Najbardziej efektywne sposoby zarządzania czasem. Zarządzanie czasem na tydzień: plan krok po kroku Tabela zarządzania czasem w planowaniu czasu

Zwracany Państwu artykuł nie będzie dotyczył podstaw zarządzania czasem, podziału zadań na podstawowe i drugorzędne, zasad organizacji czasu pracy itp. Dosyć już na ten temat napisano i nie mogę udzielić lepszej rady niż czytanie specjalistycznych książek na temat zarządzania czasem (przede wszystkim tych prezentowanych na tej stronie). Celem tego artykułu jest zapoznanie się z bardzo specyficznym systemem księgowości i zarządzania czasem, z którego sam korzystam.

Proponowany system rozliczania czasu i organizacji został opracowany w 2004 roku. Początek prowadzenia dziennika został ustanowiony w lutym 2004 roku i praktyka ta trwa do dziś. Stopniowo system ulegał pewnym zmianom, dopracowany i dostosowany do bieżących zadań. Do tej pory w końcu zyskała wystarczającą harmonię i siłę, abym mógł zaryzykować postawienie jej przed sądem publicznym. Mam nadzieję, że proponowany system przyda się osobom, które chcą zaprowadzić jakiś porządek w swoim życiu. Przynajmniej moje doświadczenie pozwala mi mieć taką nadzieję.

Dziennik jest przechowywany w zwykłym pliku Excel. Możliwości tego programu pozwalają nie tylko wygodnie planować dzień, ale także sortować zadania, prowadzić archiwum i śledzić spędzony czas.

REJESTRACJA CZASU

Mając wykres arkusza Excel w określony sposób, możesz łatwo i wygodnie uwzględnić porę dnia. W tym celu stosuje się następujący schemat:

Na rysunku każda godzina (górna linia wskazuje godziny) jest podzielona na 4 kolumny, co oznacza, że ​​dokładność pomiaru czasu wynosi 15 minut. Większa dokładność sprawia, że ​​księgowość jest niewygodna, a mniejsza dokładność pozwala na zbyt duże straty w księgowości.

Skrajna lewa kolumna przedstawia typowe czasochłonne wykresy (thn – czytanie, rbt – praca, doc – zarządzanie dokumentami, życie codzienne – rozwiązywanie codziennych problemów, lchn – czas osobisty, rzvl – rozrywka, dv – ruch, nchg – nic, strata czasu ).

W ciągu dnia przeszłe przedziały czasowe są zapełniane. Aby uprościć obliczenia, liczba „1” jest używana jako symbol zastępczy. Następnie, posługując się formułami Excela wprowadzonymi w odpowiednich kolumnach (wzory są zapisane w przykładowym pliku dołączonym do artykułu), automatycznie obliczy czas poświęcony na dany rodzaj aktywności.

Pod koniec dnia grafik wygląda tak:

Ten schemat, w razie potrzeby, pozwala przywrócić cały dzień (zaspałem, szybko spakowałem się, poszedłem do pracy, pracowałem, rozmawiałem z kolegą, pracowałem, jadłem, pracowałem, poszedłem na spotkanie, czekałem na spóźnionego partnera, odbyłem spotkanie robocze, wróciłem do biura, zgłosiłem się do szefa, poszedłem do domu, zjadłem obiad, poczytałem, obejrzałem film, szykowałem się do spania, czytałem przed pójściem spać, podsumowałem dzień, zasnąłem).

Jednak w praktyce rzadko jest to wymagane, więc większość dni pozostawia krótkie podsumowania spędzonego czasu. Wyglądają tak:

Takie zestawienia pozwalają trzeźwo ocenić, ile czasu poświęca się na dany rodzaj aktywności, a dodatkowo wyprowadzić średnią na podstawie wyników z tygodnia lub miesiąca. Ponadto, jeśli chcesz, możesz wyciągnąć wnioski o konieczności poświęcenia więcej lub mniej czasu na dany rodzaj aktywności.

PLANOWANIE

Zacznijmy od zwykłej listy zadań na dany dzień. W mojej wersji wygląda to tak (zakładka NEG, dzisiaj):
Jak widać, arkusz wykorzystuje 4 kolumny robocze: St - status; Vr - czas; pt - priorytet; oraz kolumnę na dzień i opis zadania.

Szczegółowe omówienie kolumny „Status” nastąpi poniżej. Myślę, że kolumna „Czas” nie wymaga wyjaśnień. Teraz skupimy się na rozważeniu kolumny „Priorytet”. Używa następujących znaków:

! - główne zadanie na tydzień

!! - część tygodniowego zadania do wykonania w bieżącym dniu; lub drugorzędne zadanie na tydzień

30 - zadania priorytetowe na konkretny dzień (zadania, dla których czas jest określony lub do ustalenia)

40 - Priorytetowe codzienne zadania

50 - mniej ważne codzienne zadania

60 - zadania do określenia wyników dnia

70 - podsumowanie dnia

80 - zadania do określenia wyników tygodnia

90 - podsumowanie wyników tygodnia

Znając tę ​​klasyfikację, dość łatwo jest zarówno rozdzielić zadania na dzień, jak i zaplanować je na tydzień. Plan tygodniowy w moim pliku wygląda tak:

Rzeczywisty plan tygodniowy można zobaczyć na dole strony. Bezpośrednio pod kolumną z oznaczeniem pierwszego i ostatniego dnia tygodnia zapisywane są zadania na tydzień. Po nim następuje oznaczenie każdego dnia, pod którym zapisywane są konkretne zadania na ten dzień.

Kolumny u góry strony to zadania dzienne i tygodniowe, które są po prostu kopiowane do odpowiedniego arkusza podczas tworzenia planu dnia.

Plan miesięczny jest opracowywany według następującego schematu:

ZNAK WYDAJNOŚCI

Wróćmy teraz do analizy kolumny „Status”. To właśnie ta kolumna pozwala ocenić efektywność Twoich dni. Kolumna „Stan” wskazuje, czy zaplanowane zadanie zostało wykonane, czy nie. Do wskazania statusu wykorzystywane są 3 możliwe znaki:

V - gotowe

B - częściowo spełnione lub niespełnione z przyczyn obiektywnych

N - niespełniony

W ciągu dnia, w miarę realizacji zadań, arkusz przyjmuje następującą postać:

Za pomocą funkcji "sortowanie" (pozycja menu - Dane) możesz automatycznie sortować zadania:

Przy takim sortowaniu (Status => Priorytet => Czas) wszystkie ukończone zadania znajdą się na górze listy. Nie możesz już zwracać na nie uwagi, skupiając się na pozostałych zadaniach.
W końcu, kiedy wszystkie kolumny są wypełnione, proponowany system pozwala na bezstronną i obiektywną ocenę efektywności wykorzystania czasu.

Lista zadań na koniec dnia wygląda tak:

Stosowanie różnych kolorów po sortowaniu pozwala wizualnie pokazać efektywność dnia.
W powyższym przykładzie z 13 zadań na dzień 9 9 zostało ukończonych, 3 nie zostało ukończonych, a 1 nie zostało ukończone z przyczyn obiektywnych. Biorąc pod uwagę, że punkty „B” liczone są jako 0,5/0,5, wyniki dnia wyglądają następująco: łącznie - 13; plus - 9,5; minus - 3,5. Dzień uważam za udany, jeśli więcej niż dwie trzecie ogólnej liczby zadań „plus”; połowa sukcesu - od połowy do dwóch trzecich całości; nieudana - jeśli jest więcej niż połowa "minusowych" zadań. Możliwe są inne proporcje, w zależności od tego, jak bardzo sobie radzisz.

Podobny system służy do oceny skuteczności tygodnia. W archiwum miniony tydzień wygląda tak:

Podobny system służy do oceny skuteczności miesięcy i lat. Miesiąc:

W ten sam sposób można podsumować wyniki roku, dekady itd., aż do podsumowania wyników całego życia :)

Możesz także przechowywać własną książkę telefoniczną w jednym pliku z arkuszami roboczymi i pomiarem czasu.
Szczególnie wygodne jest korzystanie z proponowanego systemu w obecności komputera kieszonkowego. W takim przypadku plik z arkuszami zadań i śledzeniem czasu będzie zawsze przy Tobie i będziesz mógł wprowadzać w nim zmiany w ciągu dnia.

Możesz po prostu wydrukować arkusze zadań i śledzenie czasu na drukarce. Zalecam pozostawienie pewnej liczby pustych kolumn, aby wpisywać do nich pojawiające się w ciągu dnia zadania.
Mam nadzieję, że powyższy system będzie dla Ciebie równie przydatny, jak pomógł mi zorganizować sobie życie. Powodzenia!

Aleksiej Fiodorow, grudzień 2004 Kontakt: [e-mail chroniony]. Redakcja - Gleb Archangielski,
Artykuł został napisany specjalnie dla serwisu. Adres dokumentu na stronie:
Dozwolone jest bez dodatkowej zgody autora publikowanie w bezpłatnych publikacjach internetowych, z zachowaniem integralności tekstu, w tym niniejszego ogłoszenia oraz działających hiperłączy. Publikacja w płatnych publikacjach internetowych i mediach papierowych wymaga uzgodnienia z autorem.

Pozdrowienia! Każdy wie, że termin „zarządzanie czasem” dosłownie tłumaczy się jako „zarządzanie czasem”. Ale to nie jest do końca poprawne - w końcu człowiek nadal nie wie, jak zarządzać czasem. Ale potrafimy efektywnie zarządzać swoimi sprawami (i nie tylko pracownikami) biorąc pod uwagę ograniczenia czasowe!

Produktywność jest tym, co oddziela ludzi sukcesu od wszystkich innych. Podczas swojego życia Nicholas Roerich namalował 7000 obrazów i 30 książek i podróżował po pół świata. A jak wydajesz swój niezastąpiony i najcenniejszy zasób?

Moim zdaniem zarządzanie czasem to zestaw trików i trików, dzięki którym łatwo oszukać własne lenistwo. Oferuję osobiście sprawdzone narzędzia do zarządzania czasem!

Nazwa jest z pewnością zabawna, ale metoda jest dość poważna. 🙂 Narzędzie Pomodoro jest potrzebne do uzyskania maksymalnej koncentracji. Moim zdaniem jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów na wykonanie każdej pracy w krótkim czasie.

O co chodzi?

• Jasno określ zadanie, nad którym będziesz pracować
• Ustaw minutnik (może w postaci pomidora) dokładnie na 25 minut
• Pracuj bez rozpraszania uwagi, aż do sygnału dźwiękowego
• Zrób sobie krótką przerwę 4-5 minut
• Przejdź do następnego 25-minutowego segmentu
• Po każdym szóstym etapie zrób sobie dłuższą przerwę na 15-20 minut

Narzędzie świetnie nadaje się do rozwiązania jednego zadania, na którym musisz się w pełni skoncentrować: napisania raportu, wykonania layoutu strony internetowej, przetłumaczenia tekstu z języka angielskiego.

Planowanie priorytetowe

Metoda oparta jest na macierzy Eisenhowera, o której mówię. Jest to ćwiartka czterech kwadratów o dwóch osiach. Poziomo matryca jest podzielona na „pilne” i „niepilne”, pionowo – na „ważne” i „nieważne”.

Każdemu zadaniu przypisywany jest priorytet na podstawie dwóch kryteriów (pilności i ważności). Mogą być tylko cztery opcje: A, B, C, D.

W jaki sposób metoda planowania priorytetów wykorzystuje macierz Eisenhowera?

1. Zapisz bieżące zadania w kolumnach A, B, C, D
2. Realizujemy zadania „A” (jeśli występują). Dobre planowanie sugeruje, że powinno być jak najmniej „pilnych i ważnych” przypadków. Zadania kategorii „A” mogą pojawiać się spontanicznie w ciągu dnia! Dlatego czas na nie należy zarezerwować z wyprzedzeniem.
3. Zadania z kwadratu „C” (pilne, ale nieważne) są delegowane na kogoś innego. Klasyczny przykład: szef firmy często deleguje osobistemu asystentowi takie zadania jak „odbieranie ubrań z pralni chemicznej”, „rezerwowanie stolika w restauracji” czy „rezerwowanie biletów lotniczych”
4. Zacznij wykonywać zadania z kwadrantu „B” (ważne, ale nie pilne). To są główne rzeczy, które zajmują najwięcej czasu i wysiłku.
5. Zadania z pola „D” (niepilne i nieważne) można wykonać po wszystkich innych lub całkowicie zignorować. Lub w skrajnych przypadkach używać jako krótkiej przerwy w ciągu dnia

Metoda Alps

Jedno z najprostszych i najbardziej wizualnych narzędzi do zarządzania czasem w planowaniu dnia pracy.

• Sporządzanie listy zadań
• Ustalajac priorytety
• Obliczamy czas na wykonanie każdego zadania i łączne zapotrzebowanie na czas
• Zmniejszamy całkowitą liczbę do 60% całego dnia
• Przekazujemy innym wszystko, co można delegować
• Na koniec dnia kontrolujemy realizację i przenosimy wszystkie zaległe należności na następny dzień

Metoda Schwaba

Prezes Bethlehem Steel Charles Schwab zapłacił konsultantowi Ivy Lee 25 000 dolarów za stworzenie tej metody planowania.

Jak stosować metodę Schwaba?

• Zapisz najważniejsze zadania
• Określ kolejność i ponumeruj je
• Pracujemy nad rozwiązywaniem problemów w określonej kolejności
• Po zakończeniu pracy nad jednym zadaniem sprawdzamy, czy pojawiły się nowe i czy priorytety przesunęły się na korzyść innych
• Dodawanie nowych spraw do listy z zachowaniem priorytetu
• Kontynuujemy pracę nad zadaniami, gdy ich ważność maleje.

Po przetestowaniu na sobie wielu metod i narzędzi do planowania zdałem sobie sprawę, że wszystko nie jest takie proste. Niektóre techniki nie działały dla mnie. Inni dawali niesamowite rezultaty, ale… nie od razu. Nawiasem mówiąc, Gleb Archangielski oferuje w swojej książce kilka narzędzi roboczych „Jazda w czasie. Jak zarządzać życiem i pracą.

• Wybierz swój harmonogram

Jeśli Twój dzień nie jest zbyt pracowity (lub nie lubisz gadżetów), idealnym rozwiązaniem jest zwykły papierowy notes. Jeśli stale pracujesz przy komputerze, wystarczy wygodny harmonogram w formie elektronicznej. Cóż, jeśli nie wyobrażasz sobie życia bez gadżetów, to najlepszymi asystentami są aplikacje na smartfony i tablety.

• Zaplanuj dzień naprzód

Następny dzień lepiej zaplanować na wieczór wcześniej, a nie rano w dniu „raportowania”. To samo można powiedzieć o planach na tydzień. Pożądane jest wykonanie ich w niedzielę wieczorem, a nie w poniedziałek.

• Weź pod uwagę siłę wyższą

Wcześniej uparcie popełniałem ten sam błąd: robiłem harmonogram, w którym wszystko szło jedno po drugim bez jednego „okna”. W ciągu tygodnia zdałem sobie sprawę, że ciągłe życie w terminie to pewna droga do nerwicy.

Po pierwsze, niektórych spraw nie dało się zmieścić w wyznaczonym przeze mnie czasie. Po drugie, w ciągu dnia pojawiły się nowe zadania, które nie zostały uwzględnione w harmonogramie. Po trzecie, kilka razy w tygodniu musiała wystąpić siła wyższa: przebicie koła, straszny korek w drodze na spotkanie, czy znajomy poprosił o pomoc w naprawie. Takie nieprzewidziane przypadki z reguły zajmują dużo czasu i zmuszają do radykalnej rewizji planów na dany dzień.

Wniosek: codziennie zostawiaj „okna” na działanie siły wyższej. Jeśli nie wydarzyło się nic „nieplanowanego”, czas można poświęcić na:

• Odpoczynek
• Etui z kategorii „na później”

Nawiasem mówiąc, od dawna chciałem opowiedzieć o tak przydatnym narzędziu, jak „czyny na później”. W notatniku planowania (lub elektronicznym terminarzu) wybierz osobną stronę.

Tam spisujemy wszystkie „niepilne” przypadki, do których ręce nigdy nie sięgają. Od razu dzielimy je na trzy kategorie: „do godziny”, „dwie lub trzy godziny” i „pół dnia”. Na przykład: „uporządkuj rachunki za media za ostatni rok”, „idź do dentysty na rutynową kontrolę”, „kup i wymień kran w kuchni”.

Gdy tylko nagle pojawi się okno w Twoim harmonogramie: otwórz listę rzeczy do zrobienia „na później” i wybierz coś, co pasuje do Twojego nastroju. W ciągu zaledwie sześciu miesięcy możesz bez wysiłku przerobić WSZYSTKO, co gromadziło się od lat!

Jakich narzędzi do zarządzania czasem używasz? Subskrybuj aktualizacje i udostępniaj linki do nowych postów znajomym w sieciach społecznościowych!

Jeśli ciągle nie masz wystarczająco dużo czasu, najprawdopodobniej po prostu marnujesz go irracjonalnie i nie zwracasz należytej uwagi na jego planowanie. Naucz się prawidłowo zarządzać swoim czasem za pomocą specjalistycznych programów komputerowych i usług online.

Tempo rozwoju współczesnego świata na przestrzeni ostatnich stu lat nabiera przyśpieszenia... W związku z tym przyspiesza rytm życia zwykłego człowieka. Wielu z nas pracuje przez większość dnia, potem biega do domu, jakoś radzi sobie z codziennymi obowiązkami domowymi i kładzie się spać, aby następnego dnia móc robić to od nowa…

Dobrze też, jeśli w weekendy uda Ci się przeznaczyć chociaż trochę czasu na swoje ulubione hobby lub po prostu dobry odpoczynek. Wielu z nas też tego nie robi, bo weekend poświęcony jest rozwiązywaniu codziennych spraw. Oznacza to, że jesteśmy świadkami całkowitego braku czasu!

Jeśli jednak spojrzysz z drugiej strony i przeanalizujesz przynajmniej kilka swoich dni tygodnia (lub lepszych tygodni), okazuje się, że większość czasu spędzamy nie na zadaniach szefa, nie w drodze z pracy/do pracy, a nawet nie o prace domowe, ale o różne, bezsensowne w swej istocie, czyny!

Bezużyteczne rozmowy w „palarni”, przeglądanie portali społecznościowych czy po prostu bezcelowe siedzenie w bezruchu – to wszystko, co zabiera nam nasz cenny czas, który moglibyśmy przeznaczyć dla dobra biznesu lub naszego ciała!

Jeśli ciągle odczuwasz brak czasu i poważnie postanowiłeś coś z tym zrobić, proponuję nauczyć się racjonalnego zarządzania czasem przy użyciu nowoczesnej technologii komputerowej!

Trochę o teorii zarządzania czasem

Historia krajowego zarządzania czasem zaczyna się w latach 20. ubiegłego wieku, kiedy w warunkach nowej polityki gospodarczej pojawiła się koncepcja „naukowej organizacji pracy” (SOT). Jego głównym celem była optymalizacja dnia pracy pracowników z maksymalnymi korzyściami dla produkcji i minimalnym stresem dla człowieka.

W trakcie rozwoju NOT powstało wiele różnych schematów i zasad, jednak prawie wszystkie sprowadzają się do tego, że wszystkie przypadki i czas poświęcony na ich wdrożenie muszą być starannie zaplanowane. Ogólny algorytm takiego planowania można przedstawić w postaci schematu krok po kroku:

Opierając się na tym schemacie, przed podjęciem jakiejkolwiek działalności, należy najpierw przeanalizować wszystkie możliwe sposoby jej pomyślnego zakończenia. Następnie zdefiniuj cele i rozbij cały proces realizacji planu na małe zadania. Dopiero po dokładnym zaplanowaniu wszystkiego i wybraniu najbardziej udanego algorytmu działań możesz rozpocząć pracę.

Ważnym punktem jest również ostateczna kontrola realizacji zadań. Dzięki kontroli możesz przeanalizować swoje koszty czasu i ewentualnie jeszcze bardziej zoptymalizować koszty pracy przy wykonywaniu podobnych prac w przyszłości.

Obecnie istnieje kilka metod zarządzania czasem. W rzeczywistości jednak wszystkie sprowadzają się do jednej z trzech głównych, różniących się zasadami podejścia: Matrycy Eisenhowera, techniki Timekeeping lub metody Pomodoro. Proponuję rozważyć każdą z metod i wybrać programy do ich realizacji.

Ta technika planowania ma swoją nazwę na cześć amerykańskiego prezydenta i słynnej postaci wojskowej Dwighta Eisenhowera, który był w stanie całkiem skutecznie zarządzać swoim czasem.

Matrix opiera się na zasadzie sformułowanej przez włoskiego socjologa Vilfredo Pareto z końca XIX wieku, że tylko 20% wszystkich wysiłków daje 80% rezultatu (znanej również jako zasada 20/80). Eisenhower nieznacznie zrewidował zasadę Pareto i uczynił ją bardziej utylitarną, sortując swoje zadania w zakresie takiego harmonogramu według ich pilności i ważności:

Macierz jest konwencjonalnym układem współrzędnych, w którym ważność spraw jest wyświetlana w poziomie, a ich pilność w pionie. Przecięcie tych dwóch osi dzieli płaszczyznę arkusza na 4 części, różniące się poziomem priorytetu:

1. Ważne i pilne sprawy. Ta kategoria obejmuje te zadania, które wymagają jak najszybszego rozwiązania i są ważne w Twojej dziedzinie działalności. Na przykład może to obejmować takie rzeczy jak dzwonienie do klientów, kończenie bieżących projektów itp.
2. Ważne, ale nie pilne sprawy. W tej sekcji będziesz mieć sprawy, które są ogólnie ważne dla Twojej pracy, ale ich wykonanie nie jest pilne. Na przykład może być regularnie powtarzający się lub planowany na najbliższą przyszłość.
3. Nieważne, ale pilne sprawy. Tutaj możesz mieć sprawy drugorzędne, które praktycznie nie dotyczą Twojej pracy lub nie wpływają na jej wynik, ale wymagają naszej szybkiej reakcji. Na przykład musisz pogratulować koledze z okazji jego urodzin, spotkać ciotkę z Bobrujsk, która nagle przyjechała z wizytą, albo kupić chleb w drodze do domu.
4. Sprawy nieważne i niepilne. Najbardziej rozbudowany dział działań, które w żaden sposób nie wpływają na wyniki naszej pracy, nie są pilne, ale „pożerają” lwią część naszego czasu. To są bezsensowne rozmowy i niesystematyczne przeglądanie Internetu, bezużyteczne gry komputerowe i wiele rzeczy, które naprawdę chcemy robić, ale nie ma z nich sensu.

Tym samym, korzystając z zasady Brzytwy Ockhama, możesz wskazać tylko najważniejsze i pilne zadania, które przyniosą realne korzyści prowadzonemu przez Ciebie biznesowi. Resztę czynności, które nie są pilne i ważne, nauczysz się odpowiednio ograniczać w czasie, zyskując więcej czasu do swojej dyspozycji na czynności produktywne.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z tej metody planowania, pomoże Ci w tym program o nazwie Chronometr:

Ten program nie wymaga instalacji, więc można go uruchomić z dowolnego nośnika, ale w niektórych systemach (np. Windows XP) nie może automatycznie utworzyć bazy danych. Jeśli napotkasz ten problem, po prostu utwórz pusty dokument tekstowy i zmień jego nazwę z rozszerzeniem zmienionym z txt na sqlite. Lub po prostu pobierz gotowy plik z naszej strony internetowej. Określ pobrany plik jako bazę danych programu i wszystko będzie działać.

Po uruchomieniu programu będziesz mógł utworzyć dla niego swoją pierwszą listę rzeczy do zrobienia i zadania. Należy pamiętać, że każde zadanie można oznaczyć jako ważne i/lub pilne, a także ustalić dla niego terminy. Jest to konieczne, aby Chronometr mógł automatycznie sortować wszystkie zadania w postaci macierzy Eisenhowera:

Jak widać, reprezentacja macierzy jest tutaj nieco inna od tego, co omówiliśmy powyżej, ale zasada jest taka sama. Po prostu zamieniłem osie współrzędnych. Patrząc na matrycę, możesz szybko ustalić priorytety i jak najszybciej załatwić ważne i pilne rzeczy, aby poradzić sobie z nieważnymi i niepilnymi :)

wyczucie czasu

Jeśli lubisz robić wszystko szczegółowo i konsekwentnie, być może odpowiednia będzie dla Ciebie technika zwana „Timekeeping”. Technika ta zyskała sławę w ZSRR w latach 70. dzięki książce D. Granina „This Strange Life”.

„Timekeeping” opiera się na zasadzie ustalania wszystkich czynności wykonywanych przez osobę w określonym czasie (optymalnie - dwa tygodnie). Na koniec każdego dnia należy na bieżąco analizować wykonaną pracę i identyfikować te czynności, które wymagają czasu, ale nie mają praktycznego zastosowania.

Pod koniec dwutygodniowej obserwacji wykonywana jest ogólna analiza. W rezultacie mamy dwie korzyści. Po pierwsze otrzymujemy kompletną informację o tym, na co spędzamy nasz czas, identyfikujemy jego głównych „pożeraczy” i widzimy, na czym możemy go zaoszczędzić. Po drugie, w okresie obserwacji uczymy się samodyscypliny i wyrabiamy właściwe wyczucie rytmu pracy.

Możesz nagrywać swoje działania w dowolny dogodny dla siebie sposób: na papierze, w dokumencie tekstowym na komputerze, w notatniku telefonu, a nawet za pomocą dyktafonu. Jeśli jednak masz dostęp do Internetu, najlepiej zrobić to za pomocą specjalnych usług, takich jak Time-Master.ru

Ta usługa jest rodzajem internetowego organizera, w którym możesz rejestrować dowolne z już wykonanych czynności i zadań, które nie zostały jeszcze wykonane.

Domyślnie otwarta jest zakładka „Dzień roboczy”, w której można wprowadzić wszystkie bieżące akcje (zgodnie z terminologią usługi – „Zdarzenia”) oraz zadania. Aby wejść, możesz skorzystać z zakładki „Harmonogram” (wszystkie dane wprowadza się za pomocą wyskakującego okienka jak na powyższym zrzucie ekranu) lub skorzystać z uproszczonego typu wprowadzania w zakładce „Dziennik”.

Oprócz bieżącego dnia możesz także planować cele na dłuższe okresy za pomocą zakładki Kalendarz (miesięczny lub tygodniowy). Wygodne jest kontrolowanie czynności wykonywanych za pomocą zakładek „Zadania” i „Dziennik”:

Usługa jest dość rozbudowana i funkcjonalna, więc jeśli zdecydujesz się z niej skorzystać, warto zapoznać się z prezentacją, która zostanie Ci pokazana po rejestracji. W przeciwnym razie ryzykujesz utratę możliwości korzystania z wielu przydatnych funkcji!

Metoda Pomodoro

Dla najbardziej niecierpliwych i tych, którzy nie mogą znieść żmudnego planowania, jest inna technologia zarządzania czasem - metoda Pomodoro (lub "pomodoro", używając oryginalnej terminologii)!

Metoda otrzymała swoją nazwę na cześć minutnika kuchennego w postaci warzyw o tej samej nazwie (są popularne w latach 80. w Europie i Ameryce). A wymyślił go Francesco Cirillo, wówczas student włoskiego uniwersytetu.

Istotą metody jest sformułowanie dla siebie aktualnego zadania („pomodoro”) i ustawienie timera na 25 minut. W tym czasie musisz mieć czas na wykonanie zadania. Po zrobieniu jednego "pomodoro" masz krótką przerwę 3 - 5 minut, a po zrobieniu 4 - długą 15 - 30 minut.

Metoda Pomodoro, pomimo całej swojej prostoty, pozwala osobie, która jej używa, na zachowanie maksymalnej samodyscypliny. W końcu 25 minut to niewiele, ale trzeba dotrzymać terminu :)

Ze względu na łatwość wdrożenia istnieje wiele programów i usług, które wykorzystują tę metodę do zarządzania czasem. Jednak większość z nich jest w języku angielskim. Jednak są też Rosjanie. Proponuję rozważyć niektóre z nich.

Pomodoro dla Windows

Na PC dostępny jest mały darmowy program o nazwie Toighty:

Jest to rozwój włoskich programistów, ale jest prawie całkowicie zrusyfikowany i dość łatwy w użyciu.

Po zainstalowaniu i uruchomieniu w zasobniku pojawia się mała ikona w postaci pomidora, którą można kliknąć lewym przyciskiem myszy, aby uruchomić stoper lub prawym przyciskiem myszy, aby uzyskać dostęp do menu kontekstowego z ustawieniami.

Przy okazji, o ustawieniach. W pierwszej zakładce możesz zmienić domyślne przedziały czasowe, a w drugiej polecam odznaczyć opcję „Ukryj okno automatycznie” i aktywować możliwość przeciągania okna timera („Zezwalaj na przeciąganie okna dookoła”). Teraz wszystko jest gotowe i możesz otworzyć główne okno i uruchomić sam timer:

Tomighty zostanie wyświetlony na górze wszystkich okien i powiadomi Cię o rozpoczęciu i zakończeniu zadania za pomocą dźwięków. Podczas pracy zegar będzie tykał. Jeśli cię to denerwuje, po prostu wyłącz tę opcję w ustawieniach na karcie „Dźwięki”.

Po ukończeniu jednego "pomodoro" program zaproponuje zrobienie sobie przerwy - zgódź się :) Odpocznij 5 minut i wróć do pracy. Gdy wykonasz 4 zadania, zrób długą półgodzinną przerwę, po czym zegar ponownie zacznie odliczać kolejne 4 „pomodoro”.

Pomodoro na Androida

Ze względu na mobilność systemu Android dostępne są dla niego przede wszystkim różne timery. Po prostu przejdź do Google.Play i wpisz słowo „Pomodoro” w pasku wyszukiwania, aby to zweryfikować.

Niestety, ze względu na to, że mam na telefonie starą wersję Androida, mogłem przetestować tylko dwie aplikacje tego typu (i obie w języku angielskim). A najlepsze z nich nazwałbym Simple Pomodoro:

Po uruchomieniu aplikacji trafiamy na ekran z zegarem. Jeśli go dotkniesz, urządzenie przejdzie w tryb blokady, a na pełnym ekranie wyświetli się na nim 25-minutowe odliczanie. Jeśli naciśniesz przycisk „Wstecz”, możesz wyłączyć minutnik lub przełączyć go w tło, aby wykonać inne czynności.

Oprócz ekranu głównego z zegarem Simple Pomodoro ma jeszcze dwa ekrany: harmonogram zadań (przesuń palcem w prawo z ekranu domyślnego) i statystyki (przesuń palcem w lewo). W trybie harmonogramu możesz nie tylko tworzyć zadania w aplikacji, ale także importować je z Kalendarza Google!

Podobnie jak wszystkie podobne programy, Simple Pomodoro posiada ustawienia, które są dostępne w menu na ekranie statystyk lub po naciśnięciu przycisku systemowego „Menu”:

W tych ustawieniach możesz zmienić interwały czasowe na wykonanie zadania i odpoczynek, ustawić dźwięki, opcje blokowania i inne parametry.

Pomodoro online

Jeśli Twoja praca jest połączona z komputerem i masz stały dostęp do Internetu, to rosyjskojęzyczna usługa Pomidorka będzie idealnym wyborem do zarządzania czasem pomidorów:

Ta usługa to nie tylko timer, który możesz włączyć, kiedy tylko chcesz, ale narzędzie zorientowane na zadania! Aby skorzystać z „Pomodoro” po rejestracji należy przejść do sekcji „Zadania” i ustawić dla siebie przynajmniej jeden cel, a następnie wysłać go do realizacji i przejść do sekcji „Czasomierz”:

Nowo utworzone zadanie powinno pojawić się na liście, a aby uruchomić jego stoper, wystarczy kliknąć przycisk „Odtwórz”. W trybie licznika czasu masz możliwość wstrzymania lub ukończenia bieżącego zadania przed terminem, czego wiele analogów nie ma. Możesz kontrolować swoje wyniki w sekcji „Statystyki”.

Jeśli chcesz zmienić domyślne interwały timera, możesz to zrobić, klikając link „Dostosuj Pomodoro” w lewym dolnym rogu strony.

Należy powiedzieć, że usługa Pomodoro jest dość młoda i aktywnie się rozwija, dlatego może wkrótce pozyskać dodatkowe funkcje, które posiadają duże anglojęzyczne odpowiedniki (np. synchronizacja zadań z Kalendarzem Google czy import/eksport list zadań i Statystyka).

Jest więc całkiem możliwe, że dostaniemy do naszej dyspozycji godną rodzimą odpowiedź na „pomidory zagraniczne”, które będą całkowicie darmowe (przynajmniej tak twierdzi autor)!

wnioski

Chciałbym zakończyć nasz dzisiejszy artykuł jedną anegdotą:

Ilu psychologów potrzeba, żeby wymienić żarówkę?
- Wystarczy, że żarówka jest gotowa do wymiany!

Podobnie jest z zarządzaniem czasem. Jeśli poważnie zdecydujesz się zacząć organizować marnowanie własnego czasu, to nie ma znaczenia, jaką metodę lub program wybierzesz do tego - i tak odniesiesz sukces.

Jeśli jednak nie ma szczególnego pragnienia samodyscypliny, to bez względu na to, co wybierzesz, nie będzie to miało sensu. Dlatego zanim zaczniesz szukać cudownego programu do zarządzania czasem, zadaj sobie pytanie, czy jesteś gotowy na zmiany. Jeśli odpowiedź brzmi tak, to śmiało! Życzę Ci najbardziej racjonalnego i użytecznego sposobu na spędzenie całego czasu!

PS Dozwolone jest dowolne kopiowanie i cytowanie tego artykułu pod warunkiem wskazania otwartego aktywnego linku do źródła i zachowania autorstwa Rusłana Tertysznego.

Zarządzanie czasem jest słusznie uważana za jedną z najważniejszych umiejętności współczesnego człowieka biznesu. Efektywnie zarządzając czasem zauważalnie zwiększamy produktywność osobistą, osiągamy wszystkie nasze cele i stajemy się prawdziwymi mistrzami naszego życia. Ten artykuł oferuje kilka sposobów pracy na zwiększenie produktywności za pomocą kompetentnych zarządzanie czasem . Przyjrzyjmy się więc im bardziej szczegółowo.

Istotą tej znanej metody zarządzania czasem jest podzielenie wszystkich nadchodzących zadań na 4 kategorie: A (najważniejsze i pilniejsze), B (istotne, ale niezbyt pilne), C (pilne, ale mniej ważne) i D (drobne i niepilne). Zarządzanie czasem według podobnego schematu wielokrotnie udowodnił swoją skuteczność, ale wymaga również pewnego doświadczenia.

Na początku możesz źle ocenić wagę/pilność niektórych spraw, dodając je od razu do sekcji A lub B. W ten sposób możesz przeciążyć te kategorie w porównaniu z resztą. Jednak kiedy już to opanujesz i opanujesz to, zaczniesz szybko i dokładnie ustalać priorytety oraz zauważalnie zwiększysz swoją osobistą produktywność i wydajność.

• Mapy myśli (mapy myśli)

Jest to uniwersalna metoda przetwarzania i strukturyzowania informacji, która świetnie sprawdza się również w przypadku zarządzanie czasem . Opiera się na diagramie drzewa, który może zawierać zadania, cele, pomysły, zasoby lub dowolne inne dane. Uważa się, że jego struktura jest znacznie bardziej wydajna i czytelna niż tradycyjne spisy liniowe, tabele czy plany.

Mapy myśli to potężne narzędzie do planowania, które pomaga łatwo i szybko opracowywać plany na tydzień, miesiąc, rok lub dowolny inny okres. Ponadto metoda ta nadaje się do przygotowania dowolnych projektów na dużą skalę (na przykład biznesplanów), pozwalając szczegółowo opisać wszystkie ważne szczegóły i ich wzajemne relacje. Mapy myśli to bardzo prosta metoda. zarządzanie czasem , można je zestawiać zarówno na zwykłej kartce papieru, jak iw postaci cyfrowej, korzystając ze specjalistycznych serwisów internetowych.

Ten system zarządzania czasem to piramida składająca się z 6 kolejnych stopni. Na jej szczycie znajduje się plan na dzień (musi być sporządzony codziennie), poniżej plan krótkoterminowy na tydzień/miesiąc, potem plan długoterminowy na rok lub kilka lat. Trzy podstawowe kroki piramidy to planowanie na dużą skalę, które obejmuje główny plan osiągnięcia obecnego celu, globalnego celu życia i kluczowych wartości życiowych. Piramida Franklina to nie tylko metoda zarządzania czasem, ale także wykonywanie głębszych i poważniejszych zadań, pomagając ukształtować życiowe wytyczne człowieka.

• Wykres Gantta

Wykres Gantta - sposób zarządzanie czasem , zaimplementowana w formie tabeli, której poziome rzędy wyświetlają określone przedziały czasu, a pionowe - listę bieżących zadań lub zdarzeń. Diagram pokazuje, jaki okres czasu zostanie przeznaczony na konkretny projekt. Dzięki temu będziesz mógł sporządzić dokładny i szczegółowy harmonogram realizacji dowolnych prac, skutecznie podzielić nawet najbardziej ambitne zadanie na jego składowe etapy oraz kontrolować terminy ich realizacji.

KickIdler

To innowacyjna usługa, która daje szerokie możliwości śledzenia czasu pracy – zarówno własnego, jak i produktywności innych osób (np. pracowników firmy). KickIdler zapewnia całkowicie nowe podejście do zarządzanie czasem z wykorzystaniem zaawansowanych technologii. System dokonuje kompleksowej analizy danych otrzymanych z komputera i generuje szczegółowe raporty dotyczące produktywności. Korzystając z KickIdler, możesz skutecznie i szybko kontrolować, ile czasu Ty i Twoi podwładni spędziliście na różnych zadaniach biznesowych, a ile czasu na sprawy osobiste. Ta metoda zarządzanie czasem ma szeroki zakres zastosowań, jest odpowiedni dla każdej firmy (małej lub dużej), dla instytucji edukacyjnych, a nawet do sterowania komputerem domowym.

Jak widać, istnieją obecnie bardzo różnorodne techniki zarządzania czasem, stosując je razem, będziesz w stanie osiągnąć najlepsze rezultaty. Eksperci zalecają przetestowanie każdego ćwiczenia w praktyce, a następnie wybranie spośród nich tego (lub tych), które są dla Ciebie idealne.

Na proces przygotowania wydarzenia składają się dziesiątki zadań, telefonów, wyjazdów i spotkań. Aby zrobić wszystko, musisz kontrolować czas i odpowiednio go rozdzielać, umieć ustalać priorytety zadań i nie rozpraszać się mniej ważnymi rzeczami. Pomoże to nie tylko znajomości podstawowych technik zarządzania czasem, ale także specjalnych programów stworzonych do efektywnej kontroli i planowania czasu. .|

Oferujemy do wyboru 10 wygodnych programów, dzięki którym możesz lepiej organizować i kontrolować realizację codziennych zadań.

1. Planista CZASU

10. Plan dnia

Program dzienny to aplikacja na urządzenia z systemem iOS dostępna w App Store za 1,99 USD. Program jest przeznaczony do zbierania spotkań, wydarzeń i działań z różnych kalendarzy i innych podobnych programów na jednej liście. Zgodnie z planem twórców, taka synchronizacja pomoże nie rozpraszać się przeglądaniem notatek i nie martwić się możliwością przypadkowego pominięcia ważnego wydarzenia w codziennej rutynie.