Najbardziej efektywne sposoby zarządzania czasem. Twoja codzienna rutyna jest kluczem do Twojego sukcesu Korzystanie z gadżetów do zarządzania czasem

„Zachowaj czas: to materiał, z którego składa się życie”.

S. Richardson

Od dzieciństwa uczymy się dyscypliny i tak czy inaczej jesteśmy zmuszeni przez całe życie przestrzegać pewnych ograniczeń. Jedzenie i spanie zgodnie z codzienną rutyną, zaplanowanymi zajęciami, praca i odpoczynek w wyznaczonym czasie. Z łatwością przestrzegamy cudzych reguł gry, w rzeczywistości pomagając komuś osiągnąć jego cel. Ale jeśli chodzi o samodyscyplinę, wielu nie jest gotowych zrezygnować nawet z drobnych słabości, takich jak nawyk spania o dodatkowe 10 minut rano.

Umiejętność ogranicz się do osiągnięcia określonych celów- cenna umiejętność, którą posiada niewiele osób. Ale w końcu tylko im się to udaje. Znani politycy, biznesmeni, aktorzy doszli do sławy tylko dzięki codziennej pracy w imię swojego celu. Umiejętności, talent, a nawet geniusz to tylko jeden procent sukcesu, pozostałe dziewięćdziesiąt dziewięć to ciężka praca.

Zarządzanie czasem jest głównym elementem systemu efektywności osobistej każdego ambitnego człowieka. Nie ma znaczenia, jaki jest cel: schudnąć, zdobyć czerwony dyplom, założyć własny biznes… żadna z tych rzeczy nie jest niemożliwa bez umiejętności samoorganizacji. Zarządzanie czasem to praktyczny przewodnik po działaniu, dzięki któremu możesz określić własne priorytety życiowe, stworzyć własną wizję sukcesu. Rozwijanie skutecznych motywacji pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale i rozwijać się jako osoba. Samodyscyplina - życie według ścisłych zasad, które człowiek ustala dla siebie, we własnym interesie. Co dziwne, takie sztywne ramy nie ograniczają osobowości. Przeciwko, to jedyna droga do prawdziwej wolności.

Zarządzanie czasem to najlepsze narzędzie do samodoskonalenia. Przede wszystkim planowanie uczy kontroli nad zdarzeniami zewnętrznymi, środowiskiem, czasem i przestrzenią. Umiejętności samokontroli zdobyte w wyniku pracy nad sobą pozwalają zarządzać własnymi uczuciami, chwilowymi pragnieniami, złymi nawykami. A samokontrola jest oznaką silnej, silnej woli. Rozwój umiejętności koncentracji pozwala osiągać lepsze wyniki w pracy, przy mniejszym wysiłku. W ten sposób zostaje uwolniony czas na doskonalenie intelektualne i duchowe. Czy nie taki jest sens ludzkiego życia?

Umiejętności samodyscypliny nie nabywa się z dnia na dzień. Co więcej, możesz je rozwijać w sobie tylko poprzez nieustanny trening siły woli. To samo dotyczy systemu zarządzania czasem. Każdy, kto chce osiągnąć w życiu sukces, jest po prostu zobowiązany do ostrożnego traktowania czasu.

7 najpopularniejszych technik zarządzania czasem

„Gdybym miał 9 godzin na ścięcie sosny, spędziłbym 6 godzin ostrząc siekierę”.

Abraham Lincoln

Istnieje wiele technik efektywnego wykorzystania czasu. Zwracamy uwagę na najpopularniejsze techniki, bez których nie może się obejść żaden system zarządzania czasem.

Matryca Eisenhowera

Technika otrzymała swoją nazwę na cześć prezydenta USA D. Eisenhowera, który podzielił wszystkie stojące przed nim zadania na 4 kategorie, kierując się ich pilnością i wagą.

Na tej podstawie przypadki zostały uporządkowane w komórkach najprostszej macierzy w następujący sposób:

• Kategoria A - pilna i ważna, którą należy natychmiast rozwiązać;
• Kategoria B - ich decyzję można odłożyć na pewien czas, ale nie warto z nimi zwlekać;
• Kategoria B - zadania, których wykonanie można zlecić podmiotom trzecim;
• Kategoria D – rzeczy, które lepiej od razu wyrzucić do kosza, bo nie są warte czasu i wysiłku.

Według ekspertów błędem większości ludzi jest niewłaściwe ustalanie priorytetów. Chętniej podejmują się zadań z dwóch ostatnich kategorii, bo te rzeczy są o wiele łatwiejsze. Szybkie wyniki przyczyniają się do rozwoju nieprawidłowej oceny efektywności osobistej. Okazuje się, że mężczyzna wydaje wysiłek na drugorzędne czynności pozostawienie tego, co naprawdę się liczy.

Technika pomiaru czasu

Ewidencja czasu pracy pracowników w celu poprawy dyscypliny pracy stosowana jest od kilkunastu lat. Programy automatyzacji i księgowe rejestrują terminowość przyjazdu i wyjazdu, długość dnia pracy pracownika. Ale nowoczesna technologia poszła jeszcze dalej. Dziś możesz nie tylko dowiedzieć się, czy dana osoba jest obecna w miejscu pracy, ale także sprawdzić, co robi.

Do tej pory opracowano setki takich systemów sterowania. Programy potrafią automatycznie rejestrować: nieobecność z powodu choroby, wyjazdy służbowe, urlopy, czas wolny, pracę na elastycznym grafiku. System uwzględnia czas trwania przerwy obiadowej, przedwczesne wyjście lub spóźnienie, nieobecność.

Mimo całej swojej perfekcji moduły śledzenia czasu zapewniają jedynie powierzchowny pomiar czasu, podczas gdy oprogramowanie szpiegujące, takie jak „Maxapt QuickEye”, pomaga śledzić pracę komputera. Z ich pomocą kierownik natychmiast zrozumie, że Maria Iwanowna z działu księgowości nie pracuje nad raportem, ale komunikuje się na stronie internetowej Odnoklassniki. Oczywiście, nawet przy pomocy takich programów nie będzie można skompilować czasu z minuty na minutę, biorąc pod uwagę przerwy na dym, herbatę, serdeczną pogawędkę i inne „śmieciowe czasy”, ale najczęściej nie ma takiej potrzeby dla tego.

Metoda Pareto

Prawo Vilfredo Pareto stanowi: „20% twoich wysiłków zapewnia 80% wyniku, a pozostałe 80% przyniesie tylko 20% wyniku.” Można to zinterpretować inaczej: „20% pracowników przynosi firmie 80% zysków”. Mówiąc najprościej, tylko 1/5 zespołu pracuje efektywnie. Wydajność zdecydowanej większości pracowników jest bardzo niska. Ich praca jest tylko imitacją przemocy. Jeśli skierujesz tę energię we właściwym kierunku, ogólna wydajność znacznie wzrośnie.

Metoda Pareto polega na wyodrębnieniu z całej masy 20% głównych przypadków i skupieniu się na nich. Decyzja o tym, co uważa się za ważne, a co za drugorzędne, będzie każdorazowo indywidualna. Przypadki można kategoryzować za pomocą macierzy Eisenhowera lub metody analizy ABC, która jest najczęściej stosowana w połączeniu z metodą Pareto. Analiza ABC to najprostszy sposób na uszeregowanie spraw według ich aktualnego znaczenia.

ABC - analiza

Ta metoda jest uważana za najbardziej produktywny i wizualny sposób sortowania spraw. Pozwala pozbyć się wszystkiego, co zbędne, skupić się na osiągnięciu głównych celów. Zgodnie z tą metodą wszystkie przypadki są podzielone na kategorie:

• Grupa A ma najwyższy priorytet, są to ważne i pilne sprawy. Takie problemy należy jak najszybciej rozwiązać. Wkład tych spraw w osiągnięcie ostatecznego celu wynosi 65%, choć ich ukończenie zajmie tylko 15% czasu. Oznacza to, że ponad połowa wszystkich prac zostanie wykonana w możliwie najkrótszym czasie.
• Grupa B obejmuje sprawy, które nie są pilne, ale niezbędne do realizacji. Rozwiązanie takich zadań można powierzyć osobom trzecim. Ważna jest kontrola czasu ich wykonania, ponieważ sprawy z grupy B mają tendencję do przechodzenia do kategorii A w przypadku naruszenia terminów.
• Grupa C - zadania potocznie nazywane „rutynami biurowymi”. To na nich przeznacza się lwią część czasu pracy personelu i kierownika. Chociaż osoba o niskich kwalifikacjach bez problemu poradzi sobie z raportowaniem, zakupem artykułów papierniczych i innymi rutynowymi pracami.

Samodzielna organizacja czasu pracy

Samozarządzanie jest prawdopodobnie najskuteczniejszą ze wszystkich taktyk zarządzania czasem. Ma zastosowanie zarówno do pojedynczego podmiotu, jak i do zbiorowości jako całości. Aby pracownik pracował wydajnie, pozwala na to system materialnych zachęt i kar. W kategoriach laika, grzywny lub premie dobrze stymulować jednostkę do wykonywania powierzonego mu zadania. Należy zauważyć, że sam pracownik powinien być również zainteresowany właściwą organizacją procesu pracy.

Najważniejszym celem samozarządzania jest maksymalne wykorzystanie potencjału każdej osoby w pracy, kreatywności i życiu osobistym. Korzystanie z tej metody zapewnia następujące korzyści:

• Skrócenie czasu i wysiłku na wykonanie zadań roboczych;
• Zwiększona produktywność;
• Powody stresu, pracy w nagłych wypadkach, pośpiechu są eliminowane;
• wzrasta moralna satysfakcja z pracy;
• Kwalifikacje rosną, pojawia się bodziec do rozwoju osobistego.

Samozarządzanie zaczyna się od analizy stylu pracy, która obejmuje pełną inwentaryzację czasu. Pozwala zidentyfikować mocne i słabe strony organizacji procesu pracy, dostosować je we właściwym kierunku. Opis wszystkich czynności obejmuje:

1. Główne zadania w pracy;
2. „Zakłócenia” lub wymuszone przerwy, tzw. „czas śmieciowy”.

Przyczyną marnowania czasu mogą być czynniki osobiste, takie jak dezorganizacja, zaniedbanie obowiązków w pracy, brak samodyscypliny, chęć zrobienia wszystkiego szybko, w pośpiechu. Jednak nadmierna gorliwość, chęć podjęcia wszystkich spraw na raz, również rzadko daje pozytywny wynik.

Znany amerykański trener biznesu, Dan Kennedy, uważa, że ​​rozmowy telefoniczne, nieplanowani goście, przeciągające się spotkania to najbardziej złośliwe marnowanie czasu dla lidera. Jeśli to możliwe, należy je wyeliminować lub zminimalizować.

Metoda Pomodoro

Ta taktyczna technika o zabawnej nazwie została wymyślona w latach 80. ubiegłego wieku przez Włocha Francesco Cirillo. Będąc jednym z zapóźnionych uczniów, młody człowiek postanowił rozpocząć pracę nad sobą, aby poprawić wyniki w nauce. Po przeprowadzeniu szczegółowego „debriefingu” zdał sobie sprawę, że nie może skoncentrować się na studiach, rozpraszając się wieloma drobiazgami. Następnie Francesco przyniósł z kuchni minutnik w postaci pomidora, postawił go przed sobą i odmierzył czas zajęć.

Praktycznie okazało się, że był w stanie studiować naukę w skupieniu przez 25 minut. W tym okresie uczeń nigdy nie był odrywany od książki. Następnie zdecydowano łam cały czas przeznaczony na zajęcia na bloki. Półgodzinna przerwa obejmowała czas maksymalnego skupienia – 25 minut, a także czas odpoczynku, który przeznaczony jest właśnie na te bardzo drobiazgi. Metoda „pomodoro” stała się dziś powszechna ze względu na swoją prostotę, dostępność i skuteczność.

Jeśli ciągle nie masz wystarczająco dużo czasu, najprawdopodobniej po prostu marnujesz go irracjonalnie i nie zwracasz należytej uwagi na jego planowanie. Naucz się prawidłowo zarządzać swoim czasem za pomocą specjalistycznych programów komputerowych i usług online.

Tempo rozwoju współczesnego świata na przestrzeni ostatnich stu lat nabiera przyśpieszenia... W związku z tym przyspiesza rytm życia zwykłego człowieka. Wielu z nas pracuje przez większość dnia, potem biega do domu, jakoś radzi sobie z codziennymi obowiązkami domowymi i kładzie się spać, aby następnego dnia móc robić to od nowa…

Dobrze też, jeśli w weekendy uda Ci się przeznaczyć chociaż trochę czasu na swoje ulubione hobby lub po prostu dobry odpoczynek. Wielu z nas też tego nie robi, bo weekend poświęcony jest rozwiązywaniu codziennych spraw. Oznacza to, że jesteśmy świadkami całkowitego braku czasu!

Jeśli jednak spojrzysz z drugiej strony i przeanalizujesz przynajmniej kilka swoich dni tygodnia (lub lepszych tygodni), okazuje się, że większość czasu spędzamy nie na zadaniach szefa, nie w drodze z pracy/do pracy, a nawet nie o prace domowe, ale o różne, bezsensowne w swej istocie, czyny!

Bezużyteczne rozmowy w „palarni”, przeglądanie portali społecznościowych czy po prostu bezcelowe siedzenie w bezruchu – to wszystko, co zabiera nam nasz cenny czas, który moglibyśmy przeznaczyć dla dobra biznesu lub naszego ciała!

Jeśli ciągle odczuwasz brak czasu i poważnie postanowiłeś coś z tym zrobić, proponuję nauczyć się racjonalnego zarządzania czasem przy użyciu nowoczesnej technologii komputerowej!

Trochę o teorii zarządzania czasem

Historia krajowego zarządzania czasem zaczyna się w latach 20. ubiegłego wieku, kiedy w warunkach nowej polityki gospodarczej pojawiła się koncepcja „naukowej organizacji pracy” (SOT). Jego głównym celem była optymalizacja dnia pracy pracowników z maksymalnymi korzyściami dla produkcji i minimalnym stresem dla człowieka.

Przez cały okres rozwoju NOT wypracowano wiele różnych schematów i zasad, jednak niemal wszystkie sprowadzają się do tego, że wszystkie przypadki i czas poświęcony na ich wdrożenie muszą być starannie zaplanowane. Ogólny algorytm takiego planowania można przedstawić w postaci schematu krok po kroku:

Opierając się na tym schemacie, przed podjęciem jakiejkolwiek działalności, należy najpierw przeanalizować wszystkie możliwe sposoby jej pomyślnego zakończenia. Następnie zdefiniuj cele i rozbij cały proces realizacji planu na małe zadania. Dopiero po dokładnym zaplanowaniu wszystkiego i wybraniu najbardziej udanego algorytmu działań możesz rozpocząć pracę.

Ważnym punktem jest również ostateczna kontrola realizacji zadań. Dzięki kontroli możesz przeanalizować swoje koszty czasu i ewentualnie jeszcze bardziej zoptymalizować koszty pracy przy wykonywaniu podobnych prac w przyszłości.

Obecnie istnieje kilka metod zarządzania czasem. W rzeczywistości jednak wszystkie sprowadzają się do jednej z trzech głównych, różniących się zasadami podejścia: Matrycy Eisenhowera, techniki Timekeeping lub metody Pomodoro. Proponuję rozważyć każdą z metod i wybrać programy do ich realizacji.

Ta technika planowania ma swoją nazwę na cześć amerykańskiego prezydenta i słynnego dowódcy wojskowego Dwighta Eisenhowera, który był w stanie całkiem skutecznie zarządzać swoim czasem.

Matrix opiera się na zasadzie sformułowanej przez włoskiego socjologa Vilfredo Pareto z końca XIX wieku, że tylko 20% wszystkich wysiłków daje 80% rezultatu (znanej również jako zasada 20/80). Eisenhower nieznacznie zrewidował zasadę Pareto i uczynił ją bardziej utylitarną, sortując swoje zadania w zakresie takiego harmonogramu według ich pilności i ważności:

Macierz jest konwencjonalnym układem współrzędnych, w którym ważność spraw jest wyświetlana w poziomie, a ich pilność w pionie. Przecięcie tych dwóch osi dzieli płaszczyznę arkusza na 4 części, różniące się poziomem priorytetu:

1. Ważne i pilne sprawy. Ta kategoria obejmuje te zadania, które wymagają jak najszybszego rozwiązania i są ważne w Twojej dziedzinie działalności. Na przykład może to obejmować takie rzeczy jak dzwonienie do klientów, kończenie bieżących projektów itp.
2. Ważne, ale nie pilne sprawy. W tej sekcji będziesz mieć sprawy, które są ogólnie ważne dla Twojej pracy, ale ich wykonanie nie jest pilne. Na przykład może być regularnie powtarzający się lub planowany na najbliższą przyszłość.
3. Nie ważne, ale pilne sprawy. Tutaj możesz mieć sprawy drugorzędne, które praktycznie nie dotyczą Twojej pracy lub nie wpływają na jej wynik, ale wymagają naszej szybkiej reakcji. Na przykład musisz pogratulować koledze z okazji jego urodzin, spotkać ciotkę z Bobrujsk, która nagle przyjechała z wizytą, albo kupić chleb w drodze do domu.
4. Sprawy nieważne i niepilne. Najbardziej rozbudowany dział działań, które w żaden sposób nie wpływają na wyniki naszej pracy, nie są pilne, ale „pożerają” lwią część naszego czasu. To są bezsensowne rozmowy i niesystematyczne przeglądanie Internetu, bezużyteczne gry komputerowe i wiele rzeczy, które naprawdę chcemy robić, ale nie ma z nich sensu.

Tym samym, korzystając z zasady Brzytwy Ockhama, możesz wskazać tylko najważniejsze i pilne zadania, które przyniosą realne korzyści prowadzonemu przez Ciebie biznesowi. Resztę czynności, które nie są pilne i ważne, nauczysz się odpowiednio ograniczać w czasie, uzyskując więcej czasu do swojej dyspozycji na czynności produktywne.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z tej metody planowania, pomoże Ci w tym program o nazwie Chronometr:

Ten program nie wymaga instalacji, więc można go uruchomić z dowolnego nośnika, ale w niektórych systemach (np. Windows XP) nie może automatycznie utworzyć bazy danych. Jeśli napotkasz ten problem, po prostu utwórz pusty dokument tekstowy i zmień jego nazwę z rozszerzeniem zmienionym z txt na sqlite. Lub po prostu pobierz gotowy plik z naszej strony internetowej. Określ pobrany plik jako bazę danych programu i wszystko będzie działać.

Po uruchomieniu programu będziesz mógł utworzyć dla niego swoją pierwszą listę rzeczy do zrobienia i zadania. Należy pamiętać, że każde zadanie można oznaczyć jako ważne i/lub pilne, a także ustalić dla niego terminy. Jest to konieczne, aby Chronometr mógł automatycznie sortować wszystkie zadania w postaci macierzy Eisenhowera:

Jak widać, reprezentacja macierzy jest tutaj nieco inna od tego, co omówiliśmy powyżej, ale zasada jest taka sama. Po prostu zamieniłem osie współrzędnych. Patrząc na matrycę, możesz szybko ustalić priorytety i jak najszybciej załatwić ważne i pilne rzeczy, aby poradzić sobie z nieważnymi i niepilnymi :)

wyczucie czasu

Jeśli lubisz robić wszystko szczegółowo i konsekwentnie, być może odpowiednia będzie dla Ciebie technika zwana „Timekeeping”. Technika ta zyskała sławę w ZSRR w latach 70. dzięki książce D. Granina „This Strange Life”.

„Timekeeping” opiera się na zasadzie ustalania wszystkich czynności wykonywanych przez osobę w określonym czasie (optymalnie - dwa tygodnie). Na koniec każdego dnia należy na bieżąco analizować wykonaną pracę i identyfikować te czynności, które wymagają czasu, ale nie mają praktycznego zastosowania.

Pod koniec dwutygodniowej obserwacji wykonywana jest ogólna analiza. W rezultacie mamy dwie korzyści. Po pierwsze otrzymujemy kompletną informację o tym, na co spędzamy nasz czas, identyfikujemy jego głównych „pożeraczy” i widzimy, na czym możemy go zaoszczędzić. Po drugie, w okresie obserwacji uczymy się samodyscypliny i wyrabiamy właściwe wyczucie rytmu pracy.

Możesz nagrywać swoje działania w dowolny dogodny dla siebie sposób: na papierze, w dokumencie tekstowym na komputerze, w notatniku telefonu, a nawet za pomocą dyktafonu. Jeśli jednak masz dostęp do Internetu, najlepiej zrobić to za pomocą specjalnych usług, takich jak Time-Master.ru

Ta usługa jest rodzajem internetowego organizera, w którym możesz rejestrować dowolne z już wykonanych czynności i zadań, które nie zostały jeszcze wykonane.

Domyślnie otwarta jest zakładka „Dzień roboczy”, w której można wprowadzić wszystkie bieżące akcje (zgodnie z terminologią usługi – „Zdarzenia”) oraz zadania. Aby wejść, możesz skorzystać z zakładki „Harmonogram” (wszystkie dane wprowadza się za pomocą wyskakującego okienka jak na powyższym zrzucie ekranu) lub skorzystać z uproszczonego typu wprowadzania w zakładce „Dziennik”.

Oprócz bieżącego dnia możesz także planować cele na dłuższe okresy za pomocą zakładki Kalendarz (miesięczny lub tygodniowy). Wygodne jest kontrolowanie czynności wykonywanych za pomocą zakładek „Zadania” i „Dziennik”:

Usługa jest dość rozbudowana i funkcjonalna, więc jeśli zdecydujesz się z niej skorzystać, warto zapoznać się z prezentacją, która zostanie Ci pokazana po rejestracji. W przeciwnym razie ryzykujesz utratę możliwości korzystania z wielu przydatnych funkcji!

Metoda Pomodoro

Dla najbardziej niecierpliwych i tych, którzy nie mogą znieść żmudnego planowania, jest inna technologia zarządzania czasem - metoda Pomodoro (lub "pomodoro", używając oryginalnej terminologii)!

Metoda otrzymała swoją nazwę na cześć minutnika kuchennego w postaci warzyw o tej samej nazwie (są popularne w latach 80. w Europie i Ameryce). A wymyślił go Francesco Cirillo, wówczas student włoskiego uniwersytetu.

Istotą metody jest sformułowanie dla siebie aktualnego zadania („pomodoro”) i ustawienie timera na 25 minut. W tym czasie musisz mieć czas na wykonanie zadania. Po zrobieniu jednego "pomodoro" masz krótką przerwę 3 - 5 minut, a po zrobieniu 4 - długą 15 - 30 minut.

Metoda Pomodoro, pomimo całej swojej prostoty, pozwala osobie, która jej używa, na zachowanie maksymalnej samodyscypliny. W końcu 25 minut to niewiele, ale trzeba dotrzymać terminu :)

Ze względu na łatwość wdrożenia istnieje wiele programów i usług, które wykorzystują tę metodę do zarządzania czasem. Jednak większość z nich jest w języku angielskim. Jednak są też Rosjanie. Proponuję rozważyć niektóre z nich.

Pomodoro dla Windows

Na PC dostępny jest mały darmowy program o nazwie Toighty:

Jest to rozwój włoskich programistów, ale jest prawie całkowicie zrusyfikowany i dość łatwy w użyciu.

Po zainstalowaniu i uruchomieniu na tacy pojawi się mała ikona w postaci pomidora, którą można kliknąć lewym przyciskiem myszy, aby uruchomić stoper lub prawym przyciskiem myszy, aby uzyskać dostęp do menu kontekstowego z ustawieniami.

Przy okazji, o ustawieniach. W pierwszej zakładce możesz zmienić domyślne przedziały czasowe, a w drugiej polecam odznaczyć opcję „Ukryj okno automatycznie” i aktywować możliwość przeciągania okna timera („Zezwalaj na przeciąganie okna dookoła”). Teraz wszystko jest gotowe i możesz otworzyć główne okno i uruchomić sam timer:

Tomighty zostanie wyświetlony na górze wszystkich okien i powiadomi Cię o rozpoczęciu i zakończeniu zadania za pomocą dźwięków. Podczas pracy zegar będzie tykał. Jeśli cię to denerwuje, po prostu wyłącz tę opcję w ustawieniach na karcie „Dźwięki”.

Po ukończeniu jednego "pomodoro" program zaproponuje zrobienie sobie przerwy - zgódź się :) Odpocznij 5 minut i wróć do pracy. Gdy wykonasz 4 zadania, zrób długą półgodzinną przerwę, po czym zegar ponownie zacznie odliczać kolejne 4 „pomodoro”.

Pomodoro na Androida

Ze względu na mobilność systemu Android istnieje wiele różnych timerów. Po prostu przejdź do Google.Play i wpisz słowo „Pomodoro” w pasku wyszukiwania, aby to zweryfikować.

Niestety, ze względu na to, że mam na telefonie starą wersję Androida, mogłem przetestować tylko dwie aplikacje tego typu (i obie w języku angielskim). A najlepsze z nich nazwałbym Simple Pomodoro:

Po uruchomieniu aplikacji trafiamy na ekran z zegarem. Jeśli go dotkniesz, urządzenie przejdzie w tryb blokady, a na pełnym ekranie wyświetli się na nim 25-minutowe odliczanie. Jeśli naciśniesz przycisk „Wstecz”, możesz wyłączyć minutnik lub przełączyć go w tło, aby wykonać inne czynności.

Oprócz głównego ekranu z zegarem, Simple Pomodoro ma jeszcze dwa ekrany: harmonogram zadań (przesuń w prawo z domyślnego ekranu) oraz statystyki (przesuń w lewo). W trybie harmonogramu możesz nie tylko tworzyć zadania w aplikacji, ale także importować je z Kalendarza Google!

Podobnie jak wszystkie podobne programy, Simple Pomodoro posiada ustawienia, które są dostępne w menu na ekranie statystyk lub po naciśnięciu przycisku systemowego „Menu”:

W tych ustawieniach możesz zmienić interwały czasowe na wykonanie zadania i odpoczynek, ustawić dźwięki, opcje blokowania i inne parametry.

Pomodoro online

Jeśli Twoja praca jest połączona z komputerem i masz stały dostęp do Internetu, to rosyjskojęzyczna usługa Pomidorka będzie idealnym wyborem do zarządzania czasem pomidorów:

Ta usługa to nie tylko timer, który możesz włączyć, kiedy tylko chcesz, ale narzędzie zorientowane na zadania! Aby skorzystać z „Pomodoro” po rejestracji należy przejść do sekcji „Zadania” i ustawić dla siebie przynajmniej jeden cel, a następnie wysłać go do realizacji i przejść do sekcji „Czasomierz”:

Nowo utworzone zadanie powinno pojawić się na liście, a aby uruchomić jego stoper, wystarczy kliknąć przycisk „Odtwórz”. W trybie licznika czasu masz możliwość wstrzymania lub ukończenia bieżącego zadania przed terminem, czego wiele analogów nie ma. Możesz kontrolować swoje wyniki w sekcji „Statystyki”.

Jeśli chcesz zmienić domyślne interwały timera, możesz to zrobić, klikając link „Dostosuj Pomodoro” w lewym dolnym rogu strony.

Należy powiedzieć, że serwis Pomodoro jest dość młody i aktywnie się rozwija, dlatego może wkrótce pozyskać dodatkowe funkcje, które posiadają duże anglojęzyczne odpowiedniki (np. synchronizacja spraw z Kalendarzem Google czy import/eksport list zadań i Statystyka).

Jest więc całkiem możliwe, że dostaniemy do naszej dyspozycji godną rodzimą odpowiedź na „pomidory zagraniczne”, które będą całkowicie darmowe (przynajmniej tak twierdzi autor)!

wnioski

Chciałbym zakończyć nasz dzisiejszy artykuł jedną anegdotą:

Ilu psychologów potrzeba, żeby wymienić żarówkę?
- Wystarczy, że żarówka jest gotowa do wymiany!

Podobnie jest z zarządzaniem czasem. Jeśli poważnie zdecydujesz się zacząć organizować marnowanie własnego czasu, to nie ma znaczenia, jaką metodę lub program wybierzesz do tego - i tak odniesiesz sukces.

Jeśli jednak nie ma szczególnego pragnienia samodyscypliny, to bez względu na to, co wybierzesz, nie będzie to miało sensu. Dlatego zanim zaczniesz szukać cudownego programu do zarządzania czasem, zadaj sobie pytanie, czy jesteś gotowy na zmiany. Jeśli odpowiedź brzmi tak, to śmiało! Życzę Ci najbardziej racjonalnego i użytecznego sposobu na spędzenie całego czasu!

PS Dozwolone jest dowolne kopiowanie i cytowanie tego artykułu pod warunkiem wskazania otwartego aktywnego linku do źródła i zachowania autorstwa Rusłana Tertysznego.

Bez wątpienia praca w domu ma swoje zalety. Na przykład nie musisz dojeżdżać do pracy. Nie marnują cennego czasu w firmie na plotkowanie przy lodówce. Płacisz tylko za godziny, w których faktycznie pracują. A badania pokazują: niż pracownicy biurowi. Jednak do pomyślnego prowadzenia firmy może być potrzebne oprogramowanie do zarządzania czasem.

W końcu, pomimo wszystkich korzyści płynących z zatrudniania pracowników zdalnych, jeśli nie mieszkają oni w tym samym regionie co Ty, pomaganie im w efektywnym zarządzaniu czasem pracy może być trudne.

Tak więc pracownicy zdalni nie tracą czasu w drodze, ale jednocześnie chciałbyś mieć pewność, że wykonują swoją pracę wydajnie, a do tego potrzebujesz odpowiednich narzędzi do zarządzania. Oto najlepsiprogram zarządzania czasem 2018:

Program zarządzania czasem

W sztuce zarządzania czasem jest kilka ważnych aspektów i w tym artykule chcielibyśmy omówić je wszystkie. Ale zacznijmy od najbardziej oczywistego - śledzenia czasu.

1 lekarz czasu

Jeśli potrzebujesz programu do śledzenia godzin pracy zdalnych pracowników, to Lekarz czasu tylko to, czego potrzebujesz.

Dzięki Time Doctor możesz uzyskać szczegółowe raporty dotyczące tego, jak Twoi zdalni pracownicy wykorzystują swój czas pracy i jak bardzo są produktywni. Program ten uwzględnia zarówno czas pracy pracowników w ogóle, jak i czas spędzony nad konkretnym projektem, wykonaniem zadań, pracą z klientami.

Ponadto ten system zarządzania personelem obejmuje:monitorowanie aktywności w Internecie, śledzenie odwiedzanych stron, śledzenie GPS i wiele więcej.

Time Doctor ma wszystko, co powinien zawieraćprogram zarządzania czasem.

2 Mapa drogowa

10. Asany

asana - ideologicznie prosta aplikacja do zarządzania projektami. Jedną z najlepszych funkcji Asany jest możliwość dodawania zadań do listy lub kalendarza. Dzięki temu możesz zobaczyć w kalendarzu, kiedy i co musisz zrobić. Po zakończeniu pracy nad zadaniem możesz je kliknąć i oznaczyć jako ukończone.

Asana umożliwia również sortowanie zadań w kategorie, takie jak ukończone, zaległe, terminy i według projektu. Daje to kierownikowi możliwość podglądu bieżących postępów, a pracownikowi zdalnemu szybkie sortowanie tego, co już zostało zrobione i co należy zrobić.

Aplikacja wysyła również powiadomienie e-mail przed terminem wykonania zadania.

11. Pływak

Float to oprogramowanie do zarządzania projektami, które najlepiej nadaje się dla małych zespołów.

Float posiada wygodny harmonogram typu „kliknij i upuść”, który dzięki filtrom i funkcjom wyszukiwania w programie pomoże Ci zwizualizować aktualny nakład pracy zespołu, łatwo zarządzać zadaniami, szybko dokonywać aktualizacji i znaleźć potrzebnego pracownika.

W Float możesz także rozdzielać zadania między pracowników, dzielić je na etapy, grupować projekty i dodawać własne wyjaśnienia do zadań.

Float pomaga zarządzać zespołem i umożliwia tworzenie niestandardowych raportów, dzięki czemu masz pewność, że osiągasz swoje cele.

Aplikacje biurowe

Zapewne słyszałeś wyrażenie: „nie być gorszym od innych”. I choć zwykle odnosi się to do statusu społecznego, to samo można powiedzieć o sytuacji z pracownikami zdalnymi. Innymi słowy, wspaniale jest zobaczyć w aplikacji zwiększającej produktywność, kto co robi i kto prowadzi w wyścigu.

12.IDoneThis

IDoneThis - dość ciekawa aplikacja zwiększająca produktywność - w rzeczywistości jest to "pompowana" lista rzeczy do zrobienia. Dzięki IDoneThis możesz tworzyć listy zadań do wykonania dla pracowników zdalnych i obserwować, jak czerwone X (zadania zakończone niepowodzeniem) zmieniają się w zielone (zakończone).

IDoneTo wygodny sposób na śledzenie postępów pracy i sprawdzanie, jak radzą sobie pracownicy. Czasami najlepsze zarządzanie czasem To jest zdrowa, przyjazna rywalizacja.

13.Todoist

Todoist - to doskonała i koncepcyjnie prosta aplikacja do tworzenia listy rzeczy do zrobienia. Nie, naprawdę, możesz tam dodać swoje osobiste sprawy. Jak listy zakupów, filmy, które chcesz obejrzeć, planowanie podróży. Jednak aplikację można całkowicie przekonfigurować i używać tylko do zadań roboczych.

Na swoim koncie Todoist możesz dodawać zadania, oznaczać je, przypisywać terminy, sortować zadania według filtrów: przypisane Tobie, innym pracownikom, priorytet. Zobaczysz także zadania na dziś oraz te, które należy wykonać w ciągu najbliższych siedmiu dni.

Podstawowe funkcje Todoist są bezpłatne, ale jeśli chcesz zarządzać dużym zespołem, przejdź na płatny plan premium i korzystaj ze wszystkich funkcji.

Udostępnianie plików

Może wydawać się dziwne, że w artykule opisującym to, co najlepsze, uwzględniliśmy przechowywanie w chmurzeoprogramowanie do zarządzania czasem, ale istnieje bezpośrednie połączenie. Wyobraź sobie, ile czasu zmarnowałoby się, gdyby Twoi zdalni pracownicy nie mieli aplikacji do udostępniania plików? I, nie daj Boże, wszystkie pliki zostaną wysłane do Ciebie e-mailem?

Wiele z wymienionych aplikacji zawiera opcję udostępniania plików, ale możesz potrzebować kopii zapasowej lub korzystać z bardziej niezawodnych usług, takich jak Dropbox lub Dysk Google.

14. Dropbox

skrzynka wrzutowa - świetna pamięć w chmurze, której możesz używać do udostępniania plików. Usługa jest intuicyjna, a wielu pracowników zdalnych zna już jej działanie.

Aby uzyskać najlepszy stosunek jakości do ceny, użyj konta Dropbox Business z bezpiecznym dostępem do danych, synchronizacją i współpracą.

15. Dysk Google

Jeśli zarządzasz małym zespołem pracowników zdalnych, Dysk Google to doskonały wybór. Dzięki Dyskowi Google możesz udostępniać pliki, edytować je, współpracować, dodawać komentarze do dokumentów tekstowych i nie tylko.

Ponadto, jako dodatkowy środek bezpieczeństwa i kontroli, masz możliwość wyboru, kto ma prawo dostępu do określonych dokumentów.

Zarządzanie czasem
Jak wycisnąć 100% wydajności z 24 godzin?

Zarządzanie czasem to technika zarządzania czasem, która ma na celu zwiększenie efektywności jego wykorzystania. Początkowo nauka ta pojawiła się po to, by pomagać ludziom w pracy i biznesie. Ale z biegiem czasu korzyści płynące z zarządzania czasem stały się istotne w życiu codziennym. Przydatne wskazówki na ten temat, przeczytaj artykuły: i

Dlaczego i kto potrzebuje zarządzania czasem?

Najnowsze trendy w społeczeństwie nie przechodzą bez śladu – ich wpływ jest bezpośrednio związany z wolnym czasem każdego z nas. Na przestrzeni ostatnich dziesięcioleci życie ludzkie zmieniło się w taki sposób, że pojawiły się w nim nowe obowiązki i nowe pokusy.

Mówiąc o tym drugim, warto wspomnieć, że pokusa marnowania czasu jest pierwszą przeszkodą w zarządzaniu czasem. Wraz z pojawieniem się Internetu w życiu ludzi istnieje wiele okazji do „przemijania” czasu, innymi słowy, do nieefektywnego spędzania go. Tak samo było z telewizją kilka lat temu i tak dalej.
Czy to oznacza, że ​​zarządzanie czasem jest tylko dla tych, którzy spędzają czas na portalach społecznościowych lub oglądają telewizję? Oczywiście nie. Pracując 24 godziny na dobę można stracić dużo czasu, co na pierwszy rzut oka wydaje się przydatne. Niezbędne jest poprawne zbudowanie planów, aby z powodzeniem wykonać kilka zadań jednocześnie. Dlatego zarządzanie czasem przyda się absolutnie każdej osobie.

Konsekwencje braku zarządzania czasem

Do badania i rozwoju tego obszaru kierowane są siły kilku obszarów działalności: psychologów, menedżerów, biznesmenów i innych specjalistów w swojej dziedzinie. Dzięki temu już dziś możemy śmiało powiedzieć, że brak zarządzania czasem jest przyczyną następujących problemów:
⦁ Bezsenność
⦁ stres
⦁ Depresja
⦁ Utrata energii
⦁ Zmniejszona wydajność
Ta lista jest nieskończona. W końcu niewłaściwe zaplanowanie dnia uniemożliwia realizację planów, powoduje nadmierne zmęczenie, co pociąga za sobą stres, a następnie depresję. Jak sobie z tym poradzić? Porozmawiamy o tym poniżej.

Jak właściwie zaplanować swój czas?

Badania psychologów i menedżerów wykazały, że zbyt dużo wolnego czasu wpływa na człowieka tak samo źle, jak zbyt dużo pracy. Dlatego pierwszą zasadą zarządzania czasem jest proporcjonalny czas pracy, odpoczynku i snu. Najlepszy czas snu nie powinien być krótszy niż 7 i dłuższy niż 8 godzin.
Jeśli chodzi o pozostałe 16 godzin, które przeznaczone są na pracę i odpoczynek, ważne jest tutaj indywidualne podejście. Aby utrzymać produktywność na odpowiednim poziomie, nie możesz poświęcić całego pozostałego czasu na pracę. Ale czas odpoczynku powinien być minimalny, wystarczający do utrzymania tonu.

Musisz sam zaplanować swój dzień. Ważne jest, aby zrozumieć, że zarządzanie czasem nie polega na robieniu planów na dany dzień. To znacznie dłuższy i poważniejszy proces, na który składają się:
⦁ Analiza celów, tworzenie zadań na podstawie analizy
⦁ Ustalenie stopnia ważności każdego z zadań
⦁ Tworzenie planu
⦁ Wykonanie planu
⦁ Analiza wykonanej pracy
⦁ Formułowanie wniosków i dostosowywanie planu zgodnie z rzeczywistymi faktami

Formowanie zadań zgodnie z techniką „Drzewo celów”

W analizie i tworzeniu zadań pomoże technologia drzewa celów. Technika ta jest stosowana w różnych dziedzinach biznesu i życia codziennego. Dla jasności rysuje się go w dowolny dogodny sposób, zaczynając od najważniejszego celu.
Na przykład musisz stworzyć własny biznes. Na początkowym etapie potrzebujesz do tego 3 000 000 rubli (jest to oparte na analizie). Planujesz otrzymać te pieniądze na trzy sposoby: Twoje oszczędności + depozyty inwestorskie + dotacje od państwa. Tak więc twoje zadania na najbliższą przyszłość będą składać się z trzech gałęzi „drzewa”. Poniżej przedstawiono przykładową metodę konstruowania drzewa celów.

Aby zbudować takie wykresy, istnieje wiele programów, za pomocą których możesz narysować swoje drzewo celów dwoma kliknięciami.

Sporządzenie planu z wykorzystaniem metodyki ABC

Aby zaplanować swój czas, możesz skorzystać z notatnika lub notesu, programu gadżetowego lub usługi. Na podstawie skompilowanego drzewa celów musisz sporządzić szczegółowy plan działań i zadań, na podstawie którego z wyprzedzeniem planujesz swój czas. Na przykład znana jest już data obrony biznesplanu i konferencji. Dlatego możesz wstępnie ustawić to zadanie na wyznaczony dzień.
Jeśli chodzi o codzienne zadania: praca, prace domowe, spotkanie z rodziną, tutaj trzeba ułożyć harmonogram. Aby ułożyć odpowiedni plan na każdy dzień, zajmie to dużo czasu. Zacznij od planowania na najbliższe dni. Aby to zrobić, zapisz chaotyczną listę rzeczy do zrobienia z przybliżoną ilością czasu, jaką zajmie każda pozycja.

Następnie użyj systemu sortowania ABC. Jej metodologia jest prosta: wszystkie zadania należy podzielić na trzy grupy według ich ważności. Grupa A - zadania, które zajmą 20% czasu, ale przyniosą 80% rezultatu. Grupa B - zadania, które zajmą 30% czasu, ale przyniosą 15% rezultatu. I grupa C - rzeczy, które wymagają 50% czasu i przynoszą 5% wyniku.
Ta technika pomaga wizualnie zobaczyć, jak ważne są twoje sprawy i ile czasu jest współmierne do ich korzyści. Po posortowaniu planów za pomocą metodyki ABC, rozdziel swoje zadania na nadchodzące dni tak, aby każdego dnia trzeba było realizować plany z trzech grup jednocześnie. Odbywa się to, aby nie przeciążać jednego dnia zbyt dużą ilością pracy.
Rozróżniając pracę według złożoności i czasu trwania, będziesz w stanie osiągnąć najlepszą wydajność.

Analiza poprawności planu

Tworząc plan spraw na najbliższe dni zgodnie z zasadą ABC, kierujesz się intuicją i polegasz na logice. Ale najlepszy doradca w zarządzaniu czasem to fakt. Dlatego podczas realizacji opracowanego planu dostosuj czas, jaki faktycznie zajęła realizacja każdej pozycji. Rób notatki kilka razy, a następnie analizuj.
Podczas analizy nie zapomnij zrobić notatek o tym, co spowodowało twoje załamanie w ciągu dnia i co spowodowało przypływ. To niezwykle ważne, ponieważ żaden plan nie poprawi efektywności Twojego czasu, jeśli robisz to w stanie zmęczenia. Musisz także popracować nad stworzeniem wesołego nastroju.
Zauważysz, że Twój dzień składa się z dwóch rodzajów zadań: powtarzających się i jednorazowych. Pierwszą robisz codziennie, a drugą - tylko raz. Analizując już zrealizowane plany, spróbuj wydedukować idealną formułę na realizację pierwszego. Ponieważ te rzeczy są stale obecne w Twoim życiu, możesz zaplanować je na lata i opracować najskuteczniejszy system ich realizacji.

Zasada Pareto

Z Zasadą Pareto spotkałeś się już wcześniej, na etapie tworzenia planu. Jego istotą jest to, że 20% wysiłku przynosi 80% rezultatu. Planując dzień, tydzień, miesiąc, a nawet rok, weź pod uwagę to prawo. Analizuj swoje plany, porównuj ze sobą zadania i identyfikuj te najbardziej produktywne.

I odwrotnie, zastanów się dwa razy nad znaczeniem zadań, które zajmują 80% twojego czasu i przynoszą tylko 20% twoich wyników. Być może da się je porzucić lub znaleźć inny sposób ich rozwiązania.

Nieplanowane zadania i macierz Eisenhowera

Po chwili zauważysz, że nie zawsze udaje się zrealizować plan. Czasami może się zdarzyć coś nieprzewidywalnego, co zajmie trochę czasu. A ponieważ Twój dzień został zaplanowany, nie będziesz miał czasu na zrobienie czegoś z listy rzeczy do zrobienia.
Aby nieplanowane zadania przyniosły jak najmniej szkody w Twojej codziennej rutynie i wydajności, musisz określić stopień ważności nagłego zadania i czas, jaki będzie wymagał. Nie powinieneś tego robić, poświęcając czas na sen lub odpoczynek. Lepiej jest zrewidować listę rzeczy do zrobienia i przenieść element, który jest równoważny zadaniu, które powstało pod względem czasu, ale jest mniej ważne.
Aby znaleźć ten przedmiot, który możesz później przenieść, wykonaj macierz Eisenhowera. Jego zasada opiera się na dwóch przecinających się wektorach (oraz osiach X i Y). Oś y określa stopień pilności sprawy, a x - wagę. Rozłóż plany na tej płaszczyźnie i znajdź zarówno najmniej ważną, jak i najmniej pilną rzecz. Przenieś to na następny dzień.

Czas odpoczynku

Optymalny czas, który należy przeznaczyć na odpoczynek, nie powinien przekraczać 8 godzin. Oczywiście w warunkach współczesnego życia można zadzwonić do szczęśliwego człowieka, który ma możliwość spędzenia 8 godzin na wakacjach. A sen nie ma z tym nic wspólnego. To 8 godzin, które możesz spędzić na spotkaniach z rodziną, spacerach po parku, zwiedzaniu opery itp.

Planując swój dzień, ważne jest, aby być całkowicie szczerym wobec siebie i zadbać o swoje ciało. Na początku będziesz musiał poeksperymentować i odpocząć przez inny czas, a następnie zapisać wyniki i opisać swoje samopoczucie w ciągu dnia. Dzięki tej metodzie będziesz w stanie znaleźć jedyną odpowiednią dla siebie ilość czasu, która pozwoli Ci nie przepracować, ale jednocześnie nie zrelaksować się w stanie lenistwa.

Wniosek

Zwykłe tempo życia większości ludzi w pięciodniowym harmonogramie pracy nie jest prawidłowe. Jesteśmy przyzwyczajeni do spędzania soboty i niedzieli na rozrywce, czyli całe 48 godzin. Po ciężkim tygodniu pracy tak długa przerwa dla organizmu jest współmierna do gwałtownego spadku temperatury czy poziomu tlenu w powietrzu. A w dni powszednie często nie zostawia się nawet pół godziny na odpoczynek. Wszystko to negatywnie wpływa na organizm, samopoczucie i wydajność człowieka.
W związku z tym niezwykle ważne jest odpowiednie przydzielenie swojego czasu. W tym pomaga nauka zwana „Zarządzaniem czasem”.

Byłyby niczym więcej jak elementami spójnej teorii, gdyby nie zostały uzupełnione specjalnie opracowanymi ogólnymi narzędziami metodologicznymi i praktycznymi w ramach poszczególnych technik. Podążając za nimi, stosując je w swoim codziennym życiu, każdy będzie mógł zdobyć nie tylko przydatną wiedzę, ale także stworzyć własny system wyznaczania, oceny i realizacji celów strategicznych. Zebrane w tej lekcji zalecenia, wskazówki, triki, techniki, usługi i programy zarządzania czasem pochodzą z różnych źródeł, ale są uniwersalnymi narzędziami i są równie przydatne zarówno pod względem zarządzania czasem, jak i ogólnie rozwoju osobistego: samodyscyplina trening, charakter, stosunek do priorytetów i celów życiowych.

Porady czołowych ekspertów w dziedzinie zarządzania czasem

Jeśli zwrócisz się do kogoś o radę, to do osoby, która rozumie te sprawy. I nawet wtedy można w pełni zrozumieć system poglądów autora tylko czytając i rozumiejąc jego prace. Postawiliśmy sobie ambitne zadanie podkreślenia i krótkiego przedstawienia podstaw poszczególnych metod i technik.

Stephen Covey

S. Coveya można nazwać specjalistą w dziedzinie zarządzania czasem tylko z tym, że zarządzanie czasem jest dla niego elementem samodoskonalenia, co w kompleksie prowadzi człowieka do sukcesu. Ale w tym globalnym kierunku jest guru, więc poniżej znajduje się kilka zaleceń z części jego książki „”, poświęconej umiejętności 3 - ustalanie priorytetów.

1. Istota umiejętności: najpierw zrób to, co należy zrobić w pierwszej kolejności. Innymi słowy, nigdy nie powinieneś odkładać ważnych rzeczy na później, bez względu na to, jak trudne i nieprzyjemne mogą być. Pamiętaj, że każdy taki przypadek przybliża Cię do celu, więc spraw, aby Twoje uczucia pracowały na rezultat. Wszyscy, nawet ludzie odnoszący największe sukcesy, są zmuszeni robić to, co nie zawsze im się podoba. To jest nieuniknione.
2. Musisz „polegać na swoich wartościach, a nie na ulotnych impulsach i pragnieniach”. Dążenie do celu wymaga motywacji i wytrwałości, dlatego sam cel powinien być priorytetowy i ważny, bo nie można się oszukiwać.
3. Najlepsza rada zarządzania czasem według autora: „Organizuj i działaj w oparciu o priorytety”.
4. Termin „zarządzanie czasem” nie jest do końca poprawny. Musisz nauczyć się zarządzać nie czasem, ale sobą.
5. Postępuj zgodnie z zasadą równowagi P / PC (wynik / zasoby + środki). Równowaga oznacza, że ​​żaden z tych kierunków nie przeważa nad drugim. Mówiąc najprościej, cel powinien być współmierny do wysiłków włożonych w jego osiągnięcie. I odwrotnie: nie wkładaj wielkiego wysiłku w powodzenie w błahej firmie.
6. Użyj Matrycy Zarządzania Czasem, aby zidentyfikować naprawdę ważne rzeczy i skup się na nich, ponieważ od tego zależy osiągnięcie Twoich globalnych celów.
7. Szukaj możliwości i sposobów na ułatwienie życia osobistego i zawodowego. Spróbuj, aplikuj, wśród nich mogą być takie, które przyczynią się do pozytywnych zmian w Twoim życiu.

GTD autorstwa Davida Allena

Metoda D. Allena jest przydatna przede wszystkim ze względu na porady dotyczące fizycznej organizacji miejsca pracy, a także zalecenia dotyczące korzystania z różnych artykułów papierniczych i innych środków „uwolnienia” mózgu od zbędnych informacji. O tym, jakie powinno być miejsce pracy według autora GTD, . Przyjrzyjmy się jeszcze kilku rekomendacjom:

Prowadzenie szafy na dokumenty. Większości drobnych opóźnień czasowych można uniknąć dzięki szerokiemu stosowaniu niedrogich materiałów biurowych. Pracując z dużą liczbą projektów lub jednocześnie przychodzącymi informacjami, zorganizuj szafkę na akta. Aby to zrobić, możesz użyć zwykłych folderów, w których musisz umieścić całą dokumentację i inne materiały dotyczące projektu. Powinny być uruchamiane nawet w przypadkach, gdy jest tylko 1 dokument.

„43 foldery”. Prosta i skuteczna metoda organizowania spraw. Będziesz potrzebować 43 folderów: 12 na każdy miesiąc i 31 na każdy dzień. Ich funkcją jest przypominanie o wszelkich globalnych lub drobnych rzeczach zaplanowanych na każdy dzień. Załóżmy, że na początku maja w wyniku negocjacji zgodziłeś się pod koniec czerwca złożyć klientowi raport i zadzwonić do niego z tygodniowym wyprzedzeniem. W tym celu w folderze „Czerwiec” umieszczany jest dokument „przypominający” o zaplanowanym na ten miesiąc wydarzeniu. Ponadto zapisy o wezwaniu i dostarczeniu raportu są również umieszczane w folderach odpowiadających 20 i 27. Każdy dzień rozpoczynamy od zapoznania się z zawartością folderu. W przeciwieństwie do pamiętnika czy elektronicznego organizera są „ubezpieczone” na wypadek awarii, nie można ich zgubić ani zapomnieć.

4 rodzaje list rzeczy do zrobienia. D. Allen oferuje również ulepszony model. Istotą idei jest zróżnicowanie zadań, przydział obszarów priorytetowych oraz dogodna struktura. W sumie musisz utrzymywać 4 listy:

1. Następujące działania. Na tej liście zapisujesz rzeczy, które musisz zrobić w krótkim okresie. Musisz go edytować, codziennie dodając nowe wpisy.
2. Projektowanie. Te firmy, które składają się z wielu powiązanych działań podrzędnych, które wymagają więcej niż jednego działania do wykonania. Projekty muszą być monitorowane co tydzień, aby móc ocenić postępy w ich realizacji.
3. Odłożony. Ta lista przechowuje projekty, których wykonanie jest komuś delegowane lub wymaga wpływu czynników zewnętrznych. Muszą też być systematycznie sprawdzane (przynajmniej raz w tygodniu).
4. Może kiedyś. Z nazwy listy wynika, że ​​jest to lista rzeczy niepewnych na przyszłość (przebiegnij maraton lub załóż bloga).

Julia Morgenstern

J. Morgenstern rozpoczęła swoją karierę jako administrator i właśnie tam zdobyła niezbędne umiejętności planistyczne i organizacyjne. Dlatego uważa, że ​​zarządzanie czasem polega w dużej mierze na właściwej organizacji działań. Aby było to poprawne, oferuje następujące narzędzia:

1. Ocena. Powinieneś zacząć nie od jakichkolwiek metod, ale od oceny poświęconego czasu i swoich działań. Co powstrzymuje cię przed ustalaniem priorytetów? Przyczyn może być kilka: techniczne (rozproszenie w sieciach społecznościowych, poczta, wykonywanie połączeń w nieprzypisanym czasie), okoliczności zewnętrzne (napięte terminy, nierealistyczne harmonogramy, dodatkowe obowiązki), przeszkody psychologiczne (niechęć do czekania i związane z tym chroniczne opóźnienia, specjalnie stworzone warunki kryzysowe ).

2. Ramy czasowe. Według Julii 90% jej klientów, korzystając z list rzeczy do zrobienia, nie odnotowuje przy pozycjach czasu potrzebnego na ich wypełnienie. To błąd: dla każdego zadania należy ustalić ramy czasowe.

3. Technika 4D. Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz wykonać zadania, musisz wykonać jedną z następujących czynności:

• Usuń (usuń). „Jeśli czegoś nie warto robić teraz, to może nie warto robić później”. Dotyczy to przede wszystkim czynności niewykwalifikowanych. Unikaj takich rzeczy.
• Odłóż (opóźnienie). Użyj sortowania: zadania o niższym priorytecie można odłożyć, uwalniając czas na ważniejsze.
• Delegat (delegat). Do wykonania niektórych zadań możesz zaangażować innych: kolegów, przyjaciół, rodzinę.
• Zmniejsz (zmniejsz). W niektórych firmach wydajność znacznie się poprawiła, odkąd cotygodniowe jednogodzinne spotkania zostały zastąpione 15-minutowymi spotkaniami. Pozwoliło to „zabić dwie pieczenie na jednym ogniu”: zaoszczędzić czas na bezpośrednią pracę, a pracownikom stało się to łatwiejsze w krótszym czasie.

4. Priorytety. J. Morgenstern mówi o potrzebie wypracowania dużego „obrazu życia” – Twoich celów, planów globalnych. Składa się z 3 etapów. Po pierwsze: wybór „kategorii” – najważniejsze, co jest dla Ciebie ważne. Nie powinno być ich więcej niż sześć (na przykład „finanse”, „zdrowie”, „rodzina”). Po drugie: cele dla każdej „kategorii”. Na przykład pod względem finansowym może to być określona kwota na koncie bankowym w momencie przejścia na emeryturę. Po trzecie: 2-3 rodzaje działań, które prowadzą do celu (wynagrodzenie, dochód pasywny z inwestycji, lokata).

5. Technika PRZESTRZENI. Organizacja czasu i przestrzeń są takie same, dlatego autor proponuje specjalną technikę planowania PRZESTRZENI (z przestrzeni angielskiej):

• Sortuj - sortuj rzeczy i rzeczy wokół ciebie.
• Oczyść — wyczyść czas i przestrzeń ze wszystkiego, bez czego możesz sobie poradzić.
• Przydziel - przydziel miejsce na każdą rzecz i czas na każde zadanie.
• Konteneryzuj - zdefiniuj parametry każdej znaczącej aktywności.
• Wyrównaj — od czasu do czasu dokonuj ponownej oceny systemu.

„Zjedz żabę na śniadanie”

B. Tracy odnosi się do jakiejś nieprzyjemnej, ale ważnej sprawy jako „żaby”. Jest pewien, że nie da się tego odłożyć, bo w ten sposób myśli nadal będą do niego wracać, w dodatku opóźnienie tylko zaostrzy stres emocjonalny. Warto zacząć dzień od robienia tego biznesu – w ten sposób uwolnisz się od ciężaru konieczności i skupisz się na przyjemniejszych rzeczach.

„Stek ze słonia”

Zdarza się, że stajemy przed koniecznością rozwiązania jakiegoś globalnego problemu – złożonego, wieloetapowego projektu. I nie jest jasne, jak i co należy zrobić, zwłaszcza jeśli kolejność nie jest określona. W takim przypadku trzeba podzielić pracę na części i wykonać je osobno (mówiąc w przenośni, dużo trudniej zjeść całego słonia niż podzielić na steki). Umożliwi to nie tylko rozpoczęcie realizacji zadania, ale również przyczyni się do lepszego jego zrozumienia.

Naucz się mówić „nie”

Możesz dać się ponieść filmowi „Always Say Yes” z Jimem Carreyem w roli tytułowej, ale jeśli chodzi o zarządzanie czasem, jest on złym doradcą. Nie oznacza to wcale, że musisz unikać nowych możliwości, wręcz przeciwnie, ale błędem jest podejmować zbyt wiele, nawet w jednym obszarze. Prędzej czy później człowiek „wypala się”. Przypomnijmy raz jeszcze, że zarządzanie czasem jest potrzebne nie po to, aby mieć czas na więcej, ale po to, aby robić to, co jest potrzebne poprawnie.

Dąż do automatyzacji

Zawsze szukaj możliwości ułatwienia rutynowej pracy. Na przykład, jeśli pracujesz z pocztą e-mail i musisz stale sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą, skonfiguruj powiadomienia o nowych listach na smartfonie lub komputerze, korzystając ze specjalnych usług.

Rób podobne rzeczy z rzędu

Jeśli musisz zrobić 2-3 prawie identyczne rzeczy w ciągu dnia, zrób je po kolei. Mózg „przyzwyczaja się” do takich zadań i następnym razem radzi sobie z nimi szybciej, niż gdyby była między nimi przerwa.

Zegar biologiczny

W zarządzaniu czasem warto zwrócić uwagę nie tylko na czas jako jednostkę fizyczną. Zgodnie ze swoimi ustal godziny najbardziej aktywnych i najmniej aktywnych i zajmij się biznesem lub odpocznij, biorąc je pod uwagę. Być może będziesz musiał poświęcić tradycyjną filiżankę kawy natychmiast po przybyciu do pracy, ale spędzisz o wiele bardziej produktywny dzień.

7 usług i programów do planowania i zarządzania czasem

Google Keep

Google Keep to elektroniczny notatnik z możliwością tworzenia regularnych wpisów i list numerowanych, najprostszy program obsługujący wszystkie platformy mobilne, a także posiadający przeglądarkę i wersję offline. Ta usługa jest przydatna w tym sensie, że z każdego urządzenia, na którym jesteś zalogowany na swoje konto Google, możesz uzyskać dostęp do wszystkich dostępnych rekordów; ponadto możesz rozpocząć pracę nad dokumentem ze smartfona jeszcze w transporcie w drodze do pracy i kontynuować już w biurze z komputera.

Czas maniaka

Ten program, jak maniak, prześladuje Cię przez cały dzień. W dobrym tego słowa znaczeniu, oczywiście. Od momentu uruchomienia program zbiera informacje o otwartych aplikacjach i czasie spędzonym z nimi na pracy, które na koniec dnia pracy można wykorzystać do analizy czasu spędzonego na różnych czynnościach (procentowo i w czasie rzeczywistym). Te statystyki pokazują, ile dziennie pracowałeś w edytorze tekstu, ile w przeglądarce, jak bardzo rozpraszały Cię inne aplikacje. Jeśli przez określony czas nie wykonasz żadnych czynności na komputerze, a potem po niego wrócisz, Maniac Time spotka się z pytaniem, gdzie byłeś i dlaczego nie pracowałeś?

LiderZadanie

Ten program łączy kilka przydatnych funkcji jednocześnie - kalendarz, planer, organizer, menedżer plików. Szeroką funkcjonalność uzupełnia możliwość personalizacji (priorytetyzacji), możliwość wizualizacji prezentacji czy postępu projektów, synchronizacja danych pomiędzy urządzeniami na różnych platformach oraz z Outlookiem. Aby ocenić wszystkie zalety programu przed zakupem, programiści oferują 45 dni bezpłatnego użytkowania.

Microsoft Outlook

Wiele osób zna ten produkt jako klienta poczty e-mail, ale to tylko jedna z funkcji. W rzeczywistości Outlook zapewnia również możliwość pracy z kalendarzem i harmonogramem - dość wygodną i zrozumiałą dla wszystkich użytkowników pakietu Office. Przeczytaj o użyciu tego programu jako narzędzia do zarządzania czasem w artykule Gleba Arkhangelsky'ego http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Kolejna usługa z pakietu Microsoft Office, która od niedawna jest dystrybuowana bezpłatnie. Program nie jest czymś rewolucyjnym, choć oferuje dość mocny zestaw narzędzi: możliwość wyświetlania listy zadań w formie drzewa, dodawania plików audio i multimedialnych do zadań. Funkcjonalność - obsługa pisma ręcznego na tabletach.

Miniplan

To osobista usługa stworzona przez autorów Megaplanu, skutecznego narzędzia do planowania korporacyjnego. Jeden z najbardziej znanych i funkcjonalnych rosyjskich produktów. Więcej szczegółów na temat programu w krótka prezentacja.

Pamiętaj o mleku

Jeden z najbardziej znanych programów GTD. Oprócz listy rzeczy do zrobienia/planera, usługa ta wyposażona jest w szereg nowoczesnych rozwiązań technicznych mających na celu odciążenie pamięci. Wśród nich: ustawianie powiadomień e-mail i SMS o nadchodzących wydarzeniach, zarządzanie notatkami Evernote (które przy okazji można również wykorzystać do zarządzania czasem), praca z aplikacją w przypadku braku internetu, możliwość synchronizacji z kalendarzem Google(inne niezależne praktyczne narzędzie, wykonane przez analogię z dziennikiem).

I wreszcie główna rada, oparta na logice tematu szkolenia: nie można nauczyć się zarządzać czasem i jednocześnie nie cenić czasu swojego i innych. Planowanie powinno rozpocząć się od uświadomienia sobie, jak ważne jest to specjalnie dla Ciebie, jak jesteś gotowy na dyscyplinę i kontrolę. Bez tego jednorazowa lektura i próba zastosowania w swoim życiu indywidualnych zaleceń czy narzędzi nie da wymiernego efektu. Dlatego życzymy cierpliwości, wytrwałości i oczywiście wymiernych rezultatów. Powodzenia!

Sprawdź swoją wiedzę

Jeśli chcesz sprawdzić swoją wiedzę na temat tej lekcji, możesz przystąpić do krótkiego testu składającego się z kilku pytań. Tylko 1 opcja może być poprawna dla każdego pytania. Po wybraniu jednej z opcji system automatycznie przechodzi do następnego pytania. Na otrzymywane punkty wpływa poprawność odpowiedzi i czas spędzony na zdaniu. Należy pamiętać, że pytania są za każdym razem inne, a opcje są przetasowane.