Przykłady planowania zarządzania czasem. Zarządzanie czasem na tydzień: plan krok po kroku

Jeśli stale brakuje Ci czasu, najprawdopodobniej po prostu spędzasz go irracjonalnie i nie zwracasz wystarczającej uwagi na jego planowanie. Naucz się prawidłowo zarządzać swoim czasem, korzystając ze specjalistycznych programów komputerowych i usług online.

Tempo rozwoju współczesnego świata przyspiesza w ciągu ostatnich stu lat... W związku z tym wzrasta rytm życia zwykłego człowieka. Wielu z nas przez większą część dnia pracuje, po czym biegnie do domu, jakoś radzi sobie z codziennymi obowiązkami domowymi i kładzie się spać, by następnego dnia powtórzyć to wszystko...

Dobrze jest też, jeśli uda Ci się w weekend wygospodarować choć trochę czasu na swoje ulubione hobby lub po prostu dobrze odpocząć. Wielu z nas tego nie robi, gdyż weekendy poświęcamy na rozwiązywanie codziennych problemów. Oznacza to, że odczuwamy całkowity brak czasu!

Jeśli jednak spojrzysz z drugiej strony i przeanalizujesz chociaż kilka swoich codziennych dni (a jeszcze lepiej tygodni), okaże się, że większość czasu spędzamy nie na wykonywaniu zadań dla szefa, nie w drodze z pracy. /do pracy, a nawet do prac domowych, ale na różne, w zasadzie bezsensowne rzeczy!

Bezużyteczne rozmowy w „palarni”, przeglądanie portali społecznościowych czy po prostu bezcelowe siedzenie w miejscu – to wszystko zabiera nam cenny czas, który moglibyśmy spędzić z pożytkiem dla biznesu lub swojego ciała!

Jeżeli stale odczuwasz brak czasu i poważnie postanowiłeś coś z tym zrobić, radzę nauczyć się racjonalnego gospodarowania czasem z wykorzystaniem nowoczesnych technologii komputerowych!

Trochę o teorii zarządzania czasem

Historia krajowego zarządzania czasem rozpoczyna się w latach dwudziestych ubiegłego wieku, kiedy w warunkach nowej polityki gospodarczej pojawiła się koncepcja „naukowej organizacji pracy” (SLO). Jego głównym celem była optymalizacja dnia pracy pracowników przy maksymalnych korzyściach dla produkcji i minimalnym stresie dla ludzi.

Przez cały okres rozwoju NOT opracowano wiele różnych schematów i zasad, jednak prawie wszystkie sprowadzają się do tego, że wszystkie zadania i czas poświęcony na ich realizację muszą być dokładnie zaplanowane. Ogólny algorytm takiego planowania można przedstawić w formie diagramu krok po kroku:

W oparciu o ten schemat, przed podjęciem jakiejkolwiek działalności, należy najpierw przeanalizować wszystkie możliwe sposoby jej pomyślnego zakończenia. Następnie zdefiniuj cele i rozbij cały proces realizacji planu na małe zadania. Tylko dokładnie planując wszystko i wybierając najskuteczniejszy algorytm działań, możesz rozpocząć pracę.

Ważnym punktem jest także końcowe monitorowanie realizacji powierzonych zadań. Dzięki kontroli możesz przeanalizować swoje koszty czasu i być może w przyszłości, wykonując podobną pracę, jeszcze bardziej zoptymalizować koszty pracy.

Obecnie istnieje wiele technik zarządzania czasem. Jednak w istocie wszystkie sprowadzają się do jednego z trzech głównych, różniących się zasadami podejścia: „Matrycy Eisenhowera”, techniki „Timekeeping” lub metody „Pomodoro”. Proponuję rozważyć każdą z metod i wybrać programy do ich wdrożenia.

Ta technika planowania otrzymała swoją nazwę na cześć amerykańskiego prezydenta i słynnego dowódcy wojskowego Dwighta Eisenhowera, który potrafił skutecznie zarządzać swoim czasem.

Matryca opiera się na zasadzie sformułowanej przez włoskiego socjologa Vilfredo Pareto z końca XIX wieku, że tylko 20% wszystkich wysiłków daje 80% wyników (znana również jako zasada 20/80). Eisenhower nieznacznie zrewidował zasadę Pareto i uczynił ją bardziej utylitarną, sortując swoje sprawy na polu podobnego wykresu według stopnia pilności i ważności:

Matryca to regularny układ współrzędnych, w którym ważność rzeczy pokazujemy w poziomie, a ich pilność w pionie. Przecięcie tych dwóch osi dzieli płaszczyznę arkusza na 4 części, różniące się poziomem priorytetu:

1. Sprawy ważne i pilne. Do tej kategorii zaliczają się te zadania, które wymagają jak najszybszego rozwiązania i są istotne w Twoim obszarze działalności. Może to na przykład obejmować dzwonienie do klientów, kończenie bieżących projektów itp.
2. Sprawy ważne, ale nie pilne. W tej sekcji będziesz miał zadania, które są ogólnie ważne dla Twojej pracy, ale ich wykonanie nie jest pilne. Mogą to być na przykład zadania, które są regularnie powtarzane lub zaplanowane na najbliższą przyszłość.
3. Sprawy nie ważne, ale pilne. Tutaj możesz mieć sprawy drugorzędne, które praktycznie nie mają żadnego wpływu na Twoją pracę lub nie wpływają na jej wyniki, ale wymagają naszej szybkiej reakcji. Na przykład musisz pogratulować koledze z okazji urodzin, spotkać ciotkę z Bobrujska, która nagle przyjechała z wizytą, lub kupić chleb w drodze do domu.
4. Nie ważne i pilne sprawy. Najbardziej rozbudowana część zajęć, które w żaden sposób nie wpływają na rezultaty naszej pracy, nie jest pilna, ale „pochłania” lwią część naszego czasu. Są to bezsensowne rozmowy i niesystematyczne błąkanie się po Internecie, bezużyteczne gry komputerowe i mnóstwo innych rzeczy, które tak bardzo chcemy robić, ale na niewiele się to zdadzą.

Tym samym, korzystając z zasady brzytwy Ockhama, możesz zidentyfikować tylko te najważniejsze i pilne zadania, które przyniosą realne korzyści prowadzonemu biznesowi. Nauczysz się odpowiednio z czasem ograniczać pozostałe czynności, które nie są pilne i ważne, zyskując więcej czasu do dyspozycji na produktywne działania.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z tej metody planowania, pomoże Ci w tym program o nazwie Chronometr:

Program ten nie wymaga instalacji, więc można go uruchomić z dowolnego nośnika, jednak w niektórych systemach (na przykład Windows XP) nie może automatycznie utworzyć bazy danych. Jeśli napotkasz taki problem, po prostu utwórz pusty dokument tekstowy i zmień jego nazwę, zmieniając rozszerzenie z txt na sqlite. Lub po prostu pobierz gotowy plik z naszej strony internetowej. Określ pobrany plik jako bazę danych programu i wszystko będzie działać.

Po uruchomieniu programu możesz stworzyć swoją pierwszą listę rzeczy do zrobienia i zadania dla niego. Pamiętaj, że każde zadanie możesz oznaczyć jako ważne i/lub pilne, a także możesz wyznaczyć dla niego terminy. Jest to konieczne, aby Chronometr mógł automatycznie sortować wszystkie zadania w formie matrycy Eisenhowera:

Jak widać, reprezentacja macierzowa różni się nieco od tego, co omówiliśmy powyżej, ale zasada jest ta sama. Osie współrzędnych są po prostu zamieniane. Patrząc na matrycę, możesz szybko określić swoje priorytety i jak najszybciej zakończyć ważne i pilne zadania, aby móc przejść do tych nieważnych i niepilnych :)

wyczucie czasu

Jeśli lubisz robić wszystko dokładnie i konsekwentnie, być może będzie Ci odpowiadać technika zwana „Czasem”. Technika ta zasłynęła w ZSRR w latach 70. dzięki książce D. Granina „This Strange Life”.

„Timekeeping” opiera się na zasadzie rejestrowania wszystkich czynności wykonywanych przez osobę w określonym przedziale czasu (optymalnie dwa tygodnie). Na koniec każdego dnia należy przeprowadzić bieżącą analizę wykonanej pracy i wskazać te czynności, które zabierają czas, ale nie przynoszą praktycznych korzyści.

Na zakończenie dwutygodniowej obserwacji przeprowadzana jest analiza ogólna. W rezultacie mamy dwie korzyści. Po pierwsze, uzyskujemy pełną informację o tym, jak spędzamy nasz czas, identyfikujemy jego głównych „pożeraczy” i sprawdzamy, gdzie możemy go zaoszczędzić. Po drugie, w okresie obserwacji uczymy się samodyscypliny i wyrabiamy właściwe wyczucie rytmu pracy.

Możesz nagrywać swoje działania w dowolny dogodny dla Ciebie sposób: na papierze, w dokumencie tekstowym na komputerze, w notatniku telefonicznym, a nawet za pomocą dyktafonu. Jeśli jednak masz dostęp do Internetu, najlepiej to zrobić za pomocą specjalnych usług, takich jak Time-Master.ru

Usługa ta jest rodzajem organizera online, w którym możesz rejestrować dowolne już wykonane czynności i zadania, które jeszcze nie zostały wykonane.

Domyślnie otwarta jest zakładka „Dzień roboczy”, w której można wprowadzić wszystkie bieżące akcje (w terminologii serwisu – „Wydarzenia”) i zadania. Aby wejść, możesz skorzystać z zakładki „Harmonogram” (wszystkie dane wprowadza się za pomocą wyskakującego okienka jak na powyższym zrzucie ekranu) lub skorzystać z uproszczonego typu wpisu w zakładce „Dziennik”.

Oprócz bieżącego dnia możesz także planować cele na dłuższe okresy czasu, korzystając z zakładki Kalendarz (miesięcznej lub tygodniowej). Wygodne jest monitorowanie wykonanych działań za pomocą zakładek „Zadania” i „Dziennik”:

Usługa jest dość wydajna i funkcjonalna, dlatego jeśli zdecydujesz się z niej skorzystać, warto zapoznać się z prezentacją, która wyświetli się Ci po rejestracji. W przeciwnym razie ryzykujesz utratę możliwości korzystania z wielu przydatnych funkcji!

Metoda Pomodoro

Dla najbardziej niecierpliwych i tych, którzy nie znoszą żmudnego planowania, istnieje inna technologia zarządzania czasem - metoda Pomodoro (lub „Pomodoro”, używając oryginalnej terminologii)!

Metoda otrzymała swoją nazwę na cześć minutnika kuchennego w postaci warzywa o tej samej nazwie (były one popularne w latach 80. w Europie i Ameryce). Został wynaleziony przez ówczesnego włoskiego studenta Francesco Cirillo.

Istota tej metody polega na tym, że formułujesz dla siebie aktualne zadanie („Pomodoro”) i ustawiasz timer na 25 minut. W tym czasie musisz mieć czas na wykonanie powierzonego zadania. Po ukończeniu jednego pomodoro masz krótką przerwę trwającą 3 – 5 minut, a po ukończeniu 4 – długą przerwę trwającą 15 – 30 minut.

Metoda Pomodoro, przy całej swojej prostocie, pozwala stosującym ją osobom zachować maksymalną samodyscyplinę. Przecież 25 minut to niezbyt dużo, ale na pewno trzeba dotrzymać terminu :)

Ze względu na łatwość wdrożenia istnieje całkiem sporo programów i usług wykorzystujących tę konkretną metodę zarządzania czasem. To prawda, że ​​​​większość z nich jest anglojęzyczna. Są jednak i Rosjanie. Proponuję rozważyć niektóre z nich.

Pomodoro dla Windows

Istnieje mały darmowy program na PC o nazwie Tomighty:

Jest to rozwinięcie włoskich programistów, jednak jest ono niemal całkowicie zrusyfikowane i dość proste w obsłudze.

Po zainstalowaniu i uruchomieniu na pasku zadań pojawi się mała ikona w kształcie pomidora, którą można kliknąć lewym przyciskiem myszy, aby uruchomić licznik czasu, lub kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby uzyskać dostęp do menu kontekstowego z ustawieniami.

Nawiasem mówiąc, o ustawieniach. W pierwszej zakładce możesz zmienić domyślne przedziały czasowe, w drugiej polecam odznaczyć opcję „Ukryj okno automatycznie” i włączyć możliwość przeciągania okna timera („Pozwól przeciągać okno”). Teraz wszystko jest gotowe i możesz otworzyć okno główne i uruchomić sam timer:

Tomighty będzie wyświetlany na górze wszystkich okien i powiadamia Cię dźwiękami o zdarzeniach rozpoczynających i kończących zadanie. Podczas pracy licznik czasu będzie tykał. Jeśli Cię to denerwuje, po prostu wyłącz tę opcję w ustawieniach w zakładce „Dźwięki”.

Po zakończeniu jednego "pomodoro" program poprosi Cię o przerwę - zgódź się :) Odpocznij 5 minut i wróć do pracy. Po wykonaniu 4 zadań zrób długą, półgodzinną pauzę, po czym stoper ponownie zacznie odliczać kolejne 4 „pomodoro”.

Pomodoro na Androida

Ze względu na mobilność systemu Android istnieje dla niego najwięcej różnych timerów. Aby to sprawdzić, wystarczy wejść na Google.Play i wpisać w wyszukiwarkę słowo „Pomodoro”.

Niestety, w związku z tym, że mam w telefonie starą wersję Androida, udało mi się przetestować tylko dwie aplikacje tego typu (i obie były w języku angielskim). A najlepsze z nich nazwałbym Simple Pomodoro:

Po uruchomieniu aplikacji zostajemy przeniesieni do ekranu z timerem. Jeśli go dotkniesz, urządzenie przejdzie w tryb blokady i na pełnym ekranie wyświetli się 25-minutowe odliczanie. Jeśli naciśniesz przycisk Wstecz, możesz wyłączyć minutnik lub przełączyć go na tło, aby wykonać inne czynności.

Oprócz głównego ekranu z timerem, Simple Pomodoro posiada dwa dodatkowe ekrany: harmonogram zadań (przesuń w prawo od ekranu domyślnego) i statystyki (przesuń w lewo). W trybie planisty możesz nie tylko tworzyć zadania w aplikacji, ale także importować je z Kalendarza Google!

Jak wszystkie podobne programy, Simple Pomodoro posiada ustawienia, które dostępne są w menu na ekranie statystyk lub po naciśnięciu przycisku systemowego „Menu”:

W tych ustawieniach możesz zmienić przedziały czasowe zakończenia zadania i odpoczynku, ustawić dźwięki, parametry blokowania i inne parametry.

Pomodoro w Internecie

Jeśli w swojej pracy korzystasz z komputera i masz stały dostęp do Internetu, to rosyjskojęzyczny serwis Pomodorka będzie idealnym wyborem do zarządzania czasem:

Ta usługa to nie tylko timer, który możesz włączyć kiedy tylko chcesz, ale narzędzie skupione na rozwiązywaniu konkretnych problemów! Aby skorzystać z Pomodoro, po rejestracji należy przejść do sekcji „Zadania” i ustawić dla siebie przynajmniej jeden cel, a następnie przesłać go do realizacji i przejść do sekcji „Timer”:

Nowo utworzone zadanie powinno pojawić się na liście i aby uruchomić licznik czasu, wystarczy kliknąć przycisk „Odtwórz”. W trybie licznika czasu masz możliwość wstrzymania lub ukończenia bieżącego zadania przed terminem, czego nie ma wiele analogów. Możesz kontrolować swoje wyniki w sekcji „Statystyki”.

Jeśli chcesz zmienić standardowe interwały timera, możesz to zrobić za pomocą linku „Dostosuj Pomodoro” w lewym dolnym rogu strony.

Trzeba powiedzieć, że usługa Pomodorka jest dość młoda i aktywnie się rozwija, więc już niedługo może zyskać kilka dodatkowych funkcji, które posiadają jej duże, anglojęzyczne odpowiedniki (np. synchronizacja zadań z Kalendarzem Google czy import/eksport list zadań i Statystyka).

Jest więc całkiem możliwe, że będziemy mieli do dyspozycji godną krajową odpowiedź na „zagraniczne pomidory”, która będzie całkowicie darmowa (przynajmniej tak twierdzi autor)!

wnioski

Chciałbym zakończyć nasz dzisiejszy artykuł jedną anegdotą:

Ilu psychologów potrzeba, żeby wymienić żarówkę?
- Wystarczy jeden, jeśli żarówka jest gotowa do wymiany!

Podobnie jest z zarządzaniem czasem. Jeśli poważnie zdecydowałeś się zacząć organizować marnowanie własnego czasu, nie ma znaczenia, jaką metodę lub program wybierzesz w tym celu - i tak odniesiesz sukces.

Jeśli jednak nie ma szczególnego pragnienia samodyscypliny, to niezależnie od tego, co wybierzesz, nie będzie to przydatne. Dlatego zanim zaczniesz szukać cudownego programu zarządzania czasem, zadaj sobie pytanie, czy jesteś gotowy na zmianę. Jeśli odpowiedź brzmi tak, śmiało! Życzę Ci, abyś spędził cały swój czas tak racjonalnie i pożytecznie, jak to tylko możliwe!

P.S. Zezwala się na swobodne kopiowanie i cytowanie tego artykułu pod warunkiem wskazania otwartego aktywnego linku do źródła i zachowania autorstwa Rusłana Tertysznego.

W artykule, na który zwrócono uwagę, nie poruszymy podstaw zarządzania czasem, sposobów podziału zadań na podstawowe i dodatkowe, zasad organizacji czasu pracy itp. Napisano już na ten temat wystarczająco dużo i nie mogę dać lepszej rady niż przeczytanie specjalistycznych książek o zarządzaniu czasem (przede wszystkim tych prezentowanych na tej stronie). Celem tego artykułu jest zapoznanie się z bardzo specyficznym systemem rejestrowania i organizacji czasu, z którego sam korzystam.

Proponowany system rejestrowania i organizacji czasu został opracowany w 2004 roku. Dziennik rozpoczął się w lutym 2004 roku i praktyka ta trwa do dziś. Stopniowo system ulegał pewnym zmianom, był przycinany i dostosowywany do bieżących zadań. Dziś wreszcie nabrała na tyle smukłości i siły, że mogę zaryzykować postawienie jej przed sądem publicznym. Mam nadzieję, że proponowany system będzie przydatny dla osób chcących zaprowadzić porządek w swoim życiu. Przynajmniej moje doświadczenie pozwala mi mieć taką nadzieję.

Dziennik prowadzony jest w zwykłym pliku Excel. Możliwości tego programu pozwalają nie tylko wygodnie planować dzień, ale także sortować zadania, prowadzić archiwum i monitorować spędzony czas.

LICZENIE CZASU

Wykreślając w określony sposób arkusz Excela, możesz łatwo i wygodnie uwzględnić porę dnia. Aby to zrobić, skorzystaj z poniższego diagramu:

Na rysunku każda godzina (górna linia wskazuje godziny) jest podzielona na 4 kolumny, co oznacza, że ​​dokładność rejestracji czasu wynosi 15 minut. Większa dokładność powoduje, że księgowanie jest niewygodne, natomiast mniejsza dokładność pozwala na zbyt duże straty podczas księgowania.

Lewa kolumna przedstawia typowe wykresy wydatków czasowych (chtn – czytanie, rbt – praca, dokument – ​​prowadzenie dokumentów, życie codzienne – rozwiązywanie codziennych problemów, lchn – czas osobisty, rzvl – rozrywka, dv – ruch, nchg – nic, strata czasu) .

W ciągu dnia uzupełniane są upływające przedziały czasowe. Aby uprościć obliczenia, jako symbol zastępczy używana jest liczba „1”. Następnie, wykorzystując wpisane w odpowiednie kolumny formuły Excela (wzory zapisane są w przykładowym pliku załączonym do artykułu), automatycznie obliczy czas poświęcony na dany rodzaj czynności.

Ostatecznie arkusz czasu wygląda następująco:

Ten schemat, w razie potrzeby, pozwala przywrócić cały dzień (zaspałem, szybko się przygotowałem, poszedłem do pracy, pracowałem, rozmawiałem z kolegą, pracowałem, jadłem lunch, pracowałem, poszedłem na spotkanie, czekałem na spóźnionego partnera, odbyłem spotkanie w pracy, wróciłem do biura, zdałem raport szefowi, wróciłem do domu, zjadłem obiad, przeczytałem, obejrzałem film, przygotowałem się do snu, przeczytałem przed snem, podsumowałem dzień, zasnąłem).

Jednak w praktyce jest to rzadko wymagane, dlatego większość dni zawiera krótkie podsumowania spędzonego czasu. Wyglądają tak:

Takie podsumowania pozwalają trzeźwo ocenić, ile czasu poświęca się na dany rodzaj aktywności, a dodatkowo wyprowadzić średnią na podstawie wyników tygodnia lub miesiąca. Ponadto, jeśli chcesz, możesz wyciągnąć wnioski na temat potrzeby poświęcenia większej lub mniejszej ilości czasu temu lub innemu rodzajowi aktywności.

PLANOWANIE

Zacznijmy od zwykłego codziennego arkusza zadań. W mojej wersji wygląda to tak (zakładka SEG, dzisiaj):
Jak widać w arkuszu wykorzystywane są 4 kolumny robocze: St – status; Вр – czas; Piątek – priorytet; oraz kolumnę wskazującą dzień i opisującą zadanie.

Poniżej znajduje się szczegółowe omówienie kolumny „Stan”. Myślę, że kolumna „Czas” nie wymaga wyjaśnień. Teraz skupimy się na kolumnie „Priorytet”. Używa następujących znaków:

! – główne zadanie na tydzień

!! – część zadania tygodniowego do wykonania w bieżącym dniu; lub dodatkowe zadanie na tydzień

30 – zadania priorytetowe na konkretny dzień (zadania, na które czas jest określony lub podlega określeniu)

40 – priorytetowe zadania codzienne

50 – mniej ważne codzienne zadania

60 – zadania mające na celu ustalenie wyników dnia

70 – podsumowanie dnia

80 – zadania mające na celu ustalenie wyników tygodnia

90 – podsumowanie tygodnia

Znając tę ​​klasyfikację, dość łatwo jest zarówno rozdzielić zadania na dany dzień, jak i zaplanować je na tydzień. Plan tygodniowy w moim pliku wygląda następująco:

Rzeczywisty plan tygodniowy można zobaczyć na dole strony. Bezpośrednio pod kolumną wskazującą pierwszy i ostatni dzień tygodnia zapisane są zadania na tydzień. Następnie następują oznaczenia poszczególnych dni, pod którymi zapisane są konkretne zadania na ten dzień.

Kolumny u góry strony to zadania dzienne i tygodniowe, które po prostu kopiuje się do odpowiedniego arkusza podczas sporządzania planu dziennego.

Plan miesięczny sporządzany jest według następującego schematu:

ZNAK WYDAJNOŚCI

Wróćmy teraz do analizy kolumny „Status”. To właśnie ta kolumna pozwala ocenić efektywność Twoich dni. Kolumna „Status” wskazuje, czy zamierzone zadanie zostało wykonane, czy nie. Istnieją 3 możliwe znaki używane do wskazania statusu:

V – ukończone

B – spełnione częściowo lub niespełnione z przyczyn obiektywnych

N – nieukończone

W ciągu dnia, po wykonaniu zadań, arkusz przyjmuje następującą postać:

Korzystając z funkcji „sortowanie” (pozycja menu – Dane) możesz automatycznie sortować zadania:

Przy takim sortowaniu (Status => Priorytet => Czas) wszystkie ukończone zadania znajdą się na górze listy. Nie można już na nie zwracać uwagi, skupiając się na pozostałych zadaniach.
Ostatecznie, po wypełnieniu wszystkich kolumn, proponowany system pozwala na bezstronną i obiektywną ocenę efektywności wykorzystania czasu.

Arkusz zadań na koniec dnia wygląda następująco:

Zastosowanie różnych kolorów po sortowaniu pozwala wyraźnie pokazać efektywność dnia.
W podanym przykładzie z 13 zadań danego dnia 9 zostało wykonanych, 3 nie zostały wykonane, a 1 nie zostało wykonane z przyczyn obiektywnych. Biorąc pod uwagę, że punkty „B” liczone są jako 0,5/0,5, wyniki dnia wyglądają następująco: łącznie – 13; plus – 9,5; minus – 3,5. Dzień uważam za udany, jeśli jest więcej niż dwie trzecie ogólnej liczby zadań „plus”; połowa sukcesu - od połowy do dwóch trzecich całości; nieudane - jeśli jest więcej niż połowa zadań „minusowych”. Możliwe są inne proporcje, w zależności od wymagań wobec siebie.

Podobny system służy do oceny efektywności tygodnia. W archiwum miniony tydzień wygląda następująco:

Podobny system stosuje się do oceny wyników miesięcy i lat. Miesiąc:

W ten sam sposób można podsumować wyniki roku, dekady itd., aż do podsumowania całego życia :)

Możesz także przechowywać własną książkę telefoniczną w jednym pliku z arkuszami zadań i czasu pracy.
Szczególnie wygodne jest korzystanie z proponowanego systemu, jeśli posiadasz komputer kieszonkowy. W takim przypadku plik z arkuszami zadań i czasu pracy będzie zawsze przy Tobie i będziesz mógł wprowadzać w nim zmiany w miarę upływu dnia.

Arkusze zadań i czasu pracy możesz po prostu wydrukować na drukarce. Zalecam pozostawienie określonej liczby pól pustych, aby móc wypełnić wszelkie zadania, które pojawią się w miarę upływu dnia.
Mam nadzieję, że opisany powyżej system będzie dla Was tak samo przydatny, jak pomógł mi uporządkować swoje życie. Powodzenia!

Aleksiej Fiodorow, grudzień 2004 Kontakt: [e-mail chroniony]. Redakcja – Gleb Archangielski,
Artykuł został napisany specjalnie dla serwisu. Adres dokumentu na stronie internetowej:
Publikacja w bezpłatnych publikacjach internetowych jest dozwolona bez dodatkowej zgody autora, przy zachowaniu integralności tekstu, łącznie z niniejszą notatką i działającymi hiperłączami. Publikacja w płatnych publikacjach internetowych i mediach papierowych wymaga zgody autora.

Świetnie byłoby mieć zawsze pod ręką uniwersalny zbiór narzędzi do zarządzania czasem. Przygotowaliśmy uniwersalną listę 25 technik zarządzania czasem, podzielonych na kategorie służące ustalaniu priorytetów, planowaniu i organizowaniu procesu pracy i odpoczynku.

Priorytetyzacja

1. Analiza ABC

Technika ta polega na wyrażeniu procentowo najważniejszych i najmniej ważnych elementów. Wszystkie zadania są podzielone na trzy klasy w zależności od ich ważności:

A. Sprawy najważniejsze, które stanowią 15% ogólnej liczby spraw, a ich wkład w osiągnięcie celów wynosi 65%.

B. Zadania ważne – 20% ich łącznej liczby, znaczenie dla osiągnięcia celu 20%.

C. Mniej ważne zadania stanowią 65% ich ogólnej liczby, a ich ważność wynosi 15%.

Aby skorzystać z analizy ABC, musisz wykonać następujące czynności:

• zrób listę wszystkich przyszłych zadań;
• podziel je według ważności i ustal priorytet;
• odpowiednio oceniać zadania w kategoriach A, B i C;

2. Macierz Eisenhowera.

Zadania podzielone są na grupy według pilności i ważności:

A – Sprawa pilna i ważna

B – Nie pilne, ale sprawa jest ważniejsza

C – Sprawa pilna, ale nieistotna

D – Niepilne i ważne

W zależności od grupy, do której zalicza się zadanie, zależy kolejność jego wykonania lub delegowania.

3. Metoda Pareto

Metoda Pareto to podział zadań według zasady 80/20: 80% problemów można rozwiązać w 20% poświęconego czasu; Pozostałe 20% zadań pochłania 80% spędzonego czasu.

Planowanie

4. Lista wszystkich rzeczy do zrobienia

Zapisanie absolutnie wszystkiego pomoże w planowaniu ilości pracy na dzień, tydzień, miesiąc. Będziesz także mógł wyraźnie zobaczyć swój nakład pracy oraz stosunek ważnych i mniej ważnych zadań. Co więcej, jeśli taka lista jest zawsze pod ręką, pytanie „Co robić?” zostanie natychmiast rozwiązany.

5. Uwzględnianie rytmów biologicznych

Planując swoje zadania, powinieneś wziąć pod uwagę nie tylko to, czy jesteś porannym człowiekiem, czy nocnym markiem, ale także swoją szczytową produktywność. Można to ustalić, obserwując swoje wyniki w ciągu dnia. Dobrze byłoby również ustalić dogodną porę lunchu. odpoczynek i rozwój własny.

6. Prowadź pamiętniki

Uporządkuj w systemie zapisane wcześniej zadania: wpis w dzienniku, tabelę w Excelu, aplikację na telefonie itp. Najważniejsze, że masz pojęcie o ilości pracy na dany dzień i nie zapominasz o nawet najmniejszym zadaniu.

7. Właściwe narzędzia

Naszą bronią w walce z prokrastynacją i pułapkami czasu są wszelkiego rodzaju aplikacje, dlatego warto zaktualizować swój arsenał. Przeczytaj najwygodniejsze i sprawdzone programy i aplikacje do tworzenia list i pracy zespołowej.

8. Technika „chronometrażu”.

Technika „Timekeeping” polega na rejestrowaniu czasu wykonania dowolnej czynności, nawet tak prymitywnej jak poranne ćwiczenia czy lunch. Zapisujesz każde zadanie, na które poświęcasz czas, dzięki czemu w ciągu tygodnia możesz wykonać następujące zadania:

• określić, gdzie spędzasz czas;
• zidentyfikować chronofagi, czyli „pożeracze czasu”;
• rozwijać „poczucie efektywności” i „poczucie czasu”.

9. Formuła 10-3-2-1-0

Aby skorzystać z tej techniki, należy pamiętać o wzorze opisującym zdrowy harmonogram pracy i życia osobistego i trzymać się go podczas tworzenia planu dnia.

10 godzin przed snem: bez kofeiny.

3 godziny przed snem: żadnego jedzenia i alkoholu.

2 godziny przed snem: żadnej pracy.

1 godzinę przed snem: żadnych gadżetów elektronicznych.

0 razy: tyle razy możesz nacisnąć przycisk drzemki na budziku.

10. Wykres Gantta

Wykres Gantta to niezawodna technika wizualnego przedstawiania zadań i czasu. Na jednej skali harmonogramu wskazane są zadania, a na drugiej czas ich wykonania. Idealny dla miłośników wykresów, które można zestawić w MS Project, Excel.

Organizacja pracy i odpoczynku

11. Technika Pomodoro

Jak to zrobić: ustaw minutnik na 25 minut, pracuj w skupieniu, bez rozpraszania uwagi, aż zadzwoni minutnik, a następnie zrób sobie przerwę na 5 minut. Po 4 powtórzeniach robimy długą przerwę – 20-25 minut. W ten sposób stale zmieniasz pracę i odpoczynek, zmieniasz zajęcia i unikasz przepracowania.

12. Zjedz żabę

Żaba to najbardziej nieprzyjemna rzecz. Najlepiej najpierw sobie z tym poradzić. Po jego wykonaniu samo zadanie będzie mniej straszne i odrażające, a inne zadania zupełnie proste.

13. Metoda salami

Jak zjeść kawałek kiełbasy i nie zostać zauważonym? Odcinanie małych kawałków. To samo trzeba zrobić ze wszystkimi złożonymi, wieloelementowymi zadaniami: podzielić je na małe części i wykonywać jedną codziennie.

14. Delegacja

Jeśli jesteś menadżerem, deleguj te zadania, które zajmują dużo czasu i nie są ważne, a skup się na zadaniach ważniejszych strategicznie.

15. Trzymaj wszystko etapami

Staraj się robić wszystko po kolei, najpierw zakończ jedną rzecz, a dopiero potem rozpocznij drugą. Powiedzieliśmy już, że przy przejściu z jednego zadania na drugie pełne skupienie się na procesie zajmuje około 10-15 minut. Ciągle skacząc z zadania na zadanie, marnujesz czas, choć stwarza to iluzję ciężkiej pracy.

16. Co najmniej 10 minut

Technika ta nie dotyczy spraw związanych z pracą, ale raczej z rozwojem osobistym i samorozwojem. Na przykład, jeśli od dawna chcesz nauczyć się lub zapamiętać język obcy, spróbuj poświęcić mu przynajmniej 10 minut dziennie. To samo dotyczy sportu, książek itp.

17. „Znalazłem czas”

Istota techniki: ustal z wyprzedzeniem listę 15-20 małych zadań, na które nie masz wystarczająco dużo czasu, i bądź gotowy do ich wykonania, gdy będziesz miał odpowiednie „okno”. Stale dodawaj do listy.

18. Praca to najlepszy sposób, aby zacząć coś robić.

Są dni, kiedy produktywność spada do zera, a praca jest ciężka. W takim przypadku, aby go podkręcić, lepiej zacząć od małych zadań: poczty, rozmów telefonicznych, zadań, których wykonanie zajmie nie więcej niż 20 minut.

19. Rano umawiaj się na ważne spotkania

20. Dziel swój czas pracy na bloki

Podziel swoje procesy pracy na bloki: rozmowy telefoniczne i poczta, spotkania, praca nad projektem itp. Pomoże Ci to znaleźć czas na skoncentrowaną pracę w ciągu dnia.

21. Ustalaj terminy na wszystko

Nawet najmniejsze zadanie musi mieć swój termin realizacji, inaczej potok zadań „na później” będzie się ciągnął w nieskończoność.

22. Zanurzenie się w pracy

Poświęć dzień lub dwa na wykonanie swoich priorytetowych zadań, eliminując czynniki rozpraszające, takie jak rozmowy telefoniczne i spotkania.

23. Powiedz „nie”

„Nie” to mocne słowo. Kiedy odmawiasz nowym zobowiązaniom, okazujesz szacunek tym, które już podjąłeś i dajesz sobie szansę na skuteczne ich dotrzymanie. Pamiętaj, że wyrażając zgodę, musisz coś odmówić lub odwołać.

24. Walcz z „tyranią spraw pilnych”

„Tyrania pilnego” odnosi się do małych, nieistotnych zadań, które należy wykonać natychmiast. Stwarza to duży problem, ponieważ natychmiastowe działanie zwykle przynosi bardzo niewielki skutek. Ulegnąwszy „tyranii pilności”, trudno będzie się jej pozbyć i w związku z tym przeznaczyć czas na coś ważniejszego.

25. Przygotuj się na jutro, zanim opuścisz biuro.

Świetnym sposobem na zakończenie dnia pracy jest przygotowanie się do następnego. Podsumuj dzień, zaplanuj kolejny dzień, zrób porządek na biurku.

Zarządzanie czasem dla menedżerów

Jeśli znajdziesz błąd, zaznacz fragment tekstu i kliknij Ctrl+Enter.

Obudź się na czas, nie ma problemu - zadanie na poranne zarządzanie czasem.

Pierwszy O czym musisz pamiętać: im później pójdziesz spać, tym trudniej będzie ci wstać. Aby wcześniej chodzić spać, należy poćwiczyć zarządzanie czasem, dowiedzieć się, dlaczego nie masz czasu skończyć pracy do 20:00 wieczorem i spokojnie iść spać o 23:00, aby zdążyć na poranek o 07:00. Ta droga nie jest łatwa, ale skuteczna.

Jeśli komunikacja w sieciach społecznościowych lub oglądanie wieczorem ekscytujących seriali znacznie wzbogaci Cię i pomoże odnaleźć sens życia, wtedy nie powinieneś martwić się porannymi udrękami. Wiesz, dlaczego cierpisz, prawda? Ale jeśli jesteś rozsądną osobą, a znam wielu takich odpowiedzialnych ludzi, to co wieczór będziesz zadawał sobie pytanie: „Co jest dla mnie teraz ważniejsze: przeglądanie wiadomości z życia moich niezliczonych wirtualnych przyjaciół czy zająć się swoim życiem i przespać się?” Rozwiąż więc problem zasypiania samodzielnie, zgodnie ze swoimi priorytetami.

Nieważne o której godzinie pójdziesz spać, w dzień roboczy nadal musisz wstać wcześnie. Ale ile czasu będziesz spędzać leżąc w łóżku? Aby go zminimalizować (szczególnie jesienią i zimą) i spędzić wolne 20 minut na przykład na śniadaniu i prysznicu kontrastowym, kup sobie lekki budzik. Dzięki mocnej lampie będziesz mógł budzić się wygodniej. Naukowcy udowodnili już, że wybudzenie się ze światła słonecznego (lub jego imitacji) jest znacznie łatwiejsze i przyjemniejsze niż z powodu różnych dźwięków budzika w ciemności.

Kiedy się obudziłeś i zabrałem się do pracy, pojawia się ważne pytanie dotyczące codziennego zarządzania czasem: jak rozpocząć dzień pracy? Oto moja wersja rozpoczęcia dnia pracy.

Więc, przychodzisz do biura, nalewasz sobie kawę i siadasz przy biurku. Teraz, zanim włączysz komputer i zagłębisz się w media społecznościowe, zastanów się nad swoimi planami na dany dzień. Aby Cię jakoś zmotywować, powiem, że w 2012 roku serwis badawczy jednej dużej firmy przeprowadził ankietę wśród 2147 menedżerów i odkrył, że prawie połowa z nich codziennie planuje swoje godziny pracy. A skoro stali się liderami, mając taki nawyk, nie jest dla nas grzechem próba wprowadzenia go do naszej codziennej praktyki.

Podoba mi się system codziennych zajęć w kształcie litery I, co jest bardzo proste i nie zajmuje dużo czasu. Nazywa się to tak, ponieważ składa się z trzech części, podobnie jak angielska litera I: 15-minutowego porannego planowania (poziomy pasek I), długiej fazy odprawy, która trwa przez cały dzień pracy (pionowy drążek) i końcowej recenzja (drugi poziomy pasek).

Szczyt codziennej rutyny w kształcie litery I- To czas na stworzenie planu na nadchodzący dzień pracy. W ciągu tych 10-15 minut musisz zdecydować się na te zadania, które zostały już przydzielone i bardzo dokładnie oszacować wymagany na nie czas. Ważne jest, aby nie zapomnieć o uwzględnieniu czasu podróży, jeśli musisz gdzieś wyjechać.

Zapisz wszystkie oczekiwane lub przewidywalne zdarzenia. Mogą się one zdarzyć z różnym stopniem prawdopodobieństwa, ale trzeba być na nie przygotowanym i zarezerwować na to czas. Dotyczy to rozmów telefonicznych, korespondencji z klientami itp.

I bardzo ważne z wyprzedzeniem, już rano, przeznacz w swoim planie czas na lunch i rozgrzewkę. Wtedy nie będziesz już mógł powoływać się na swoje zatrudnienie. Bo zorganizowani ludzie potrafią zadbać nie tylko o terminową realizację zadań, ale także o swoje dobre samopoczucie, od którego w dużej mierze zależy ta efektywność.

I nie próbuj zapisz lunch i rozgrzewkę w bloku „spodziewane wydarzenia”! Jeśli chcesz poprawić swoją efektywność osobistą, potraktuj je jako „już przypisane”.

Kolejny ważny punkt- Zaplanuj czas wolny od pracy. Nie, nie dla relaksu w pracy! Oraz do wykonania nieoczekiwanych lub pilnych zadań. To będzie twoja rezerwa awaryjna, twoja rezerwa, twoja tajna broń przeciwko nieoczekiwanemu. W końcu, jeśli Twój dzień jest zaplanowany minuta po minucie, nie masz miejsca na błędy, stanie w korkach, opóźnianie negocjacji czy spóźnianie się partnerów. Musisz być za wszystko odpowiedzialny. Ale to zwykle prowadzi tylko do stresu i poczucia utraty kontroli nad sytuacją i całkowitej bezradności. Czy to nie brzmi jak samozadowolenie i terminowe zaznaczanie pól wykonanych zadań?

Dlatego zostaw 30% swojego czasu pracy na nieprzewidziane okoliczności. A jeśli tak się nie stanie, po prostu rób swoje. Podejrzewam, że masz więcej zajęć niż kopanie stąd na lunch, a przecież zawsze masz coś do zrobienia.

Ale genialny plan- to tylko część sukcesu. Plan trzeba zrealizować. Przejdź więc od razu do drugiej części codziennej rutyny w kształcie litery I. Ten etap rozpoczyna się niemal natychmiast po ukończeniu pierwszego i trwa 8-9 godzin, kiedy na bieżąco monitorujesz siebie i swój plan: notuj zmiany, zmieniaj czas przeznaczony na niektóre zadania (z wyjątkiem lunchu i rozgrzewki!), przestawiaj, dodawaj i krzyżuj zadania i działania.

Regularna kontrola pomoże Ci nauczyć się jaśniej planować dni pracy i przenosić więcej zadań z bloku „oczekiwanego” do bloku „przydzielonego”. W końcu, szczerze, Twoje dni w biurze nie różnią się zbytnio od siebie?

Więc Monitorując i edytując swój plan, dojdziesz do sedna I, które wiąże się (oczywiście!) z podsumowaniem dnia. Na 10-15 minut przed końcem dnia pracy przypomnij sobie wszystko, co się wydarzyło i z perspektywy czasu dostosuj swój harmonogram pracy, starając się nie przegapić żadnego wydarzenia.

Czy wydaje Ci się to stratą czasu? Mylisz się. W rzeczywistości robisz dwie ważne rzeczy na raz: realizujesz dzisiejsze zadania i przygotowujesz się do jutrzejszych, przenosząc niedokończone lub nieukończone zadania na inne dni, aby niczego nie przeoczyć. Po drugie, zdobywasz doświadczenie w ciągłym doskonaleniu, odnotowując rzeczywisty czas trwania każdego zdarzenia, prawdopodobne problemy i błędy w planowaniu.

Dostosowanie harmonogramu poprzedniego dnia zadaj sobie pytanie, co możesz zrobić, aby to poprawić. Na przykład: „Dlaczego dzisiejsze spotkanie trwało tak długo? Czy następnym razem można skrócić czas trwania spotkania?”, „Ile czasu spędziłeś dzisiaj podróżując po mieście? Jak lepiej zaplanować trasę i dopasować ją do harmonogramu pracy?”

Z pewnością, Rozumiem, że wieczorem jesteś już dość zmęczony i chcesz szybko opuścić puste biuro. Pamiętaj jednak, że odnoszący sukcesy sportowcy, lekarze, psycholodzy i trenerzy zawsze spędzają dużo czasu na analizowaniu przeszłych wydarzeń, ponieważ wyciąganie wniosków z przeszłości jest częścią ich pracy i kluczem do wspaniałego sukcesu. Dlaczego nie wykorzystasz widoków w kształcie litery „I”, aby stale się doskonalić i pracować wydajniej?

Więc teraz po pracy lub nauce zaczyna się Twój czas osobisty. I, co dziwne, trzeba to również zaplanować. O tym, jak to zrobić, porozmawiamy w innym artykule.

Na jakie pytania znajdziesz odpowiedzi w artykule „Zarządzanie czasem w tygodniu: plan krok po kroku”

Często od właścicieli firm można usłyszeć, że są tak zajęci, że po prostu nie mają czasu na zaplanowanie czasu. Tworzy się błędne koło: nie ma czasu na zarządzanie czasem. Aby rozwiązać ten problem, musisz zrozumieć: poświęcenie dzisiaj 25 minut na planowanie jutra nie jest marnotrawstwem, ale inwestycją. Planując swoje jutro, będziesz w stanie przeznaczyć czas na rozwiązanie swoich głównych zadań, więc nie ma potrzeby odkładania nauki zarządzania czasem i czekania na bardziej sprzyjający moment: jest mało prawdopodobne, że nadejdzie szybko.

Zarządzanie czasem można porównać do ćwiczeń fizycznych: trzeba stopniowo zwiększać obciążenie i stale trenować. Im częściej ćwiczysz, tym lepsza jest Twoja sprawność fizyczna. Dlatego idealną opcją wprowadzenia programu zarządzania czasem do swojego życia jest opanowywanie technik krok po kroku, dzień po dniu.

Zarządzanie czasem: program tygodniowy

Poniedziałek. Planowanie czasu pracy menadżera

Planowanie staje się podstawą efektywnej pracy. To właśnie zarządzanie czasem (planowanie czasu pracy) staje się podstawą uporządkowania Twoich spraw. Większość ludzi każdego dnia staje przed wieloma różnymi zadaniami, z których niektóre muszą zostać wykonane w bardzo krótkim czasie, a inne mogą poczekać. Uporządkowanie tych zadań w wygodny i efektywny system staje się podstawową zasadą planowania czasu.

Polecam w przeddzień tygodnia pracy, w niedzielę, podzielić zaplanowane zadania na poniedziałek na kategorie „trudne” i „elastyczne”. Sztywne mają określony limit czasowy (np. spotkanie o 14:00), natomiast elastyczne mają termin („przygotowanie raportu do piątku”). Aby zorganizować ten schemat, lepiej zastosować następującą zasadę. W swoim planerze lub kalendarzu warto podzielić stronę w pionie na pół – wzdłuż linii po lewej stronie wyszczególniamy nasze zadania „trudne”, po prawej – „elastyczne”, bez wiązania tych ostatnich z konkretnym czasem. Rozkładając swój dzień w ten sposób, zobaczysz, że pomiędzy „trudnymi” zadaniami jest przedział czasu, który można przeznaczyć na zadania „elastyczne”.

Takie zarządzanie czasem pozwoli uzyskać pełny obraz nadchodzącego dnia – człowiek zyskuje pewność, że trzyma się zaplanowanego, skutecznego schematu. Nie musisz się martwić, jeśli Twój plan zostanie naruszony - ponieważ życie zawsze wprowadza poprawki. Wystarczy dostosować się do okoliczności, wprowadzając niezbędne zmiany w swoim planie. Należy także wziąć pod uwagę, że „sztywne” planowanie więcej niż 40-60% czasu pracy jest nierealne. Im bardziej elastyczny jest dzień, tym lepiej.

Radzę zaplanować kolejny dzień dzień wcześniej – wieczór poprzedniego dnia. Rano poczujesz się dużo bardziej komfortowo. Zdecydowanie musisz zaznaczyć na swojej liście rzeczy „elastycznych” – „sporządź plan działania na następny dzień”.

Wtorek. Zasady zarządzania czasem i ustalania priorytetów

Po poniedziałkowym szkoleniu z opracowywania techniki planowania zadań „twardych” i „elastycznych”, powinieneś przejść na nowy poziom zarządzania czasem - biorąc pod uwagę priorytetowość swoich planów. Dość często tworzenie listy „elastycznych” zadań odbywa się dość chaotycznie – pilne zadania znajdują się na końcu, a plany poboczne na górze. Takie podejście z pewnością doprowadzi do chaosu w realizacji Twoich planów następnego dnia.

Aby uniknąć tego problemu, musisz sporządzić listę rzeczy na podstawie ich ważności. Priorytety ustalane są na podstawie określonych kryteriów. Na przykład, jeśli właściciel firmy postawił zadanie, należy je natychmiast rozwiązać. Jeśli sprawa nie dotyczy Twoich obowiązków zawodowych, to może poczekać. Lista takich kryteriów będzie indywidualna dla każdej osoby - musisz je wcześniej przemyśleć.

We wtorek rano ustalamy priorytety naszych „elastycznych” zadań. Można w tym celu zastosować różne techniki. Na przykład układamy rzeczy na naszej liście zgodnie z priorytetem zadań lub malujemy kolumny na różne kolory, które odpowiadają określonemu stopniowi ważności. Najważniejsze zadania można wyświetlić na czerwono, mniej ważne na żółto, a sprawy, które mogą poczekać na zielono.

Takie podejście pozwala na szczegółowe zaplanowanie dnia. Warto jednak zrozumieć, że szczegółowo nie oznacza to minuty po minucie. Będziesz po prostu wiedział, co masz jutro do zrobienia, od czego będziesz musiał zacząć, na czym będziesz musiał zakończyć – cały dzień jest już zaplanowany.

Środa. Wyznaczanie celów i „pamiętnik”

Wyznaczanie celów jest ważną techniką zarządzania czasem w aspekcie organizacji czasu pracy oraz w ujęciu filozoficznym. W końcu życie jest dane raz, więc trzeba je poświęcić sprawom najważniejszym. Wymaga to umiejętności planowania i wyznaczania celów. Należy jednak zachować pewną ostrożność – nie dać się zbytnio ponieść trendom w modzie. Na przykład na naszych seminariach wielu uczestników zauważyło, że w najbliższej przyszłości (5-10 lat) postawili sobie w przybliżeniu te same cele - niesamowite, śnieżnobiałe biuro, wielu podwładnych i najlepszy samochód. Oczywiście takich snów nie można nazwać złymi, ale często człowiek nie jest w stanie odpowiedzieć na pytanie - co dokładnie robi, co pozwoli mu osiągnąć takie bogactwo, biuro i samochód?

Dlatego zaleca się prowadzenie „pamiętnika” (na przykład osobnego pliku na komputerze lub notatniku, wszystko zależy od osobistych preferencji). Wskazuj w nim każdego wieczoru kluczowe wydarzenie minionego dnia, a pod koniec tygodnia ustalamy słowo kluczowe tygodnia, a następnie miesiąca. Należy wybrać tylko jedno konkretne wydarzenie – pozytywne lub negatywne, związane z pracą lub innymi obszarami. Główny warunek musi być naprawdę kluczowy. Powinieneś rozpocząć swój „pamiętnik” w środę. Ale wcześniej musisz spisać swoje cele na określony czas - na przykład na 1, 2 lub 10 lat. Następnie przeprowadzamy okresową analizę naszego „pamiętnika”. Dzięki temu możliwe będzie zrozumienie kluczowych interesów własnego życia – tego, co tak naprawdę należy do kategorii ważności. W związku z tym będzie można ocenić poprawność ruchu w kierunku celu. Albo może okazać się, że tylko oddalasz się od celu, albo okazało się to zupełnie niepotrzebne. W swojej praktyce na co dzień patrzę na notatki, które powstały tego samego dnia, ale w latach poprzednich – udaje mi się porównać i przeanalizować własne wartości oraz zmiany, jakie z nimi zaszły.

Czwartek. Zarządzanie czasem i cele długoterminowe

Kiedy zrozumiesz swoje priorytety i wizję przyszłości, możesz mówić o gotowości do wykonania kolejnego kroku – mapy celów długoterminowych. Mapa przedstawia długoterminowe cele danej osoby w następujący sposób. Poziomo ułożone są 2 osie – lata (od aktualnej) i wiek osoby. Kluczowe obszary zostały wskazane pionowo (relacje rodzinne, kariera, rozwój osobisty itp.). Powinieneś wskazać przybliżone cele na przecięciu swoich lat i kluczowych obszarów. Ważną zaletą sporządzenia takiej mapy jest ujednolicenie celów zawodowych i osobistych na wspólnym planie.

Oczywiście od czasu do czasu możliwe są pewne zmiany na karcie. Jednak dzięki niemu możliwy jest przybliżony szkic przyszłości, przedstawiający przybliżoną trasę dalszej podróży. Dlatego w najbliższy czwartek rysujemy naszą pierwszą mapę celów długoterminowych.

Piątek. „Słonie” i „żaby”

Mamy już do dyspozycji plan zadań i listę celów, dlatego w piątek zaczynamy zastanawiać się nad niezbędną motywacją do osiągnięcia naszych celów. Aby sporządzić taki plan, możemy polecić dość prostą technikę opartą na warunkowym podziale zadań na „żaby” i „słonie”.

„Słonie” to wszelkie trudne, obszerne zadania, które należy jeszcze wykonać (warunkowo „jeść”). Początkowo może się wydawać, że „zjedzenie takiego słonia” jest po prostu niemożliwe. Ale...słonia można pokroić na kawałki, aby przygotować wiele małych „steków” do codziennego menu. Podobnie jest ze złożonymi, obszernymi zadaniami, które są całkowicie podzielone na elementy, którymi można zająć się osobno. Przykładowo na koniec roku istnieje konieczność sporządzenia raportu rocznego. Przed nami naprawdę wielka praca - z poszukiwaniem skomplikowanych materiałów, organizowaniem zajęć itp. Całość złożonego zadania musimy podzielić na osobne części - np. codziennie pisać 3 akapity albo opisywać osobny temat. Dzięki temu będziesz w stanie poradzić sobie z terminowym przygotowaniem raportu bez ciągłych zmartwień i stresu. Doświadczenie potwierdza, że ​​dzięki takiemu podejściu można szybciej i przy mniejszym wysiłku rozwiązać złożone problemy.

Podobnie jest w przypadku „jedzenia żab”. Termin „żaba” oznacza małą, ale nieprzyjemną sprawę. Choć nie ma innego wyjścia, trzeba to zrobić. Taka „żaba” może z czasem stać się „słoniem”, jeśli nie zostanie „zjedzona” w odpowiednim czasie. Na przykład musisz wyrazić niezadowolenie z działu księgowości raportami wydatków lub uporządkować dolne szuflady biurka. Odpowiednio zorganizowane „żaby” stają się także smacznymi „stekami”, na które podzieliliśmy „słonie”. Aby zastosować tę technikę w praktyce, bierzemy „słonia”, którego dzielimy na części. Następnie wskazujemy listę „żab” i porządkujemy wszystkie te informacje w poniższej tabeli.

Po lewej stronie znajdują się wszystkie „steki” i „żaby” na każdy dzień. Po prawej stronie wskazano spełnienie lub niespełnienie tych celów. Jeśli danego dnia nie spodziewano się danej pracy, zostaw puste miejsce. Jeśli było to zamierzone, ale nie można było go ukończyć, musisz postawić myślnik. Osiągając konkretny cel, musisz postawić plus lub zaznaczyć. Nie musisz się denerwować swoimi myślnikami, ale jeśli w danej kolumnie jest ich dużo, powinieneś o tym pomyśleć i zabrać się do pracy. Umieść tę tabelę w widocznym miejscu lub w swoim pamiętniku. Ważne jest, aby zaglądać do swojego stołu kilka razy dziennie – nie zapominając o swoich celach i dla dodatkowej motywacji.

Sobota. Rytm w odpoczynku i czynnościach związanych z zasobami

Tydzień pracy kończy się wraz z nadejściem weekendu. Możesz odpocząć i zapoznać się z przyjemniejszymi, odpowiednimi technikami zarządzania czasem, aby zapewnić kompetentną i kompletną organizację wakacji. W sobotę w tym tygodniu można polecić 2 techniki zarządzania czasem.

Rytm w spoczynku. Osoba nie jest w stanie skoncentrować swojej uwagi na jednym przedmiocie dłużej niż 40 (rzadko 80) minut. Dlatego mniej więcej raz na godzinę należy sobie pozwolić na 5-minutowy odpoczynek. Na przykład, czytając książkę lub przeglądając magazyny biznesowe, które zgromadziły się w tym tygodniu pracy, co godzinę musisz odpocząć - przebywając w ciszy, spacerując itp. To doświadczenie można zastosować w miejscu pracy od przyszłego tygodnia .

Działania zasobów. Mają zdolność rewitalizacji lub uspokojenia (maksymalne przełączenie, sprzyjające efektywniejszemu i szybszemu odpoczynkowi). Na przykład jedni wolą chodzić po schodach z pierwszego piętra na górę i z powrotem, inni haftują krzyże, a jeszcze inni robią sobie przerwę przy kawie z rumem. Tutaj ważne jest, aby człowiek zdecydował się na odpowiednią aktywność, która przyczyni się do najskuteczniejszego przywrócenia energii wewnętrznej. Skuteczność przywracania sprawności zależy od jakości odpoczynku. Całą sobotę możesz przeznaczyć na spacery i relaks w parku lub wycieczkę do centrum rozrywki z całą rodziną. Powinieneś rozważyć, jakie zasoby możesz uwzględnić w swoim harmonogramie pracy na nadchodzący tydzień.

Niedziela. Odpręż się, system zarządzania czasem jest gotowy

Niedziela to świetny dzień, aby pogratulować sobie udanego tygodniowego kursu, dzięki któremu udało Ci się skonfigurować swój system zarządzania czasem. Nie zaszkodzi trochę się rozpieszczać. Aby to zrobić, możesz zastosować technikę pośrednich radości. Wybierz dla siebie coś szczególnie przyjemnego - coś, co kochasz, ale na co dzień nie możesz sobie na to pozwolić. Na przykład uzupełnij swoją dietę czymś drogim i smacznym, odwiedzając ulubione miejsca, rozmawiając z bliskimi ci osobami, opalając się, spędzając czas na łonie natury, po prostu poświęcając godzinę bezczynności itp. Takie radości są dla ciebie ustalane przez określoną ilość pracy. Skorzystaj z tego diagramu, aby zaplanować dzień, tydzień, a nawet rok pracy. Aby to zrobić, możesz utworzyć tabelę wskazującą nagrodę za swoje osiągnięcia. Pojawia się dodatkowa motywacja i praca staje się znacznie ciekawsza. Pod koniec niedzieli musisz sporządzić plan pracy na poniedziałek, w oparciu o omówione przez nas techniki zarządzania czasem.