Приклад матриці Ейзенхауера на тиждень. Квадрат Ейзенхауера: зосередьтеся на важливому, відкиньте несуттєве

Вітаю! У цій статті ми розповімо про один із найефективніших інструментів управління часом – матрицю Ейзенхауера.

Сьогодні ви дізнаєтесь:

• Що таке матриця Ейзенхауера;
• Як можна застосовувати матрицю у повсякденному житті (з прикладами);
• Які прийоми допоможуть заощадити час?

«Довгий день до вечора, коли робити нічого» - говорить народна мудрість. Зовсім інші афоризми народжуються у зайнятих людей, які біжать наввипередки з часом: «Як би до доби додати двадцять п'яту годину?».

У разі багатозадачності перед кожним діловим людиною рано чи пізно постає питання грамотному розподілі часових ресурсів. Стартові умови рівні для кожного жителя на планеті – година включає шістдесят хвилин абсолютно для всіх. Але те, наскільки ефективно люди організують свій час, багато в чому визначає різницю між успішною людиною та вічним невдахою.

Матриця Ейзенхауера як спосіб організації часу

Управління часом, або – це свідомий контроль над кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, з метою підвищення їх ефективності та продуктивності роботи.

Матриця Ейзенхауера – один з найпопулярніших інструментів управління часом, який використовується для розміщення пріоритетів у діловій сфері та особистих завданнях. В його основі лежить принцип розподілу всіх справ за чотирма категоріями, залежно від ступеня їх важливості та терміновості. Матрицю найзручніше використовувати при короткостроковому та середньостроковому плануванні.

Цей підхід вигадав Дуайт Девід Ейзенхауер, генерал армії у роки Другої світової війни, а згодом – тридцять четвертий президент Сполучених Штатів. Політик завжди захоплював оточуючих своїм умінням усе встигати.

Колись американець марно шукав якийсь дієвий спосіб керувати часом і, не знайшовши його серед існуючих, розробив його самостійно. Матриця часу досі вражає своєю простотою та геніальністю, і мільйони людей у ​​всьому світі використовують її для планування.

Візуально матриця пріоритетів поділена на чотири квадранти, куди вписуються справи за категоріями: важливі та термінові, важливі та нетермінові, неважливі та термінові, неважливі та нестрокові.

Користувачеві матриці пропонується вписати всі свої заплановані справи в ці квадранти. Найбільша робота відбувається саме тоді, коли людина робить вибір між цими полями, вирішуючи таким чином, які справи треба зробити насамперед, а які – на другу.

Характеристика квадрантів

Квадрант А: важливі та термінові

У цьому полі мають записуватися справи, які стосуються пріоритетних сфер життя і не терплять зволікання. Ці сфери – зазвичай сім'я, кар'єра (для студентів – навчання), здоров'я та безпека.

Ці справи відповідають наступним твердженням:

1. Невиконання цього пункту найближчим часом значно віддаляє вас від однієї з довгострокових цілей вашого життя.

приклад.Найближчим часом ви розраховуєте на підвищення. Керівник просить вас якнайшвидше здати звіт про виконану роботу. Це важливо? Так, тому що ви не хочете упустити шанс на кар'єрне зростання. Це терміново? Так, оскільки зараз саме час показати свою старанність.

1. Несвоєчасне звернення за медичною допомогою може мати тяжкі наслідки.

приклад.У вас розболівся зуб. Важливо? Все, що пов'язане зі здоров'ям – завжди важливе. Терміново? Ви ризикуєте втратити зуб і на знеболювальні ліки довго не протягнете.

Квадрант В: важливі та нетермінові

У процвітаючих людей більшість справ лежить саме у цьому квадранті. Це повсякденні заняття, які незмінно служать справі досягнення основних цілей у всіх сферах життя. Вони всі важливі, але поспіх немає, як у випадку з квадрантом А.

Успішна людина не доводить своїх важливих справ до стану авралу, а виконує їх поступово. У нього найчастіше є час обдумано приймати рішення, по цеглинці вибудовуючи будівлю свого майбутнього.

У цю зону вписують всі повсякденні відносини, що стосуються пріоритетних сфер життя: роботи, сім'ї, саморозвитку, здоров'я.

Для них діє єдиний критерій:

• Виконати завдання потрібно обов'язково, але його можна ненадовго відкласти, якщо з'явиться щось важливе та термінове.

приклад.Ви програміст і маєте здати написану вами програму до понеділка. Сьогодні лише четвер, у вас уже все готове, але ви вирішили відкласти здачу своєї роботи до п'ятниці, щоби ще раз ретельно перевірити.

Справи з квадранту При нестачі до них уваги можуть перекочувати в квадрант А. Ваша мета – не допустити цього. Буває так, що важлива справа виникає раптово, з незалежних від вас причин. Але часто ми самі доводимо справи до такого стану, ігноруючи профілактичні огляди у лікаря та відкладаючи виконання важливих завдань до дедлайну.

Квадрант С: Неважливі та термінові

Ці справи лежать у певному віддаленні від ваших основних пріоритетів, але їх виконання робить ваше життя комфортнішим і може згодом послужити вам хорошу службу.

У цій галузі лежать зустрічі та розмови, на які ви йдете з ввічливості або по необхідності, у тому числі дні народження не дуже близьких людей, домашні справи, які раптово з'явилися, деякі завдання по роботі.

Справи цього квадранта мають такі характеристики:

1. Швидке виконання цього завдання допоможе.

приклад.Ви планували купити кондиціонер і дізналися про розпродаж, який проходитиме лише один день. Важливо? Не особливо. Світ не впаде, якщо ви не купите кондиціонер дешевше, ніж планували. Терміново? Так, розпродаж діє один день. Приємний бонус: термінова покупка дозволить трохи зберегти бюджет сім'ї.

1. Посередньо виконання цих справ може принести користь основним цілям, хоча це не гарантовано.

приклад.Ви журналіст. Вас запрошують на банкет, куди може приїхати редактор цікавої для вас газети. Важливо? Не надто, все занадто невизначено. Терміново? Так, тому що банкет не триватиме вічно, потрібно ухвалити рішення - або їхати, або ні.

Цілком можливо, ви знайдете кому доручити справу з цього квадранта. Якась неважлива термінова справа за вас може зробити чоловік, знайомий, колега, підлеглий.

Квадрант D: Неважливі та нетермінові

Всі справи цього квадранта можна умовно поділити на власне відносини та розваги. До справ відносяться завдання, виконання яких гарантує ваш комфорт, робить вас і ваше життя красивішим (наприклад, догляд за своїм зовнішнім виглядом), але при цьому справа може почекати якийсь час.

Для жінки це може бути візит до майстра манікюру, для чоловіка – миття машини. Зрозуміло, ці справи важливі власними силами, але з відношення до вашим головним сферам життя.

До другої групи належить приємне проведення часу. Зазвичай вважається, що від цих справ немає жодної користі, їх називають «пожирателями часу», представляють їх як справи, які люди роблять хоча б краще не робили, а позбавитися їх – похвальна мета.

Так категорично можна говорити лише про шкідливі звички на кшталт куріння та систематичного вживання міцного алкоголю. Такі приклади справ, як спілкування в соціальних мережах, перегляд легких фільмів, тусовки в клубах, захоплення комп'ютерними іграми – все це має право бути і необхідно людині, якщо це її розслаблює та приносить йому задоволення.

По-перше, людина не робот, їй треба робити щось просто так, для душі.

По-друге, неважливі та нетермінові справи здатні приносити користь. Багато комп'ютерних ігор розвивають мислення, спілкування в соцмережах вчить висловлювати думки, танці в клубах допомагають розім'ятися. Крім того, давно відомо, що зміна діяльності – це найкращий відпочинок.

Головна умова з цього квадранту - не дозволити йому заволодіти здебільшого вашого часу і залишити поза увагою основні справи, які керують вас уперед по життю.

Як застосувати матрицю Ейзенхауера на практиці

Отже, після огляду теоретичної частини можна випробувати дію матриці собі.

1. Увечері напередодні першого експериментального дня розгорніть щоденник на відповідній дати і розкресліть розворот на чотири поля. Підпишіть їх, як показано у матриці. За відсутності щоденника можна взяти звичайний аркуш. Якщо ви завжди носите із собою планшет або ноутбук, можна створити матрицю в Excel.
2. На окремому аркуші випишіть у стовпчик усі справи, якими припускаєте займатися завтра (коли ви отримаєте навичку швидкого розподілу всіх справ у матриці, цей пункт вам більше не знадобиться).
3. Читайте справи по одному і кожне переписуйте у відповідний квадрант матриці. Для цього вам потрібно відповісти лише на два запитання: чи це важливо? Чи це терміново?

1. У випадку з паперовим варіантом залиште вільне місце в кожному полі – завтра ви згадаєте про інші справи та додайте їх.
2. Виділяйте маркером (кольором) вже виконані відносини.
3. Наприкінці дня перенесіть невиконані справи наступного дня (обов'язково перепишіть їх на новий розворот щоденника або скопіюйте у новій вкладці Excel – інакше вони «загубляться»).
4. Не відмовте собі в задоволенні наприкінці дня переглянути всі кольорові частини вашої матриці, тобто всі завершені справи. Ви відчуєте задоволення ділової людини, чий день був прожитий недаремно.

Приклад заповненої матриці Ейзенхауера

З нашим прикладом вчинимо так, як ми порадили у попередньому параграфі – спочатку випишемо поспіль усі справи, а потім розподілимо у матриці. У прикладі від першої особи міркуватиме професійний масажист.

Ось його список завдань на день (з коментарем, щоб дозволити читачеві усвідомити ступінь важливості та терміновості):

• Сьогодні 4 масажу: о 9 год., об 11 год., о 15 год., о 20 год. (у перервах займуся іншими справами);
• Зайти в бухгалтерію (за договором за масаж повинен отримувати 60% вартості, а за фактом отримую лише 50% – розібратися чому);
• Купити корм для кота (добре, що подивився – залишилося лише на одне годування);
• Відвідати друга в лікарні (друг близький, учора зламав руку, привезти йому щось смачненьке);
• Заїхати до банку, внести платіж за іпотеку (сьогодні останній день, коли можна сплатити без пені);
• Заїхати до знайомих за наметом (сьогодні вівторок, сімейний похід плануємо на суботу);
• Сходити в басейн (що частіше ходжу, тим краще);
• Купити продуктів (у холодильнику дещо ще є, кілька днів протримаємось);
• Відповісти на повідомлення у вотсапі та вконтакті (просто розмови);
• Позайматися англійською хоча б 20 хвилин (серед клієнтів багато іноземців, треба язик підтягнути);
• Купити нову прокладку для крана (з крана поки що тільки капає, але він на межі);
• З'їздити на прийом до окуліста (кожний рік про всяк випадок проходжу огляд);
• Підстригтися (вигляд ще охайний, але краще не затягувати);
• Скинути колезі книгу про вправи для м'язів спини (пообіцяв, що як буду за комп'ютером, одразу ж відправлю).

Пам'ятайте: одна й та сама справа для різних людей може мешкати в різних квадрантах матриці. Наприклад, для когось позайматися своїм хобі може ставитись як до важливих, так і до неважливих справ. Ви і тільки ви можете розподілити свої справи так, як бачите свої життєві пріоритети.

За яких умов вам буде корисна матриця Ейзенхауера

Деякі скептики вважають, що матриця Ейзенхауера підходить тільки керівникам, тоді як простий службовець, робітник або домогосподарка не зможуть використати її на практиці (що невірно – матриця універсальна, це ми довели, взявши як приклад справи масажиста, а не бізнесмена).

Насправді питання стоїть не про можливість або неможливість використання матриці, а в доцільності її застосування.

Систему Ейзенхауера використовують для планування щодня. Тобто йдеться не про довгострокові плани (збудувати будинок, з'їздити у відпустку, закінчити університет), а про поточні завдання.

З одного боку, якщо щоденних завдань у людини так мало, що його пам'ять легко справляється з ними – застосовувати таблицю ні до чого. Наприклад, усі плани працівника на день полягають у тому, щоб відсидіти на роботі свої вісім годин, а ввечері попити пива із друзями. Ця таблиця для таких людей.

З іншого боку, якщо людина має цілі з усіх аспектів свого життя – у роботі, навчанні, саморозвитку, сім'ї, хобі, якщо вона прагне бути господарем свого часу, а не пливти за її течією – така людина завжди має багато щоденних завдань. І оскільки він не хоче випустити їх з уваги - ця матриця для нього.

Матриця Ейзенхауера – ніяка панацея від вічної нестачі часу. Це радше навчальний міні-посібник із розміщення пріоритетів.

Не дивуйтеся, якщо вам буде непросто розподіляти справи по квадрантах. Коли ви замислюєтеся і робите це, ви вчитеся. А навчання чогось цінного завжди пов'язане з певними зусиллями.

Не впадайте у відчай - пропрацювавши з таблицею кілька днів поспіль, ви отримаєте навичку, яка перейде в уміння. Згодом розстановка пріоритетів сягне автоматизму.

Отже, підіб'ємо підсумок.

Матриця Ейзенхауера створена для таких як ви, якщо:

• Вам постійно доводиться робити вибір, яке завдання взятися насамперед;
• Ви готові краще познайомитись із самим собою, готові чесно відповідати на запитання на кшталт «а що для мене по-справжньому важливо?»;
• Ви хочете встигати якомога більше – напевно більше, ніж встигаєте зараз;
• Ви готові боротися з такою своєю якістю, як прокрастинація – хронічним відкладанням справ на потім.

Можливо, ви й так непогано керуєте своїм часом

Прочитайте твердження нижче і запитайте себе, чи вони справедливі для вас. Якщо переважна більшість пунктів вам не підходить, бажано освоїти методики тайм-менеджменту.

• Ви завжди маєте чіткий список справ на день;
• Ви своєчасно відповідаєте на ділові листи;
• Ви не берете роботу додому і майже ніколи не затримуєтеся після закінчення робочого дня;
• Ви не дозволяєте телефонним дзвінкам, візитам відвідувачів та соціальним мережам суттєво відволікати вас від основних завдань;
• Ви не виконуєте роботу за своїх підлеглих, тому що не думаєте, що тільки ви можете зробити її по-справжньому добре;
• Наприкінці дня ви почуваєтеся майже таким же бадьорим, як на початку.

Якщо всі попередні пункти є логічними, то останній може викликати недовірливу посмішку: «Та ви жартуєте! Видавлений лимон почувається бадьоріше, ніж я наприкінці робочого дня». Тим не менш, існує велика кількість людей, які не тільки не втомлюються, але й відчувають приплив сил. І тут немає жодного секрету.

Ми втомлюємося не від кількості виконаної роботи, а від безглуздих, невпорядкованих дій, безглуздих метань та відчуття безпорадності в умовах хронічного цейтноту.

Зрозуміло, іноді ми не можемо все передбачити. І наш стрункий план може похитнутися через оргтехніку, що раптово відключилася, спізнився клієнта або співробітника-прогульника. Поки залиште це осторонь.

Перше, над чим варто працювати – як не бути джерелом хаосу для себе самого, а потім можна замислитись про вплив зовнішніх непередбачуваних обставин.

1. Очищайте робочий стілвід документів, із якими вже не працюєте. Якщо вони потрібні не дуже часто - забирайте в шафу. Не потрібні взагалі – відправляйте у кошик. У купі паперів можна важко знайти той самий лист, на пошуки якого ви витратите довгі хвилини, дратуючи від безплідних зусиль. Зверніть увагу, що столи успішних бізнесменів виглядають так, ніби за ними ніхто не працює: більша частина їхньої поверхні нічим не зайнята.
2. Заведіть собі щоденникі не розлучайтеся з ним. Пам'ятати все неможливо, і ділові люди давно зрозуміли необхідність записувати все – дати зустрічей, справи, питання для роздумів. Мобільні телефони та ноутбуки з їхніми календарями використовуються часто, але паперовий щоденник не застаріє ніколи – хоча б тому, що він не зможе поламатися чи розрядитися.
3. Плануйте найважливіше на час піку вашої добової активності. Ми всі – людські істоти, і навіть найміцніших представників нашого виду долає сон. Опиратися своїм біоритмам - марнування часу, ви все одно програєте. Те, що ви зробите вдень за годину, увечері при втомі, що накопичилася, забирає у вас вдвічі більше часу. Тому не відкладайте терміновий звіт на пізній вечір, не робіть важливих розмов перед сном – від такого підходу постраждаєте і ви, і .
4. Не перевантажуйте себе. Справа не тільки в тому, що ваша продуктивність зменшиться. За нещадного ритму ви обов'язково «перегорите», і ваш організм без вашої згоди влаштує собі відпочинок, відправивши вас на лікарняне ліжко. Ось тут ви і втратите весь ваш заощаджений час.

Ставтеся до себе, як до породистого коня – це, звичайно, сильна тварина, але хто з власників ризикнув би заганяти її скаженим стрибком?

1. Не «мусольте» проекти та справи. Пам'ятаєте відому фразу про те, що найкраще – ворог доброго? Вам здається, що чим більше ви перевіряєте свій проект, тим краще він стає? Тут дуже важливо не перетримати справу, інакше ви ризикуєте відчути хронічну втому від неможливості досягти ідеалу. Не рвіться до ідеалу – ці дії розтягнуть ваш час.
2. Не прагнете відмінно розумітися на всьому. На те, щоб стати фахівцем у будь-якій галузі, витрачаються роки. Краще виділятися чимось одним, ніж бути середнім у всьому. Про це розповідає фільм "11 друзів Оушена". Важливо мати таку команду, де кожен у чомусь хороший, тоді ви зможете легко делегувати справи.

Чи не втратите.Підпишіться та отримайте посилання на статтю собі на пошту.

У нескінченному потоці повсякденних справ з легкістю можна заплутатися, адже з кожним днем ​​їх дедалі більше. Незавершені вчорашні справи стають сьогоднішніми, а те, що ми не встигли зробити сьогодні, автоматично перекладається на завтрашній день. У результаті всіляких справ може накопичитися стільки, що потім не розбереш: що зроблено, що в процесі, а що тільки чекає свого часу.

Такі чи докладні ситуації найчастіше відбуваються у людей, які не приділяють належної уваги процесу планування своєї діяльності. Звичайно, адже навичкам не навчають у школі, а багато батьків та інших людей, які виступають у процесі нашого розвитку в ролі вихователів, нерідко й самі до ладу не вміють планувати свою діяльність, хоча в цьому немає зовсім нічого складного. Просто належної уваги цьому не приділяється.

Однак на сьогоднішній день існує чимало відмінних технік планування, що дозволяють навчитися раціонально використовувати свій тимчасовий ресурс та отримувати з цього процесу максимальну вигоду для себе. Але в цій статті ми не розглядатимемо всі ці техніки, а наведемо в приклад лише одну, яка відрізняється своєю простотою та ефективністю. Ця техніка називається "матрицею Ейзенхауера".

Матриця Ейзенхауера - це один з найпопулярніших інструментів тайм-менеджменту, який використовується безліччю людей по всьому світу: від звичайних працівників за наймом та менеджерів середньої ланки до керівників великих фірм і відомих на весь світ корпорацій. Основоположником цієї матриці є 34 президент США Дуайт Девід Ейзенхауер. Як нескладно здогадатися, ця людина була дуже зайнята і повинна була виконувати безліч справ, пов'язаних зі своєю діяльністю. З цієї причини він оптимізував свій робочий графік і список виконуваних завдань. Підсумком його досліджень і стала матриця.

Сенс матриці Ейзенхауера полягає, головним чином, у тому, щоб навчитися грамотно розподіляти всі свої справи, відрізняти важливе від термінового, не термінове від найменш важливого, а також максимально скорочувати час на заняття будь-якими справами, виконання яких не дає жодних істотних результатів. Давайте поговоримо про те, як все це працює на практиці.

Суть матриці Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера є чотири квадранти, основою яких служать дві осі - це вісь важливості (по вертикалі) і вісь терміновості (по горизонталі). У результаті виходить, кожен квадрант відрізняється своїми якісними показниками. У кожен із квадрантів записуються всі завдання та справи, завдяки чому утворюється гранично ясна та об'єктивна картина того, чим слід зайнятися насамперед, чим – у другу, а чим взагалі займатися не варто. Все це досить просто, але дати кілька пояснень зайвим не буде у жодному разі.

Квадрант A: важливі та термінові справи

При ідеальному плануванні цей квадрат матриці повинен залишатися порожнім, т.к. поява важливих та термінових справ є показником неорганізованості та припущення завалу. Ця частина графіка заповнюється у багатьох людей через властиву їм лінощі і неправильне розміщення пріоритетів. Звичайно, іноді подібні справи можуть з'являтися у кожної людини, але якщо це відбувається щодня, саме час звернути увагу на .

Отже, виникнення справ у квадранті A слід уникати. А для цього потрібно лише вчасно виконувати пункти решти квадрантів. Але якщо в перший квадрант щось все ж таки і варто вписувати, то це:

• Справи, невиконання яких негативно позначається на досягненні поставленої мети
• Справи, невиконання яких може стати причиною труднощів та неприємностей
• Справи, які стосуються здоров'я

Важливо також пам'ятати, що існує таке поняття як «делегування». Це означає, що при появі у вашому квадранті A справ, які можна комусь передоручити, цією можливістю слід неодмінно скористатися для того, щоб якнайшвидше врегулювати інші важливі та термінові справи.

Квадрант B: важливі, але не термінові справи

Другий квадрант заслуговує на найбільшу увагу, т.к. справи, що у ньому, є найбільш пріоритетними і перспективними, і саме з них повинні складатися повсякденні завдання будь-якої людини. Помічено, що люди, які займаються переважно справами цього квадранта, досягають у житті найбільших успіхів, просуваються по службі, заробляють більше грошей, мають досить вільного часу та живуть щасливим та насиченим життям.

Зверніть увагу також і на те, що відсутність терміновості дозволяє підходити до вирішення будь-яких завдань більш обдумано та конструктивно, а це, в свою чергу, дозволяє людині розкривати свій потенціал повною мірою, самостійно продумувати всі нюанси своєї діяльності та керувати тимчасовими рамками своїх справ. Але тут, крім усього іншого, слід пам'ятати, що справи, що знаходяться в квадранті B, якщо їх не виконувати своєчасно, можуть легко потрапити в квадрант A, ставши ще більш важливими і потребують якнайшвидшого виконання.

Досвідчені фахівці з тайм-менеджменту рекомендують включати в квадрант B всі поточні справи, пов'язані з основною діяльністю, планування та аналіз роботи, навчальні та , дотримання оптимального графіка та . Тобто. все те, з чого складається наша звичайна повсякденність.

Квадрант C: термінові, але не важливі справи

Справи, що знаходяться в цьому квадранті, здебільшого є відволікаючими і анітрохи не наближають людину до намічених результатів. Нерідко вони просто заважають зосередженню на важливих завданнях і знижують ефективність. Головне при роботі з матрицею - не переплутати термінові відносини з квадранта C з терміновими справами з квадранта A. Інакше утворюється плутанина і те, що має бути виконане в першу чергу, залишається на другому плані. Завжди пам'ятайте про своїх і вчіться відрізняти важливе від другорядного.

До справ квадранта C можна віднести, наприклад, нав'язані ким-небудь із боку зустрічі або переговори, святкування днів народження не дуже близьких людей, раптово виниклі клопоти по дому, усунення не життєво важливих, але потребують уваги відволікаючих факторів (розбилася ваза, зламалася мікрохвильова пекти, перегоріла лампочка і т.п.), а також інші всілякі справи, які не просувають вас вперед, а тільки гальмують.

Квадрант D: не термінові та не важливі справи

Завдання, що стосуються останнього квадранту, не приносять ніякої користі. У багатьох випадках корисно не лише займатися ними в останню чергу, а й не займатись ними взагалі. Хоча знати них обов'язково треба, т.к. саме вони є «пожирачі часу».

Цікава і ще одна особливість справ з цієї групи: вони є дуже привабливими для багатьох людей - ці справи прості у виконанні і приносять задоволення, дозволяють розслабитися і приємно провести час. Тому й протистояти спокусі ними позайматися буває досить проблематично. Але робити це обов'язково треба.

У квадрант D можна записати такі справи як розмови по телефону з друзями про щось несуттєве, непотрібне листування або проведення часу в соцмережах, перегляд серіалів та різних «отупляючих» телепередач, комп'ютерні ігри тощо. Звичайно, відпочивати і якось розважати себе періодично повинна кожна людина, але для цього існують і цікавіші та розвиваючі способи: читання, відвідування спортзалів та басейнів, поїздки на природу тощо. Якщо ж повністю позбавити себе від заняття справами з квадранту D не вдається або не хочеться, то потрібно відкласти їх виконання хоча б до того моменту, коли справи з квадрантів B і C будуть виконані, а час, який приділятиметься справам квадранту D, повинен бути зведено до мінімуму. Тут буде доречним усім відоме прислів'я: «Справі час, потіху — година».

Як тільки ви освоїте матрицю Ейзенхауера і навчитеся грамотно розподіляти всередині свої справи, ви помітите, що у вас з'явилося досить багато нового вільного часу, ви встигаєте все робити своєчасно і без поспіху, всі ваші справи в порядку, цілі досягаються одна за одною, а самі ви практично завжди знаходитесь в хорошому настрої і бадьорому настрої. Вся справа в організованості та зібраності. Напевно, ви й самі час від часу помічаєте, що неорганізовані люди завжди перебувають у кругообігу якихось незрозумілих справ, вони постійно зайняті чимось безглуздим, але «дуже важливим», вони виглядають втомленими та роздратованими. Відмінних рис можна навести безліч. Але важливо не це, а те, що якщо ми з вами не хочемо мати подібних результатів, то й ми повинні діяти інакше. А саме: ми маємо бути організованими, чітко розуміти, чим і коли нам потрібно займатися, і для чого ми все це робимо. І матриця Ейзенхауера для цього чудово підходить.

Ми бажаємо вам удачі та успішного оволодіння новою навичкою!

Багато хто з нас працює в режимі багатозадачності. Ми постійно стикаємося із ситуаціями, коли у нас повно справ. Але як визначити їхню пріоритетність? І як не заплутатися у справах та дедлайнах?

Планувати час непросто. Частина справ переходить на завтрашній день. А потім на них накладаються нові. В результаті кількість справ стає все більшою. Навичкам управління власним робочим часом не вчать ні у школі, ні у вищих навчальних закладах. Вчитися ніколи не пізно. Ми розповімо про один із найпопулярніших методів розподілу завдань. Ця техніка "Матриця Ейзенхауера". Цей спосіб дозволить планувати справи, обробити пріоритетні завдання від менш пріоритетних та витрачати набагато менше часу на ліквідацію завалів.

Цей простий і популярний у західних країнах спосіб отримує поширення і в нас.

Трохи історії

Матрицю винайшов ніхто інший, як 34 президент Сполучених Штатів Америки Дуайт Девід Ейзенхауер. Як людина, яка перебуває на надзвичайно відповідальній посаді, вона була постійно зайнята і щодня мала виконувати величезну кількість завдань різного роду. Щоб не накопичувати завдання, що постійно виникають, президент постійно шукав простий і зрозумілий інструмент для планування завдань, з яким можна було б легко працювати. Після численних досліджень Ейзенхауер, нарешті, знайшов спосіб, який став універсальним для багатьох.

Отже, у чому сенс матриці?

У розподілі завдань. На основі простих прикладів, ви швидко навчитеся відокремлювати головні завдання від менш важливих і, нарешті, виділяти у денному графіку місце для особистих справ.

Основу матриці Ейзенхауера складають 4 квадранти. Їх перетинають 2 осі:

• вісь важливості
• вісь терміновості

У 4 квадрати матриця пропонує вписати всі справи, які так чи інакше вас хвилюють.

Тож квадрант перший. У нього вписуємо найважливіші та термінові відносини. Автор цієї методики завжди підкреслював, що якщо ви грамотно плануєте всі свої завдання, то цей квадрант повинен бути порожнім. Але ми лише розпочинаємо роботу над матрицею. Якщо записувати сюди завдання, варто звернути увагу на ті, які:

• не можна не виконати, тому що це негативно позначиться на виконанні поставленої мети
• не можна не виконати, тому що це спричинить негативні наслідки
• не можна не виконати, тому що виконання цих справ належить до здоров'я

Заповнюючи цей перелік, саме час згадати про делегування. Якщо важливу та термінову проблему ви можете поділити з кимось ще: зробіть це, не соромтеся попросити допомоги.

Квадрант другий. У нього пропонується вписати справи важливі, але виконання яких вимагає терміновості. Це перспективні та справді важливі завдання, від виконання яких залежить успіх. Незважаючи на те, що терміновість у виконанні цих завдань, стоїть на другому місці, пам'ятайте, що це зовсім не означає, що про них можна забути до дедлайну. Маючи достатній запас часу виконання, ми підходимо до вирішення завдань більш обдумано. Що можна ввімкнути сюди?

Наступні завдання:

• що мають відношення до спорту
• що мають відношення до планування завдань та оцінки ефективності
• які мають відношення до роботи

Квадрант третій. До нього входять термінові, але неважливі відносини. Здебільшого в цей список вам належить розмістити проблеми, які відволікають вас на шляху до досягнення поставленої мети. Наприклад, у цей список варто вписати не потрібні вам, але нав'язані начальством зустрічі та переговори, які ніяк не вплинуть на досягнення ваших цілей. Сюди ж можна записати раптові домашні проблеми, пов'язані з поломкою побутової техніки та ін.

Квадрант четвертий. У нього Ейзенхауер пропонує записати неважливі та нетермінові справи. Це завдання, які не спричинять ніякої користі. Ними пропонується займатися тільки в останню чергу, або не займатися зовсім. Такі завдання можна порівняти з елементарним пожирачем часу. То чому б взагалі не виключити ці справи? Ці справи багатьом здаються приємними. І час летить непомітно.

Що таке матриця Ейзенхауера Дуайта Девіда? Як планував час 34-й президент США? Який принцип організації дозволяв справлятися з безліччю справ? Про все це я зараз розповім.

В основі тайм-менеджменту є принцип планування. А головним у плануванні є розстановка пріоритетів – які справи слід розпочинати насамперед, а які виконувати потім.

Дуже просту та неймовірно ефективну методику використав 34-й президент США, пізніше її назвали на честь його імені – принцип Ейзенхауера Дуайта Девіда. Усі розуміють, що у президента багато справ і від правильного планування часу однієї людини залежать долі мільйонів людей.

Як же чинив президент Ейзенхауер?

А ось як - він ділив всі завдання на важливі та термінові.Щоб краще зрозуміти метод, намалюємо матрицю Ейзенхауера Дуайта Девіда, розділивши квадрат на 4 рівні частини. У результаті в нас вийде 4 квадрати. Тепер підпишемо кожен наступними назвами: Важливо, не має значення, терміново, не терміново.

Суть принципу Ейзенхауера у тому, при розстановці пріоритетів необхідно спочатку виконати всі важливі термінові відносини. Потім важливі та нетермінові. Далі, погані термінові. І якщо буде час насамкінець неважливі і нетермінові.

Навіщо?

Що ж дає застосування принципу Ейзенхауера? Навіщо малювати матрицю? Чому не можна зробити все підряд без жодних проблем?

Напевно, всі стикалися з нестачею часу - коли хочеться встигнути все заплановане, але не виходить, кожен день подає нам сюрпризи і доводиться коригувати свої плани, відмовляючись від запланованого відпочинку, нових можливостей роботи і т.д.

Передбачити незаплановане неможливо, а отже, хочемо ми того чи ні, якісь плани доводиться скасовувати. Але... А якщо ми спочатку зробимо головні завдання, а менш значущі залишимо на потім. Від яких і відмовитись не так шкода? Наприклад, проведемо час із сім'єю замість зустрічі з клієнтом, який навряд чи погодиться на співпрацю.

У цьому є відповідь на запитання: «навіщо сортувати справи». Ми просто робимо головне, а другорядне відкладаємо і стаємо успішнішими і продуктивнішими за життя. Адже термінове, ще не означає важливе і навпаки.

1 квадрат: Важливо та терміново

Сюди відносяться невідкладні справи, невиконання яких може призвести до негативних наслідків. Ми починаємо всі справи саме з цього розділу, тому що це найважливіші для нас завдання, та й до того ж термінові. До цього розділу можна віднести: "Невідкладна операція", "Незаплановані наради", "дедлайн у здачі проекту".

Головне, - цей квадрат, в ідеалі, має бути порожнім тому, що більшість важливих завдань спочатку не є терміновими і при правильному плануванні їх можна зробити до того, як вони стануть терміновими. Усі завдання у цьому квадраті з'являються з 2 причин:

- залежні від нас (внутрішні причини), то на що ми можемо вплинути і це найбільша частка в більшості випадків. Наприклад: недолік професіоналізму, мотивації, сил тощо. буд. Загалом, цю причину ми можемо прибрати самотужки;

- незалежні від нас(зовнішні причини): Коли ми не можемо на них вплинути, наприклад, форс мажори, раптовий біль, невідкладне прохання про допомогу і т.д.

До того ж, всі ми розуміємо, що на термінові справи не завжди можна виділити стільки часу, скільки необхідно. Приклад із життя - складання іспитів, якщо готуватися в останній день, то часу на підготовку може просто фізично не вистачити. Крім цього, робота в режимі авралу вимотує, погіршує психічний та фізичний стан. Тому всі важливі завдання слід виконувати до того, як вони стануть терміновими, тобто працювати з квадратом важливо та не терміново.

2 квадрат: Важливо і не терміново

Регулярне виконання всіх завдань саме з цього квадрата – показник вашого успіху та продуктивності. До цього квадрату відносяться справи, які можуть зачекати, але від їхнього невиконання будуть серйозні негативні наслідки.

Важливе завдання відрізняється від неважливим тим, що наслідки при їх невиконанні різні. Чим важливіше завдання, тим більше негативні наслідки від її невиконання. Тому віддаємо перевагу виконанню спочатку важливих завдань і потім термінових.

В ідеалі всі важливі як термінові, і нестрокові завдання мають бути виконані повністю. Серед справ з даної галузі можна відзначити такі як: завдання з особистісного розвитку, турботу про здоров'я, наприклад: своєчасно звернутися до лікаря та попередити захворювання, опанувати базові навички англійської мови для підвищення по роботі та ін., як правило, це ключові завдання, які можуть сильно змінити ваше життя.

Усі ми розуміємо, що встигнути все заплановане, здебільшого неможливо. Хоча б тому, що виникають непередбачувані обставини, які вносять серйозні корективи до планів. Враховуючи цей факт, краще зробити важливі завдання, від яких сильно залежить ваше життя, ніж неважливі справи. Тому так важливо сортувати завдання згідно з правилом Ейзенхауера.

Коли ми правильно розподіляємо справи і починаємо роботу з найважливіших, стає менше авралів, т. е. ми встигаємо зробити справи, доки вони стали терміновими. А це дуже важливо, коли на термінові справи не завжди вистачає часу - вони виходять недоробленими і ми влаштовуємо випробування своїм нервам, намагаючись встигнути до терміну. У той же час, при регулярній роботі з квадратом важливо і не терміново ви можете приділити на кожне завдання саме стільки часу, скільки воно вимагає, в результаті кількість авралів та стресових ситуацій зменшиться, а якість роботи виросте. За аналогією зі звичайного життя краще своєчасно робити профілактику хвороби, ніж запустити і наприкінці відчувати сильний біль та серйозні наслідки у майбутньому.

3 квадрат: Неважливо, терміново

Терміново це ще не означає важливо, багато термінових справ краще не робити, якщо через них ви не встигнете важливе. Щоб правильно зрозуміти яку справу важливіше, просто поставте питання: «А що буде якщо це не зробити». Якщо негативні наслідки мінімальні, то справа неважлива і приступати до неї слід після виконання більш значущих завдань, при невиконанні яких будуть більш серйозні негативні наслідки. До неважливих завдань можна віднести наступні: зателефонував колега та попросив допомогти у несуттєвому завданні, вам пропонують участь у соц. опитування чи просто знайомий зайшов поговорити про життя.

Мінус термінових справполягає в тому, що вони заважають ефективно працювати, тому що ви:

Вимушені перериватися із важливих завдань;

На тлі терміновості ви починаєте переживати, а емоції заважають ухвалювати правильні рішення.

Наприклад, ви працюєте з великим проектом від якого залежить ваше кар'єрне зростання і дохід компанії і в цей момент вам дзвонять колеги і просять терміново зателефонувати, роздрукувати, відправити документ поштою і т. д. Звичайно, потрібно допомагати колегам, але весь свій час. Спочатку потрібно зробити важливі справи, а другорядне потім, навіть якщо вони термінові. Просто скажіть колегам, що зараз зайняті, а як завершите роботу над важливою справою – передзвоніть.

Якщо намагатися встигнути за всіма терміновими справами, то життя може перетворитися на постійний цейтнот, а через метушні ви більше переживатимете і менше часу зможете приділити важливим завданням, які сильно впливають на ваше життя.

4 квадрат неважливо і не терміново

Це останній список справ якого слід приступати, адже до нього ставляться найнепотрібніші завдання.

Але навіть найнепотрібніші справи теж можна поділити на 2 частини:

1. Життєва дрібниця, такі справи все-таки мають цінність, але тільки якщо ви зробили всі інші найважливіші завдання з трьох квадратів. А в чому цінність? Наприклад, розібрати завал на антресолях - начебто дрібниця, а приємно, або змінити кран на кухні, зміцнити стіл, щоб не хитався. Загалом, такого роду завдання створюють ваш затишок, підвищують настрій, тому до 4 квадратів потрібно намагатися добиратися, щоб жити більш гармонійно та повноцінно.

Але якщо займатися цими дрібницями до того, як зроблено важливіші завдання з минулих 3 квадратів, це не принесе належного задоволення.

2. Заняття фігней. Комп'ютерні ігри, соц. мережі, перегляд телевізора, алкоголь - все це лише забирає дорогоцінний час. Багато хто скаже, але це допомагає відпочити? Так, безперечно, будь-яке заняття фігней розслаблює, але не так якісно як здоровий відпочинок. Комп'ютер, телевізор не можуть передати таких сильних емоцій, тактильних почуттів, запахів та інших відчуттів як у реальному житті. Оскільки комп'ютер і телевізор використовують менше органів чуття, то швидкість відновлення, тобто відпочинку знижується. Алкоголь теж неефективний спосіб відпочити, тому що, крім негативного впливу на здоров'я, після такого відпочинку в лапках - відхідняк, головний біль та інші неприємності.

Загалом, всі шкідливі звички – це порожнє проведення часу і від них слід відмовитись повністю, але це ідеальний випадок. Насправді в кожної людини знайдуться шкідливі звички, тому що боротьба з ними вимагає часу, тому всю таку фігню, як комп'ютерні ігри, телевізор, алкоголь і т. д. заносимо в квадрат неважливо і не терміново в низ списку справ.

Практика застосування матриці Ейзенхауера Дуайта Девіда

Намалюємо 4 вадрати Ейзенхаура, позначимо кожен квадрат літерами:

А.Важливо та терміново (червоний);

Б.Важливо і терміново (зелений);

Ст.Неважливо та терміново (синій);

р.Неважливо і не терміново (білий).

Починаємо виконання всіх справ за абеткою, тобто спочатку завдання пункту "А", потім "Б", "В" і в кінці "Г". Поки не виконаємо справи квадрата "А", не приступаємо до "Б". Потім поки не зробимо пункт "Б" не починаємо завдання з "В" і т. д. Загалом, працюємо послідовно крок за кроком, не змінюючи порядку.

А тепер до практики, припустимо, ми маємо наступний список вхідних справ:

Тепер відсортуємо список вхідних задач, проставимо поруч, напроти кожного пункту, літеру квадрата, до якого можна віднести це завдання.

Тепер ви знаєте, з чого починати, щоб встигнути зробити головне. Просто спочатку виконуєте справи з квадрата "А", потім "Б", потім "В" і "Г", якщо буде час.

Важливо оцінювати ступінь важливості над розумі, але в листку, т. до. коли справ стає більше 7+-2, то розстановка пріоритетів може бути помилковою, оскільки наш мозок не призначений для таких операцій в розумі. Саме близько 7+-2 справ ми можемо зберігати у пам'яті, решта забувається. Написані на аркуші завдання, куди легше і швидше, а головне, точніше можна відсортувати, не шкодуйте час на записи.

Ще можна переписати список у квадрати для наочності, особливо, як почнете застосовувати метод Ейзенхауера, але це необов'язково.

Як ви вже розумієте, суть роботи з принципом Ейзенхауера: поділ завдань і концентрація на перших двох квадратах.

Робота відповідно до принципу Ейзенхауера допоможе зменшити кількість авралів на роботі і ви встигатимете більше.

P.S.Якщо у вас є складності або питання за прочитаною статтею, а також за темами: Психологія (шкідливі звички, переживання та ін.), продаж, бізнес, тайм-менеджмент та ін. задавайте їх мені, постараюсь допомогти. Ще можлива консультація по skype.

P.P.S.Також ви можете пройти online тренінг "Як отримати 1 годину додаткового часу". Пишіть коментарі, доповнення;)

Підписуйтесь по email Додайте

На вихідні було намічено море планів, але зрештою ви провели час за переглядом серіалу і нічого не зробили? А може вас завалили завданнями на роботі, і лавина термінових справ збільшується з кожним днем? Напевно, ви чули про те, що складання списків справ може зрушити ситуацію з мертвої точки. Але часом це не дуже допомагає і занесені в to-do-лист завдання так і залишаються невиконаними. Чому? Тому що список складений неправильно і/або ви дотримуєтеся справ не в тому порядку. Вирішити ці проблеми допоможе матриця Ейзенхауера, вона ж - матриця пріоритетів. Саме про неї ми пропонуємо поговорити.

Матриця пріоритетів Ейзенхауера – що таке?

Цей інструмент розставлення пріоритетів та управління часом названо на честь свого винахідника, одного з американських президентів. Дуайта Девіда Ейзенхауера. Основна ідея, закладена в матрицю пріоритетів, є такою: завдання сортуються на чотири групизалежно від двох критеріїв – терміновості та важливості їх виконання. При цьому не всі термінові справи важливі та не всі важливі справи термінові. Для того, щоб успішно справлятися із завданнями, потрібно зрозуміти, до якої групи віднести ту чи іншу справу, а це підкаже, коли за нього братися.

Даний метод – при його правильному використанні – дозволить завершувати всі завдання вчасно та уникати того, щоб справи чіплялися один за одного, утворюючи лавину невирішених проблем.

Як скласти список справ, виходячи з матриці пріоритетів?

Повторимося: для того щоб намітити план дій відповідно до матриці Ейзенхауера, всі завдання зі списку потрібно розділити на 4 основні категорії:

• категорія А: важливі та термінові;
• категорія B: важливі, але нетермінові;
• категорія C: термінові, але погані;
• категорія D: нетермінові та неважливі.

Найзручніше розкреслити аркуш паперу на чотири великі квадрати і позначити кожен із них відповідними кольором та літерою, після чого вписати завдання. Розберемо всі категорії детальніше, з прикладами.

1. Категорія А

Важливі та термінові справи– ситуації, коли горить дедлайнабо настали форс-мажорні обставини. Сьогодні останній день для оплати іпотеки цього місяця, звіт для начальника потрібно було надіслати ще вчора, а ввечері ви йдете до лікаря через гострий біль у зубі – це все категорія А. Якщо ви грамотно розподілятимете свої справи, то цей пункт буде містити найменше завдань, а ще краще, якщо він взагалі буде порожній.

2. Категорія B

Важливі, але несрочні справи– вони мають складати основну частину to-do-листа. Це ті речі, які завтра-післязавтра можуть переміститися до категорії А, якщо не виконати їх сьогодні. Вони важливі, але є невеликий тимчасовий резерв і їх можна ненадовго відкласти. Сюди відносяться щоденні робочі завдання, Заміна ще працюючого, але вже почав капати крана у ванній, завчасна покупка квитків на концерт. Також до цієї ж категорії належать справи, пов'язані з вашими глобальними життєвими цілями. Наприклад, якщо ви хочете відкрити власну справу або знайти нову роботу і для цього вам потрібно освоїти нову навичку, вивчити ще одну іноземну мову, взяти додаткове замовлення, щоб сформувати капітал і т.д.

3. Категорія C

Термінові, але неважливі справи. Це те, що слід закінчити саме сьогодні, бо наступного дня буде пізно чи недоречно. Плани групи С можуть бути спрямовані на те, щоб створювати комфортні умови проживання та налагоджувати соціальні зв'язки.

Сюди можна віднести своєчасне привітання друзів і колег зі святами або поїздку на дачу, щоб допомогти батькам зібрати ягоди, що обсипаються. Ще один приклад – покупка нового телевізора з великою знижкою. Якби не акція, ви придбали б його значно пізніше, а так, якщо ви зберетеся в короткий час, то отримаєте бажане оперативніше і дешевше. Іншими словами, виконання дій з категорії C некритично, але краще і комфортніше все ж таки робити їх вчасно.

4. Категорія D

Нестрокові та неважливі справи. Найпідступніша категорія, в яку в основному входять «хронофаги», або «тайм-кілери»(буквально "пожирачі часу", "вбивці часу"). До цього пункту можна віднести перегляд фільмів, телефонні розмови з друзями, читання книг, перегортання стрічки новин. Щоб протистояти бажанню виконувати ці дії замість завдань із перших трьох категорій, потрібно мати добре розвинену силу волі, вміти брати себе в руки та концентруватися на тому, що треба, а не тому, що хочеться.

Після того, як ви розподілите свої справи по чотирьох колонках, починайте виконувати їх з першого пункту. Якщо ви навчитеся слідувати матриці пріоритетів, то не тільки справлятиметеся із завданнями вчасно, але й залишите час на розваги – на несрочні та неважливі завдання.

1. Спочатку може бути складно правильно розподіляти справи. Щоб зробити процес більш простим, запитайте себе: «Чи важливе це завдання? Чи є справа у сфері моїх життєвих пріоритетів? Чи спричинить його невиконання неприємності?» Якщо так – то справа важлива. Щоб зрозуміти, чи термінова справа, подумайте, чи вона втратить актуальність найближчим часом? Якщо так – то завдання термінове.

2. Намагайтеся залишати список категорії A порожнім – пам'ятайте, що сюди перекочовують усі невиконані плани із групи B. Крім того, до цієї групи потрапляють різні форс-мажори, які ви заздалегідь ніяк не могли передбачити. Повторимося, що у ідеалі, при правильному розподілі часу, термінових і важливих завдань не повинно бути. Винятком будуть ті ж форс-мажори, а також:

• плани, пов'язані зі здоров'ям;
• дії, від яких залежить виконання важливих цілей (якщо ви хочете поїхати за кордон влітку, закордонний паспорт краще оформити заздалегідь);
• справи, невиконання яких надалі загрожує обернутися неприємностями (не оплачений вчасно штраф може завадити виїхати за кордон).

3.
Категорія B – для найбільш перспективних завдань. Статистика показує, що ті, хто приділяє цілям з цієї категорії особливу увагу, успішніші, впевненіше йдуть вгору кар'єрними сходами і, відповідно, більше заробляють. Це пояснюється зокрема тим, що завдяки своєчасному виконанню справ (у спокійному темпі, без поспіху), сконцентрованості та вмінню розставити пріоритети людина може повною мірою виявити свої таланти та обміркувати той чи інший крок.

4. Деякі завдання із категорії С правильніше було б зарахувати до тих, хто відволікаєтому що вони можуть знижувати ефективність вашої роботи і з'їдати досить багато часу, хоча вони не важливі. Сюди відносяться вітання далеких родичів, покупка нового дивана та інші справи не першої потреби. Важливо вміти відрізняти їх від справ категорії B і, наскільки це можливо, делегувати їх виконання іншим людям.

5. Завдання D, або пожирачі часу, сміливо можна назвати непродуктивними. Однак ви можете привнести користь у дозвілля. Наприклад, почитайте хорошу інтелектуальну книгу замість бульварного роману, займіться спортом, коли захочеться емоційної розрядки. Якщо ніяк не вдається протистояти спокусі витратити час на щось марне, зведіть такі витрати до мінімуму: для цього виконайте завдання з інших категорій.

Коли ви освоїте принцип роботи матриці Ейзенхауера, ви станете не тільки успішною, але і більш врівноваженою і оптимістичною людиною, тому що перестанете турбуватися через прикрі, але важливі дрібниці, на які раніше не вистачило часу.