Найефективніші методи тайм менеджменту. Ваш розпорядок дня - ключ до вашого успіху Використання гаджетів для тайм менеджменту схема

«Бережіть час: це тканина, з якої зроблено життя».

С. Річардсон

До дисципліни нас привчають з дитинства, і дотримуватися певних обмежень так чи інакше ми змушені все життя. Їжа та сон за розпорядком дня, заняття за розкладом, робота та відпочинок у відведений час. Ми легко підкоряємося чужим правилам гри, по суті допомагаючи комусь іншому досягти його мети. Але коли мова заходить про самодисципліну, багато хто не готовий відмовитися навіть від маленьких слабкостей, на зразок звички поспати зайві 10 хвилин вранці.

Уміння обмежувати себе заради досягнення певних цілей- Найцінніший досвід, володіють яким не багато. Але лише вони, зрештою, досягають успіху. Відомі політики, бізнесмени, актори свій шлях до слави пройшли завдяки щоденній праці в ім'я своєї мети. Здібності, талант, навіть геніальність це лише один відсоток успіху, решта дев'яносто дев'ять це наполеглива робота.

Управління часом – основна складова системи особистої ефективності для будь-якої амбітної людини. Не важливо, яка мета переслідується: схуднути, отримати червоний диплом, розпочати свій бізнес… жодна з цих справ неможлива без навичок самоорганізації. Тайм-менеджмент – це практичне керівництво до дії, завдяки якому можна визначити власні життєві пріоритети, створити своє бачення успіху. Розробка дієвих мотивацій дозволяє непросто берегти час, а розвиватися як особистості. Самодисципліна – життя за суворими правилами, які людина встановлює для себе, у своїх власних інтересах. Такі жорсткі рамки, як не дивно, не обмежують особистість. Навпаки, це єдиний шлях до справжньої свободи.

Тайм – менеджмент це найкращий інструмент самовдосконалення. Насамперед, планування вчить контролю над зовнішніми подіями, оточенням, часом та простором. Отримані в результаті роботи над собою навички самоконтролю дозволяють керувати власними почуттями, миттєвими бажаннями, поганими звичками. А самовладання - це ознака сильної, вольової натури. Розвиток навичок концентрації дозволяє досягати вищих результатів у роботі, витрачаючи при цьому менше зусиль. Таким чином, звільняється час для вдосконалення інтелектуального та духовного. А хіба не в цьому полягає сенс людського життя?

Навички самодисципліни не здобуваються за короткий термін. Більше того, розвинути їх у собі можна лише постійним тренуванням сили волі. Те саме стосується системи тайм – менеджменту. Той, хто хоче досягти успіху в житті, просто зобов'язаний ставитись до часу дбайливо.

7 найпопулярніших технік тайм-менеджменту

«Якби я мав 9 годин на те, щоб зрубати сосну, я витратив би 6 годин на те, щоб заточити сокиру».

Авраам Лінкольн

Для ефективного використання часу існує багато методик. Пропонуємо до вашої уваги найпопулярніші прийоми, без яких не обходиться жодна система тайм-менеджменту.

Матриця Ейзенхауера

Техніка отримала свою назву на честь Президента США Д.Ейзенхауера, який усі завдання, які перед ним стояли, ділив на 4 категорії, керуючись їхньою терміновістю та важливістю.

На підставі цього, відносини розташовувалися в осередках найпростішої матриці наступним чином:

• Категорія А - термінові та важливі, які мають бути вирішені негайно;
• Категорія Б - вирішення їх можна відкласти на певний термін, але затягувати з ними не варто;
• Категорія - завдання, виконання яких цілком можна делегувати третім особам;
• Категорія Г - справи, які краще відразу відправити в кошик, оскільки вони не варті витраченого часу та зусиль.

На думку фахівців, помилкою більшості людей є неправильне розміщення пріоритетів. Вони охочіше беруться до виконання завдань двох останніх категорій, оскільки зробити ці справи набагато простіше. Швидкі результати сприяють виробленню неправильної оцінки особистої ефективності. Насправді виходить, що людина витрачає зусилля на заняття другоряднізалишаючи за бортом те, що дійсно важливо.

Техніка "Хронометражу"

Врахування часу працівників з метою підвищення трудової дисципліни використовується не один десяток років. Програми автоматизації та обліку фіксують своєчасний прихід та догляд, тривалість робочого дня співробітника. Але сучасні технології пішли ще далі. Сьогодні можна не просто дізнатися, чи присутня людина на робочому місці, а й перевірити, чим вона займається.

Подібних систем контролю на сьогоднішній день розроблено кілька сотень. Програми здатні реєструвати автоматично: відсутність через хворобу, відрядження, відпустку, відгули, роботу за гнучким графіком. Система враховує тривалість обідньої перерви, невчасний догляд чи запізнення, прогули.

При всій своїй досконалості, модулі обліку робочого часу здійснюють лише поверхневий хронометраж, тоді як шпигунські програми типу «Maxapt QuickEye» допомагають відстежити роботу за комп'ютером. З їхньою допомогою керівник одразу зрозуміє, що Марія Іванівна з бухгалтерії зайнята не роботою над звітом, а спілкуванням на сайті «Однокласники». Звичайно, скласти похвилинний хронометраж з урахуванням перекурів, чаювання, задушевної балаканини та іншого «сміттєвого часу» навіть за допомогою таких програм не вдасться, але найчастіше жодної необхідності в цьому немає.

Метод Парето

Закон Вільфредо Парето каже: «20% витрачених зусиль забезпечують 80% результату, тоді як решта 80% приносять лише 20% результату».Можна трактувати його й інакше: «20% працівників приносять фірмі 80% прибутку». Простіше кажучи, ефективно працює лише 1/5 частина колективу. Коефіцієнт корисної дії переважної більшості працівників дуже низький. Їхня робота просто імітація бурхливої ​​діяльності. Якщо направити цю енергію у потрібне русло, загальна продуктивність значно збільшиться.

Метод Парето у тому, щоб вичленувати з усієї маси 20% основних справ і зосередиться ними. Рішення у тому, що вважати важливим, що другорядним, у разі буде індивідуальним. Розбити відносини на категорії дозволяє матриця Ейзенхауера або метод АВС-аналізу, який найчастіше використовують у комбінації з методом Парето. АВС-анализ найпростіший спосіб провести градацію справ за рівнем їхньої важливості на даний момент.

АВС - аналіз

Даний метод вважається найбільш продуктивним та наочним способом сортування справ. Він дозволяє відсіяти все зайве, зосередиться на досягненні основних цілей. Згідно з цим методом, всі справи розбиваються за категоріями:

• Вищий пріоритет має група А, це справи важливі та термінові. Такі завдання підлягають обов'язковому вирішенню якнайшвидше. Внесок цих справ у досягнення кінцевої мети 65%, хоча їх виконання піде лише 15% часу. Тобто за мінімальний термін буде виконано понад половину усієї роботи.
• До групи В відносяться справи не термінові, але необхідні для виконання. Вирішення таких завдань можна доручити третім особам. Важливо контролювати час їх виконання, оскільки відносини групи мають тенденцію переходити в категорію А при порушенні термінів.
• Група С – завдання які прийнято називати «офісною текучкою». Саме на них витрачається левова частка робочого часу персоналу та керівника. Хоча зі складанням звітів, закупівлею канцтоварів та іншою рутинною роботою легко впорається людина з низькою кваліфікацією.

Самостійна організація робочого часу

Самоменеджмент, мабуть, найрезультативніша з усіх тактик управління часом. Вона застосовна як до окремо взятому суб'єкту, і до колективу загалом. Досягти того, щоб працівник працював результативно, дозволяє система матеріальних заохочень та покарань. Говорячи доступною мовою, штрафи чи преміїнепогано стимулюють індивіда до виконання поставленого перед ним завдання. Слід зазначити, що сам працівник також має бути зацікавлений у грамотній організації робочого процесу.

Найважливішою метою самого менеджменту є максимальна реалізація потенціалу кожної людини в роботі, творчості, особистому житті. Використання цього методу дає такі переваги:

• Час та зусилля на виконання робочих завдань скорочується;
• Підвищується продуктивність;
• Усуваються приводи для стресів, авралів, поспіху;
• Збільшується моральна задоволеність трудовою діяльністю;
• Підвищується кваліфікація, утворюється стимул до особистісного зростання.

Самоменеджмент починається з аналізу стилю роботи, що включає повну інвентаризацію часу. Він дозволяє виявити сильні та слабкі сторони організації трудового процесу, скоригувати їх у потрібному напрямку. Опис усіх видів діяльності включає:

1. Основні робочі завдання;
2. «Перешкоди» або вимушені перерви, так званий «сміттєвий час».

Причинами нераціонального витрачання часу можуть бути особистісні фактори, такі як неорганізованість, недбале ставлення до трудових обов'язків, відсутність самодисципліни, прагнення все робити швидко, поспіхом. Втім, зайве прагнення, бажання звалити він усі справи разом рідко дає позитивний результат.

Відомий американський бізнес-тренер Ден Кеннеді вважає, що телефонні дзвінки, незаплановані відвідувачі, наради, що затяглися, - найзлісніші поглиначі часу для керівника. По можливості вони повинні бути усунені або зведені до мінімуму.

Метод «Помідора»

Ця тактична методика зі смішною назвою була вигадана у 80-ті роки минулого століття італійцем Франческо Чирілло. Будучи одним із студентів, молодий чоловік вирішив почати роботу над собою з метою підтягнути успішність. Провівши докладний "розбір польотів", він усвідомив, що ніяк не може зосередитися на навчанні, відволікаючись на безліч дрібних справ. Тоді Франческо приніс із кухні таймер у вигляді томату, встановив його перед собою і засік час занять.

Практичним шляхом було виявлено, що зосереджено вивчати науку він може протягом 25 хвилин. За цей період студент жодного разу не відволікався від книги. Надалі було ухвалено рішення розбити весь час, відведений на заняття з блоків. В півгодинний інтервал входив час максимальної концентрації - 25 хвилин, а також час відпочинку, який відводиться якраз на ті дрібні справи. Метод «помідора» набув сьогодні широкого поширення завдяки своїй простоті, доступності та ефективності.

Якщо Вам постійно не вистачає часу, то швидше за все Ви просто нераціонально його витрачаєте і не приділяєте належної уваги його плануванню. Навчіться керувати своїм часом правильно за допомогою спеціалізованих комп'ютерних програм та онлайн-сервісів.

Темпи розвитку сучасного світу за останні сто років прискорюються... Відповідно і ритм життя звичайної людини все зростає. Багато хто з нас велику частину дня працює, потім вдається додому, абияк управляються з повсякденними домашніми клопотами і лягають спати, щоб наступного дня знову повторити все спочатку.

Добре ще, якщо у вихідні виходить виділити хоч якийсь час на заняття коханим хобі або просто повноцінний відпочинок. Багатьом із нас цього не вдається, оскільки вихідні присвячуються вирішенням побутових питань. Тобто ми спостерігаємо тотальну нестачу часу!

Однак, якщо поглянути з іншого боку і проаналізувати хоча б пару своїх буденних днів (а краще тижнів), то виявиться, що більшість часу ми витрачаємо не на виконання завдань боса, не на дорогу з роботи/на роботу і навіть не на домашні клопоти , а на різні, безглузді за своєю суттю, справи!

Марні розмови в "курилці", перегляди соцмереж або просто безцільне сидіння на місці - ось все те, що забирає у нас дорогоцінний час, який ми могли б витратити з користю для справи або свого організму!

Якщо Ви постійно відчуваєте нестачу часу і серйозно вирішили щось робити, пропоную Вам навчитися раціонального тайм-менеджменту з використанням сучасних комп'ютерних технологій!

Трохи про теорію тайм-менеджменту

Історія вітчизняного тайм-менеджменту починається у 20-х роках минулого століття, коли за умов нової економічної політики з'явилося поняття "наукова організація праці" (НОТ). Її головною метою ставилася оптимізація робочого дня трудящих із максимальною користю для виробництва та мінімальними навантаженнями на людину.

За весь час розвитку НЗТ було вироблено багато різних схем і принципів, проте, практично всі вони зводяться до того, що всі справи та тимчасові витрати на їхнє виконання потрібно ретельно планувати. Загальний алгоритм такого планування можна подати у вигляді покрокової схеми:

Виходячи з цієї схеми, перед тим як взятися за якусь справу, слід спочатку проаналізувати всі можливі шляхи його успішного завершення. Потім визначити цілі та розбити весь процес реалізації задуманого на невеликі завдання. Тільки старанно все розпланувавши і обравши найбільш зручний алгоритм дій, можна приступати до виконання роботи.

Важливим моментом є також підсумковий контроль за виконанням поставлених завдань. Завдяки контролю Ви можете проаналізувати свої часові витрати і, можливо, у майбутньому при виконанні такої роботи ще більше оптимізувати свої витрати.

На сьогоднішній день існує досить багато методик керування часом. Однак, по суті, всі вони зводяться до однієї з трьох основних, які різняться за принципами підходу: "Матриці Ейзенхауера", технікою "Хронометраж" або методом "Помідора". Пропоную розглянути кожну з методик та вибрати програми для їх реалізації.

Дана методика планування отримала свою назву на честь американського президента та відомого військового діяча Дуайта Ейзенхауера, який умів досить успішно розпоряджатися своїм часом.

У основі Матриці лежить принцип, сформульований італійським соціологом кінця ХІХ століття Вільфредо Парето, у тому, що лише 20% всіх зусиль дають 80% результату (також відомий як принцип 20/80). Ейзенхауер трохи переглянув принцип Парето і зробив його більш утилітарним, сортуючи свої справи у полі подібного графіка за ступенем їх терміновості та важливості:

Матриця є звичайною системою координат, де по горизонталі у нас відображається важливість справ, а по вертикалі їх терміновість. Перетин цих двох осей ділить площину листа на 4 частини, різні за рівнем пріоритетності:

1. Важливі та термінові справи. У цю категорію потрапляють ті завдання, які вимагають якнайшвидшого вирішення та є важливими у Вашій галузі діяльності. Наприклад, сюди можна віднести такі справи, як дзвінки клієнтам, завершення поточних проектів тощо.
2. Важливі, але не термінові справи. У даному розділі у Вас будуть рахуватися справи, які важливі для Вашої роботи взагалі, але їх виконання не є терміновим. Наприклад, це може бути регулярно повторювані чи заплановані на недалеке майбутнє завдання.
3. Не важливі, але термінові справи. Тут у Вас можуть бути справи другорядної важливості, які практично ніяк не стосуються Вашої роботи або не впливають на її результат, але потребують якнайшвидшої реакції. Наприклад, потрібно привітати з Днем Народження колегу, зустріти тітку з Бобруйска, що раптово приїхала в гості, або по дорозі додому купити хліба.
4. Не важливі та не термінові справи. Найбільший розділ занять, які ніяк не впливають на результати нашої роботи, не є терміновими, але пожирають левову частку нашого часу. Це і безглузді розмови, і безсистемне блукання по Інтернету, і марні комп'ютерні ігри і ще безліч справ, які нам так хочеться робити, але користі від них мало.

Таким чином, використовуючи принцип бритви Оккама, Ви можете визначити лише найважливіші та термінові завдання, які принесуть реальну користь для справи, якою Ви займаєтесь. Інші заняття, які не є терміновими та важливими Ви навчитеся з часом обмежувати, відповідно, отримуючи у своє розпорядження більше часу для продуктивної діяльності.

Якщо Ви вирішили скористатись даним методом планування, то Вам у цьому може допомогти програма під назвою Хронометр:

Ця програма не вимагає установки, тому може запускатися з будь-якого носія, але на деяких системах (наприклад, Windows XP) вона не може автоматично створити базу даних. Якщо ви зіткнетеся з такою проблемою, просто створіть порожній текстовий документ і перейменуйте його із заміною розширення з txt на sqlite. Або просто скачайте готовий файл із нашого сайту. Вкажіть завантажений файл як базу даних програми і все запрацює.

Коли програма запуститься Ви зможете створити свій перший список справ та задачі до нього. Зверніть увагу, що кожну задачу можна помітити як важливу та/або термінову, а також задати їй термін виконання. Це потрібно для того, щоб Хронометр зміг автоматично розсортувати всі завдання у вигляді матриці Ейзенхауера:

Як бачимо, уявлення матриці тут трохи не таке, як ми розглянули вище, але той же принцип. Просто поміняні місцями осі координат. Поглянувши на матрицю, Ви зможете швидко визначитися з пріоритетами та завершити важливі та термінові справи якнайшвидше, щоб зайнятися не важливими та не терміновими:)

Хронометраж

Якщо Ви любите робити все докладно і послідовно, можливо, Вам підійде методика під назвою "Хронометраж". Ця методика здобула популярність у СРСР у 70-х роках завдяки книзі Д. Граніна «Це дивне життя».

В основі "Хронометражу" лежить принцип фіксування всіх дій, що виконуються людиною, протягом деякого терміну (оптимально - два тижні). По завершенні кожного дня людина повинна проводити поточний аналіз виконаної роботи та виявляти ті дії, які забирають час, але не несуть практичної користі.

По завершенні двотижневого спостереження проводиться загальний аналіз. В результаті ми маємо дві вигоди. По-перше, отримуємо повну інформацію про те, на що витрачається наш час, виявляємо його основних "пожирачів" і бачимо, на чому його можна заощадити. По-друге, за термін спостережень ми вчимося самодисципліни та виробляємо правильне почуття робочого ритму.

Записувати свої дії Ви можете будь-якими зручними способами: на папері, в текстовому документі на ПК, в записнику телефону або навіть за допомогою диктофона. Однак, якщо у Вас є доступ до Інтернету, найкраще це робити за допомогою спеціальних сервісів, як Time-Master.ru

Даний сервіс є своєрідним онлайн-органайзером, в який Ви можете записувати будь-які свої вже виконані дії та завдання, які ще тільки належить завершити.

За замовчуванням відкрито вкладку "Робочий день", куди Ви можете вносити всі поточні дії (за термінологією сервісу - "Події") та завдання. Для внесення Ви можете використовувати вкладку "Розклад" (всі дані вводяться за допомогою вікна, що спливає, як на скріншоті вище) або скористатися спрощеним видом введення у вкладці "Щоденник".

Крім поточного дня, Ви також можете планувати цілі на більш тривалі періоди часу за допомогою вкладки "Календар" (на місяць або на тиждень). Контролювати ж виконані дії зручно за допомогою вкладок "Завдання" та "Щоденник":

Сервіс досить потужний і функціональний, тому якщо вирішите його використовувати, бажано ознайомтеся з презентацією, яка буде Вам показана після реєстрації. Інакше Ви ризикуєте втратити можливість використовувати багато корисних можливостей!

Метод помідора

Для самих нетерплячих і тих, хто на дух не переносить нудне планування, існує ще одна технологія тайм-менеджменту - метод помідора (або "помодоро", якщо використовувати оригінальну термінологію)!

Свою назву метод отримав на честь кухонного таймера у вигляді однойменного овоча (такі були популярні у 80-х роках у Європі та Америці). А вигадав його тодішній студент італійського університету Франческо Чірілло.

Суть методу в тому, що Ви формулюєте для себе поточне завдання (помідор) і ставите таймер на 25 хвилин. За цей час Ви повинні встигнути виконати поставлене завдання. Після виконання одного "помідора" у Вас є коротка перерва в 3 - 5 хвилин, а після виконання 4-х - довга в 15 - 30 хв.

Метод помідора при всій його простоті дозволяє тому, хто його використовує максимально самодисциплінуватися. Адже 25 хвилин - не так вже й багато, а вкластися вчасно потрібно обов'язково:)

Через простоту реалізації існує досить багато програм і сервісів, що використовують для тайм-менеджменту саме цей метод. Щоправда, більшість із них англомовні. Проте є й росіяни. Пропоную розглянути деякі з них.

Pomodoro для Windows

Для ПК існує невелика безкоштовна програма під назвою Tomighty:

Це розробка італійських програмістів, але майже повністю русифікована і досить проста у використанні.

Після встановлення та запуску в треї з'являється невелика іконка у вигляді помідора, яку можна натиснути лівою кнопкою миші для запуску таймера або правою для доступу до контекстного меню з налаштуваннями.

До речі, про налаштування. У першій вкладці Ви можете змінювати проміжки часу, задані за замовчуванням, а в другій рекомендую зняти опцію "Приховувати вікно автоматично" та активувати можливість перетягування віконця таймера ("Allow dragging the window around"). Тепер все готово і Ви можете відкривати основне віконце і запускати сам таймер:

Tomighty буде відображатися поверх всіх вікон і сповіщатиме Вас про події початку та кінця завдання звуками. У процесі роботи таймер тикатиме. Якщо вас це дратує, просто відключіть цю опцію в налаштуваннях на вкладці "Звуки".

Після завершення одного "помідора" програма запропонує Вам зробити перерву - погоджуйтесь:) Відпочиньте 5 хвилин і знову за роботу. Коли зробите 4 завдання, зробіть довгу паузу о півгодини, після чого таймер знову почне відлік наступних 4 "помідорів".

Pomodoro для Android

В силу мобільності системи Андроїд, під неї існує найбільше різних таймерів. Просто зайдіть не Google.Play і введіть у пошуковому рядку слово Pomodoro, щоб переконатися в цьому.

На жаль, через те, що у мене на телефоні стара версія Android, мені вдалося протестувати тільки дві програми подібного штибу (і обидва англомовні). І найкращим з них я б назвав Simple Pomodoro:

Після запуску програми ми потрапляємо на екран із таймером. Якщо тапнути по ньому, Ваш пристрій перейде в режим блокування і на ньому на весь екран відобразиться зворотний відлік проміжку часу в 25 хвилин. Якщо ви натиснете кнопку "Назад", то зможете або відключити таймер, або переключити його у фон, щоб виконувати інші дії.

Крім основного екрану з таймером Simple Pomodoro має ще два екрани: планувальник завдань (свайп праворуч із екрана за замовчуванням) та статистика (свайп ліворуч). У режимі планування Ви можете не тільки створювати завдання у програмі, але й імпортувати їх з Календаря Гугла!

Як і у всіх подібних програмах, Simple Pomodoro є налаштування, які доступні в меню на екрані статистики або по натисканню системної кнопки "Меню":

У цих налаштуваннях Ви можете змінити часові інтервали виконання завдання та відпочинку, встановити звуки, параметри блокування та інші параметри.

Pomodoro онлайн

Якщо Ваша робота пов'язана з комп'ютером і у Вас є постійний доступ до Інтернету, то ідеальним вибором для тайм-менеджменту буде російськомовний сервіс "Помідорка":

Даний сервіс є не просто таймером, який можна включати, коли захочеться, а саме орієнтованим на вирішення конкретних завдань інструментом! Щоб скористатися "Помідоркою" після реєстрації потрібно перейти до розділу "Завдання" і поставити перед собою хоча б одну мету, а потім відправити її на виконання та перейти до розділу "Таймер":

Новостворене завдання має з'явитися у списку і щоб запустити таймер для неї, Вам буде достатньо натиснути на кнопку "Play". У режимі запущеного таймера Ви маєте можливість поставити паузу або виконати поточне завдання достроково, чого немає у багатьох аналогів. Контролювати свою результативність Ви можете в розділі "Статистика".

Якщо Вам потрібно змінити стандартні інтервали таймера, Ви можете зробити це за посиланням "Налаштувати помідорку" в лівому нижньому кутку сторінки.

Слід сказати, що сервіс "Помідорка" досить молодий і активно розвивається, тому незабаром може обзавестися будь-якими додатковими функціями, які мають великі англомовні аналоги (наприклад, синхронізацією справ з Календарем Гугла або імпорт/експорт списків завдань і статистики).

Так що цілком можливо, що ми отримаємо у своє розпорядження гідну вітчизняну відповідь "закордонним помідорам", яка буде повністю безкоштовною (принаймні так заявляє автор)!

Висновки

Завершити нашу сьогоднішню статтю хотілося б одним анекдотом:

Скільки потрібно психологів, щоб змінити лампочку?
- Достатньо одного, якщо лампочка готова змінюватися!

Аналогічна ситуація із тайм-менеджментом. Якщо Ви всерйоз вирішили зайнятися впорядкуванням витрат свого часу, то не важливо, яку методику або програму Ви оберете для цього - Ви в будь-якому випадку досягнете успіху.

Однак, якщо особливого бажання самодисциплінуватися немає, то на чому б Ви не зупинили свій вибір, користі від цього не буде. Тому, перед тим як шукати чудо-програму для тайм-менеджменту поставте собі питання, а чи готові Ви змінюватися. Якщо відповідь буде позитивною, тоді – вперед! Бажаю Вам максимально раціонально та з користю проводити весь свій час!

P.S. Дозволяється вільно копіювати та цитувати цю статтю за умови вказівки відкритого активного посилання на джерело та збереження авторства Руслана Тертишного.

Без жодного сумніву, робота з дому має свої переваги.Наприклад, не треба їздити на роботу. Вони не марнують безцінний час компанії, пліткуючи біля кулера. А ви оплачуєте тільки ті години, які вони реально відпрацювали. І, як показують дослідження: чим офісні працівники. Тим не менш, для успішного ведення бізнесу вам можуть знадобитися деякі тайм-менеджмент програми.

Адже, незважаючи на всі вигоди найму віддалених співробітників, якщо вони не живуть в одному з вами регіоні, то буває нелегко допомогти їм ефективно розпоряджатися своїм робочим часом.

Отже, віддалені співробітники не витрачають час на дорогу, але, разом з тим, ви хотіли б бути впевнені, що вони виконують свою роботу ефективно і для цього вам потрібні правильні інструменти управління. Ось найкращітайм менеджмент програми 2018 року:

Тайм менеджмент програми

Є кілька важливих аспектів у мистецтві тайм-менеджменту, і в цій статті ми хотіли б висвітлити їх усі. Але почнемо з найбільш очевидного - обліку робочого часу.

1. Time Doctor

Якщо вам потрібна програма для обліку робочого часу дистанційних працівників, тоТайм Лікар саме те, що треба.

За допомогою Time Doctor ви зможете отримувати докладні звіти про те, як ваші віддалені співробітники використовують робочий час та наскільки їхня робота продуктивна. Ця програма враховує, як робочий час співробітників загалом, і час, витрачений на конкретний проект, виконання завдань, працювати з клієнтами.

Крім цього, дана система управління персоналом включає в себемоніторингу активності в Інтернеті, трекінг відвіданих сайтів, GPS трекінг та багато іншого.

У Time Doctor є все, що має включати в себетайм менеджмент програми.

2. Roadmap

10. Asana

Asana - Ідейно простий додаток для управління проектами. Одна з найкращих функцій в Asana те, що ви можете вносити завдання до списку або календаря. Таким чином, ви бачите у календарі, коли і що вам потрібно зробити. Коли ви закінчили роботу над завданням, то можете натиснути на неї і відзначити як виконану.

Asana також дозволяє сортувати завдання за категоріями на «виконані», «невиконані», «закінчити до певної дати» та «за проектами». Це дає менеджеру можливість бачити поточний прогрес, а дистанційному працівнику швидко відсортувати, що вже зроблено і що ще треба зробити.

Ця програма також надсилає електронного листа з повідомленням перед настанням дати здачі завдання.

11. Float

Float – програма для управління проектами, яка краще підходить для малих команд.

Float має зручний «click-and-drop» планувальник, який допомагає наочно відобразити поточний обсяг роботи команди, легко керувати завданнями, швидко робити оновлення та знайти потрібного вам працівника завдяки фільтрам та пошуковим функціям програми.

У Float ви також можете розподіляти завдання між співробітниками, розбивати на етапи виконання, групувати проекти та додавати до завдань свої пояснення.

Float допомагає керувати командою і дозволяє створювати власні звіти, щоб ви могли бути впевнені в досягненні своїх цілей.

Програми для підвищення продуктивності

Ви, напевно, чули вираз: «Бути не гірше за інших». І хоча зазвичай це відноситься до соціального становища - те саме можна сказати і про ситуацію з віддаленими працівниками. Іншими словами, це добре бачити в додатку для підвищення продуктивності, хто і що робить, і хто очолює гонку.

12. IDoneThis

IDoneThis - Досить цікавий додаток для підвищення продуктивності - по суті, це «прокачений» список поточних справ. За допомогою IDoneThis ви можете створювати списки справ, які мають виконати віддалені працівники та спостерігати, як червоні позначки «Х» (невиконані завдання) перетворюються на зелені (виконані).

IDoneThis це зручний спосіб відстежувати хід виконання робіт і перевіряти, як справляються співробітники. Іноді найкращийтайм менеджмент – це здорова дружня конкуренція.

13. Todoist

Todoist - це відмінний та ідейно простий додаток зі створення списку поточних справ. Ні, ви можете додавати туди свої особисті справи. На зразок списку покупок, фільмів, які хочете подивитися, планувати поїздки. Проте, програму можна повністю переналаштувати та використовувати лише для робочих завдань.

В обліковому записі Todoist ви можете додавати завдання, маркувати їх, призначати термін виконання, сортувати завдання за фільтрами: доручені вам, іншим співробітникам, пріоритетні. Вам також буде видно завдання на сьогодні і ті, які потрібно виконати протягом найближчих семи днів.

Базові функції Todoist доступні безкоштовно, але для управління великою командою варто оновити обліковий запис до платного преміум-плану та використати всі можливості.

Спільний доступ до файлів

Може здатися дивним, що ми включили хмарні сховища до статті, в якій висвітлюються найкращіпрограми для тайм-менеджменту, але є пряма зв'язок. Тільки уявіть, як багато часу буде витрачено марно, якщо у ваших віддалених співробітників не буде програми спільного доступу до файлів? І, боронь Боже, всі файли будуть надсилатися вам на електронну пошту?

Багато зі згаданих програм включають опцію спільного доступу до файлів, але, можливо, вам знадобиться резервна копія або ви захочете користуватися більш надійними сервісами, такими як Dropbox або Google Drive.

14. Dropbox

Dropbox - відмінне хмарне сховище, яке можна використовувати для спільного доступу до файлів. Сервіс інтуїтивно зрозумілий і багато віддалених працівників вже знайомі з тим, як він влаштований.

Для найбільшої економічної віддачі варто використовувати обліковий запис Dropbox Business з безпечним доступом до даних, синхронізацією та можливістю спільної роботи.

15. Google Drive

Якщо ви керуєте невеликою командою віддалених співробітників, то Google Drive буде просто чудовим вибором. За допомогою Google Drive ви можете ділитися файлами, редагувати їх, вести спільну роботу, додавати коментарі до текстових документів тощо.

Крім цього, як додатковий захід безпеки та контролю, у вас є можливість вибирати, хто має право доступу до певних документів.

Тайм менеджмент
Як вичавити 100% ефективності з 24 годин?

Тайм-менеджмент - це методика управління часом, яка спрямована на підвищення ефективності його використання. Спочатку ця наука з'явилася для того, щоб допомагати людям у роботі та бізнесі. Але з часом користь тайм-менеджменту стала актуальною і для повсякденного життя. Корисні поради на цю тему читайте у статтях:

Навіщо і кого потрібен тайм-менеджмент?

Нові тенденції у суспільстві не минають безслідно – їх вплив безпосередньо пов'язані з вільним часом кожного з нас. За останні десятиліття життя людини змінилося так, що в ньому з'явилися нові обов'язки та нові спокуси.

Говорячи про останнє, варто згадати, що спокуси згаяти час і є першою перешкодою на шляху до тайм-менеджменту. З появою в житті людей інтернету з'явилося і багато можливостей скоротити час, а іншими словами - витратити його неефективно. Так само було і з телебаченням кілька років тому, і таке інше.
Чи означає це, що тайм-менеджмент потрібний лише тим, хто просиджує час у соціальних мережах або витрачає його на перегляд ТБ? Звичайно ж ні. Втратити багато часу без користі можна і працюючи 24 години на добу, що на перший погляд здається корисним. Правильно вибудовувати свої плани потрібно, щоб успішно виконувати кілька завдань одночасно. А тому тайм-менеджмент буде корисним абсолютно для кожної людини.

Наслідки відсутності тайм-менеджменту

На вивчення та розвиток цієї галузі спрямовані сили кількох напрямів діяльності: психологів, менеджерів, бізнесменів та інших спеціалістів своєї галузі. Завдяки цьому вже сьогодні можна з упевненістю сказати, що відсутність тайм-менеджменту є причиною наступних проблем:
⦁ Безсоння
⦁ Стреси
⦁ Депресія
⦁ Занепад сил
⦁ Зниження працездатності
Цей список можна продовжувати нескінченно. Адже неправильне планування дня заважає домогтися задуманого, спричиняє надмірну втому, що тягне за собою стреси, а потім і депресії. Як із цим боротися? Про це ми розповімо нижче.

Як правильно планувати свій час?

Вивчення психологів та менеджерів показали, що надлишок вільного часу впливає на людину так само погано, як і надлишок роботи. Тому, найперше правило тайм-менеджменту - це порівнянний час роботи, відпочинку та сну. Найкраща тривалість сну не повинна бути меншою за 7 і більше 8 годин.
Що стосується решти 16 годин, які відводяться на роботи та відпочинок, тут важливий індивідуальний підхід. Для того щоб зберігати продуктивність на потрібному рівні, не можна витрачати весь час на роботу. Але час відпочинку має бути мінімальним, достатнім для підтримки тонусу.

Плануванням свого дня потрібно займатись самостійно. Важливо розуміти, що тайм-менеджмент це не складання планів на день. Це набагато триваліший і серйозніший процес, який складається з:
⦁ Аналізу цілей, формування завдань на основі аналізу
⦁ Визначення ступеня важливості кожного із завдань
⦁ Складання плану
⦁ Виконання плану
⦁ Аналіз виконаної роботи
⦁ Формування висновків та коригування плану відповідно до реальних фактів

Формування завдань за методикою «Дерево цілей»

Для аналізу та формування завдань допоможе технологія дерева цілей. Цю методику використовують у різних сферах бізнесу та повсякденному житті. Для наочності його малюють будь-яким зручним способом, починаючи з найголовнішої мети.
Наприклад, вам потрібно створити свій бізнес. На початковому етапі для цього вам знадобиться 3000000 рублів (до цього приходять на основі аналізу). Ці гроші ви плануєте отримати трьома способами: свої нагромадження + інвесторські вклади + субсидії від держави. Отже ваші завдання найближчим часом складатимуться з трьох гілок «дерева». Наочний спосіб побудови дерева цілей зображений нижче.

Для побудови подібних графіків існує чимало програм, за допомогою яких ви зможете у два кліки зобразити своє дерево цілей.

Складання плану за допомогою методики АВС

Для планування свого часу можна використовувати блокнот або записник, програму для гаджета або сервіс. На основі складеного дерева цілей потрібно скласти докладний план дій та завдань, на основі яких розпланувати свій час наперед. Наприклад, дата захисту бізнес-плану та проведення конференції вже відома. Тому ви можете наперед поставити це завдання на призначений день.
Щодо щоденних завдань: робота, домашні справи, зустріч із сім'єю — тут знадобиться формування графіка. Щоб скласти правильний план на кожен день, знадобиться чимало часу. Почніть з планування на найближчі дні. Для цього запишіть хаотичний план справ із приблизною кількістю часу, яку займе кожен пункт.

Далі скористайтеся системою сортування АВС. Її методика влаштована просто: розділіть усі завдання за ступенем важливості на три групи. Група А - справи, які займуть 20% часу, але принесуть 80% результату. Група В - справи, які займуть 30% часу, але принесуть 15% результату. І група С – відносини, що вимагають 50% часу та приносять 5% результату.
Ця методика допомагає наочно побачити, наскільки важливі ваші справи та наскільки співмірні витрати часу з їхньою користю. Після сортування планів за допомогою методики АВС розподіліть свої завдання на найближчі дні так, щоб щодня доводилося виконувати плани відразу з трьох груп. Це робиться для того, щоб не перевантажувати один із днів надто складною роботою.
Диференціюючи роботу за складністю та тривалістю, у вас вдасться досягти найкращої ефективності.

Аналіз коректності плану

Складаючи план справ на найближчі дні за принципом АВС, ви керуєтеся інтуїцією та покладаєтеся на логіку. Але найкращий радник у тайм-менеджменті – це факт. Тому, виконуючи складений план, коригуйте час, який зайняв виконання кожного пункту. Робіть записи кілька разів, а потім аналізуйте.
Не забувайте при аналізі робити записи і з приводу того, що спричиняло ваш занепад сил протягом дня, а що – приплив. Це дуже важливо, тому що жодний план не допоможе підвищити ефективність вашого часу, якщо ви його виконуєте у стані втоми. Працювати треба і над створенням бадьорого настрою.
Ви помітите, що ваш день складається із завдань двох видів: періодичні та одноразові. Перші ви виконуєте щодня, а другі лише один раз. Аналізуючи вже виконані плани, намагайтеся вивести ідеальну формулу для виконання перших. Так як ці відносини присутні у вашому житті постійно, то ви можете розписати їх на роки вперед і виробити найефективнішу систему виконання.

Принцип Парето

З Принципом Парето ви зустрічалися раніше, на етапі складання плану. Його суть у тому, що 20% зусиль дає 80% результату. Плануючи свій день, тиждень, місяць і навіть рік, обов'язково враховуйте цей закон. Аналізуйте свої плани, зіставляйте завдання один з одним та виявляйте найбільш продуктивні.

І навпаки, двічі подумайте над важливістю завдань, які займають 80% вашого часу і приносять лише 20% результату. Можливо, від них можна відмовитись або знайти інший шлях для їх вирішення.

Незаплановані завдання та матриця Ейзенхауера

Через деякий час ви помітите, що не завжди вдається виконати план. Іноді може статися щось непередбачуване, що вимагатиме витратити час. Оскільки ваш день був розписаний, щось зі списку справ ви зробити не встигнете.
Для того щоб незаплановані завдання завдавали найменшої шкоди вашому режиму дня і працездатності, необхідно визначити ступінь важливості завдання, що раптово виникло, і час, який вона вимагатиме. Не варто її виконувати, жертвуючи часом для сну чи відпочинку. Краще переглянути список справ і перенести той пункт, який рівносильний завданням, що виникло за часом, але при цьому є менш важливим.
Для того щоб знайти цей пункт, який ви зможете перенести на пізніше, складіть матрицю Ейзенхауера. Її принцип побудований на двох векторах, що перехрещуються (так само як осі Х і Y). Вісь Y визначає ступінь терміновості справи, а Х - важливості. Розподіліть плани на цій площині та знайдіть одночасно найменш важливу та найменш термінову справу. Його перенесіть на наступні дні.

Час на відпочинок

Оптимальний час, який слід витрачати на відпочинок, не повинен перевищувати 8 годин. Звичайно ж, в умовах сучасного життя можна назвати щасливцем тієї людини, яка має можливість витратити 8 годин на відпочинок. Причому сон не має цього відношення. Це ті 8 годин, які можна витратити на зустріч із сім'єю, прогулянку парком, відвідування опери та ін.

При плануванні свого дня важливо бути повністю чесним із самим собою і правильно розуміти свій організм. Спочатку потрібно ставити експерименти і відпочивати різну кількість часу, а потім записувати результати і описувати своє самопочуття протягом дня. За допомогою цього способу ви зможете знайти єдине правильне для вас кількість часу, яке дозволить вам не перетрудитися, але при цьому і не розслабитися до лінощів.

Висновок

Звичний для більшості людей темп життя за п'ятиденним робочим графіком не є правильним. Ми звикли витрачати суботу та неділю на розвагу, тобто всі 48 годин. Після старанного робочого тижня таку тривалу перерву для організму можна порівняти з різким перепадом температури або рівня кисню в повітрі. А будні дні часто не залишають навіть півгодини на відпочинок. Все це негативно впливає на організм, самопочуття та працездатність людини.
У зв'язку з цим необхідно правильно розподіляти свій час. У цьому допомагає наука під назвою «Тайм-менеджмент».

Були б не більше, ніж елементами стрункої теорії, якби їх не доповнювали спеціально розроблені загальнометодологічні та в рамках окремих технік практичні інструменти. Наслідуючи їх, застосовуючи їх у своєму повсякденному житті, кожен зможе набути не тільки корисних знань, але й створити власну систему постановки, оцінки та реалізації стратегічних цілей. Зібрані в цьому уроці рекомендації, поради, хитрощі, прийоми, а також сервіси та програми з тайм-менеджменту взяті з різних джерел, але є універсальними інструментами і однаково стануть у нагоді як у плані управління часом, так і для особистісного розвитку в цілому: тренування самодисципліни , характеру, ставлення до життєвих пріоритетів та цілей

Поради від провідних фахівців у галузі тайм-менеджменту

Якщо й звертатися до когось за порадою, то до людини в цих справах, що розуміється. Та й то, повноцінно зрозуміти систему поглядів того чи іншого автора можна лише прочитавши та зрозумівши його праці. Ми ж поставили собі амбітне завдання виділити і коротко уявити наріжні камені окремих методик та технік.

Стівен Кові

Назвати С. Кови фахівцем у галузі тайм-менеджменту можна лише з поправкою на те, що управління часом для нього – елемент самовдосконалення, що в комплексі приводить людину до успіху. А ось у цьому глобальному напрямі він є гуру, тому нижче зібрані деякі рекомендації з розділу його книги, присвяченого 3 навичці - визначенню пріоритетів.

1. Суть досвіду: спочатку робіть те, що потрібно робити спочатку. Іншими словами, ніколи не варто відкладати важливі справи на потім, хоч би якими складними і неприємними вони були. Пам'ятайте, кожна така справа наближає вас до мети, тому змусіть свої почуття працювати на результат. Всі навіть найуспішніші люди змушені робити те, що не завжди їм подобається. Це неминучість.
2. Ви повинні «залежати від своїх цінностей, а не від швидкоплинних імпульсів та бажань». Рух до мети вимагає мотивації та наполегливості, тому сама мета має бути пріоритетною та важливою, адже себе не обдуриш.
3. Найкраща рада з управління часом, на думку автора: «Організація та дії на основі пріоритетів».
4. Термін "управління часом" не зовсім правильний. Потрібно вчитися керувати не часом, а собою.
5. Дотримуйтесь принципу Р/РС балансу (результат/ресурси+засоби). Баланс має на увазі те, що жодне з цих напрямків не переважує інше. Простіше кажучи, мета має бути пропорційна витраченим з її досягнення зусиллям. І навпаки: не варто витрачати великі сили заради успіху у незначній справі.
6. Використовуйте матрицю управління часом для визначення дійсно важливих справ, і концентруйтеся на них, оскільки від цього залежить досягнення ваших глобальних цілей.
7. Шукайте можливості та способи зробити ваше особисте та професійне життя простіше. Пробуйте, використовуйте, серед них можуть бути ті, які допоможуть позитивним змін у вашому житті.

GTD Девіда Аллена

Метод Д. Аллена корисний насамперед своїми порадами щодо фізичної організації робочого простору, а також рекомендаціями використовувати різні канцелярські та інші засоби для «звільнення» мозку від непотрібної інформації. Про те, яким має бути робоче місце, на думку автора GTD, . Розберемо ще деякі рекомендації:

Ведення картотеки. Більшість незначних затримок часу можна уникнути, широко використовуючи недорогі канцелярські засоби. У разі одночасної роботи з великою кількістю проектів або вхідної інформації - організуйте картотеку. Для цього можна використовувати звичайні папки, які потрібно складати всю документацію та інші матеріали за проектом. Їх варто завести навіть для справ, де є лише 1 документ.

"43 папки". Простий та ефективний метод для організації справ. Знадобиться 43 папки: 12 на кожен місяць та 31 на кожен день. Їхня функція - нагадувати про будь-які глобальні або дрібні справи заплановані на кожен день. Допустимо, на початку травня в результаті переговорів ви домовилися наприкінці червня подати клієнту звіт і заздалегідь, за тиждень, з ним зателефонувати. З цією метою в «червневу» папку кладеться документ-«нагадування» про заплановану на цей місяць подію. Крім того, папки відповідні 20 і 27 числу також поміщаються записи про дзвінок і здачу звіту. Щодня починається з ознайомлення із вмістом папки. На відміну від щоденника або електронного органайзера, вони «застраховані» від збою, їх неможливо втратити або забути.

4 типи списків справ. Також Д. Аллен пропонує вдосконалену модель. Суть ідеї у диференціації завдань, виділенні пріоритетних напрямів та зручній структурі. Усього потрібно вести 4 списки:

1. Наступні події. У цей список ви записуєте речі, які вам необхідно зробити у найближчій перспективі. Редагувати його, вносячи нові записи, потрібно щодня.
2. Проекти. Ті підприємства, які є декількома пов'язаними субдіями, і на виконання яких потрібна не одна дія. Проекти потрібно контролювати щотижня, щоб мати змогу судити про хід реалізації.
3. Відкладені. У цьому списку зберігаються проекти, виконання яких комусь делеговано чи потребує впливу зовнішніх факторів. Їх також систематично потрібно перевіряти (щонайменше раз на тиждень).
4. Коли-небудь/може бути. З назви списку зрозуміло, що це є список невизначених справ на майбутнє (пробігти марафон або завести блог).

Джулія Моргенстерн

Дж. Моргенстерн розпочинала свою кар'єру на посаді адміністратора і саме на ній набула необхідних навичок планування та організації. Тому вона впевнена, що управління часом полягає здебільшого у правильній організації діяльності. А для того, щоб вона була правильною, пропонує такі інструменти:

1. Оцінка. Починати варто не з застосування будь-яких методик, а з оцінки часу, що витрачається, і своїх дій. Що вам заважає займатися пріоритетними справами? Причин може бути кілька: технічні (відволікання на соцмережі, пошту, здійснення дзвінків під час на них невідведене), зовнішні обставини (стислі терміни, нереалістичні графіки, додаткові обов'язки), психологічні перешкоди (небажання чекати і пов'язані з цим хронічні запізнення, що створюються спеціально для кризи умови).

2. Тимчасові рамки. За словами Джулії, 90% її клієнтів, використовуючи списки справ, поруч із пунктами не записують час, який вимагається на їх виконання. Це помилка: часові рамки потрібно ставити для будь-якого завдання.

3. Техніка 4D. Якщо через будь-яку причину ви не здатні виконати завдання, потрібно застосувати одну з таких дій:

• Видалити. «Якщо щось не варто робити зараз, то можливо це не варто робити і пізніше». Це стосується насамперед до некваліфікованої діяльності. Відмовтеся від таких справ.
• Відкладіть (delay). Використовуйте сортування: менш пріоритетні відносини можна відкладати, звільняючи час на найважливіші.
• Делегувати (delegate). До виконання окремих завдань можна залучити інших: колег, друзів, сім'ю.
• Зменшити (diminish). У деяких компаніях продуктивність значно покращилася після того, як щотижневі наради були замінені на 15-хвилинні. Це дозволило «вбити двох зайців»: зберегти час на безпосередню роботу, та й співробітників протягом коротшого відрізку часу стало легше.

4. Пріоритети. Дж. Моргенстерн говорить про необхідність розробки великої «картини життя» – ваших цілей, глобальних планів. Вона складається із 3 етапів. Перший: виділення «категорій» – головного, того, що важливо для вас. Їх має бути не більше шести (наприклад, «фінанси», «здоров'я», «родина»). Другий: цілі для кожної категорії. Наприклад, у фінансовому плані це може бути певна сума на банківському рахунку на момент виходу на пенсію. Третій: 2-3 види діяльності, що ведуть до мети (зарплата, пасивний дохід від інвестування, депозит).

5. Техніка SPACE. Організація часу та організація простору єдині, тому автор пропонує спеціальну методику планування SPACE (від англ. простір):

• Sort – сортуйте справи та речі навколо себе.
• Purge – очистіть час та простір від усього, без чого можна справлятися і так.
• Assign - призначте кожній речі своє місце, а кожній справі - свій час.
• Containerize – визначайте параметри кожної значущої діяльності.
• Equalize - іноді переоцінюйте свою систему.

«З'їдайте жабу на сніданок»

Б. Трейсі «жабою» називає якусь неприємну, але важливу справу. Він упевнений, що його відкладати не можна, адже таким чином думки все одно повертатимуться до нього, крім того, зволікання лише посилить емоційну напругу. Починати свій день варто саме з виконання цієї справи - так ви звільнитеся від вантажу необхідності і зосередитеся на приємніших справах.

«Біфштекс із слона»

Трапляється так, що перед нами стоїть необхідність вирішити якесь глобальне завдання – складний багатоступінчастий проект. І незрозуміло, як саме і що слід починати робити, особливо якщо черговість не обумовлена. У такому випадку потрібно розділити роботу на частини та виконувати їх окремо (образно кажучи, з'їсти цілого слона набагато важче, ніж поділеного на біфштекс). Це не тільки дозволить почати реалізовувати завдання, але й сприятиме кращому її розумінню.

Навчіться говорити «ні»

Можна захоплюватися фільмом «Завжди говори так» із Джимом Керрі в головній ролі, але в плані тайм-менеджменту він – поганий порадник. Це зовсім не означає, що потрібно уникати нових можливостей, навіть навпаки, але й звалювати він занадто багато, навіть у однієї області - неправильно. Рано чи пізно людина "перегорає". Ще раз нагадаємо, що управління часом потрібно не для того, щоб встигати робити більше, а для того, щоб робити правильно те, що потрібно.

Прагніть автоматизації

Завжди шукайте можливості зробити рутинну роботу більш простою. Наприклад, якщо ви працюєте з електронною поштою і змушені постійно перевіряти папку з вхідними - настройте оповіщення про нові листи на смартфон або комп'ютер за допомогою спеціальних сервісів.

Виконуйте схожі справи поспіль

Якщо вам належить зробити 2-3 практично однакові справи протягом дня, виконуйте їх підряд. Мозок «звикає» до подібних завдань і наступного разу справляється з ними швидше, ніж, якби між ними була перерва.

Біологічний годинник

У тайм-менеджменті варто приділяти увагу як часу як фізичної одиниці. Відповідно до своїх визначте години найбільшої активності та найменшої, і займайтеся справами або давайте собі відпочинок з їх врахуванням. Можливо, доведеться пожертвувати традиційною філіжанкою кави відразу після приходу на роботу, але ви набагато продуктивніше проведете день.

7 сервісів та програм для планування та управління часом

Google Keep

Google Keep - електронний блокнот з можливістю створення звичайних записів та пронумерованих списків, найпростіша програма, що підтримує всі мобільні платформи, а також має браузерну та офлайн версію. Корисним даний сервіс є в тому плані, що з будь-якого пристрою, де виконано вхід до вашого Google-аккаунт, ви зможете отримати доступ до всіх наявних записів; крім того, можна почати працювати над документом зі смартфона ще в транспорті дорогою на роботу, а продовжити вже в офісі з ПК.

Maniac Time

Ця програма як маніяк переслідує вас весь день. У хорошому сенсі, звичайно. З моменту запуску програми вона збирає інформацію про відкриті програми та час роботи з ними, що наприкінці робочого дня можна використовувати для аналізу часу, що витрачається на різні дії (відсоток та реальний час). З цієї статистики видно, що в день ви працювали в текстовому редакторі, як у браузері, на скільки відволікалися інші додатки. Якщо певний час не виконувати на комп'ютері жодних дій, а потім повернутись за нього - Maniac Time зустріне вас питанням, де ви були і чому не працювали?

LeaderTask

Ця програма поєднує у собі відразу кілька корисних функцій – календар, планувальник, органайзер, менеджер файлів. Широкий функціонал доповнюється можливістю індивідуального налаштування (виділення пріоритетів), здатністю візуалізувати представлення або хід виконання проектів, синхронізувати свої дані між пристроями на різних платформах та Outlook. Оцінити всі переваги програми перед покупкою розробники пропонують за 45 днів безкоштовного використання.

Microsoft Outlook

Багатьом цей продукт відомий як поштовий клієнт, але це лише одне з функцій. Насправді Outlook надає також можливість роботи з календарем та планувальником – досить зручними та зрозумілими для всіх користувачів пакету Office. Про використання цієї програми як інструмент для тайм-менеджменту читайте у статті Гліба Архангельського http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Ще один сервіс з пакета Microsoft Office, що з недавнього часу розповсюджується безкоштовно. Програма не є чимось революційним, хоча пропонує досить сильний інструментарій: можливість деревоподібного відображення списку справ, додавання до завдань аудіо та медіа файлів. Особливість – підтримка рукописного введення для планшетів.

Мініплан

Цей сервіс призначений для особистого використання, створений авторами Мегаплана - успішного корпоративного інструменту планування. Один із найвідоміших і функціональних російських продуктів. Детальніше про програму в короткої презентації.

Remember the Milk

Одна з найбільш відомих програм GTD. Крім списку справ/планувальника, цей сервіс оснащений цілим рядом сучасних технічних рішень, покликаних розвантажити пам'ять. Серед них: налаштування E-mail та sms-повідомлень про майбутні справи, управління нотатками Evernote (який, до речі, можна також використовувати з метою управління часом), робота з додатком за відсутності Інтернету, можливість синхронізації з календарем Google(Ще одним самостійним практичним інструментом, виконаним за аналогією з щоденником).

І головна порада насамкінець, що виходить із логіки предмета тренінгу: не можна навчитися керувати часом і при цьому не цінувати свій та інших людей час. Планування має починатися з усвідомлення того, наскільки це важливо для вас, наскільки ви готові до дисципліни і контролю. Без цього, разове прочитання та спроба застосувати окремі рекомендації чи інструменти у житті відчутного ефекту не дадуть. Тому бажаємо вам терпіння, наполегливості та, звичайно ж, вимірних результатів. Успіхів!

Перевірте свої знання

Якщо ви хочете перевірити свої знання на тему даного уроку, можете пройти невеликий тест, що складається з кількох питань. У кожному питанні правильним може бути лише один варіант. Після вибору одного з варіантів, система автоматично переходить до наступного питання. На бали, які ви отримуєте, впливає правильність ваших відповідей і витрачений на проходження час. Зверніть увагу, що питання щоразу різні, а варіанти перемішуються.