نمونه ای از ماتریس آیزنهاور برای یک هفته. میدان آیزنهاور: روی چیزهای مهم تمرکز کنید، چیزهای غیر ضروری را کنار بگذارید

سلام! در این مقاله، ما در مورد یکی از موثرترین ابزارهای مدیریت زمان - ماتریس آیزنهاور صحبت خواهیم کرد.

امروز یاد خواهید گرفت:

• ماتریس آیزنهاور چیست؟
• چگونه می توان ماتریس را در زندگی روزمره اعمال کرد (با مثال).
• چند نکته برای صرفه جویی در زمان

حکمت عامیانه می گوید: "روز تا غروب طولانی است، اگر کاری برای انجام دادن نباشد." کلمات قصار کاملاً متفاوتی از افراد پرمشغله ای که با زمان مسابقه می دهند زاده می شود: "چگونه یک ساعت بیست و پنجم را به روز اضافه می کنید؟".

در شرایط چندوظیفه ای، دیر یا زود، هر تاجری با سوال توزیع مناسب منابع زمانی مواجه می شود. شرایط شروع برای هر ساکن در این سیاره یکسان است - یک ساعت شامل شصت دقیقه برای مطلقاً همه است. اما اینکه افراد چگونه زمان خود را به طور موثر سازماندهی می کنند، تفاوت زیادی بین یک فرد موفق و یک بازنده ابدی ایجاد می کند.

ماتریس آیزنهاور به عنوان روشی برای سازماندهی زمان

مدیریت زمان یا - عبارت است از کنترل آگاهانه بر میزان زمانی که صرف فعالیت های خاص به منظور افزایش کارایی و بهره وری آنها می شود.

ماتریس آیزنهاور یکی از ابزارهای محبوب مدیریت زمان است که برای اولویت بندی کارهای تجاری و شخصی استفاده می شود. بر اساس این اصل است که همه موارد بسته به درجه اهمیت و فوریت آنها به چهار دسته تقسیم می شوند. استفاده از ماتریس برای برنامه ریزی کوتاه مدت و میان مدت راحت ترین است.

این رویکرد توسط دوایت دیوید آیزنهاور، ژنرال ارتش جنگ جهانی دوم و بعداً سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده پیشگام بود. این سیاستمدار همیشه اطرافیانش را با توانایی اش در هماهنگی با همه چیز تحسین کرده است.

روزی روزگاری، یک آمریکایی بیهوده به دنبال راهی مؤثر برای مدیریت زمان می‌گشت و چون آن را در بین راه‌های موجود پیدا نمی‌کرد، به تنهایی آن را توسعه داد. ماتریس زمان هنوز در سادگی و نبوغ خود قابل توجه است و میلیون ها نفر در سراسر جهان از آن برای برنامه ریزی استفاده می کنند.

از نظر بصری، ماتریس اولویت به چهار ربع تقسیم می‌شود، که در آن موارد به دسته‌های مهم و فوری، مهم و غیر فوری، بی‌اهمیت و فوری، بی‌اهمیت و غیر فوری قرار می‌گیرند.

از کاربر ماتریس خواسته می شود که تمام فعالیت های برنامه ریزی شده خود را در این ربع ها وارد کند. بزرگ‌ترین کار درست زمانی اتفاق می‌افتد که شخص بین این زمینه‌ها انتخاب کند، بنابراین تصمیم می‌گیرد کدام کار را اول انجام دهد و کدام کار را دوم انجام دهد.

خصوصیات ربع

ربع الف: مهم و فوری

در این زمینه باید مواردی ثبت شود که به حوزه های اولویت دار زندگی فرد مربوط می شود و تاخیر را تحمل نمی کند. این مناطق معمولاً خانواده، شغل (برای دانش آموزان - تحصیل)، سلامت و ایمنی هستند.

این موارد با عبارات زیر مطابقت دارد:

1. کوتاهی در انجام این کار به طور قابل توجهی شما را از یکی از اهداف بلند مدت زندگی خود دور می کند.

مثال.در آینده نزدیک، شما مشتاقانه منتظر ارتقاء هستید. مدیر از شما می خواهد که در اسرع وقت گزارشی از کار انجام شده ارائه دهید. مهم است؟ بله، زیرا نمی خواهید فرصت شغلی را از دست بدهید. فوری است؟ بله، زیرا اکنون زمان آن است که تلاش خود را نشان دهید.

1. تاخیر در مراجعه به پزشک می تواند عواقب بدی داشته باشد.

مثال.شما دندان درد دارید. مهم؟ همه چیز مربوط به سلامتی همیشه مهم است. فوری؟ شما در معرض خطر از دست دادن دندان قرار می گیرید و با داروهای مسکن دوام زیادی نخواهید داشت.

ربع ب: مهم و غیر فوری

افراد موفق بیشتر کار خود را در این ربع انجام می دهند. اینها فعالیت های روزمره ای هستند که همواره در خدمت دستیابی به اهداف اصلی در تمام زمینه های زندگی هستند. همه آنها مهم هستند، اما عجله ای وجود ندارد، مانند مورد ربع A.

یک فرد موفق کارهای مهم خود را به حالت اضطراری نمی رساند، بلکه آنها را به تدریج انجام می دهد. او اغلب وقت دارد تا عمدا تصمیم بگیرد، آجر به آجر ساختمان آینده اش را بسازد.

این منطقه شامل تمام فعالیت های روزمره است که به طور مستقیم به زمینه های اولویت زندگی مربوط می شود: کار، خانواده، خودسازی، سلامت.

آنها مشمول معیارهای یکسانی هستند:

• کار باید تکمیل شود، اما اگر مورد مهم و فوری ظاهر شد، می توان آن را برای مدتی به تعویق انداخت.

مثال.شما یک برنامه نویس هستید و باید برنامه ای را که نوشته اید تا دوشنبه تحویل دهید. فقط پنج شنبه است، و شما از قبل همه چیز را آماده کرده اید، اما تصمیم گرفته اید تا روز جمعه دست خود را در دست بگیرید تا بتوانید همه چیز را دوباره بررسی کنید.

چیزهایی از ربع B، اگر بدون مراقبت رها شوند، می توانند به ربع A مهاجرت کنند. هدف شما جلوگیری از این اتفاق است. این اتفاق می افتد که یک موضوع مهم به دلایلی خارج از کنترل شما ناگهان ظاهر می شود. اما اغلب ما خودمان همه چیز را به این حالت می رسانیم و معاینات پیشگیرانه در پزشک را نادیده می گیریم و کارهای مهم را به موعد مقرر موکول می کنیم.

ربع ج: غیر مهم و فوری

این کارها تا حدودی با اولویت های اصلی شما فاصله دارند، اما انجام آنها زندگی شما را راحت تر می کند و می تواند به مرور زمان به شما خدمت کند.

در این منطقه جلسات و گفتگوهایی وجود دارد که از روی ادب یا از سر ناچاری به آنها می روید، از جمله تولد افراد نه چندان نزدیک، کارهای خانه به طور ناگهانی ظاهر شده، برخی از وظایف کاری.

این ربع دارای ویژگی های زیر است:

1. انجام سریع این کار کمک خواهد کرد.

مثال.قصد خرید یک کولر گازی را داشتید و از فروش آن مطلع شدید که فقط یک روز ادامه دارد. مهم؟ نه به خصوص. اگر کولر گازی ارزانتر از آنچه برنامه ریزی کرده اید نخرید دنیا فرو نمی ریزد. فوری؟ بله، فروش فقط برای یک روز معتبر است. یک امتیاز خوب: خرید فوری کمی در بودجه خانواده صرفه جویی می کند.

1. به طور غیرمستقیم، عملکرد این موارد ممکن است به نفع اهداف اصلی باشد، اگرچه این تضمین نمی شود.

مثال.شما یک روزنامه نگار هستید. شما به یک ضیافت دعوت شده اید، جایی که سردبیر روزنامه مورد علاقه شما می تواند بیاید. مهم؟ نه واقعا، همه چیز خیلی مبهم است. فوری؟ بله، چون ضیافت برای همیشه ادامه نخواهد داشت، باید تصمیم بگیرید - یا بروید یا نه.

این احتمال وجود دارد که شخصی را برای تفویض پرونده از این ربع پیدا کنید. برخی از امور فوری غیر مهم می تواند توسط یک همسر، آشنا، همکار، زیردستان برای شما انجام شود.

ربع د: بی اهمیت و غیر فوری

تمام امور این ربع را می توان به طور مشروط به تجارت و سرگرمی واقعی تقسیم کرد. وظایف شامل کارهایی می شود که راحتی شما را تضمین می کند، شما و زندگی شما را زیباتر می کند (مثلاً مراقبت از ظاهر خود)، اما در عین حال، این کار می تواند مدتی منتظر بماند.

برای یک زن، این ممکن است بازدید از یک مانیکوریست باشد، برای یک مرد، یک کارواش. البته این موارد به خودی خود مهم هستند، اما نه در ارتباط با حوزه های اصلی زندگی شما.

گروه دوم شامل یک سرگرمی دلپذیر است. عموماً بر این باورند که این کارها هیچ سودی ندارد، آنها را "زمان خوار" می نامند، آنها را به عنوان کارهایی معرفی می کنند که حداقل ترجیح می دهند انجام ندهند و رهایی از آنها هدفی ستودنی است.

بنابراین به طور قطعی، شما فقط می توانید در مورد عادات بد مانند سیگار کشیدن و استفاده منظم از الکل قوی صحبت کنید. نمونه‌هایی از فعالیت‌هایی مانند شبکه‌های اجتماعی، تماشای فیلم‌های سبک، معاشرت در باشگاه‌ها، بازی‌های رایانه‌ای - همه این‌ها حق دارند و برای فرد لازم هستند، اگر او را آرام کنند و به او لذت ببرند.

اولاً، یک شخص ربات نیست، او باید دقیقاً چنین کاری را برای روح انجام دهد.

ثانیاً چیزهای بی اهمیت و غیر فوری می توانند مفید باشند. بسیاری از بازی های رایانه ای تفکر را توسعه می دهند، ارتباطات در شبکه های اجتماعی بیان افکار را آموزش می دهد، رقصیدن در باشگاه ها به گرم شدن کمک می کند. علاوه بر این، مدتهاست که شناخته شده است که تغییر فعالیت بهترین استراحت است.

شرط اصلی این ربع این است که اجازه ندهید بیشتر وقت شما را به خود اختصاص دهد و چیزهای اصلی را که شما را در زندگی به جلو می برد نادیده بگیرید.

نحوه اعمال ماتریس آیزنهاور در عمل

بنابراین، پس از بررسی بخش تئوری، می توانید تأثیر ماتریس را بر روی خود تجربه کنید.

1. در شب قبل از اولین روز آزمایش، دفتر خاطرات خود را در تاریخ مناسب باز کنید و یک پهنای چهار میدانی بکشید. آنها را همانطور که در ماتریس نشان داده شده است برچسب بزنید. در صورت عدم وجود دفترچه خاطرات، می توانید یک برگه معمولی بگیرید. اگر همیشه یک تبلت یا لپ تاپ با خود حمل می کنید، می توانید یک ماتریس در اکسل ایجاد کنید.
2. در یک برگه جداگانه، تمام کارهایی را که فردا می‌خواهید انجام دهید، در یک ستون بنویسید (وقتی مهارت توزیع سریع همه وظایف در ماتریس را به دست آوردید، دیگر به این مورد نیاز نخواهید داشت).
3. موارد را یکی یکی بخوانید و هر کدام را در ربع مناسب ماتریس کپی کنید. برای انجام این کار، فقط باید به دو سوال پاسخ دهید: آیا مهم است؟ آیا فوری است؟

1. در مورد نسخه کاغذی، در هر قسمت فضای خالی بگذارید - فردا کارهای دیگری را به یاد خواهید آورد و آنها را اضافه کنید.
2. با یک نشانگر (رنگی) کارهایی که قبلاً انجام شده را برجسته کنید.
3. در پایان روز، کارهای ناتمام را به روز بعد منتقل کنید (حتماً آنها را در صفحه جدیدی از دفتر خاطرات بازنویسی کنید یا آنها را در یک برگه جدید اکسل کپی کنید - در غیر این صورت "از دست خواهند رفت").
4. در پایان روز لذت نگاه کردن به تمام بخش های "رنگی" ماتریس خود، یعنی تمام موارد تکمیل شده را از خود سلب نکنید. شما رضایت یک تاجر را احساس خواهید کرد که روزش بیهوده سپری نشده است.

نمونه ای از یک ماتریس تکمیل شده آیزنهاور

با مثال خود، همانطور که در پاراگراف قبلی توصیه کردیم انجام خواهیم داد - ابتدا همه موارد را در یک ردیف می نویسیم و سپس آنها را در ماتریس توزیع می کنیم. در مثال اول شخص، یک ماساژدرمانگر حرفه ای مدیتیشن می کند.

در اینجا لیستی از وظایف او برای این روز است (با تفسیر برای درک اهمیت و فوریت خواننده):

• امروز 4 ماساژ: ساعت 9، 11، 15، ساعت 20 (در زمان استراحت به سایر موارد رسیدگی خواهم کرد).
• به بخش حسابداری بروید (طبق قرارداد برای ماساژ، من باید 60٪ از هزینه را دریافت کنم، اما در واقع فقط 50٪ دریافت می کنم - بدانید چرا).
• غذای گربه بخرید (خوب است که نگاه کردم - فقط یک غذا باقی مانده است).
• از یک دوست در بیمارستان دیدن کنید (یک دوست صمیمی دیروز دست خود را شکست، چیزی خوشمزه برای او بیاورید).
• با بانک تماس بگیرید، وام مسکن را پرداخت کنید (امروز آخرین روزی است که می توانید بدون جریمه پرداخت کنید).
• برای چادر از دوستان دیدن کنید (امروز سه شنبه است، ما در حال برنامه ریزی برای یک سفر خانوادگی در روز شنبه هستیم).
• رفتن به استخر (هر چه بیشتر بروم، بهتر است)؛
• خرید مواد غذایی (چیز دیگری در یخچال وجود دارد، ما چند روز دوام می آوریم)؛
• پاسخ به پیام ها در WhatsApp و VKontakte (فقط مکالمه)؛
• حداقل 20 دقیقه انگلیسی را تمرین کنید (خارجی های زیادی در بین مشتریان وجود دارد، لازم است زبان را بهبود بخشید).
• یک واشر جدید برای شیر بخرید (شیر آب هنوز چکه می کند، اما در آستانه است).
• به یک قرار ملاقات با اپتومتریست بروید (هر سال، فقط در صورت امکان، معاینه می کنم).
• کوتاه کردن مو (ظاهر هنوز مرتب است، اما بهتر است آن را به تعویق نیندازید)؛
• یک کتاب در مورد تمرینات عضلات پشت به یک همکار بیندازید (من قول داده بودم که بلافاصله به محض اینکه پشت کامپیوتر باشم آن را ارسال خواهم کرد).

به یاد داشته باشید: یک چیز برای افراد مختلف می تواند در ربع های مختلف ماتریس زندگی کند. به عنوان مثال، برای اینکه شخصی سرگرمی خود را انجام دهد، می تواند به موارد مهم و غیر مهم اشاره کند. شما و فقط شما می توانید امور خود را همانطور که اولویت های زندگی خود را می بینید تقسیم کنید.

در چه شرایطی ماتریس آیزنهاور برای شما مفید خواهد بود

برخی از شکاکان معتقدند که ماتریس آیزنهاور فقط برای مدیران مناسب است، در حالی که یک کارمند ساده، کارگر یا خانه دار نمی تواند در عمل از آن استفاده کند (که درست نیست - ما ثابت کردیم که ماتریس جهانی است. این با در نظر گرفتن مورد یک ماساژور به عنوان مثال، نه یک تاجر).

در واقع، سؤال در مورد امکان یا عدم امکان استفاده از ماتریس نیست، بلکه در مورد مصلحت استفاده از آن است.

سیستم آیزنهاور برای برنامه ریزی برای هر روز استفاده می شود. یعنی ما در مورد برنامه های بلند مدت (ساخت خانه، رفتن به تعطیلات، فارغ التحصیلی از دانشگاه) صحبت نمی کنیم، بلکه در مورد وظایف فعلی صحبت می کنیم.

از یک طرف، اگر فردی کارهای روزانه آنقدر کم داشته باشد که حافظه اش به راحتی با آنها کنار بیاید، نیازی به استفاده از جدول نیست. به عنوان مثال، تمام برنامه های یک کارمند برای یک روز این است که هشت ساعت خود را در محل کار خدمت کند و عصر با دوستان خود آبجو بنوشد. این میز برای چنین افرادی نیست.

از سوی دیگر، اگر فردی در تمام جنبه های زندگی خود - در کار، تحصیل، خودسازی، خانواده، سرگرمی ها، اگر تلاش کند تا بر زمان خود مسلط باشد و با آن پیش نرود، اهداف داشته باشد. همیشه کارهای روزانه زیادی دارد. و از آنجایی که او نمی خواهد آنها را از دست بدهد، این ماتریس برای او است.

ماتریس آیزنهاور نوشدارویی برای کمبود ابدی زمان نیست. این بیشتر یک آموزش کوچک در مورد اولویت بندی است.

اگر در ابتدا تعیین پرونده ها به ربع دشوار بود، تعجب نکنید. لحظه ای که فکر می کنید و آن را انجام می دهید، در حال یادگیری هستید. و یادگیری چیزی ارزشمند همیشه مستلزم تلاش است.

ناامید نشوید - پس از چندین روز متوالی کار با میز، مهارتی را به دست خواهید آورد که به یک مهارت تبدیل می شود. متعاقباً اولویت بندی به اتوماسیون می رسد.

پس بیایید آن را خلاصه کنیم.

ماتریس آیزنهاور برای افرادی مانند شما است اگر:

• شما دائماً باید انتخاب کنید که کدام وظیفه را ابتدا انجام دهید.
• شما آماده هستید تا خود را بهتر بشناسید، آماده پاسخ صادقانه به سوالاتی مانند "چه چیزی واقعا برای من مهم است؟"
• شما می خواهید تا آنجا که ممکن است انجام دهید - قطعاً بیشتر از آنچه اکنون انجام می دهید.
• شما آماده اید که با کیفیتی مانند اهمال کاری کنار بیایید - به تعویق انداختن مزمن کارها "برای بعد".

شاید شما در حال حاضر در مدیریت زمان خود خوب هستید.

عبارات زیر را بخوانید و از خود بپرسید که آیا آنها برای شما صادق هستند یا خیر. اگر اکثریت قریب به اتفاق نکات برای شما مناسب نیست، توصیه می شود که بر تکنیک های مدیریت زمان تسلط داشته باشید.

• شما همیشه یک لیست واضح برای انجام روز دارید.
• به ایمیل های تجاری به موقع پاسخ می دهید.
• شما کار را به خانه نمی برید و تقریباً هرگز پس از پایان روز کاری دیر نمی مانید.
• شما اجازه نمی دهید تماس های تلفنی، بازدیدها و رسانه های اجتماعی به طور قابل توجهی شما را از وظایف اصلی خود منحرف کند.
• شما کار را برای زیردستان خود انجام نمی دهید زیرا فکر نمی کنید که فقط شما می توانید آن را به خوبی انجام دهید.
• در پایان روز، شما تقریباً مانند ابتدا احساس انرژی می کنید.

اگر تمام نکات قبلی برای شما منطقی به نظر می رسد، ممکن است آخرین مورد باعث لبخندی ناباورانه شود: "بله، شما شوخی می کنید! یک لیموی فشرده در پایان یک روز کاری انرژی بیشتری نسبت به من احساس می کند. با این وجود، تعداد زیادی از افراد هستند که نه تنها خسته نمی شوند، بلکه احساس موجی از انرژی نیز می کنند. و هیچ رازی در اینجا وجود ندارد.

ما از حجم کار انجام شده خسته نمی شویم، بلکه از کارهای احمقانه، بی نظم، پرتاب های بی معنی و احساس درماندگی در شرایط فشار زمانی مزمن خسته نمی شویم.

البته گاهی ما نمی توانیم همه چیز را پیش بینی کنیم. و برنامه متناسب با ما می تواند به دلیل خاموش شدن ناگهانی تجهیزات اداری، مشتری دیرکرد یا یک کارمند فراری متزلزل شود. فعلا اینو بذار کنار

اولین چیزی که باید روی آن کار کنید این است که چگونه منبع هرج و مرج برای خود نباشید و سپس می توانید به تأثیر شرایط پیش بینی نشده خارجی فکر کنید.

1. دسکتاپ خود را تمیز کنیداز اسنادی که دیگر با آنها کار نمی کنید. اگر اغلب به آنها نیاز نیست، آنها را در کمد قرار دهید. اصلاً مورد نیاز نیست - به سبد ارسال کنید. در انبوهی از کاغذها، به سختی می توانید همان برگه ای را پیدا کنید که دقایقی طولانی را صرف جستجوی آن کنید، آزرده تلاش های بی ثمر. توجه داشته باشید که میزهای تاجران موفق به نظر می رسد که هیچ کس روی آنها کار نمی کند: بیشتر سطح آنها توسط چیزی اشغال نشده است.
2. برای خودت دفتر خاطرات بگیرو از آن جدا نشو به خاطر سپردن همه چیز غیرممکن است و افراد تجاری مدتهاست که نیاز به نوشتن همه چیز را درک کرده اند - تاریخ جلسات، تجارت، سوالات برای تأمل. تلفن‌های همراه و لپ‌تاپ‌ها با تقویم‌هایشان اغلب مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما دفتر خاطرات کاغذی هرگز قدیمی نمی‌شود - البته فقط به این دلیل که نمی‌تواند خراب شود یا شارژش تمام شود.
3. مهمترین چیز را در زمان اوج فعالیت روزانه خود برنامه ریزی کنید. همه ما انسان هستیم و حتی سرسخت‌ترین اعضای همنوعمان نیز با خواب غلبه می‌کنند. مقاومت در برابر بیوریتم‌هایتان اتلاف وقت است، باز هم ضرر خواهید کرد. کاری که بعدازظهرها در یک ساعت انجام می دهید، عصر، با خستگی انباشته، دو برابر زمان بیشتری از شما می گیرد. بنابراین، گزارش فوری را به اواخر عصر موکول نکنید، قبل از رفتن به رختخواب گفتگوهای مهم را شروع نکنید - هم شما و هم شما از این رویکرد رنج خواهید برد.
4. خودتان را بیش از حد بار نکنید. این فقط این نیست که بهره وری شما کاهش می یابد. با یک ریتم بی رحم، شما قطعا "سوخته خواهید شد" و بدن شما، بدون رضایت شما، استراحتی را برای خود ترتیب می دهد و شما را به تخت بیمارستان می فرستد. اینجاست که تمام زمان ذخیره شده خود را از دست خواهید داد.

با خود مانند یک اسب اصیل رفتار کنید - البته این حیوان قوی است، اما کدام یک از صاحبان آن جرات می کنند با یک تاخت دیوانه وار آن را برانند؟

1. پروژه ها و کارها را "آهسته" نکنید. این جمله معروف را به خاطر دارید که بهترین دشمن خوبی است؟ آیا احساس می کنید هرچه بیشتر پروژه خود را آزمایش کنید، بهتر می شود؟ در اینجا بسیار مهم است که در مورد موضوع "بیش از حد" نکنید، در غیر این صورت در معرض خطر خستگی مزمن از ناتوانی در دستیابی به ایده آل هستید. برای ایده آل تلاش نکنید - این اقدامات وقت شما را تلف می کند.
2. سعی نکنید در همه چیز عالی باشید. سالها طول می کشد تا در هر زمینه ای متخصص شوید. بهتر است در یک چیز برجسته باشید تا اینکه در همه چیز متوسط ​​باشید. این چیزی است که Ocean's 11 درباره آن است. مهم است که تیمی داشته باشید که در آن همه در کاری مهارت داشته باشند، در این صورت می توانید به راحتی کارها را واگذار کنید.

از دست ندهمشترک شوید و لینک مقاله را در ایمیل خود دریافت کنید.

در جریان بی پایان فعالیت های روزمره، به راحتی می توانید گیج شوید، زیرا هر روز تعداد آنها بیشتر و بیشتر می شود. کار ناتمام دیروز تبدیل به امروز می شود و آنچه امروز وقت انجام آن را نداشتیم به طور خودکار به فردا منتقل می شود. در نتیجه، چیزهای زیادی می توانند جمع شوند که بعداً نمی توانید متوجه شوید: چه کاری انجام شده است، چه چیزی در حال انجام است و چه چیز دیگری فقط در بال ها منتظر است.

چنین موقعیت‌هایی یا جزئیاتی اغلب در افرادی اتفاق می‌افتد که به روند برنامه‌ریزی فعالیت‌های خود توجه کافی ندارند. طبیعتاً مهارت‌ها در مدرسه آموزش داده نمی‌شوند و بسیاری از والدین و سایر افرادی که به عنوان مربی در روند رشد ما عمل می‌کنند، اغلب واقعاً نمی‌دانند چگونه فعالیت‌های خود را خودشان برنامه‌ریزی کنند، اگرچه این اصلاً دشوار نیست. فقط آنطور که باید توجه نمی شود.

با این حال، امروزه بسیاری از تکنیک های برنامه ریزی عالی وجود دارد که به شما امکان می دهد یاد بگیرید چگونه از منابع زمانی خود به طور منطقی استفاده کنید و حداکثر سود را از این فرآیند برای خود استخراج کنید. اما در این مقاله ما همه این تکنیک ها را در نظر نخواهیم گرفت، بلکه تنها یک نمونه را ارائه می دهیم که با سادگی و کارایی آن متمایز است. این تکنیک "ماتریس آیزنهاور" نامیده می شود.

ماتریس آیزنهاور یکی از محبوب‌ترین ابزارهای مدیریت زمان است و افراد زیادی در سراسر جهان از آن استفاده می‌کنند: از کارمندان عادی و مدیران میانی گرفته تا مدیران عامل شرکت‌های بزرگ و شرکت‌های مشهور جهانی. بنیانگذار این ماتریس، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، دوایت دیوید آیزنهاور است. همانطور که ممکن است حدس بزنید، این مرد بسیار پرمشغله بود و مجبور بود بسیاری از کارهای مربوط به فعالیت های خود را انجام دهد. به همین دلیل مشغول بهینه سازی برنامه کاری و لیست کارهای خود بود. نتیجه تحقیقات او ماتریسی بود که در نظر داریم.

معنای ماتریس آیزنهاور عمدتاً این است که یاد بگیرید چگونه همه وظایف خود را به درستی توزیع کنید ، بین مهم و فوری تمایز قائل شوید ، نه فوری از کم اهمیت ترین ، و همچنین کاهش زمان حداکثر برای انجام هر کسب و کاری که نمی دهد. هر نتیجه قابل توجهی بیایید در مورد نحوه عملکرد آن در عمل صحبت کنیم.

ماهیت ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور از چهار ربع تشکیل شده است که اساس آن دو محور است - این محور اهمیت (عمودی) و محور فوریت (افقی) است. در نتیجه، معلوم می شود که هر ربع در شاخص های کیفی خود متفاوت است. تمام وظایف و موارد در هر یک از ربع ها ثبت می شود که به لطف آنها یک تصویر بسیار واضح و عینی از آنچه ابتدا باید انجام شود، آنچه که باید انجام شود و آنچه که اصلاً نباید انجام شود، شکل می گیرد. همه اینها بسیار ساده است، اما در هر صورت ارائه چند توضیح اضافی نخواهد بود.

ربع الف: امور مهم و فوری

با برنامه ریزی ایده آل، این ربع ماتریس باید خالی بماند، زیرا ظهور موارد مهم و فوری نشانگر بی نظمی و فرض انسداد است. این قسمت از برنامه به دلیل تنبلی ذاتی و اولویت بندی نادرست برای بسیاری از افراد پر می شود. به طور طبیعی، گاهی اوقات چنین مواردی ممکن است در هر فردی ظاهر شود، اما اگر این اتفاق روزانه رخ می دهد، وقت آن است که به آن توجه کنید.

بنابراین باید از ظهور موارد در ربع A اجتناب کرد. و برای این فقط لازم است نکات ربع های باقی مانده را به موقع انجام دهید. اما اگر چیزی هنوز ارزش ورود به ربع اول را دارد، پس این:

• مواردی که شکست آنها بر دستیابی به اهداف تأثیر نامطلوب دارد
• کارهایی که در صورت عدم انجام آنها ممکن است باعث مشکلات و دردسرها شود
• موارد مرتبط با سلامت

همچنین مهم است که به یاد داشته باشید که چیزی به نام "توکیل" وجود دارد. این بدان معناست که وقتی مواردی در ربع A شما وجود دارد که می‌توان آن را به شخصی تفویض کرد، قطعاً باید از این فرصت برای حل هر چه سریع‌تر سایر موارد مهم و فوری استفاده کرد.

ربع B: مهم اما فوری نیست

ربع دوم سزاوار بیشترین توجه است زیرا اموری که در آن است، اولویت و امیدوارکننده‌ترین امور است و کارهای روزمره هر فردی باید از آن باشد. مشاهده شده است که افرادی که عمدتاً درگیر امور این ربع هستند بیشترین موفقیت را در زندگی به دست می آورند، ترفیع می یابند، درآمد بیشتری کسب می کنند، اوقات فراغت کافی دارند و زندگی شاد و رضایت بخشی دارند.

همچنین به این واقعیت توجه داشته باشید که فقدان فوریت به شما امکان می دهد به طور آگاهانه و سازنده تر به حل هر مشکلی نزدیک شوید و این به نوبه خود به فرد امکان می دهد پتانسیل خود را به طور کامل آشکار کند و به طور مستقل به تمام تفاوت های ظریف خود فکر کند. فعالیت کند و چارچوب زمانی امور خود را مدیریت کند. اما در اینجا، از جمله موارد دیگر، باید به خاطر داشته باشید که کارهایی که در ربع B قرار دارند، اگر به موقع انجام نشوند، می توانند به راحتی در ربع A قرار بگیرند و حتی مهم تر شوند و نیاز به تکمیل سریع دارند.

متخصصان باتجربه مدیریت زمان توصیه می کنند کلیه امور جاری مربوط به فعالیت اصلی، برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل کار، آموزش و رعایت برنامه زمان بندی بهینه را در ربع B قرار دهند. آن ها هر چیزی که روال روزانه ما را تشکیل می دهد.

ربع ج: فوری اما مهم نیست

فعالیت هایی که در این ربع قرار دارند در بیشتر موارد حواس پرت کننده هستند و فرد را به نتایج مورد نظر نزدیک نمی کنند. اغلب آنها فقط مانع تمرکز روی کارهای واقعا مهم می شوند و کارایی را کاهش می دهند. نکته اصلی هنگام کار با ماتریس این است که مسائل فوری از ربع C را با موارد فوری از ربع A اشتباه نگیرید. در غیر این صورت، سردرگمی به وجود می آید و آنچه ابتدا باید انجام شود در پس زمینه باقی می ماند. همیشه خودتان را به خاطر بسپارید و یاد بگیرید که مهم را از فرعی تشخیص دهید.

چیزهایی در ربع C عبارتند از، برای مثال، جلسات یا مذاکرات تحمیل شده توسط شخصی از طرفین، جشن تولد افراد نه چندان نزدیک، کارهای ناگهانی در اطراف خانه، حذف عوامل حواس پرتی که حیاتی نیستند اما نیاز به توجه دارند (شکستن گلدان، مایکروویو یک اجاق گاز را شکست، یک لامپ سوخت، و غیره)، و همچنین انواع چیزهای دیگر که شما را به جلو نمی برد، بلکه فقط سرعت شما را کاهش می دهد.

ربع D: فوری یا مهم نیست

کارهای مربوط به ربع آخر اصلاً فایده ای ندارد. در بسیاری از موارد، نه تنها پرداختن آخر به آنها مفید است، بلکه اصلاً با آنها برخورد نمی شود. اگرچه قطعاً باید در مورد آنها بدانید، زیرا. آنها وقت تلف می کنند.

یکی دیگر از ویژگی های کیس های این گروه نیز جالب است: آنها برای بسیاری از افراد بسیار جذاب هستند - اجرای این موارد آسان است و لذت می بخشد، به شما اجازه می دهد استراحت کنید و اوقات خوبی داشته باشید. بنابراین، مقاومت در برابر وسوسه تمرین با آنها می تواند کاملاً مشکل ساز باشد. اما انجام این کار کاملا ضروری است.

در ربع D، می توانید مواردی مانند صحبت کردن تلفنی با دوستان در مورد چیزهای بی اهمیت، مکاتبات غیر ضروری یا گذراندن وقت در شبکه های اجتماعی، تماشای برنامه های تلویزیونی و برنامه های تلویزیونی "گیج کننده" مختلف، بازی های رایانه ای و غیره را یادداشت کنید. البته، هر فردی باید به طور دوره ای استراحت کند و به نوعی خود را سرگرم کند، اما راه های جالب و توسعه بیشتری برای این کار وجود دارد: مطالعه، بازدید از باشگاه ها و استخرهای شنا، سفر به طبیعت و غیره. اگر نمی‌توانید یا نمی‌خواهید کاملاً خود را از انجام کارها از ربع D خلاص کنید، باید اجرای آن‌ها را حداقل تا زمانی که کارها از ربع B و C تکمیل می‌شوند، به تعویق بیندازید. اختصاص داده خواهد شد به امور ربع D باید به حداقل برسد. در اینجا ضرب المثل معروف برای همه مناسب خواهد بود: "علت زمان است، سرگرمی یک ساعت است."

به محض اینکه به ماتریس آیزنهاور تسلط پیدا کردید و یاد گرفتید که چگونه امور خود را به درستی در آن توزیع کنید، متوجه خواهید شد که زمان آزاد بسیار زیادی دارید، همه کارها را به موقع و بدون عجله انجام می دهید، همه امور شما مرتب است. ، اهداف یکی پس از دیگری به دست می آیند و شما خودتان تقریباً همیشه در خلق و خوی خوب و روحیه شاد هستید. همه چیز در مورد سازماندهی و تمرکز است. احتمالاً خود شما هر از گاهی متوجه می شوید که افراد بی نظم همیشه در چرخه برخی از امور نامفهوم هستند ، آنها همیشه مشغول یک چیز احمقانه هستند ، اما "بسیار مهم" ، خسته و آزرده به نظر می رسند. بسیاری از ویژگی های متمایز را می توان ذکر کرد. اما این مهم نیست، بلکه این واقعیت است که اگر من و شما نمی خواهیم نتایج مشابهی داشته باشیم، پس باید متفاوت عمل کنیم. یعنی، ما باید سازماندهی شده باشیم، به وضوح بفهمیم که چه کاری و چه زمانی باید انجام دهیم، و چرا این همه کار را انجام می دهیم. و ماتریس آیزنهاور برای این کار عالی است.

برای شما آرزوی موفقیت و تسلط بر مهارت جدید خود داریم!

بسیاری از ما چند کار انجام می دهیم. ما دائماً با موقعیت هایی روبرو هستیم که کارهای زیادی برای انجام دادن داریم. اما چگونه آنها را اولویت بندی می کنید؟ و چگونه در موارد و ضرب الاجل سردرگم نشویم؟

برنامه ریزی آسان نیست. بخشی از کار به روز بعد منتقل می شود. و سپس موارد جدید به آنها اضافه می شود. در نتیجه تعداد موارد در حال افزایش است. مهارت های مدیریت زمان کار خود نه در مدرسه و نه در موسسات آموزش عالی آموزش داده نمی شود. با این حال، هرگز برای یادگیری دیر نیست. ما در مورد یکی از محبوب ترین روش های توزیع وظایف صحبت خواهیم کرد. این تکنیک ماتریس آیزنهاور است. این روش به شما این امکان را می دهد که برنامه ریزی کنید، کارهای اولویت دار را از کارهای کم اولویت جدا کنید و زمان بسیار کمتری را برای رفع انسداد صرف کنید.

این روش ساده و رایج در کشورهای غربی در کشور ما نیز رو به گسترش است.

کمی تاریخ

ماتریکس توسط کسی جز سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده آمریکا، دوایت دیوید آیزنهاور، اختراع نشد. او به عنوان فردی که در یک موقعیت بسیار مسئولیت‌پذیر قرار داشت، دائماً مشغول بود و هر روز مجبور بود تعداد زیادی کار از انواع مختلف را انجام دهد. برای اینکه کارهایی که دائماً ایجاد می‌شوند جمع نشود، رئیس‌جمهور دائماً به دنبال یک ابزار برنامه‌ریزی ساده و قابل فهم بود که بتوان به راحتی با آن کار کرد. پس از مطالعات متعدد، آیزنهاور سرانجام روشی را یافت که برای بسیاری جهانی شده است.

بنابراین، منظور از ماتریس چیست؟

در توزیع وظایف بر اساس مثال‌های ساده، به سرعت یاد می‌گیرید که وظایف اصلی را از کارهای کم اهمیت‌تر جدا کنید و در نهایت، فضایی را در برنامه روزانه برای فعالیت‌های شخصی اختصاص دهید.

اساس ماتریس آیزنهاور 4 ربع است. آنها توسط 2 محور عبور می کنند:

• محور اهمیت
• محور فوریت

در 4 مربع، ماتریس پیشنهاد می کند تمام مواردی را که به نوعی شما را هیجان زده می کند وارد کنید.

پس ربع اول. در آن مهم ترین و فوری ترین امور را وارد می کنیم. خالق این تکنیک همیشه تاکید کرده است که اگر تمام وظایف خود را به درستی برنامه ریزی کنید، این ربع باید خالی باشد. اما ما تازه کار روی ماتریس را شروع کرده ایم. اگر وظایفی را در اینجا یادداشت کنید، باید به موارد زیر توجه کنید:

• نمی توان آن را حذف کرد، زیرا بر دستیابی به اهداف تأثیر منفی می گذارد
• نمی توان آن را حذف کرد، زیرا منجر به عواقب منفی خواهد شد
• نمی توان حذف کرد، زیرا انجام این کارها با سلامتی مرتبط است

با پر کردن این لیست، وقت آن است که در مورد تفویض اختیار به یاد بیاورید. اگر می توانید یک مشکل مهم و فوری را با شخص دیگری در میان بگذارید: آن را انجام دهید، از درخواست کمک دریغ نکنید.

ربع دوم. پیشنهاد می شود موارد مهمی در آن وارد شود که اجرای آن نیاز به فوریت ندارد. اینها وظایف امیدوارکننده و واقعاً مهمی هستند که موفقیت به انجام آنها بستگی دارد. علیرغم اینکه فوریت در اجرای این وظایف در وهله دوم است، به یاد داشته باشید که این به هیچ وجه به این معنی نیست که می توانید قبل از مهلت مقرر آنها را فراموش کنید. با داشتن زمان کافی برای اجرا، به حل مسائل عمدی‌تر می‌پردازیم. چه چیزی می تواند در اینجا گنجانده شود؟

وظایف زیر:

• مربوط به ورزش
• مربوط به برنامه ریزی کار و ارزیابی عملکرد
• که مربوط به کار است

ربع سه. این شامل موارد فوری اما غیر مهم است. در بیشتر موارد، در این لیست، باید مشکلاتی را که حواس شما را پرت می کند در مسیر دستیابی به اهدافتان قرار دهید. به عنوان مثال، این لیست باید شامل جلسات و مذاکراتی باشد که شما نیازی به آنها ندارید، اما توسط مافوق شما تحمیل شده است که به هیچ وجه روی دستیابی به اهداف شما تأثیری نخواهد داشت. همچنین می توانید مشکلات ناگهانی خانگی مرتبط با خرابی لوازم خانگی و غیره را یادداشت کنید.

ربع چهار. آیزنهاور در آن پیشنهاد می کند موارد غیر مهم و غیر فوری را یادداشت کنید. اینها وظایفی هستند که هیچ سودی در پی نخواهد داشت. پیشنهاد می شود که با آنها فقط به عنوان آخرین راه حل برخورد شود یا اصلاً با آنها برخورد نشود. چنین کارهایی را می توان با اتلاف وقت ابتدایی مقایسه کرد. پس چرا این موارد را به طور کلی حذف نمی کنید؟ این چیزها برای خیلی ها خوشایند به نظر می رسد. و زمان به طور نامحسوسی می گذرد.

ماتریکس آیزنهاور دوایت دیوید چیست؟ سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده چگونه زمان را برنامه ریزی کرد؟ کدام اصل سازمانی اجازه داد تا با تعداد زیادی پرونده کنار بیاید؟ اکنون در مورد همه اینها خواهم گفت.

مدیریت زمان بر اساس اصل برنامه ریزی استوار است. و نکته اصلی در برنامه ریزی اولویت بندی است - کدام کارها باید ابتدا شروع شود و کدام یک بعد انجام شود.

یک تکنیک بسیار ساده و فوق العاده موثر توسط سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده استفاده شد که بعدها به نام او نامگذاری شد - اصل آیزنهاور دوایت دیوید. همه می دانند که رئیس جمهور کارهای زیادی برای انجام دادن دارد و سرنوشت میلیون ها نفر به برنامه ریزی صحیح زمان یک نفر بستگی دارد.

پرزیدنت آیزنهاور چگونه عمل کرد؟

که چگونه - او همه وظایف را به مهم و فوری تقسیم کرد.برای درک بهتر روش، اجازه دهید ماتریس دوایت دیوید آیزنهاور را با تقسیم مربع به 4 قسمت مساوی ترسیم کنیم. در نتیجه 4 مربع می گیریم. حالا بیایید هر کدام را با نام های زیر امضا کنیم: مهم، مهم نیست، فوری، نه فوری.

ماهیت اصل آیزنهاور این است که هنگام اولویت بندی، ابتدا باید تمام موارد مهم و فوری را تکمیل کنید. بعد مهم و غیر فوری. بعد، فوری غیر مهم. و اگر وقت بود، بالاخره بی اهمیت و غیر فوری.

برای چی؟

کاربرد اصل آیزنهاور چیست؟ چرا ماتریس بکشیم؟ چرا نمی توانید همه چیز را بدون هیچ مشکلی انجام دهید؟

احتمالاً همه با کمبود زمان مواجه بودند - وقتی می خواهید همه چیز برنامه ریزی شده را انجام دهید ، اما نتیجه نمی دهد ، هر روز ما را شگفت زده می کند و باید برنامه های خود را تنظیم کنید ، تعطیلات برنامه ریزی شده را رها کنید ، فرصت های کاری جدید را رها کنید. و غیره.

غیرممکن است که برنامه ریزی نشده را پیش بینی کنیم، به این معنی که چه بخواهیم چه نخواهیم، ​​برخی از برنامه ها باید لغو شوند. اما... اگر اول کارهای اصلی را انجام دهیم و کارهای کم اهمیت را برای بعد بگذاریم چه می شود. که رد کردن از آن چندان حیف نیست؟ به عنوان مثال، به جای ملاقات با مشتری که بعید است با همکاری موافقت کند، وقت خود را با خانواده می گذرانیم.

این پاسخ به این سؤال است: "چرا پرونده ها را مرتب می کنیم." ما فقط کار اصلی را انجام می دهیم و ثانویه را به تعویق می اندازیم و در زندگی موفق تر و پربارتر می شویم. از این گذشته، فوری به معنای مهم نیست و بالعکس.

1 مربع: مهم و فوری

این شامل موارد فوری که عدم رعایت آنها ممکن است منجر به عواقب منفی شود. ما همه کارها را از این بخش شروع می کنیم، زیرا اینها مهم ترین کارها برای ما هستند و علاوه بر این، فوری هستند. این بخش شامل: «عملیات فوری»، «جلسات بدون برنامه»، «مهلت در تحویل پروژه» است.

نکته اصلی این است که در حالت ایده آل، این جعبه باید خالی باشد، زیرا اغلب کارهای مهم در ابتدا فوری نیستند و با برنامه ریزی مناسب می توان آنها را قبل از فوریت انجام داد. همه وظایف در این مربع به 2 دلیل ظاهر می شوند:

- وابسته به ما (دلایل داخلی)، سپس بر چه چیزی می توانیم تأثیر بگذاریم و این بیشترین سهم در اکثر موارد است. به عنوان مثال: نداشتن حرفه ای، انگیزه، قدرت و... به طور کلی، خودمان می توانیم این دلیل را برطرف کنیم.

- خارج از کنترل ما (علل بیرونی): زمانی که ما نمی توانیم آنها را تحت تاثیر قرار دهیم، مثلا فورس ماژور، درد ناگهانی، درخواست کمک فوری و غیره. در حالت ایده آل، با برنامه ریزی مناسب، فقط این دلایل باید در میدان مهم و فوری قرار گیرند.

علاوه بر این، همه ما درک می کنیم که همیشه نمی توان به همان اندازه که برای امور فوری زمان لازم است اختصاص داد. یک مثال از زندگی گذراندن امتحانات است، اگر در روز آخر آماده شوید، ممکن است زمان کافی برای آمادگی وجود نداشته باشد. علاوه بر این، کار در حالت عجله خسته کننده است، وضعیت روحی و جسمی را بدتر می کند. بنابراین، تمام کارهای مهم باید قبل از فوریت انجام شود، یعنی کار با میدان مهم است نه فوری.

مربع دوم: مهم و فوری نیست

انجام منظم تمام وظایف از این میدان نشان دهنده موفقیت و بهره وری شماست. این مربع شامل مواردی است که می توانند منتظر بمانند، اما عواقب منفی جدی از شکست آنها خواهد بود.

یک کار مهم با یک کار بی اهمیت از این جهت متفاوت است که عواقب تکمیل نکردن آنها متفاوت است.. هر چه کار مهم تر باشد، عواقب منفی شکست آن قوی تر است. بنابراین، ما ابتدا به اجرای وظایف مهم و تنها سپس کارهای فوری اولویت می دهیم.

در حالت ایده آل، تمام وظایف مهم، چه فوری و چه غیر فوری، باید به طور کامل انجام شوند. از جمله مواردی که در این زمینه وجود دارد، می توان به موارد زیر اشاره کرد: وظایفی برای رشد فردی، مراقبت های بهداشتی، به عنوان مثال: مراجعه به موقع به پزشک و پیشگیری از بیماری، تسلط بر مهارت های اولیه زبان انگلیسی برای ارتقاء در محل کار و غیره. قانون، اینها وظایف کلیدی هستند که می توانند تفاوت بزرگی در زندگی شما ایجاد کنند.

همه ما می دانیم که در بیشتر موارد مدیریت همه چیز برنامه ریزی شده غیرممکن است. اگر فقط به این دلیل که شرایط پیش بینی نشده ای به وجود می آید که تنظیمات جدی را در برنامه ها ایجاد می کند. با توجه به این واقعیت، بهتر است کارهای مهمی را انجام دهید که زندگی شما به شدت به آنها وابسته است تا کارهای بی اهمیت. به همین دلیل است که مرتب کردن وظایف بر اساس قانون آیزنهاور بسیار مهم است.

وقتی پرونده‌ها را به درستی توزیع می‌کنیم و با مهم‌ترین موارد کار را شروع می‌کنیم، کارهای عجله‌ای کمتری وجود دارد، یعنی زمان داریم تا کارها را قبل از فوریت انجام دهیم. و این بسیار مهم است ، از این گذشته ، هنگامی که همیشه زمان کافی برای امور فوری وجود ندارد - آنها ناتمام می مانند و ما اعصاب خود را آزمایش می کنیم و سعی می کنیم ضرب الاجل را رعایت کنیم. در عین حال، با کار منظم با مربع، مهم است و فوری نیست، می توانید دقیقاً به اندازه نیاز به هر کار وقت بگذارید، در نتیجه تعداد کارهای عجله و موقعیت های استرس زا کاهش می یابد و کیفیت کار افزایش خواهد یافت به قیاس زندگی عادی، بهتر است پیشگیری از بیماری به موقع انجام شود تا اینکه آن را شروع کنید و در نهایت درد شدید و عواقب جدی را در آینده تجربه کنید.

مربع سوم: مهم نیست، فوری

فوری به معنای مهم نیست، بسیاری از کارهای فوری را بهتر است انجام ندهید اگر به خاطر آنها برای کارهای مهم وقت ندارید. برای درک درست اینکه کدام تجارت مهمتر است، به سادگی این سوال را بپرسید: "اگر این کار انجام نشود چه اتفاقی خواهد افتاد." اگر پیامدهای منفی حداقل باشد، موضوع بی اهمیت است و باید پس از اتمام کارهای مهمتر شروع شود، اگر تکمیل نشود، عواقب منفی جدی تری به دنبال خواهد داشت. کارهای بی اهمیت شامل موارد زیر است: یکی از همکاران تماس گرفت و در یک کار بی اهمیت درخواست کمک کرد، به شما پیشنهاد می شود در یک شبکه اجتماعی شرکت کنید. نظرسنجی یا فقط یک دوست برای چت در مورد زندگی آمده است.

منهای مسائل فوریاین است که آنها در کار مؤثر دخالت می کنند، زیرا شما:

مجبور به قطع کارهای مهم؛

در پس زمینه اضطرار، شروع به نگرانی می کنید و احساسات شما را از تصمیم گیری درست باز می دارند.

به عنوان مثال، شما در حال کار بر روی یک پروژه بزرگ هستید که رشد شغلی و درآمد شرکت به آن بستگی دارد و در آن لحظه همکاران با شما تماس می گیرند و از شما می خواهند که فوراً تماس بگیرید، چاپ کنید، سندی را از طریق پست ارسال کنید و غیره. البته باید به همکاران کمک کنید، اما هر چیزی زمان خود را دارد. ابتدا باید کارهای مهم انجام دهید و بعداً کارهای ثانویه، حتی اگر فوری باشند. فقط به همکاران خود بگویید که در حال حاضر مشغول هستند و هنگامی که کار را روی یک موضوع مهم کامل کردید، دوباره تماس بگیرید.

اگر سعی کنید با همه مسائل فوری همراه باشید، زندگی می تواند به یک فشار زمانی ثابت تبدیل شود و به دلیل آشفتگی، نگران خواهید شد و زمان کمتری خواهید توانست به کارهای مهمی اختصاص دهید که تأثیر زیادی بر زندگی شما دارد.

4 مربع مهم نیست و فوری نیست

این آخرین لیست کارهایی است که باید شروع کنید، زیرا شامل غیر ضروری ترین کارها می شود.

اما حتی غیر ضروری ترین چیزها را نیز می توان به 2 قسمت تقسیم کرد:

1. زندگی کوچک، چنین چیزهایی هنوز ارزش دارند، اما به شرطی که تمام کارهای مهم دیگر را از 3 مربع انجام داده باشید. و چه ارزشی دارد؟ به عنوان مثال، از بین بردن انسداد در نیم طبقه - به نظر می رسد یک چیز بی اهمیت، اما خوب، یا تغییر یک شیر آب نشتی در آشپزخانه، تقویت میز به طوری که آن را تلو تلو خوردن. به طور کلی، چنین کارهایی راحتی شما را ایجاد می کند، خلق و خوی شما را بهبود می بخشد، بنابراین باید سعی کنید به میدان چهارم برسید تا هماهنگ تر و کامل تر زندگی کنید.

اما اگر این کارهای کوچک را قبل از انجام کارهای مهم تر از 3 مربع آخر انجام دهید، این کار رضایت مناسبی را به همراه نخواهد داشت.

2. مزخرف کردن. بازی های رایانه ای، رسانه های اجتماعی شبکه ها، تماشای تلویزیون، نوشیدن - همه اینها فقط زمان گرانبها را می طلبد. خیلی ها خواهند گفت، اما آیا به آرامش کمک می کند؟ بله، بدون شک، هر فعالیت مزخرفی باعث آرامش می شود، اما نه به اندازه یک تعطیلات سالم. یک کامپیوتر، تلویزیون نمی تواند مانند زندگی واقعی احساسات قوی، احساسات لامسه، بوها و سایر احساسات را منتقل کند. از آنجایی که کامپیوتر و تلویزیون از حواس کمتری استفاده می کنند، سرعت بازیابی، یعنی استراحت، کاهش می یابد. الکل همچنین یک راه بی اثر برای آرامش است، زیرا علاوه بر تأثیر منفی بر سلامتی، پس از چنین استراحت در علامت نقل قول - ضایعات، سردرد و سایر مشکلات.

به طور کلی، همه عادات بد اتلاف وقت هستند و باید به طور کامل ترک شوند، اما این حالت ایده آل است. در واقعیت، هر فردی عادت‌های بدی دارد، زیرا مبارزه با آن‌ها زمان می‌برد، بنابراین ما همه زباله‌هایی مانند بازی‌های رایانه‌ای، تلویزیون، الکل و غیره را بدون اهمیت و نه فوری در انتهای لیست کارها قرار می‌دهیم.

تمرین به کارگیری ماتریس آیزنهاور اثر دوایت دیوید

بیایید 4 مربع آیزنهاور بکشیم، هر مربع را با حروف نشان دهیم:

آ.مهم و فوری (قرمز)؛

ب.مهم و غیر فوری (سبز)؛

V.مهم نیست و فوری (آبی)؛

جی.مهم نیست و فوری نیست (سفید).

بیایید کارها را بر اساس حروف الفبا شروع کنیمیعنی ابتدا تکالیف نقطه الف و سپس ب و ج و در آخر د. تا زمانی که وظایف مربع "الف" را کامل نکنیم، به سمت "ب" نمی رویم. سپس تا نقطه "ب" را انجام ندهیم، کارها را از "ج" و غیره شروع نمی کنیم. به طور کلی، بدون تغییر ترتیب، به صورت متوالی و گام به گام کار می کنیم.

و اکنون برای تمرین، فرض کنید لیست موارد ورودی زیر را داریم:

حالا بیایید لیست وظایف ورودی را مرتب کنیم، در کنار هر مورد، حرف مربعی را که می توان این کار را به آن نسبت داد، قرار داد.

حالا می‌دانید از کجا شروع کنید تا بتوانید کار اصلی را انجام دهید. فقط کافیست کارها را ابتدا در ربع A انجام دهید، سپس اگر زمان دارید، سپس B، سپس C و D را انجام دهید.

مهم است که درجه اهمیت را نه در ذهن، بلکه روی یک تکه کاغذ ارزیابی کنید، زیرا زمانی که بیش از 7+-2 کار وجود دارد، اولویت بندی می تواند اشتباه باشد، زیرا مغز ما برای چنین عملیاتی طراحی نشده است. ذهن حدود 7+-2 مورد است که می توانیم در حافظه ذخیره کنیم، بقیه فراموش می شود. کارهایی که روی یک تکه کاغذ نوشته می‌شوند بسیار ساده‌تر و سریع‌تر هستند و مهم‌تر از همه، می‌توانید آنها را با دقت بیشتری مرتب کنید، برای ضبط وقت خود را دریغ نکنید.

همچنین می توانید برای وضوح، لیست را به صورت مربع بازنویسی کنید، به خصوص به محض اینکه شروع به استفاده از روش آیزنهاور کردید، اما این کار ضروری نیست.

همانطور که قبلاً فهمیدید، ماهیت کار با اصل آیزنهاور، تقسیم وظایف و تمرکز بر روی دو مربع اول است.

کار مطابق با اصل آیزنهاور به کاهش تعداد کارهای عجولانه در محل کار کمک می کند و بهره وری بیشتری خواهید داشت.

P.S.اگر در مورد مقاله ای که مطالعه کردید و همچنین در مورد موضوعات: روانشناسی (عادات بد، تجربیات و ...)، فروش، تجارت، مدیریت زمان و ... مشکل یا سوالی دارید، از من بپرسید، سعی می کنم کمک کنم. مشاوره اسکایپ نیز امکان پذیر است.

P.P.S.همچنین می توانید در آموزش آنلاین "چگونه 1 ساعت وقت اضافه بگیریم" شرکت کنید. نظرات، اضافات خود را بنویسید؛)

از طریق ایمیل مشترک شوید خود را اضافه کنید

برای آخر هفته برنامه های زیادی در نظر گرفته شده بود، اما در نهایت برای تماشای سریال وقت گذاشتید و کاری نکردید؟ یا شاید شما در کار غرق در وظایف هستید و هر روز بر بهمن امور فوری افزوده می شود؟ احتمالاً شنیده اید که تهیه لیست کارهایی که باید انجام دهید می تواند کارها را به حرکت درآورد. اما گاهی اوقات کمک چندانی نمی کند و وظایفی که در لیست کارها قرار دارند انجام نشده باقی می مانند. چرا؟ زیرا لیست اشتباه است و/یا موارد را به ترتیب اشتباه دنبال می کنید. به حل این مشکلات کمک کنید ماتریس آیزنهاور، او است ماتریس اولویت. پیشنهاد می کنیم در مورد او صحبت کنیم.

ماتریس اولویت آیزنهاور چیست؟

این ابزار اولویت بندی و مدیریت زمان به نام مخترع آن، یکی از روسای جمهور آمریکا - نامگذاری شده است. دوایت دیوید آیزنهاور. ایده اصلی در پس ماتریس اولویت این است که وظایف به ترتیب طبقه بندی شوند چهار گروهبسته به دو معیار - فوریت و اهمیت اجرای آنها. که در آن همه چیزهای فوری مهم نیستند و همه چیزهای مهم فوری نیستند. برای اینکه بتوانید با موفقیت از عهده وظایف برآیید، باید بدانید که این یا آن مورد را به کدام گروه نسبت دهید، و این به شما می گوید که چه زمانی آن را به عهده بگیرید.

این روش - در صورت استفاده صحیح - به شما این امکان را می دهد که تمام وظایف را به موقع انجام دهید و از چسبیدن موارد به یکدیگر جلوگیری کنید و بهمنی از مشکلات حل نشده را تشکیل دهید.

چگونه بر اساس ماتریس اولویت، فهرستی از کارها تهیه کنیم؟

تکرار می کنیم: برای ترسیم یک برنامه عملیاتی مطابق با ماتریس آیزنهاور، تمام وظایف از لیست باید به 4 دسته اصلی تقسیم شوند:

• دسته A: مهم و فوری
• دسته B: مهم اما فوری نیست.
• دسته C: فوری اما مهم نیست.
• دسته D: غیر فوری و غیر مهم.

راحت تر است که یک ورق کاغذ را به چهار مربع بزرگ بکشید و هر کدام از آنها را با رنگ و حرف مناسب مشخص کنید و سپس وظایف را وارد کنید. بیایید هر دسته را با جزئیات بیشتر، با مثال، تجزیه و تحلیل کنیم.

1. دسته A

موارد مهم و فوری- موقعیت هایی که مهلت روشنیا بیا فورس ماژور. امروز آخرین روز پرداخت وام مسکن در این ماه است، گزارش رئیس باید دیروز ارسال می شد و عصر به دلیل درد حاد در دندان به پزشک مراجعه می کنید - این همه رده A است. اگر به درستی توزیع کنید موارد شما، پس این مورد حاوی کمترین وظایف است، و حتی بهتر است اگر کاملا خالی باشد.

2. دسته B

کارهای مهم اما غیر فوری- آنها باید باشند بخش اصلی لیست کارها. اینها مواردی هستند که اگر امروز انجام نشوند فردا یا پس فردا می توانند به دسته A منتقل شوند. آنها مهم هستند، اما یک سستی کوچک وجود دارد و می توان آنها را برای مدتی کنار گذاشت. این شامل وظایف کاری روزانه، تعویض یک شیر آب که هنوز کار می کند، اما از قبل در حمام چکه می کند، بلیت های کنسرت را از قبل خریداری می کند. همچنین در این دسته قرار می گیرند امور مربوط به اهداف زندگی جهانی شما. به عنوان مثال، اگر می خواهید کسب و کار خود را راه اندازی کنید یا شغل جدیدی پیدا کنید و برای این کار باید یک مهارت جدید بیاموزید، یک زبان خارجی دیگر یاد بگیرید، یک شغل اضافی برای تولید سرمایه و غیره انجام دهید.

3. دسته C

موارد فوری اما بی اهمیت. این چیزی است که در ادامه می آید امروز را تمام کنید، زیرا روز بعد خیلی دیر یا نامناسب خواهد بود. برنامه های گروه C ممکن است هدف ایجاد کنند شرایط زندگی راحت و ایجاد روابط اجتماعی.

این ممکن است شامل تبریک به موقع به دوستان و همکاران در تعطیلات یا سفر به کشور باشد تا به والدین کمک کند تا توت های در حال فرو ریختن را انتخاب کنند. مثال دیگر خرید تلویزیون جدید با تخفیف زیاد است. اگر تبلیغات نبود، خیلی دیرتر آن را خریداری می کردید، اما اگر در مدت زمان کوتاهی دور هم جمع شوید، سریعتر و ارزان تر به آنچه می خواهید می رسید. به عبارت دیگر، انجام اعمال از دسته C حیاتی نیست، اما انجام به موقع آنها بهتر و راحت تر است.

4. دسته D

چیزهای غیر فوری و غیر مهم. موذیانه ترین مقوله که عمدتاً شامل "کرونوفاژها" یا "قاتلان زمان"(به معنای واقعی کلمه "زمان خواران"، "قاتل زمان"). این آیتم شامل تماشای فیلم، صحبت با تلفن با دوستان، خواندن کتاب، پیمایش در فید خبری است. برای مقاومت در برابر میل به انجام این اعمال به جای وظایف سه دسته اول، باید اراده خوبی داشته باشید، بتوانید خودتان را جمع و جور کنید و روی آنچه نیاز دارید تمرکز کنید، نه روی آنچه می خواهید.

هنگامی که وظایف خود را در چهار ستون مرتب کردید، از نقطه اول شروع به انجام آنها کنید. اگر یاد بگیرید که از ماتریس اولویت پیروی کنید، نه تنها ضرب الاجل ها را رعایت خواهید کرد، بلکه زمانی را برای سرگرمی - برای کارهای غیر فوری و غیر مهم - خواهید گذاشت.

1. در ابتدا ممکن است باشد مشکل در توزیع اشیا. برای آسان‌تر کردن فرآیند، این سؤالات را از خود بپرسید: «آیا این کار مهم است؟ آیا در حوزه اولویت های زندگی من است؟ آیا اگر این کار انجام نشود مشکل ایجاد می کند؟» اگر بله، پس مهم است. برای درک اینکه آیا موضوع فوری است، به این فکر کنید که آیا در آینده نزدیک ارتباط آن را از دست خواهد داد؟ اگر چنین است، پس کار فوری است.

2. سعی کنید لیست دسته A را خالی بگذارید - این را به خاطر بسپارید همه برنامه های محقق نشده از گروه B به اینجا مهاجرت می کنند. علاوه بر این، فورس ماژورهای مختلفی که نمی توانستید از قبل پیش بینی کنید در همین گروه قرار می گیرند. تکرار می کنیم که در حالت ایده آل، با توزیع صحیح زمان، هیچ کار فوری و مهمی نباید وجود داشته باشد. همان فورس ماژور استثنا خواهد بود و همچنین:

• طرح های سلامت؛
• اقداماتی که تحقق اهداف مهم به آنها بستگی دارد (اگر می خواهید در تابستان به خارج از کشور بروید، بهتر است از قبل گذرنامه صادر کنید).
• مواردی که شکست آنها در آینده به مشکل تبدیل می شود (جریمه ای که به موقع پرداخت نمی شود ممکن است مانع از سفر به خارج از کشور شود).

3.
دسته B - برای امیدوار کننده ترین وظایف. آمارها نشان می دهد کسانی که به اهداف این دسته توجه ویژه ای می کنند موفق ترند، با اطمینان بیشتری از نردبان شغلی بالا می روند و بر این اساس درآمد بیشتری کسب می کنند. این امر از جمله به این دلیل است که به دلیل انجام به موقع کارها (با سرعت آرام، بدون عجله)، تمرکز و توانایی اولویت بندی، فرد می تواند استعدادهای خود را به طور کامل نشان دهد و این یا آن مرحله را در نظر بگیرد.

4. برخی از وظایف از دسته C درست تر است که آنها را به عنوان عوامل حواس پرتی طبقه بندی کنیم، زیرا آنها می توانند کارایی شما را کاهش دهند و زمان زیادی را بخورند، اگرچه مهم نیستند. این شامل تبریک از اقوام دور، خرید مبل جدید و سایر چیزهای غیر ضروری است. مهم است که بتوانیم آنها را از موارد دسته B متمایز کنیم و در صورت امکان، اجرای آنها را به افراد دیگر واگذار کنیم.

5. وظایف D، یا زمان خواران، می توان با خیال راحت تماس گرفت غیر مولد. با این حال می توانید از اوقات فراغت بهره مند شوید. به عنوان مثال، به جای یک رمان سکه ای، یک کتاب فکری خوب بخوانید، زمانی که می خواهید رهایی احساسی داشته باشید، به ورزش بپردازید. اگر نمی‌توانید در برابر وسوسه صرف وقت برای چیزهای بی‌فایده مقاومت کنید، ابتدا با تکمیل وظایف دسته‌های دیگر، چنین هزینه‌هایی را به حداقل برسانید.

هنگامی که بر اصل ماتریس آیزنهاور مسلط شوید، نه تنها موفق خواهید شد، بلکه فردی متعادل تر و خوش بین تر خواهید شد، زیرا دیگر نگران چیزهای کوچک آزاردهنده، اما مهمی که قبلاً برای آن ها وقت نداشتید، نمی شوید.