващия ден в дневника.
Общ график на редовните задачи.
Табло за планиране със задачи за следващите няколко седмици.
Планиране със списък с "гъвкави" задачи за седмицата до "твърдата" времева мрежа или отметка с "гъвкави" задачи.

Разделът „Дългосрочен“ представлява „стратегическа картонена кутия“ със списък с ключови цели за следващите шест месеца или година. Може да съдържа:

план на ключовите събития за годината;
срокове за ключови проекти;
списък с малки задачи с дълъг срок, които не попадат в контекстуалните секции на дневника;
график за рождени дни, годишнини и др.

Подобно на принципа "Ден - Седмица", можете да организирате работата на служителите в таблото за планиране. За да направите това, избройте служителите в колони, хоризонтите за планиране в редове и задачите в тяхното пресичане.

За управление на рутинни задачи е полезна таблица, в редовете на която са изброени тези задачи, а в колоните - времето, в което трябва да бъдат изпълнени. На кръстовищата са отбелязани свършените и неизвършените неща. Пропускането на такава задача не играе голяма роля, но голям брой пропуски веднага ще станат забележими.

За дългосрочни задачи определете колко време на ден ще отнемат и ги въведете в седмичен план. За да направите това, вземете общото количество работа, производителността на труда и изчислете колко време ще отнеме общо задачата. След това разделете това време на части и ги приложете в седмичен план.

Планиране: как да спазим сроковете

Създайте лична система за планиране на работния ден, използвайки "твърди" и "гъвкави" задачи. Отделете 10 минути, за да създадете пълна картина на задачите за деня. Планът за деня трябва да бъде събран на едно място и да е писмен. Изберете формата и медиите по ваш избор. Основното нещо е, че наистина го харесвате и искате да се върнете към него.

Коригирайте плана през целия ден според обстоятелствата. Изготвеният план не е догма, той е необходим за променливи ситуации.

Вземете „стратегическа карта“ с ключови дългосрочни цели. На същия лист можете да напишете задачи, които не са обвързани с конкретен ден, така че да са винаги пред очите ви; поддържайте списък с текущи контакти; изпишете "теми за размисъл" и т.н.

Отделете „твърди“, „гъвкави“ и „бюджетни“ задачи в ежедневния си план.

"Трудно" - обвързано с конкретен момент.
"Гъвкав" - не е обвързан с точното време.
„Бюджетни“ – големи и важни задачи, които отнемат много време, които нямат трудни срокове.

Планирайте първо трудно, след това бюджетни, след това гъвкави задачи.

Изберете 2-3 приоритетни задачи в списъка и започнете да работите от тях. Приоритетните случаи включват спешни и надзор на работата на подчинените. Извършването на задачите в този ред ще ви позволи да свършите най-важните неща, дори ако някои от задачите с по-нисък приоритет остават неизпълнени.

Планирайте „тежки“ срещи с резерв от време. Координирайте с партньорите точността, с която трябва да дойдете на срещата.

Запасете се с излишна информация, в случай че нещата не вървят по план. Това ще ви спести време, ако партньорът не ви посрещне, записаният мобилен телефон ще бъде недостъпен и няма да има нито едно такси на летището през нощта.

Приоритети: как да отсеем излишното и да намерим време за основното

Научете се да отстранявате ненужните случаи и да подчертавате ключови задачи. Разширете своя арсенал от „стратегии за раздаване“, за да изчистите живота си от ненужни неща. Научете другите да казват „не“, без да посочвате причини.

Използвайте „здравите не ги интересува“ и отложете ненужните неща за възможно най-дълго време. Често нещата просто не се правят.

„Купете“ време, като наемете професионалисти. В същото време не можете да наемете постоянни асистенти, а да се ограничите до еднократни услуги.

Когато давате задачи на подчинени, не ги задължавайте да ви напомнят за тях. Създайте собствен преглед на задачите и контролирайте тяхното изпълнение.

Използвайте претеглени оценки, за да приоритизирате задачите. Определете критериите и значимостта на всеки един от тях, така че да достигнат 100%. След това оценете задачата за всеки от критериите, умножете точките по значимост, съберете ги и получете крайния резултат. След това сортирайте задачите по тези оценки.

Информация: как да управляваме творческия хаос

Прилагайте техники за филтриране, съхраняване и бързо преместване на информация, за да я държите под контрол.

Прочетете поне една сериозна бизнес или художествена книга на седмица. Оставете бързото четене на специалисти, които се занимават с големи количества информация. Четете по-малко е повече.

Връщайте се по-често към ключова информация – пишете номера на страници, мисли, правете фотокопия, рисувайте диаграми.

Приложете знанията на практика и едва след това започнете да четете следващата книга.

В процеса на четене дайте приоритет – по-добре е внимателно да прочетете няколко ключови глави, отколкото да прелиствате цялата книга.

Филтрирайте информационния боклук, получен от медиите – опитайте се да получите само информацията, от която се нуждаете. Записвайте програми и ги гледайте в удобно време и без реклама, прекарвайте по-малко време пред телевизора или в интернет.

Използвайте имейл, който не изисква онлайн присъствие. Можете да пишете и адресатът да прочете писмото в удобно време.

Овладейте метода за писане с докосване с десет пръста - ще започнете да пишете бързо и ще спестите много време.

Изключете известието за нова поща, което отвлича вниманието от текущите дела. Проверявайте имейла си 3-4 пъти на ден. Съгласете се с колегите за ясно време за проверка. Настройте автоматично сортиране на имейли и му обърнете внимание по приоритет.

Използвайте папките за имейл като инструмент за управление "Ден - Седмица". Разпределете писмата в тематични папки и оставете не повече от 15-20 от най-важните съобщения във входящата кутия.

Редът на "Растеж" в документацията по метода на ограничения хаос:

Създайте "място на хаоса" - входящо устройство, където се съхраняват всички документи.
Изчистете „мястото на хаоса“, като изберете най-лесно разпознаваемите типове документи и до мястото на хаоса ще започне да се образува „място на ред“.

Вземете картотека с мисли. Натрупаните мисли могат да се комбинират помежду си и да раждат нови. Докато развивате някакви идеи, разделете ги в отделни посоки.

Организирайте информационното пространство в съответствие със структурата на човешкото внимание. Съзнанието може да работи само с един обект, предсъзнателното - с 5-9, подсъзнанието - с безкраен брой. Ако доближите нещо до центъра на вниманието си, не забравяйте да отдалечите нещо от него. Това ще ви позволи да прекарате оптимално вниманието си.

Разпределете област на работния плот за 5-9 основни текущи задачи, входящи и изходящи дискове, контекстни тави и контролни тави, като използвате метода "Ден - Седмица". В края на работния ден подредете документите от изходящото устройство в тематични папки.

Поглъщащи: как да намерим резерви от време

Използвайте техники за откриване на мивка, за да се възползвате от времето. Следете времето си в продължение на 2-3 седмици, за да разберете за какво го харчите. Около веднъж на час записвайте всички случаи с точност от 5-10 минути. Маркирайте малки прекъсвания с отметки в полетата.

Създайте 2-3 количествени индикатора за ефективност и ги проследете във времето. Веднага щом започнете да фиксирате визуално количествен индикатор, той ще започне да се променя към по-добро.

Периодично пренастройвайте времето, за да останете „в добра форма“ и коригирайте изкривяванията в личния си времеви бюджет навреме.

Типичен резерв е времето за пътуване. Запълнете времето за транспорт и пътуване с полезни неща за вас.

Имайте план в случай на технически форсмажорни обстоятелства. Компютърът се повреди - направете това, за което не сте имали достатъчно време. И не забравяйте да архивирате важните си данни.

Провеждайте срещите си по-ефективно:

определяйте формата на срещата и не смесвайте различни формати в рамките на една и съща среща;
определя кръга на участниците, ръководителя, който ръководи хода на дискусията и взема решения, и секретаря, който съставя протокола;
направете списък с въпроси за обсъждане;
определят продължителността на срещата и определят отговорник за времето;
организира средата, оборудването и разпространението на информационни материали;
представят всички обсъждани на срещата въпроси под формата на диаграми;
запишете и разпространете взетите решения, за да можете да се обърнете към тях на следващото заседание.

Не забравяйте, че системата за управление на времето изисква постоянно усъвършенстване.

"ТМ-бацил": как да предадем идеята за ТМ на другите

Няма да постигнем 100% ефективност, ако не координираме личното си управление на времето с хората около нас. Донесете "ТМ-бацила" на околните, за да използват времето си разумно. Обмислете стойността на времето си и се борете за него толкова упорито, колкото и за пари.

Когато предлагате идеи за ТМ на вашия мениджър, покажете тяхната полезност за бизнеса, а не комфорт за вас. Започнете с инструменти, които са полезни и евтини за шефа. Представете си ги „в действие”, а не на теория. Вашата идея трябва да дойде сама в главата на лидера – това ще улесни приемането й.

Убедете подчинените в ефективността на управлението на времето с личен пример. Мотивирайте използването му – служителите трябва да разберат защо е необходимо време и може да бъде управлявано. Предлагайте редовно нови техники.

Прилагайте техниките на ТМ постепенно, като използвате минимум инструменти. Измислете прости и бързи „моркови и пръчки“. Изпробвайте техниките на един служител или отдел, за да може всеки да види истинските плюсове и минуси.

За да приложите управление на времето в личните отношения, научете се да преговаряте. Не се опитвайте да налагате своите предпочитания на партньора си, търсете компромиси, които ви позволяват да вземете предвид вкусовете и на двете страни.

Отделете време, за да възстановите енергията и производителността си. Това, което е очевидно за вас, понякога не е така за друг човек, така че ясно обяснете или запишете принципите на връзката.

Предложете управление на времето на децата под формата на игра, развивайки в тях „проактивен“ подход към живота.

Манифест на ТМ: От инструмент към идеология

Прилагането на техники за управление на времето без разбиране на идеологията ще ви позволи да използвате само малка част от техните възможности. Но след като разберете идеологията на TM, ще се научите как да управлявате личното си време и да достигнете ново ниво.

Управлението на времето е система на много нива, която може да промени ценностите на човек. От техническо управление на времето ще преминете към мислене за вашите цели и приоритети.

Аксиоми за управление на времето:

винаги имате свобода на избор;
само вие сте отговорни за вашите действия и избор;
без постоянно развитие, ти си просто амеба.

Дори малките действия променят света към по-добро. Растете, движете се, никога не спирайте.

Посветен на дядо ми Херман Архангелски,

с благодарност за присъединяването

към традицията на управленското мислене

и за навременно представената книга за Времето

— Този странен живот.

От издатели

Книгата, която спестява време, е книгата на живота!

Изненадващо, всеки ще спечели добри пари от тази прекрасна книга.

Авторът, Глеб, ще спечели. Не толкова пари, колкото слава и популярност - и много нови благодарни ученици. Издателството ще спечели - и пак не толкова пари, колкото много благодарни читатели. И накрая, всеки читател ще спечели. И - за разлика от Глеб и издателството - три пъти. В началото той ще спечели много положителни емоции - в края на краищата книгата е написана много лесно, достъпно и интересно! След това, с определени усилия върху себе си, той ще започне да печели "временни точки" - първо часове, след това дни и седмици от времето си. И тогава ще дойдат най-ценните „печалби“, които носят много, много. Това са промени към по-добро – както в личния му живот, така и в кариерата. Наистина ще започнете да имате време да живеете и работите!

Веднъж един от читателите ми каза, че предговорите ми към книгите му напомнят за хубави грузински наздравици - умерено дълги и интересни. Разбрах намека, закръглявам.

Е... за едно време!

Игор Ман

Издателство "Ман, Иванов и Фербер"

Предговор: Нашата времева столица

Скъпи читателю, всички сме на равни начала пред неумолимия ход на времето. Каквото и материално благополучие да сме постигнали, всеки от нас разполага с много малко време. В царството на времето няма милионери. Времевият капитал, с който разполагаме до края на живота, е приблизително 200-400 хиляди часа. И най-важното е, че времето е незаменимо. Загубеното време, за разлика от загубените пари, не може да бъде възстановено.

Преди пет години, когато създадохме общността за управление на времето, темата за управление на времето беше малко известна в Русия. Смятало се, че в условията на „широката руска душа“ и руската „офроуд и небрежност“ е невъзможно да се планира времето. Малко хора знаеха, че през 1926 г. е имало лига „Време“, която разпространява модерни технологии за управление на времето; малко хора бяха запознати с богатата история на вътрешното управление на времето. Опитът на участниците в TM общността и корпоративните TM проекти показа, че е необходимо и възможно да се планира времето в Русия. Реални примери за това ще намерите в книгата.

Управлението на времето не е само дневници, планове и срокове. Това е технология, която ви позволява да използвате незаменимото време от живота си в съответствие с вашите цели и ценности.Независимо дали използвате гъвкаво планиране или строго планиране, отчитане на времето или самомотивация, Outlook или хартиен бележник - няма разлика. Техниката е второстепенна. Важно е да намерите своите „родни“ житейски цели – и да разпределите времето си в съответствие с тях. Губите незаменимо време от живота за това, което наистина е искам.

Необичайното заглавие на втората книга не е избрано случайно. „Времето“ е енергично, технологично напреднало, ефективно „време“ на западния свят, добре овладяно от руския език. „Шофиране“ е корен, който също се е вкоренил в руския език и се свързва с две неща: контрол, енергично движение - и второто значение, ярко удоволствие от това, което правите. Тъй като руският език е приел тези два корена, така че всички ние, според мен, трябва да се научим на енергичен, активен, целенасочен подход към нашето време. Нека добавим този енергичен подход, това „времево задвижване”, към нашата традиционно силна черта – способността да мечтаем, да създаваме, да си поставяме високи цели. И тогава няма да сме равни.

Нашият времеви капитал е малък. Това се отнася не само за всеки от нас поотделно, но и за целия народ като цяло. Имаме малко време – 21-ви век е на двора, а в този век имаме много да наваксаме, много да научим. Спрете да се тревожите за минали неуспехи, не се страхувайте да си поставяте смели цели – и ги постигайте. Да се научим не само да мечтаем, което можем да правим добре, но и да превръщаме мечтите в реалност по организиран, целенасочен начин.

Преглед на книгата Глеб Архангелски „Драйв на времето. Как да управлявам живота и работата.

Книгата е най-популярната в руската общност за управление на времето. Глеб Архангелски, признат експерт в областта на управлението на времето, в книгата си "Time Drive" споделя голям набор от инструменти за ефективно управление на времето.

Лично за мен книгата „Time Drive“ е една от. Силно препоръчвам да прочетете.

Пълен текст на видеото:

Здравейте на всички, това е Константин Балакин. В днешния брой ще прегледам най-популярната книга за управление на времето в Русия - книгата на Глеб Архангелски " шофиране на времето". Ако не сте чували или чували и искате да се запознаете с основните тези, то не забравяйте да изгледате това видео до края и да тръгнете.

В книгата си той описва много класически инструменти, които всеки човек, който иска да води живота си продуктивно и ефективно, трябва да притежава по добър начин. Благодарение на тази книга в Русия се утвърдиха и утвърдиха такива популярни термини като „изяж жабата“ или „разбийте слона“. От гледна точка на Глеб Архангелски, „слонът“ е голяма глобална цел, която трябва да бъде разделена на по-малки задачи – „пържоли“ или „жаби“. А „жабите“ са толкова неприятни задачи, че трябва да „ядете“ няколко парчета на ден всеки ден по добър начин. Въведен е един вид игрова форма: „слон“, „пържола“, „жаба“, която е много интересно да се следва, когато планирате деня си, като използвате дневника на Глеб Архангелски.

Нека да преминем през основните тези и инструменти от книгата. Така ще разберем какво голямо и обширно обхващане на теми има тази книга в системата на Глеб Архангелски.

Книгата може да бъде разделена на няколко блока. Това са „почивка“, „мотивация“, „поставяне на цели в живота“, „план за деня“, „приоритет“ и „спестяване на време“.

В блока "почивка" могат да се разграничат следните инструменти. Превключете от работа към почивка колкото е възможно повече, така че мозъкът ви да има време за почивка. Използвайте термин като „творчески мързел“. Не се страхувайте да бъдете мързеливи, не се страхувайте да изпаднете в състояние, в което не искате да правите нещо. Обикновено в такива състояния се събуждат нови мисли, свежи идеи, които биха могли да бъдат приложени в живота ви. Относно съня – използвайте определена тематична музика, така наречените сънливи „котви“, благодарение на които ще можете да заспите по-бързо. Сънят е много важен в темата за отпускането и общото възстановяване на организма. Не забравяйте да използвате точно определено време, в което заспивате. Така мозъкът ви и тялото ви ще се научат да заспиват по едно и също време и това няма да ви накара да полагате определена работа и усилия.

Сега да преминем към блока „мотивация“. Сигурно не е тайна, че ни е много трудно да ставаме за работа всеки ден. И за да можем по някакъв начин да свикнем и да се мотивираме да правим това, използвайте определени котви, които ви привързват да отидете на работа. Например, това е чаша кафе или определена закуска, състояща се от определени продукти. Не забравяйте да планирате за себе си мини-награди, които ще получите в резултат на изпълнение на задачи, които сте си поставили. За да изпълнявате задачите по-добре и по-ефективно, не забравяйте да разделите тези големи задачи, или "слонове", на малки задачи - "пържоли". Освен това, за да се мотивирате да изпълните определена задача, дайте думата си на някого, че ще изпълните задачата до определена дата. По този начин вие ще носите отговорност пред друг човек да изпълни вашата задача.

След това нека преминем към блока за определяне на цели в живота. И така, какво е необходимо, за да определите целта си по метода на Глеб Архангелски? Представете си себе си след пет години, ако правите това, което правите сега. Доволен ли сте от тази снимка, струва ли си да промените нещо? Това упражнение ще ви даде представа какво можете грубо да промените в живота си. Поставете си цели за всички области от живота си: семейство, здраве, спорт, бизнес и т.н. - за какво говоря в моите видеоклипове. Покрийте всички области от живота си, така че той да стане по-балансиран. Създайте и напишете своя епитафия. Това са мислите, визията за бъдещето, която си представяте, това е вашата мисия.

След това нека преминем към блока "план за деня". Глеб Архангелски казва, че когато планирате задачите си, трябва да ги разделите на два вида: гъвкави задачи - тези, които не са обвързани с времето, можете да ги изпълнявате, когато пожелаете, и трудни задачи - това обикновено са срещи, изложби, някои след това събития, насрочени за определен период от време (например среща от един до двама).

Следващият блок е „приоритет“. Важно е да определите реда на действията за тези задачи, които имате висящи в опашката. Тези задачи, които трябва да бъдат изпълнени първо, след това - във втория и следващия - в третия. Глеб Архангелски идентифицира три типа приоритетни задачи. Това са важни или спешни неща, които трябва да се направят тук и сега. След това задачите, които формират дневния ред. И всички други задачи. През деня трябва да запомните какви горящи задачи имате и след това да оформите основните тези за деня, гледайки на които не можете да се отклоните от курса, който следвате през деня. Когато планирате деня си, първо трябва да се заемете с спешни и спешни задачи, които не могат да бъдат отлагани. След това трябва да създадете списък с тези, списък с ръководни задачи, които ще ви държат в съответствие с това, което трябва да направите за деня. И тогава има всички други задачи, които ще срещнете, когато работите през деня.

Нека ги прегледаме накратко. Научете се да казвате думата "не!", делегирайте задачите си, спазвайте диета с ниско съдържание на информация (не гледайте новини, телевизия и т.н.), използвайте електронна поща вместо телефон и накрая, следете вашето време и вашите задачи, колко време отделяте за едно или друго нещо.

имам всичко. Тук накратко разгледахме основните тези и инструменти, които се използват в книгата на Глеб Архангелски „Драйв на времето“. Ако ги намирате за интересни и искате да научите повече за тях, тогава не забравяйте да прочетете тази книга. Няма да съжалявате по никакъв начин, защото е задължително четиво за всички хора, които се интересуват от темата за управление на времето.

Това е всичко. Ако видеото ви е харесало и наистина го намирате за полезно, моля, харесайте и споделете с приятелите си, за да знаят и те за тази прекрасна книга. И за да не пропуснете следващите издания, абонирайте се за канала ми, ако още не сте го направили. В него споделям информация за балансиран живот, правя подобни ревюта на популярни книги, говоря за здраве и спорт, а също и малко музика, защото свиря популярни песни на китара. Още веднъж много ви благодаря за вниманието, Константин Балакин беше с вас. Живейте балансиран живот, чао!