Ważne, ale nie pilne. Eisenhuer Matrix - zasada skutecznego zarządzania czasami

W weekend był zaplanowany nad morzem planów, ale w końcu spędzałeś czas na oglądanie serii i nic nie zrobiłeś? A może zostałeś zabity przez zadania w pracy, a lawina pilnych przypadków wzrasta codziennie? Z pewnością słyszałeś, że kompilacja list przypadków może przenieść sytuację z martwego punktu. Ale czasami nie pomaga i nie ma nacisku na liście zadań i pozostaje niespełniona. Dlaczego? Ponieważ lista jest wykonywana nieprawidłowo i / lub podążasz za przypadkami nie w porządku. Rozwiąż te problemy pomogą matrix Eisenhauer.jest - matrycy priorytety. Chodzi o niej, że sugerujemy porozmawiać.

Eisenhower Priority Matrix - Co to jest?

To narzędzie do przygotowywania priorytetów i zarządzania czasem jest nazwane na cześć jego wynalazcy, jednego z amerykańskich prezydentów - Dwight David Eisenhawer.. Główny pomysł położony w macierzy priorytetowej jest następujące: Zadania są sortowane przez cztery grupy. W zależności od dwóch kryteriów - pilności i znaczenia ich wdrożenia. W którym nie wszystkie pilne rzeczy są ważne i nie wszystkie ważne sprawy. Aby skutecznie poradzić sobie z zadaniami, musisz zrozumieć, która grupa do atrybutu lub innej, a to będzie ci powiedzieć, kiedy potrzeba.

Ta metoda - gdy jest prawidłowo używany, pozwoli Ci wykonać wszystkie zadania na czas i uniknąć przypadków przylegających do siebie, tworząc lawinę nierozwiązanych problemów.

Jak zrobić listę przypadków na podstawie matrycy priorytetowej?

Powtórz: W celu zaplanowania planu działania zgodnie z matrycą Eisenhower, wszystkie zadania z listy należy podzielić na 4 główne kategorie:

kategoria A.: Ważne i pilne;
kategoria B.: Ważne, ale nieokreślone;
kategoria C.: Pilny, ale warto;
kategoria D.: Irdderation i nieważne.

Wygodne jest rozłożenie arkusza papieru na cztery duże kwadraty i wyznaczyć każdy z odpowiedniego koloru i listu, po którym wprowadzasz zadania. Przeanalizujemy wszystkie kategorie bardziej szczegółowe, z przykładami.

1. Kategoria A.

Ważne i pilne przypadki - sytuacje, kiedy oświetlony jest spalanie Lub przyjdź za duże okoliczności. Dzisiaj jest ostatni dzień, aby zapłacić kredyty hipoteczne w tym miesiącu, raport dla szefa musiał zostać wysłany wczoraj, a wieczorem idziesz do lekarza z powodu ostrego bólu zęba - to jest kategoria A. Jeśli kompetentnie rozpowszechniasz swoje sprawy , Wtedy ten przedmiot będzie zawierał najmniej zadania, a nawet lepsze, jeśli nie jest puste.

2. Kategoria B.

Ważne, ale nieokreślone - Muszą być główna część prześcieradła. Są to rzeczy, które jutro po jutrze mogą przenieść się do kategorii A, jeśli nie spełniasz ich dzisiaj. Są ważne, ale jest mała tymczasowa rezerwa i mogą być na chwilę krótki. Obejmują one codzienne zadania robocze., Wymiana kolejnej pracy, ale już zaczął kapie dźwigów w łazience, wyprzedzenie zakupu biletów na koncert. Również w tej samej kategorii obejmują sprawy związane ze swoim globalnym life Tards. . Na przykład, jeśli chcesz otworzyć własną firmę lub znajdź nowa praca I dla tego musisz opanować nową umiejętność, naucz się innego język obcy, wziąć dodatkowy porządek do tworzenia kapitału itp.

3. Kategoria C.

Pilne, ale godne uwagi. To jest zakończyć dzisiaj, ponieważ następny dzień będzie spóźniony lub nieodpowiedni. Plany grupowe mogą być skierowane do tworzenia wygodne warunki życia i ustanowić połączenia społeczne.

Obejmuje to terminowe gratulacje dla przyjaciół i kolegów z wakacji lub wycieczki do domku, aby pomóc rodzicom zebrać zmięte jagody. Innym przykładem jest zakup nowego telewizora z dużym zniżką. Jeśli nie było to dla akcji, kupiłbyś go dużo później, a jeśli jedziesz w krótkim czasie, otrzymasz pożądane bardziej niezwłocznie i tańsze. Innymi słowy, wdrażanie działań kategorii C jest niekrytyczne, ale lepiej i wygodniejsze, aby je na czas.

4. Kategoria D.

Niezależny i nieważny. Najbardziej podstępna kategoria, w której obejmuje głównie "Chronofagi" lub "zabójcy czasu" (dosłownie "zjadacze czasu", "zabójcy czasu"). Do tego elementu można umieścić widok filmu, rozmowy telefoniczne z przyjaciółmi, czytanie książek, podawanie wiadomości z backbone. Aby oprzeć się pragnieniu wykonywania tych działań zamiast zadań z pierwszych trzech kategorii, musisz mieć dobrze rozwiniętą siłę woli, bądź w stanie zabrać się w rękę i skoncentrować się na tym, czego potrzebujesz, a nie na tym, czego chcę.

Po dystrybucji rzeczy na cztery kolumny, zacznij wykonać je z pierwszego elementu. Jeśli dowiesz się, jak postępować zgodnie z matrycą priorytetowej, nie tylko radzisz sobie z zadaniami na czas, ale także opuścić czas na rozrywkę - dla niezbędnych i nieważnych zadań.

1. Na początku może być trudne do dystrybucji przypadków. Aby ten proces był prostszy, zadaj sobie pytania: czy to zadanie jest ważne? Czy biznes jest w moim priorytetach życia? Czy jego brak spełnienia jego porażki? Jeśli tak - to ważne. Aby zrozumieć, pilnie, czy sprawa, pomyśl, jeśli stracą znaczenie w najbliższej przyszłości? Jeśli tak - to zadanie jest pilne.

2. Spróbuj zostawić listę kategorii puste - pamiętaj o tym wszystkie niespełnione plany grupy B są tutaj związane.. Ponadto, różnorodna siła wyższa w tej samej grupie, której nie można z góry przewidzieć. Powtórz to, co najlepiej, przy prawidłowej rozkładu czasu, pilne i ważne zadania nie powinny być. Wyjątkiem będzie ta sama siła wyższa, jak również:

plany związane ze zdrowiem;
działania, na których zależy w realizacji ważnych celów (jeśli chcesz wyjechać za granicę w lecie, paszport jest lepszy do wydania z góry);
przypadki, których w przyszłości grozi odwrócić kłopoty (nie wypłacane w czasie, które zapłacił, może zakłócać granicę).

3.
Kategoria B - dla najbardziej obiecujące zadania. Statystyki pokazują, że ci, którzy płacą za cele z tej kategorii Szczególną uwagę szczególnie zwracają bardziej skuteczne, bardziej pewniej podnoszą drabinę kariery i odpowiednio zarabiać więcej. Jest to wyjaśnione faktem, że ze względu na terminowe wykonanie przypadków (w spokojnym tempie, bez pośpiechu), koncentrację i zdolność do zorganizowania priorytetów Osoba może w pełni pokazać swoje talenty i pomyśleć o jeden lub inny krok.

4. Niektóre zadania z kategorii byłoby bardziej poprawne do rangi z rozrywkamiPonieważ mogą zmniejszyć wydajność swojej pracy i jeść dość dużo czasu, chociaż są godne uwagi. Obejmuje to gratulacje odległych krewnych, kupując nową sofę i inne przypadki nie jest istotne. Ważne jest, aby móc odróżnić je z przypadków kategorii B i, jeśli to możliwe, przekazać ich wykonanie innym osobom.

5. Zadania D lub zjadacze czasumoże bezpiecznie zadzwonić nieproduktywny. Można jednak skorzystać z godzin wolnych. Na przykład przeczytaj dobrą książkę intelektualną zamiast powieści bulwarowej, sportu, gdy chcesz emocjonalny rozładowanie. Jeśli nie udało się oprzeć pokusie, aby spędzić czas na coś bezużytecznego, daj takie wydatki do minimum: w tym celu, najpierw postępuj zgodnie z zadaniami z innych kategorii.

Kiedy opanowałeś zasadę działania Matrix Eisenhower, nie tylko oddajesz sukces, ale także bardziej zrównoważoną i optymistyczną osobą, jak przestaniesz się martwić z powodu irytujących, ale ważnych drobiazgów, które nie miały wystarczająco dużo czasu wcześniej.

"Pilne przypadki, co do zasady, nie są najbardziej ważne i ważne - nie najbardziej pilne "d.aizenhauer

Dzisiejszy post będzie pierwszą metodologią analizowania czasu osobistego i organizowanie własnej działalności w najbliższej przyszłości.

Tak zwana "matryca ds. Eisenhower" jest klasyfikacją wszelkich nadchodzących lub obecnych spraw dotyczących kryteriów "pilność" i "znaczenie".

Zatem wyróżnia się cztery grupy przypadków:

Ważne i pilne przypadki;
Ważne i nieokreślone;
Nieważne i pilne przypadki;
Nieważne i niestrawne sprawy.

W zależności od kombinacji kryteriów każdy z przypadków jest traktowany zgodnie z jedną z opcji: "Upewnij się, że sam", "Utwórz niezawodną wykonawcę", "koniecznie overrun", "nie robić".

Pierwsza grupa (ważna i pilna) sąKiedy nakładanie się w twoim życiu są zjawiska inspekcyjne i stresowe. Są to przypadki, które wymagają wykonania "natychmiast".

Z reguły takie przypadki obejmują zawodowe projekty, zjawiska kryzysowe, zszedł z powyższych pilnych zadań.

Przypadki związane z niniejszą grupą, z reguły, odgrywają kluczową rolę w ocenie swoich działań jako specjalisty. Z tego powodu nie można ich zignorować.

Obecność więcej niż jednego przypadku z tej kategorii w tym samym czasie jest wskaźnikiem, w którym w najbliższej przyszłości będzie zacznie podjąć dodatkowy czas osobisty.

W drugiej grupie (ważne i nieokreślone) Przypadki i projekty, które mają na celu opracowanie projektu: analityka wdrożonych wydarzeń i wprowadzenie nowych pomysłów. Obejmuje to również środki zapewniające żywotność projektu w środowisku konkurencyjnym.

Decyzja o tych przypadkach wymaga odpowiedzialnego związku, ponieważ w przyszłości ich wyniki wpłyną na Twoją przyszłość, w której sytuacja będzie projektem, w którym uczestniczysz.

Jednakże główna różnica między niniejszą grupą przypadków z "ważnych i pilnych", która w obecności kompetentnych asystentów, możesz przekazać część zdarzeń, pozostawiając rezerwę czasu dla obowiązkowej kontroli i korygowanie możliwych błędów.

"Nieznaczne, pilne" przypadki - Co nie jest ważne dla ostatniego wyniku, ale wymaga natychmiastowego rozwiązania.

Z punktu widzenia oszczędzania czasu sprawy te są niezwykle nieopłacalne, niezależnie, ponieważ wynik, który zostanie osiągnięty, ponieważ byłoby ostrożne, nie będzie to szczególnie cenne dla głównej działalności. Takie przypadki muszą być odwrócone koniecznie i w żadnym wypadku, czy oni same robią.

Grupa 4 - "nieprzyzwoity, Nevable" -które można opisać doskonałym epitetem, który szeroko wśród trenerów zarządzających czasami: "Zjadcy czasu".

Wymaga to wszystkich połączeń telefonicznych, pytań i działań generowanych głównie przez znajomych (krewnych, kolegów, kumpli).

Sprawy te nie mają znaczenia dla tych projektów, w których uczestniczysz, jednak jesteś zmuszony do reagowania na nich, rozpraszający przed ważniejszą pracą.

Aby rozpocząć korzystanie z tej techniki w praktyce, spróbuj każdego dnia roboczego, aby rozpocząć od projektu wszystkich swoich obecnych spraw w formie "Eisenhuer Matrix".

Dążyć do zmniejszenia do 1-2 liczby projektów z kategorii "Ważne i pilne", które musisz zrobić sobie; Więcej niż ich kwota czas pracy Być może nie można pomieścić.
Stwind. do wszystkie zadaniamając znaczenie strategiczne byli na placu z statusem "ważnym i nie pilnie"; dokładnie ten status Sprawy, pozwala im wykonać je na czas i jakościowo. W przypadku, gdy wdrażasz projekt z statusem "ważny i nie pilnie", ale nie może sobie poradzić na własną rękę - przyciągnąć wyłącznie tych, którzy są kompetentni w tej kwestii. Również rezerwuj czas na kontrolę i poprawne błędy!
Przypadki "Nevable, ale pilne" — transfer Posiadać Asystenci. Lub, jeśli jest szansa, daj tym, którzy specjalizują się w takich sprawach.
"Spożycie czasu" z ich pracy próbują całkowicie wykluczyć. Nie skupiaj się na nich: uczyć ich blisko SMS do czasu pracy (lub wyłączyć swój osobisty telefon); Unikaj bezczynnych rozmów, dążą do nieśmiały się z dala od spotkań, które nie noszą niczego itp.

Przypuśćmy, że zamyśliście zbliżył się do brzmienia celu, pokonał opór wewnętrzny w formie strachu i prokrastinatsi, znalazł doskonałą motywację do osiągnięcia wyniku. Jesteś aktywny i pełen energii! Jednak po pewnym czasie zauważysz z zaskoczeniem, który jest uczciwy i uporczywy opracowany przez planowane 8 - 12 godzin, nie można dokładnie określić

co już zostało wykonane z zaplanowanego;
co otrzymuje wynik pośredni;
jeśli chodzi o osiągnięcie celu, który jest przed nimi.

Obraz okazuje się dość przygnębiające: Twój dzień jest pełen zmartwień, jesteś cały czas zajęty, a wynik nie zbliża się. Zamiast satysfakcji z faktu, że udało Ci się jeszcze kilka kroków w kierunku celu, czujesz się tylko zmęczenie i rozczarowanie.

"Problem ustawienia bramki"

W zarządzaniem czasowym taki zjawisko nazywa się "kwestiami bramkowania". W obliczu nią zaczynasz czuć się jak słynny bohater starożytnego greckiego mit - Sygiphoma, który jest skazany codziennie, aby przewrócić ogromny głaz, jadąc w tej chwili, gdy cel zostanie osiągnięty. Taki wspaniały głaz w twoim przypadku jest ciężką codzienną pracą, której wolumeta nie zmniejsza się, niezależnie od wysiłków.

Zorganizować priorytety

Chociaż problem, z którym napotkany jest naprawdę poważna i na dużą skalę, jest dość realistyczna, aby go rozwiązać. Ale gdzie się uruchomić? Po pierwsze, przed rozpoczęciem działania, musisz dowiedzieć się, co dokładnie chcesz osiągnąć na tym etapie i randze zadania w zależności od ich priorytetu.

Nie zaczynaj pracować nad zadaniem, zanim dokładnie zdefiniujesz, w jakim celu i ile jego wykonania promuje Cię.

Oczywiście istnieje cała kategoria spraw, co może być chaotyczne, zgodnie z zasadą "znalezioną". Jest nawet przydatny na swój sposób: taka aktywność tworzy konkretną postawę i pomaga przyłączyć główną pracę bez żadnych problemów. Takie przypadki można przypisać, na przykład, krajowe "nauczanie": umyć naczynia, wytrzyj kurz, zamiatać podłogę itp. Lista takich codziennych zadań rutynowych jest niewielka, poza tym, że plus ich realizacją jest to, że praktycznie natychmiast Zobacz wynik swoich wysiłków i po zakończeniu, to nie tylko poczucie satysfakcji z wykonanej pracy, ale także dość namacalny komfort fizyczny.

Jednakże, jeśli chodzi o te zadania, które należy rozwiązać podczas pracy w projekcie na dużą skalę, lista przypadków może stać się praktycznie "wymiarowa". Strategia chaotyczna nie jest tutaj odpowiednia - przecież jesteś ograniczony czas na spełnienie całego projektu. Oznacza to, że ryzyko, rozwiązywanie wielu wtórnych pytań, po prostu nie masz czasu, aby zrobić coś naprawdę ważnego, aby osiągnąć ostateczny cel. Dlatego przed złapaniem wszystkiego, podkreśl kilka minut do myślenia.

Zadania bieżące zasięg

Pomyśl o swoich działaniach - pomysł jest dobry, ale chcę to zrobić nie tylko skutecznie, ale także szybko. W tym celu odpowiednie jest dobrze znana metoda, która jest aktywnie stosowana w zarządzaniu czasami. Jest znany jako matryca Eisenhower. W różnych źródłach oferowane są kilka różne metody Użyj tej metody. Wydaje nam się najłatwiejszy i racjonalny, który zostanie omówiony dalej. Doskonale wskazał się jako wygodne narzędzie praktyczne zastosowanieWięc cieszę się, że mogę podzielić się nimi.

Matrix jest nazwą 34 przewodniczącego Stanów Zjednoczonych Dwight Eisenhower, dawnej armii generalnej. Jest to dla niego, że wynalazek przypisuje się tej metodzie, ale najprawdopodobniej zasługa Eisenhuer jest to, że kiedyś wyraził swoją myśl: "Nie wszystkie pilne sprawy są ważne, a nie wszystkie ważne rzeczy są pilne". Cytat zyskał popularność i oczywiście uformował podstawę idei matrycy.

Z pomocą matrycy Eisenhuer można szybko zrobić nawet raczej długą listę przypadków. Aby to zrobić, zapisz bieżące zadania (najlepiej, korzystając z metodologii GTD), a następnie docenić każdy z nich w sumie na dwóch kryteriach:

Czy to ważne? (więc nie)
Czy pilnie jest? (więc nie)

W rezultacie wszystkie elementy listy, w zależności od stopnia ważności / pilności, można umieścić w jednym z 4 kwadratów matrycy Eisenhower, który wygląda tak:

Warto zauważyć, że macierz w różnych systemach zarządzania czasami ma różne nazwy, a także interpretacja ćwiartki może być nieco różni się różnych autorów. Więc Stephen Kovi, autor książki "7 umiejętności wysokich ludzi" nazywa to pilną matrycą. Szczegółowe zalecenia dotyczące jego wykorzystania, daje w swojej pracy. W innych źródłach ta metoda nazywana jest opcją wizualną "Zasady 4d", które powiemy trochę później.

Jak pracować z ćwiartkami

Matrix Eisenhower ma nie tylko wiele nazwisk, ale także wiele interpretacji, jak zrobić z zadaniami umieszczonymi w każdym z ćwiartki. Oferujemy więcej szczegółów na temat dwóch interpretacji, a pierwszy z nich wydaje się wygodniejsze do codziennego użytku.

metoda Do-plan-delegat-elimin

Właściwie nazwa tej metody prowadzi już informacje o tym, jak zrobić z zadaniami, które umieszczane w każdej z 4 ćwiartki. Mieszkamy na tym jeszcze kilka.

Kwadrant 1: pilny i ważny

Są to przypadki, które wymagają natychmiastowych działań, w przeciwnym razie stanie się nieodwracalne: pożar, błąd, który może zablokować wydanie lub coś takiego. Idealna opcja jest sytuacja, gdy ta ćwiartka pozostaje pusta. W skrajnych przypadkach możliwe jest umieszczenie zadań z kwadrantu numer 2, jeśli nieprzewidziane okoliczności nagle wymagały ich pilnej decyzji.

Kwadrant 2: ważny, ale nie pilny

Jest to kwadrant dla najbardziej produktywnych zadań. Nie są one niezbędne do rozwiązania tego drugiego, więc każdy może mądrze planować i działać jakościowo. Praca nad realizacją zadań z drugiego kwadrantu, jesteś w wyniku samej wydajności, której braki, która doprowadziła do rozpaczy.

Aby jeszcze bardziej optymalizować pracę w tym kwadrancie, możesz ocenić zadania umieszczone w nim, na tej samej zasadzie wagi / pilności. Więc możesz najpierw zwrócić uwagę na bardziej pilne i ważne (nie "płonące"!) Zadania, a następnie spokojnie przenieśli się, aby rozwiązać mniej pilne i ważne (ale nadal znaczące do osiągnięcia celów).

Kwadrant 3: Nie ważny, ale pilny

Przypadki z tego kwadranta są najbardziej rozpraszającymi czynnikami, które naruszają spokój kursu przepływu pracy i zakłócać ostateczny cel. Jest to długa rozmowa telefoniczna, bezawaryjne dyskusje, które nie mają ostatecznego celu, konieczność odwrócenia uwagi, aby pomóc komuś z kolegami itd. Takie przypadki są zalecane, gdy tylko możliwe, aby przejść do tego, kto może sobie z nimi poradzić, zamiast ciebie. główny pomysł - Nie spełnij ich samodzielnie. Możesz je delegować lub zrezygnować z ich wykonania.

Kwadrant 4: Nie ważny i nie pilny

O sprawach, które były w tym kwadrantem, może po prostu zapomnieć. Z reguły to niektóre z twoich skróconych pragnień, które nie mają nic wspólnego z celami. Jeśli taki kwadrant okazuje się być pusty - jest to idealna opcja. Ale nawet jeśli istnieją pewne zadania, które nadal chciałbyś spełnić, odroczyć decyzję o tej kwestii na nieokreślonej długoterminowej i wrócić do nich po osiągnięciu głównego celu, ale na razie jest to tylko warte spędzania i czasu.

Zasada "4d"

W uczciwości muszę powiedzieć, że "4d" regułę w różnych interpretacjach niekoniecznie opisuje kwadranty matrycy, o której mówimy. Ale jeden z nich całkowicie odpowiada powyższym opisom i może być używany podczas pracy z ćwiartkami:

Wykonaj, delegować, odroczyć lub zrzucić (zrobić (pilnie), instrukcje (inne), odroczone (na jakiś czas), rzuć).
Zrób, decyduj, deleguj, usuń (wykonaj (teraz), zdecyduj (w jakiej sekwencji) instrukcje, usuwanie).

Główną zaletą opisanej metody jest to, że pozwala szybko ocenić dowolną liczbę zadań. Ponadto macierz

Pomaga wizualnie przedstawić kwotę zaplanowanych spraw i stopień ich znaczenia / pilności. Dlatego masz możliwość skutecznego używania czasu.
Dzięki nim można łatwo podzielić się zadaniami grup na podstawie tylko 2 prostych kryteriów. Jeśli nie było to dla tego warunku, byłoby znacznie trudniejsze do dystrybucji zadań quadów.

Sprawdź wydajność matrycy w praktyce

Możliwe jest użycie matrycy Eisenhower nie tylko do określenia, rozwiązania, do którego zadania doprowadzi do przedstawionego wyniku, a co - stwarza przeszkody do celu. Możesz użyć tej metody i oceny, jak skuteczne jesteś ogólnie. Jeśli więc wszystkie twoje zadania zostaną umieszczone w drugim kwadrancie, możemy powiedzieć, że osiągnąłeś maksymalną wydajność.

Ponadto, rozdzielanie zadań dla kwadrantów pozwala jasno określić, gdzie dokładnie jest to największy czas i energia i powie mi również, jak zwiększyć wydajność osobistą. Na przykład, poważnie pomyślaj o delegowaniu większości zadań do innych członków zespołu lub zatrzymania, wreszcie spędzać czas i wysiłek w sprawach, które znalazły miejsce w kwadrancie nr 4.

Zoptymalizuj użycie metody matrycy Eisenhauer przy użyciu aplikacji, które już istnieją w różnych wersjach: mobilnych, internetowych i stacjonarnych wersji. A aby nie popełniać błędów w ustalaniu celów i określić racjonalne sposoby, aby je osiągnąć, użyj usługi Smartprogress.. Z jego pomocą ponad 35 000 celów jest już zawartych przez różnych ludzi. Czy ustaliłeś swój cel?

Jaka jest matryca Eisenhuer Dwight David? Jak zaplanował Prezydent 34. US? Jaką zasadę organizacji pozwoliła sobie poradzić z ogromną liczbą przypadków? Opowiem ci o tym wszystkim teraz.

Podstawą zarządzania czasem jest zasada planowania. Główną rzeczą w planowaniu jest umieszczenie priorytetów - jakie przypadki powinny rozpocząć się pierwszą, i która nastąpiła później.

Bardzo prostą i niezwykle skuteczną techniką był używany przez 34. prezydent USA, później został wezwany na cześć jego imienia - zasada Eisenhuer Dwight David. Wszyscy rozumieją, że prezydent ma wiele rzeczy i prawidłowo planowania czasu jednej osoby zależy od losu milionów ludzi.

Jak przyjdzie prezydent Eisenhauer?

Właśnie tak - dzieli się wszystkimi zadaniami ważnych i pilnych. Aby lepiej zrozumieć metodę, narysuj matrycę David Eisenhuer Duight, dzieląc kwadrat do 4 równych części. W rezultacie będziemy mieć 4 kwadraty. Teraz zarejestrujmy się każdą z następujących nazw: ważne jest, aby nie ma znaczenia, pilnie, nie pilnie.

Istotą zasady Eisenhauera jest, gdy priorytet priorytetów należy najpierw wypełnić wszystkie ważne i pilne przypadki. Potem ważne i nieokreślone. Następny, nieważny pilny. A jeśli jest czas, aby w końcu być nieważnym i niezbędnym.

Po co?

Co daje stosowanie zasady Eisenhower? Po co rysować matrycę? Dlaczego nie może zrobić wszystkiego z rzędu bez żadnych problemów?

Prawdopodobnie wszyscy natknęli się na niedobór czasu - kiedy chcę mieć wszystkie planowane, ale nie działa, codziennie prezentuję nam niespodzianki i muszą naprawić swoje plany, odmawiając planowanej rekreacji, nowe możliwości pracy i tak dalej .

Nie można przewidzieć nieplanowanych, a zatem chcemy, czy niektóre plany muszą anulować. Ale ... i co, jeśli po raz pierwszy dokonamy głównych zadań, a mniej znacząca będzie odejść na później. Z czego i nie odmówić tego nie przepraszam? Na przykład spędzimy czas z rodziną zamiast spotkania z klientem, który jest mało prawdopodobne, aby zgodzić się na współpracę.

To jest odpowiedź na pytanie: "Dlaczego sortuj rzeczy". Po prostu robimy to najważniejsze i niewielkie odroczenia i stają się bardziej skuteczne i bardziej wydajne przez całe życie. W końcu pilne, nie oznacza ważnych i odwrotnie.

1 kwadrat: ważny i pilnie

Obejmują one pilne przypadki, której niepowodzenie może prowadzić do negatywnych konsekwencji. Rozpoczynamy wszystkie rzeczy tej sekcji T. K. są to najważniejsze zadania dla nas, a poza pilnymi. Ta sekcja może obejmować: "działanie awaryjne", "nieplanowane spotkania", "Dedilan w dostawie projektu".

Najważniejsze jest to, że ten plac, powinien być pusty, ponieważ Wszystkie zadania na tym placu pojawiają się z 2 powodów:

- W zależności od nas (powodów wewnętrznych)Co możemy wpływać i jest to największy udział w większości przypadków. Na przykład: brak profesjonalizmu, motywacji, siły itp. Ogólnie rzecz biorąc, z tego powodu możemy usunąć na własną rękę;

- niezależny od nas (powody zewnętrzne): Kiedy nie możemy ich wpływać na ich na przykład, siła wyższa, nagłe bóle, pilna prośba o pomoc itd. Italo, z kompetentnym planowaniem, tylko te powody powinny znajdować się w znaczeniu kwadratowym i pilnie.

Ponadto wszyscy rozumiemy, że pilne rzeczy nie zawsze mogą podkreślać tyle czasu w razie potrzeby. Przykład z życia - przechodzące egzaminy, jeśli przygotowujesz się w ostatnim dniu, możesz po prostu nie wystarczyć do treningu. Ponadto praca w trybie Avral wyczerpują, upośledza stan psychiczny i fizyczny. Dlatego należy wykonać wszystkie ważne zadania, zanim staną się pilne, czyli ważne jest, aby pracować z kwadratem i nie pilnie.

2 kwadrat: ważny i nie pilnie

Regularne wyniki wszystkich zadań z tego kwadratu jest wskaźnikiem twojego sukcesu i wydajności. Ten kwadrat zawiera przypadki, które mogą czekać, ale będą poważne negatywne konsekwencje z ich niezgodności.

Ważnym zadaniem różni się od nieistotnego faktu, że konsekwencje, gdy nie są spełnione różne. Im ważniejsze jest zadanie, silniejsze negatywne konsekwencje jego niezgodności. Dlatego preferujemy spełnienie pierwszych ważnych zadań i tylko wtedy pilne.

Idealnie, wszystkie ważne jako pilne i zadania odwołuwania muszą być całkowicie spełnione. Wśród przypadków można zauważyć z tego obszaru, takich jak: Zadania rozwój osobisty, opieka nad zdrowiem, na przykład: w odpowiednim czasie, aby zobaczyć lekarza i ostrzec chorobę, opanować podstawowe umiejętności języka angielskiego zwiększenie pracy i innych, z reguły, są to kluczowe zadania, które mogą silnie zmienić swoje życie.

Wszyscy rozumiemy, że masz czas, aby wszystko zaplanowało, w większości przypadków jest to niemożliwe. Przynajmniej dlatego, że istnieją nieprzewidziane okoliczności, które tworzą poważne korekty planów. Biorąc pod uwagę ten fakt, lepiej jest dokonać ważnych zadań, z których twoje życie jest wysoce zależy od godnych rzeczy. Dlatego jest tak ważne, aby posortować zadania zgodnie z zasadą Eisenhuer.

Kiedy prawidłowo rozpowszechniamy rzeczy i zaczynamy pracować z najważniejszymi, staje się mniej niż nagrzebrze, tj. Mamy czas na prowadzenie biznesu, dopóki nie będą pilne. Jest to bardzo ważne, ponieważ kiedy nie zawsze ma wystarczająco dużo czasu na pilne rzeczy - są one okazały się niedokończone i jesteśmy zadowoleni z testu naszych nerwów, próbując mieć czas na termin. Jednocześnie, z regularną pracą z kwadratem, ważne jest i nie pilnie możesz zapłacić za każde zadanie, tak dużo czasu, jak wymaga, w wyniku liczby abaszerów i stresujące sytuacje Zmniejszy się, a jakość pracy będzie rosła. Przez analogię zwyczajne życie Lepiej jest zrobić terminowe zapobieganie chorobom niż prowadzić i na końcu doświadczania poważnego bólu i poważnych konsekwencji w przyszłości.

3 kwadrat: bez względu na to, jak pilnie

Pilnie nie oznacza to, że jest ważne, wiele pilnych rzeczy lepiej nie robić, jeśli z powodu nich nie będziesz miał znaczenia czasu. Aby poprawnie zrozumieć, co jest ważniejsze, po prostu zadaj pytanie: "I co się stanie, jeśli nie zostanie to zrobione". Jeśli negatywne konsekwencje są minimalne, wówczas sprawa jest nieistotna i przejść do jej wynika po wykonaniu bardziej istotnych zadań, niezgodności, co będzie poważniejsze negatywne konsekwencje. Poniższe zadania obejmują następujące: zwane kolegą i poproszono o pomoc w nieznacznym zadaniu, otrzymasz udział w społeczności. Ankieta lub po prostu znana przyszła rozmawiać o życiu.

Minus pilne sprawy Jest to, że ingerują skutecznie pracującym, ponieważ:

Zmuszony do przerywania ważnych zadań;

Na tle pilności zaczynasz się martwić, a emocje zapobiegają właściwym decyzjom.

Na przykład, pracujesz z dużym projektem, na którym przychody i dochód dla przedsiębiorstwa zależy od i w tym momencie koledzy nazywają Cię i poprosić o pilnie zadzwonić, drukuj, wyślij dokument pocztą itp. Oczywiście, musisz pomóc Twoi koledzy, ale cały czas. Najpierw musisz dokonać ważnych rzeczy i drugorzędny później, nawet jeśli są pilne. Po prostu powiedz mi do kolegów, którzy są teraz zajęci i jak ukończyć pracę na ważne - oddzwonić.

Jeśli próbujesz mieć czas na wszystkie pilne sprawy, życie może zamienić się w stały zadietot, a z powodu zamieszania będziesz doświadczyć coraz mniej czasu, aby zapłacić ważne zadania, które mocno wpłynęły na twoje życie.

4 kwadrat bez względu na to i pilnie

Jest to najnowsza lista spraw, do których należy rozpocząć, ponieważ obejmuje najbardziej niepotrzebne zadania.

Ale nawet najbardziej niepotrzebne sprawy można również podzielić na 2 części:

1. Life Littleness.Takie rzeczy są nadal cenne, ale tylko wtedy, gdy zrobiłeś wszystkie pozostałe ważniejsze zadania 3 kwadratów. Jaka jest wartość? Na przykład, aby zdemontować wyzwanie na antresoli - jak drobiazg, ale ładny lub zmienić przeciekający kran w kuchni, aby wzmocnić tabelę, która nie była rana. Ogólnie rzecz biorąc, ten rodzaj zadania tworzy twój komfort, zwiększyć nastrój, więc do 4 kwadratów, musisz spróbować żyć bardziej harmonijnie iw pełni.

Ale jeśli wykonasz te drobiazgi, zanim wykonane są ważniejsze zadania z ostatnich 3 kwadratów, nie przyniesie odpowiednią satysfakcję.

2. Zajęcia śmieci. Gry komputerowe, Społeczne. Sieci, oglądanie telewizji, alkohol - wszystko to wymaga jedynie cennego czasu. Wielu powie, ale pomaga się zrelaksować? Tak, niewątpliwie każdy śmieci jest relaksujący, ale nie jako wysokiej jakości jako zdrowe wakacje. Komputer, telewizor nie może przejść silne emocje, taktyczne uczucia, zapachy i inne wrażenia, takie jak w prawdziwe życie. Ponieważ komputer i telewizor używają mniej zmysłów, a następnie wskaźnik odzyskiwania, tj. Rekreacja maleje. Alkohol jest również nieskuteczny sposób na odpoczynek, t. Dodatkowo negatywny wpływ Dla zdrowia, po takiej wakacji w cytatach - odpady, ból głowy i inne kłopoty.

Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie złe nawyki są puste i od nich powinny być całkowicie porzucone, ale jest to idealna sprawa. W rzeczywistości każda osoba będzie miał złych nawyków, ponieważ walka z nimi wymaga czasu, więc wszystkie takie śmieci, jak gry komputerowe, telewizor, alkohol itp. Jesteśmy na placu bez względu na to, że jesteśmy na dole listy przypadków .

Praktyka wniosku Matrix Eisenhower Dwight David

Drawmy 4 Warac Eisencaur, oznaczamy wszystkie litery CVTRT:

ALE. Ważny i pilnie (czerwony);

B. Jest ważny i nie pilnie (zielony);

W. Nie ma znaczenia i pilnie (niebieski);

SOL. Nie ma znaczenia i pilnie (biały).

Zaczynamy spełniać wszystkie sprawy alfabetu, I.e., po pierwsze, zadania "punktu", wtedy "B", "w" i na końcu "G". Do tej pory nie wykonuj przypadku kwadratu "A", nie przejdź do "B". Następnie nie uczynimy przedmiotu "B" nie rozpocznie zadanie "B" itp. Ogólnie rzecz biorąc, pracujemy konsekwentnie krok po kroku, bez zmiany zamówienia.

A teraz, aby ćwiczyć, powiedzmy, że mamy następującą listę przypadków przychodzących:

Teraz uporządkuj listę zadań przychodzących, prosty, obok każdego elementu, litera kwadratu, do której można przypisać to zadanie.

Teraz wiesz, gdzie zacząć mieć czas na zdobycie głównej rzeczy. Po prostu najpierw wykonaj przypadki z kwadratu "A", a następnie "B", a następnie "w" i "G", jeśli jest czas.

Ważne jest, aby ocenić stopień znaczenia nie w umyśle, ale na arkuszu, ponieważ staje się ponad 7 + -2, priorytetyzacja jest błędna, ponieważ nasz mózg nie jest przeznaczony do takich operacji w umyśle. To około 7 + -2 przypadków, które możemy przechowywać w pamięci, reszta jest zapomniana. Napisane na arkuszu zadań, znacznie łatwiejsze i szybsze, a co najważniejsze, możesz dokładniejszemu sortować, nie wolny czas na rekordzie.

Nadal możesz przepisać listę w kwadraty dla jasności, zwłaszcza gdy tylko zaczniesz stosować metodę Eisenhuer, ale jest opcjonalny.

Jak już jesteś zrozumieć esencję Pracuj z zasadą Eisenhower: oddzielenie zadań i koncentracji na pierwszych dwóch kwadratach.

Praca zgodnie z zasadą Eisenhuer pomoże zmniejszyć liczbę otworów w pracy, a będziesz miał dobry czas.

Str.s. Jeśli masz trudności lub pytania na temat przeczytania artykułu, a także na tematy: psychologia (złe nawyki, doświadczenia itp.), Sprzedaż, biznes, zarządzanie czasem itp. Zapytaj ich, spróbuję pomóc. Nadal jest porady dotyczące Skype.

P.P.S. Możesz także przejść szkolenia online "Jak uzyskać 1 godzinę dodatkowego czasu". Napisz komentarze, dodatki;)

Subskrybuj przez e-mail

Dodaj

Dlaczego tak trudno jest dokonać wyboru między zadaniami priorytetowymi a wtórnymi? Badania neurologa Antonio Damacio pokazują, że podejmowanie decyzji jest nierozerwalnie związane z emocjami. W związku z tym nie jest zaskakujące, że lęk i depresja często charakteryzują się statusem handlu w zaklebienie i niezdolności do podejmowania decyzji. Wykorzystanie prostych narzędzi, takich jak matryca Eisenhuer, pomaga nie tylko rozumieć sprawy, ale także zmniejszyć obciążenie emocjonalne. Z czasem dowiedziałem się zasad tej koncepcji, możesz dowiedzieć się, jak łatwo i szybko określić różnicę między ważnymi, pilnymi, wtórnymi i bezużytecznymi.

Uważa się, że matryca Eisenhower jest bezpośrednio związana bezpośrednio z Dwight D. Eisenhower: "Mam dwa problemy: pilne i ważne. Pilny nie jest ważny, ale ważny - pilny. "

Dwight D. Eisenhower jest znany, przede wszystkim jako 34 prezydent USA (od 1953 do 1961 r.). Przed zostać prezydentem, był generalny i rozkazał allied Siły Podczas drugiej wojny światowej. W 1950 r. Eisenhower stał się pierwszym Najwyższym Dowódcą naczelnym Siłami Zbrojnymi NATO w Europie.

Specyficzne działania zawodowe stale wymuszają Eisenhuer, aby wykonać ciasne rozwiązania i skupić się na różnych zadaniach dziennie. Aby zoptymalizować proces, stworzył własną metodę, która stała się szeroko znana jako Matrixaisenhawer. Dziś może używać nie tylko generałów, ale także zwykli ludzie Do gospodyń domowych - Trwania do wyrażania priorytetów w bieżących zadaniach i dokonują zamówienia w przypadkach.

Jak korzystać z matrycy Eisenhuer

To narzędzie jest odpowiednie dla tych, którzy są gotowi i w stanie ocenić znaczenie swoich zadań i wyraźnie ich klasyfikować. Metoda obejmuje oddzielenie zadań i działań na cztery grupy:

pilne i ważne;
ważne, ale nie pilne;
pilne, ale nie ważne;
nie pilne i nie ważne.

Ostatecznym celem metody Eisenhower jest pomoc w filtrowaniu spraw wtórnych z ważnych decyzji i skupić się na tym, co naprawdę ma znaczenie.

Jeśli przedstawisz matrycę Eisenhuer w formie zdjęcia, będzie wyglądać tak:

Wartość kwadrantów w matrycy

Zadania są dystrybuowane na określonych quadach, co z kolei określają, kiedy i jak długo możesz wykonać zadanie.

Quadrant I - "Make It natychmiast" (pilny i ważny)

Obejmuje to priorytetowe zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi. Mają szczelny czas i muszą być wykonywane przede wszystkim resztę i osobiście.

QUADRANT II - "Zdecyduj, kiedy to zrobisz" (ważne, ale nie pilne)

Ten kwadrant jest strategiczną częścią macierzy, idealnie nadaje się do długotrwałego rozwoju. Elementy, które obejmują, są ważne, ale nie wymagają natychmiastowej interwencji. Jednocześnie zadania mają pewną dininę i są również wykonywane osobiście.

Quadrant III - "Delegat do kogoś" (pilny, ale nie ważny)

Połączenia telefoniczne, e-maile i spotkania planowania i wydarzenia należą do tego kwadrantu. Te rodzaje zadań zazwyczaj nie wymagają osobistych uwagi, ponieważ nie oznacza one wymiernego wyniku. QUADRANT III pomaga zminimalizować, co rozprasza się przed ważną pracą. Dzięki delegacji możesz skupić się na poważniejszych rzeczach.

QUADRANT IV - "Zrób to później" (nie ważne, nie pilne)

Działania wchodzące w kwadrancie IV są powiązanymi przypadkami, które nie przynoszą żadnej wartości. Wystarczy włożyć, że zawsze możesz odłożyć, nie boi się żadnych konsekwencji. Te biznesie poświęcają czas i uniemożliwiają ważniejsze zadania wejść w pierwsze dwa kwadrant.

Wybierz kolor dla matrycy

Przypisz do każdej kwadranty koloru matrycy i zawiąż ją z poziomem priorytetu.

Na przykład:

Czerwony \u003d pilnie.

Żółty \u003d ważny, ale nie bardzo pilny.

Zielony \u003d pilnie, ale nie ważny.

Szary \u003d nie pilnie, bez względu na to.

W procesie korzystania z matrycy do celów zawodowych zobaczysz, że większość zadań wpada w kwadranty I i III. Najważniejszym wynikiem jest wywołany z kwadrantu II, ponieważ jest to cel biznesowy, który wpływa na długoterminowy sukces firmy, podczas gdy rzadko są rzadko klasyfikowane jako pilne.

Najtrudniejszą rzeczą do zrozumienia, co cię rozprasza z zaplanowanego kursu. Ale jeśli radzisz sobie z tym fundamentalnym problemem z zarządzaniem czasem, av pozbyć się myśli o najgorszym zegara. Zadaj sobie dwa pytania, aby zdecydować o długoterminowych strategiach decyzyjnych:

Kiedy zrobisz ważne, ale nie pilne zadania?
Kiedy możesz spędzić czas na rozwiązywanie ważnych zadań, zanim nagle stały się pilne?

Warto pamiętać, że czasami zadania z jednego ćwiartki nagle wpadają na drugą. Jeśli pojawi się nagły wypadekTwoje priorytety zmieni się. Na przykład posiadasz mały biznes, wywołuje niezadowolony klient i prosi o związek go z kierownika z powodu opóźnienia w dostawie. Ten problem natychmiast będzie wyższy niż inne elementy w matrycy.

Dystrybucja zadań dla kwadrantów ma pewne funkcje i muszą być brane pod uwagę:

Listy spraw ułatwiają życie. Upewnij się, że podczas dystrybucji zadań określasz odpowiednie pytania, które pomagają określić, co należy wykonać najpierw. Kluczowa funkcja - priorytet.
W każdym ćwiartku można dodać wiele działań i zadań, jednak lepiej jest, aby maksymalna kwota nie przekracza więcej niż osiem elementów. W przeciwnym razie zostaniesz podany przez główny cel - zakończenie zadania.
Utwórz oddzielne matryce do życia zawodowego i osobistego.
Tylko ty możesz określić poziom priorytetu przedmiotów na liście. Codziennie rano zaczyna się od listy przypadków z matrycy, a do końca tygodnia zobaczysz wynik.

Szablon matrycy Eisenhauer.

Aby uprościć proces dystrybucji zadania, użyj szablonu opracowanego przez Usługa Evernote:

Matryca Eisenhower można przetłumaczyć na program zarządzania projektami Trello. Zrób listę przypadków dla każdej z czterech płyt (kwadrant) i wykonaj oddzielną płytę "skrzynki odbiorczej", gdzie wszystkie zadania mają dystrybucję kwadrantów. Pozwoli to wizualnie ocenić swoje obciążenie.

Matrix Eisenhower to proste narzędzie, które pomaga uniknąć stanu paraliżu analizy, które występuje za każdym razem, gdy nawet nie wiesz, gdzie się rozpocząć.