Пример за матрица на Айзенхауер за една седмица. Площад на Айзенхауер: Фокусирайте се върху важното, отхвърлете маловажното

Здравейте! В тази статия ще говорим за един от най-ефективните инструменти за управление на времето – матрицата на Айзенхауер.

Днес ще научите:

• Какво представлява матрицата на Айзенхауер;
• Как матрицата може да се приложи в ежедневието (с примери);
• Какви техники ще ви помогнат да спестите време.

"Дълъг ден до вечер, ако няма какво да се прави" - гласи народната мъдрост. Съвсем различни афоризми се раждат сред заети хора, които се надпреварват с времето: „Как да добавя двадесет и петия час към деня?“

В многозадачна среда рано или късно всеки бизнесмен се изправя пред въпроса за компетентно разпределение на времеви ресурси. Началните условия са равни за всеки жител на планетата - един час включва шестдесет минути за абсолютно всички. Но колко ефективно хората организират времето си до голяма степен определя разликата между успешен човек и постоянен провал.

Матрицата на Айзенхауер като метод за управление на времето

Управление на времето, или - е съзнателен контрол върху количеството време, прекарано в конкретни дейности с цел повишаване на тяхната ефективност и производителност.

Матрицата на Айзенхауер Това е един от популярните инструменти за управление на времето, който се използва за приоритизиране на бизнес и лични задачи. Тя се основава на принципа на разпределяне на всички дела в четири категории в зависимост от степента на тяхната важност и спешност. Матрицата се използва най-удобно за краткосрочно и средносрочно планиране.

Този подход е изобретен от Дуайт Дейвид Айзенхауер, армейски генерал по време на Втората световна война и по-късно тридесет и четвъртият президент на Съединените щати. Политикът винаги се е възхищавал на околните със способността си да бъде в крак с всичко.

Веднъж един американец търсеше напразно някакъв ефективен начин за управление на времето и, като не го намери сред съществуващите, го разработи сам. Матрицата на времето все още е поразителна със своята простота и гениалност и милиони хора по света я използват за планиране.

Визуално матрицата на приоритетите е разделена на четири квадранта, където случаите се вписват в категориите: важни и спешни, важни и неспешни, маловажни и спешни, маловажни и неспешни.

Потребителят на матрицата е помолен да напише всички свои планирани задачи в тези квадранти. Най-голямата работа се случва точно когато човек прави избор между тези полета, като по този начин решава кои неща трябва да се направят първи и кои втори.

Характеристика на квадрантите

Квадрант А: Важно и спешно

В това поле трябва да се регистрират случаи, които принадлежат към приоритетните области от живота на човек и не могат да бъдат отлагани. Тези области обикновено са семейство, кариера (за студенти - обучение), здраве и безопасност.

Тези случаи отговарят на следните твърдения:

1. Ако не направите това в близко бъдеще, значително ще ви отдалечи от една от дългосрочните цели на живота ви.

Пример.В близко бъдеще очаквате възход. Мениджърът ви моли да изпратите отчет за напредъка възможно най-скоро. Важно е? Да, защото не искате да пропуснете възможност за кариера. Това спешно ли е? Да, защото сега е моментът да покажете старанието си.

1. Ако не потърсите медицинска помощ навреме, това може да доведе до сериозни последици.

Пример.Имате зъбобол. Важно? Всичко, свързано със здравето, винаги е важно. Спешно? Рискувате да загубите зъб и няма да издържите дълго на лекарства за болка.

Квадрант Б: Важно и неспешно

Повечето успешни хора вършат по-голямата част от работата си в този квадрант. Това са ежедневни дейности, които неизменно служат за постигане на основните цели във всички области на живота. Всички те са важни, но няма бързане, какъвто е случаят с квадрант А.

Успешният човек не довежда важните си дела до извънредно положение, а ги постига постепенно. Той често има време да взема съзнателно решения, изграждайки тухла по тухла сградата на своето бъдеще.

Тази зона включва всички ежедневни дейности, които са пряко свързани с приоритетните области на живота: работа, семейство, саморазвитие, здраве.

За тях има един-единствен критерий:

• Изпълнението на задачата е задължително, но може да се отложи за известно време, ако се появи нещо важно и спешно.

Пример.Вие сте програмист и трябва да изпратите програмата си до понеделник. Днес е само четвъртък, имате всичко готово, но решихте да отложите подаването на работата си за петък, за да проверите отново всичко обстойно.

Нещата от квадрант Б, при липса на внимание, могат да мигрират към квадрант А. Вашата цел е да предотвратите това да се случи. Случва се важен случай да се появи внезапно, по причини извън вашия контрол. Но често ние сами довеждаме нещата до такова състояние, пренебрегвайки профилактични прегледи при лекар и отлагайки изпълнението на важни задачи до крайния срок.

Квадрант C: Малко важно и спешно

Тези задачи са малко отдалечени от основните ви приоритети, но изпълнението им прави живота ви по-удобен и може да ви послужи добре с течение на времето.

В тази зона има срещи и разговори, на които отивате от учтивост или по необходимост, включително рождени дни на не много близки хора, внезапно появяващи се домакински задължения, някои работни задачи.

Случаите в този квадрант имат следните характеристики:

1. Бързото изпълнение ще помогне.

Пример.Планирахте да закупите климатик и разбрахте за разпродажба, която ще продължи само един ден. Важно? Не особено. Светът няма да рухне, освен ако не си купите климатик по-евтино, отколкото сте планирали. Спешно? Да, разпродажбата е валидна за един ден. Приятен бонус: спешна покупка ще спести малко бюджета на вашето семейство.

1. Непрякото изпълнение на тези задачи може да бъде от полза за основните цели, въпреки че това не е гарантирано.

Пример.Вие сте журналист. Поканени сте на банкет, където може да дойде редакторът на вестника, който ви интересува. Важно? Не особено, всичко е твърде неясно. Спешно? Да, тъй като банкетът няма да продължи вечно, трябва да вземете решение - или да отидете, или не.

Вероятно ще намерите някой, който да делегира случая от този квадрант. Някой маловажен спешен въпрос може да свърши вместо вас вашият съпруг, познат, колега или подчинен.

Квадрант D: Малко важно и неспешно

Всички дела на този квадрант могат да бъдат грубо разделени на действителни дела и развлечения. Дейностите включват задачи, които ще осигурят вашия комфорт, ще направят вас и живота ви по-красиви (например грижа за външния ви вид), но задачата може да изчака известно време.

За жена може да е посещение при маникюрист, за мъж може да е автомивка. Разбира се, тези въпроси са важни сами по себе си, но не и във връзка с основните ви области от живота.

Втората група включва приятно забавление. Обикновено се смята, че тези дела нямат никаква полза, наричат ​​се "изяждащи време", представят се като дела, които хората правят, поне щеше да е по-добре да не го правят, а да се отървем от тях е похвална цел .

Така че категорично можете да говорите само за лоши навици като тютюнопушенето и системната употреба на силен алкохол. Примери за случаи като общуване в социалните мрежи, гледане на леки филми, мотаене в клубове, хоби за компютърни игри – всичко това има право и е необходимо на човек, ако го отпуска и му доставя удоволствие.

Първо, човек не е робот, той трябва да направи нещо просто така, за душата.

Второ, маловажните и неспешни въпроси могат да бъдат полезни. Много компютърни игри развиват мисленето, общуването в социалните мрежи учи да изразявате мисли, танците в клубове помагат за загряване. Освен това отдавна е известно, че смяната на дейности е най-добрата почивка.

Основното условие за този квадрант е да не му позволявате да поеме по-голямата част от времето ви и да игнорирате основните неща, които ви движат напред в живота.

Как да приложим матрицата на Айзенхауер на практика

Така че, след преглед на теоретичната част, можете да изпитате ефекта на матрицата върху себе си.

1. Вечерта преди първия пробен ден разгънете планера до подходящата дата и начертайте разпределение в четири полета. Подпишете ги, както е показано в матрицата. При липса на дневник можете да вземете обикновен лист. Ако винаги носите таблета или лаптопа си със себе си, можете да създадете матрица в Excel.
2. На отделен лист запишете в колона всички задачи, които възнамерявате да свършите утре (когато придобиете умението бързо да разпределите всички задачи в матрицата, вече няма да имате нужда от този елемент).
3. Прочетете случаите един по един и пренапишете всеки случай в съответния квадрант на матрицата. За да направите това, трябва само да отговорите на два въпроса: важно ли е? Спешно ли е?

1. При хартиения вариант оставете свободно място във всяко поле – утре ще мислите за други неща и ще ги добавите.
2. Маркирайте вече завършените случаи с маркер (цвят).
3. В края на деня пренасрочете неизпълнените задачи за следващия ден (не пропускайте да ги пренапишете в ново разпространение на дневника или да ги копирате в нов раздел на Excel – в противен случай те ще бъдат „загубени“).
4. Не си отказвайте удоволствието в края на деня да разгледате всички „цветни” части на матрицата си, тоест всички изпълнени задачи. Ще почувствате удовлетворението на делови човек, чийто ден е прекарал добре.

Пример за запълнена матрица на Айзенхауер

С нашия пример ще направим, както ви посъветвахме в предишния параграф - първо изписваме всички случаи подред и след това ще ги разпределим в матрицата. В примера от първо лице професионален масажист би отразил.

Ето неговия списък със задачи за деня (с коментар, за да позволи на читателя да разбере степента на важност и спешност):

• Днес има 4 масажа: в 9 ч., 11 ч., 15 ч., 20 ч. (по време на почивките ще направя останалото);
• Отидете в счетоводството (според договора трябва да получа 60% от цената за масажа, но всъщност получавам само 50% - разберете защо);
• Купете храна за котката (добре, че погледнах - остана само едно хранене);
• Посетете приятел в болницата (близък приятел, вчера си счупи ръката, донесете му нещо вкусно);
• Отидете в банката, направете плащане за ипотеката (днес е последният ден, когато можете да платите без неустойка);
• Посетете приятели зад палатка (днес е вторник, в събота планираме семейно пътуване);
• Отидете на басейн (колкото по-често ходя, толкова по-добре);
• Купете храна (в хладилника има нещо друго, ще издържим няколко дни);
• Отговаряне на съобщения в WhatsApp и VKontakte (само разговори);
• Практикувайте английски поне 20 минути (между клиентите има много чужденци, трябва да стегнете езика);
• Купете ново уплътнение за крана (само капе от крана, но е на ръба);
• Отидете на час при офталмолог (всяка година за всеки случай минавам на преглед);
• Подстрижете се (видът все още е спретнат, но е по-добре да не го стягате);
• Хвърлете на колега книга за упражнения за мускулите на гърба (обещах, че ще я изпратя веднага, когато съм пред компютъра).

Запомнете: едно и също нещо за различните хора може да живее в различни квадранти на матрицата. Например за някого преследването на хоби може да бъде както важно, така и маловажно. Вие и само вие можете да разпределяте делата си, както виждате житейските си приоритети.

При какви условия матрицата на Айзенхауер ще ви бъде полезна?

Някои скептици смятат, че матрицата на Айзенхауер е подходяща само за мениджъри, докато обикновен служител, работник или домакиня не може да я използва на практика (което не е вярно - матрицата е универсална, ние доказахме това, като взехме случая с масажист, а не бизнесмен като пример).

Реално въпросът не е за възможността или невъзможността за използване на матрицата, а за целесъобразността на нейното приложение.

Системата Айзенхауер се използва за планиране всеки ден. Тоест не говорим за дългосрочни планове (да построиш къща, да отидеш на почивка, да завършиш университет), а за текущи задачи.

От една страна, ако човек има толкова малко ежедневни задачи, че паметта му може лесно да се справи с тях, тогава няма нужда да използва таблицата. Например всички планове на служителя за деня са да обслужват осемте си часа на работа и да пият бира с приятели вечер. Тази маса не е за тези хора.

От друга страна, ако човек има цели във всички аспекти на живота си – в работата, ученето, саморазвитието, семейството, хобита, ако се стреми да бъде господар на времето си, а не да върви по течението му – т.е. човек винаги има много ежедневни задачи. И тъй като той не иска да ги изпуска от поглед - тази матрица е за него.

Матрицата на Айзенхауер не е панацея за вечната липса на време. Това е по-скоро мини урок за приоритизиране.

Не се учудвайте, ако в началото ви е трудно да разделите случаите на квадранти. В момента, в който мислиш и го правиш, се научаваш. А научаването на нещо ценно винаги включва известно усилие.

Не се отчайвайте - след като работите с масата няколко дни подред, ще придобиете умение, което ще се превърне в умение. Впоследствие приоритизирането ще стане автоматично.

Така че нека обобщим.

Матрицата на Айзенхауер е предназначена за хора като вас, ако:

• Постоянно трябва да избирате коя задача да се заемете първо;
• Готови сте да опознаете себе си по-добре, готови сте да отговаряте честно на въпроси като „кое наистина е важно за мен?“;
• Искате да направите възможно най-много – определено повече, отколкото правите в момента;
• Готови сте да се борите с такова ваше качество като отлагането – хронично отлагане.

Може би вече сте добри в управлението на времето си.

Прочетете твърденията по-долу и се запитайте дали са верни за вас. Ако преобладаващата част от точките не ви устройват, препоръчително е да овладеете техниките за управление на времето.

• Винаги имате ясен списък със задачи за деня;
• Отговаряте на служебни имейли своевременно;
• Не носите работа вкъщи и почти никога не закъснявате след края на работния ден;
• Не позволявате телефонни обаждания, посещения на посетители и социални мрежи да ви разсейват значително от основните ви задачи;
• Не вършите работата за подчинените си, защото не смятате, че само вие можете да я свършите наистина добре;
• В края на деня се чувствате почти толкова бдителни, колкото в началото.

Ако всички предишни точки ви се струват логични, то последната може да предизвика недоверчива усмивка: „Шегувате се! Един изцеден лимон се чувства по-енергичен от мен в края на деня." Въпреки това има голям брой хора, които не само не се уморяват, но и усещат прилив на енергия. И тук няма тайна.

Уморяваме се не от обема на свършената работа, а от глупави, разстроени действия, безсмислено хвърляне и чувство на безпомощност в условията на хронично времево напрежение.

Разбира се, понякога не можем да предвидим всичко. А хармоничният ни план може да бъде разклатен от внезапно изключено офис оборудване, закъснял клиент или отсъстващ служител. Оставете това настрана засега.

Първото нещо, върху което си струва да работите, е как да не бъдете източник на хаос за себе си, а след това можете да помислите за влиянието на външни непредвидени обстоятелства.

1. Почистете работния плотот документи, с които вече не работите. Ако не ви трябват много често, приберете ги в килера. Изобщо не е необходимо - изпратете в кошницата. В купчина хартии трудно можете да намерите самия лист, в търсене на който ще прекарате дълги минути, раздразнени от безплодни усилия. Моля, имайте предвид, че бюрата на успешните бизнесмени изглеждат така, сякаш никой не работи върху тях: по-голямата част от повърхността им не е заета от нищо.
2. Вземете си дневники не се разделяй с него. Невъзможно е да се запомни всичко, а бизнесмените отдавна са разбрали необходимостта да се записва всичко - дати на срещи, случаи, въпроси за размисъл. Често се използват мобилни телефони и лаптопи с техните календари, но хартиеният дневник никога няма да остане остарял – дори само защото не може да се счупи или да остане без захранване.
3. Планирайте най-важните неща по време на пика на ежедневната си активност.... Всички сме хора и дори най-силните от нашия вид са победени от съня. Да се ​​съпротивляваш на биоритмите си е загуба на време, пак ще се провалиш. Това, което правите следобед след час, вечер с натрупаната умора, ще ви отнеме двойно повече време. Затова не отлагайте спешен доклад за късно вечерта, не започвайте важни разговори преди лягане – и вие, и вие ще страдате от този подход.
4. Не се претоварвайте... Не само, че производителността ви ще спадне. С безмилостен ритъм вие определено ще "изгорите", а тялото ви без вашето съгласие ще си уреди почивка, изпращайки ви на болнично легло. Това е мястото, където ще загубите цялото си спестено време.

Отнасяйте се със себе си като с чистокръвен кон - това, разбира се, е силно животно, но кой собственик би рискувал да го кара с яростна надпревара?

1. Не „разхищавайте“ проекти и дела... Помните ли известната фраза за това, че най-доброто е враг на доброто? Чувствате ли, че колкото повече проверявате проекта си, толкова по-добър става? Тук е много важно да не "преекспонирате" случая, в противен случай рискувате да почувствате хронична умора от невъзможността да постигнете идеала. Не се стремете към идеала - тези действия ще ви отнемат времето.
2. Не се опитвайте да бъдете добри във всичко.... Необходими са години, за да станеш специалист в определена област. По-добре е да се открояваш в едно нещо, отколкото да си среден във всичко. За това разказва филмът "Оушън 11". Важно е да имате екип, в който всеки е добър в нещо, тогава лесно можете да делегирате въпроси.

Не го губете.Абонирайте се и получете линк към статията по пощата си.

Лесно е да се объркате в безкрайния поток от ежедневни дейности, защото всеки ден има все повече и повече от тях. Вчерашната недовършена работа става днес, а това, което не успяхме да направим днес, автоматично се измества за утре. В резултат на това всякакви неща могат да се натрупат толкова много, че тогава няма да разберете: какво е направено, какво е в процес и какво все още чака.

Такива или детайлни ситуации често се случват при хора, които не обръщат необходимото внимание на процеса на планиране на дейността си. Естествено, тъй като уменията не се преподават в училище, а много родители и други хора, които действат като възпитатели в процеса на нашето развитие, често сами не знаят как да планират дейностите си, въпреки че това не е никак сложно. Просто някак не му се обръща дължимото внимание.

Днес обаче има много отлични техники за планиране, които ви позволяват да се научите как рационално да използвате своя времеви ресурс и да извлечете максимална полза от този процес за себе си. Но в тази статия няма да разглеждаме всички тези техники, а ще дадем за пример само една, която се отличава със своята простота и ефективност. Тази техника се нарича "матрицата на Айзенхауер".

Матрицата на Айзенхауер е един от най-популярните инструменти за управление на времето, използвани от много хора по света, от обикновени наети работници и мениджъри на средно ниво до ръководители на големи фирми и световноизвестни корпорации. Основател на тази матрица е 34-ият президент на Съединените щати Дуайт Дейвид Айзенхауер. Както може да се досетите, този човек беше много зает и трябваше да върши много различни неща, свързани с дейността си. Поради тази причина той оптимизира работния си график и списъка със задачи. Резултатът от неговото изследване беше матрицата, която разглеждаме.

Значението на матрицата на Айзенхауер е главно да се научите как правилно да разпределяте всичките си дела, да различавате важни от спешни, не спешни от най-малко важните, а също и да сведете до минимум времето, прекарано за извършване на всеки бизнес, чието изпълнение прави не дават значителни резултати. Нека да поговорим как работи всичко на практика.

Същността на матрицата на Айзенхауер

Матрицата на Айзенхауер се състои от четири квадранта, в основата на които са две оси - оста на важност (вертикална) и ос на спешност (хоризонтална). В резултат на това се оказва, че всеки квадрант се различава по своите качествени показатели. Всички задачи и задачи се записват във всеки от квадрантите, поради което се формира изключително ясна и обективна картина какво трябва да се направи първо, какво трябва да се направи второ и какво изобщо не трябва да се прави. Всичко това е доста просто, но във всеки случай няма да е излишно да дадете няколко обяснения.

Квадрант А: Важни и спешни неща за вършене

За идеално планиране този квадрант на матрицата трябва да остане празен, т.к появата на важни и спешни въпроси е индикатор за дезорганизация и допускане на блокиране. Много хора попълват тази част от графика поради присъщия им мързел и неправилно приоритизиране. Естествено, от време на време подобни случаи могат да се появят при всеки човек, но ако това се случва всеки ден, тогава е време да обърнете внимание.

Така че правенето на неща в квадрант А трябва да се избягва. И за това е необходимо само да завършите елементите от останалите квадранти навреме. Но ако нещо все пак си струва да се напише в първия квадрант, то това е:

• Случаи, чийто провал се отразява негативно на постигането на целите
• Случаи, чийто провал може да причини трудности и неприятности
• Въпроси, свързани със здравето

Също така е важно да запомните, че има такова нещо като "делегация". Това означава, че когато във вашия квадрант А има случаи, които могат да бъдат делегирани на някой друг, определено трябва да се възползвате от тази възможност, за да разрешите други важни и спешни случаи възможно най-скоро.

Квадрант Б: Неща, които са важни, но не са спешни

Вторият квадрант заслужава най-голямо внимание, т.к делата, които се намират в него, са най-приоритетните и обещаващи и именно от тях трябва да се състоят ежедневните задачи на всеки човек. Забелязано е, че хората, които се занимават основно с делата на този квадрант, постигат най-голям успех в живота, повишават се, печелят повече пари, имат достатъчно свободно време и живеят щастлив и пълноценен живот.

Обърнете внимание и на факта, че липсата на спешност ви позволява да подходите към решаването на всякакви задачи по-преднамерено и конструктивно, а това от своя страна позволява на човек да разкрие потенциала си в най-голяма степен, самостоятелно да обмисли всички нюанси на своя дейности и да управлява времевата рамка на неговите дела. Но тук, наред с други неща, трябва да запомните, че нещата, които са в квадрант Б, ако не бъдат завършени навреме, могат лесно да попаднат в квадрант А, ставайки още по-важни и изискващи бързо завършване.

Опитните специалисти по управление на времето препоръчват да се включат в квадрант Б всички текущи дела, свързани с основната дейност, планиране и анализ на работата, образователни и, спазване на оптималния график и др. Тези. всичко, от което се състои обикновеното ни ежедневие.

Квадрант C: Спешни, но не важни неща

Повечето от дейностите в този квадрант са разсейващи и не доближават човека до планираните резултати. Често те просто пречат на фокусирането върху наистина важните задачи и намаляват ефективността. Основното нещо при работа с матрицата е да не бъркате спешни въпроси от квадрант C с спешни въпроси от квадрант A. В противен случай ще има объркване и това, което трябва да се направи преди всичко, остава на заден план. Винаги помнете за своето и се научете да различавате важното от второстепенното.

Делата на квадрант C включват например срещи или преговори, наложени от някой отстрани, празнуване на рождени дни на не много близки хора, внезапни домакински задължения, премахване на разсейвания, които не са жизненоважни, но изискват внимание (ваза се счупи , микровълнова печка, изгоряла крушка и т.н.), както и всякакви други неща, които не те движат напред, а само забавят.

Квадрант D: Неспешни и неважни неща

Задачите в последния квадрант изобщо не са от полза. В много случаи е полезно не само да се справите с тях последни, но и изобщо да не се справяте с тях. Въпреки че определено трябва да знаете за тях, tk. те са „хранителите на времето“.

Друга особеност на тази група е интересна: те са много привлекателни за много хора - тези задачи са лесни за изпълнение и доставят удоволствие, позволяват ви да се отпуснете и да се забавлявате. Следователно, устояването на изкушението да тренирате с тях може да бъде доста проблематично. Но това е абсолютно необходимо.

В квадрант D можете да записвате неща като разговори по телефона с приятели за нещо незначително, ненужна кореспонденция или прекарване на време в социалните мрежи, гледане на сериали и различни "смайващи" телевизионни предавания, компютърни игри и т.н. Разбира се, всеки човек трябва периодично да си почива и по някакъв начин да се забавлява, но за това има и по-интересни и развиващи се начини: четене, посещение на фитнес зали и басейни, екскурзии сред природата и т.н. Ако не можете напълно да се спасите от извършването на неща от квадрант D или не искате, тогава трябва да отложите изпълнението им поне до момента, в който задачите от квадрант B и C приключат и времето, което ще бъде отделено към делата на квадрант D трябва да бъдат сведени до минимум. Тук ще бъде подходяща добре познатата поговорка: „Време за бизнес, час за забавление“.

Веднага след като овладеете матрицата на Айзенхауер и се научите как правилно да разпределяте делата си в нея, ще забележите, че имате много ново свободно време, успявате да правите всичко навреме и без бързане, всичките ви дела са в ред, целите се постигат една след друга, а вие самите почти винаги сте в добро настроение и весело настроение. Всичко е за организиране и събиране. Вероятно самите вие ​​от време на време забелязвате, че неорганизираните хора винаги са в кръг от някакъв неразбираем бизнес, винаги са заети с нещо глупаво, но "много важно", изглеждат уморени и раздразнени. Има много отличителни черти. Но това не е важно, а че ако вие и аз не искаме да имаме подобни резултати, тогава трябва да действаме различно. А именно: трябва да сме организирани, ясно да разбираме какво и кога трябва да правим и защо правим всичко това. И матрицата на Айзенхауер е страхотна за това.

Пожелаваме ви късмет и успех в овладяването на новото си умение!

Много от нас изпълняват много задачи. Постоянно се сблъскваме със ситуации, когато имаме много работа. Но как да ги приоритизирате? И как да не се объркате в случаите и сроковете?

Планирането на времето не е лесно. Част от бизнеса отива за утре. И след това върху тях се наслагват нови. В резултат на това броят на случаите нараства. Уменията за управление на собственото си работно време не се преподават нито в училище, нито във висшите учебни заведения. Въпреки това, никога не е късно да се научите. Ще говорим за един от най-популярните методи за разпределение на задачите. Тази техника е "Матрицата на Айзенхауер". Този метод ще ви позволи да планирате нещата, да отделяте приоритетните задачи от по-малко приоритетните и да отделяте много по-малко време за изчистване на блокажи.

Този метод, който е прост и популярен в западните страни, се разпространява и у нас.

Малко история

Матрицата е изобретена от не друг, а от 34 президент на Съединените американски щати Дуайт Дейвид Айзенхауер. Като човек на изключително отговорна позиция, той беше постоянно зает и всеки ден трябваше да изпълнява огромен брой задачи от различен характер. За да не се натрупват постоянно възникващи задачи, президентът постоянно търсеше прост и разбираем инструмент за планиране на задачи, с който лесно да се работи. След много изследвания Айзенхауер най-накрая намери метод, който стана универсален за мнозина.

И така, какъв е смисълът на матрицата?

При разпределението на задачите. Въз основа на прости примери бързо ще се научите да отделяте основните задачи от по-малко важните и накрая ще освободите място за лични задачи в ежедневния график.

Матрицата на Айзенхауер се основава на 4 квадранта. Те се пресичат от 2 оси:

• ос на важност
• ос на спешност

В 4 квадрата матрицата предлага да напишете всички неща, които ви тревожат по един или друг начин.

И така, първият квадрант. Пишем в него най-важните и неотложни въпроси. Създателят на тази техника винаги е подчертавал, че ако правилно планирате всичките си задачи, тогава този квадрант трябва да е празен. Но ние тепърва започваме да работим по матрицата. Ако запишете задачи тук, тогава трябва да обърнете внимание на тези, които:

• невъзможно е да не се изпълни, защото ще се отрази негативно на изпълнението на поставените цели
• невъзможно е да не се изпълни, защото това ще доведе до негативни последици
• невъзможно е да не се изпълни, защото изпълнението на тези въпроси е свързано със здравето

Попълвайки този списък, е време да си спомним за делегирането. Ако можете да споделите важен и спешен проблем с някой друг: направете го, не се колебайте да помолите за помощ.

Втори квадрант. Предлага се да се включат в него въпроси, които са важни, но изпълнението на които не изисква спешност. Това са обещаващи и наистина важни задачи, от чието изпълнение зависи успехът. Въпреки факта, че спешността при изпълнението на тези задачи е на второ място, не забравяйте, че това не означава, че можете да забравите за тях преди крайния срок. С достатъчно време за завършване, ние подхождаме към решаването на проблема по-преднамерено. Какво може да се включи тук?

Следните задачи:

• свързани със спорта
• свързани с планирането на задачите и оценката на изпълнението
• които са свързани с работата

Трети квадрант. Включва спешни, но маловажни въпроси. В по-голямата си част трябва да поставите проблеми в този списък, които ви разсейват по пътя към постигането на целите ви. Например, в този списък си струва да добавите срещи и преговори, които не са необходими за вас, но са наложени от властите, които по никакъв начин няма да повлияят на постигането на вашите цели. Тук можете да запишете и внезапни домашни проблеми, свързани с повреда на домакински уреди и др.

Четвърти квадрант. В него Айзенхауер предлага да се записват маловажни и неспешни въпроси. Това са задачи, които няма да са от никаква полза. Те се предлагат да бъдат третирани само в краен случай или изобщо да не се разглеждат. Подобни задачи могат да се сравнят с елементарните поглъщащи време. Така че защо да не изключим тези случаи напълно? Тези неща изглеждат приятни на мнозина. И времето лети.

Какво представлява матрицата на Айзенхауер Дуайт Дейвид? Как планира времето 34-ият президент на Съединените щати? Какъв принцип на организацията ви позволи да се справите с огромен брой дела? Сега ще ви разкажа за всичко това.

Управлението на времето се основава на принципа на планиране. И основното при планирането е да се приоритизира кои неща трябва да започнат първи и кои да се направят по-късно.

Много проста и невероятно ефективна техника е използвана от 34-ия президент на Съединените щати, по-късно е кръстена на неговото име - принципът на Айзенхауер Дуайт Дейвид. Всички разбират, че президентът има много работа и съдбата на милиони хора зависи от правилното планиране на времето на един човек.

Какво направи президентът Айзенхауер?

Ето как - той раздели всички задачи на важни и неотложни.За да разберем по-добре метода, нека начертаем матрицата на Айзенхауер Дуайт Дейвид, като разделим квадрата на 4 равни части. В резултат получаваме 4 квадрата. Сега нека подпишем всеки един от тях със следните имена: Важно, без значение, спешно, не спешно.

Същността на принципа на Айзенхауер е, че всички важни и спешни неща трябва да се правят първо при приоритизирането. Тогава важно и неспешно. Освен това, маловажни спешни. И ако има време, то накрая маловажно и неспешно.

За какво?

Какво дава прилагането на принципа на Айзенхауер? Защо да рисувам матрица? Защо не можеш да направиш всичко без проблеми?

Вероятно всеки е бил изправен пред липса на време - когато искате да наваксате всичко планирано, но не се получава, всеки ден ни поднася изненади и трябва да коригирате плановете си, отказвайки планираната почивка, нови възможности за работа , и т.н.

Невъзможно е да се предвиди непланираното, което означава, независимо дали ни харесва или не, някои планове трябва да бъдат отменени. Но... Но какво ще стане, ако първо свършим основните задачи, а по-малко значимите оставим за по-късно. Кое не е толкова жалко да откажете? Например, нека прекараме време със семейството си, вместо да се срещаме с клиент, който е малко вероятно да се съгласи да сътрудничи.

Това е отговорът на въпроса: „защо сортирам делата“. Ние просто правим основното нещо и отлагаме второстепенното и ставаме по-успешни и продуктивни в живота. В крайна сметка спешно не означава важно и обратното.

1 квадрат: Важно и спешно

Те включват спешни въпроси, чийто провал може да доведе до негативни последици... От този раздел започваме целия бизнес, тъй като това са най-значимите задачи за нас, а освен това и спешни. Този раздел включва: "Спешна операция", "Непланирани срещи", "Краен срок за доставка на проекта".

Основното е, че този квадрат в идеалния случай трябва да е празен, тъй като повечето важни задачи не са спешни в началото и при правилно планиране могат да бъдат извършени, преди да станат спешни. Всички задачи в този квадрат се появяват по 2 причини:

- в зависимост от нас (вътрешни причини), на което можем да влияем и това е най-големият дял в повечето случаи. Например: липса на професионализъм, мотивация, сила и т. н. Като цяло можем да премахнем тази причина сами;

- извън нашия контрол (външни причини): Когато не можем да им повлияем, например форсмажорни обстоятелства, внезапна болка, спешна молба за помощ и т. н. В идеалния случай, при правилно планиране, само тези причини трябва да попадат в квадрата, важни и спешни.

Освен това всички разбираме, че не винаги е възможно да се отдели толкова време, колкото е необходимо за спешни въпроси. Пример от живота е полагането на изпити, ако се подготвите в последния ден, тогава времето за подготовка може просто да не ви стигне физически. Освен това работата в авариен режим е изтощителна, влошава психическото и физическото състояние. Следователно всички важни задачи трябва да бъдат изпълнени, преди да станат спешни, тоест работата с квадрат е важна, а не спешна.

2 квадрат: Важно и не спешно

Редовното изпълнение на всички задачи от този квадрат е индикатор за вашия успех и производителност. Този квадрат включва случаи, които могат да изчакат, но неизпълнението им ще има сериозни негативни последици.

Важна задача се различава от маловажната по това, че последствията, ако не бъдат изпълнени, са различни... Колкото по-важна е задачата, толкова по-силни са негативните последици от нейния провал. Затова предпочитаме първо да изпълняваме важни задачи и едва след това спешни.

В идеалния случай всички важни задачи, както спешни, така и неспешни, трябва да бъдат изпълнени изцяло. Сред случаите в тази област могат да се отбележат като: задачи за личностно развитие, здравеопазване, например: навременна консултация с лекар и предотвратяване на заболяване, овладяване на основни английски умения за повишаване на работното място и др., като правило, това са ключовите задачи, които могат да направят голяма разлика в живота ви.

Всички разбираме, че в повечето случаи е невъзможно да успеете навреме за всичко планирано. Дори само защото възникват непредвидени обстоятелства, които правят сериозни корекции в плановете. Предвид този факт е по-добре да вършите важни задачи, от които животът ви зависи до голяма степен, отколкото маловажни неща. Ето защо е толкова важно задачите да се сортират според правилото на Айзенхауер.

Когато правилно разпределим делата и започнем работа с най-важните, тогава има по-малко бързи работни места, тоест имаме време да свършим нещата, преди да са станали спешни. И това е много важно в края на краищата, когато не винаги има достатъчно време за спешни въпроси - те се оказват недовършени и ние устройваме изпитание на нервите си, опитвайки се да сме навреме. В същото време, с редовна работа с квадрат, това е важно, а не спешно, можете да отделите толкова време на всяка задача, колкото е необходимо, в резултат на това броят на бързите работни места и стресовите ситуации ще намалее, а качеството на работата ще се увеличи. По аналогия от обикновения живот, по-добре е навреме да се предотврати заболяването, отколкото да се започне и накрая да изпитате силна болка и сериозни последствия в бъдеще.

3 квадрат: Няма значение, спешно

Спешно не означава, че е важно, много спешни неща е по-добре да не се правят, ако заради тях няма да можете да направите нещо важно. За да разберете правилно кой бизнес е по-важен, просто задайте въпроса: „Какво ще се случи, ако това не се направи“. Ако негативните последици са минимални, значи въпросът е маловажен и трябва да се започне след изпълнение на по-значими задачи, ако не, което ще има по-сериозни негативни последици. Незначителните задачи включват следното: колега се обади и помоли за помощ при маловажна задача, предлага ви участие в социални услуги. анкета или просто познат дойде да побъбри за живота.

По-малко спешни въпросие, че те пречат на ефективната работа, защото вие:

Принудени да прекъсват с важни задачи;

На фона на спешност започвате да се притеснявате, а емоциите пречат на вземането на правилните решения.

Например, работите с голям проект, от който зависи вашето кариерно израстване и приходите на компанията, и в този момент колегите ви се обаждат и ви молят спешно да се обадите, да отпечатате, да изпратите документ по пощата и т.н. Разбира се, трябва да помагам на колегите, но всичко си има време. Първо трябва да свършите важните неща, а второстепенните по-късно, дори и да са спешни. Просто кажете на колегите си, че сте заети в момента и когато приключите работата по важен въпрос, обадете се обратно.

Ако се опитате да сте в крак с всички неотложни въпроси, тогава животът може да се превърне в постоянен натиск във времето и поради суматохата ще се тревожите повече и по-малко време ще можете да отделите на важни задачи, които оказват голямо влияние върху живота ви .

4 квадрат не е важно и не е спешно

Това е последният списък със задачи, за да започнете, защото включва най-ненужните задачи.

Но дори и най-ненужните случаи също могат да бъдат разделени на 2 части:

1. Житейска дреболия, такива случаи все още имат стойност, но само ако сте изпълнили всички други по-важни задачи от 3 квадрата. И каква е стойността? Например разглобяването на запушване в мецанина е като дреболия, но хубаво, или смяната на течащ кран в кухнята, укрепване на масата, така че да не залита. Като цяло, такива задачи създават вашия комфорт, повишават настроението ви, така че трябва да се опитате да стигнете до 4 квадрата, за да живеете по-хармонично и пълноценно.

Но ако направите тези малки неща, преди да бъдат изпълнени по-важните задачи от последните 3 квадрата, тогава това няма да донесе подобаващо удовлетворение.

2. Глупости класове... Компютърни игри, социални мрежи, гледане на телевизия, алкохол - всичко това отнема само ценно време. Мнозина ще кажат, но помага ли ви да се отпуснете? Да, без съмнение, всякакъв вид глупости са релаксиращи, но не толкова добри, колкото здравословната почивка. Компютърът, телевизорът не могат да предадат толкова силни емоции, тактилни усещания, миризми и други усещания, както в реалния живот. Тъй като компютърът и телевизорът използват по-малко сетивни органи, скоростта на възстановяване, т.е. почивка, намалява. Алкохолът също е неефективен начин за релаксация, тъй като освен негативния ефект върху здравето, след такава почивка, в кавички, има срив, главоболие и други неприятности.

Като цяло всички лоши навици са загуба на време и трябва да се изоставят напълно, но това е идеален случай. Реално всеки човек има лоши навици, тъй като борбата с тях отнема време, така че всички такива боклуци като компютърни игри, телевизия, алкохол и т.н. поставяме в квадрат, без значение и не спешно, в самото дъно на -направи списък.

Практиката за прилагане на матрицата на Айзенхауер Дуайт Дейвид

Нека нарисуваме 4 квадрата на Айзенхауер, обозначаваме всеки квадрат с букви:

А.Важно и спешно (червено);

Б.Важно и не спешно (зелено);

V.Малко важно и спешно (синьо);

г.Не е важно и не е спешно (бяло).

Започваме да правим всички неща по азбучен ред, тоест първо задачите от точка "А", след това "Б", "В" и накрая "Г". Докато не завършим делата на квадрат "А", не пристъпвайте към "Б". След това, докато не направим точка "B", не започваме задачи от "C" и т. н. Като цяло работим последователно стъпка по стъпка, без да променяме реда.

Сега за практика, да кажем, че имаме следния списък със задачи:

Сега ще сортираме списъка с входящи задачи, ще поставим до всеки елемент буквата на квадрата, към който може да се припише тази задача.

Сега знаете откъде да започнете, за да имате време да направите основното. Просто първо правите неща от квадрат "A", след това "B", след това "C" и "D", ако има време.

Важно е да се оцени степента на важност не в ума, а на лист хартия, тъй като когато има повече от 7 + -2 случая, приоритизирането може да е погрешно, тъй като мозъкът ни не е проектиран за такива операции в ум. Става дума за 7 + -2 случая, които можем да съхраним в паметта, останалото се забравя. Задачите, написани на лист хартия, са много по-лесни и по-бързи и най-важното е, че можете да го сортирате по-точно, не съжалявайте за времето за бележки.

Можете също да пренапишете списъка в квадрати за яснота, особено веднага щом започнете да използвате метода на Айзенхауер, но това не е необходимо.

Както вече разбрахте, - същността на работата с принципа на Айзенхауер: разделяне на задачите и концентрация върху първите два квадрата.

Работата според принципа на Айзенхауер ще ви помогне да намалите количеството бързане по време на работа и ще бъдете по-успешни.

P.S.Ако имате някакви затруднения или въпроси относно прочетената статия, както и по темите: Психология (лоши навици, опит и др.), продажби, бизнес, управление на времето и т.н. питайте ме, ще се опитам да помогна. Възможна е и консултация по скайп.

P.P.S.Можете също така да вземете онлайн обучение „Как да получите 1 час допълнително време“. Пишете коментари, вашите допълнения;)

Абонирайте се по имейл Добавете

Имаше много планове за уикенда, но в крайна сметка прекарахте време в гледане на сериала и не направихте нищо? Или може би сте затрупани със задачи по време на работа, а лавината от спешни въпроси се увеличава всеки ден? Вероятно сте чували, че съставянето на списък със задачи може да даде ход на нещата. Но понякога това не помага много и задачите, въведени в списъка със задачи, остават неизпълнени. Защо? Тъй като списъкът е грешен и/или следвате нещата в грешен ред. Решаването на тези проблеми ще помогне Матрица на Айзенхауер, тя - приоритетна матрица... Именно за нея предлагаме да поговорим.

Приоритетната матрица на Айзенхауер - какво е това?

Този инструмент за приоритизиране и управление на времето е кръстен на своя изобретател, един от американските президенти - Дуайт Дейвид Айзенхауер... Основната идея зад матрицата на приоритетите е, че задачите са сортирани четири групив зависимост от два критерия – спешност и важност на изпълнението им. При което не всички спешни въпроси са важни и не всички важни въпроси са спешни... За да се справите успешно със задачите, трябва да разберете към коя група да зададете конкретен случай и това ще ви каже кога да се заемете с него.

Този метод – когато се използва правилно – ще ви позволи да изпълнявате всички задачи навреме и да избегнете прилепването на нещата един към друг, създавайки лавина от нерешени проблеми.

Как да създадете списък със задачи въз основа на матрицата на приоритетите?

Да повторя: за да се очертае план за действие в съответствие с матрицата на Айзенхауер, всички задачи от списъка трябва да бъдат разделени в 4 основни категории:

• Категория А: важно и спешно;
• Категория Б: важно, но не спешно;
• Категория C: спешно, но маловажно;
• Категория D: не е спешно и маловажно.

Най-удобно е да нарисувате лист хартия на четири големи квадрата и да маркирате всеки от тях със съответния цвят и буква, след което да запишете задачите. Нека анализираме всички категории по-подробно с примери.

1. Категория А

Важни и спешни въпроси- ситуации, когато крайният срок е изтекълили са дошли Форсмажорни обстоятелства... Днес е последният ден за плащане на ипотеката този месец, докладът за шефа трябваше да бъде изпратен вчера, а вечерта отивате на лекар поради остра болка в зъба - всичко това е категория А. Ако правилно разпределите вашите дела, тогава този елемент ще съдържа най-малък брой задачи и е още по-добре, ако е напълно празен.

2. Категория Б

Важни, но не спешни въпроси- трябва да са основната част от списъка със задачи... Това са нещата, които утре или вдругиден могат да преминат в категория А, ако не бъдат направени днес. Те са важни, но има малка хлабина и могат да бъдат отложени за известно време. Те включват ежедневни работни задачи, смяна на крана за баня, който все още работи, но вече започна да капе, закупете билети за концерта предварително. Също в същата категория са дела, свързани с вашите глобални житейски цели... Например, ако искате да започнете собствен бизнес или да намерите нова работа и за това трябва да овладеете ново умение, да научите друг чужд език, да вземете допълнителна поръчка за изграждане на капитал и т.н.

3. Категория C

Спешни, но маловажни въпроси... Ето какво следва завършете днес, защото на следващия ден ще бъде твърде късно или неподходящо... Плановете от група C могат да бъдат насочени към създаване комфортни условия на живот и установяване на социални връзки.

Това може да включва навременни поздравления на приятели и колеги за празниците или пътуване до селска къща, за да помогне на родителите да събират разпадащи се плодове. Друг пример е закупуването на нов телевизор с голяма отстъпка. Ако не беше промоцията, щяхте да го закупите много по-късно и ако мислите за това за кратко време, ще получите това, което искате, по-бързо и по-евтино. С други думи, извършването на действия от категория C не е критично, но все пак е по-добре и по-удобно да ги правите навреме.

4. Категория D

Неспешни и маловажни въпроси... Най-коварната категория, която включва основно "Хронофаги" или "убийци на времето"(буквално „хранители на времето“, „убийци на време“). Този елемент включва гледане на филми, телефонни разговори с приятели, четене на книги, прелистване на новинарската емисия. За да устоите на желанието да изпълнявате тези действия вместо задачи от първите три категории, трябва да имате добре развита воля, да можете да се контролирате и да се съсредоточите върху това, от което се нуждаете, а не върху това, което искате.

След като сте подредили задачите си в четири колони, започнете от първата стъпка. Да се ​​научите да следвате матрицата на приоритетите не само ще ви помогне да свършите нещата навреме, но и ще спестите време за забавление – за неспешни и маловажни задачи.

1. В началото може да бъде трудно е правилно да се разпределят делата... За да улесните процеса, задайте си въпросите: „Важна ли е тази задача? Това ли е в приоритетите ми в живота? Неизпълнението ще доведе ли до проблеми?" Ако е така, значи въпросът е важен. За да разберете дали въпросът е спешен, помислете дали ще загуби актуалност в близко бъдеще? Ако е така, значи задачата е спешна.

2. Опитайте се да оставите списъка от категория А празен – запомнете това всички неизпълнени планове от група Б мигрират тук... Освен това в същата група попадат различни форсмажорни събития, които не сте могли да предвидите предварително. Нека повторим, че в идеалния случай при правилно разпределение на времето не трябва да има спешни и важни задачи. Изключение ще бъде същата непреодолима сила, както и:

• здравни планове;
• действия, от които зависи изпълнението на важни цели (ако искате да отидете в чужбина през лятото, по-добре е да издадете паспорт предварително);
• случаи, чийто провал в бъдеще заплашва да се превърне в неприятности (неплатена глоба, платена навреме, може да ви попречи да отидете в чужбина).

3.
Категория В - за най-обещаващите задачи... Статистиката показва, че тези, които обръщат специално внимание на целите в тази категория, са по-успешни, изкачват се по-уверено по кариерната стълбица и съответно печелят повече. Това се дължи, наред с други неща, на факта, че благодарение на навременното изпълнение на делата (със спокойно темпо, без бързане), концентрацията и способността да дава приоритети, човек може напълно да демонстрира своите таланти и да мисли за тази или онази стъпка .

4. Някои задачи от категория C по-правилно би било да се класифицира като разсейващотъй като те могат да попречат на ефективността ви и да изядат много от времето ви, въпреки че не са важни. Това включва поздравления за далечни роднини, закупуване на нов диван и други несъществени неща. Важно е да можете да ги разграничите от случаите от категория Б и, ако е възможно, да делегирате изпълнението им на други хора.

5. Задачи D, или поглъщащи време, можете спокойно да се обадите непродуктивни... Въпреки това, можете да добавите стойност към свободното си време. Например, прочетете добра интелектуална книга вместо таблоиден роман, спортувайте, когато искате емоционална релаксация. Ако не можете да устоите на изкушението да губите време за нещо безполезно, сведете тази загуба до минимум, като първо изпълнявате задачи от други категории.

Когато овладеете принципа на матрицата на Айзенхауер, ще станете не само успешен, но и по-уравновесен и оптимистичен човек, тъй като ще спрете да се тревожите за досадни, но важни малки неща, за които преди не сте имали достатъчно време.