Найефективніші методи тайм менеджменту. Тайм-менеджмент за тиждень: покроковий план Планування часу Тайм-менеджмент таблиця

У запропонованій вашій увазі статті не торкатимуться питань основ тайм-менеджменту, способів розподілу завдань на першо- та другорядні, принципів організації робочого часу тощо. Про це вже написано цілком достатньо, і кращої поради, ніж прочитати спеціалізовані книги з тайм-менеджменту (насамперед представлені на цьому сайті), я дати не можу. Метою цієї статті є ознайомлення з цілком конкретною системою обліку та організації часу, якою користуюся я сам.

Запропонована система обліку та організації часу розроблена протягом 2004 року. Початок ведення щоденника було покладено у лютому 2004-го, і ця практика продовжується досі. Поступово система зазнавала деяких змін, обтесувалась та пристосовувалася до поточних завдань. На сьогодні вона нарешті набула достатньої стрункості і міцності, щоб я ризикнув винести її на суд громадськості. Розраховую, що запропонована система виявиться корисною для людей, які бажають навести певний порядок у своєму житті. Принаймні мій досвід дозволяє на це сподіватися.

Щоденник ведеться у звичайному файлі Excel. Можливості цієї програми дозволяють не тільки зручно планувати день, але й сортувати завдання, вести архів і стежити за часом, що витрачається.

ОБЛІК ЧАСУ

Певним чином розграфивши лист Excel, можна легко та зручно враховувати час протягом дня. Для цього використовується схема наступного виду:

На малюнку кожну годину (верхній рядок означає годинник) розбитий на 4 графи, тобто точність обліку часу становить 15 хвилин. Велика точність робить незручним ведення обліку, менша – допускає надто великі втрати під час обліку.

Крайній лівий стовпець відбиває типові графи витрат часу (чтн – читання, рбт – робота, док – ведення документів, побут – вирішення побутових завдань, лчн – особистий час, рзвл – розваги, дв – рух, нчг – нічого, втрати часу).

Протягом дня проміжки часу заповнюються. Для спрощення підрахунків як заповнювач використовується цифра «1». Тоді за допомогою введених у відповідні графи формул Excel (формули записані в прикріпленому до статті файл-приклад) автоматично розрахує час, витрачений на той або інший вид діяльності.

До кінця дня лист обліку часу виглядає так:

Ця схема за бажання дозволяє відновити весь день (проспав, швидко зібрався, поїхав на роботу, попрацював, поговорив з колегою, попрацював, пообідав, попрацював, поїхав на зустріч, почекав спізнюючого партнера, провів робочу зустріч, повернувся в офіс, звітував перед шефом, поїхав додому, повечеряв, почитав, подивився фільм, приготувався до сну, почитав перед сном, підбив підсумки дня, заснув).

Але практично це потрібно рідко, тому від більшості днів залишаються короткі резюме витраченого часу. Виглядають вони так:

Такі резюме дозволяють тверезо оцінити, скільки часу витрачається на той чи інший вид діяльності, та, крім того, вивести середнє за підсумками тижня чи місяця. Далі за бажання можна дійти невтішного висновку необхідність приділити тому чи іншому виду діяльності більший чи менший час.

ПЛАНУВАННЯ

Почнемо із звичайного аркуша завдань на день. У моїй версії він виглядає так (вкладка СЕГ, сьогодні):
Як видно, у аркуші використовується 4 робочі колонки: Ст – статус; Вр - час; Пт - пріоритет; та колонка для позначення дня та опису завдання.

Про колонку «Статус» детальна розмова буде нижче. Колонка «Час», здається, не потребує пояснень. Наразі основну увагу приділимо розгляду колонки «Пріоритет». У ній використовуються такі знаки:

! – головне завдання на тиждень

!! - Частина тижневого завдання, що підлягає виконанню в поточний день; або другорядне завдання на тиждень

30 – пріоритетні завдання на конкретний день (завдання, час для яких визначено чи підлягає визначенню)

40 – пріоритетні щоденні завдання

50 – менш важливі щоденні завдання

60 – завдання визначення підсумків дня

70 – підбиття підсумків дня

80 – завдання на визначення підсумків тижня

90 – підбиття підсумків тижня

Знаючи цю класифікацію, досить легко розподілити завдання на день, так і розпланувати їх на тиждень. Тижневий план у моєму файлі виглядає так:

Власне, тижневий план можна побачити внизу сторінки. Відразу під графою з позначенням першого та останнього днів тижня записуються завдання на тиждень. Далі йдуть позначення кожного окремого дня, під якими записуються конкретні завдання на цей день.

Графи у верхній частині сторінки – це щоденні та щотижневі завдання, які просто копіюються у відповідний лист при складанні денного плану.

Місячний план складається з використанням такої схеми:

ОЦІНКА ЕФЕКТИВНОСТІ

Тепер повернемося до розбору стовпчика «Статус». Саме ця колонка дає змогу оцінити ефективність прожитих днів. Колонка «Статус» позначає, виконано чи ні заплановане завдання. Для позначення статусу використовуються 3 можливі знаки:

V – виконано

B – виконано частково, або не виконано через об'єктивні причини

N – не виконано

Протягом дня, у міру виконання завдань, лист набуває наступного вигляду:

Використовуючи функцію сортування (пункт меню – Дані), можна автоматично сортувати завдання:

При такому сортуванні (Статус => Пріоритет => Час) усі виконані завдання будуть вгорі списку. На них можна вже не звертати уваги, зосередивши його на решті завдань.
Наприкінці дня, коли заповненими виявляються всі графи, запропонована система дозволяє об'єктивно оцінювати ефективність використання часу.

Аркуш завдань до кінця дня виглядає так:

Використання різних кольорів після сортування дає змогу наочно показати ефективність дня.
У наведеному прикладі з 13 завдань на день 9 виконані, 3 не виконані, і 1 – не виконано з об'єктивних причин. Враховуючи, що пункти «B» зараховуються як 0,5/0,5, підсумки дня мають такий вигляд: всього – 13; плюс – 9,5; мінус – 3,5. Я зараховую день успішним у тому випадку, якщо «плюсових» завдань більше двох третин від загальної кількості; наполовину успішним – від половини до двох третин від загальної кількості; неуспішним – якщо «мінусових» завдань більше половини. Можливі інші пропорції, залежно від вашої вимогливості до себе.

Аналогічна система застосовується з метою оцінки ефективності тижня. В архіві минулий тиждень виглядає так:

Аналогічна система застосовується для оцінки ефективності місяців та років. Місяць:

Так само можна підбити підсумки року, десятиліття і так далі, аж до підбиття підсумків всього життя:)

В одному файлі з аркушами завдань та обліку часу можна зберігати власний телефонний довідник.
Особливо зручно використовувати пропоновану систему за наявності кишенькового комп'ютера. У цьому випадку файл з листами завдань та обліку часу буде завжди при собі, і протягом дня можна вносити в нього зміни.

Можна й просто роздруковувати аркуші завдань та обліку часу на принтері. Рекомендую залишати певну кількість граф порожніми, щоб по ходу дня вписувати в них завдання.
Сподіваюся, що викладена вище система виявиться настільки корисною вам, наскільки вона допомогла організувати своє життя мені самому. Успіхів!

Олексій Федоров, грудень 2004 Контакт: [email protected]. Редактура – ​​Гліб Архангельський,
Стаття написана спеціально для веб-сайту. Адреса документа на сайті:
Допускається без додаткового узгодження з автором публікація у безкоштовних інтернет-виданнях, за збереження цілісності тексту, включаючи справжнє повідомлення, та працюючих гіперпосилань. Публікація у платних інтернет-виданнях та паперових ЗМІ вимагає погодження з автором.

Вітаю! Як відомо, термін «тайм-менеджмент» дослівно перекладається як «управління часом». Але це не зовсім коректно – адже керувати часом людина поки що не вміє. Натомість ми можемо ефективно керувати своїми справами (і не лише робітниками) з урахуванням тимчасових обмежень!

Продуктивність - те, що відрізняє успішних людей від решти. За своє життя Микола Реріх написав 7000 картин та 30 книг та об'їздив півсвіту. А як Ви витрачаєте свій непоправний та найцінніший ресурс?

На мій погляд, тайм-менеджмент - це набір хитрощів і прийомів, які дозволяють легко обдурити власну лінь. Пропоную особисто перевірені інструменти тайм менеджменту!

Назва звичайно кумедна, але метод цілком серйозний. 🙂 Інструмент "Помідор" потрібен для максимальної концентрації уваги. На мій погляд, це один із найефективніших способів виконати будь-яку роботу в стислий термін.

В чому суть?

• Чітко сформулюйте завдання, над яким працюватимете
• Поставте таймер (можна у вигляді помідора) рівно на 25 хвилин
• Працюйте, не відволікаючись ні на що, до звукового сигналу
• Зробіть коротку перерву на 4-5 хвилин
• Приступайте до наступного 25-хвилинного відрізка
• Після кожного шостого етапу влаштовуйте довгу перерву на 15-20 хвилин

Інструмент відмінно підходить для вирішення одного завдання, на якому потрібно повністю сконцентруватися: написати звіт, скласти макет дизайну сайту, перекладати текст з англійської.

Пріоритетне планування

Метод заснований на матриці Ейзенхауера, про яку я. Являє собою квадрант із чотирьох квадратів із двома осями. По горизонталі матриця ділиться на терміново і не терміново, по вертикалі - на важливо і не важливо.

Кожному завданню надається пріоритет на основі двох критеріїв (терміновості та важливості). Варіантів може бути лише чотири: A, B, C, D.

Як метод пріоритетного планування використовує матрицю Ейзенхауера?

1. Записуємо поточні завдання у колонках A, B, C, D
2. Виконуємо завдання «А» (якщо вони є). Грамотне планування передбачає, що «термінових та важливих» справ має бути якнайменше. Завдання категорії А можуть стихійно з'являтися протягом дня! Тому і час на них потрібно резервувати наперед
3. Завдання із квадрата «С» (термінові, але неважливі) передоручте комусь іншому. Класичний приклад: керівник компанії часто делегує особистому помічнику справи на кшталт "забрати речі з хімчистки", "забронювати столик у ресторані" або "замовити квитки на літак"
4. Приступайте до виконання завдань із квадрата «В» (важливі, але не термінові). Це основні справи, на які витрачається максимум часу та сил
5. Завдання з квадрата «D» (не термінові і важливі) можна виконувати після решти чи ігнорувати зовсім. Або, в крайньому випадку, використовувати як короткий відпочинок протягом дня

Метод "Альпи"

Один з найпростіших і найнаочніших інструментів тайм-менеджменту для планування робочого дня.

• Складаємо список завдань
• Розставляємо пріоритети
• Розраховуємо час на виконання кожного завдання та загальну потребу у часі
• Скорочуємо підсумкову кількість до 60% всього дня
• Перепоручаємо іншим все, що можна доручити
• Наприкінці дня контролюємо виконання та переносимо все невиконане наступного дня

Метод Швабу

Колись за створення цього методу планування президент компанії Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатив консультанту Айві Лі $25,000.

Як користуватись методом Шваба?

• Записуємо найважливіші завдання
• Визначаємо послідовність та нумеруємо їх
• Працюємо над вирішенням завдань у заданій послідовності
• Закінчивши роботу над одним завданням, перевіряємо, чи не з'явилися нові та чи не змістилися пріоритети на користь інших
• Додаємо нові справи до списку, дотримуючись пріоритетності
• Продовжуємо працювати над завданнями в міру зменшення їх важливості

Протестувавши на собі купу методик та інструментів планування, я зрозумів, що все не так просто. Якісь техніки мені категорично не підійшли. Інші дали приголомшливий результат, але не відразу. До речі, купу робочих інструментів пропонує Гліб Архангельський у своїй книзі Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати».

• Вибирайте планувальник під себе

Якщо день у Вас не надто завантажений (або не любите гаджети), то ідеальний варіант – звичайний паперовий блокнот. Якщо постійно працюєте за комп'ютером, підійде зручний планувальник в електронному вигляді. Ну, і якщо Ви не уявляєте своє життя без гаджетів, то найкращі помічники – програми для смартфонів та планшетів.

• Плануйте день заздалегідь

Наступного дня краще планувати напередодні увечері, а не вранці «звітного» дня. Те саме можна сказати і про плани на тиждень. Їх бажано складати у неділю увечері, а не у понеділок.

• Враховуйте форс-мажори

Раніше я вперто робив ту саму помилку: складав графік, де справи йшли одна за одною без жодного «вікна». Вже за тиждень я зрозумів, що постійно жити у стані дедлайну — вірна дорога до неврозу.

По-перше, якісь справи не вдавалося втиснути на той час, який я їм відводив. По-друге, протягом дня з'являлися нові завдання, невраховані у графіку. По-третє, кілька разів на тиждень обов'язково траплялися форс-мажори: прокол колеса, моторошна пробка по дорозі на зустріч або друг просив допомогти з ремонтом. Такі непередбачувані справи, як правило, забирають купу часу і змушують кардинально переглянути плани на день.

Висновок: щодня залишайте вікна на форс-мажори. Якщо нічого «позапланового» не сталося, час можна витратити на:

• Відпочинок
• Справи із категорії «на потім»

До речі, давно хотів розповісти Вам про такий корисний інструмент, як «справи на потім». У своєму блокноті для планування (або електронного планувальника) виділяєте окрему сторінку.

Туди записуємо всі «нестрокові» справи, яких руки не доходять ніколи. Відразу ж ділимо їх на три категорії: «до однієї години», «дві-три години» та «полудня». Наприклад: «упорядкувати платіжки по ЖКГ за минулий рік», «заїхати до стоматолога на профілактичний огляд» і «купити і поміняти кран на кухні».

Як тільки у Вашому графіку несподівано утворилося вікно: відкриваєте список справ на потім і вибираєте щось під настрій. Усього за півроку можна, не напружуючись, переробити ВСІ, що збиралося роками!

А якими інструментами тайм-менеджменту Ви користуєтеся? Підписуйтесь на оновлення та ділитеся посиланнями на свіжі пости з друзями у соціальних мережах!

Якщо Вам постійно не вистачає часу, то швидше за все Ви просто нераціонально його витрачаєте і не приділяєте належної уваги його плануванню. Навчіться керувати своїм часом правильно за допомогою спеціалізованих комп'ютерних програм та онлайн-сервісів.

Темпи розвитку сучасного світу за останні сто років прискорюються... Відповідно і ритм життя звичайної людини все зростає. Багато хто з нас велику частину дня працює, потім вдається додому, абияк управляються з повсякденними домашніми клопотами і лягають спати, щоб наступного дня знову повторити все спочатку.

Добре ще, якщо у вихідні виходить виділити хоч якийсь час на заняття коханим хобі або просто повноцінний відпочинок. Багатьом із нас цього не вдається, оскільки вихідні присвячуються вирішенням побутових питань. Тобто ми спостерігаємо тотальну нестачу часу!

Однак, якщо поглянути з іншого боку і проаналізувати хоча б пару своїх буденних днів (а краще тижнів), то виявиться, що більшість часу ми витрачаємо не на виконання завдань боса, не на дорогу з роботи/на роботу і навіть не на домашні клопоти , а на різні, безглузді за своєю суттю, справи!

Марні розмови в "курилці", перегляди соцмереж або просто безцільне сидіння на місці - ось все те, що забирає у нас дорогоцінний час, який ми могли б витратити з користю для справи або свого організму!

Якщо Ви постійно відчуваєте нестачу часу і серйозно вирішили щось робити, пропоную Вам навчитися раціонального тайм-менеджменту з використанням сучасних комп'ютерних технологій!

Трохи про теорію тайм-менеджменту

Історія вітчизняного тайм-менеджменту починається у 20-х роках минулого століття, коли за умов нової економічної політики з'явилося поняття "наукова організація праці" (НОТ). Її головною метою ставилася оптимізація робочого дня трудящих із максимальною користю для виробництва та мінімальними навантаженнями на людину.

За весь час розвитку НЗТ було вироблено багато різних схем і принципів, проте, практично всі вони зводяться до того, що всі справи та тимчасові витрати на їхнє виконання потрібно ретельно планувати. Загальний алгоритм такого планування можна подати у вигляді покрокової схеми:

Виходячи з цієї схеми, перед тим як взятися за якусь справу, слід спочатку проаналізувати всі можливі шляхи його успішного завершення. Потім визначити цілі та розбити весь процес реалізації задуманого на невеликі завдання. Тільки старанно все розпланувавши і обравши найбільш зручний алгоритм дій, можна приступати до виконання роботи.

Важливим моментом є також підсумковий контроль за виконанням поставлених завдань. Завдяки контролю Ви можете проаналізувати свої часові витрати і, можливо, у майбутньому при виконанні такої роботи ще більше оптимізувати свої витрати.

На сьогоднішній день існує досить багато методик керування часом. Однак, по суті, всі вони зводяться до однієї з трьох основних, які різняться за принципами підходу: "Матриці Ейзенхауера", технікою "Хронометраж" або методом "Помідора". Пропоную розглянути кожну з методик та вибрати програми для їх реалізації.

Дана методика планування отримала свою назву на честь американського президента та відомого військового діяча Дуайта Ейзенхауера, який умів досить успішно розпоряджатися своїм часом.

У основі Матриці лежить принцип, сформульований італійським соціологом кінця ХІХ століття Вільфредо Парето, у тому, що лише 20% всіх зусиль дають 80% результату (також відомий як принцип 20/80). Ейзенхауер трохи переглянув принцип Парето і зробив його більш утилітарним, сортуючи свої справи у полі подібного графіка за ступенем їх терміновості та важливості:

Матриця є звичайною системою координат, де по горизонталі у нас відображається важливість справ, а по вертикалі їх терміновість. Перетин цих двох осей ділить площину листа на 4 частини, різні за рівнем пріоритетності:

1. Важливі та термінові справи. У цю категорію потрапляють ті завдання, які вимагають якнайшвидшого вирішення та є важливими у Вашій галузі діяльності. Наприклад, сюди можна віднести такі справи, як дзвінки клієнтам, завершення поточних проектів тощо.
2. Важливі, але не термінові справи. У даному розділі у Вас будуть рахуватися справи, які важливі для Вашої роботи взагалі, але їх виконання не є терміновим. Наприклад, це може бути регулярно повторювані чи заплановані на недалеке майбутнє завдання.
3. Не важливі, але термінові справи. Тут у Вас можуть бути справи другорядної важливості, які практично ніяк не стосуються Вашої роботи або не впливають на її результат, але потребують якнайшвидшої реакції. Наприклад, потрібно привітати з Днем Народження колегу, зустріти тітку з Бобруйска, що раптово приїхала в гості, або по дорозі додому купити хліба.
4. Не важливі та не термінові справи. Найбільший розділ занять, які ніяк не впливають на результати нашої роботи, не є терміновими, але пожирають левову частку нашого часу. Це і безглузді розмови, і безсистемне блукання по Інтернету, і марні комп'ютерні ігри і ще безліч справ, які нам так хочеться робити, але користі від них мало.

Таким чином, використовуючи принцип бритви Оккама, Ви можете визначити лише найважливіші та термінові завдання, які принесуть реальну користь для справи, якою Ви займаєтесь. Інші заняття, які не є терміновими та важливими Ви навчитеся з часом обмежувати, відповідно, отримуючи у своє розпорядження більше часу для продуктивної діяльності.

Якщо Ви вирішили скористатись даним методом планування, то Вам у цьому може допомогти програма під назвою Хронометр:

Ця програма не вимагає установки, тому може запускатися з будь-якого носія, але на деяких системах (наприклад, Windows XP) вона не може автоматично створити базу даних. Якщо ви зіткнетеся з такою проблемою, просто створіть порожній текстовий документ і перейменуйте його із заміною розширення з txt на sqlite. Або просто скачайте готовий файл із нашого сайту. Вкажіть завантажений файл як базу даних програми і все запрацює.

Коли програма запуститься Ви зможете створити свій перший список справ та задачі до нього. Зверніть увагу, що кожну задачу можна помітити як важливу та/або термінову, а також задати їй термін виконання. Це потрібно для того, щоб Хронометр зміг автоматично розсортувати всі завдання у вигляді матриці Ейзенхауера:

Як бачимо, уявлення матриці тут трохи не таке, як ми розглянули вище, але той же принцип. Просто поміняні місцями осі координат. Поглянувши на матрицю, Ви зможете швидко визначитися з пріоритетами та завершити важливі та термінові справи якнайшвидше, щоб зайнятися не важливими та не терміновими:)

Хронометраж

Якщо Ви любите робити все докладно і послідовно, можливо, Вам підійде методика під назвою "Хронометраж". Ця методика здобула популярність у СРСР у 70-х роках завдяки книзі Д. Граніна «Це дивне життя».

В основі "Хронометражу" лежить принцип фіксування всіх дій, що виконуються людиною, протягом деякого терміну (оптимально - два тижні). По завершенні кожного дня людина повинна проводити поточний аналіз виконаної роботи та виявляти ті дії, які забирають час, але не несуть практичної користі.

По завершенні двотижневого спостереження проводиться загальний аналіз. В результаті ми маємо дві вигоди. По-перше, отримуємо повну інформацію про те, на що витрачається наш час, виявляємо його основних "пожирачів" і бачимо, на чому його можна заощадити. По-друге, за термін спостережень ми вчимося самодисципліни та виробляємо правильне почуття робочого ритму.

Записувати свої дії Ви можете будь-якими зручними способами: на папері, в текстовому документі на ПК, в записнику телефону або навіть за допомогою диктофона. Однак, якщо у Вас є доступ до Інтернету, найкраще це робити за допомогою спеціальних сервісів, як Time-Master.ru

Даний сервіс є своєрідним онлайн-органайзером, в який Ви можете записувати будь-які свої вже виконані дії та завдання, які ще тільки належить завершити.

За замовчуванням відкрито вкладку "Робочий день", куди Ви можете вносити всі поточні дії (за термінологією сервісу - "Події") та завдання. Для внесення Ви можете використовувати вкладку "Розклад" (всі дані вводяться за допомогою вікна, що спливає, як на скріншоті вище) або скористатися спрощеним видом введення у вкладці "Щоденник".

Крім поточного дня, Ви також можете планувати цілі на більш тривалі періоди часу за допомогою вкладки "Календар" (на місяць або на тиждень). Контролювати ж виконані дії зручно за допомогою вкладок "Завдання" та "Щоденник":

Сервіс досить потужний і функціональний, тому якщо вирішите його використовувати, бажано ознайомтеся з презентацією, яка буде Вам показана після реєстрації. Інакше Ви ризикуєте втратити можливість використовувати багато корисних можливостей!

Метод помідора

Для самих нетерплячих і тих, хто на дух не переносить нудне планування, існує ще одна технологія тайм-менеджменту - метод помідора (або "помодоро", якщо використовувати оригінальну термінологію)!

Свою назву метод отримав на честь кухонного таймера у вигляді однойменного овоча (такі були популярні у 80-х роках у Європі та Америці). А вигадав його тодішній студент італійського університету Франческо Чірілло.

Суть методу в тому, що Ви формулюєте для себе поточне завдання (помідор) і ставите таймер на 25 хвилин. За цей час Ви повинні встигнути виконати поставлене завдання. Після виконання одного "помідора" у Вас є коротка перерва в 3 - 5 хвилин, а після виконання 4-х - довга в 15 - 30 хв.

Метод помідора при всій його простоті дозволяє тому, хто його використовує максимально самодисциплінуватися. Адже 25 хвилин - не так вже й багато, а вкластися вчасно потрібно обов'язково:)

Через простоту реалізації існує досить багато програм і сервісів, що використовують для тайм-менеджменту саме цей метод. Щоправда, більшість із них англомовні. Проте є й росіяни. Пропоную розглянути деякі з них.

Pomodoro для Windows

Для ПК існує невелика безкоштовна програма під назвою Tomighty:

Це розробка італійських програмістів, але майже повністю русифікована і досить проста у використанні.

Після встановлення та запуску в треї з'являється невелика іконка у вигляді помідора, яку можна натиснути лівою кнопкою миші для запуску таймера або правою для доступу до контекстного меню з налаштуваннями.

До речі, про налаштування. У першій вкладці Ви можете змінювати проміжки часу, задані за замовчуванням, а в другій рекомендую зняти опцію "Приховувати вікно автоматично" та активувати можливість перетягування вікна таймера ("Allow dragging the window around"). Тепер все готово і Ви можете відкривати основне віконце та запускати сам таймер:

Tomighty буде відображатися поверх всіх вікон і сповіщатиме Вас про події початку та кінця завдання звуками. У процесі роботи таймер тикатиме. Якщо це дратує, просто відключіть цю опцію в налаштуваннях на вкладці "Звуки".

Після завершення одного "помідора" програма запропонує Вам зробити перерву - погоджуйтесь:) Відпочиньте 5 хвилин і знову за роботу. Коли зробите 4 завдання, зробіть довгу паузу о півгодини, після чого таймер знову почне відлік наступних 4 "помідорів".

Pomodoro для Android

В силу мобільності системи Андроїд, під неї існує найбільше різних таймерів. Просто зайдіть не Google.Play і введіть у пошуковому рядку слово Pomodoro, щоб переконатися в цьому.

На жаль, через те, що у мене на телефоні стара версія Android, мені вдалося протестувати тільки дві програми подібного штибу (і обидва англомовні). І найкращим з них я б назвав Simple Pomodoro:

Після запуску програми ми потрапляємо на екран із таймером. Якщо тапнути по ньому, Ваш пристрій перейде в режим блокування і на ньому на весь екран відобразиться зворотний відлік проміжку часу в 25 хвилин. Якщо ви натиснете кнопку "Назад", то зможете або відключити таймер, або переключити його у фон, щоб виконувати інші дії.

Крім основного екрану з таймером Simple Pomodoro має ще два екрани: планувальник завдань (свайп праворуч із екрана за замовчуванням) та статистика (свайп ліворуч). У режимі планування Ви можете не тільки створювати завдання в програмі, але й імпортувати їх з Календаря Гугла!

Як і у всіх подібних програмах, Simple Pomodoro є налаштування, які доступні в меню на екрані статистики або по натисканню системної кнопки "Меню":

У цих налаштуваннях Ви можете змінити часові інтервали виконання завдання та відпочинку, встановити звуки, параметри блокування та інші параметри.

Pomodoro онлайн

Якщо Ваша робота пов'язана з комп'ютером і у Вас є постійний доступ до Інтернету, то ідеальним вибором для тайм-менеджменту буде російськомовний сервіс "Помідорка":

Даний сервіс є не просто таймером, який можна включати, коли захочеться, а саме орієнтованим на вирішення конкретних завдань інструментом! Щоб скористатися "Помідоркою" після реєстрації потрібно перейти до розділу "Завдання" і поставити перед собою хоча б одну мету, а потім відправити її на виконання та перейти до розділу "Таймер":

Новостворене завдання має з'явитися у списку і щоб запустити таймер для неї, Вам буде достатньо натиснути на кнопку "Play". У режимі запущеного таймера Ви маєте можливість поставити паузу або виконати поточне завдання достроково, чого немає у багатьох аналогів. Контролювати свою результативність Ви можете в розділі "Статистика".

Якщо Вам потрібно змінити стандартні інтервали таймера, Ви можете зробити це за посиланням "Налаштувати помідорку" в лівому нижньому кутку сторінки.

Слід сказати, що сервіс "Помідорка" досить молодий і активно розвивається, тому незабаром може обзавестися будь-якими додатковими функціями, які мають великі англомовні аналоги (наприклад, синхронізацією справ з Календарем Гугла або імпорт/експорт списків завдань і статистики).

Так що цілком можливо, що ми отримаємо у своє розпорядження гідну вітчизняну відповідь "закордонним помідорам", яка буде повністю безкоштовною (принаймні так заявляє автор)!

Висновки

Завершити нашу сьогоднішню статтю хотілося б одним анекдотом:

Скільки потрібно психологів, щоб змінити лампочку?
- Достатньо одного, якщо лампочка готова змінюватися!

Аналогічна ситуація із тайм-менеджментом. Якщо Ви всерйоз вирішили зайнятися впорядкуванням розтрат власного часу, то не важливо, яку методику або програму Ви оберете для цього - Ви в будь-якому разі досягнете успіху.

Однак, якщо особливого бажання самодисциплінуватися немає, то на чому б Ви не зупинили свій вибір, користі від цього не буде. Тому, перед тим як шукати чудо-програму для тайм-менеджменту поставте собі питання, а чи готові Ви змінюватися. Якщо відповідь буде позитивною, тоді – вперед! Бажаю Вам максимально раціонально та з користю проводити весь свій час!

P.S. Дозволяється вільно копіювати та цитувати цю статтю за умови вказівки відкритого активного посилання на джерело та збереження авторства Руслана Тертишного.

Тайм менеджмент по праву вважається однією з найважливіших навичок сучасної ділової людини. Ефективно керуючи часом, ми помітно збільшуємо особисту продуктивність, досягаємо всіх поставлених цілей та стаємо справжніми господарями свого життя. У цій статті до вашої уваги пропонується кілька робочих способів підвищення продуктивності за допомогою грамотноготайм-менеджменту . Отже, розглянемо їх докладніше.

Суть цього відомого методу управління часом полягає в тому, щоб розділити всі майбутні справи на 4 категорії: А (найважливіші та термінові), B (значущі, але не надто термінові), C (термінові, але менш важливі) та D (другорядні та нетермінові).Тайм менеджмент за подібною схемою неодноразово довів свою ефективність, але він також потребує певного досвіду.

Спочатку ви, можливо, неправильно оцінюватимете важливість/строковість тих чи інших справ, відразу ж додаючи їх у розділ А або В. Таким чином, можна перевантажити ці категорії, порівняно з іншими. Проте розібравшись і «набивши руку», ви почнете швидко та точно розставляти свої пріоритети, помітно підвищивши особисту продуктивність та успішність.

• Mind maps (карти думок)

Це універсальний метод обробки та структурування інформації, який також відмінно підходить длятайм-менеджменту . В його основі знаходиться деревоподібна схема, яка може включати завдання, цілі, ідеї, ресурси або будь-які інші дані. Вважається, що її структура є набагато більш ефективною та зручною для сприйняття, порівняно з традиційними лінійними списками, таблицями чи планами.

Mind maps є потужним інструментом планування, що допомагає легко та швидко розробити плани на тиждень, місяць, рік чи будь-який інший проміжок часу. Крім того, цей спосіб підходить для підготовки будь-яких масштабних проектів (наприклад, бізнес-планів), дозволяючи докладно описати всі важливі деталі та їх взаємозв'язок один з одним. Карти думок – це дуже простий методтайм-менеджменту , їх можна складати як у звичайному аркуші папері, і у цифровому вигляді, з допомогою спеціалізованих інтернет сервісів.

Дана система тайм-менеджменту є пірамідою, що складається з 6 послідовних ступенів. На її вершині знаходиться план на день (його необхідно складати щодня), під ним розміщено короткостроковий план на тиждень/місяць, далі довгостроковий план на рік або кілька років. Три базові ступені піраміди - це масштабне планування, що включає генеральний план досягнення актуальної мети, глобальну мету життя і ключові життєві цінності. Піраміда Франкліна не лише методом управління часом, вона виконує глибші і серйозні завдання, допомагаючи сформувати життєві орієнтири людини.

• Діаграма Ганта

Діаграма Ганта – спосібтайм-менеджменту , реалізований як таблиці, горизонтальні рядки якої відображають певні відрізки часу, а вертикальні - список актуальних завдань чи подій. На діаграмі зазначається, який період часу буде виділено під той чи інший проект. Таким чином, ви зможете скласти точний та докладний графік виконання будь-якої роботи, вам вдасться ефективно розділити навіть наймасштабніше завдання на складові етапи та контролювати терміни їх реалізації.

KickIdler

Це інноваційний сервіс, що надає широкі можливості для обліку робочого часу - як особистого, так і продуктивності інших людей (наприклад, співробітників компанії). KickIdler забезпечує принципово новий підхід дотайм-менеджменту із застосуванням передових технологій. Система виконує комплексний аналіз даних, одержуваних з комп'ютера, і становить детальні звіти про продуктивність. Використовуючи KickIdler, ви зможете ефективно та оперативно контролювати, скільки часу ви та ваші підлеглі витратили на різні ділові завдання, а скільки – на особисті справи. Цей спосібтайм-менеджменту має широку сферу застосування, він підходить для будь-якого бізнесу (малого чи великого), для навчальних закладів та навіть для контролю домашнього ПК.

Як бачите, зараз існують дуже різноманітні методики тайм-менеджменту, застосовуючи їх у сукупності, вам вдасться досягти найкращих результатів. Фахівці рекомендують тестувати кожну вправу на практиці, а потім вибрати серед них той (або ті), які ідеально підійдуть саме вам.

Процес підготовки заходу складається з десятків завдань, дзвінків, поїздок та зустрічей. Щоб усе встигати, необхідно контролювати час і правильно його розподіляти, вміти виділяти пріоритетні завдання і не відволікатися менш важливі справи. У цьому допоможе як знання основних прийомів тайм-менеджменту, а й спеціальні програми, створені задля ефективного контролю та планування часу. .|

Пропонуємо на вибір 10 зручних програм, за допомогою яких ви зможете краще організувати та проконтролювати виконання щоденних завдань.

1. TIME Planner

10. Daily agenda

Daily agenda - програма для iOS-пристроїв, яка доступна в App Store за ціною 1,99 $. Програма покликана зібрати в одному списку зустрічі, події та заходи з різних календарів та інших програм. За задумом розробників, така синхронізація допоможе не відволікатися на перегляд нотаток і не хвилюватися через можливість випадково пропустити важливу подію у кругообігу щоденних справ.