Тайм драйв архангельський грунт скачати epub. Конспект книги: Гліб Архангельський - Тайм-Драйв

Тайм-менеджмент - це не тільки щоденники, плани та терміни. Це технологія, що дозволяє використовувати непоправний час вашого життя відповідно до ваших цілей та цінностей.
Побудова власної системи тайм-менеджменту (ТМ)
Крок 1. Відпочинок
Відпочивати протягом дня потрібно ритмічно, п'ять хвилин на годину. Чим сильнішим буде перемикання під час п'ятихвилинки, тим краще ви відпочинете і відновите сили.
Володимир Маяковський висловив принцип максимального перемикання у простому гасла: «Товаришу, запам'ятай правило просте: працюєш сидячи - відпочивай стоячи!»
Лінь - це далеко не завжди погано. Найчастіше це нормальна захисна реакція нашого організму. творчої лінощі прості.
Якщо вже лінуватися, то на 100 відсотків, не намагаючись робити в цей час щось ще, думати, вирішувати проблеми тощо. Чиста лінь - це чисте відчуття повноти буття та загальної гармонії світобудови.
Свідомо приймати рішення: «Хочу лінуватися - і це робитиму». Без вагань та докорів совісті.
Перед творчою лінню завантажувати мозок інформацією з важливої для вас творчої проблеми. Але не думати про проблему під час самої лінощів!
При дотриманні цих правил творча лінь стане невичерпним джерелом нових ідей і рішень. А також - прекрасним ом та відновленням сил.
Ефективність сну суттєво підвищують стабільний час відходу до сну та пробудження. Ваш організм звикає до певного часу, заснути та прокинутися стає легше. Бажано також добре провітрити приміщення і не їсти за кілька годин до сну.
Що робити, коли на роботі хилить у сон? Якщо не можете собі дозволити повноцінний денний сон, то є альтернативи:
Невеликий післяобідній сон в автомобілі, якщо у вас є. Не пошкодуйте на це 20-30 хвилин, вони окупляться набагато вищою післяобідньою працездатністю;
«мікросон» 10-15 хвилин прямо на робочому місці або десь ще: у переговорній, у кріслі в дальньому кутку тощо. Щоб відключитися від зовнішніх перешкод, можна вдягнути навушники з улюбленою музикою.
Плануючи час, важливо пам'ятати, що «наповненість», «насиченість» часу, його «якість» - не менш важлива, ніж чисто арифметична кількість.
Крок 2. Мотивація
Як втягуватися в роботу, щоб не витрачати час на розгойдування, розбираючи дрібниці і ніяк не знаходячи сил взятися за головне? У ньому є гарне поняття «якір». Це будь-яка матеріальна прив'язка ( , колір, слово, рух, ритуал), пов'язана нам із певним емоційним станом.
Власник мережі бензозаправок, Київ. «Складну інтелектуальну працю я роблю під музику Джо Дассена. Поясню чому: найкраще мені працювалося у студентські роки у гуртожитку. Молодий, сил багато, паралельно дві вищі освіти та ще робота… А магнітофонних касет на весь гуртожиток було чотири штуки, і всі чотири – Джо Дассен. Ось так ця музика стала «якорем», що включає енергетичні ресурси як у молодості».
«Якоря» допомагають легше переключитися на роботу.
Наступне питання: як втягнутися у виконання завдання, якщо вона досить складна та енергоємна? Витратити менше часу та сил на розгойдування допоможе «метод швейцарського сиру». Спробуйте виконувати завдання не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць маленькі шматочки - найпростіші, приємніші і т.д. Наприклад, під час підготовки звіту можна спочатку підібрати ілюстрації, написати кілька найпростіших та зрозумілих для вас абзаців та т. п. Через деякий час у вашому «сирі» утворюється стільки дірок, що «доїсти» його буде зовсім нескладно.
Ще один спосіб витрачати менше сил під час роботи над складними завданнями – «проміжна радість». Розбийте роботу на кілька етапів та за проходження кожного етапу призначте собі невелику нагороду.
Бувають у нашому житті справи, що вимагають, можливо, зовсім небагато часу, але неприємні. Зателефонувати до недружнього клієнта; викликати нарешті сантехніка; попросити шефа про підвищення зарплати тощо. У тайм-менеджменті такі завдання називаються «жабами». Велику неприємну задачу буває легко вирішити, розбивши її на велику кількість дрібних «жаб».
Чим менш жорсткий термін виконання завдання і чим вона при цьому більша, тим важче, як правило, змусити себе її виконати. Особливо це стосується дуже великих завдань, у термінології тайм-менеджменту – «слонів». Наприклад: написання дисертації; розробка плану регіону; в будинку; вивчення мови; покращення своєї фізичної форми.
Єдиний спосіб «з'їсти слона» - розрізати його на маленькі «біфштекси» і щодня з'їдати один такий біфштекс. При цьому важливо нарізати "слона" на такі "біфштекси", кожен з яких дійсно наближає вас до з'їдання "слона".
Простий спосіб звести докупи всіх ваших «слонів» і «жаб», щодня мотивувати себе на виконання потрібних завдань – завести таблицю регулярних справ.
Зліва виписані всі ваші щоденні «біфштекси» та «жаби». Праворуч ви щодня відзначаєте їх виконання чи невиконання. Якщо якась на сьогодні не передбачалася - залишайте порожнє місце. Якщо передбачалася, але не виконана – ставте прочерк. Якщо виконано – ставте галочку.
Поруч із цією таблицею корисно виписати кілька «проміжних радощів». Наприклад, перерахуйте приємні для вас нестрокові покупки і домовтеся із самим собою: «за кожні наступні 15 галочок у будь-якій графі – купую наступну приємну річ». Ви будете здивовані тим, як швидше стали просуватися ваші довгострокові справи.
Крок 3. Цілі
Спробуйте розглядати себе не як "фахівця такого-то відділу" або "менеджера такої-то служби", забудьте на деякий час про те, що ви - частина великої системи, яка залежить від начальства, клієнтів, безлічі правил і т.п. як на Персональну Корпорацію, ЗАТ «Я». Ця корпорація має ті самі елементи управління, що й у будь-якої фірми, наприклад: особисте стратегічне планування (постановка довгострокових цілей); (Вивчення ринку праці); особиста (облік та планування грошей) тощо.
Ми активно плануємо майбутнє нашої «особистої корпорації», висловлюємо свої мрії у формі довгострокових цілей. Не чекаємо милостей від природи, а беремо їх самі. Для цього потрібно чітко розуміти, чого ми хочемо від життя. Це далеко не так просто зробити, як здається.
Спробуйте уявити один день з вашого життя через 3-5 років. Поки що не обмежуйте себе тим, що ви «повинні» або ви вважаєте «можливим». Краще описати це бачення майбутнього письмово, у формі есе в 1-2 сторінки розміром.
Важливо відрізняти «рідні» цілі (лікар із невеликого міста пише про те, як створить медичний центр. Видно, що ця мета вистраждана, глибоко осмислена, людина реально розуміє, навіщо це потрібно людям і навіщо це потрібно їй) від «ксерокопії сторінки глянцевого журналу » - нав'язаної мети («Виходжу зі свого білого «Порше», приходжу в свій білий офіс, менеджери в білих сорочках біжать виконувати мої цінні вказівки ...»).
Наступним кроком спробуйте визначити базові цінності, на основі яких можна буде формулювати довгострокові цілі.
Наступний крок – формулювання особистої місії. Хтось із західних консультантів добре сказав:
Цілі – це те, що ми беремо від життя, завойовуємо, отримуємо.
Місія – те, що ми віддаємо, приносимо у цей світ.
Тепер корисно визначити ключові галузі вашого життя. Наприклад: особисте; сім'я; друзі; хобі; ; ; добробут і т. д. Ключові області допоможуть нам не загубитися в хаосі справ і точніше поставити життєві цілі.
У класичному менеджменті та тайм-менеджменті рекомендують ставити цілі за допомогою техніки SMART – від слів specific, measurable, achievable, realistic, time-bound – конкретні, вимірні, досяжні, реалістичні, прив'язані до часу.
Наприклад, не просто «я хочу обіймати хорошу посаду», а «хочу стати топ-менеджером у телекомунікаційній компанії, з річним доходом не менше... у.о., не пізніше ніж у найближчі три роки».
Крок 4. Робочий день
Незаперечна істина тайм-менеджменту: план дня має бути. План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі рамки і не реагувати на зовнішні обставини, що змінюються. План - це якраз спосіб у обставинах, що змінюються, орієнтуватися.
Планувати день з вечора - добре закривається минулий робочий день, легше переключитися в режим неробочого часу і, новий день починається з досить ясної і певної картини майбутніх справ, а не з хаосу. Зручно у більш стабільній та передбачуваній діяльності.
Планувати день з ранку - добре поєднується з рішенням «уточнюючих завдань»: узгодженням (або підтвердженням) часу зустрічей з контрагентами, роздачею доручень та уточнюючої інформації підлеглим тощо.
Визначте, який з найпоширеніших типів щоденника більше вам підходить: з оглядом тижня – зручний для координації зустрічей та завдань різних днів між собою – або з оглядом дня – зручний при великій кількості завдань на день.
Багаті можливості для покращення планування у щоденнику дає така найпростіша річ, як закладка. На ній можна:
Виписувати завдання, які не прив'язані жорстко до конкретного дня, так, щоб вони завжди були перед очима;
Тримати список найактуальніших контактів;
Виписувати «теми для роздумів»: не завдання, що вимагають виконання, а думки, що вимагають .
Але найкорисніше застосування такої закладки – використовувати її як «стратегічну картонку»: випишіть на закладку в щоденнику ваші довгострокові цілі. Така «стратегічна картонка» постійно нагадуватиме про цілі, і ви не потонете в текучці.
При плануванні дня ми маємо справу з трьома типами завдань:
«жорсткі» зустрічі – прив'язані до конкретного моменту часу («презентація о 12.00»);
"гнучкі" завдання - не прив'язані до жорсткого часу ("дізнатися час презентації");
«бюджетовані» завдання – великі пріоритетні завдання, які не мають жорсткого терміну виконання, але потребують великого ресурсу часу («підготуватися до презентації – 2 години»).
Алгоритм планування наступного дня (на прикладі щоденника з оглядом дня).
1. У вільному просторі (зазвичай, розташованому в щоденниках праворуч від сітки часу) складіть повний перелік «гнучких» завдань (не прив'язаних до точного часу).
2. Виділіть червоним 2–3 пріоритетні завдання. Виконання "гнучких" завдань починайте саме з них.
3. На сітці часу заплануйте "жорсткі" зустрічі - прив'язані до точного часу. Для пріоритетних завдань, що потребують досить великого ресурсу часу, забюджетуйте цей час.
4. Час між «жорсткими» зустрічами протягом дня заповнюйте, починаючи з виконання «червоних» завдань.
Крок 5. Планування
Стародавні греки мали два різні слова для позначення часу. «Хронос» – лінійний, астрономічний, вимірний час, звичний нам час щоденників та органайзерів. І «Кайрос» - зручний момент, зручні обставини для здійснення будь-якої справи.
Багато завдань практично неможливо прив'язати до жорсткого часу виконання. Можливість їх виконати пов'язана з наявністю потрібного «Кайроса», контексту, сукупності сприятливих обставин.
Систему контекстного планування можна налагодити у будь-якому звичайному щоденнику. Для цього потрібно зробити таке.
Виявити актуальні вам контексти (зазвичай, досить 5–7).
Створити розділи у щоденнику або категорії в Outlook, які відповідають цим контекстам.
При наближенні будь-якого контексту («кайроса») досить зазирнути у відповідний розділ органайзера та освіжити у пам'яті необхідні справи.
Інший спосіб управління «кайросовими» завданнями в щоденнику – записувати їх на стікери та прикріплювати на ті дні, в які ви припускаєте наступ «кайроса».
Цікавий приклад. Про Олександра Сергійовича Пушкіна розповідають, що, читаючи розгромну рецензію на якийсь із своїх творів, він виписував ім'я автора та назву рецензії на папірець, який клав у спеціальну кришталеву вазу. Коли наставав «кайрос» «єхидний настрій», Пушкін діставав із вази один з таких папірців і писав на автора рецензії епіграму.
Для того, щоб тримати всі ці завдання під контролем, потрібні лише три основні розділи у вашій системі планування.
1. День: завдання на сьогодні – план дня у щоденнику.
2. Тиждень: середньострокові завдання – виконання яких прогнозується у найближчі тиждень-місяць.
3. Рік: довгострокові завдання – всі інші.
Потрібен жорсткий план на період, а жорсткі переміщення завдань між розділами. А саме...
1. Увечері, під час планування наступного дня, переглядається розділ «Тиждень». Все, що «дозріло до виконання», найбільш актуальне, переноситься в розділ «День».
2. Щотижня, при плануванні наступного тижня, переглядається розділ «Рік». Все найбільш актуальне переноситься до розділу «Тиждень».
Така система дозволяє:
З одного боку, не заганяти себе в рамках жорсткого плану, не намагатися прописувати майбутнє занадто детально, складаючи плани на тиждень/місяць;
З іншого боку, не віддавати все "на волю хвиль", гарантувати собі, що потрібне завдання згадається у потрібний час за рахунок регулярного перегляду розділів "Тиждень" та "Рік".
Крок 6. Пріоритети
Якби мене попросили передати всю суть цієї книги одним рядком, я сказав би так: «Тратьте ваш непоправний час на Головне».
Перше, з чого починається розстановка пріоритетів, – розчищення вашого життя від нав'язаних справ. На рівні конкретного дня це зокрема означає вміння говорити «ні» справам, які не відповідають вашим цілям, цінностям або принципам.
Я не говорю про те, що необхідно відмовитися від взаємодопомоги та вміння працювати в колективі. Освоїти мистецтво говорити «ні» - не означає стати людиною, від якої ніколи не дочекаєшся допомоги, яка втрачає друзів та добрих знайомих. Іноді корисно і зустріти родичів начальника, і допомогти другу влаштуватися працювати. Але якщо цього з якихось причин не хочеться робити – не бійтеся ввічливо, але твердо відмовляти.
Наступний спосіб звільнення часу для головного, пріоритетного – купити чиїсь час. Єдиний спосіб це робити - делегування завдань, коли ми не витрачаємо виконання свого часу, а купуємо, в буквальному або переносному сенсі, чуже. Делегування ми розумітимемо широко: як як передачу завдання підлеглому, а й передачу її «по горизонталі» колегам, покупку зовнішньої послуги тощо.
Важливо зрозуміти, що пріоритетність не існує сама собою. У кожного з нас у голові є своя система критеріїв. У різних людей і різних завдань ці критерії та його «вагові коефіцієнти» різні. Поняття «краще», «гірше» та «пріоритетніше» існують не самі по собі, а лише у прив'язці до певної системи критеріїв.
Цікаво подивитися на досвід аудиторів PricewaterhouseCoopers, для яких розстановка пріоритетів особливо важлива, оскільки кожен з них працює в умовах великої кількості проектів та під керівництвом кількох менеджерів, кожен із яких ставить свої завдання. На тренінгах у різних групах було сформульовано приблизно таку систему критеріїв.
1. Джерело завдання та його наполегливість (рівень керівника, який поставив завдання, та пріоритетність завдання для нього).
2. Вклад завдання у загальний результат (мети компанії, цілі проекту).
3. Вплив працювати колег «по горизонталі».
4. Терміновість.
5. Власний інтерес до завдання.
6. Складність, часвитратність (складні завдання – насамперед).
7. Наявність на даний момент доступних ресурсів (інформації тощо).
Визначивши порівняльну пріоритетність довгострокових цілей, проаналізуйте ваш щоденник і визначте, скільки приблизно відсотків часу у вашому щотижневому бюджеті ви виділяєте на кожну з цих цілей. Часто виявляється, що витрати часу на різні цілі зовсім не збігаються з їхньою пріоритетністю: найбільш значущому дістається найменше часу.
Крок 7. Інформація
Будь-яка людина, яка бажає досягти успіху в наш час, не може обійтися без особистої системи інформаційного менеджменту. Ця система повинна відповідати і на найпростіші питання, наприклад «як мають зберігатися документи на робочому столі?», і на найскладніші, наприклад, «коли, як і чому вчитися?», «що, як і навіщо читати?», «як народжувати геніальні ідеї у ситуації невизначеності?».
Управління інформацією особистої роботі починається із системи читання. Ось кілька простих рекомендацій щодо системи читання.
1. Забезпечте можливість повертатися до потрібної (ключової) інформації.
2. Застосовуйте відразу. Прочитали сторінку – впровадьте у практику, тільки після цього читайте наступну.
3. Розставляйте пріоритети під час читання. Думаю, корисніше вибрати два-три розділи, які вам реально потрібні, прочитати їх вдумливо та отримати максимум користі, ніж поверхово пробігтись по всій книзі.
Область найближчої уваги, що містить 7±2 об'єкти, «близько необхідні»;
Область далекої уваги – все інше.
Головне правило керування увагою: якщо ви наблизили щось до центру уваги – щось обов'язково видаліть від нього.
Це на японську систему управління складськими залишками «канбан». Вашому підрозділу виділяється кілька квадратних метрів складу, вони обводяться добре помітною лінією. Ви можете як завгодно керувати вашими складськими залишками, але не маєте права виходити за цю лінію і займати більше квадратних метрів, ніж вам відведено.
Крок 8. Поглиначі
Хронометраж, облік та аналіз витрат часу – інструменти для боротьби з поглиначами.
Провести хронометраж неважко. Візьміть будь-який блокнот, який вам зручно буде носити із собою. І з самого ранку починайте фіксувати у ньому все, що робите протягом дня. Звертайтеся до блокноту приблизно раз на півгодини-годину та фіксуйте всі справи з точністю до 5-10 хвилин.
Дрібні переривання та відволікання (менше 5 хвилин) ви можете відзначати галочками на полях. Наприкінці дня підрахуйте кількість галочок, помножте на дві-три хвилини - і отримайте кількісний показник по одному з найнеприємніших і найпомітніших «злодіїв часу».
За допомогою хронометражу можна отримати дані з таких, наприклад, питань.
Яку кількість (або відсоток) часу я витрачаю на довгострокові пріоритетні проекти?
Яку кількість часу я витрачаю на завдання, які, в принципі, міг би делегувати, але чомусь роблю сам?
Який відсоток часу я витрачаю на поглиначі?
Один з типових поглиначів часу - громадський тран або автомобіль. Ось кілька способів оптимізації тран ного часу: читайте або слухайте аудіокниги; айте - якщо дійсно аете; вибирайте нестандартні маршрути та час; навчайтеся (наприклад, вивчайте мову); плануйте; робіть вихідні дзвінки тощо.
Де брати час на впровадження у вашу практику технік тайм-менеджменту? Перше правило: використовуйте для цього будь-які відходи часу. Наприклад: у курилці, у пробці або під час ходьби, у приймальні керівника і т. д. Друге правило: створіть чіткий ритм підвищення особистої ефективності.
1. Щодня – одне маленьке розгрібання завалів. Пошти у «Вхідних», паперів у центрі робочого столу, завдань із близьким терміном виконання в Outlook тощо.
2. Щотижня – впровадження нової техніки управління часом. Провели тотальний хронометраж тижня; викинули всі папірці та завели щоденник; вигадали структуру папок для зберігання файлів у «Моїх документах» і т.д.
3. Щоквартально – «дисциплінарний тиждень». Живемо правильно, не даємо собі поблажок, виділяємо півгодини на день на тайм-менеджмент.
І головне, пам'ятайте: вкладення часу у тайм-менеджмент – це не витрати, а .
Крок 9. "ТМ-бацила"
Як «заразити» ваших підлеглих «ТМ-бацилою»? Спочатку потрібно за допомогою ТМ-бацили задіяти внутрішні, добровільні ресурси, а потім - зовнішні, ресурси примусу.
Перший крок у стратегії добровільності – покажіть особистий приклад. Дійсність цього важко переоцінити. Пред'являйте, а не декларуйте організованість, пунктуальність, повагу до часу колег та підлеглих.
Другий крок – створіть мотивацію на застосування ТМ-технік. Саме мотивацію (не плутати зі «стимулюванням»): не систему нагород та покарань, а розуміння, чому часом можна і треба керувати.
Третій крок – рухайтеся маленькими кроками, але ритмічно. Пропонуйте підлеглим нові техніки регулярно, щонайменше раз на тиждень. Чим простіше і зрозуміліше ці техніки будуть – тим краще.
Іноді у впровадженні тайм-менеджменту не обійтись без адміністративного ресурсу. Як його краще використовувати? Краще менше інструментів, але обов'язкових. Придумайте прості та швидкі «батоги та пряники».
І насамкінець - головний принцип: порахуйте ціну свого часу, ціну часу підрозділу. Намагайтеся висловити у грошах. І боріться за час не менш жорстко, ніж за гроші.
Тайм-менеджмент особистих та сімейних – справа непроста. Формальний план-графік тут навряд чи пропишеш. Потрібно вміти домовлятися. Пропоную як основу для таких домовленостей кілька простих принципів.
1. «Ми разом» не означає «ми робимо те саме».
2. У кожного має бути час для себе.
3. Принципи взаємо повинні промовлятися явно.
Я вважаю, що вчити тайм-менеджменту потрібно як плавання та читання: чим раніше, тим краще. Якщо не з дитячого садка, то як мінімум з раннього чи середнього шкільного віку.
Для студентів та старших школярів нічого спеціально винаходити не треба. Вони, як правило, з великим інтересом сприймають саме «дорослі» технології – «у мене все як справжні менеджери». Для молодшого шкільного віку необхідно внести більше елемента гри, різнобарвності, азарту.
Самомотивація («слони», «жаби», «пряники» тощо) - зволікання та відкладання важливих завдань у дитячому тайм-менеджменті зазвичай є ключовою проблемою;
Оглядова таблиця щоденних справ – як сказав один менеджер, тепер його син не забуває, що окрім «погуляти» та «дивитися телевізор» існують ще «зробити уроки» та «винести сміття», і зустрічає його ввечері так: «Тату, ура, я сьогодні все встиг!»;
планування хороших оцінок – за допомогою оглядових таблиць.
Крок 10. ТМ-маніфест
Можна з користю собі використовувати «35 способів планування дня» і «28 прийомів самомотивації». Можна вийти на наступний рівень та налагодити логічну та структуровану систему управління особистим часом. І нарешті - можна опанувати ідеологію, перейнятися духом, відчути фундаментальні принципи.
Більшість сумнівів, що часто звучать щодо тайм-менеджменту - наприклад, «засушить і знелюднить», «зашкодить людським взаємодіям», «несумісний із творчістю» - якраз застереження про небезпеку технік, застосованих без розуміння духу методології. Що ж, ножем можна порізатися, а виделкою - вколотись, але це не привід є руками. Потрібно просто вчитися грамотно поводитися з інструментами. У тому числі - з ідеологіями та методологіями.
В основі ідеології тайм-менеджменту лежать прості факти та аксіоми.
Життя дане людині один раз.
Час – це матеріал, з якого «зроблено життя».
Час та вчинки людини в ньому – незворотні.
Управління часом - термін не цілком коректний (хоч і зручний), керувати часом не можна. Організовувати час – можна. Під «організацією часу» пропоную розуміти весь комплекс питань про взаємодії людини та Часу, а саме...
1. Як йти швидко і грамотно, не перевтомлюючись у дорозі, – ефективність.
2. Куди йти, як вибирати цілі – стратегія.
3. Навіщо йти, як усвідомлювати та «викристалізовувати» свої цінності – філософія.
Коротко я висловив би ТМ-ідеологію таким чином: «Вдумливо й осмислено використовувати непоправний час життя відповідно до усвідомлених особистих цінностей та пріоритетів». Все інше додасться - і техніки, і їхнє грамотне застосування без перекосів і «шкідливих побічних ефектів».

Яка витримала вже два видання, заклала основи сучасного вітчизняного тайм-менеджменту; нова книга пропонує базові ТМ-техніки в популярному форматі. Читайте передмову та перший розділ.

Передмова – Наш капітал часу

Дорогий читачу,

ми всі в рівному положенні перед невблаганною плином часу. Наші унікальні здібності, професійна компетентність, прагнення досягти більшого, часто стикаються з хронічною його нестачею. Це єдиний ресурс, якого не вистачає всім, незалежно від віку, психологічного типу, соціального та матеріального становища.

Часу кожного з нас дуже небагато. У сфері часу немає мільйонерів. Доступний нам капітал часу, що залишився до кінця життя, становить приблизно 200-400 тисяч годин. І найголовніше - час непоправний. Втрачений час, на відміну втрачених грошей, не можна повернути.

«Мистецтво встигати», тайм-менеджмент, управління часом – одне з найнеобхідніших мистецтв для сучасної людини. Різноманітної інформації дедалі більше. Події відбуваються дедалі швидше. Потрібно вчасно реагувати, укладатися у більш жорсткі терміни. При цьому якось знаходити час для відпочинку, захоплень, сім'ї, друзів.

П'ять років тому, коли ми створювали тайм-менеджерське співтовариство, тема управління часом була мало відома в Росії. Вважалося, що в умовах «широкої російської душі» та російського «бездоріжжя та розгильдяйства» планувати час неможливо. Мало хто знав про те, що ще у 1926 році існувала Ліга «Час», яка розповсюджувала передові технології управління часом; мало хто був знайомий із багатою історією вітчизняного тайм-менеджменту. Досвід учасників ТМ-спільноти та корпоративних ТМ-проектів показав: планувати час у Росії потрібно та можливо. Реальні приклади тому ви знайдете в книзі.

Тайм-менеджмент – це не тільки щоденники, плани та терміни. Це технологія, що дозволяє використовувати непоправний час вашого життя відповідно до ваших цілей та цінностей. Чи застосовуватимете ви гнучке планування або жорстке, хронометраж або самомотивацію, Outlook або паперовий блокнотик – немає жодної різниці. Техніка вторинна. Важливо знайти свої, «рідні», життєві цілі – і розподіляти свій час відповідно до них. Витрачати непоправний час життя на те, що дійсно хочеш.

Три роки тому у видавництві «Пітер» вийшла моя монографія «Організація часу: від особистої ефективності до розвитку фірми», яка витримала вже два видання. Вона була першою в Росії за минулі 30 років не перекладною книгою з тайм-менеджменту, що узагальнила мої авторські розробки та досвід учасників ТМ-спільноти. Численні відгуки підвели мене до написання другої книги, популярнішого формату.

Перша книга була «програмою-максимум», що містить все багатство класичних та сучасних ТМ-інструментів, що задає основи та межі тайм-менеджменту як нової дисципліни в управлінській науці. Книга, яку ви тримаєте в руках – це програма-мінімум. Тут у максимально простій формі викладено найнеобхідніші та широко застосовувані техніки управління особистим часом. Як і першій книзі – обов'язково на реальних російських прикладах.

Незвичайна назва другої книги вибрана не випадково. «Тайм» – добре засвоєна російською мовою енергійна, технологічна, ефективна «час» західного світу. «Драйв» - так само добре прижився в російській корінь, що асоціюється з двома речами: управлінням, енергійним рухом - і, друге значення, яскравим задоволенням від того, що робиш. Як російська мова засвоїла ці два корені, так і нам усім, на мій погляд, варто навчитися енергійного, активного, цілеспрямованого підходу до нашого часу. Давайте додамо цей енергійний підхід, цей «тайм-драйв», до традиційно сильної нашої межі – здатність мріяти, творити, ставити високі цілі. І тоді нам не буде рівних.

Наш капітал часу невеликий. Це стосується не лише кожного з нас окремо, а й усієї нації загалом. У нас мало часу – на подвір'ї XXI століття, і нам у цьому столітті треба багато чого надолужувати, багато чого вчитися. Перестати переживати про минулі невдачі, не боятися ставити зухвалі цілі і досягати їх. Навчитися не тільки мріяти, що ми вміємо добре, а й організовано, цілеспрямовано втілювати мрії в реальність.

Бажаю вам, читачу, порозумітися з Часом, і допомогти зробити це вашим близьким. Тоді час усіх нас завжди буде наповнений тим «драйвом», який робить наше життя яскравим та цікавим!

Розділ 1. Відпочинок: як не перетворитися на «загнаного коня»

У п'ятницю найчастіше хочеться випити.
У понеділок найчастіше хочеться п'ятницю.
Анекдот.ру

Наша розмова про управління часом ми почнемо незвичайно – з організації відпочинку.

Згадайте, дорогий читачу: чи доводилося вам на роботі почуватися втомленим і виснаженим, що втратив будь-який смак навіть до улюбленої справи? Якщо "так" - ви не самотні. Це загальна проблема у наш час. У японській мові вона навіть народила спеціальне слово "кароші" - "смерть від перевтоми на роботі".

У грамотному особистому тайм-менеджменті важлива не лише кількість часу, а й якість. Тому варто задуматися про те, як організовано ваш відпочинок, відновлення вашого енергетичного ресурсу.

Ритмічний відпочинок під час робочого дня

Спробуйте згадати: як розподілялися ваші перерви на відпочинок упродовж вчорашнього робочого дня?

Швидше за все, відпочинок складався «стихійно». Відповів на кілька хвилин на цікаву дискусію в інтернеті; зателефонував знайомий – поговорив з ним; вийшов покурити; заплющив очі і помріяв; випив чашку кави.

Такий «стихійний» відпочинок має низку мінусів. Насамперед – він не ритмічний, а людина – істота біологічна, яка звикла до різних ритмів. Тому перший принцип, якого рекомендую дотримуватись при організації відпочинку протягом робочого дня – ритмічність. Простіше кажучи: використовуйте невеликий запланованийвідпочинок через певні проміжки часу.

Як правило, оптимальний режим – приблизно 5 хвилин відпочинку за кожну годину. Можливо – 10 хвилин за 1.5 години. Тривалість від години до півтори – найбільш комфортний для людини інтервал безперервної роботи. Згадайте школу та ВНЗ: урок – 45 хвилин, пара – 1.5 години.

Як би не був завантажений ваш робочий день, який би «аврал» не панував в офісі - все одно виділіть ці 5 хвилин на годину. Інвестуйте час у ці п'ятихвилинки відпочинку, робота без них вкрай неефективна.

У Групі компаній MC-Bauchemie-Russiaтайм-менеджерські семінари проходили вечорами. На одному із семінарів серед учасників відбувся такий діалог:

«Дивно, чомусь заняття з англійської також проходять вечорами, в той же час, але втомлюємося на них набагато сильніше. - Звичайно, на тайм-менеджменті в середині заняття ми обов'язково робимо перерву на 15 хвилин. А англійською ми працюємо всі 4 години поспіль без перерв».

«Максимальне перемикання» у відпочинку

Відпочивати протягом дня потрібно ритмічно, п'ять хвилин на годину. Але як саме ви відпочиваєте протягом робочого дня, чим наповнюєте ці п'ятихвилинки, які сценарії відпочинкувикористовуєте? У кожного з нас є кілька таких типових сценаріїв. Наприклад:

Подзвоню знайомому
Вийду покурю
Подивлюсь щось цікаве в інтернеті
Полою квіти
Вип'ю чашку чаю.

Спробуймо оцінити ступінь «перемикання», які дають різні сценарії, за п'ятибальною шкалою. Наприклад:

на 1 бал. Залишаючись на тому самому робочому місці, в тій же позі (сидячи), дивлячись у той самий комп'ютер, напружуючи той самий інтелект – почитати щось «не по роботі» в інтернеті.

На 2 бали. Залишаючись на тому самому робочому місці, відвернувшись від комп'ютера поговорити з колегою на неробочі теми.

На 3 бали. Дійти до «курилки» та обговорити там робочі та неробочі питання; випити чаю із колегами. Ми змінили місцезнаходження, можливо – змінили теми, якими «озданий» наш мозок.

На 4 бали. Вийти з офісу на вулицю, помилуватися синім небом і зеленими деревами, повністю відключитися від «офісного» середовища.

5 балів. Вийти на вулицю, зробити кілька простих вправ, що дозволяють «розім'яти» суглоби, дати відпочинок очам, що втомилися від монітора, повністю забути про всі робочі проблеми.

Чим сильнішим буде перемикання під час п'ятихвилинки відпочинку, тим краще ви відпочинете та відновите сили. Обов'язково залиште робоче місце, зробіть «фізкультурну паузу». Якщо немає можливості вийти на вулицю – пройдіться коридором. Якщо працювали з людьми – спонукайте на самоті; якщо аналізували цифри – зателефонуйте хорошому знайомому та обговоріть щось емоційно-приємне. Рекомендую також зробити кілька простих фізичних вправ: нахилів, присідань тощо. Це чудово відновить ваші сили та енергію для роботи!

Відомий радянський поет Володимир Маяковський, який добре знав і підтримував рух наукової організації праці, висловив принцип максимального перемикання у простому гасла:

Товаришу, запам'ятай правило просте,
Працюєш – сидячи,
Відпочивай – стоячи!

Творча лінь

Говорячи про відпочинок, неможливо оминути тему лінощів. Лінь – це далеко не завжди погано. Найчастіше це нормальна захисна реакція нашого організму. Її причинами можуть бути:

Перевтома, об'єктивна «вимотаність» організму, розтраченість фізичних, енергетичних та емоційних ресурсів;
Невідповідність нашого «повинен» нашому «хочу» – коли ми витрачаємо час свого життя на справи, які не є для нас «рідними», бажаними;
Інтуїтивне відчуття непотрібності завдання, що виконується в даний момент.

Можлива четверта причина. Ваша підсвідомість дає вам сигнал: «Почекай, не метушись, очисти душу від дрібних поточних думок, дай місце народженню чогось нового». Часто саме в такому стані приходять найкращі ідеї та творчі осяяння.

«Правила творчої ліні» прості:

Якщо вже лінуватися, то «на 100%», не намагаючись робити в цей час ще щось, думати, вирішувати проблеми, тощо. Чиста лінь - це чисте відчуття повноти буття і загальної гармонії світобудови.
Свідомо приймати рішення «Хочу лінуватися – і це робитиму». Без вагань та докорів совісті.
Перед «творчою лінню» завантажувати мозок інформацією з важливої для вас творчої проблеми. Але не думати про проблему під час самої лінощів!

За дотримання цих правил «творча лінь» стане невичерпним джерелом гарних ідей та рішень. А також – чудовим відпочинком та відновленням сил.

Ефективний сон

«Рідко вдається виспатися!» – часто скаржаться учасники тайм-менеджерських семінарів. Сон є найважливішим способом відпочинку та відновлення сил. Але чи завжди ми грамотно організуємо його? Навіть не збільшуючи кількість часу на сон, можна суттєво підвищити його якість.

Ефективність сну суттєво підвищують стабільний час відходу до сну та пробудження. Ваш організм звикає до певного часу, заснути та прокинутися стає легше. Бажано також добре провітрити приміщення і не їсти за кілька годин до сну.

Рекомендую знайти і застосовувати оптимальний саме для вас спосіб перемикання в режим сну. Наприклад, останні півгодини-годину перед сном – спокійне читання, прогулянка, музика, легкі гімнастичні вправи, тощо. Заняття може бути будь-яким, головне щоб воно допомогло вам розвантажити мозок від денних турбот, перейти в більш повільний ритм.

Тривалість сну може бути різною, важливо визначити оптимальну для себе. Як це зробити?

Наш сон складається з кількох циклів зміни «швидкого» та «повільного» сну. Тривалість одного циклу у різних людей відрізняється та становить від 1 до 2 годин. Бажано, щоб загальна тривалість сну була кратна довжині одного циклу. Наприклад, якщо довжина циклу 1 година 30 хвилин, краще поспати 7 годин 30 хвилин (кратно довжині циклу), ніж 8 годин. Коли довжина сну кратна довжині циклу, людина прокидається з відчуттям бадьорості, свіжості та добре відновлених сил. Спостерігайте за собою, спробуйте варіювати тривалість сну, і ви скоро визначите, яка довжина сну оптимальна для вас.

Досвідом планування режиму сну ділиться маршал Василевський.«…В особливо напружені дні Сталін неодноразово говорив відповідальним працівникам Генштабу, що ми зобов'язані вишукувати на добу для себе і для своїх підлеглих щонайменше п'ять-шість годин для відпочинку, інакше, наголошував він, плідної роботи вийти не може. У жовтневі дні битви за Москву Сталін сам встановив для мене відпочинок від 4 до 10 години ранку і перевіряв, чи виконується це його вимога. Випадки порушення викликали вкрай серйозні й дуже неприємні для мене розмови. Найнапруженіша робота, а часом і невміння організувати свій час, прагнення взяти на себе виконання багатьох обов'язків найчастіше змушували відповідальних працівників забувати про сон. А це теж не могло не позначитися на їхній працездатності, а значить, і на ділі.

Іноді, повернувшись близько четвертої години ранку від Сталіна, я, щоб реалізувати прийняті Ставці рішення, зобов'язаний був дати виконавцям чи фронтам необхідні вказівки. Іноді це затягувалося далеко за чотири години. Доводилося йти на хитрість. Я залишав біля кремлівського телефону за письмовим столом ад'ютанта старшого лейтенанта О. І. Гріненка. На дзвінок Сталіна він повинен був повідомляти, що я до десятої години відпочиваю. Як правило, у відповідь чулося «Добре». …»

(А.М. Василевський «Справа всього життя», кн. 1, Москва, ІПЛ, 1988р.)

Важливо організувати як процес сну, а й процес пробудження. Раджу встановити у вашому будильнику або мобільному телефоні кілька різних мелодій, і за їх допомогою зробити процес пробудження поступовим. Наприклад, вам потрібно прокинутися о 8.00 год. Нехай о 7.30 зіграє перша мелодія, приємна і спокійна, на якій ви прокинетеся, потішитеся тим, що вставати ще не потрібно, і заснете знову. У 7.45 – щось бадьоріше, можливо вже зі словами, на які мозок реагує більш активно, ніж на мелодію без слів. І о 8.00 – найрадісніша та найенергійніша мелодія, на якій ви остаточно прокинетеся, встанете з ліжка та із задоволенням зустрінете новий день вашого життя.

Використання сну протягом робочого дня

Чи доводилося вам, читачу, «клювати носом» у пообідній час, намагаючись зосередитися на важливому завданні? Що робити, коли на роботі хилить у сон?

Подивіться на "середньостатистичний" графік денних біоритмів людини. Вважається, що наша працездатність і активність протягом дня має два спади і два підйоми (у «жайворонків» вище перше піднесення, у «сов» – друге, що припадає на вечір). Неважко помітити, що один із спадів доводиться якраз на пообідній час.

Найпростіше вирішення проблеми – денний сон, що накриває післяобідній спад біоритмів. Згадаймо знамениту латиноамериканську «сієсту», обов'язковий сон у післяобідню спеку. Згадаймо також британського прем'єр-міністра Уїнстона Черчілля, який дожив до 90 років, незважаючи на нездоровий спосіб життя і величезний тягар турбот і відповідальності. Його обов'язковий денний сон помічники мали право перервати з приводу не меншого, ніж початок війни. Денний сон був обов'язковим елементом розпорядку російської Боярської думи до Петра I.

Приклад корпоративної організації денного сну навів учасник корпоративного семінару у ВАТ «Сибіртьлеком», Новосибірськ.«У Китаї, у місті Шеньжень, нас привезли на екскурсію на завод телекомунікаційного обладнання. Біля столів для тестування обладнання ми звернули увагу на дивні пристрої. Виявилося, це складні ліжка, що відкидаються, вроблені в столи. Обід для робітників триває дві години, з яких година офіційно виділяється на сон».

Як бути, якщо у вас ще немає свого кабінету зі зручним шкіряним диваном і ви не можете дозволити собі повноцінний денний сон?

Можливі альтернативи. Найпростіша - невеликий післяобідній сон в автомобілі, якщо у вас є. Не пошкодуйте на це 20-30 хвилин, вони окупляться набагато вищою післяобідньою працездатністю.

Можна ненадовго засипати прямо на робочому місці, або десь ще – у переговорній, на кріслі у дальньому кутку, тощо. Щоб вимкнути зовнішні перешкоди, можна надіти навушники з улюбленою музикою. Тривалість такого «мікро-сну» визначте собі самі, як правильно оптимальна – 10-15 хвилин. Один директор заводу заводив будильник на 15 хвилин та засинав у своєму робочому кріслі. Пояснював свій метод так: «довгий сон вибиває з робочої колії, а за 15 хвилин мозок добре освіжається, але не встигає заснути дуже сильно».

Розповідає учасник ТМ-спільноти Сергій Козловський, гендиректор софтверної компанії Нілітіс, Мінськ.«У 1997 році я перестрибнув кілька кар'єрних сходинок і став головою ради директорів кількох невеликих, але швидко зростаючих фірм. Навантаження були неймовірні. Людина витримати таке в нормі може лише якщо розділить свою календарну добу на кілька, тобто спатиме кілька разів протягом доби, невеликими «порціями».

Я навчився спати на роботі, поклавши голову на стіл. Жодного кабінету в мене тоді не було. У цій кімнаті працювало ще від 3 до 14 людей. Але якщо заткнути вуха папером, змоченим у воді, шум не заважає. 20 хвилин сну – і можна працювати далі. І ось, якось із-за океану дзвонить мій шеф. І питає: «Спиш у робочий час?». "Сплю" - відповідаю. І ми обоє розуміємо, що це не від спокійного життя. «Не треба – радить. - Знайди інший спосіб релаксації. Кава, прогулянки в обід...»
Кава, прогулянки – ні, це не моє. Чи не той ефект. Тоді я винайняв кімнату поруч із роботою і почав спати на законній підставі. Коштувало це недорого».

"Переживання моменту"

«Учень, прийшовши до наставника, залишив біля входу парасольку та черевики. Вчитель запитав його, чи ліворуч чи праворуч від черевиків той поставив парасольку. Учень не зміг згадати і засоромився: втративши пильність, він упустив мить.
Дзенська притча

На закінчення теми відпочинку необхідно зупинитися на такому важливому аспекті взаємин людини та часу, як чисте «переживання моменту». Наприкінці XX століття фахівець з управління часом Стефан Рехтшафен звернув увагу на згубність і небезпеку «бігу за часом», постійного поспіху, в якому живе більшість людей у промислово розвинених країнах.

Повинен вас попередити: на ранніх стадіях застосування тайм-менеджменту можливий деякий «синдром занепокоєння» часу, іноді навіть «крохоборства». Нічого страшного, це швидко минає. Натомість залишається інше. Коли ви керуєте часом, відчуваєте його як підвладний вам ресурс – вам набагато легше виділити його на спонтанність, «бездумне» проведення часу, «творчу лінь», споглядання гармонії світобудови, та інші гідні заняття, що не мають безпосередньої матеріальної мети. Плануючи час, важливо пам'ятати, що «наповненість», «насиченість» часу, його «якість» – не менш важлива, ніж чисто арифметична кількість. «План» та «переживання моменту» мають не суперечити, а підтримувати одне одного.

Я дуже люблю заходи сонця. І в робочий час наскільки можна, а під час відпустки – обов'язково, виділяю час на споглядання заходу сонця. Хочеш не хочеш, а цей процес потрібно планувати. Адже я знаю, що моя улюблена стадія заходу сонця в цей час року в цьому місці починається, наприклад, о 21.15, і триває не більше 25-30 хвилин.

Чи заважає це планування чистоті споглядання, не обтяженого думками, турботами та іншими перешкодами? Ніяким чином. Навпаки, лише завдяки плануванню я можу виділити потрібну кількість часу на захід сонця, незважаючи на завантаженість справами, і найголовніше – під час споглядання відключитися від усіх сторонніх думок та турбот, знаючи, що решта завдань та проблем – під контролем.

У стародавніх отців-аскетів, які залишили нам багату спадщину методів самовдосконалення, було серед інших таке формулювання чернечого діяння: «Увага до себе і пам'ять смертна». Два ці принципи вважалися основними для очищення душі та досягнення духовних висот.

У тайм-менеджменті можна знайти аналогію до цих принципів. «Пам'ять смертна» – усвідомлення обмеженості людського життя та його тимчасового ресурсу, що вимагає не витрачати дорогоцінний час життя на дрібниці. І «увага до себе», усвідомленість та свідомість життя, постійне відстеження та аналіз своїх дій. Ці допомагають виробити те загострене почуття наповненості моменту, яке робить життя яскравим і прекрасним, а не чергою сірих нудних буднів.

Сергій Карелов, голова ради директорів Silicon Information Technologies, на Першій ТМ-конференції у травні 2003 р. цитував Ріка Філдса:

«Варто нам усвідомлено звернути увагу на те, чим ми зайняті – приготуванням, прибиранням чи любов'ю, – як ця дія перетворюється і стає частиною руху нашої душі. І ми раптом починаємо помічати такі штрихи та деталі, які нам були невідомі раніше; наше відчуття повсякденного життя стає ясніше, гостріше і, водночас, набагато різнобічнішим.»

Резюме з глави 1:

Ваш крок у налаштуванні особистого тайм-менеджменту:Витративши мінімум «початкових вкладень часу», налагодити грамотний відпочинок протягом робочого дня та у неробочий час.

Зробіть відпочинок протягом дня ритмічним
Забезпечуйте максимальне перемикання
Використовуйте «творчу лінь»
Підвищіть ефективність сну
Застосовуйте "мікро-сон" протягом робочого дня
Виділяйте час на "переживання моменту".

Зробити попереднє замовлення книги ви можете на сайті видавництва:
http://www.mann-ivanov-ferber.ru/Book005.htm

Гліб Архангельський, вересень 2005. Контакт:
Адреса документа на сайті:
Допускається без додаткового узгодження з автором публікація у безкоштовних інтернет-виданнях, за збереження цілісності тексту, включаючи справжнє повідомлення, та працюючих гіперпосилань. Публікація у платних інтернет-виданнях та паперових ЗМІ вимагає погодження з автором.

Налагодьте грамотний відпочинок протягом робочого дня та в неробочий час. Життя людини підпорядковане різним ритмам, тому відпочинок також має бути ритмічним. Наприклад, 5 хвилин щогодини.

Відпочиньте, щоб краще відновити сили. Замість сидіти в інтернеті, прогуляйтеся або зробіть кілька вправ.

Зробіть ліньки творчою. У періоди лінощів завантажте мозок інформацією з важливої для вас творчої теми і лінуйтеся на 100%, не намагаючись вирішувати проблеми і не мучившись докорами совісті.

Підвищіть ефективність сну, засинаючи та прокидаючись по режиму та оптимізуючи його тривалість. Наш сон складається з кількох циклів тривалістю 1-1,5 години. Коли тривалість сну кратна довжині циклу, прокидатися набагато легше. Перед сном провітріть кімнату, не наїдайтеся та розвантажте мозок від денних турбот – погуляйте чи почитайте художню книгу.

Застосовуйте "мікросон" протягом робочого дня. Біоритми людини мають два підйоми та два спади протягом дня. Перший спад відбувається у районі 13-15 годин, другий – увечері. Якщо відпочити 10-15 хвилин під час першого спаду, робота піде набагато ефективніше.

Мотивація: як долати неприємні завдання

Щоб швидше виконати складні та неприємні завдання, навчитеся налаштовуватися на них, використовуючи «якорі», матеріальні прив'язки – музику, кольори, ритуали. Але не використовуйте «якір», пов'язаний із роботою, на відпочинку.

Застосовуйте «метод швейцарського сиру» - виконуйте завдання не в логічному порядку, а у довільному. Через деякий час у «сирі» утворюється стільки дірок, що «доїсти» його буде дуже просто.

Розбийте завдання на кілька частин та заохочуйте себе, закінчивши одну частину. Щодня з'їдайте мінімум одну «жабу» - виконуйте просте, але неприємне завдання. Зазвичай такі завдання накопичуються та стають проблемою. Якщо ж вирішувати одну з них щоранку, то вони швидко закінчаться і забезпечать добрий настрій на весь день.

Дробіть "слонів" (великі завдання) на "біфштекси" (частини). Якщо завдання величезна і нездійсненна, розділіть її на здійсненні частини. Вимірюйте витрати часу на виконання «слонових» завдань. Фіксація кількісного показника підштовхує людину до дій.

"Спаліть кораблі" - створіть ситуацію, коли відмовитися від будь-якого завдання неможливо. Такі ситуації дозволяють людям деяких типів працювати ефективніше.

Заведіть таблицю щоденних справ та помічайте у ній виконані завдання. Занадто велика кількість перепусток по якомусь пункту подасть вам тривожний сигнал і змусить зробити необхідне.

Зробіть календарик-пінарик. У верхньому рядку напишіть цифрами прожиті роки, у нижньому – майбутні, а у рядках таблиці – дні місяців. Щоранку, приступаючи до роботи, закреслюйте половину дня, що настав. Увечері – другу половину. Це допоможе вам відчути перебіг часу.

Цілі: як наблизити мрії до реальності

Визначте місію, сформулюйте особисті цінності та поставте довгострокові цілі. Замість «реактивного» підходу – реакції на зовнішні обставини, застосовуйте «проактивний» – вибудовуйте життя за своїм бажанням, активно впливайте на події.

Щоб визначитися з цілями, уявіть, яким ви хочете бачити ваш день за кілька років. Постарайтеся звільнитися від нав'язаних штампів - дорогих машин, годинників та інших атрибутів, - якщо вони не є для вас справжньою цінністю.

Визначити цінності допоможе "мемуарник". Записуйте у нього головні події життя. «Мемуарник» дозволить вам сформувати список ключових цінностей та спонукає вас щодня приділяти кілька хвилин питанню про Головне.

Сформулюйте особисту місію у вигляді епітафії. Що зміниться у світі і залишиться після вас, коли все закінчиться?

Шукайте ваше покликання. Якщо місію ми можемо змінити, то покликання – ні. Покликання - це коли розумієш, що, крім тебе, цей віз не вивезе ніхто. Їм може бути не лише революційне відкриття, а й просте життєве завдання.

Виявіть 5-7 ключових областей вашого життя, щоб побачити загальну структуру та встановити гармонію різних напрямків діяльності. Карта ключових областей схожа на дерево. Замість хаосу дрібних справ – ясні гілки із листям-справами.

Накресліть графік життєвих цілей за ключовими областями та наступними роками, щоб відстежувати, куди і як ви рухаєтеся. Іноді складно зрозуміти, чого хочеться, але краще трохи помилитись і згодом підкоригувати плани, ніж через роки зрозуміти, що час минув і нічого не досягнуто.

Найбільш близькі та зрозумілі цілі зробіть вимірними за допомогою техніки SMART:

S pecific - конкретні
M easurable - вимірні
A chievable - досяжні
R ealistic - актуальні
T ime-bound - обмежені у часі

Чітко визначте, чого ви хочете і в які терміни, а потім висловіть це у грошовому еквіваленті.

Робочий день: як організувати його в світі, що швидко змінюється

Контекстне та середньострокове планування за методом «День - Тиждень» допоможе вам завжди вкластися вчасно.

Завданням, що складно прив'язати до певного часу, підійде контекстний підхід. Для кожного завдання заведіть окрему сторінку щоденника або категорію завдань у комп'ютеризованій системі планування.

При командній роботі зручні дошки контекстного планування, де у рядках перераховані проекти, а у стовпцях – учасники команди. На їхньому перетині перераховуються завдання. Менеджер відразу побачить завдання, за які відповідає підлеглий, та питання, які необхідно обговорити.

Завдання з жорстким терміном виконання ефективніше планувати на рік, тиждень і день, дотримуючись правил переміщення завдань між розділами. Увечері, під час планування наступного дня, переглядається розділ «Тиждень». Все актуальне переноситься до розділу «День». Під час планування наступного тижня переглядається розділ «Рік».

Такий підхід дозволяє не заганяти себе у жорсткі рамки та гарантує, що потрібне завдання згадається під час перегляду розділів «Рік» та «Тиждень».

Розділ «Тиждень» можна доповнити інструментами планування.

Список завдань на найближчі кілька тижнів на окремій сторінці щоденника.
Список завдань на стікерах у спеціальному розділі щоденника. Щодня переглядаючи розділ, переносіть стікери з «дозрілими» завданнями наступного дня в щоденнику.
Оглядовий графік регулярних завдань.
Планування планування з завданнями на найближчі кілька тижнів.
Планінг зі списком «гнучких» завдань на тиждень поруч із «жорсткою» сіткою часу або закладка з «гнучкими» завданнями.

"Довгостроковий" розділ - це "стратегічна картонка" зі списком ключових цілей на найближчі півроку-рік. Вона може містити:

план ключових заходів на рік;
крайні терміни ключових проектів;
список невеликих завдань з далеким терміном виконання, які не потрапили до контекстних розділів щоденника;
графік днів народження, пам'ятних дат і т.п.

Аналогічно принципу «День – Тиждень» можна організувати роботу працівників на дошці планування. Для цього в стовпцях перерахуйте співробітників, у рядках – горизонти планування, а на їхньому перетині – завдання.

Для контролю рутинних справ знадобиться таблиця, у рядках якої перераховані ці справи, а стовпцях - час, протягом якого їх необхідно виконати. На перетинах відзначаються зроблені та незроблені справи. Пропуск такого завдання не відіграє великої ролі, але велика кількість перепусток відразу стане помітною.

Для виконання довгострокових завдань визначте, скільки часу на день піде, і введіть їх у тижневий план. Для цього візьміть загальний обсяг роботи, продуктивність праці, та обчисліть, скільки всього часу піде на завдання. Потім розділіть цей час на частини та впровадьте їх у щотижневий план.

Планування: як укладатися у строки

Налаштуйте особисту систему планування робочого дня, використовуючи «жорсткі» та «гнучкі» завдання. Виділяйте 10 хвилин створення повної картини завдань щодня. План дня має бути зібраний в одному місці та обов'язково письмово. Формат та носій вибирайте за смаком. Головне – щоб він вам справді подобався, і до нього хотілося повертатися.

Протягом дня коригуйте план за обставинами. Складений план не догма, він необхідний мінливих ситуацій.

Заведіть «стратегічну картонку» із ключовими довгостроковими цілями. На цей лист можна виписувати завдання, не прив'язані до конкретного дня, щоб вони завжди були перед очима; тримати перелік актуальних контактів; виписувати «теми для роздумів» і т.д.

У плані дня розділяйте "жорсткі", "гнучкі" та "бюджетовані" завдання.

"Жорсткі" - прив'язані до конкретного моменту.
"Гнучкі" - не прив'язані до точного часу.
«Бюджетовані» - великі та важливі завдання, що забирають багато часу, у яких немає жорстких термінів виконання.

Плануйте спочатку жорсткі, потім бюджетні, потім гнучкі завдання.

Виділіть 2-3 пріоритетні завдання у списку та почніть роботу з них. До пріоритетних справ відносяться термінові та контролюючі роботу підлеглих. Виконання завдань у такому порядку дозволить зробити найважливіші справи, навіть якщо частина менш пріоритетних завдань залишиться невиконаною.

"Жорсткі" зустрічі плануйте з резервом часу. Узгоджуйте з партнерами точність, з якою треба приходити на зустріч.

Запасайтесь надмірною інформацією на випадок, якщо все піде не за планом. Це дозволить вам заощадити час, якщо партнер не зустріне вас, записаний мобільний буде недоступний, а в аеропорту вночі не виявиться жодного таксі.

Пріоритети: як відсіяти зайве та знайти час на головне

Навчіться відсіювати зайві справи та виділяти ключові завдання. Розширте арсенал ваших "стратегій відмови", щоб очистити життя від непотрібних справ. Привчайте оточуючих до твердого ні без пояснення причин.

Використовуйте «здоровий пофігізм» і відкладайте зайві справи на якомога більший термін. Часто до виконання справи просто не доходить.

Купуйте час, наймаючи професіоналів. При цьому не наймати постійних помічників, а обмежитися разовими послугами.

Даючи завдання підлеглим, не ставте їм у обов'язок нагадувати вам про них. Самостійно створюйте огляд завдань та контролюйте їх виконання.

Використовуйте для пріоритезації задач зважені оцінки. Визначте критерії та значущість кожного з них, щоб у сумі давали 100 %. Потім оцініть завдання по кожному з критеріїв, помножте оцінки на значущість, складіть та отримайте підсумкову оцінку. Потім відсортуйте задачі за цими оцінками.

Інформація: як керувати творчим хаосом

Впровадьте техніки фільтрації, зберігання та оперативного переміщення інформації, що дозволяють тримати її під контролем.

Читайте не менше однієї серйозної ділової чи художньої книги на тиждень. Скорочення залиште фахівцям, які мають справу з великими обсягами інформації. Читайте менше, та краще.

Найчастіше повертайтеся до ключової інформації – виписуйте номери сторінок, думки, робіть ксерокопії, малюйте схеми.

Застосовуйте знання практично, і лише після цього починайте читати наступну книгу.

У процесі читання розставляйте пріоритети - краще прочитати кілька ключових розділів, ніж поверхово пробігти всю книгу.

Відфільтруйте інформаційне сміття, яке отримується зі ЗМІ - намагайтеся отримувати тільки потрібну вам інформацію. Записуйте передачі та дивіться їх у зручний час та без реклами, менше часу проводьте перед телевізором або в інтернеті.

Використовуйте електронну пошту, яка не потребує онлайн-присутності. Ви можете написати, а адресат прочитати листа у зручний час.

Освойте метод сліпого десятипальцевого друку - ви почнете писати швидко і заощадите багато часу.

Вимкніть оповіщення про нову пошту, яке відволікає від поточних справ. Перевіряйте пошту 3-4 десь у день. Договоріться з колегами про точний час перевірки. Налаштуйте автоматичне сортування електронної пошти та приділяйте їй увагу у порядку пріоритетності.

Використовуйте папки електронної пошти як інструмент контролю «День-Тиждень». Розподіляйте листи по тематичних папках та залишайте у «Вхідних» не більше 15-20 найважливіших послань.

«Вирощуйте» порядок у документації методом обмеженого хаосу:

Створіть «місце хаосу» - накопичувач, куди складаються всі документи.
Очистіть «місце хаосу», обравши найлегші типи документів, і поруч із місцем хаосу почне формуватися «місце порядку».

Заведіть картотеку думок. Накопичені думки можуть поєднуватись один з одним і народжувати нові. З розвитком будь-яких ідей, виділяйте їх у окремі напрями.

Організуйте інформаційний простір відповідно до структури уваги людини. Свідомість може працювати тільки з одним об'єктом, передсвідомість – з 5-9, підсвідомість – з нескінченною кількістю. Якщо ви наблизили щось до центру своєї уваги, обов'язково віддалить щось від нього. Це дозволить оптимально витрачати вашу увагу.

Виділіть на робочому столі область для 5-9 основних поточних завдань, вхідний та вихідний накопичувачі, контекстні лотки та контрольні лотки за методом «День – Тиждень». Після завершення робочого дня розкладіть документи з вихідного накопичувача тематичних папок.

Поглиначі: як знайти резерви часу

Використовуйте техніки виявлення поглиначів, що дозволяють використовувати резерви часу. Проведіть облік часу протягом 2-3 тижнів, щоб зрозуміти, на що ви його витрачаєте. Приблизно раз на годину фіксуйте всі відносини з точністю до 5-10 хвилин. Дрібні перерви відмічайте галочками на полях.

Сформуйте 2-3 кількісні показники ефективності та відстежуйте їх у динаміці. Як тільки ви почнете наочно фіксувати кількісний показник, він змінюватиметься на краще.

Періодично повторюйте хронометраж, щоб залишатися «в тонусі» і вчасно виправляти перекоси в особистому бюджеті часу.

Типовий резерв - час у дорозі. Наповнюйте транспортний та відрядний час корисними для вас справами.

Майте план на випадок технічних форс-мажорів. Зламався комп'ютер – зробіть те, на що не вистачало часу. І обов'язково виконуйте резервні копії важливих даних.

Проводьте наради більш ефективно:

визначте формат наради та не змішуйте різні формати в рамках однієї наради;
визначте коло учасників, лідера, що спрямовує хід дискусії та приймаючого рішення, та секретаря, який складає протокол;
складіть перелік питань для обговорення;
визначте тривалість наради та призначте відповідального за час;
організуйте обстановку, обладнання та розсилку інформаційних матеріалів;
всі питання, що обговорюються на нараді, подайте у вигляді схем;
зафіксуйте та розішліть прийняті рішення, щоб повернутися до них на наступній нараді.

Пам'ятайте, що система керування часом потребує постійного вдосконалення.

«ТМ-бацила»: як донести ТМ-ідею до оточуючих

Ми не досягнемо 100% ефективності, якщо не скоординуємо свій особистий тайм-менеджмент із оточуючими людьми. Донесіть "ТМ-бацилу" до оточуючих, щоб вони розумно використали час. Порахуйте ціну свого часу та боріться за нього не менш жорстко, ніж за гроші.

Пропонуючи ТМ-ідеї вашому керівнику, показуйте їхню корисність для справи, а не комфортність для вас. Почніть з інструментів, корисних та дешевих для шефа. Уявіть їх «у справі», а чи не теоретично. Ваша ідея повинна сама спасти на думку керівнику - це полегшить її прийняття.

Переконуйте підлеглих у дієвості тайм-менеджменту особистим прикладом. Мотивуйте його застосування – співробітники повинні зрозуміти, чому часом потрібно і можна керувати. Регулярно запропонуйте нові техніки.

Впроваджуйте ТМ техніки поступово, використовуючи мінімум інструментів. Придумайте прості та швидкі «батоги та пряники». Спробуйте техніки на одному співробітнику чи підрозділі, щоб усі побачили реальні плюси та мінуси.

Для впровадження тайм-менеджменту в особисті стосунки навчитеся домовлятися. Не намагайтеся нав'язати партнеру свої уподобання, шукайте компроміси, що дозволяють врахувати смаки обох сторін.

Виділяйте час, щоб відновити свою енергію та працездатність. Очевидне вам часом не є таким для іншої людини, тому чітко пояснюйте або записуйте принципи взаємин.

Пропонуйте тайм-менеджмент дітям у формі гри, розвиваючи в них проактивний підхід до життя.

ТМ-маніфест: від інструменту до ідеології

Застосування технік тайм-менеджменту без розуміння ідеології дозволить використовувати лише невелику частину їх можливостей. Але зрозумівши ідеологію ТМ, ви навчитеся керувати особистим часом та вийдете на новий рівень.

Тайм-менеджмент – багаторівнева система, здатна змінювати цінності людини. Від технічного управління часом ви перейдете до роздумів про свої цілі та пріоритети.

Аксіоми тайм-менеджменту:

у вас завжди є свобода вибору;
тільки ви несете відповідальність за свої вчинки та вибір;
без постійного розвитку ви просто амеба.

Навіть невеликі дії змінюють світ на краще. Розвивайтеся, рухайтеся, ніколи не зупиняйтесь.

Присвячується моєму дідові, Герману Архангельському,

з подякою за долучення

до традиції управлінського мислення

і за вчасно подаровану книгу про Час

«Це дивне життя».

Від видавців

Книга, яка економить час, – це книга життя!

Дивно, але на цій чудовій книзі непогано запрацюють усі.

Запрацює автор, Гліб. Не стільки грошей, скільки слави та популярності – і багато нових вдячних учнів. Запрацює видавництво - і знову ж таки не стільки грошей, скільки безліч вдячних читачів. І нарешті запрацює кожен читач. Причому – на відміну від Гліба та видавництва – тричі. Спочатку він запрацює багато позитивних емоцій – адже книга написана дуже легко, доступно та цікаво! Потім, за певних зусиль над собою, він почне заробляти «тимчасові окуляри» - спочатку годинник, потім дні та тижні свого часу. А потім прийдуть і найцінніші «заробітки», які приносять дуже багато. Це зміни на краще - як у особистому житті, так і в кар'єрі. Ви дійсно почнете встигати жити та працювати!

Один із читачів якось сказав мені, що мої передмови до книг нагадують йому гарні грузинські тости – вони в міру довгі та цікаві. Натяк зрозумів, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Ігор Манн

Видавництво «Манн, Іванов та Фербер»

Передмова: наш капітал часу

Дорогий читачу, ми всі в рівному становищі перед невблаганною течією часу. Якого б матеріального добробуту ми не досягли, часу у кожного з нас дуже мало. У сфері часу немає мільйонерів. Доступний нам капітал часу, що залишився до кінця життя, становить приблизно 200-400 тисяч годин. І найголовніше - час непоправний. Втрачений час, на відміну втрачених грошей, не можна повернути.

П'ять років тому, коли ми створювали тайм-менеджерське співтовариство, тема управління часом була мало відома в Росії. Вважалося, що в умовах «широкої російської душі» та російського «бездоріжжя та розгильдяйства» планувати час неможливо. Мало хто знав про те, що ще у 1926 році існувала ліга «Час», яка розповсюджувала передові технології управління часом; мало хто був знайомий із багатою історією вітчизняного тайм-менеджменту. Досвід учасників ТМ-спільноти та корпоративних ТМ-проектів показав: планувати час у Росії потрібно та можливо. Реальні приклади тому ви знайдете в книзі.

Тайм-менеджмент - це не тільки щоденники, плани та терміни. Це технологія, що дозволяє використовувати непоправний час вашого життя відповідно до ваших цілей та цінностей.Чи застосовуватимете ви гнучке планування або жорстке, хронометраж або самомотивацію, Outlook або паперовий блокнотик - немає жодної різниці. Техніка вторинна. Важливо знайти свої, «рідні», життєві цілі – і розподіляти свій час відповідно до них. Витрачати непоправний час життя на те, що дійсно хочеш.

Перша книга була «програмою-максимум», що містить все багатство класичних та сучасних ТМ-інструментів, що задає основи та межі тайм-менеджменту як нової дисципліни в управлінській науці. Книга, яку ви тримаєте в руках – це «програма-мінімум». Тут у максимально простій формі викладені найнеобхідніші та широко застосовувані техніки управління особистим часом. Як і першій книзі - обов'язково на реальних російських прикладах.

Незвичайна назва другої книги вибрана не випадково. «Тайм» - добре засвоєна російською мовою енергійна, технологічна, ефективна «час» західного світу. "Драйв" - так само добре прижився в російській корінь, що асоціюється з двома речами: управлінням, енергійним рухом - і, друге значення, яскравим задоволенням від того, що робиш. Як російська мова засвоїла ці два корені, так і нам усім, на мій погляд, варто навчитися енергійного, активного, цілеспрямованого підходу до нашого часу. Давайте додамо цей енергійний підхід, цей «тайм-драйв», до традиційно сильної нашої межі – здатності мріяти, творити, ставити високі цілі. І тоді нам не буде рівних.

Наш капітал часу невеликий. Це стосується не лише кожного з нас окремо, а й усієї нації загалом. У нас мало часу - на дворі XXI століття, і нам у цьому столітті потрібно багато надолужувати, багато чому вчитися. Перестати переживати про минулі невдачі, не боятися ставити зухвалі цілі – і досягати їх. Навчитися не лише мріяти, що ми вміємо добре, а й – організовано, цілеспрямовано втілювати мрії у реальність.

Огляд на книгу Гліба Архангельського Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати».

Книга є найпопулярнішою у російському тайм-менеджменті спільноті. Гліб Архангельський, визнаний експерт у галузі управління часом, у своїй книзі "Тайм-драйв" ділиться великим набором інструментів для ефективного управління часом.

Особисто для мене книга «Тайм-Драйв» є однією з . Наполегливо рекомендую до прочитання.

Повний текст відео:

Всім привіт із вами Костянтин Балакін. У сьогоднішньому випуску я зроблю огляд на найпопулярнішу в Росії книгу з тайм-менеджменту - книгу Гліба Архангельського. Тайм-драйв». Якщо ви не чули або чули і хотіли б ознайомитись з основними тезами, то обов'язково догляньте це відео до кінця та поїхали.

У своїй книзі він описує безліч класичних інструментів, якими по-хорошому має мати будь-яка людина, яка прагне проводити своє життя продуктивно і ефективно. Завдяки цій книзі в Росії устоялись і утвердилися такі популярні терміни, як «з'їж жабу» або «розбий слона на частини». У термінах Гліба Архангельського "слон" - велика глобальна мета, яку потрібно розділяти на дрібніші завдання - "біфштекси" або "жаби". А «жаби» – такі неприємні завдання, які по-хорошому потрібно «з'їдати» по кілька штук щодня. Введено свого роду таку ігрову форму: «слон», «біфштекс», «жаба», якою дуже цікаво слідувати при плануванні свого дня, використовуючи щоденник Гліба Архангельського.

Давайте пройдемося по основним тезам та інструментам з книги. Тим самим ми зрозуміємо, яке велике й широке охоплення тем у цієї книги в системі Гліба Архангельського.

Книгу можна розділити на кілька блоків. Це «відпочинок», «мотивація», «визначення цілей у житті», «план на день», «пріоритетність» та «економія часу».

У блоці «відпочинок» можна виділити такі інструменти. Максимально перемикайтеся від роботи до відпочинку, щоб ваш мозок встигав відпочивати. Використовуйте такий термін, як «творча лінь». Не бійтеся лінуватися, не бійтеся впадати в такий стан, коли щось не хочеться робити. Зазвичай у таких станах прокидаються якісь нові думки, свіжі ідеї, які можна було б застосувати у своєму житті. З приводу сну – використовуйте певну тематичну музику, так звані сонні «якорі», завдяки прослуховуванню якої ви швидше зможете заснути. Сон дуже важливий у темі відпочинку та взагалі відновленні організму. Обов'язково використовуйте певний суворий час, у який ви засинаєте. Тим самим ваш мозок і ваш організм привчаться засипати в один і той же час, і це не складе у вас певної праці та зусиль.

Тепер перейдемо до блоку «мотивація». Напевно, не секрет, що нам щодня дуже складно вставати на роботу. І щоб нам якось привчити себе і мотивувати це робити, використовуйте певні якорі, які прив'язують вас до походу на роботу. Наприклад, це кухоль кави або певний сніданок, що складається з певних продуктів. Обов'язково плануйте міні-винагороди, які ви отримаєте за результатом виконання будь-яких завдань, які ви собі поставили. Для того щоб краще та ефективніше виконувати завдання, обов'язково дробіть ці великі завдання, або «слонів», на дрібні завдання – «біфштекси». Також, щоб мотивувати себе виконання певної завдання, дайте комусь своє слово те що, що ви виконаєте завдання до певного терміну. Тим самим у вас з'явиться відповідальність перед іншою людиною за виконання свого завдання.

Далі, перейдемо до блоку визначення цілей у житті. Отже, що потрібно для того, щоб визначити свою мету за методом Гліба Архангельського? Уявіть себе через п'ять років, якби ви займалися тим самим, чим займаєтеся зараз. Чи задоволені це картиною, чи варто щось змінити? Ця вправа дасть вам зрозуміти, що можна змінити у вашому житті. Поставте цілі у всіх сферах свого життя: у сім'ї, у здоров'ї, у спорті, у бізнесі тощо. - те, про що я говорю у своїх відео. Охопіть усі сфери свого життя, щоб воно стало більш збалансованим. Створіть та напишіть свою епітафію. Це ті думки, те бачення майбутнього, яке ви уявляєте, це і є ваша місія.

Далі, перейдемо до блоку "план на день". Гліб Архангельський говорить про те, що потрібно при плануванні своїх завдань ділити їх на два типи: гнучкі завдання - ті, які не прив'язані до часу, ви можете їх виконати, коли вам заманеться, і жорсткі завдання - це зазвичай зустрічі, виставки, які- події, заплановані на певний проміжок часу (наприклад, збори з години до двох).

Наступний блок – «пріоритетність». Важливо визначити порядок дій над тими завданнями, що у вас висять у черзі. Ті завдання, які потрібно виконати насамперед, потім – у другу та наступні – у третю. Гліб Архангельський виділяє три типи пріоритетності завдань. Це важливі чи нагальні справи, які потрібно виконати тут і зараз. Далі завдання, які формують порядок денний. І решта завдань. За день вам потрібно згадати про те, які у вас завдання, а далі сформувати основні тези на день, дивлячись на які ви зможете не відходити від курсу, яким ви йдете протягом дня. При плануванні свого дня потрібно насамперед займатися невідкладними та терміновими завданнями, які не терплять зволікань. Далі, потрібно сформувати список тез, список напрямних завдань, які триматимуть вас у рамках того, що вам потрібно зробити за день. І далі йдуть всі інші завдання, які будуть зустрічатися вам під час роботи протягом дня.

Давайте пройдемося ними тезово. Навчіться говорити слово «ні!», делегуйте свої завдання, сядьте на низькоінформаційну дієту (не дивіться новини, телевізор тощо), використовуйте e-mail замість телефону, і останнє – ведіть хронометраж свого часу та виконання своїх справ, скільки часу ви витрачаєте на ту чи іншу справу.

У мене все на цьому. Тут ми коротко пройшлися основними тезами та інструментами, які використовуються в книзі Гліба Архангельського «Тайм-драйв». Якщо вам вони здалися цікавими і хочете ознайомитися з ними докладніше, то обов'язково прочитайте цю книгу. Ви в жодному разі про це не пошкодуєте, тому що вона є обов'язковою для прочитання всім людям, які цікавляться темою тайм-менеджменту.

На цьому тут все. Якщо вам сподобалося відео і ви дійсно вважаєте його корисним, то поставте лайк і поділіться з друзями, щоб вони також дізналися про цю чудову книгу. А щоб не пропустити наступні випуски, підписуйтесь на мій канал, якщо ви цього ще не зробили. У ньому я ділюся інформацією про збалансоване життя, роблю подібні огляди на популярні книги, говоримо про здоров'я та спорт, а також трохи музики, бо я виконую популярні пісні на гітарі. Ще раз дякую за увагу, з вами був Костянтин Балакін. Живіть збалансованим життям, поки що!