موثرترین روش های مدیریت زمان روال روزانه شما کلید موفقیت شماست. استفاده از ابزارهای مدیریت زمان

"زمان را نگه دارید: این تار و پود زندگی است که از آن ساخته شده است."

اس. ریچاردسون

از کودکی به ما نظم و انضباط یاد می دهند و به هر طریقی مجبوریم در تمام زندگی خود به محدودیت های خاصی پایبند باشیم. خوردن و خوابیدن طبق روال روزانه، کلاس های برنامه ریزی شده، کار و استراحت در زمان تعیین شده. ما به راحتی از قوانین بازی دیگران پیروی می کنیم، در واقع به دیگری کمک می کنیم تا به هدف خود برسد. اما وقتی صحبت از نظم و انضباط به میان می‌آید، بسیاری حاضر نیستند حتی از ضعف‌های کوچک خود دست بکشند، مانند عادت به خوابیدن 10 دقیقه بیشتر در صبح.

مهارت خود را برای رسیدن به اهداف معین محدود کنید- یک مهارت ارزشمند که افراد زیادی از آن برخوردار نیستند. اما در نهایت فقط آنها موفق می شوند. سیاستمداران، بازرگانان، بازیگران شناخته شده تنها به لطف کار روزانه به نام هدف خود به شهرت رسیده اند. توانایی، استعداد، حتی نبوغ فقط یک درصد موفقیت است، نود و نه درصد دیگر کار سخت است.

مدیریت زمان جزء اصلی سیستم اثربخشی شخصی برای هر فرد جاه طلب است. مهم نیست هدف چیست: کاهش وزن، گرفتن دیپلم قرمز، راه اندازی کسب و کار خود ... هیچ یک از این موارد بدون مهارت های خودسازماندهی امکان پذیر نیست. مدیریت زمان یک راهنمای عملی برای عمل است که به لطف آن می توانید اولویت های زندگی خود را تعیین کنید، دید خود را از موفقیت ایجاد کنید. توسعه انگیزه های مؤثر به شما امکان می دهد نه تنها در زمان صرفه جویی کنید، بلکه به عنوان یک فرد رشد کنید. انضباط شخصی - زندگی بر اساس قوانین سختگیرانه ای که شخص برای خود در راستای منافع خود تعیین می کند. چنین چارچوب های سفت و سخت، به اندازه کافی عجیب، شخصیت را محدود نمی کند. در برابر، این تنها راه آزادی واقعی است.

مدیریت زمان بهترین ابزار برای خودسازی است. اول از همه، برنامه ریزی کنترل بر رویدادهای خارجی، محیط، زمان و مکان را می آموزد. مهارت های خودکنترلی که در نتیجه کار روی خود به دست می آید به شما این امکان را می دهد که احساسات، خواسته های لحظه ای و عادت های بد خود را مدیریت کنید. و خودکنترلی نشانه طبیعت قوی و با اراده است. توسعه مهارت های تمرکز به شما این امکان را می دهد که در محل کار به نتایج بهتری برسید، در حالی که تلاش کمتری صرف می کنید. بدین ترتیب زمان برای ارتقای سطح فکری و معنوی آزاد می شود. آیا این معنای زندگی انسان نیست؟

مهارت های خود انضباطی یک شبه به دست نمی آید. علاوه بر این، شما می توانید آنها را در خود فقط با آموزش مداوم اراده توسعه دهید. در مورد سیستم مدیریت زمان هم همینطور. هرکسی که می خواهد در زندگی به موفقیت دست یابد، به سادگی موظف است که با زمان به دقت رفتار کند.

7 تکنیک محبوب مدیریت زمان

"اگر 9 ساعت وقت داشتم تا یک کاج را خرد کنم، 6 ساعت را صرف تیز کردن تبر می کردم."

آبراهام لینکولن

تکنیک های زیادی برای استفاده بهینه از زمان وجود دارد. ما محبوب‌ترین تکنیک‌هایی را که بدون آن‌ها هیچ سیستم مدیریت زمان نمی‌تواند انجام دهد، مورد توجه شما قرار می‌دهیم.

ماتریس آیزنهاور

این تکنیک به افتخار رئیس جمهور ایالات متحده، دی. آیزنهاور، نام خود را گرفت، که تمام وظایفی را که با آن روبرو بود به 4 دسته تقسیم کرد که بر اساس فوریت و اهمیت آنها هدایت می شد.

بر این اساس موارد در سلول های ساده ترین ماتریس به صورت زیر مرتب شدند:

• رده الف - فوری و مهم که باید فوراً حل شود.
• رده B - تصمیم آنها را می توان برای مدت معینی به تعویق انداخت، اما ارزش تأخیر با آنها را ندارد.
• رده B - وظایفی که می توان اجرای آنها را به اشخاص ثالث واگذار کرد.
• دسته D - چیزهایی که بهتر است فوراً به سطل زباله ارسال شوند، زیرا ارزش وقت و تلاش را ندارند.

به گفته کارشناسان، اشتباه اکثر افراد اولویت بندی اشتباه است. آنها تمایل بیشتری به انجام وظایف دو دسته آخر دارند، زیرا انجام این کارها بسیار آسان تر است. نتایج سریع به توسعه یک ارزیابی نادرست از اثربخشی شخصی کمک می کند. معلوم می شود که مرد تلاش خود را صرف فعالیت های ثانویه می کندپشت سر گذاشتن آنچه واقعا مهم است.

تکنیک زمان بندی

ثبت زمان کارکنان به منظور ارتقای انضباط کار بیش از ده سال است که مورد استفاده قرار می گیرد. برنامه های اتوماسیون و حسابداری ورود و خروج به موقع، مدت روز کاری کارمند را ثبت می کنند. اما تکنولوژی مدرن از این هم فراتر رفته است. امروز شما نه تنها می توانید متوجه شوید که یک فرد در محل کار حضور دارد یا خیر، بلکه می توانید بررسی کنید که چه کاری انجام می دهد.

صدها سیستم کنترلی از این دست تا به امروز توسعه یافته اند. برنامه ها می توانند به طور خودکار ثبت نام کنند: غیبت به دلیل بیماری، سفرهای کاری، تعطیلات، مرخصی، کار در یک برنامه انعطاف پذیر. این سیستم مدت زمان استراحت ناهار، ترک نابهنگام یا تأخیر، غیبت را در نظر می گیرد.

ماژول‌های ردیابی زمان با تمام کمال خود، فقط زمان‌بندی سطحی را ارائه می‌کنند، در حالی که نرم‌افزارهای جاسوسی مانند "Maxapt QuickEye" به پیگیری کار رایانه کمک می‌کنند. با کمک آنها، مدیر بلافاصله متوجه می شود که ماریا ایوانونا از بخش حسابداری مشغول کار بر روی گزارش نیست، بلکه در حال برقراری ارتباط در وب سایت Odnoklassniki است. البته، حتی با کمک چنین برنامه هایی نمی توان یک زمان بندی دقیقه به دقیقه را با در نظر گرفتن استراحت های دود، مهمانی های چای، صحبت های صمیمانه و سایر "زمان های زباله" تنظیم کرد، اما اغلب نیازی نیست. برای این.

روش پارتو

قانون ویلفردو پارتو می گوید: 20 درصد تلاش شما 80 درصد نتیجه را به همراه دارد، در حالی که 80 درصد باقی مانده تنها 20 درصد نتیجه را به ارمغان می آورد.شما می توانید آن را به شکل دیگری تفسیر کنید: "20٪ کارمندان 80٪ از سود را برای شرکت به ارمغان می آورند." به زبان ساده، تنها 1/5 تیم به طور موثر کار می کنند. راندمان اکثریت قریب به اتفاق کارگران بسیار پایین است. کار آنها فقط تقلید از فعالیت های خشونت آمیز است. اگر این انرژی را در جهت درست هدایت کنید، بهره وری کلی به میزان قابل توجهی افزایش می یابد.

روش پارتو به این صورت است که از کل جرم 20 درصد موارد اصلی جدا شده و روی آنها تمرکز می شود. تصمیم گیری در مورد اینکه چه چیزی مهم تلقی می شود و چه چیزی ثانویه در هر مورد فردی خواهد بود. ماتریس آیزنهاور یا روش تحلیل ABC که بیشتر در ترکیب با روش پارتو استفاده می شود، به شما امکان دسته بندی موارد را می دهد. تجزیه و تحلیل ABC ساده ترین راه برای رتبه بندی موارد با توجه به اهمیت فعلی آنها است.

ABC - تجزیه و تحلیل

این روش سازنده ترین و بصری ترین راه برای مرتب سازی موارد در نظر گرفته می شود. این به شما امکان می دهد تا تمام موارد غیر ضروری را از بین ببرید، روی دستیابی به اهداف اصلی تمرکز کنید. بر اساس این روش، همه موارد به دسته های زیر تقسیم می شوند:

• گروه A بالاترین اولویت را دارد، اینها موارد مهم و فوری هستند. چنین مسائلی باید هر چه زودتر حل شود. سهم این موارد در دستیابی به هدف نهایی 65 درصد است، اگرچه تکمیل آنها تنها 15 درصد زمان می برد. یعنی بیش از نیمی از کل کارها در کمترین زمان ممکن انجام می شود.
• گروه B شامل مواردی است که فوری نیستند، اما برای اجرا ضروری هستند. حل چنین وظایفی را می توان به اشخاص ثالث واگذار کرد. مهم است که زمان اجرای آنها را کنترل کنید، زیرا موارد گروه B تمایل دارند در صورت نقض مهلت ها به دسته A منتقل شوند.
• گروه C - کارهایی که معمولاً "روتین اداری" نامیده می شوند. سهم آنها از زمان کار پرسنل و مدیر است. اگرچه فردی با صلاحیت های پایین می تواند به راحتی با گزارش دهی، خرید لوازم التحریر و سایر کارهای معمول کنار بیاید.

سازمان مستقل زمان کار

خود مدیریتی شاید موثرترین تاکتیک مدیریت زمان باشد. هم برای یک موضوع واحد و هم برای کل جمع قابل اجرا است. برای اطمینان از اینکه کارمند به طور مولد کار کرده است، سیستم مشوق ها و مجازات های مادی اجازه می دهد. به زبان عامیانه، جریمه یا پاداشبه خوبی فرد را برای انجام وظیفه ای که به او محول شده است تحریک کنید. لازم به ذکر است که خود کارمند نیز باید به سازمان صالح فرآیند کار علاقه مند باشد.

مهم‌ترین هدف خود مدیریتی، به‌کارگیری حداکثری توان هر فرد در کار، خلاقیت و زندگی شخصی است. استفاده از این روش مزایای زیر را به همراه دارد:

• زمان و تلاش برای تکمیل وظایف کاری کاهش می یابد.
• بهره وری بیشتر؛
• دلایل استرس، کار اضطراری، عجله حذف می شوند.
• رضایت اخلاقی از فعالیت کاری افزایش می یابد.
• صلاحیت ها افزایش می یابد، انگیزه ای برای رشد شخصی وجود دارد.

خود مدیریتی با تجزیه و تحلیل سبک کاری آغاز می شود که شامل فهرست کاملی از زمان است. این به شما امکان می دهد نقاط قوت و ضعف سازمان فرآیند کار را شناسایی کنید، آنها را در جهت درست تنظیم کنید. شرح کلیه فعالیت ها شامل:

1. وظایف اصلی کار؛
2. "تداخل" یا وقفه های اجباری، به اصطلاح "زمان زباله".

دلایل اتلاف وقت می تواند عوامل شخصی باشد، مانند بی نظمی، بی توجهی به وظایف کاری، عدم نظم و انضباط شخصی، میل به انجام سریع و عجله هر کاری. با این حال، غیرت بیش از حد، تمایل به انجام همه موارد در یک زمان، نیز به ندرت نتیجه مثبت می دهد.

دن کندی، مربی معروف تجارت آمریکایی معتقد است که تماس های تلفنی، بازدیدکنندگان برنامه ریزی نشده، جلسات طولانی مدت بدترین اتلاف وقت برای یک رهبر هستند. در صورت امکان، باید آنها را حذف یا به حداقل رساند.

روش پومودورو

این تکنیک تاکتیکی با نامی خنده دار در دهه 80 قرن گذشته توسط فرانچسکو سیریلو ایتالیایی ابداع شد. این مرد جوان که یکی از دانش آموزان عقب مانده بود، تصمیم گرفت برای بهبود عملکرد تحصیلی خود روی خود کار کند. پس از انجام یک "توضیحات" دقیق، او متوجه شد که نمی تواند روی درس های خود تمرکز کند، زیرا حواسش به چیزهای کوچک پرت شده است. سپس فرانچسکو یک تایمر به شکل گوجه فرنگی از آشپزخانه آورد، آن را جلوی او گذاشت و کلاس را زمان بندی کرد.

عملاً مشخص شد که او توانسته ۲۵ دقیقه با تمرکز علم مطالعه کند. در این مدت دانش آموز هرگز از کتاب منحرف نشد. متعاقباً تصمیم گرفته شد تمام زمان اختصاص داده شده برای کلاس ها را به بلوک ها تقسیم کنید. فاصله نیم ساعتی شامل زمان حداکثر تمرکز - 25 دقیقه، و همچنین زمان استراحت است که فقط برای آن چیزهای بسیار کوچک اختصاص داده شده است. روش «پومودورو» امروزه به دلیل سادگی، در دسترس بودن و کارآمدی، رواج یافته است.

اگر دائما وقت کافی ندارید، به احتمال زیاد، آن را به طور غیر منطقی هدر می دهید و به برنامه ریزی آن توجه کافی نمی کنید. با کمک برنامه های کامپیوتری تخصصی و خدمات آنلاین یاد بگیرید که زمان خود را به درستی مدیریت کنید.

سرعت توسعه دنیای مدرن در طول صد سال گذشته شتاب گرفته است ... بر این اساس، ریتم زندگی یک فرد عادی در حال افزایش است. بسیاری از ما بیشتر روز کار می کنیم، سپس به خانه فرار می کنیم، به نوعی کارهای روزمره خانه را مدیریت می کنیم و به رختخواب می رویم، تا روز بعد بتوانیم همه چیز را از نو انجام دهیم...

همچنین اگر در تعطیلات آخر هفته بتوانید حداقل زمانی را برای انجام سرگرمی مورد علاقه خود یا فقط یک استراحت خوب اختصاص دهید، خوب است. بسیاری از ما در انجام این کار نیز شکست می خوریم، زیرا آخر هفته به حل مسائل روزمره اختصاص دارد. یعنی ما شاهد کمبود وقت هستیم!

با این حال، اگر از طرف دیگر نگاه کنید و حداقل چند روز هفته (یا هفته های بهتر) خود را تجزیه و تحلیل کنید، معلوم می شود که بیشتر زمان را نه برای وظایف رئیس صرف می کنیم، نه در جاده از محل کار / به سر کار، و نه حتی در کارهای خانه، بلکه در مورد کارهای مختلف و در ذات آنها بی معنی!

مکالمات بیهوده در "اتاق سیگار"، مرور شبکه های اجتماعی یا صرفاً بی هدف نشستن - این تمام چیزی است که وقت گرانبهای ما را که می توانیم به نفع تجارت یا بدن خود صرف کنیم، می گیرد!

اگر مدام احساس کمبود وقت می کنید و تصمیم جدی برای انجام کاری در این زمینه دارید، پیشنهاد می کنم مدیریت منطقی زمان را با استفاده از فناوری مدرن کامپیوتری یاد بگیرید!

کمی در مورد تئوری مدیریت زمان

تاریخچه مدیریت زمان داخلی از دهه 20 قرن گذشته آغاز می شود، زمانی که مفهوم "سازمان علمی کار" (SOT) تحت شرایط سیاست اقتصادی جدید ظاهر شد. هدف اصلی آن بهینه سازی روز کاری کارگران با حداکثر سود برای تولید و حداقل استرس بر روی یک فرد بود.

در طول توسعه NOT، طرح ها و اصول مختلفی توسعه یافته است، با این حال، تقریباً همه آنها به این واقعیت خلاصه می شود که همه موارد و زمان صرف شده برای اجرای آنها باید به دقت برنامه ریزی شود. الگوریتم کلی برای چنین برنامه ریزی را می توان به عنوان یک طرح گام به گام نشان داد:

بر اساس این طرح، قبل از شروع هر کسب و کاری، ابتدا باید تمام راه های ممکن برای تکمیل موفقیت آمیز آن را تجزیه و تحلیل کنید. سپس اهداف را مشخص کنید و کل فرآیند اجرای برنامه را به وظایف کوچک تقسیم کنید. فقط پس از برنامه ریزی دقیق همه چیز و انتخاب موفق ترین الگوریتم اقدامات، می توانید شروع به کار کنید.

نکته مهم نیز کنترل نهایی اجرای وظایف است. به لطف کنترل، می توانید هزینه های زمان خود را تجزیه و تحلیل کنید و احتمالاً هنگام انجام کارهای مشابه در آینده، هزینه های نیروی کار خود را حتی بیشتر بهینه کنید.

امروزه روش های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد. با این حال، در واقع، همه آنها به یکی از سه مورد اصلی می رسند که در اصول رویکرد متفاوت است: ماتریس آیزنهاور، تکنیک زمان سنجی یا روش پومودورو. من پیشنهاد می کنم هر یک از روش ها را در نظر بگیریم و برنامه هایی را برای اجرای آنها انتخاب کنیم.

این تکنیک برنامه ریزی به افتخار رئیس جمهور آمریکا و چهره مشهور نظامی دوایت آیزنهاور که توانست زمان خود را با موفقیت مدیریت کند، نامگذاری شد.

ماتریس بر اساس اصل تدوین شده توسط جامعه شناس ایتالیایی اواخر قرن نوزدهم ویلفردو پارتو است که تنها 20٪ از همه تلاش ها 80٪ از نتیجه را به دست می دهد (همچنین به عنوان اصل 20/80 نیز شناخته می شود). آیزنهاور اصل پارتو را کمی تجدید نظر کرد و آن را سودمندتر کرد و وظایف خود را در زمینه چنین برنامه‌ریزی بر اساس درجه فوریت و اهمیت آنها مرتب کرد:

ماتریس یک سیستم مختصات معمولی است که در آن اهمیت موارد به صورت افقی و فوریت آنها به صورت عمودی نمایش داده می شود. تقاطع این دو محور صفحه ورق را به 4 قسمت تقسیم می کند که در سطح اولویت متفاوت هستند:

1. موارد مهم و فوری. این دسته شامل آن دسته از وظایفی است که به سریع ترین راه حل ممکن نیاز دارند و در زمینه فعالیت شما مهم هستند. به عنوان مثال، این می تواند شامل مواردی مانند تماس با مشتریان، تکمیل پروژه های فعلی و غیره باشد.
2. موارد مهم اما نه فوری. در این قسمت مواردی را خواهید داشت که به طور کلی برای کار شما مهم است اما اجرای آنها فوریت ندارد. به عنوان مثال، می تواند به طور منظم تکرار شود یا برای کارهای آینده نزدیک برنامه ریزی شود.
3. مسائل مهم نیست اما فوری. در اینجا ممکن است مواردی در درجه دوم اهمیت داشته باشید که عملاً به کار شما مربوط نمی شود یا بر نتیجه آن تأثیر نمی گذارد، اما نیاز به پاسخ سریع ما دارد. به عنوان مثال، شما باید تولد یک همکار را تبریک بگویید، با خاله ای از Bobruisk که ناگهان به ملاقات آمده بود ملاقات کنید یا در راه خانه نان بخرید.
4. مسائل مهم و فوری نیست. گسترده ترین بخش از فعالیت هایی که به هیچ وجه بر نتایج کار ما تأثیر نمی گذارد، فوری نیستند، بلکه سهم شیر زمان ما را "بلع" می کنند. اینها مکالمات بی معنی و مرور غیرسیستماتیک در اینترنت و بازی های رایانه ای بیهوده و بسیاری از کارهایی است که ما واقعاً می خواهیم انجام دهیم، اما حس کمی از آنها وجود دارد.

بنابراین، با استفاده از اصل Occam's Razor، می‌توانید تنها مهم‌ترین و فوری‌ترین کارهایی را شناسایی کنید که سود واقعی برای کسب‌وکاری که انجام می‌دهید به همراه خواهد داشت. بقیه فعالیت‌هایی که فوری و مهم نیستند، یاد می‌گیرید که در طول زمان محدود کنید، به ترتیب زمان بیشتری را در اختیار خود برای فعالیت‌های سازنده قرار دهید.

اگر تصمیم به استفاده از این روش برنامه ریزی دارید، برنامه ای به نام Chronometer می تواند در این مورد به شما کمک کند:

این برنامه نیازی به نصب ندارد، بنابراین می توان آن را از هر رسانه ای اجرا کرد، اما در برخی از سیستم ها (مثلاً در ویندوز XP) نمی تواند به طور خودکار پایگاه داده ایجاد کند. اگر با این مشکل مواجه شدید، کافی است یک سند متنی خالی ایجاد کنید و نام آن را با پسوند تغییر از txt به sqlite تغییر دهید. یا فقط فایل تمام شده را از وب سایت ما دانلود کنید. فایل دانلود شده را به عنوان پایگاه داده برنامه مشخص کنید و همه چیز کار خواهد کرد.

هنگامی که برنامه شروع می شود، می توانید اولین لیست کارها و وظایف خود را برای آن ایجاد کنید. لطفاً توجه داشته باشید که هر کار را می توان به عنوان مهم و / یا فوری علامت گذاری کرد و همچنین برای آن ضرب الاجل تعیین کرد. این لازم است تا کرونومتر بتواند به طور خودکار تمام وظایف را در قالب یک ماتریس آیزنهاور مرتب کند:

همانطور که می بینید، نمایش ماتریس در اینجا کمی با آنچه در بالا بحث کردیم متفاوت است، اما اصل یکسان است. فقط محورهای مختصات را عوض کردم. با نگاه کردن به ماتریس، می توانید به سرعت کارهای مهم و فوری را اولویت بندی کرده و در اسرع وقت به اتمام برسانید تا با موارد بی اهمیت و غیر فوری مقابله کنید :)

زمان سنجی

اگر دوست دارید همه چیز را با جزئیات و به طور مداوم انجام دهید، شاید تکنیکی به نام "Timkeeping" برای شما مناسب باشد. این تکنیک در دهه 70 به لطف کتاب D. Granin "این زندگی عجیب" در اتحاد جماهیر شوروی شهرت یافت.

"زمان سنجی" بر اساس اصل تثبیت تمام اقدامات انجام شده توسط یک فرد در یک دوره زمانی معین (بهینه - دو هفته) است. در پایان هر روز، فرد باید تجزیه و تحلیل مستمری از کار انجام شده انجام دهد و اقداماتی را که زمان بر هستند، اما کاربردی ندارند، شناسایی کند.

در پایان مشاهده دو هفته ای، یک تحلیل کلی انجام می شود. در نتیجه دو فایده داریم. اولاً، ما اطلاعات کاملی در مورد اینکه وقت خود را صرف چه چیزی می کنیم به دست می آوریم، "بلعنده" اصلی آن را شناسایی می کنیم و می بینیم که در چه چیزی می توانیم صرفه جویی کنیم. ثانیاً، در طول دوره مشاهده، انضباط شخصی را یاد می گیریم و حس درست ریتم کار را توسعه می دهیم.

می توانید اقدامات خود را به هر شکلی که برای شما مناسب است ضبط کنید: روی کاغذ، در یک سند متنی در رایانه شخصی، در دفترچه تلفن یا حتی با استفاده از یک ضبط کننده صدا. با این حال، اگر به اینترنت دسترسی دارید، بهتر است این کار را با کمک خدمات ویژه ای مانند Time-Master.ru انجام دهید.

این سرویس نوعی سازمان‌دهنده آنلاین است که در آن می‌توانید هر یک از اقدامات انجام شده و کارهایی را که هنوز تکمیل نشده‌اند، ضبط کنید.

به طور پیش فرض، برگه "روز کاری" باز است، جایی که می توانید تمام اقدامات فعلی (طبق اصطلاحات سرویس - "رویدادها") و وظایف را وارد کنید. برای ورود، می‌توانید از برگه «زمان‌بندی» استفاده کنید (همه داده‌ها با استفاده از یک پنجره بازشو مانند تصویر بالا وارد می‌شوند) یا از نوع ورودی ساده‌شده در برگه «خاطرات خاطرات» استفاده کنید.

علاوه بر روز جاری، می‌توانید با استفاده از برگه تقویم (ماهانه یا هفتگی) اهداف را برای مدت طولانی‌تری برنامه‌ریزی کنید. کنترل اقدامات انجام شده با استفاده از برگه های "Tasks" و "Diary" راحت است:

این سرویس بسیار قدرتمند و کاربردی است، بنابراین اگر تصمیم به استفاده از آن دارید، توصیه می شود با ارائه ای که پس از ثبت نام به شما نشان داده می شود، آشنا شوید. در غیر این صورت، خطر از دست دادن فرصت استفاده از بسیاری از ویژگی های مفید را دارید!

روش پومودورو

برای بی حوصله ترین ها و کسانی که نمی توانند برنامه ریزی خسته کننده را تحمل کنند، یک فناوری مدیریت زمان دیگر وجود دارد - روش پومودورو (یا "پومودورو"، برای استفاده از اصطلاحات اصلی)!

این روش به افتخار تایمر آشپزخانه به شکل سبزیجاتی به همین نام نام خود را گرفت (اینها در دهه 80 در اروپا و آمریکا محبوب بودند). و توسط فرانچسکو سیریلو، دانشجوی آن زمان در دانشگاه ایتالیا، اختراع شد.

ماهیت روش این است که شما کار فعلی ("pomodoro") را برای خود فرموله می کنید و یک تایمر برای 25 دقیقه تنظیم می کنید. در این مدت باید برای تکمیل کار وقت داشته باشید. پس از انجام یک "پومودورو" یک استراحت کوتاه 3 تا 5 دقیقه ای دارید و پس از انجام 4 - یک استراحت طولانی 15 تا 30 دقیقه ای.

روش پومودورو، با تمام سادگی‌اش، به کسی که از آن استفاده می‌کند، اجازه می‌دهد تا حد ممکن خود انضباط داشته باشد. از این گذشته ، 25 دقیقه زیاد نیست ، اما باید ضرب الاجل را رعایت کنید :)

با توجه به سهولت اجرا، تعداد زیادی برنامه و سرویس وجود دارد که از این روش برای مدیریت زمان استفاده می کنند. با این حال، اکثر آنها به زبان انگلیسی هستند. با این حال، روس ها نیز وجود دارند. من پیشنهاد می کنم برخی از آنها را در نظر بگیریم.

پومودورو برای ویندوز

برای رایانه شخصی، یک برنامه رایگان کوچک به نام Tomighty وجود دارد:

این توسعه برنامه نویسان ایتالیایی است، اما تقریباً کاملاً روسی شده و استفاده از آن بسیار آسان است.

پس از نصب و راه‌اندازی آن، نماد کوچکی به شکل گوجه‌فرنگی در سینی ظاهر می‌شود که می‌توانید برای شروع تایمر روی آن کلیک چپ کنید یا با کلیک راست به منوی زمینه با تنظیمات دسترسی پیدا کنید.

به هر حال، در مورد تنظیمات. در تب اول می توانید فواصل زمانی پیش فرض را تغییر دهید و در دومی توصیه می کنم تیک گزینه “Hide the window automatically” را بردارید و قابلیت کشیدن پنجره تایمر (Allow draging the window around) را فعال کنید. اکنون همه چیز آماده است و می توانید پنجره اصلی را باز کرده و خود تایمر را راه اندازی کنید:

Tomighty در بالای تمام پنجره ها نمایش داده می شود و شروع و پایان کار را با صداها به شما اطلاع می دهد. در حین کار، تایمر تیک می زند. اگر این مورد شما را آزار می دهد، فقط این گزینه را در تنظیمات تب "صداها" غیرفعال کنید.

پس از اتمام یک "پومودورو"، برنامه به شما پیشنهاد می دهد که استراحت کنید - موافقت کنید :) 5 دقیقه استراحت کنید و به سر کار بازگردید. هنگامی که 4 کار را انجام دادید، نیم ساعت مکث طولانی کنید و پس از آن تایمر دوباره شروع به شمارش 4 "پومودورو" بعدی می کند.

پومودورو برای اندروید

با توجه به متحرک بودن سیستم اندروید، بیشتر از همه تایمرهای مختلفی برای آن وجود دارد. کافی است به Google.Play بروید و کلمه "Pomodoro" را در نوار جستجو وارد کنید تا این مورد را تأیید کنید.

افسوس که با توجه به اینکه من یک نسخه قدیمی اندروید را روی گوشی خود دارم، توانستم فقط دو برنامه از این نوع (و هر دو به زبان انگلیسی) را تست کنم. و بهترین آنها را من می توانم Simple Pomodoro نام ببرم:

پس از راه اندازی برنامه، با یک تایمر به صفحه نمایش می رویم. اگر روی آن ضربه بزنید، دستگاه شما به حالت قفل می رود و یک شمارش معکوس 25 دقیقه ای به صورت تمام صفحه روی آن نمایش داده می شود. اگر دکمه "بازگشت" را فشار دهید، می توانید تایمر را خاموش کنید یا آن را به پس زمینه تغییر دهید تا اقدامات دیگر را انجام دهید.

علاوه بر صفحه اصلی با تایمر، Simple Pomodoro دارای دو صفحه دیگر است: یک برنامه زمان‌بندی کار (از صفحه پیش‌فرض به سمت راست بکشید) و آمار (کشیدن انگشت به چپ). در حالت زمانبندی، نه تنها می توانید وظایفی را در برنامه ایجاد کنید، بلکه آنها را از تقویم گوگل نیز وارد کنید!

مانند همه برنامه های مشابه، Simple Pomodoro دارای تنظیماتی است که در منوی صفحه آمار یا با فشار دادن دکمه سیستم "Menu" در دسترس هستند:

در این تنظیمات می توانید فواصل زمانی تکمیل کار و استراحت، تنظیم صداها، مسدود کردن گزینه ها و سایر پارامترها را تغییر دهید.

پومودورو آنلاین

اگر کار شما با رایانه متصل است و به طور مداوم به اینترنت دسترسی دارید، سرویس روسی زبان Pomidorka یک انتخاب ایده آل برای مدیریت زمان گوجه فرنگی خواهد بود:

این سرویس فقط یک تایمر نیست که هر زمان که بخواهید می توانید آن را روشن کنید، بلکه یک ابزار وظیفه محور است! برای استفاده از «پومودورو» پس از ثبت نام، باید به بخش «وظایف» بروید و حداقل یک هدف برای خود تعیین کنید و سپس آن را برای اجرا ارسال کنید و به قسمت «تایمر» بروید:

وظیفه تازه ایجاد شده باید در لیست ظاهر شود و برای شروع تایمر برای آن، فقط باید روی دکمه "Play" کلیک کنید. در حالت تایمر در حال اجرا، شما این فرصت را دارید که کار فعلی را زودتر از موعد مقرر متوقف یا تکمیل کنید، که بسیاری از آنالوگ ها ندارند. می توانید عملکرد خود را در بخش "آمار" کنترل کنید.

اگر نیاز به تغییر فواصل تایمر پیش‌فرض دارید، می‌توانید این کار را با کلیک کردن روی پیوند «سفارشی کردن پومودورو» در گوشه سمت چپ پایین صفحه انجام دهید.

باید گفت که سرویس Pomodoro کاملاً جوان است و به طور فعال در حال توسعه است، بنابراین، ممکن است به زودی برخی از عملکردهای اضافی را که همتایان بزرگ انگلیسی زبان دارند به دست آورد (به عنوان مثال، همگام سازی وظایف با تقویم Google یا واردات / صادرات لیست وظایف و آمار).

بنابراین کاملاً ممکن است که پاسخ داخلی شایسته ای به "گوجه فرنگی خارجی" در اختیارمان قرار گیرد که کاملاً رایگان باشد (حداقل نویسنده چنین می گوید)!

نتیجه گیری

می خواهم مقاله امروزمان را با یک حکایت به پایان برسانم:

برای تعویض لامپ به چند روانشناس نیاز است؟
- یکی کافی است اگر لامپ آماده تعویض باشد!

در مورد مدیریت زمان نیز وضعیت مشابه است. اگر به طور جدی تصمیم دارید که اتلاف وقت خود را سازماندهی کنید، مهم نیست که کدام روش یا برنامه را برای این انتخاب می کنید - به هر حال موفق خواهید شد.

با این حال، اگر تمایل خاصی به خود انضباطی وجود نداشته باشد، مهم نیست که چه چیزی را انتخاب کنید، هیچ معنایی در آن وجود نخواهد داشت. بنابراین، قبل از جستجوی یک برنامه معجزه آسا برای مدیریت زمان، از خود بپرسید که آیا آماده تغییر هستید یا خیر. اگر پاسخ مثبت است، پس ادامه دهید! من برای شما منطقی ترین و مفیدترین راه را برای صرف تمام وقت خود آرزو می کنم!

P.S. کپی و نقل قول آزادانه این مقاله مجاز است، مشروط بر اینکه یک پیوند فعال باز به منبع ذکر شده باشد و نویسندگی روسلان ترتیشنی حفظ شود.

بدون شک کار در خانه مزایای خود را دارد.به عنوان مثال، شما مجبور نیستید به محل کار خود سفر کنید. آنها وقت گرانبهای شرکت را با شایعات پیرامون کولر تلف نمی کنند. و شما فقط برای ساعاتی که واقعا کار می کنند پرداخت می کنید. و، مطالعات نشان می دهد: از کارکنان اداری. با این حال، ممکن است برای اجرای موفقیت آمیز تجارت خود به نرم افزار مدیریت زمان نیاز داشته باشید.

از این گذشته، با وجود تمام مزایای استخدام کارگران از راه دور، اگر آنها در همان منطقه شما زندگی نمی کنند، کمک به آنها برای مدیریت کارآمد زمان کار می تواند دشوار باشد.

بنابراین، کارگران از راه دور وقت خود را در جاده هدر نمی دهند، اما در عین حال، مایلید مطمئن باشید که کار خود را به نحو احسن انجام می دهند و برای این کار به ابزارهای مدیریتی مناسب نیاز دارید. در اینجا بهترین ها هستندبرنامه مدیریت زمان 2018:

برنامه مدیریت زمان

چندین جنبه مهم در هنر مدیریت زمان وجود دارد که در این مقاله می خواهیم به همه آنها بپردازیم. اما بیایید با واضح ترین شروع کنیم - ردیابی زمان.

1 وقت دکتر

اگر به برنامه ای برای ردیابی ساعات کاری کارمندان از راه دور نیاز دارید، پسدکتر زمان فقط آنچه شما نیاز دارید

با Time Doctor، می‌توانید گزارش‌های دقیقی درباره نحوه استفاده کارمندان از راه دور از زمان کار خود و میزان بهره‌وری آنها دریافت کنید. این برنامه هم زمان کار کارمندان را به طور کلی و هم زمان صرف شده برای یک پروژه خاص، برای تکمیل وظایف، کار با مشتریان را در نظر می گیرد.

علاوه بر این، این سیستم مدیریت پرسنل شاملنظارت بر فعالیت در اینترنت، ردیابی سایت های بازدید شده، ردیابی GPS و موارد دیگر.

Time Doctor همه چیزهایی را که باید شامل شود داردبرنامه مدیریت زمان.

2 نقشه راه

10. آسانا

آسانا - یک برنامه کاربردی ساده ایدئولوژیک برای مدیریت پروژه. یکی از بهترین ویژگی های آسانا این است که می توانید وظایف را به لیست یا تقویم اضافه کنید. بنابراین، می توانید در تقویم ببینید چه زمانی و چه کاری باید انجام دهید. پس از اتمام کار روی یک کار، می توانید روی آن کلیک کرده و آن را به عنوان تکمیل شده علامت بزنید.

آسانا همچنین به شما این امکان را می دهد که وظایف را به دسته هایی مانند تکمیل شده، برجسته، موعد مقرر و بر اساس پروژه مرتب کنید. این به مدیر این توانایی را می‌دهد که پیشرفت فعلی را ببیند، و به کارگر از راه دور می‌تواند به سرعت کارهایی را که قبلا انجام شده و آنچه باید انجام شود مرتب کند.

برنامه همچنین یک اعلان ایمیلی را قبل از موعد مقرر ارسال می کند.

11. شناور

Float یک نرم افزار مدیریت پروژه است که برای تیم های کوچک مناسب است.

Float دارای یک زمانبندی مناسب "کلیک و رها کردن" است که به شما کمک می کند تا حجم فعلی کار تیم را تجسم کنید، به راحتی وظایف را مدیریت کنید، به سرعت به روز رسانی کنید و کارمند مورد نیاز خود را به لطف فیلترها و عملکردهای جستجوی برنامه پیدا کنید.

در Float همچنین می توانید وظایف را بین کارمندان تقسیم کنید، آنها را به مراحل تقسیم کنید، پروژه ها را گروه بندی کنید و توضیحات خود را به وظایف اضافه کنید.

Float به شما کمک می کند تیم خود را مدیریت کنید و به شما امکان می دهد گزارش های سفارشی ایجاد کنید تا بتوانید مطمئن باشید که به اهداف خود می رسید.

برنامه های بهره وری

احتمالاً این عبارت را شنیده اید: "بدتر از دیگران نبودن". و در حالی که این معمولاً به موقعیت اجتماعی اشاره دارد، همین امر را می توان در مورد وضعیت کارگران از راه دور نیز گفت. به عبارت دیگر، دیدن اینکه در یک اپلیکیشن بهره وری چه کسی چه کاری انجام می دهد و چه کسی در مسابقه پیشرو است، بسیار عالی است.

12.IDoneThis

IDoneThis - یک برنامه بهره وری نسبتاً جالب - در واقع یک لیست "پمپ شده" کارهای انجام شده است. با IDoneThis، می توانید لیست کارهایی را برای کارمندان از راه دور ایجاد کنید و مشاهده کنید که X های قرمز (کارهای ناموفق) به موارد سبز تبدیل می شوند (تکمیل شده).

IDoneاین یک راه راحت برای پیگیری پیشرفت کار و بررسی عملکرد کارکنان است. گاهی اوقات بهترینمدیریت زمان این یک رقابت دوستانه سالم است.

13. Todoist

تودویست - این یک برنامه عالی و از نظر مفهومی ساده برای ایجاد لیست کارهایی است. نه، واقعاً می توانید امور شخصی خود را در آنجا اضافه کنید. مانند لیست خرید، فیلم هایی که می خواهید تماشا کنید، برنامه ریزی سفر. با این حال، برنامه را می توان به طور کامل پیکربندی کرد و فقط برای کارهای کاری استفاده کرد.

در حساب Todoist خود، می توانید وظایف را اضافه کنید، آنها را علامت گذاری کنید، تاریخ سررسید تعیین کنید، وظایف را بر اساس فیلترها مرتب کنید: به شما، سایر کارمندان، اولویت. همچنین وظایف امروز و کارهایی را که باید طی هفت روز آینده تکمیل شوند، مشاهده خواهید کرد.

ویژگی‌های اولیه Todoist رایگان است، اما اگر می‌خواهید تیم بزرگی را مدیریت کنید، به یک برنامه پرمیوم پولی ارتقا دهید و از همه ویژگی‌ها استفاده کنید.

اشتراک گذاری فایل

شاید عجیب به نظر برسد که ما فضای ذخیره سازی ابری را در مقاله ای گنجانده ایم که بهترین ها را برجسته می کندنرم افزار مدیریت زمان، اما ارتباط مستقیم وجود دارد. فقط تصور کنید اگر کارمندان از راه دور شما یک برنامه اشتراک فایل نداشته باشند چقدر زمان تلف می شود؟ و خدای نکرده همه فایل ها از طریق ایمیل برای شما ارسال شود؟

بسیاری از برنامه‌های ذکر شده شامل گزینه اشتراک‌گذاری فایل هستند، اما ممکن است به یک نسخه پشتیبان نیاز داشته باشید یا بخواهید از سرویس‌های قابل اعتمادتری مانند Dropbox یا Google Drive استفاده کنید.

14. دراپ باکس

دراپ باکس - فضای ذخیره سازی ابری عالی که می توانید از آن برای اشتراک گذاری فایل ها استفاده کنید. این سرویس بصری است و بسیاری از کارکنان از راه دور قبلاً با نحوه کار آن آشنا هستند.

برای بیشترین ارزش برای پول، از یک حساب تجاری Dropbox با دسترسی امن به داده ها، همگام سازی و همکاری استفاده کنید.

15. گوگل درایو

اگر تیم کوچکی از کارمندان از راه دور را مدیریت می کنید، Google Drive یک انتخاب عالی است. با Google Drive، می‌توانید فایل‌ها را به اشتراک بگذارید، آنها را ویرایش کنید، همکاری کنید، نظرات خود را به اسناد متنی اضافه کنید و موارد دیگر.

علاوه بر این، به عنوان یک اقدام امنیتی و کنترلی افزوده، شما می توانید انتخاب کنید که چه کسی به اسناد خاصی دسترسی دارد.

مدیریت زمان
چگونه از 24 ساعت کارایی 100 درصدی را کم کنیم؟

مدیریت زمان یک تکنیک مدیریت زمان است که هدف آن افزایش کارایی استفاده از آن است. در ابتدا این علم به منظور کمک به افراد در کار و تجارت ظاهر شد. اما با گذشت زمان، مزایای مدیریت زمان به زندگی روزمره مرتبط شده است. نکات مفید در مورد این موضوع، مقالات را بخوانید: و

چرا و چه کسی به مدیریت زمان نیاز دارد؟

آخرین روندهای جامعه بدون هیچ اثری نمی گذرد - تأثیر آنها مستقیماً با اوقات فراغت هر یک از ما مرتبط است. در طول دهه های گذشته، زندگی انسان به گونه ای تغییر کرده است که وظایف جدید و وسوسه های جدیدی در آن پدیدار شده است.

در مورد دومی، لازم به ذکر است که وسوسه اتلاف وقت اولین مانع در راه مدیریت زمان است. با ورود اینترنت به زندگی مردم، فرصت های زیادی برای «گذراندن» زمان و به عبارت دیگر صرف ناکارآمد آن وجود دارد. تلویزیون چند سال پیش هم همینطور بود و غیره.
آیا این بدان معناست که مدیریت زمان فقط برای کسانی است که وقت خود را در شبکه های اجتماعی می گذرانند یا آن را صرف تماشای تلویزیون می کنند؟ البته که نه. با کار 24 ساعته می توانید زمان زیادی را بدون استفاده از دست بدهید که در نگاه اول مفید به نظر می رسد. لازم است برنامه های خود را به درستی بسازید تا چندین کار را همزمان با موفقیت انجام دهید. بنابراین، مدیریت زمان برای همه افراد مفید خواهد بود.

پیامدهای عدم مدیریت زمان

نیروهای چندین حوزه فعالیت برای مطالعه و توسعه این حوزه هدایت می شوند: روانشناسان، مدیران، بازرگانان و سایر متخصصان در زمینه خود. با تشکر از این، امروزه می توان با اطمینان گفت که عدم مدیریت زمان علت مشکلات زیر است:
⦁ بی خوابی
⦁ استرس
⦁ افسردگی
⦁ از دست دادن قدرت
⦁ کاهش عملکرد
این لیست بی پایان است. به هر حال، برنامه ریزی نادرست روز شما را از رسیدن به برنامه هایتان باز می دارد، باعث خستگی مفرط می شود که استرس و سپس افسردگی را به دنبال دارد. باید باهاش ​​چکار کنم؟ در ادامه در این مورد صحبت خواهیم کرد.

چگونه زمان خود را به درستی برنامه ریزی کنیم؟

مطالعات روانشناسان و مدیران نشان داده است که اوقات فراغت زیاد به همان اندازه که کار زیاد روی فرد تأثیر می گذارد. بنابراین، اولین قانون مدیریت زمان، زمان متناسب برای کار، استراحت و خواب است. بهترین مدت خواب نباید کمتر از ۷ ساعت و بیشتر از ۸ ساعت باشد.
در مورد 16 ساعت باقی مانده که برای کار و استراحت اختصاص داده شده است، رویکرد فردی در اینجا مهم است. برای حفظ بهره وری در سطح مناسب، نمی توانید تمام زمان باقی مانده را صرف کار کنید. اما زمان استراحت باید حداقل باشد و برای حفظ لحن کافی باشد.

شما باید برای روز خود برنامه ریزی کنید. درک این نکته مهم است که مدیریت زمان برنامه ریزی برای آن روز نیست. این یک فرآیند بسیار طولانی تر و جدی تر است که شامل موارد زیر است:
⦁ تجزیه و تحلیل اهداف، تشکیل وظایف بر اساس تحلیل
⦁ تعیین درجه اهمیت هر یک از وظایف
⦁ برنامه ریزی
⦁ اجرای طرح
⦁ تجزیه و تحلیل کار انجام شده
⦁ نتیجه گیری و تنظیم برنامه مطابق با واقعیات واقعی

تشکیل وظایف با توجه به تکنیک "درخت اهداف"

برای تجزیه و تحلیل و شکل گیری وظایف، فناوری درخت هدف کمک خواهد کرد. این تکنیک در زمینه های مختلف کسب و کار و زندگی روزمره استفاده می شود. برای وضوح، به هر روشی مناسب ترسیم می شود و با مهمترین هدف شروع می شود.
به عنوان مثال، شما باید کسب و کار خود را ایجاد کنید. در مرحله اولیه، برای این کار به 3،000،000 روبل نیاز دارید (این بر اساس تجزیه و تحلیل انجام می شود). شما قصد دارید این پول را از سه طریق دریافت کنید: پس انداز + سپرده سرمایه گذار + یارانه از دولت. بنابراین وظایف شما برای آینده نزدیک از سه شاخه "درخت" تشکیل خواهد شد. یک روش توضیحی برای ساخت درخت هدف در زیر نشان داده شده است.

برای ساخت چنین نمودارهایی برنامه های زیادی وجود دارد که می توانید درخت هدف خود را با دو کلیک ترسیم کنید.

طراحی برنامه با استفاده از روش ABC

برای برنامه ریزی زمان خود، می توانید از یک دفترچه یادداشت یا دفترچه یادداشت، یک برنامه ابزار یا یک سرویس استفاده کنید. بر اساس درخت گردآوری شده اهداف، باید یک برنامه دقیق از اقدامات و وظایف تهیه کنید، که بر اساس آن از قبل زمان خود را برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال، تاریخ دفاع از طرح تجاری و کنفرانس از قبل مشخص است. بنابراین، می توانید این کار را برای روز تعیین شده از قبل تنظیم کنید.
در مورد کارهای روزانه: کار، کارهای خانه، ملاقات با خانواده، در اینجا باید یک برنامه تشکیل دهید. برای ایجاد برنامه ریزی مناسب برای هر روز، زمان زیادی نیاز است. با برنامه ریزی برای روزهای آینده شروع کنید. برای انجام این کار، فهرستی از کارهای پر هرج و مرج را با زمان تقریبی هر مورد بنویسید.

در مرحله بعد، از سیستم مرتب سازی ABC استفاده کنید. روش او ساده است: همه وظایف را با توجه به اهمیت آنها به سه گروه تقسیم کنید. گروه A - کارهایی که 20٪ زمان را می گیرند، اما 80٪ نتیجه را به همراه خواهند داشت. گروه B - کارهایی که 30٪ زمان را می گیرند، اما 15٪ از نتیجه را به ارمغان می آورند. و گروه ج - چیزهایی که 50% زمان را می طلبد و 5% نتیجه را به ارمغان می آورد.
این تکنیک به شما کمک می کند تا ببینید که امور شما چقدر مهم هستند و چقدر زمان متناسب با مزایای آنها است. پس از مرتب سازی برنامه ها با استفاده از روش ABC، وظایف خود را برای روزهای آینده تقسیم کنید تا هر روز یکباره از سه گروه برنامه ها را تکمیل کنید. این کار به این منظور انجام می شود که یکی از روزها با کار زیاد زیاد نشود.
با تمایز کار بر اساس پیچیدگی و مدت زمان، می توانید به بهترین کارایی دست یابید.

تحلیل صحت طرح

هنگام برنامه ریزی برای روزهای آینده طبق اصل ABC، شما با شهود هدایت می شوید و بر منطق تکیه می کنید. اما بهترین مشاور در مدیریت زمان یک واقعیت است. بنابراین، هنگام اجرای طرح ترسیم شده، زمانی را که در واقع اجرای هر مورد طول کشید، تنظیم کنید. چندین بار یادداشت برداری کنید، سپس تجزیه و تحلیل کنید.
هنگام تجزیه و تحلیل، یادداشت برداری در مورد آنچه باعث خرابی شما در طول روز شده است، و آنچه باعث جزر و مد شده است را فراموش نکنید. این بسیار مهم است، زیرا اگر در حالت خستگی این کار را انجام دهید، هیچ برنامه ای کارایی زمان شما را بهبود نمی بخشد. همچنین باید روی ایجاد یک روحیه شاد کار کنید.
متوجه خواهید شد که روز شما شامل دو نوع کار است: تکراری و یکباره. اولی را روزانه انجام می دهید و دومی را فقط یک بار. با تجزیه و تحلیل برنامه های از قبل تکمیل شده، سعی کنید فرمول ایده آل را برای اجرای اولی استنباط کنید. از آنجایی که این موارد به طور مداوم در زندگی شما وجود دارد، می توانید آنها را برای سال های آینده برنامه ریزی کنید و موثرترین سیستم را برای اجرای آنها توسعه دهید.

اصل پارتو

شما قبلاً با اصل پارتو در مرحله طراحی یک برنامه ملاقات کرده اید. ماهیت آن این است که 20٪ تلاش 80٪ نتیجه را به همراه دارد. هنگام برنامه ریزی روز، هفته، ماه و حتی سال خود، حتما این قانون را در نظر بگیرید. برنامه های خود را تجزیه و تحلیل کنید، وظایف را با یکدیگر مقایسه کنید و سازنده ترین آنها را شناسایی کنید.

برعکس، دو بار به اهمیت کارهایی فکر کنید که 80 درصد از زمان شما را می گیرند و تنها 20 درصد از نتایج شما را تولید می کنند. شاید بتوان آنها را رها کرد یا راه دیگری برای حل آنها یافت.

وظایف برنامه ریزی نشده و ماتریس آیزنهاور

پس از مدتی متوجه خواهید شد که همیشه امکان تحقق برنامه وجود ندارد. گاهی اوقات ممکن است اتفاق غیرقابل پیش بینی رخ دهد که زمان می برد. و از آنجایی که روز شما برنامه ریزی شده بود، زمانی برای انجام کاری از لیست کارها نخواهید داشت.
برای اینکه کارهای برنامه ریزی نشده کمترین آسیب را به روال روزانه و عملکرد شما وارد کند، باید میزان اهمیت یک کار ناگهانی و زمان مورد نیاز آن را تعیین کنید. شما نباید این کار را انجام دهید و زمان را فدای خواب یا استراحت کنید. بهتر است در لیست کارها تجدید نظر کنید و موردی را که از نظر زمانی معادل کاری پیش آمده ولی اهمیت کمتری دارد جابجا کنید.
برای پیدا کردن این مورد که می توانید بعداً به آن منتقل کنید، یک ماتریس آیزنهاور بسازید. اصل آن بر اساس دو بردار متقاطع (و همچنین محورهای X و Y) است. محور y درجه فوریت مورد را تعیین می کند و x - اهمیت را تعیین می کند. برنامه ها را در این هواپیما پخش کنید و هم کم اهمیت ترین و هم فوری ترین چیز را پیدا کنید. آن را به روز بعد منتقل کنید.

زمان استراحت

زمان بهینه ای که باید برای استراحت صرف شود نباید بیش از 8 ساعت باشد. البته در شرایط زندگی مدرن می توان به فرد خوش شانسی که فرصت 8 ساعت گذراندن تعطیلات را دارد زنگ زد. و خواب ربطی به آن ندارد. این 8 ساعتی است که می توانید برای ملاقات با خانواده، قدم زدن در پارک، بازدید از اپرا و غیره صرف کنید.

هنگام برنامه ریزی روزتان، مهم است که کاملاً با خودتان صادق باشید و بدنتان را درست کنید. ابتدا باید آزمایش کنید و برای مدت زمان متفاوتی استراحت کنید و سپس نتایج را یادداشت کنید و وضعیت رفاهی خود را در طول روز توصیف کنید. با این روش می توانید تنها زمان مناسب را برای خود بیابید که به شما امکان می دهد بیش از حد کار نکنید، اما در عین حال به حالت تنبلی استراحت نکنید.

نتیجه

سرعت معمول زندگی برای اکثر افراد در یک برنامه کاری پنج روزه صحیح نیست. ما عادت داریم شنبه و یکشنبه را به سرگرمی بگذرانیم، یعنی تمام 48 ساعت. پس از یک هفته کاری سخت، چنین استراحت طولانی برای بدن متناسب با کاهش شدید دما یا سطح اکسیژن در هوا است. و روزهای هفته، اغلب، حتی نیم ساعت برای استراحت باقی نمی گذارند. همه اینها بر بدن، رفاه و عملکرد انسان تأثیر منفی می گذارد.
در این راستا، تخصیص صحیح زمان بسیار مهم است. اینجاست که علمی به نام «مدیریت زمان» کمک می کند.

اگر با ابزارهای روش‌شناختی و عملی کلی توسعه‌یافته در چارچوب تکنیک‌های فردی تکمیل نمی‌شد، آنها چیزی بیش از عناصر یک نظریه منسجم نبودند. با پیروی از آنها و به کارگیری آنها در زندگی روزمره، همه می توانند نه تنها دانش مفیدی کسب کنند، بلکه سیستم خود را برای تعیین، ارزیابی و اجرای اهداف استراتژیک ایجاد کنند. توصیه ها، نکات، ترفندها، تکنیک ها و همچنین خدمات و برنامه های مدیریت زمان جمع آوری شده در این درس از منابع مختلف گرفته شده است، اما ابزارهای جهانی هستند و به همان اندازه هم از نظر مدیریت زمان و هم از نظر توسعه شخصی به طور کلی مفید هستند: خود انضباطی. آموزش، شخصیت، نگرش به اولویت ها و اهداف زندگی.

مشاوره از کارشناسان برجسته در زمینه مدیریت زمان

اگر برای مشاوره به کسی مراجعه می کنید، پس به فردی که این مسائل را می فهمد مراجعه کنید. و حتی در این صورت، تنها با خواندن و درک آثار یک نویسنده، می توانید به طور کامل به سیستم دیدگاه های یک نویسنده پی ببرید. ما وظیفه بلندپروازانه ای را برای برجسته کردن و ارائه مختصر سنگ بنای روش ها و تکنیک های فردی قرار داده ایم.

استفان کاوی

اس.کاوی را تنها با این تنظیم می توان متخصص در زمینه مدیریت زمان نامید که مدیریت زمان برای او عنصری از خودسازی است که در یک مجموعه فرد را به سمت موفقیت سوق می دهد. اما در این جهت جهانی، او یک گورو است، بنابراین در زیر توصیه هایی از بخش کتاب او ""، اختصاص داده شده به مهارت 3 - تعیین اولویت ها وجود دارد.

1. ماهیت مهارت: ابتدا کاری را که باید انجام شود، انجام دهید. به عبارت دیگر، هرگز نباید چیزهای مهم را هر چقدر هم که سخت و ناخوشایند باشند به بعد موکول کنید. به یاد داشته باشید، هر موردی از این دست شما را به هدف نزدیک‌تر می‌کند، پس کاری کنید که احساساتتان به نتیجه برسد. همه، حتی موفق ترین افراد، مجبورند کاری را انجام دهند که همیشه دوست ندارند. این یک امر اجتناب ناپذیر است.
2. شما باید "به ارزش های خود متکی باشید، نه به انگیزه ها و خواسته های زودگذر." حرکت به سمت هدف نیاز به انگیزه و پشتکار دارد، بنابراین خود هدف باید اولویت و مهم باشد، زیرا نمی توانید خود را فریب دهید.
3. بهترین توصیه مدیریت زمان به گفته نویسنده: «بر اساس اولویت ها سازماندهی و عمل کنید».
4. اصطلاح «مدیریت زمان» کاملاً صحیح نیست. شما باید یاد بگیرید نه زمان، بلکه خودتان را مدیریت کنید.
5. از اصل تعادل P / PC (نتیجه / منابع + معنی) پیروی کنید. تعادل به این معنی است که هیچ یک از این جهت ها بر دیگری برتری ندارد. به بیان ساده، هدف باید متناسب با تلاش هایی باشد که برای دستیابی به آن انجام می شود. و بالعکس: برای موفقیت در یک تجارت بی اهمیت تلاش زیادی نکنید.
6. از ماتریس مدیریت زمان برای شناسایی موارد واقعا مهم و تمرکز بر آنها استفاده کنید، زیرا دستیابی به اهداف جهانی شما به آن بستگی دارد.
7. به دنبال فرصت ها و راه هایی برای آسان تر کردن زندگی شخصی و حرفه ای خود باشید. سعی کنید، اعمال کنید، در میان آنها ممکن است مواردی وجود داشته باشند که به تغییرات مثبت در زندگی شما کمک کنند.

GTD توسط دیوید آلن

روش D. Allen در درجه اول برای توصیه هایش در مورد سازماندهی فیزیکی فضای کار و همچنین توصیه هایی برای استفاده از لوازم التحریر مختلف و ابزارهای دیگر برای "آزاد کردن" مغز از اطلاعات غیر ضروری مفید است. در مورد آنچه که محل کار باید به گفته نویسنده GTD باشد، . بیایید به چند توصیه بیشتر نگاه کنیم:

نگهداری از کمد بایگانی با استفاده گسترده از لوازم اداری ارزان قیمت می توان از اکثر تاخیرهای زمانی جزئی جلوگیری کرد. هنگامی که همزمان با تعداد زیادی پروژه یا اطلاعات دریافتی کار می کنید، یک کابینت فایل سازماندهی کنید. برای انجام این کار، می توانید از پوشه های معمولی استفاده کنید که باید تمام اسناد و سایر مواد را در پروژه قرار دهید. آنها باید حتی برای مواردی که فقط 1 سند وجود دارد شروع شود.

"43 پوشه". یک روش ساده و موثر برای سازماندهی موارد. شما به 43 پوشه نیاز دارید: 12 پوشه برای هر ماه و 31 پوشه برای هر روز. عملکرد آنها یادآوری هر چیز جهانی یا جزئی است که برای هر روز برنامه ریزی شده است. فرض کنید در اوایل اردیبهشت، در نتیجه مذاکرات، موافقت کردید که در پایان خرداد گزارشی را به مشتری ارائه دهید و یک هفته قبل از قبل با او تماس بگیرید. برای این منظور، یک سند "یادآوری" در مورد رویداد برنامه ریزی شده برای این ماه در پوشه "ژوئن" قرار می گیرد. علاوه بر این، سوابق مربوط به تماس و تحویل گزارش نیز در پوشه های مربوط به 20 و 27 قرار می گیرد. هر روز با آشنایی با محتویات پوشه شروع می شود. برخلاف یک دفتر خاطرات یا یک سازمان دهنده الکترونیکی، آنها در برابر شکست "بیمه" هستند، آنها را نمی توان گم کرد یا فراموش کرد.

4 نوع لیست کارها D. Allen همچنین یک مدل بهبود یافته ارائه می دهد. ماهیت این ایده، تمایز وظایف، تخصیص مناطق اولویت و ساختار مناسب است. در کل، شما باید 4 لیست را حفظ کنید:

1. اقدامات زیر. در این لیست، کارهایی را که باید در کوتاه مدت انجام دهید، یادداشت می کنید. شما باید هر روز آن را ویرایش کنید، ورودی های جدید ایجاد کنید.
2. پروژه ها. آن دسته از مشاغلی که چندین عملیات فرعی مرتبط هستند که برای تکمیل به بیش از یک اقدام نیاز دارند. پروژه ها باید به صورت هفتگی نظارت شوند تا بتوان در مورد پیشرفت اجرای آنها قضاوت کرد.
3. به تعویق افتاد. این لیست پروژه هایی را ذخیره می کند که اجرای آنها به شخصی محول شده یا نیاز به تأثیر عوامل خارجی دارد. آنها همچنین باید به طور سیستماتیک (حداقل یک بار در هفته) بررسی شوند.
4. روزی/شاید. از نام لیست مشخص است که این لیستی از چیزهای نامشخص برای آینده است (دوی ماراتن یا راه اندازی یک وبلاگ).

جولیا مورگنسترن

جی. مورگنسترن کار خود را به عنوان یک مدیر شروع کرد و در آنجا بود که مهارت های برنامه ریزی و سازماندهی لازم را به دست آورد. بنابراین، او معتقد است که مدیریت زمان تا حد زیادی در سازماندهی مناسب فعالیت ها نهفته است. و برای اینکه درست باشد، ابزارهای زیر را ارائه می دهد:

1. ارزیابی. شما باید نه با استفاده از هر روشی، بلکه با ارزیابی زمان صرف شده و اقدامات خود شروع کنید. چه چیزی شما را از اولویت بندی چیزها باز می دارد؟ دلایل مختلفی می تواند وجود داشته باشد: فنی (حواس پرتی در شبکه های اجتماعی، نامه، برقراری تماس در زمان تعیین نشده)، شرایط خارجی (مهلت های زمانی فشرده، برنامه های غیرواقعی، مسئولیت های اضافی)، موانع روانی (عدم تمایل به صبر و تاخیرهای مزمن مرتبط، شرایط بحران ایجاد شده خاص). ).

2. بازه زمانی. به گفته جولیا، 90 درصد از مشتریانش، با استفاده از لیست کارهای انجام شده، زمان لازم برای تکمیل آنها را در کنار موارد یادداشت نمی کنند. این یک اشتباه است: برای هر کاری باید چارچوب های زمانی تعیین شود.

3. تکنیک 4 بعدی. اگر به هر دلیلی قادر به انجام کار نیستید، باید یکی از اقدامات زیر را انجام دهید:

• حذف (حذف). "اگر کاری ارزش انجام دادن ندارد، شاید بعداً ارزش انجام دادن نداشته باشد." این در درجه اول در مورد فعالیت های غیر ماهر صدق می کند. از چنین چیزهایی بپرهیزید.
• به تعویق انداختن (تاخیر). از مرتب‌سازی استفاده کنید: کارهای با اولویت پایین‌تر را می‌توان به تعویق انداخت و زمان را برای کارهای مهم‌تر آزاد کرد.
• نماینده (نماینده). برای انجام وظایف خاص، می توانید دیگران را درگیر کنید: همکاران، دوستان، خانواده.
• کم کردن (کاهش دادن). در برخی از شرکت ها، از زمانی که جلسات هفتگی یک ساعته با جلسات 15 دقیقه ای جایگزین شد، بهره وری به طور قابل توجهی بهبود یافته است. این امکان "کشتن دو پرنده با یک سنگ" را فراهم کرد: برای صرفه جویی در زمان برای کار مستقیم، و در مدت زمان کوتاه تری برای کارمندان آسان تر شد.

4. اولویت ها J. Morgenstern در مورد نیاز به ایجاد یک "تصویر زندگی" بزرگ - اهداف شما، برنامه های جهانی صحبت می کند. از 3 مرحله تشکیل شده است. اول: انتخاب "دسته ها" - نکته اصلی، آنچه برای شما مهم است. نباید بیش از شش مورد از آنها وجود داشته باشد (به عنوان مثال، "مالی"، "سلامتی"، "خانواده"). دوم: اهداف برای هر "دسته". به عنوان مثال، از نظر مالی، ممکن است این مقدار در حساب بانکی در زمان بازنشستگی باشد. سوم: 2-3 نوع فعالیت که منجر به هدف می شود (حقوق، درآمد غیرفعال از سرمایه گذاری، سپرده گذاری).

5. تکنیک SPACE. سازماندهی زمان و سازماندهی فضا یکسان است، بنابراین نویسنده تکنیک خاصی را برای برنامه ریزی SPACE (از فضای انگلیسی) پیشنهاد می کند:

• مرتب سازی - مرتب کردن چیزها و چیزهای اطراف شما.
• پاکسازی - زمان و مکان را از هر چیزی که می توانید بدون آن مدیریت کنید پاک کنید.
• اختصاص دهید - برای هر چیز مکانی و برای هر کار زمانی تعیین کنید.
• Containerize - پارامترهای هر فعالیت مهم را تعریف کنید.
• Equalize - سیستم خود را هر از چند گاهی دوباره ارزیابی کنید.

"یک قورباغه برای صبحانه بخورید"

ب) تریسی از برخی موارد ناخوشایند اما مهم به عنوان "قورباغه" یاد می کند. او مطمئن است که نمی توان آن را به تعویق انداخت، زیرا به این ترتیب افکار همچنان به او باز می گردند، علاوه بر این، تاخیر فقط استرس عاطفی را تشدید می کند. ارزش آن را دارد که روز خود را با انجام این کار شروع کنید - به این ترتیب از بار نیاز رها می شوید و روی چیزهای خوشایندتر تمرکز می کنید.

"استیک فیل"

این اتفاق می افتد که ما با نیاز به حل برخی از مشکلات جهانی روبرو هستیم - یک پروژه پیچیده چند مرحله ای. و دقیقاً مشخص نیست که چگونه و چه کاری باید انجام شود، مخصوصاً اگر دنباله آن مشخص نشده باشد. در این مورد، شما باید کار را به قطعات تقسیم کنید و آنها را جداگانه انجام دهید (به طور مجازی، خوردن یک فیل کامل بسیار دشوارتر از تقسیم به استیک است). این نه تنها به شما امکان می دهد تا کار را شروع کنید، بلکه به درک بهتر آن نیز کمک می کند.

"نه" گفتن را یاد بگیر

می توانید با فیلم «همیشه بگو بله» با نقش اصلی جیم کری، از خود بی خود شوید، اما از نظر مدیریت زمان، او مشاور بدی است. این به هیچ وجه به این معنا نیست که شما باید از فرصت های جدید اجتناب کنید، برعکس، اما انجام بیش از حد، حتی در یک زمینه، اشتباه است. دیر یا زود یک فرد "سوخته" می شود. اجازه دهید یک بار دیگر به شما یادآوری کنیم که مدیریت زمان نه برای داشتن زمان برای انجام کارهای بیشتر، بلکه برای انجام درست آنچه لازم است مورد نیاز است.

برای اتوماسیون تلاش کنید

همیشه به دنبال فرصت هایی باشید که کارهای روزمره را آسان تر کنید. به عنوان مثال، اگر با ایمیل کار می کنید و مجبور هستید دائما صندوق ورودی خود را چک کنید، اعلان نامه های جدید را با استفاده از خدمات ویژه در تلفن هوشمند یا رایانه خود تنظیم کنید.

کارهای مشابه را پشت سر هم انجام دهید

اگر مجبورید 2 تا 3 کار تقریباً یکسان در طول روز انجام دهید، آنها را پشت سر هم انجام دهید. مغز به چنین کارهایی "عادت می کند" و دفعه بعد سریعتر با آنها کنار می آید تا زمانی که بین آنها وقفه ای وجود داشته باشد.

ساعت بیولوژیکی

در مدیریت زمان، نه تنها به زمان به عنوان یک واحد فیزیکی، ارزش توجه دارد. مطابق با خودتان، ساعات فعال ترین و کمترین را مشخص کنید و با در نظر گرفتن آنها به تجارت بپردازید یا به خود استراحت دهید. ممکن است مجبور شوید بلافاصله پس از رسیدن به محل کار، یک فنجان قهوه سنتی را قربانی کنید، اما روز بسیار پربارتری را سپری خواهید کرد.

7 سرویس و برنامه برای برنامه ریزی و مدیریت زمان

Google Keep

Google Keep یک دفترچه یادداشت الکترونیکی با قابلیت ایجاد ورودی های منظم و لیست های شماره دار، ساده ترین برنامه ای است که از تمامی پلتفرم های موبایل پشتیبانی می کند و همچنین دارای مرورگر و نسخه آفلاین است. این سرویس به این معنا مفید است که از هر دستگاهی که در آن وارد حساب Google خود شده اید، می توانید به تمام رکوردهای موجود دسترسی داشته باشید. علاوه بر این، می توانید در حالی که هنوز در حال حمل و نقل در مسیر کار هستید، از یک تلفن هوشمند شروع به کار روی سند کنید و از قبل در دفتر از رایانه شخصی ادامه دهید.

زمان دیوانه وار

این برنامه، مانند یک دیوانه، تمام روز شما را آزار می دهد. البته به روشی خوب. از لحظه ای که برنامه راه اندازی می شود، اطلاعاتی در مورد برنامه های کاربردی باز و زمان صرف شده برای کار با آنها جمع آوری می کند که در پایان روز کاری می توان برای تجزیه و تحلیل زمان صرف شده برای فعالیت های مختلف (درصد و زمان واقعی) استفاده کرد. این آمار نشان می‌دهد که چقدر در یک ویرایشگر متن در روز کار می‌کردید، چقدر در مرورگر کار می‌کردید، چقدر حواس‌تان به برنامه‌های دیگر پرت شد. اگر برای مدت معینی هیچ عملی را روی رایانه انجام ندهید و سپس برای آن برگردید، Maniac Time با این سؤال روبرو می شود که کجا بودید و چرا کار نکردید؟

LeaderTask

این برنامه چندین عملکرد مفید را به طور همزمان ترکیب می کند - تقویم، برنامه ریز، سازمان دهنده، مدیر فایل. قابلیت های گسترده با قابلیت سفارشی سازی (اولویت بندی)، توانایی تجسم ارائه یا پیشرفت پروژه ها، همگام سازی داده های شما بین دستگاه ها در پلتفرم های مختلف و با Outlook تکمیل می شود. برای ارزیابی تمام مزایای برنامه قبل از خرید، توسعه دهندگان 45 روز استفاده رایگان را ارائه می دهند.

Microsoft Outlook

بسیاری از مردم این محصول را به عنوان یک سرویس گیرنده ایمیل می شناسند، اما این تنها یکی از عملکردها است. در واقع، Outlook همچنین امکان کار با تقویم و زمانبندی را فراهم می کند - کاملاً راحت و قابل درک برای همه کاربران بسته آفیس. در مورد استفاده از این برنامه به عنوان ابزار مدیریت زمان در مقاله گلب آرخانگلسکی http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm بخوانید.

مایکروسافت وان نوت

سرویس دیگری از بسته مایکروسافت آفیس که اخیرا به صورت رایگان توزیع شده است. این برنامه چیزی انقلابی نیست، اگرچه یک جعبه ابزار نسبتاً قوی ارائه می دهد: توانایی نمایش فهرستی درخت مانند از وظایف، افزودن فایل های صوتی و رسانه ای به وظایف. ویژگی - پشتیبانی از دست خط برای تبلت ها.

مینی هواپیما

این یک سرویس شخصی است که توسط نویسندگان Megaplan، یک ابزار برنامه ریزی شرکتی موفق ایجاد شده است. یکی از معروف ترین و کاربردی ترین محصولات روسی. جزئیات بیشتر در مورد برنامه در ارائه کوتاه.

شیر را به خاطر بسپار

یکی از معروف ترین برنامه های GTD. علاوه بر فهرست کارها / برنامه ریز، این سرویس مجهز به تعدادی راه حل فنی مدرن است که برای تسکین حافظه طراحی شده است. از جمله: تنظیم اعلان های ایمیل و پیامک در مورد رویدادهای آینده، مدیریت یادداشت های Evernote (که به هر حال، می تواند برای اهداف مدیریت زمان نیز استفاده شود)، کار با برنامه در غیاب اینترنت، امکان همگام سازی با تقویم گوگل(یکی دیگر از ابزارهای عملی مستقل، ساخته شده با قیاس با دفتر خاطرات).

و در نهایت، توصیه اصلی، بر اساس منطق موضوع آموزشی: شما نمی توانید یاد بگیرید که زمان را مدیریت کنید و در عین حال برای وقت خود و دیگران ارزش قائل نباشید. برنامه ریزی باید با درک این موضوع شروع شود که چقدر برای شما مهم است، چقدر برای نظم و کنترل آماده هستید. بدون این، یک بار مطالعه و تلاش برای اعمال توصیه ها یا ابزارهای فردی در زندگی شما تأثیر ملموسی نخواهد داشت. لذا برای شما صبر و استقامت و البته نتایج قابل اندازه گیری آرزومندیم. موفق باشید!

دانشتان را امتحان کنید

اگر می خواهید دانش خود را در مورد موضوع این درس محک بزنید، می توانید در یک آزمون کوتاه متشکل از چندین سوال شرکت کنید. برای هر سوال فقط 1 گزینه می تواند صحیح باشد. پس از انتخاب یکی از گزینه ها، سیستم به طور خودکار به سؤال بعدی می رود. امتیازهایی که دریافت می کنید تحت تأثیر صحت پاسخ های شما و زمان صرف شده برای قبولی است. لطفاً توجه داشته باشید که سؤالات هر بار متفاوت است و گزینه ها به هم ریخته می شوند.