موثرترین روش های مدیریت زمان مدیریت زمان برای هفته: یک برنامه گام به گام جدول مدیریت زمان برنامه ریزی زمان

مقاله ای که مورد توجه شما قرار گرفته است به اصول مدیریت زمان، نحوه تقسیم وظایف به اولیه و ثانویه، اصول سازماندهی زمان کار و غیره اشاره نخواهد کرد. قبلاً به اندازه کافی در این مورد نوشته شده است، و من نمی توانم بهتر از خواندن کتاب های تخصصی در مورد مدیریت زمان (عمدتاً آنهایی که در این سایت ارائه شده اند) توصیه کنم. هدف از این مقاله آشنایی با یک سیستم بسیار خاص حسابداری و سازماندهی زمان است که خودم از آن استفاده می کنم.

سیستم حسابداری و سازماندهی زمان پیشنهادی در سال 2004 توسعه یافت. شروع ثبت خاطرات در فوریه 2004 آغاز شد و این رویه تا به امروز ادامه دارد. به تدریج، سیستم دستخوش تغییراتی شد، اصلاح شد و با وظایف فعلی سازگار شد. تا به امروز، او در نهایت هماهنگی و قدرت کافی را به دست آورده است تا بتوانم خطر کشاندن او به دادگاه عمومی را بپذیرم. امیدوارم سیستم پیشنهادی برای افرادی که می خواهند نظمی در زندگی خود برقرار کنند مفید باشد. حداقل تجربه من به من این امکان را می دهد که چنین امیدی داشته باشم.

دفترچه خاطرات در یک فایل اکسل معمولی نگهداری می شود. قابلیت های این برنامه به شما این امکان را می دهد که نه تنها روز خود را به راحتی برنامه ریزی کنید، بلکه به مرتب سازی وظایف، نگهداری آرشیو و پیگیری زمان صرف شده نیز بپردازید.

ضبط زمان

با ترسیم نمودار یک برگه اکسل به روشی خاص، می توانید به راحتی و به راحتی زمان در طول روز را در نظر بگیرید. برای این کار از طرح زیر استفاده می شود:

در شکل، هر ساعت (خط بالایی نشان دهنده ساعت است) به 4 ستون تقسیم شده است، یعنی دقت زمان سنجی 15 دقیقه است. دقت بیشتر حسابداری را ناخوشایند می کند، در حالی که دقت کمتر باعث زیان های بسیار زیادی در حسابداری می شود.

ستون سمت چپ نمودارهای معمولی وقت گیر را منعکس می کند (thn - خواندن، rbt - کار، سند - مدیریت اسناد، زندگی روزمره - حل مشکلات روزمره، lchn - زمان شخصی، rzvl - سرگرمی، dv - حرکت، nchg - هیچ، از دست دادن زمان ).

در طول روز، زمان های گذشته پر می شود. برای ساده کردن محاسبات، از عدد "1" به عنوان مکان نگهدارنده استفاده می شود. سپس با استفاده از فرمول های اکسل وارد شده در ستون های مربوطه (فرمول ها در فایل نمونه ضمیمه مقاله نوشته شده اند) به طور خودکار زمان صرف شده برای نوع خاصی از فعالیت را محاسبه می کند.

در پایان روز، جدول زمانی به صورت زیر است:

این طرح، در صورت تمایل، به شما امکان می دهد کل روز را بازیابی کنید (بی خوابی، به سرعت بسته بندی کرد، به سر کار رفت، کار کرد، با یک همکار گپ زد، کار کرد، ناهار خورد، کار کرد، به جلسه رفت، منتظر یک شریک متأخر بود، برگزار کرد. جلسه کاری، به دفتر بازگشت، به رئیس گزارش داد، به خانه رفت، شام خورد، مطالعه کرد، فیلم تماشا کرد، برای خواب آماده شد، قبل از رفتن به رختخواب مطالعه کرد، روز را خلاصه کرد، به خواب رفت.

اما در عمل به ندرت به این نیاز می شود، بنابراین بیشتر روزها خلاصه های کوتاهی از زمان صرف شده را به یادگار می گذارند. آنها به این شکل هستند:

چنین خلاصه هایی به شما امکان می دهد تا با هوشیاری میزان زمان صرف شده برای یک نوع فعالیت خاص را ارزیابی کنید و علاوه بر این، میانگینی را بر اساس نتایج یک هفته یا ماه بدست آورید. علاوه بر این، در صورت تمایل، می توانید در مورد نیاز به اختصاص زمان بیشتر یا کمتر به یک نوع فعالیت خاص نتیجه گیری کنید.

برنامه ریزی

بیایید با لیست معمول کارهای روزانه شروع کنیم. در نسخه من، به این شکل است (برگه NEG، امروز):
همانطور که می بینید، ورق از 4 ستون کار استفاده می کند: St - status; Vr - زمان؛ جمعه - اولویت؛ و یک ستون برای روز و شرح وظایف.

در مورد ستون "وضعیت"، بحث مفصلی در ادامه خواهد آمد. ستون "زمان"، به نظر من، خود توضیحی است. اکنون به بررسی ستون "اولویت" می پردازیم. از کاراکترهای زیر استفاده می کند:

! - وظیفه اصلی هفته

!! - بخشی از کار هفتگی که باید در روز جاری تکمیل شود. یا وظیفه ثانویه برای هفته

30 - وظایف اولویت دار برای یک روز خاص (کارهایی که زمان تعیین شده یا تعیین می شود)

40 - کوئست های روزانه اولویت دار

50 - کارهای روزانه کم اهمیت تر

60 - وظایف برای تعیین نتایج روز

70 - جمع بندی روز

80 - وظایف تعیین نتایج هفته

90 - جمع بندی نتایج هفته

با دانستن این طبقه بندی، توزیع وظایف برای روز و برنامه ریزی آنها برای هفته بسیار آسان است. برنامه هفتگی در پرونده من به این صورت است:

برنامه هفتگی واقعی در پایین صفحه قابل مشاهده است. بلافاصله در زیر ستون با تعیین اولین و آخرین روزهای هفته، وظایف هفته ثبت می شود. پس از آن، تعیین هر روز مشخص می شود، که تحت آن وظایف خاص برای آن روز ثبت می شود.

ستون های بالای صفحه کارهای روزانه و هفتگی هستند که در هنگام تهیه برنامه روزانه به سادگی در برگه مناسب کپی می شوند.

برنامه ماهانه با استفاده از طرح زیر تدوین می شود:

علامت کارایی

حال به تحلیل ستون «وضعیت» بازگردیم. این ستون است که به شما امکان می دهد اثربخشی روزهای خود را ارزیابی کنید. ستون "وضعیت" نشان می دهد که آیا کار برنامه ریزی شده تکمیل شده است یا خیر. 3 کاراکتر ممکن برای نشان دادن وضعیت استفاده می شود:

V - انجام شد

ب - تا حدودی محقق شده یا به دلایل عینی محقق نشده است

ن - برآورده نشده است

در طول روز، با تکمیل وظایف، برگه به ​​شکل زیر در می آید:

با استفاده از تابع "مرتب سازی" (مورد منو - داده)، می توانید به طور خودکار وظایف را مرتب کنید:

با این مرتب سازی (وضعیت => اولویت => زمان)، تمام کارهای انجام شده در بالای لیست قرار خواهند گرفت. شما دیگر نمی توانید به آنها توجه کنید و آن را روی کارهای باقی مانده متمرکز کنید.
در پایان روز، زمانی که تمام ستون ها پر می شوند، سیستم پیشنهادی به شما امکان می دهد تا به طور بی طرفانه و عینی کارایی استفاده از زمان را ارزیابی کنید.

لیست وظایف در پایان روز به شرح زیر است:

استفاده از رنگ های مختلف پس از مرتب سازی به شما این امکان را می دهد که اثربخشی روز را به صورت بصری نشان دهید.
در مثال بالا، از 13 کار برای روز 9، 9 کار تکمیل شد، 3 کار تکمیل نشد و 1 کار به دلایل عینی تکمیل نشد. با توجه به اینکه امتیاز B به عنوان 0.5/0.5 محاسبه می شود، نتایج روز به این صورت است: در مجموع - 13. به علاوه - 9.5؛ منهای - 3.5. من یک روز را در صورتی موفق به حساب می‌آورم که بیش از دو سوم تعداد کل کارهای "به اضافه" باشد. نیمه موفق - از نیم تا دو سوم کل. ناموفق - اگر بیش از نیمی از وظایف "منهای" وجود داشته باشد. نسبت های دیگری نیز ممکن است، بسته به دقت شما نسبت به خودتان.

یک سیستم مشابه برای ارزیابی اثربخشی هفته استفاده می شود. در آرشیو، هفته گذشته به این صورت است:

یک سیستم مشابه برای ارزیابی اثربخشی ماه ها و سال ها استفاده می شود. ماه:

به همین ترتیب، می توان نتایج یک سال، یک دهه و غیره را تا خلاصه کردن نتایج یک زندگی کامل جمع کرد :)

همچنین می‌توانید فهرست تلفن خود را در یک فایل با کاربرگ‌ها و زمان‌سنجی ذخیره کنید.
استفاده از سیستم پیشنهادی در حضور یک کامپیوتر جیبی به خصوص راحت است. در این صورت فایل با برگه وظایف و ردیابی زمان همیشه همراه شما خواهد بود و می توانید در طول روز تغییراتی در آن ایجاد کنید.

شما به سادگی می توانید برگه های وظایف و ردیابی زمان را روی چاپگر چاپ کنید. توصیه می‌کنم تعداد مشخصی از ستون‌ها را خالی بگذارید تا کارهای نوظهور را در طول روز وارد کنید.
امیدوارم سیستم فوق به همان اندازه که به من در سازماندهی زندگی ام کمک کرده برای شما مفید باشد. موفق باشید!

الکسی فدوروف، دسامبر 2004 تماس: [ایمیل محافظت شده]. ویرایش - گلب آرخانگلسکی،
مقاله به طور خاص برای سایت نوشته شده است. آدرس سند در سایت:
بدون توافق اضافی با نویسنده، انتشار در نشریات آنلاین رایگان، با حفظ یکپارچگی متن، از جمله این اطلاعیه، و پیوندهای کاری مجاز است. انتشار در نشریات آنلاین پولی و رسانه های کاغذی نیاز به توافق با نویسنده دارد.

با درود! همه می دانند که اصطلاح "مدیریت زمان" به معنای واقعی کلمه "مدیریت زمان" ترجمه می شود. اما این کاملاً صحیح نیست - از این گذشته ، شخص هنوز نمی داند چگونه زمان را مدیریت کند. اما ما می توانیم به طور موثر امور خود (و نه تنها کارگران) را با در نظر گرفتن محدودیت های زمانی مدیریت کنیم!

بهره وری چیزی است که افراد موفق را از دیگران جدا می کند. نیکلاس روریچ در طول زندگی خود 7000 نقاشی و 30 کتاب کشید و نیمی از جهان را سفر کرد. و منابع غیر قابل جایگزین و ارزشمند خود را چگونه خرج می کنید؟

به نظر من مدیریت زمان مجموعه ای از ترفندها و ترفندهایی است که فریب دادن تنبلی خود را آسان می کند. من ابزارهای مدیریت زمان اثبات شده شخصی را ارائه می دهم!

نام مطمئنا خنده دار است، اما روش کاملا جدی است. 🙂 ابزار Pomodoro برای حداکثر غلظت مورد نیاز است. به نظر من، این یکی از موثرترین راه ها برای انجام هر کاری در مدت زمان کوتاه است.

نکته چیست؟

• وظیفه ای که روی آن کار خواهید کرد را به وضوح مشخص کنید
• یک تایمر (شاید به شکل گوجه فرنگی) را دقیقاً 25 دقیقه تنظیم کنید
• بدون حواس پرتی تا بوق کار کنید
• یک استراحت کوتاه 4-5 دقیقه ای داشته باشید
• به قسمت 25 دقیقه ای بعدی بروید
• بعد از هر مرحله ششم، 15-20 دقیقه استراحت طولانی کنید

این ابزار برای حل یک کار که باید کاملاً روی آن تمرکز کنید عالی است: نوشتن گزارش، ایجاد یک طرح طراحی وب سایت، ترجمه متن از انگلیسی.

برنامه ریزی اولویت

این روش بر اساس ماتریس آیزنهاور است که من در مورد آن صحبت می کنم. ربع چهار مربع با دو محور است. به صورت افقی، ماتریس به "فوری" و "غیر فوری"، به صورت عمودی - به "مهم" و "غیر مهم" تقسیم می شود.

هر کار بر اساس دو معیار (فوریت و اهمیت) اولویت تعیین می شود. فقط چهار گزینه می تواند وجود داشته باشد: A، B، C، D.

روش برنامه ریزی اولویت چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده می کند؟

1. وظایف فعلی را در ستون های A، B، C، D بنویسید
2. ما وظایف "A" (در صورت وجود) را انجام می دهیم. برنامه ریزی خوب نشان می دهد که باید تا حد امکان موارد "فوری و مهم" کمتری وجود داشته باشد. وظایف رده "A" می توانند به طور خود به خود در طول روز ظاهر شوند! بنابراین باید از قبل برای آنها وقت رزرو کرد.
3. وظایف مربع "C" (فوری، اما مهم نیست) به شخص دیگری واگذار می شود. یک مثال کلاسیک: رئیس یک شرکت اغلب وظایفی مانند "انتخاب خشکشویی"، "رزرو میز در رستوران" یا "رزرو بلیط هواپیما" را به دستیار شخصی محول می کند.
4. شروع به تکمیل وظایف از ربع "B" (مهم، اما نه فوری). اینها موارد اصلی هستند که بیشترین زمان و تلاش را می گیرند.
5. وظایف مربع "D" (غیر فوری و مهم نیست) را می توان بعد از بقیه تکمیل کرد یا به طور کلی نادیده گرفت. یا، در موارد شدید، به عنوان یک استراحت کوتاه در طول روز استفاده کنید

روش آلپ

یکی از ساده ترین و بصری ترین ابزارهای مدیریت زمان برای برنامه ریزی یک روز کاری.

• تهیه فهرستی از وظایف
• تعیین اولویت ها
• ما زمان تکمیل هر کار و کل نیاز به زمان را محاسبه می کنیم
• ما تعداد کل را به 60٪ از کل روز کاهش می دهیم
• ما هر چیزی را که قابل واگذاری است به دیگران واگذار می کنیم
• در پایان روز، اجرا را کنترل می کنیم و تمام باقی مانده ها را به روز بعد منتقل می کنیم

روش شواب

رئیس جمهور Bethlehem Steel چارلز شواب به مشاور آیوی لی 25000 دلار برای ایجاد این روش برنامه ریزی پرداخت کرد.

چگونه از روش شواب استفاده کنیم؟

• مهمترین کارها را بنویسید
• دنباله را مشخص کنید و آنها را شماره گذاری کنید
• ما روی حل مسائل در یک دنباله معین کار می کنیم
• پس از اتمام کار روی یک کار، بررسی می کنیم که آیا موارد جدید ظاهر شده اند و آیا اولویت ها به نفع دیگران تغییر کرده است یا خیر.
• افزودن موارد جدید به لیست با رعایت اولویت
• با کاهش اهمیت آنها به کار روی وظایف ادامه می دهیم.

با آزمایش تعدادی از روش ها و ابزارهای برنامه ریزی روی خودم، متوجه شدم که همه چیز به این سادگی نیست. برخی از تکنیک ها برای من کارساز نبود. دیگران نتایج شگفت انگیزی دادند، اما ... نه بلافاصله. به هر حال، گلب آرخانگلسکی مجموعه ای از ابزارهای کار را در کتاب خود ارائه می دهد "درایو زمان. چگونه می توان زندگی و کار را مدیریت کرد.

• زمانبندی خود را انتخاب کنید

اگر روز شما خیلی شلوغ نیست (یا ابزارها را دوست ندارید)، گزینه ایده آل یک دفترچه کاغذی معمولی است. اگر دائماً در رایانه کار می کنید، یک زمانبندی راحت به شکل الکترونیکی این کار را انجام می دهد. خوب، اگر نمی توانید زندگی خود را بدون ابزارها تصور کنید، بهترین دستیاران برنامه های کاربردی برای تلفن های هوشمند و تبلت ها هستند.

• برای روز پیش رو برنامه ریزی کنید

روز بعد بهتر است برای عصر قبل برنامه ریزی کنید، نه صبح روز "گزارش". همین را می توان در مورد برنامه های هفته نیز گفت. مطلوب است که آنها را در عصر یکشنبه درست کنید، نه دوشنبه.

• فورس ماژور را در نظر بگیرید

قبلاً، من سرسختانه همین اشتباه را مرتکب شدم: برنامه‌ای تنظیم کردم که در آن همه چیز بدون یک «پنجره» یکی پس از دیگری پیش می‌رفت. در عرض یک هفته، متوجه شدم که زندگی مداوم در حالت ضرب الاجل راهی مطمئن برای روان رنجوری است.

اولاً، برخی از پرونده ها را نمی توان در زمانی که من به آنها اختصاص دادم فشرده کرد. ثانیاً، در طول روز، وظایف جدیدی ظاهر شد که در برنامه در نظر گرفته نشد. ثالثاً، هفته‌ای دو بار فورس ماژور پیش می‌آمد: سوراخ شدن چرخ، ترافیک وحشتناک در راه جلسه یا دوستی برای تعمیر کمک خواست. چنین موارد پیش بینی نشده ای معمولاً زمان زیادی را می گیرد و شما را مجبور می کند که برنامه های روزانه خود را به طور اساسی اصلاح کنید.

نتیجه: هر روز "پنجره" را برای فورس ماژور بگذارید. اگر هیچ چیز "برنامه ریزی نشده" اتفاق نیفتاد، می توان زمان را صرف موارد زیر کرد:

• باقی مانده
• موارد از دسته "برای بعد"

به هر حال، مدتهاست که می خواستم در مورد ابزار مفیدی مانند "اعمال برای بعد" به شما بگویم. در دفترچه برنامه ریزی خود (یا برنامه ریز الکترونیکی)، یک صفحه جداگانه انتخاب کنید.

در آنجا همه موارد «غیر فوری» را که دست‌ها هرگز به آن‌ها نمی‌رسند، می‌نویسیم. ما بلافاصله آنها را به سه دسته تقسیم می کنیم: "تا یک ساعت"، "دو یا سه ساعت" و "نیم روز". به عنوان مثال: «قبض آب و برق سال گذشته را مرتب کنید»، «برای معاینه معمولی به دندانپزشک بروید» و «شیر آب آشپزخانه را بخرید و عوض کنید».

به محض اینکه ناگهان پنجره ای در برنامه شما ظاهر شد: فهرست کارها را "برای بعد" باز کنید و چیزی را انتخاب کنید که با روحیه شما مطابقت دارد. تنها در شش ماه، می‌توانید بدون زحمت، همه چیزهایی را که سال‌ها جمع شده است، دوباره انجام دهید!

از چه ابزارهای مدیریت زمان استفاده می کنید؟ در به روز رسانی ها مشترک شوید و پیوندهای پست های تازه را با دوستان در شبکه های اجتماعی به اشتراک بگذارید!

اگر دائما وقت کافی ندارید، به احتمال زیاد، آن را به طور غیر منطقی هدر می دهید و به برنامه ریزی آن توجه کافی نمی کنید. با کمک برنامه های کامپیوتری تخصصی و خدمات آنلاین یاد بگیرید که زمان خود را به درستی مدیریت کنید.

سرعت توسعه دنیای مدرن در طول صد سال گذشته شتاب گرفته است ... بر این اساس، ریتم زندگی یک فرد عادی در حال افزایش است. بسیاری از ما بیشتر روز کار می کنیم، سپس به خانه فرار می کنیم، به نوعی کارهای روزمره خانه را مدیریت می کنیم و به رختخواب می رویم، تا روز بعد بتوانیم همه چیز را از نو انجام دهیم...

همچنین اگر در تعطیلات آخر هفته بتوانید حداقل زمانی را برای انجام سرگرمی مورد علاقه خود یا فقط یک استراحت خوب اختصاص دهید، خوب است. بسیاری از ما در انجام این کار نیز شکست می خوریم، زیرا آخر هفته به حل مسائل روزمره اختصاص دارد. یعنی ما شاهد کمبود وقت هستیم!

با این حال، اگر از طرف دیگر نگاه کنید و حداقل چند روز هفته (یا هفته های بهتر) خود را تجزیه و تحلیل کنید، معلوم می شود که بیشتر زمان را نه برای وظایف رئیس صرف می کنیم، نه در جاده از محل کار / به سر کار، و نه حتی در کارهای خانه، بلکه در مورد کارهای مختلف و در ذات آنها بی معنی!

مکالمات بیهوده در "اتاق سیگار"، مرور شبکه های اجتماعی یا صرفاً بی هدف نشستن - این تمام چیزی است که وقت گرانبهای ما را که می توانیم به نفع تجارت یا بدن خود صرف کنیم، می گیرد!

اگر مدام احساس کمبود وقت می کنید و تصمیم جدی برای انجام کاری در این زمینه دارید، پیشنهاد می کنم مدیریت منطقی زمان را با استفاده از فناوری مدرن کامپیوتری یاد بگیرید!

کمی در مورد تئوری مدیریت زمان

تاریخچه مدیریت زمان داخلی از دهه 20 قرن گذشته آغاز می شود، زمانی که مفهوم "سازمان علمی کار" (SOT) تحت شرایط سیاست اقتصادی جدید ظاهر شد. هدف اصلی آن بهینه سازی روز کاری کارگران با حداکثر سود برای تولید و حداقل استرس بر روی یک فرد بود.

در طول کل دوره توسعه NOT، طرح ها و اصول مختلفی توسعه یافته است، با این حال، تقریباً همه آنها به این واقعیت خلاصه می شود که همه موارد و زمان صرف شده برای اجرای آنها باید با دقت برنامه ریزی شود. الگوریتم کلی برای چنین برنامه ریزی را می توان به عنوان یک طرح گام به گام نشان داد:

بر اساس این طرح، قبل از شروع هر کسب و کاری، ابتدا باید تمام راه های ممکن برای تکمیل موفقیت آمیز آن را تجزیه و تحلیل کنید. سپس اهداف را مشخص کنید و کل فرآیند اجرای برنامه را به وظایف کوچک تقسیم کنید. فقط پس از برنامه ریزی دقیق همه چیز و انتخاب موفق ترین الگوریتم اقدامات، می توانید شروع به کار کنید.

نکته مهم نیز کنترل نهایی اجرای وظایف است. به لطف کنترل، می توانید هزینه های زمان خود را تجزیه و تحلیل کنید و احتمالاً هنگام انجام کارهای مشابه در آینده، هزینه های نیروی کار خود را حتی بیشتر بهینه کنید.

امروزه روش های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد. با این حال، در واقع، همه آنها به یکی از سه مورد اصلی می رسند که در اصول رویکرد متفاوت است: ماتریس آیزنهاور، تکنیک زمان سنجی یا روش پومودورو. من پیشنهاد می کنم هر یک از روش ها را در نظر بگیریم و برنامه هایی را برای اجرای آنها انتخاب کنیم.

این تکنیک برنامه ریزی به افتخار رئیس جمهور آمریکا و رهبر نظامی مشهور دوایت آیزنهاور که توانست زمان خود را با موفقیت مدیریت کند، نام خود را گرفت.

ماتریس بر اساس اصل تدوین شده توسط جامعه شناس ایتالیایی اواخر قرن نوزدهم ویلفردو پارتو است که تنها 20٪ از همه تلاش ها 80٪ از نتیجه را ایجاد می کند (که به عنوان اصل 20/80 نیز شناخته می شود). آیزنهاور اصل پارتو را کمی تجدید نظر کرد و آن را سودمندتر کرد و وظایف خود را در زمینه چنین برنامه‌ریزی بر اساس درجه فوریت و اهمیت آنها مرتب کرد:

ماتریس یک سیستم مختصات معمولی است که در آن اهمیت موارد به صورت افقی و فوریت آنها به صورت عمودی نمایش داده می شود. تقاطع این دو محور صفحه ورق را به 4 قسمت تقسیم می کند که در سطح اولویت متفاوت هستند:

1. موارد مهم و فوری. این دسته شامل آن دسته از وظایفی است که به سریع ترین راه حل ممکن نیاز دارند و در زمینه فعالیت شما مهم هستند. به عنوان مثال، این می تواند شامل مواردی مانند تماس با مشتریان، تکمیل پروژه های فعلی و غیره باشد.
2. موارد مهم اما نه فوری. در این قسمت مواردی را خواهید داشت که به طور کلی برای کار شما مهم است اما اجرای آنها فوریت ندارد. به عنوان مثال، می تواند به طور منظم تکرار شود یا برای کارهای آینده نزدیک برنامه ریزی شود.
3. مسائل مهم نیست اما فوری. در اینجا ممکن است مواردی در درجه دوم اهمیت داشته باشید که عملاً به کار شما مربوط نمی شود یا بر نتیجه آن تأثیر نمی گذارد، اما نیاز به پاسخ سریع ما دارد. به عنوان مثال، شما باید تولد یک همکار را تبریک بگویید، با خاله ای از Bobruisk که ناگهان به ملاقات آمده بود ملاقات کنید یا در راه خانه نان بخرید.
4. مسائل مهم و فوری نیست. گسترده ترین بخش از فعالیت هایی که به هیچ وجه بر نتایج کار ما تأثیر نمی گذارد، فوری نیستند، بلکه سهم شیر زمان ما را "بلع" می کنند. اینها مکالمات بی معنی و مرور غیرسیستماتیک در اینترنت و بازی های رایانه ای بیهوده و بسیاری از کارهایی است که ما واقعاً می خواهیم انجام دهیم، اما حس کمی از آنها وجود دارد.

بنابراین، با استفاده از اصل Occam's Razor، می‌توانید تنها مهم‌ترین و فوری‌ترین کارهایی را شناسایی کنید که سود واقعی برای کسب‌وکاری که انجام می‌دهید به همراه خواهد داشت. بقیه فعالیت‌هایی که فوری و مهم نیستند، یاد می‌گیرید که در طول زمان محدود کنید، به ترتیب زمان بیشتری را در اختیار خود برای فعالیت‌های سازنده قرار دهید.

اگر تصمیم به استفاده از این روش برنامه ریزی دارید، برنامه ای به نام Chronometer می تواند در این مورد به شما کمک کند:

این برنامه نیازی به نصب ندارد، بنابراین می توان آن را از هر رسانه ای اجرا کرد، اما در برخی از سیستم ها (مثلاً در ویندوز XP) نمی تواند به طور خودکار پایگاه داده ایجاد کند. اگر با این مشکل مواجه شدید، کافی است یک سند متنی خالی ایجاد کنید و نام آن را با پسوند تغییر از txt به sqlite تغییر دهید. یا فقط فایل تمام شده را از وب سایت ما دانلود کنید. فایل دانلود شده را به عنوان پایگاه داده برنامه مشخص کنید و همه چیز کار خواهد کرد.

هنگامی که برنامه شروع می شود، می توانید اولین لیست کارها و وظایف خود را برای آن ایجاد کنید. لطفاً توجه داشته باشید که هر کار را می توان به عنوان مهم و / یا فوری علامت گذاری کرد و همچنین برای آن ضرب الاجل تعیین کرد. این لازم است تا کرونومتر بتواند به طور خودکار تمام وظایف را در قالب یک ماتریس آیزنهاور مرتب کند:

همانطور که می بینید، نمایش ماتریس در اینجا کمی با آنچه در بالا بحث کردیم متفاوت است، اما اصل یکسان است. فقط محورهای مختصات را عوض کردم. با نگاه کردن به ماتریس، می توانید به سرعت کارهای مهم و فوری را اولویت بندی کرده و در اسرع وقت به اتمام برسانید تا با موارد بی اهمیت و غیر فوری مقابله کنید :)

زمان سنجی

اگر دوست دارید همه چیز را با جزئیات و به طور مداوم انجام دهید، شاید تکنیکی به نام "Timkeeping" برای شما مناسب باشد. این تکنیک در دهه 70 به لطف کتاب D. Granin "این زندگی عجیب" در اتحاد جماهیر شوروی شهرت یافت.

"زمان سنجی" بر اساس اصل تثبیت تمام اقدامات انجام شده توسط یک فرد در یک دوره زمانی معین (بهینه - دو هفته) است. در پایان هر روز، فرد باید تجزیه و تحلیل مستمری از کار انجام شده انجام دهد و اقداماتی را که زمان بر هستند، اما کاربردی ندارند، شناسایی کند.

در پایان مشاهده دو هفته ای، یک تحلیل کلی انجام می شود. در نتیجه دو فایده داریم. اولاً، ما اطلاعات کاملی در مورد اینکه وقت خود را صرف چه چیزی می کنیم به دست می آوریم، "بلعنده" اصلی آن را شناسایی می کنیم و می بینیم که در چه چیزی می توانیم صرفه جویی کنیم. ثانیاً، در طول دوره مشاهده، انضباط شخصی را یاد می گیریم و حس درست ریتم کار را توسعه می دهیم.

می توانید اقدامات خود را به هر شکلی که برای شما مناسب است ضبط کنید: روی کاغذ، در یک سند متنی در رایانه شخصی، در یک نوت بوک تلفن یا حتی با استفاده از یک ضبط کننده صدا. با این حال، اگر به اینترنت دسترسی دارید، بهتر است این کار را با کمک خدمات ویژه ای مانند Time-Master.ru انجام دهید.

این سرویس نوعی سازمان‌دهنده آنلاین است که در آن می‌توانید هر یک از اقدامات انجام شده و کارهایی که هنوز تکمیل نشده‌اند را ضبط کنید.

به طور پیش فرض، برگه "روز کاری" باز است، جایی که می توانید تمام اقدامات فعلی (طبق اصطلاحات سرویس - "رویدادها") و وظایف را وارد کنید. برای ورود، می‌توانید از برگه «زمان‌بندی» استفاده کنید (همه داده‌ها با استفاده از یک پنجره بازشو مانند تصویر بالا وارد می‌شوند) یا از نوع ورودی ساده‌شده در برگه «خاطرات خاطرات» استفاده کنید.

علاوه بر روز جاری، می‌توانید با استفاده از برگه تقویم (ماهانه یا هفتگی) اهداف را برای مدت طولانی‌تری برنامه‌ریزی کنید. کنترل اقدامات انجام شده با استفاده از برگه های "Tasks" و "Diary" راحت است:

این سرویس بسیار قدرتمند و کاربردی است، بنابراین اگر تصمیم به استفاده از آن دارید، توصیه می شود با ارائه ای که پس از ثبت نام به شما نشان داده می شود، آشنا شوید. در غیر این صورت، خطر از دست دادن فرصت استفاده از بسیاری از ویژگی های مفید را دارید!

روش پومودورو

برای بی حوصله ترین ها و کسانی که نمی توانند برنامه ریزی طاقت فرسا را ​​تحمل کنند، یک فناوری مدیریت زمان دیگر وجود دارد - روش پومودورو (یا "پومودورو"، برای استفاده از اصطلاحات اصلی)!

این روش نام خود را به افتخار تایمر آشپزخانه به شکل سبزیجاتی به همین نام گرفت (اینها در دهه 80 در اروپا و آمریکا محبوب بودند). و توسط فرانچسکو سیریلو، دانشجوی آن زمان در دانشگاه ایتالیا، اختراع شد.

ماهیت روش این است که شما کار فعلی ("pomodoro") را برای خود فرموله می کنید و یک تایمر برای 25 دقیقه تنظیم می کنید. در این مدت باید برای تکمیل کار وقت داشته باشید. پس از انجام یک "پومودورو" یک استراحت کوتاه 3 تا 5 دقیقه ای دارید و پس از انجام 4 - یک استراحت طولانی 15 تا 30 دقیقه ای.

روش پومودورو، با تمام سادگی‌اش، به کسی که از آن استفاده می‌کند، اجازه می‌دهد تا حد ممکن خود انضباط داشته باشد. از این گذشته ، 25 دقیقه زیاد نیست ، اما باید ضرب الاجل را رعایت کنید :)

با توجه به سهولت اجرا، تعداد زیادی برنامه و سرویس وجود دارد که از این روش برای مدیریت زمان استفاده می کنند. با این حال، اکثر آنها به زبان انگلیسی هستند. با این حال، روس ها نیز وجود دارند. من پیشنهاد می کنم برخی از آنها را در نظر بگیریم.

پومودورو برای ویندوز

برای رایانه شخصی، یک برنامه رایگان کوچک به نام Tomighty وجود دارد:

این توسعه برنامه نویسان ایتالیایی است، اما تقریباً کاملاً روسی شده و استفاده از آن بسیار آسان است.

پس از نصب و راه‌اندازی آن، نماد کوچکی به شکل گوجه‌فرنگی در سینی ظاهر می‌شود که می‌توانید برای شروع تایمر روی آن کلیک چپ کنید یا با کلیک راست به منوی زمینه با تنظیمات دسترسی پیدا کنید.

به هر حال، در مورد تنظیمات. در تب اول می توانید فواصل زمانی پیش فرض را تغییر دهید و در دومی توصیه می کنم تیک گزینه “Hide the window automatically” را بردارید و قابلیت کشیدن پنجره تایمر (Allow draging the window around) را فعال کنید. اکنون همه چیز آماده است و می توانید پنجره اصلی را باز کرده و خود تایمر را راه اندازی کنید:

Tomighty در بالای تمام پنجره ها نمایش داده می شود و شروع و پایان کار را با صداها به شما اطلاع می دهد. در حین کار، تایمر تیک می زند. اگر این مورد شما را آزار می دهد، فقط این گزینه را در تنظیمات تب "صداها" غیرفعال کنید.

پس از اتمام یک "پومودورو"، برنامه به شما پیشنهاد می دهد که استراحت کنید - موافقت کنید :) 5 دقیقه استراحت کنید و به سر کار بازگردید. هنگامی که 4 کار را انجام دادید، نیم ساعت مکث طولانی کنید و پس از آن تایمر دوباره شروع به شمارش 4 "پومودورو" بعدی می کند.

پومودورو برای اندروید

با توجه به متحرک بودن سیستم اندروید، تایمرهای متفاوتی برای آن وجود دارد. کافی است به Google.Play بروید و کلمه "Pomodoro" را در نوار جستجو وارد کنید تا این مورد را تأیید کنید.

افسوس که با توجه به اینکه من یک نسخه قدیمی اندروید را روی گوشی خود دارم، توانستم فقط دو برنامه از این نوع (و هر دو به زبان انگلیسی) را تست کنم. و بهترین آنها را من می توانم Simple Pomodoro نام ببرم:

پس از راه اندازی برنامه، با یک تایمر به صفحه نمایش می رویم. اگر روی آن ضربه بزنید، دستگاه شما به حالت قفل می رود و یک شمارش معکوس 25 دقیقه ای به صورت تمام صفحه روی آن نمایش داده می شود. اگر دکمه "بازگشت" را فشار دهید، می توانید تایمر را خاموش کنید یا آن را به پس زمینه تغییر دهید تا اقدامات دیگر را انجام دهید.

علاوه بر صفحه اصلی با تایمر، Simple Pomodoro دارای دو صفحه دیگر است: یک برنامه زمان‌بندی کار (از صفحه پیش‌فرض به سمت راست بکشید) و آمار (کشیدن انگشت به چپ). در حالت زمانبندی، نه تنها می توانید وظایفی را در برنامه ایجاد کنید، بلکه آنها را از تقویم گوگل نیز وارد کنید!

مانند همه برنامه های مشابه، Simple Pomodoro دارای تنظیماتی است که در منوی صفحه آمار یا با فشار دادن دکمه سیستم "Menu" در دسترس هستند:

در این تنظیمات می توانید فواصل زمانی تکمیل کار و استراحت، تنظیم صداها، مسدود کردن گزینه ها و سایر پارامترها را تغییر دهید.

پومودورو آنلاین

اگر کار شما با رایانه متصل است و به طور مداوم به اینترنت دسترسی دارید، سرویس روسی زبان Pomidorka یک انتخاب ایده آل برای مدیریت زمان گوجه فرنگی خواهد بود:

این سرویس فقط یک تایمر نیست که هر زمان که بخواهید می توانید آن را روشن کنید، بلکه یک ابزار وظیفه محور است! برای استفاده از «پومودورو» پس از ثبت نام، باید به بخش «وظایف» بروید و حداقل یک هدف برای خود تعیین کنید و سپس آن را برای اجرا ارسال کنید و به قسمت «تایمر» بروید:

وظیفه تازه ایجاد شده باید در لیست ظاهر شود و برای شروع تایمر برای آن، فقط باید روی دکمه "Play" کلیک کنید. در حالت تایمر در حال اجرا، شما این فرصت را دارید که کار فعلی را زودتر از موعد مقرر متوقف یا تکمیل کنید، که بسیاری از آنالوگ ها ندارند. می توانید عملکرد خود را در بخش "آمار" کنترل کنید.

اگر نیاز به تغییر فواصل تایمر پیش‌فرض دارید، می‌توانید این کار را با کلیک کردن روی پیوند «سفارشی کردن پومودورو» در گوشه سمت چپ پایین صفحه انجام دهید.

باید گفت که سرویس Pomodoro کاملاً جوان است و به طور فعال در حال توسعه است، بنابراین، ممکن است به زودی برخی از عملکردهای اضافی را که همتایان بزرگ انگلیسی زبان دارند به دست آورد (به عنوان مثال، همگام سازی موارد با تقویم Google یا واردات / صادرات لیست وظایف و آمار).

بنابراین کاملاً ممکن است که پاسخ داخلی شایسته ای به "گوجه فرنگی خارجی" در اختیارمان قرار گیرد که کاملاً رایگان باشد (حداقل نویسنده چنین می گوید)!

نتیجه گیری

می خواهم مقاله امروزمان را با یک حکایت به پایان برسانم:

برای تعویض لامپ به چند روانشناس نیاز است؟
- یکی کافی است اگر لامپ آماده تعویض باشد!

در مورد مدیریت زمان نیز وضعیت مشابه است. اگر به طور جدی تصمیم دارید که اتلاف وقت خود را سازماندهی کنید، مهم نیست که کدام روش یا برنامه را برای این انتخاب می کنید - به هر حال موفق خواهید شد.

با این حال، اگر تمایل خاصی به خود انضباطی وجود نداشته باشد، مهم نیست که چه چیزی را انتخاب کنید، هیچ معنایی در آن وجود نخواهد داشت. بنابراین، قبل از جستجوی یک برنامه معجزه آسا برای مدیریت زمان، از خود بپرسید که آیا آماده تغییر هستید یا خیر. اگر پاسخ مثبت است، پس ادامه دهید! من برای شما منطقی ترین و مفیدترین راه را برای صرف تمام وقت خود آرزو می کنم!

P.S. کپی و نقل قول آزادانه این مقاله مجاز است، مشروط بر اینکه یک پیوند فعال باز به منبع ذکر شده باشد و نویسندگی روسلان ترتیشنی حفظ شود.

مدیریت زمان به حق یکی از مهم ترین مهارت های یک فرد تجاری مدرن محسوب می شود. با مدیریت موثر زمان، بهره وری شخصی را به میزان قابل توجهی افزایش می دهیم، به تمام اهداف خود می رسیم و به ارباب واقعی زندگی خود تبدیل می شویم. این مقاله چندین روش کار برای افزایش بهره وری با کمک متخصصان به شما ارائه می دهدمدیریت زمان . بنابراین، اجازه دهید آنها را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

ماهیت این روش شناخته شده مدیریت زمان این است که تمام وظایف آتی را به 4 دسته تقسیم می کند: A (مهم ترین و فوری)، B (مهم، اما نه خیلی فوری)، C (فوری، اما کمتر مهم) و D (جزئی). و غیر فوری).مدیریت زمان با توجه به یک طرح مشابه بارها اثربخشی خود را ثابت کرده است، اما به مقدار مشخصی تجربه نیز نیاز دارد.

در ابتدا، ممکن است با افزودن فوری آنها به بخش A یا B، اهمیت/فوریت موارد خاص را اشتباه قضاوت کنید. بنابراین، می‌توانید این دسته‌ها را در مقایسه با بقیه بیش از حد بارگذاری کنید. با این حال، هنگامی که به آن دست پیدا کردید و از آن استفاده کردید، شروع به اولویت بندی سریع و دقیق خواهید کرد و به طور قابل توجهی بهره وری و عملکرد شخصی خود را افزایش خواهید داد.

• نقشه های ذهنی (نقشه های فکری)

این یک روش جهانی برای پردازش و ساختاردهی اطلاعات است که برای آن نیز عالی استمدیریت زمان . این نمودار بر اساس یک نمودار درختی است که می تواند شامل وظایف، اهداف، ایده ها، منابع یا هر داده دیگری باشد. اعتقاد بر این است که ساختار آن بسیار کارآمدتر و قابل خواندن تر از لیست ها، جداول یا طرح های خطی سنتی است.

نقشه های ذهنی یک ابزار برنامه ریزی قدرتمند است که به شما کمک می کند به راحتی و به سرعت برنامه های یک هفته، ماه، سال یا هر دوره زمانی دیگر را توسعه دهید. علاوه بر این، این روش برای تهیه هر پروژه در مقیاس بزرگ (به عنوان مثال، طرح های تجاری) مناسب است، به شما این امکان را می دهد تا تمام جزئیات مهم و ارتباط آنها با یکدیگر را با جزئیات شرح دهید. نقشه های ذهنی یک روش بسیار ساده است.مدیریت زمان ، آنها را می توان هم بر روی یک صفحه کاغذ معمولی و هم به صورت دیجیتال با استفاده از خدمات تخصصی اینترنت گردآوری کرد.

این سیستم مدیریت زمان هرمی است که از 6 پله متوالی تشکیل شده است. در بالای آن یک برنامه برای روز (باید روزانه تنظیم شود)، در زیر آن یک برنامه کوتاه مدت برای یک هفته / ماه، سپس یک برنامه بلند مدت برای یک سال یا چند سال است. سه مرحله اساسی هرم، برنامه ریزی در مقیاس بزرگ است که شامل یک طرح اصلی برای دستیابی به هدف فعلی، هدف جهانی زندگی و ارزش های کلیدی زندگی است. هرم فرانکلین نه تنها یک روش مدیریت زمان است، بلکه وظایف عمیق تر و جدی تری را نیز انجام می دهد و به شکل گیری دستورالعمل های زندگی افراد کمک می کند.

• نمودار گانت

نمودار گانت - راهمدیریت زمان ، به عنوان یک جدول پیاده سازی شده است که ردیف های افقی آن دوره های زمانی خاصی را نشان می دهد و ردیف های عمودی - لیستی از وظایف یا رویدادهای فعلی. نمودار نشان می دهد که چه مدت زمانی برای یک پروژه خاص اختصاص داده می شود. بنابراین، شما می توانید یک برنامه دقیق و دقیق برای اجرای هر کار ترسیم کنید، می توانید حتی بلندپروازانه ترین کار را به طور موثر به مراحل جزء آن تقسیم کنید و زمان اجرای آنها را کنترل کنید.

کیک آیدلر

این یک سرویس نوآورانه است که فرصت‌های فراوانی را برای ردیابی زمان کار فراهم می‌کند - هم بهره‌وری شما و هم بهره‌وری افراد دیگر (مثلاً کارمندان شرکت). KickIdler یک رویکرد اساسی جدید برایمدیریت زمان با استفاده از فناوری های پیشرفته این سیستم یک تجزیه و تحلیل جامع از داده های دریافتی از رایانه انجام می دهد و گزارش های دقیقی از بهره وری تولید می کند. با استفاده از KickIdler، می‌توانید به‌طور مؤثر و سریع کنترل کنید که شما و زیردستانتان چقدر برای کارهای مختلف تجاری و چقدر زمان صرف امور شخصی می‌کنید. این روشمدیریت زمان دارای طیف گسترده ای از برنامه های کاربردی، برای هر کسب و کار (کوچک یا بزرگ)، برای موسسات آموزشی و حتی برای کنترل کامپیوتر خانگی مناسب است.

همانطور که می بینید، در حال حاضر تکنیک های مدیریت زمان بسیار متنوعی وجود دارد که با استفاده از آنها در کنار هم، می توانید بهترین نتایج را بدست آورید. کارشناسان توصیه می کنند که هر تمرین را در عمل آزمایش کنید و سپس از بین آنها یکی (یا آنهایی) که برای شما ایده آل است را انتخاب کنید.

فرآیند آماده سازی رویداد شامل ده ها کار، تماس، سفر و جلسه است. برای انجام همه کارها، باید زمان را کنترل کنید و آن را به درستی توزیع کنید، بتوانید وظایف را اولویت بندی کنید و حواس شما را به چیزهای کمتر مهم پرت نکند. این نه تنها به دانش تکنیک های اساسی مدیریت زمان کمک می کند، بلکه به برنامه های ویژه ای که برای کنترل و برنامه ریزی موثر زمان ایجاد می شود نیز کمک می کند. .|

ما انتخابی از 10 برنامه راحت را ارائه می دهیم که با آنها می توانید اجرای وظایف روزانه را بهتر سازماندهی و کنترل کنید.

1. برنامه ریز زمان

10. دستور کار روزانه

برنامه روزانه یک برنامه برای دستگاه های iOS است که در فروشگاه App با قیمت 1.99 دلار موجود است. این برنامه برای جمع آوری جلسات، رویدادها و فعالیت ها از تقویم های مختلف و سایر برنامه های مشابه در یک لیست طراحی شده است. همانطور که توسط توسعه دهندگان برنامه ریزی شده است، چنین همگام سازی کمک می کند تا با مرور یادداشت ها پریشان نشوید و نگران احتمال از دست دادن تصادفی یک رویداد مهم در چرخه امور روزانه نباشید.