Primjer eisenhowerove matrice za tjedan dana. Eisenhowerov trg: usredotočite se na važno, odbacite nevažno

Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o jednom od najučinkovitijih alata za upravljanje vremenom - Eisenhower matrici.

Danas ćete naučiti:

• Što je Eisenhowerova matrica;
• Kako se matrica može primijeniti u svakodnevnom životu (s primjerima);
• Koje tehnike će vam pomoći uštedjeti vrijeme.

"Dug dan do večeri, ako nema što raditi" - kaže narodna mudrost. Sasvim se drugačiji aforizmi rađaju među zaposlenim ljudima koji se utrkuju s vremenom: "Kako da dodam dvadeset peti sat na dan?"

U multitasking okruženju, prije ili kasnije svaki poslovni čovjek se suočava s pitanjem kompetentne raspodjele vremenskih resursa. Početni uvjeti jednaki su za svakog stanovnika planete - sat uključuje šezdeset minuta za apsolutno sve. Ali koliko učinkovito ljudi organiziraju svoje vrijeme uvelike određuje razliku između uspješne osobe i trajnog neuspjeha.

Eisenhowerova matrica kao metoda upravljanja vremenom

Upravljanje vremenom, ili - je svjesna kontrola količine vremena utrošenog na određene aktivnosti kako bi se povećala njihova učinkovitost i produktivnost.

Eisenhowerova matrica Jedan je od popularnih alata za upravljanje vremenom koji se koristi za određivanje prioriteta poslovnih i osobnih zadataka. Temelji se na principu raspodjele svih predmeta u četiri kategorije, ovisno o stupnju njihove važnosti i hitnosti. Matrica se najpogodnije koristi za kratkoročno i srednjoročno planiranje.

Ovaj pristup izumio je Dwight David Eisenhower, vojni general tijekom Drugog svjetskog rata, a kasnije trideset i četvrti predsjednik Sjedinjenih Država. Političar se oduvijek divio onima oko sebe svojom sposobnošću da sve prati.

Jednom je jedan Amerikanac uzalud tražio neki učinkovit način upravljanja vremenom i, ne nalazeći ga među postojećim, razvio ga je sam. Time Matrix i dalje je upečatljiv svojom jednostavnošću i genijalnošću, a milijuni ljudi diljem svijeta ga koriste za planiranje.

Vizualno je matrica prioriteta podijeljena u četiri kvadranta, gdje se slučajevi uklapaju u kategorije: važni i hitni, važni i nehitni, nevažni i hitni, nevažni i nehitni.

Od korisnika matrice se traži da zapiše sve svoje planirane zadatke u tim kvadrantima. Najveći posao događa se upravo kada čovjek bira između ovih polja i tako odlučuje koje stvari treba učiniti prvo, a koje drugo.

Karakteristika kvadranata

Kvadrant A: Važno i hitno

U ovom polju treba bilježiti slučajeve koji spadaju u prioritetna područja života osobe i ne mogu se odgađati. To su obično obitelj, karijera (za studente - studij), zdravlje i sigurnost.

Ovi slučajevi odgovaraju sljedećim izjavama:

1. Ako to ne učinite u bliskoj budućnosti, značajno će vas udaljiti od jednog od dugoročnih ciljeva vašeg života.

Primjer. U bliskoj budućnosti očekujete uspon. Upravitelj vas traži da što prije podnesete izvješće o napretku. To je važno? Da, jer ne želite propustiti priliku za karijeru. Ovo je hitno? Da, jer sada je vrijeme da pokažete svoju marljivost.

1. Ako ne zatražite liječničku pomoć na vrijeme, može imati ozbiljne posljedice.

Primjer. Boli te zub. Važno? Sve što se tiče zdravlja uvijek je važno. Hitno? Rizikujete gubitak zuba i nećete dugo trajati na lijekovima protiv bolova.

Kvadrant B: Važno i nehitno

Većina uspješnih ljudi većinu svog posla obavljaju u ovom kvadrantu. To su svakodnevne aktivnosti koje uvijek služe postizanju glavnih ciljeva u svim područjima života. Svi su važni, ali nema žurbe, kao što je to slučaj s A kvadrantom.

Uspješna osoba svoje važne poslove ne dovodi u stanje nužde, već ih ostvaruje postupno. Često ima vremena za namjerno donošenje odluka, gradeći ciglu po ciglu zgradu svoje budućnosti.

Ova zona uključuje sve dnevne aktivnosti koje se izravno odnose na prioritetna područja života: posao, obitelj, samorazvoj, zdravlje.

Za njih postoji jedan kriterij:

• Zadatak je nužno dovršiti, ali se može odgoditi na neko vrijeme ako se pojavi nešto važno i hitno.

Primjer. Vi ste programer i morate predati svoj program do ponedjeljka. Danas je tek četvrtak, sve imate spremno, ali ste odlučili odgoditi predaju radova do petka kako biste ponovno sve temeljito provjerili.

Stvari iz kvadranta B, uz nedostatak pažnje, mogu migrirati u kvadrant A. Vaš je cilj spriječiti da se to dogodi. Događa se da se važan slučaj pojavi iznenada, iz razloga koji su izvan vaše kontrole. No često i sami dovedemo stvari u takvo stanje, zanemarujući preventivne preglede kod liječnika i odgađajući provedbu važnih zadataka do roka.

Kvadrant C: Nevažno i hitno

Ovi zadaci su donekle udaljeni od vaših glavnih prioriteta, ali njihovo obavljanje čini vaš život ugodnijim i može vam s vremenom dobro poslužiti.

Na ovom području su sastanci i razgovori na koje idete iz pristojnosti ili iz nužde, uključujući rođendane ne baš bliskih ljudi, iznenada se pojavljuju kućanski poslovi, neke radne zadatke.

Slučajevi u ovom kvadrantu imaju sljedeće karakteristike:

1. Brzo će vam pomoći.

Primjer. Planirali ste kupiti klima uređaj i saznali ste za rasprodaju koja će trajati samo jedan dan. Važno? Ne posebno. Svijet se neće srušiti ako ne kupite klima uređaj jeftiniji nego što ste planirali. Hitno? Da, akcija vrijedi jedan dan. Lijep bonus: hitna kupnja malo će uštedjeti proračun vaše obitelji.

1. Izvršavanje ovih zadataka neizravno može koristiti glavnim ciljevima, iako to nije zajamčeno.

Primjer. Vi ste novinar. Pozvani ste na banket, gdje može doći urednik novina koje vas zanimaju. Važno? Ne posebno, sve je previše nejasno. Hitno? Da, jer banket neće trajati vječno, morate donijeti odluku - ići ili ne.

Vjerojatno ćete naći nekoga tko će delegirati slučaj iz ovog kvadranta. Neku nevažnu hitnu stvar za vas može obaviti vaš supružnik, poznanik, kolega ili podređeni.

Kvadrant D: Nevažno i nehitno

Sve poslove ovog kvadranta možemo grubo podijeliti na stvarne poslove i zabavu. Aktivnosti uključuju zadatke koji će vam osigurati udobnost, učiniti vas i vaš život ljepšim (na primjer, briga o vašem izgledu), ali zadatak može pričekati neko vrijeme.

Za ženu to može biti posjet manikuri, za muškarca autopraonica. Naravno, ove stvari su važne same po sebi, ali ne u odnosu na vaša glavna područja života.

Druga skupina uključuje ugodan provod. Obično se smatra da ta djela nemaju nikakve koristi, zovu se "žderači vremena", predstavljaju se kao djela koja ljudi čine, barem bi bilo bolje da nisu, a riješiti ih se je hvalevrijedan cilj .

Dakle, kategorički, možete govoriti samo o lošim navikama poput pušenja i sustavne upotrebe jakog alkohola. Primjeri slučajeva kao što su komunikacija na društvenim mrežama, gledanje laganih filmova, druženja po klubovima, hobi za računalne igrice - sve to ima pravo i potrebno je čovjeku ako ga opušta i pričinjava mu zadovoljstvo.

Prvo, čovjek nije robot, on treba raditi nešto samo tako, za dušu.

Drugo, nevažne i nehitne stvari mogu biti korisne. Mnoge računalne igre razvijaju razmišljanje, komunikacija na društvenim mrežama uči izražavanju misli, ples u klubovima pomaže u zagrijavanju. Osim toga, odavno je poznato da je promjena aktivnosti najbolji odmor.

Glavni uvjet za ovaj kvadrant je da ne dopustite da vam preuzme većinu vremena i zanemarite glavne stvari koje vas pokreću u životu.

Kako primijeniti Eisenhowerovu matricu u praksi

Dakle, nakon pregleda teorijskog dijela, možete doživjeti učinak matrice na sebe.

1. Večer prije vašeg prvog probnog dana, otvorite planer do odgovarajućeg datuma i nacrtajte širinu u četiri polja. Potpišite ih kako je prikazano u matrici. U nedostatku dnevnika, možete uzeti običan list. Ako uvijek nosite tablet ili prijenosno računalo sa sobom, možete stvoriti matricu u Excelu.
2. Na posebnom listu papira zapišite u stupac sve zadatke koje namjeravate obaviti sutra (kada steknete vještinu brzog rasporeda svih zadataka u matrici, ova vam stavka više neće biti potrebna).
3. Čitajte slučajeve jedan po jedan i prepišite svaki slučaj u odgovarajući kvadrant matrice. Da biste to učinili, trebate odgovoriti samo na dva pitanja: je li važno? Je li hitno?

1. U slučaju papirnate verzije ostavite slobodno mjesto u svakom polju – sutra ćete razmišljati o drugim stvarima i dodati ih.
2. Označite već završene slučajeve markerom (bojom).
3. Na kraju dana premjestite neriješene zadatke za sljedeći dan (obavezno ih prepišite na novom širenju dnevnika ili kopirajte u novu karticu u Excelu – inače će biti „izgubljeni“).
4. Nemojte si uskratiti zadovoljstvo da na kraju dana pregledate sve "obojene" dijelove svoje matrice, odnosno sve odrađene zadatke. Osjećat ćete zadovoljstvo poslovne osobe čiji je dan dobro proveden.

Primjer ispunjene Eisenhowerove matrice

S našim primjerom učinit ćemo kako smo savjetovali u prethodnom odlomku - prvo ćemo ispisati sve slučajeve u nizu, a zatim ćemo ih rasporediti u matricu. U primjeru u prvom licu, profesionalni terapeut za masažu bi mislio.

Evo njegovog popisa zadataka za taj dan (s komentarom kako bi čitatelj shvatio stupanj važnosti i hitnosti):

• Danas su 4 masaže: u 9 sati, u 11 sati, u 15 sati, u 20 sati (u pauzama radim ostalo);
• Otiđite u računovodstvo (prema ugovoru trebao bih dobiti 60% cijene za masažu, ali zapravo dobivam samo 50% - saznajte zašto);
• Kupite hranu za mačku (dobro što sam pogledao - ostalo je samo jedno hranjenje);
• Posjetite prijatelja u bolnici (blizak prijatelj, jučer je slomio ruku, donesite mu nešto ukusno);
• Idite u banku, uplatite hipoteku (danas je posljednji dan kada možete platiti bez kazne);
• Posjetite prijatelje iza šatora (danas je utorak, u subotu planiramo obiteljski izlet);
• Idite na bazen (što češće idem, to bolje);
• Kupite hranu (u hladnjaku ima još nešto, izdržat ćemo par dana);
• Odgovaranje na poruke na WhatsAppu i VKontakteu (samo razgovori);
• Vježbajte engleski barem 20 minuta (među klijentima ima mnogo stranaca, trebalo bi stegnuti jezik);
• Kupite novu brtvu za slavinu (samo kaplje iz slavine, ali je na rubu);
• Idite na termin kod oftalmologa (svake godine, za svaki slučaj, prođem pregled);
• Ošišajte se (izgled je i dalje uredan, ali bolje ga je ne zatezati);
• Baci kolegici knjigu o vježbama za leđne mišiće (obećao sam da ću je poslati odmah kad budem za kompjuterom).

Zapamtite: ista stvar za različite ljude može živjeti u različitim kvadrantima matrice. Na primjer, za nekoga bavljenje hobijem može biti i važno i nevažno. Vi i samo vi možete rasporediti svoje poslove kako vidite svoje životne prioritete.

Pod kojim uvjetima će vam Eisenhowerova matrica biti od koristi?

Neki skeptici vjeruju da je Eisenhowerova matrica prikladna samo za menadžere, dok je običan zaposlenik, radnik ili kućanica ne može koristiti u praksi (što nije točno - matrica je univerzalna, to smo dokazali uzimajući u obzir slučaj masažni terapeut, a ne poslovni čovjek kao primjer).

U stvarnosti se ne radi o mogućnosti ili nemogućnosti korištenja matrice, već o svrsishodnosti njezine primjene.

Sustav Eisenhower koristi se za planiranje svakog dana. Odnosno, ne govorimo o dugoročnim planovima (izgraditi kuću, otići na odmor, završiti fakultet), već o trenutnim zadacima.

S jedne strane, ako osoba ima toliko malo dnevnih zadataka da se njegovo pamćenje lako može nositi s njima, onda nema potrebe za korištenjem tablice. Primjerice, svi planovi zaposlenika za taj dan su odslužiti svojih osam sati na poslu i navečer popiti pivo s prijateljima. Ovaj stol nije za te ljude.

S druge strane, ako osoba ima ciljeve u svim aspektima svog života - u poslu, studiranju, samorazvoju, obitelji, hobijima, ako nastoji biti gospodar svog vremena, a ne ići njegovim tokom - takav čovjek uvijek ima mnogo dnevnih zadataka. A kako ih ne želi izgubiti iz vida - ova je matrica za njega.

Eisenhowerova matrica nije lijek za vječni nedostatak vremena. To je više mini tutorial za određivanje prioriteta.

Nemojte se iznenaditi ako vam je u početku teško podijeliti slučajeve u kvadrante. U trenutku kada to razmislite i učinite, naučite. A učenje nečega vrijednog uvijek uključuje određenu količinu truda.

Ne očajavajte - nakon što radite sa stolom nekoliko dana zaredom, steći ćete vještinu koja će se pretvoriti u vještinu. Nakon toga, određivanje prioriteta će postati automatsko.

Pa da rezimiramo.

Eisenhowerova matrica je dizajnirana za ljude poput vas ako:

• Neprestano morate birati koji zadatak ćete se prvi uhvatiti u koštac;
• Spremni ste bolje upoznati sebe, spremni ste iskreno odgovoriti na pitanja poput “što mi je stvarno važno?”;
• Želite učiniti što je više moguće – definitivno više nego što radite trenutno;
• Spremni ste se boriti protiv takve svoje kvalitete kao što je odugovlačenje – kronično odgađanje.

Možda već znate dobro upravljati svojim vremenom.

Pročitajte izjave u nastavku i zapitajte se jesu li istinite za vas. Ako vam ogromna većina točaka ne odgovara, preporučljivo je da ovladate tehnikama upravljanja vremenom.

• Uvijek imate jasan popis obaveza za taj dan;
• Na poslovne e-poruke odgovarate pravodobno;
• Ne nosite posao kući i gotovo nikad ne kasnite nakon završetka radnog dana;
• Ne dopuštate da vas telefonski pozivi, posjeti posjetitelja i društvene mreže značajno odvrate od vaših glavnih zadataka;
• Ne radite posao za svoje podređene jer ne mislite da ga samo vi možete odraditi jako dobro;
• Na kraju dana osjećate se gotovo jednako budni kao na početku.

Ako vam se sve prethodne točke čine logičnim, onda posljednja može izazvati nevjerojatan osmijeh: “Šališ se! Iscijeđeni limun na kraju dana ima više energije nego ja." Ipak, postoji veliki broj ljudi koji ne samo da se ne umaraju, već osjećaju nalet energije. I tu nema nikakve tajne.

Umorimo se ne od količine obavljenog posla, već od glupih, nesređenih radnji, besmislenih bacanja i osjećaja bespomoćnosti u uvjetima kroničnog vremenskog pritiska.

Naravno, ponekad ne možemo sve predvidjeti. A naš skladan plan može uzdrmati naglo isključena uredska oprema, kasni klijent ili zaposlenik koji izostaje. Ostavi to za sada po strani.

Prvo na čemu vrijedi poraditi je kako sami sebi ne biti izvor kaosa, a onda možete razmišljati o utjecaju vanjskih nepredviđenih okolnosti.

1. Očistite radnu površinu od dokumenata s kojima više ne radite. Ako vam ne trebaju baš često, stavite ih u ormar. Uopće nije potrebno - pošaljite u košaricu. U hrpi papira teško možete pronaći onaj list, tražeći ga, razdraženi od bezuspješnih napora, provesti duge minute. Napominjemo da stolovi uspješnih poslovnih ljudi izgledaju kao da za njima nitko ne radi: većinu njihove površine ništa ne zauzima.
2. Nabavite si dnevnik i ne rastavaj se od njega. Nemoguće je zapamtiti sve, a poslovni ljudi odavno su shvatili potrebu da sve zapišu - datume sastanaka, slučajeve, pitanja za razmišljanje. Često se koriste mobiteli i prijenosna računala sa svojim kalendarima, ali papirnati dnevnik nikada neće zastarjeti – makar samo zato što se ne može pokvariti ili ostati bez struje.
3. Planirajte najvažnije stvari na vrhuncu vaše dnevne aktivnosti.... Svi smo mi ljudi, pa čak i najjače naše vrste svlada san. Odupiranje vašim bioritmovima je gubljenje vremena, ipak ćete uspjeti. Ono što radite popodne za sat vremena, navečer uz nagomilani umor, oduzet će vam duplo više vremena. Stoga, ne odgađajte hitnu dojavu do kasno navečer, nemojte započinjati važne razgovore prije spavanja – i vi i vi ćete patiti od ovakvog pristupa.
4. Nemojte se preopteretiti... Ne radi se samo o tome da će vaša produktivnost pasti. Nemilosrdnim ritmom sigurno ćete "izgorjeti", a vaše će tijelo, bez vašeg pristanka, samo sebi organizirati odmor, poslavši vas u bolnički krevet. Ovdje ćete izgubiti svo ušteđeno vrijeme.

Počastite se kao čistokrvnog konja - ovo je, naravno, jaka životinja, ali koji bi vlasnik riskirao da ga vozi bijesnom trkom?

1. Ne „prosipajte“ projekte i djela... Sjećate li se poznate fraze o tome da je najbolje neprijatelj dobrom? Osjećate li da što više provjeravate svoj projekt, on postaje bolji? Ovdje je vrlo važno ne "preeksponirati" slučaj, inače riskirate osjećaj kroničnog umora zbog nemogućnosti postizanja ideala. Nemojte težiti idealu - ove akcije će vam oduzeti vrijeme.
2. Ne pokušavajte biti dobri u svemu.... Potrebne su godine da se postane stručnjak za određeno područje. Bolje se isticati u jednoj stvari nego biti prosječan u svemu. O tome govori film “Oceanovih 11”. Važno je imati tim u kojem su svi dobri u nečemu, onda možete lako delegirati stvari.

Nemojte ga izgubiti. Pretplatite se i primite vezu na članak na svoju e-poštu.

Lako se zbuniti u beskrajnom toku svakodnevnih aktivnosti, jer ih je svakim danom sve više. Jučerašnji nedovršeni posao postaje danas, a ono što danas nismo uspjeli, automatski se prebacuje na sutra. Kao rezultat toga, svašta se može nakupiti toliko da tada nećete razumjeti: što je učinjeno, što je u procesu i što još čeka na krilima.

Takve ili detaljne situacije često se događaju kod ljudi koji ne pridaju dužnu pozornost procesu planiranja svojih aktivnosti. Naravno, jer se vještine ne uče u školi, a mnogi roditelji i drugi ljudi koji djeluju kao odgajatelji u procesu našeg razvoja, često sami ne znaju kako planirati svoje aktivnosti, iako to nije nimalo komplicirano. Samo se tome nekako ne poklanja dužna pažnja.

Međutim, danas postoje mnoge izvrsne tehnike planiranja koje vam omogućuju da naučite kako racionalno koristiti svoj vremenski resurs i izvući maksimalnu korist od ovog procesa za sebe. Ali u ovom članku nećemo razmatrati sve ove tehnike, već ćemo kao primjer dati samo jednu, koja se razlikuje po svojoj jednostavnosti i učinkovitosti. Ova tehnika se zove "Eisenhowerova matrica".

Eisenhowerova matrica jedan je od najpopularnijih alata za upravljanje vremenom koje koriste mnogi ljudi diljem svijeta, od običnih najamnih radnika i srednjih menadžera do rukovoditelja velikih tvrtki i svjetski poznatih korporacija. Osnivač ove matrice je 34. predsjednik Sjedinjenih Država, Dwight David Eisenhower. Kao što možete pretpostaviti, ovaj je čovjek bio vrlo zaposlen i morao je raditi mnogo različitih stvari vezanih za svoje aktivnosti. Zbog toga je optimizirao svoj raspored rada i popis obaveza. Rezultat njegovog istraživanja bila je matrica koju razmatramo.

Smisao Eisenhowerove matrice je uglavnom naučiti kako pravilno rasporediti sve svoje poslove, razlikovati važno od hitnog, ne hitno od najmanje važnog, a također i minimizirati vrijeme utrošeno na obavljanje bilo kojeg posla, provedbu što ne daje neke značajnije rezultate. Razgovarajmo o tome kako sve to funkcionira u praksi.

Bit Eisenhowerove matrice

Eisenhowerova matrica sastoji se od četiri kvadranta, čija su osnova dvije osi - os važnosti (vertikalna) i os hitnosti (horizontalna). Kao rezultat toga, ispada da se svaki kvadrant razlikuje u svojim pokazateljima kvalitete. Svi zadaci i zadaci bilježe se u svakom od kvadranata, zbog čega se formira krajnje jasna i objektivna slika što prvo treba, što drugo, a što nikako. Sve je to prilično jednostavno, ali u svakom slučaju neće biti suvišno dati nekoliko objašnjenja.

Kvadrant A: Važne i hitne stvari koje treba učiniti

Za idealno planiranje, ovaj kvadrant matrice trebao bi ostati prazan jer pojava važnih i hitnih stvari pokazatelj je neorganiziranosti i priznanja blokade. Mnogi ljudi ispunjavaju ovaj dio rasporeda zbog svoje inherentne lijenosti i netočnog određivanja prioriteta. Naravno, s vremena na vrijeme takvi se slučajevi mogu pojaviti kod svake osobe, ali ako se to događa svaki dan, onda je vrijeme da obratite pozornost.

Dakle, treba izbjegavati radnje u A kvadrantu. A za to je potrebno samo na vrijeme dovršiti stavke preostalih kvadranata. Ali ako nešto još uvijek vrijedi napisati u prvom kvadrantu, onda je to:

• Slučajevi čiji neuspjeh negativno utječe na postizanje ciljeva
• Slučajevi, čiji neuspjeh može uzrokovati poteškoće i nevolje
• Zdravstvena pitanja

Također je važno zapamtiti da postoji nešto kao "delegacija". To znači da kad god u vašem A kvadrantu postoje slučajevi koji se mogu delegirati nekom drugom, svakako biste trebali iskoristiti ovu priliku kako biste što prije riješili druge važne i hitne slučajeve.

Kvadrant B: Stvari koje su važne, ali nisu hitne

Drugi kvadrant zaslužuje najveću pažnju, budući da Predmeti koji se nalaze u njemu su najprioritetniji i najperspektivniji, i od njih bi se trebali sastojati svakodnevni zadaci svake osobe. Uočeno je da ljudi koji se uglavnom bave poslovima ovog kvadranta postižu najveći uspjeh u životu, napreduju, zarađuju više novca, imaju dovoljno slobodnog vremena i žive sretnim i ispunjenim životom.

Obratite pozornost i na činjenicu da vam nedostatak hitnosti omogućuje da promišljenije i konstruktivnije pristupite rješavanju bilo kojeg zadatka, a to zauzvrat omogućuje osobi da u potpunosti otkrije svoj potencijal, samostalno razmisli o svim nijansama svog aktivnosti i upravljati vremenskim okvirom svojih poslova. Ali ovdje, između ostalog, morate imati na umu da stvari koje se nalaze u B kvadrantu, ako se ne dovrše na vrijeme, mogu lako pasti u A kvadrant, postajući još važnije i zahtijevaju brz završetak.

Iskusni stručnjaci za upravljanje vremenom preporučuju uključivanje u kvadrant B svih tekućih poslova vezanih uz glavnu djelatnost, planiranje i analizu rada, edukaciju i pridržavanje optimalnog rasporeda itd. Oni. sve ono od čega se sastoji naša obična svakodnevica.

Kvadrant C: Hitne, ali ne važne stvari

Većina aktivnosti u ovom kvadrantu ometaju i ne približavaju osobu željenim rezultatima. Često jednostavno ometaju fokusiranje na stvarno važne zadatke i smanjuju učinkovitost. Glavna stvar pri radu s matricom je ne brkati hitne stvari iz kvadranta C s hitnim stvarima iz kvadranta A. U protivnom će doći do zabune i ono što bi prije svega trebalo učiniti ostaje u pozadini. Uvijek zapamtite svoje i naučite razlikovati važno od sporednog.

Poslovi kvadranta C uključuju, na primjer, sastanke ili pregovore koje nameće netko sa strane, proslavljanje rođendana ne baš bliskih ljudi, iznenadne poslove po kući, uklanjanje smetnji koje nisu vitalne, ali zahtijevaju pažnju (razbila se vaza , mikrovalna pećnica, pregorjela žarulja i sl.), kao i svakakve druge stvari koje vas ne pokreću naprijed, već samo usporavaju.

Kvadrant D: Nehitne i nevažne stvari

Zadaci u zadnjem kvadrantu uopće nisu od koristi. U mnogim slučajevima, korisno je ne samo s njima rješavati zadnji, već i ne rješavati ih uopće. Iako svakako morate znati o njima, tk. oni su “žderači vremena”.

Još jedna značajka ove skupine je zanimljiva: oni su vrlo privlačni za mnoge ljude - ovi zadaci se lako obavljaju i pružaju zadovoljstvo, omogućuju vam da se opustite i dobro provedete. Stoga, oduprijeti se iskušenju vježbanja s njima može biti prilično problematično. Ali to je apsolutno neophodno učiniti.

U kvadrantu D možete snimiti stvari poput telefonskih razgovora s prijateljima o nečemu beznačajnom, nepotrebnog dopisivanja ili provođenja vremena na društvenim mrežama, gledanje TV serija i raznih TV emisija koje "zatupljuju", računalne igrice itd. Naravno, svaka bi se osoba povremeno trebala odmoriti i nekako se zabaviti, ali za to postoje i zanimljiviji i razvojni načini: čitanje, posjet teretanama i bazenima, izleti u prirodu itd. Ako se ne možete u potpunosti spasiti od obavljanja stvari iz kvadranta D ili ne želite, onda trebate odgoditi njihovu provedbu barem do trenutka kada se završe zadaci iz kvadranta B i C i vremena koje ćete posvetiti na poslove D kvadranta treba svesti na minimum. Ovdje će biti prikladna poznata poslovica: "Vrijeme za posao, čas za zabavu".

Čim savladate Eisenhowerovu matricu i naučite kako pravilno rasporediti svoje poslove unutar nje, primijetit ćete da imate puno novog slobodnog vremena, uspijevate sve obaviti na vrijeme i bez žurbe, svi vaši poslovi su u reda, ciljevi se postižu jedan za drugim, a i sami ste gotovo uvijek dobro raspoloženi i vedro raspoloženi. Sve je u organiziranosti i prikupljanju. Vjerojatno i sami s vremena na vrijeme primijetite da su neorganizirani ljudi uvijek u krugu nekog neshvatljivog posla, stalno su zauzeti nečim glupim, ali "jako važnim", izgledaju umorno i iznervirano. Postoje mnoge karakteristične značajke. Ali to nije važno, već da ako ti i ja ne želimo imati slične rezultate, onda moramo djelovati drugačije. Naime: moramo biti organizirani, jasno razumjeti što i kada trebamo raditi, i zašto sve to radimo. A Eisenhowerova matrica je odlična za ovo.

Želimo vam puno sreće i uspjeha u savladavanju nove vještine!

Mnogi od nas obavljaju više zadataka. Stalno se susrećemo sa situacijama kada imamo puno posla. Ali kako im dati prioritet? A kako se ne zbuniti u slučajevima i rokovima?

Planiranje vremena nije lako. Dio posla ide u sutra. A onda se na njih naslanjaju novi. Kao rezultat toga, broj slučajeva raste. Vještine upravljanja vlastitim radnim vremenom ne uče se ni u školi ni na visokim učilištima. Međutim, nikad nije kasno za učenje. Govorit ćemo o jednoj od najpopularnijih metoda raspodjele zadataka. Ova tehnika je "Eisenhowerova matrica". Ova metoda će vam omogućiti da planirate stvari, odvojite prioritetne zadatke od onih manje prioritetnih i potrošite mnogo manje vremena na uklanjanje blokada.

Ova metoda, koja je jednostavna i popularna u zapadnim zemljama, širi se i kod nas.

Malo povijesti

Matrix je izumio nitko drugi nego 34 predsjednika Sjedinjenih Američkih Država Dwight David Eisenhower. Kao osoba na izuzetno odgovornoj funkciji, bio je stalno zaposlen i svakodnevno je morao obavljati ogroman broj zadataka raznih vrsta. Kako se ne bi gomilali stalno nastali zadaci, predsjednik je stalno tražio jednostavan i razumljiv alat za raspoređivanje zadataka s kojim bi se lako moglo raditi. Nakon mnogo istraživanja, Eisenhower je konačno pronašao metodu koja je za mnoge postala univerzalna.

U čemu je onda smisao matrice?

U raspodjeli zadataka. Na temelju jednostavnih primjera brzo ćete naučiti odvojiti glavne zadatke od onih manje važnih i, naposljetku, napraviti mjesta za osobne zadatke u dnevnom rasporedu.

Eisenhowerova matrica temelji se na 4 kvadranta. Prekrižu ih 2 osi:

• osi važnosti
• os hitnosti

U 4 kvadrata, matrica nudi da upišete sve stvari koje vas na ovaj ili onaj način zabrinjavaju.

Dakle, prvi kvadrant. U njemu pišemo najvažnije i najhitnije stvari. Tvorac ove tehnike uvijek je isticao da ako ispravno planirate sve svoje zadatke, onda bi ovaj kvadrant trebao biti prazan. Ali tek počinjemo raditi na matrici. Ako ovdje zapišete zadatke, obratite pažnju na one koji:

• nemoguće je ne ispuniti, jer će to negativno utjecati na ispunjenje zacrtanih ciljeva
• nemoguće je ne ispuniti, jer će to imati negativne posljedice
• nemoguće je ne ispuniti, jer je ispunjenje ovih stvari vezano za zdravlje

Ispunjavajući ovaj popis, vrijeme je da se prisjetimo delegiranja. Ako možete podijeliti važan i hitan problem s nekim drugim: učinite to, nemojte se ustručavati zatražiti pomoć.

Drugi kvadrant. Predlaže se da se u njega uđu pitanja koja su važna, ali čija provedba ne zahtijeva hitnost. To su obećavajući i uistinu važni zadaci, o čijem završetku ovisi uspjeh. Unatoč činjenici da je hitnost u izvršavanju ovih zadataka na drugom mjestu, zapamtite da to ne znači da ih možete zaboraviti prije roka. S dovoljno vremena za završetak, rješavanju problema pristupamo promišljenije. Što se ovdje može uključiti?

Sljedeći zadaci:

• vezano za sport
• vezano uz raspoređivanje zadataka i evaluaciju učinka
• koje su vezane uz posao

Treći kvadrant. Uključuje hitne, ali nevažne stvari. Uglavnom, na ovaj popis morate staviti probleme koji vam odvlače pažnju na putu do postizanja vaših ciljeva. Na primjer, u ovaj popis vrijedi dodati sastanke i pregovore koji vam nisu potrebni, već nametnuti od strane vlasti, a koji ni na koji način neće utjecati na postizanje vaših ciljeva. Ovdje možete zapisati i iznenadne kućne probleme povezane s kvarom kućanskih aparata itd.

Četvrti kvadrant. U njemu Eisenhower predlaže zapisivanje nevažnih i nehitnih stvari. To su zadaci od kojih neće biti nikakve koristi. Predlaže se da se njima pozabavi samo u krajnjoj nuždi, ili uopće ne. Takvi se zadaci mogu usporediti s elementarnim žderačima vremena. Pa zašto ne isključiti ove slučajeve u potpunosti? Te stvari se mnogima čine ugodnima. A vrijeme leti.

Što je Eisenhower Dwight David Matrix? Kako je 34. predsjednik Sjedinjenih Država planirao vrijeme? Kakvo vam je načelo organizacije omogućilo rješavanje velikog broja slučajeva? Sad ću ti ispričati sve ovo.

Upravljanje vremenom temelji se na principu planiranja. A glavna stvar u planiranju je odrediti prioritete koje stvari treba započeti prve, a koje kasnije.

Vrlo jednostavnu i nevjerojatno učinkovitu tehniku ​​koristio je 34. predsjednik Sjedinjenih Država, kasnije je dobila ime po njegovom imenu - princip Eisenhower Dwight David. Svi shvaćaju da predsjednik ima puno posla i da sudbina milijuna ljudi ovisi o ispravnom planiranju vremena jedne osobe.

Što je učinio predsjednik Eisenhower?

Tako - podijelio je sve poslove na važne i hitne. Da bismo bolje razumjeli metodu, nacrtajmo matricu Eisenhower Dwight David dijeleći kvadrat na 4 jednaka dijela. Kao rezultat, dobivamo 4 kvadrata. Potpišimo sada svaki od njih sljedećim imenima: Važno, bez obzira, hitno, nije hitno.

Suština Eisenhowerovog principa je da se sve važne i hitne stvari moraju prvo obaviti kada se postavljaju prioriteti. Zatim važno i nehitno. Dalje, nevažne hitne. A ako ima vremena, onda konačno nevažno i nehitno.

Za što?

Što daje primjena Eisenhowerovog principa? Zašto crtati matricu? Zašto ne možete sve bez problema?

Vjerojatno su svi bili suočeni s nedostatkom vremena - kada želite dovršiti sve planirano, ali ne ide, svaki dan nam donosi iznenađenja i moramo prilagođavati svoje planove, odbijajući planirani odmor, nove prilike za posao itd. .

Neplanirano je nemoguće predvidjeti, što znači, htjeli mi to ili ne, neki planovi se moraju otkazati. Ali... Ali što ako prvo obavimo glavne zadatke, a manje značajne ostavimo za kasnije. Što nije tako šteta odbiti? Na primjer, provedimo vrijeme sa svojom obitelji umjesto da se sastanemo s klijentom koji vjerojatno neće pristati na suradnju.

Ovo je odgovor na pitanje: "zašto razvrstati slučajeve". Mi samo radimo glavnu stvar, a odgađamo sporednu i postajemo uspješniji i produktivniji u životu. Uostalom, hitno ne znači važno i obrnuto.

1 kvadrat: važno i hitno

To uključuje hitne stvari, čiji neuspjeh može dovesti do negativnih posljedica... Od ove dionice počinjemo sve poslove, jer su to za nas najvažniji zadaci, a osim toga i hitni. Ovaj odjeljak uključuje: "Hitan rad", "Neplanirani sastanci", "Rok za isporuku projekta".

Najvažnije je da bi ovaj trg u idealnom slučaju trebao biti prazan, budući da većina važnih zadataka nije hitna na početku i, uz pravilno planiranje, mogu se obaviti prije nego što postanu hitni. Svi zadaci u ovom kvadratu pojavljuju se iz 2 razloga:

- ovisno o nama (interni razlozi), na što možemo utjecati i to je najveći udio u većini slučajeva. Na primjer: nedostatak profesionalizma, motivacije, snage itd. Općenito, ovaj razlog možemo ukloniti sami;

- izvan naše kontrole (vanjski razlozi): Kada na njih ne možemo utjecati, na primjer, viša sila, iznenadna bol, hitan zahtjev za pomoć i sl. U idealnom slučaju, uz pravilno planiranje, samo bi ti razlozi trebali pasti u kvadrat, važni i hitni.

Osim toga, svi razumijemo da nije uvijek moguće izdvojiti onoliko vremena koliko je potrebno za hitne stvari. Primjer iz života je polaganje ispita, ako se pripremate zadnji dan, onda vrijeme za pripremu jednostavno fizički neće biti dovoljno. Osim toga, rad u nuždi je iscrpljujući, pogoršava psihičko i fizičko stanje. Stoga sve važne poslove treba obaviti prije nego što postanu hitni, odnosno rad s kvadratom je važan, a ne hitan.

2 kvadrat: Važno i nije hitno

Redovito obavljanje svih zadataka iz ovog kvadrata pokazatelj je vašeg uspjeha i produktivnosti. Ovaj kvadrat uključuje slučajeve koji mogu čekati, ali neuspjeh u njihovom dovršavanju imat će ozbiljne negativne posljedice.

Važan zadatak razlikuje se od nevažnog po tome što su posljedice ako se ne ispune različite... Što je zadatak važniji, to su jače negativne posljedice njegova neuspjeha. Stoga prednost dajemo prvo obavljanju važnih poslova, a tek onda hitnih.

U idealnom slučaju, svi važni zadaci, i hitni i nehitni, trebali bi biti dovršeni u potpunosti. Među slučajevima iz ovog područja mogu se istaknuti kao što su: zadaci za osobni razvoj, zdravstvenu njegu, npr.: pravodobno se obratiti liječniku i spriječiti bolest, ovladati osnovnim engleskim za napredovanje na poslu i sl. Pravilo, ovo su ključni zadaci koji mogu napraviti veliku promjenu u vašem životu.

Svi razumijemo da je u većini slučajeva nemoguće stići na vrijeme za sve planirano. Ako samo zato što se pojave nepredviđene okolnosti koje ozbiljno prilagođavaju planove. S obzirom na tu činjenicu, bolje je raditi važne poslove o kojima vam uvelike ovisi život nego nevažne stvari. Zato je toliko važno zadatke razvrstati prema Eisenhowerovom pravilu.

Kada pravilno rasporedimo predmete i počnemo raditi s najvažnijim, onda je manje žurnih poslova, odnosno imamo vremena obaviti stvari prije nego što postanu hitne. A to je uostalom vrlo važno, kada nema uvijek dovoljno vremena za hitne stvari - ispadnu nedovršeni i mi priređujemo test naših živaca, pokušavajući stići na vrijeme. Istodobno, uz redoviti rad s kvadratom, važno je, a ne hitno, svakom zadatku možete posvetiti onoliko vremena koliko je potrebno, kao rezultat toga smanjit će se broj žurnih poslova i stresnih situacija, a kvaliteta posla će se povećati. Po analogiji iz običnog života, bolje je pravovremeno spriječiti bolest nego započeti i na kraju doživjeti jaku bol i ozbiljne posljedice u budućnosti.

3 kvadrat: Nema veze, hitno

Hitno ne znači da je važno, mnoge hitne stvari bolje je ne raditi ako zbog njih nećete moći učiniti nešto važno. Da biste ispravno razumjeli koji je posao važniji, samo postavite pitanje: "Što će se dogoditi ako se to ne učini." Ako su negativne posljedice minimalne, onda je stvar nevažna i treba je krenuti nakon izvršenih značajnijih zadataka, ako ne, što će imati ozbiljnije negativne posljedice. Nevažni zadaci uključuju sljedeće: nazvao je kolega i tražio pomoć u nevažnom zadatku, nudi vam se sudjelovanje u socijalnoj službi. anketa ili samo poznanik došao razgovarati o životu.

Manje hitne stvari je da one ometaju učinkovit rad, jer:

Prisiljeni prekidati s važnim zadacima;

U pozadini hitnosti, počinjete se brinuti, a emocije ometaju donošenje ispravnih odluka.

Na primjer, radite s velikim projektom o kojem ovisi vaš razvoj karijere i prihod tvrtke, a u ovom trenutku vas kolege zovu i traže da hitno nazovete, isprintate, pošaljete dokument poštom itd. Naravno, trebate pomoći kolegama, ali sve ima svoje vrijeme. Prvo morate obaviti važne stvari, a one sporedne kasnije, čak i ako su hitne. Samo recite svojim kolegama da ste trenutno zauzeti, a kada završite posao na važnoj stvari, nazovite ponovno.

Ako pokušate držati korak sa svim hitnim stvarima, tada se život može pretvoriti u stalni vremenski pritisak, a zbog gužve ćete se sve više brinuti i manje vremena ćete moći posvetiti važnim poslovima koji uvelike utječu na vaš život .

4 kvadrata nije važno i nije hitno

Ovo je posljednji popis obaveza za početak, jer uključuje najnepotrebnije zadatke.

Ali čak i najnepotrebniji slučajevi također se mogu podijeliti u 2 dijela:

1. Životna sitnica, takvi slučajevi i dalje imaju vrijednost, ali samo ako ste sve ostale važnije zadatke obavili iz 3 polja. I koja je vrijednost? Primjerice, rastaviti blokadu u polukatu je kao sitnica, ali lijepa, ili promijeniti slavinu koja curi u kuhinji, ojačati stol da ne tetura. Općenito, takvi zadaci stvaraju vašu udobnost, podižu vam raspoloženje, pa morate pokušati doći do 4 kvadrata kako biste živjeli skladnije i potpunije.

Ali ako ove sitnice radite prije nego što se završe važniji zadaci iz posljednja 3 polja, onda to neće donijeti pravo zadovoljstvo.

2. Sranje satovi... Računalne igre, društvene mreže, gledanje televizije, alkohol - sve to samo oduzima dragocjeno vrijeme. Mnogi će reći, ali pomaže li vam da se opustite? Da, bez sumnje, svako sranje je opuštajuće, ali ne tako dobro kao zdrav odmor. Računalo, TV ne mogu prenijeti tako snažne emocije, taktilne osjećaje, mirise i druge senzacije kao u stvarnom životu. Budući da računalo i TV koriste manje osjetilne organe, brzina oporavka, odnosno odmora, je smanjena. Alkohol je također neučinkovit način opuštanja, jer osim negativnog učinka na zdravlje, nakon takvog odmora, pod navodnicima, dolazi do sloma, glavobolje i drugih nevolja.

Općenito, sve loše navike su gubljenje vremena i treba ih potpuno napustiti, ali ovo je idealan slučaj. U stvarnosti, svaka osoba ima loše navike, jer borba protiv njih zahtijeva vrijeme, pa svo smeće kao što su računalne igrice, TV, alkohol itd. stavljamo na trg, bez obzira i ne hitno, na samo dno do -do popis.

Praksa primjene matrice Eisenhower Dwight David

Nacrtajmo 4 Eisenhowerova kvadrata, svaki kvadrat označimo slovima:

A. Važno i hitno (crveno);

B. Važno i nije hitno (zeleno);

V. Nevažno i hitno (plavo);

G. Nije važno i nije hitno (bijelo).

Počinjemo sve raditi po abecedi, odnosno prvo zadaci točke "A", zatim "B", "C" i na kraju "D". Dok ne završimo poslove kvadrata "A", ne prelazite na "B". Zatim, dok ne obavimo točku "B", ne započinjemo zadatke od "C" itd. Općenito, radimo uzastopno korak po korak, bez promjene redoslijeda.

Sada za praksu, recimo da imamo sljedeću listu obaveza:

Sada ćemo sortirati popis dolaznih zadataka, pored svake stavke staviti slovo kvadrata kojem se ovaj zadatak može pripisati.

Sada znate odakle početi kako biste imali vremena obaviti glavnu stvar. Samo prvo radite stvari iz kvadrata "A", zatim "B", zatim "C" i "D", ako ima vremena.

Važno je procijeniti stupanj važnosti ne u umu, već na komadu papira, jer kada postoji više od 7 + -2 slučaja, prioritizacija može biti pogrešna, jer naš mozak nije dizajniran za takve operacije u um. Radi se o 7 + -2 slučaja koje možemo pohraniti u memoriju, ostalo se zaboravlja. Zadaci napisani na komadu papira puno su lakši i brži, a što je najvažnije, možete ga točnije razvrstati, nemojte žaliti vremena za bilješke.

Također možete prepisati popis u kvadrate radi jasnoće, osobito čim počnete koristiti Eisenhowerovu metodu, ali to nije potrebno.

Kao što već razumijete, - bit rada s Eisenhowerovim principom: razdvajanje zadataka i koncentracija na prva dva kvadrata.

Rad prema Eisenhowerovom principu pomoći će smanjiti količinu žurbe na poslu i bit ćete uspješniji.

p.s. Ako imate bilo kakvih poteškoća ili pitanja o članku koji ste pročitali, kao i o temama: psihologija (loše navike, iskustva itd.), prodaja, poslovanje, upravljanje vremenom i sl. pitajte me, pokušat ću pomoći. Moguća je i konzultacija putem skypea.

P.P.S. Također možete pohađati online trening "Kako dobiti 1 sat dodatnog vremena". Pišite komentare, svoje dodatke ;)

Pretplatite se putem e-pošte Dodati

Bilo je puno planova za vikend, ali na kraju ste proveli vrijeme gledajući seriju i ništa niste poduzeli? Ili ste možda zatrpani zadacima na poslu, a lavina hitnih poslova svakim danom je sve veća? Vjerojatno ste čuli da sastavljanje popisa obaveza može pokrenuti stvari. No ponekad to ne pomaže puno i zadaci upisani na popis obveza ostaju neispunjeni. Zašto? Zato što je popis pogrešan i/ili pratite stvari krivim redoslijedom. Rješavanje ovih problema pomoći će Eisenhowerova matrica, ona - matrica prioriteta... Upravo o njoj predlažemo da razgovaramo.

Eisenhowerova matrica prioriteta - što je to?

Ovaj alat za određivanje prioriteta i upravljanja vremenom nazvan je po svom izumitelju, jednom od američkih predsjednika - Dwight David Eisenhower... Osnovna ideja iza matrice prioriteta je da su zadaci razvrstani u četiri grupe ovisno o dva kriterija – hitnosti i važnosti njihove provedbe. Pri čemu nisu sve hitne stvari važne i nisu sve važne stvari hitne... Kako biste se uspješno nosili sa zadacima, morate razumjeti kojoj skupini dodijeliti određeni slučaj, a to će vam reći kada ga preuzeti.

Ova metoda - kada se pravilno koristi - omogućit će vam da sve zadatke izvršite na vrijeme i izbjegnete da se stvari prianjaju jedna uz drugu, stvarajući lavinu neriješenih problema.

Kako napraviti popis obveza na temelju matrice prioriteta?

Da ponovimo: kako bi se nacrtao akcijski plan u skladu s Eisenhowerovom matricom, svi zadaci s popisa moraju se podijeliti u 4 glavne kategorije:

• Kategorija A: važno i hitno;
• Kategorija B: važno, ali nije hitno;
• Kategorija C: hitno, ali nevažno;
• Kategorija D: nije hitno i nevažno.

Najprikladnije je izvući list papira u četiri velika kvadrata i svaki od njih označiti odgovarajućom bojom i slovom, a zatim zapisati zadatke. Analizirajmo sve kategorije detaljnije, s primjerima.

1. Kategorija A

Važne i hitne stvari- situacije kada rok je istekao ili su došli Viša sila... Danas je posljednji dan za plaćanje hipoteke u ovom mjesecu, jučer je morao biti poslan izvještaj za šefa, a navečer idete liječniku zbog akutne boli u zubu - sve je to kategorija A. Ako pravilno distribuirate Vaši poslovi, tada će ova stavka sadržavati najmanji broj zadataka, a još je bolje ako je potpuno prazna.

2. Kategorija B

Važne, ali ne hitne stvari- moraju biti glavni dio popisa obaveza... To su stvari koje sutra ili prekosutra mogu prijeći u kategoriju A, ako se ne urade danas. Oni su važni, ali postoji mala zastoja i mogu se odgoditi na neko vrijeme. To uključuje dnevnih radnih zadataka, zamjena kupaonske slavine koja još radi, ali je već počela kapati, kupiti ulaznice za koncert u pretprodaji. Također u istoj kategoriji su poslovi vezani za vaše globalne životne ciljeve... Na primjer, ako želite pokrenuti vlastiti posao ili pronaći novi posao, a za to trebate savladati novu vještinu, naučiti još jedan strani jezik, dobiti dodatnu narudžbu za izgradnju kapitala itd.

3. Kategorija C

Hitne, ali nevažne stvari... Ovo slijedi završiti danas jer će sljedeći dan biti prekasno ili neprikladno... Planovi grupe C mogu biti usmjereni na stvaranje ugodne životne uvjete i uspostavljanje društvenih veza.

To može uključivati ​​pravovremene čestitke prijatelja i kolega na praznicima ili putovanje u seosku kuću kako bi pomogli roditeljima da skupe bobice koje se raspadaju. Drugi primjer je kupnja novog televizora s velikim popustom. Da nije bilo promocije, kupili biste ga mnogo kasnije, a ako o tome razmišljate u kratkom vremenu, brže i jeftinije ćete dobiti ono što želite. Drugim riječima, izvođenje radnji iz kategorije C nije kritično, ali je ipak bolje i ugodnije raditi ih na vrijeme.

4. Kategorija D

Nehitne i nevažne stvari... Najpodmuklija kategorija, koja uglavnom uključuje "Kronofagi" ili "ubojice vremena"(doslovno "žderači vremena", "ubojice vremena"). Ova stavka uključuje gledanje filmova, telefoniranje s prijateljima, čitanje knjiga, listanje vijesti. Da biste se oduprli porivu za obavljanjem ovih radnji umjesto zadataka iz prve tri kategorije, morate imati dobro razvijenu snagu volje, biti sposobni sabrati se i usredotočiti se na ono što vam je potrebno, a ne na ono što želite.

Nakon što rasporedite svoje zadatke u četiri stupca, počnite od prvog koraka. Naučiti slijediti matricu prioriteta ne samo da će vam pomoći da stvari obavite na vrijeme, već ćete i uštedjeti vrijeme za zabavu – za nehitne i nevažne zadatke.

1. Isprva može biti teško je pravilno rasporediti predmete... Kako biste olakšali proces, postavite si pitanja: „Je li ovaj zadatak važan? Je li to u mojim životnim prioritetima? Hoće li neuspjeh u tome uzrokovati probleme?" Ako je tako, onda je stvar važna. Da biste razumjeli je li stvar hitna, razmislite hoće li u bliskoj budućnosti izgubiti relevantnost? Ako je tako, onda je zadatak hitan.

2. Pokušajte ostaviti popis kategorije A praznim – zapamtite to svi neostvareni planovi iz grupe B migriraju ovamo... Osim toga, u istu skupinu spadaju razni događaji više sile koje niste mogli unaprijed predvidjeti. Ponovimo da, u idealnom slučaju, uz pravilnu raspodjelu vremena, ne bi trebalo biti hitnih i važnih zadataka. Iznimka će biti ista viša sila, kao i:

• zdravstveni planovi;
• radnje o kojima ovisi ispunjenje važnih ciljeva (ako ljeti želite ići u inozemstvo, bolje je izdati putovnicu unaprijed);
• slučajevima, čiji neuspjeh u budućnosti prijeti da se pretvori u nevolje (neplaćena kazna, plaćena na vrijeme, može vas spriječiti da odete u inozemstvo).

3.
Kategorija B - za zadaci koji najviše obećavaju... Statistike pokazuju da su oni koji posebnu pažnju posvećuju ciljevima u ovoj kategoriji uspješniji, sigurnije se penju na ljestvici karijere i, sukladno tome, zarađuju više. To je, između ostalog, zbog činjenice da zbog pravovremenog izvršavanja poslova (mirnim tempom, bez žurbe), koncentracije i sposobnosti određivanja prioriteta, osoba može u potpunosti pokazati svoje talente i razmišljati o ovom ili onom koraku .

4. Neki zadaci iz kategorije C bilo bi ispravnije klasificirati kao ometajuće jer mogu ometati vašu učinkovitost i pojesti puno vašeg vremena, iako nisu važni. To uključuje čestitke daljim rođacima, kupnju nove sofe i druge nebitne stvari. Važno ih je moći razlikovati od predmeta B kategorije i, ako je moguće, delegirati njihovo izvršenje na druge osobe.

5. Zadaci D, odn žderači vremena, možete sigurno nazvati neproduktivan... Međutim, svom slobodnom vremenu možete dodati vrijednost. Primjerice, pročitajte dobru intelektualnu knjigu umjesto tabloidnog romana, bavite se sportom kada želite emocionalno opuštanje. Ako ne možete odoljeti iskušenju da gubite vrijeme na nešto beskorisno, smanjite taj gubitak na minimum tako što ćete prvo dovršiti zadatke iz drugih kategorija.

Kada savladate princip Eisenhowerove matrice, postat ćete ne samo uspješni, već i uravnoteženija i optimističnija osoba, jer ćete se prestati brinuti o dosadnim, ali važnim sitnicama za koje prije niste imali dovoljno vremena.