Príklad eisenhowerovej matice na týždeň. Eisenhower Square: Zamerajte sa na dôležité, zahoďte nedôležité

Ahoj! V tomto článku si povieme o jednom z najefektívnejších nástrojov time managementu – Eisenhowerovej matici.

Dnes sa dozviete:

• Čo je Eisenhowerova matica;
• Ako možno maticu aplikovať v každodennom živote (s príkladmi);
• Aké techniky vám pomôžu ušetriť čas.

"Dlhý deň až do večera, ak sa nedá nič robiť" - hovorí ľudová múdrosť. Medzi zaneprázdnenými ľuďmi, ktorí pretekajú s časom, sa rodia celkom iné aforizmy: „Ako môžem pridať dňu dvadsiatu piatu hodinu?“

V multitaskingovom prostredí skôr či neskôr každý podnikateľ stojí pred otázkou kompetentného prideľovania časových zdrojov. Štartovacie podmienky sú rovnaké pre každého obyvateľa planéty – hodina zahŕňa šesťdesiat minút úplne pre každého. Ale to, ako efektívne si ľudia organizujú čas, do značnej miery určuje rozdiel medzi úspešným človekom a trvalým neúspechom.

Eisenhowerova matica ako metóda riadenia času

Time management, alebo - je vedomá kontrola nad množstvom času stráveného konkrétnymi činnosťami s cieľom zvýšiť ich efektivitu a produktivitu.

Eisenhowerova matica Je jedným z populárnych nástrojov na správu času, ktorý sa používa na uprednostňovanie obchodných a osobných úloh. Je založená na princípe rozdelenia všetkých prípadov do štyroch kategórií v závislosti od stupňa ich dôležitosti a naliehavosti. Matica sa najvýhodnejšie používa na krátkodobé a strednodobé plánovanie.

Tento prístup vynašiel Dwight David Eisenhower, armádny generál počas druhej svetovej vojny a neskôr tridsiaty štvrtý prezident Spojených štátov amerických. Politik vždy obdivoval svoje okolie svojou schopnosťou držať krok so všetkým.

Raz jeden Američan márne hľadal nejaký efektívny spôsob, ako spravovať čas, a keďže ho nenašiel medzi existujúcimi, vyvinul ho sám. Time Matrix je stále pozoruhodný svojou jednoduchosťou a genialitou a milióny ľudí na celom svete ho používajú na plánovanie.

Vizuálne je matica priorít rozdelená do štyroch kvadrantov, kde prípady zapadajú do kategórií: dôležité a naliehavé, dôležité a nenaliehavé, nedôležité a naliehavé, nedôležité a nenaliehavé.

Používateľ matice je požiadaný, aby zapísal všetky svoje plánované úlohy do týchto kvadrantov. Najväčšia práca sa stane práve vtedy, keď si človek vyberie medzi týmito oblasťami, a tak sa rozhodne, ktoré veci treba urobiť ako prvé a ktoré ako druhé.

Charakteristické pre kvadranty

Kvadrant A: Dôležité a naliehavé

V tejto oblasti by sa mali zaznamenávať prípady, ktoré patria k prioritným oblastiam ľudského života a nemožno ich odkladať. Týmito oblasťami sú zvyčajne rodina, kariéra (pre študentov - štúdium), zdravie a bezpečnosť.

Tieto prípady zodpovedajú nasledujúcim vyhláseniam:

1. Ak to v blízkej budúcnosti neurobíte, výrazne sa odcudzíte od jedného z dlhodobých cieľov vášho života.

Príklad. V blízkej budúcnosti sa tešíte na vzostup. Manažér vás žiada, aby ste čo najskôr predložili správu o pokroku. To je dôležité? Áno, pretože nechcete nechať ujsť kariérnu príležitosť. Je to naliehavé? Áno, pretože teraz je čas ukázať svoju usilovnosť.

1. Ak nevyhľadáte lekársku pomoc včas, môže to mať vážne následky.

Príklad. Bolí ťa zub. dôležité? Všetko, čo súvisí so zdravím, je vždy dôležité. súrne? Riskujete, že prídete o zub a na liekoch proti bolesti dlho nevydržíte.

Kvadrant B: Dôležité a nie súrne

Najúspešnejší ľudia robia väčšinu svojej práce v tomto kvadrante. Sú to každodenné činnosti, ktoré vždy slúžia na dosiahnutie hlavných cieľov vo všetkých oblastiach života. Všetky sú dôležité, ale nie je tam žiadny zhon, ako je to v prípade A kvadrantu.

Úspešný človek svoje dôležité záležitosti neprivádza do núdzového stavu, ale plní ich postupne. Často má čas na premyslené rozhodnutia a tehlu po tehle stavia budovu svojej budúcnosti.

Táto zóna zahŕňa všetky denné aktivity, ktoré priamo súvisia s prioritnými oblasťami života: práca, rodina, sebarozvoj, zdravie.

Existuje pre nich jediné kritérium:

• Úlohu je nevyhnutné dokončiť, ale ak sa objaví niečo dôležité a naliehavé, možno ju na chvíľu odložiť.

Príklad. Ste programátor a musíte svoj program odoslať do pondelka. Dnes je len štvrtok, všetko máte pripravené, no rozhodli ste sa posunúť odovzdanie práce na piatok, aby ste si opäť všetko dôkladne skontrolovali.

Veci z kvadrantu B s nedostatočnou pozornosťou môžu migrovať do kvadrantu A. Vaším cieľom je tomu zabrániť. Stáva sa, že dôležitý prípad sa objaví náhle z dôvodov, ktoré nemôžete ovplyvniť. No často veci do takéhoto stavu dovedieme my sami, ignorujeme preventívne prehliadky u lekára a odkladáme realizáciu dôležitých úloh na termín.

Kvadrant C: Nedôležité a naliehavé

Tieto úlohy sú trochu vzdialené od vašich hlavných priorít, no ich vykonávanie vám uľahčí život a môže vám časom dobre poslúžiť.

V tejto oblasti sú stretnutia a rozhovory, na ktoré chodíte zo slušnosti alebo z núdze, vrátane narodenín nie veľmi blízkych ľudí, zrazu sa objavia domáce práce, nejaké pracovné úlohy.

Prípady v tomto kvadrante majú nasledujúce charakteristiky:

1. Ak to urobíte rýchlo, pomôže to.

Príklad. Plánovali ste kúpu klimatizácie a dozvedeli ste sa o akcii, ktorá potrvá len jeden deň. dôležité? Nie presne. Svet sa nezrúti, pokiaľ si nekúpite klimatizáciu lacnejšie, ako ste plánovali. súrne? Áno, akcia platí jeden deň. Príjemný bonus: urgentný nákup trochu ušetrí rodinný rozpočet.

1. Nepriame splnenie týchto úloh môže byť prínosom pre hlavné ciele, hoci to nie je zaručené.

Príklad. Ste novinár. Ste pozvaní na banket, kde môže prísť redaktor novín, o ktoré máte záujem. dôležité? Nie zvlášť, všetko je príliš vágne. súrne? Áno, pretože hostina nebude trvať večne, treba sa rozhodnúť – buď pôjdete, alebo nie.

Je pravdepodobné, že nájdete niekoho, kto deleguje prípad z tohto kvadrantu. Nejakú nedôležitú neodkladnú záležitosť za vás môže vybaviť manžel, známy, kolega alebo podriadený.

Kvadrant D: Nedôležité a nie súrne

Všetky záležitosti tohto kvadrantu možno zhruba rozdeliť na skutočné záležitosti a zábavu. Aktivity zahŕňajú úlohy, ktoré vám zabezpečia pohodlie, urobia vás a váš život krajším (napríklad starostlivosť o váš zovňajšok), no úloha môže chvíľu počkať.

Pre ženu to môže byť návšteva manikérky, pre muža autoumyváreň. Samozrejme, tieto záležitosti sú dôležité samy o sebe, ale nie vo vzťahu k vašim hlavným oblastiam života.

Do druhej skupiny patrí príjemná zábava. Obyčajne sa má za to, že tieto skutky sú nanič, nazývajú sa „žrútmi času“, sú prezentované ako skutky, ktoré ľudia robia, aspoň by bolo lepšie, keby to nerobili, a zbaviť sa ich je chvályhodný cieľ .

Takže kategoricky môžete hovoriť len o zlých návykoch, ako je fajčenie a systematické používanie silného alkoholu. Príklady prípadov, ako je komunikácia na sociálnych sieťach, sledovanie svetelných filmov, vystrájanie sa v kluboch, hobby pre počítačové hry - to všetko má právo byť a je pre človeka potrebné, ak ho to uvoľňuje a dáva mu potešenie.

Po prvé, človek nie je robot, potrebuje urobiť niečo len tak, pre dušu.

Po druhé, nedôležité a nie naliehavé záležitosti môžu byť užitočné. Mnohé počítačové hry rozvíjajú myslenie, komunikácia v sociálnych sieťach učí vyjadrovať myšlienky, tanec v kluboch pomáha zahriať sa. Navyše je už dávno známe, že striedanie aktivít je najlepší oddych.

Hlavnou podmienkou pre tento kvadrant je nenechať mu zabrať väčšinu času a ignorovať hlavné veci, ktoré vás v živote posúvajú vpred.

Ako aplikovať Eisenhowerovu maticu v praxi

Takže po preštudovaní teoretickej časti môžete na sebe zažiť pôsobenie matrice.

1. Večer pred prvým skúšobným dňom rozložte plánovač k príslušnému dátumu a nakreslite štvorpoľný rozptyl. Podpíšte ich podľa tabuľky. Pri absencii denníka si môžete vziať bežný list. Ak tablet alebo notebook nosíte stále so sebou, môžete si vytvoriť maticu v Exceli.
2. Na samostatný list papiera si zapíšte do stĺpca všetky úlohy, ktoré máte v úmysle urobiť zajtra (keď získate zručnosť rýchlo rozdeliť všetky úlohy v matici, túto položku už nebudete potrebovať).
3. Prečítajte si prípady jeden po druhom a prepíšte každý prípad do príslušného kvadrantu matice. Aby ste to dosiahli, stačí odpovedať na dve otázky: je to dôležité? Je to naliehavé?

1. V prípade papierovej verzie si nechajte v každom poli voľné miesto – zajtra si premyslíte ďalšie veci a doplníte ich.
2. Už hotové puzdrá zvýraznite fixkou (farbou).
3. Na konci dňa si nevybavené úlohy preložte na ďalší deň (nezabudnite si ich prepísať na novú tabuľku denníka alebo ich skopírujte na novú kartu Excelu – inak sa „stratia“).
4. Neodpierajte si na konci dňa potešenie z prezerania všetkých „farebných“ častí vášho matrixu, teda všetkých splnených úloh. Pocítite zadosťučinenie obchodníka, ktorého deň bol dobre strávený.

Príklad vyplnenej Eisenhowerovej matice

S naším príkladom urobíme tak, ako sme radili v predchádzajúcom odseku – najskôr vypíšeme všetky prípady za sebou, a potom ich rozdelíme do matice. V príklade prvej osoby by sa zamyslel profesionálny masážny terapeut.

Tu je jeho zoznam úloh na tento deň (s komentárom, aby čitateľ pochopil stupeň dôležitosti a naliehavosti):

• Dnes sú 4 masáže: o 9-tej, o 11-tej, o 15-tej, o 20-tej (počas prestávok urobím zvyšok ja);
• Choďte na účtovné oddelenie (podľa zmluvy by som mal dostať 60% nákladov na masáž, ale v skutočnosti dostávam len 50% - zistite prečo);
• Kúpte krmivo pre mačku (je dobré, že som sa pozrel - zostalo len jedno kŕmenie);
• Navštívte priateľa v nemocnici (blízky priateľ, včera si zlomil ruku, prineste mu niečo chutné);
• Choďte do banky, zaplaťte hypotéku (dnes je posledný deň, kedy môžete platiť bez sankcie);
• Navštívte priateľov za stanom (dnes je utorok, v sobotu plánujeme rodinný výlet);
• Choďte do bazéna (čím častejšie chodím, tým lepšie);
• Kúpte si jedlo (v chladničke je niečo iné, pár dní vydržíme);
• Odpovedajte na správy na WhatsApp a VKontakte (iba konverzácie);
• Cvičte angličtinu aspoň 20 minút (medzi klientmi je veľa cudzincov, bolo by potrebné dotiahnuť jazyk);
• Kúpte si nové tesnenie ku kohútiku (práve kvapká z kohútika, ale je to na hrane);
• Choďte na stretnutie s oftalmológom (každý rok, len v prípade, prechádzam vyšetrením);
• Nechajte sa ostrihať (vzhľad je stále elegantný, ale je lepšie ho neutiahnuť);
• Hodiť kolegovi knihu o cvikoch na chrbtové svaly (sľúbil som, že ju hneď pošlem, keď budem pri počítači).

Pamätajte: to isté pre rôznych ľudí môže žiť v rôznych kvadrantoch matice. Napríklad pre niekoho môže byť hobby dôležité aj nedôležité. Vy a len vy môžete rozdeliť svoje záležitosti tak, ako vidíte svoje životné priority.

Za akých podmienok vám bude Eisenhowerova matica užitočná?

Niektorí skeptici sa domnievajú, že Eisenhowerova matica je vhodná len pre manažérov, kým bežný zamestnanec, robotník či žena v domácnosti ju v praxi využiť nemôže (čo nie je pravda – matica je univerzálna, my sme to dokázali na príklade masážny terapeut, nie obchodník ako príklad).

V skutočnosti nejde o možnosť alebo nemožnosť použitia matice, ale o vhodnosť jej aplikácie.

Systém Eisenhower sa používa na plánovanie každý deň. To znamená, že nehovoríme o dlhodobých plánoch (stavať dom, ísť na dovolenku, ukončiť vysokú školu), ale o aktuálnych úlohách.

Na jednej strane, ak má človek tak málo denných úloh, že ich pamäť ľahko zvládne, potom nie je potrebné používať stôl. Napríklad všetky plány zamestnanca na deň sú odslúžiť si osem hodín v práci a večer popíjať pivo s priateľmi. Tento stôl nie je pre týchto ľudí.

Na druhej strane, ak má človek ciele vo všetkých aspektoch svojho života – v práci, štúdiu, sebarozvoji, rodine, koníčkoch, ak sa snaží byť pánom svojho času a neísť s jeho prúdom – napr. človek má vždy veľa každodenných úloh. A keďže ich nechce stratiť zo zreteľa - táto matrica je pre neho.

Eisenhower Matrix nie je všeliekom na večný nedostatok času. Je to skôr taký mini návod na stanovenie priorít.

Nebuďte prekvapení, ak je pre vás spočiatku ťažké rozdeliť prípady do kvadrantov. Vo chvíli, keď na to myslíte a robíte to, učíte sa. A naučiť sa niečo hodnotné vždy vyžaduje určité úsilie.

Nezúfajte - po niekoľkých dňoch práce so stolom získate zručnosť, ktorá sa zmení na zručnosť. Následne sa prioritizácia stane automatickou.

Poďme si to teda zhrnúť.

Eisenhower Matrix je navrhnutý pre ľudí, ako ste vy, ak:

• Neustále sa musíte rozhodnúť, ktorú úlohu budete riešiť ako prvú;
• Ste pripravení lepšie sa spoznať, ste pripravení úprimne odpovedať na otázky typu „čo je pre mňa skutočne dôležité?“;
• Chcete urobiť čo najviac – určite viac, ako robíte práve teraz;
• Ste pripravení bojovať s takou vašou vlastnosťou, akou je prokrastinácia – chronické odkladanie.

Možno už viete dobre riadiť svoj čas.

Prečítajte si nižšie uvedené tvrdenia a opýtajte sa sami seba, či sú pre vás pravdivé. Ak vám drvivá väčšina bodov nevyhovuje, je vhodné, aby ste si osvojili techniky time managementu.

• Vždy máte jasný zoznam úloh na daný deň;
• Na obchodné e-maily odpovedáte včas;
• Nenosíte si prácu domov a takmer nikdy nezostávate neskoro po skončení pracovného dňa;
• Nedovolíte, aby vás telefonáty, návštevy návštevníkov a sociálne siete výrazne odvádzali od vašich hlavných úloh;
• Nerobíte prácu za svojich podriadených, pretože si nemyslíte, že len vy ju môžete robiť naozaj dobre;
• Na konci dňa sa cítite takmer rovnako ostražití ako na začiatku.

Ak sa vám všetky predchádzajúce body zdajú logické, tak ten posledný môže vyvolať nedôverčivý úsmev: „To si robíš srandu! Vytlačený citrón sa na konci dňa cíti viac nabitý energiou ako ja." Napriek tomu existuje veľké množstvo ľudí, ktorí sa nielen unavia, ale pociťujú aj nával energie. A tu nie je žiadne tajomstvo.

Unavuje nás nie množstvo vykonanej práce, ale hlúpe, neusporiadané činy, nezmyselné vyhadzovanie a pocit bezmocnosti v podmienkach chronickej časovej tiesne.

Samozrejme, niekedy nemôžeme predvídať všetko. A naším harmonickým plánom môže otriasť náhle odpojené vybavenie kancelárie, neskorý klient či záškolácky zamestnanec. Nechajte to zatiaľ bokom.

Prvá vec, na ktorej sa oplatí zapracovať, je to, ako nebyť pre seba zdrojom chaosu a potom sa môžete zamyslieť nad vplyvom vonkajších nepredvídaných okolností.

1. Vyčistite si pracovnú plochu z dokumentov, s ktorými už nepracujete. Ak ich veľmi často nepotrebujete, odložte ich do skrine. Vôbec nie je potrebné - poslať do košíka. V kope papierov len ťažko nájdete ten list, pri hľadaní ktorého strávite dlhé minúty podráždení z márneho úsilia. Upozorňujeme, že stoly úspešných podnikateľov vyzerajú, akoby na nich nikto nepracoval: väčšinu ich plochy nezaberá nič.
2. Zaobstarajte si denník a nerozlúč sa s ním. Nie je možné si všetko zapamätať a obchodníci už dávno pochopili, že je potrebné všetko zapisovať - ​​dátumy stretnutí, prípady, otázky na zamyslenie. Často sa používajú mobilné telefóny a notebooky s ich kalendármi, no papierový diár nikdy nezostarne – už len preto, že sa nemôže rozbiť ani vybiť.
3. Naplánujte si najdôležitejšie veci počas vrcholnej dennej aktivity.... Všetci sme ľudia a dokonca aj tí najsilnejší z nášho druhu sú premožení spánkom. Odolávať svojim biorytmom je strata času, aj tak sa vám nepodarí. To, čo spravíte poobede za hodinu, vám večer s nahromadenou únavou zaberie dvakrát toľko času. Neodkladajte preto urgentnú správu na neskorý večer, nezačínajte dôležité rozhovory pred spaním – týmto prístupom si potrpíte vy aj vy.
4. Nepreťažujte sa... Nejde len o to, že vaša produktivita klesne. S nemilosrdným rytmom určite „vyhoríte“ a vaše telo si bez vášho súhlasu zariadi odpočinok a pošle vás na nemocničné lôžko. Tu stratíte všetok ušetrený čas.

Správajte sa ako čistokrvný kôň – toto je, samozrejme, silné zviera, ale ktorý majiteľ by riskoval, že ho bude riadiť zúrivým závodom?

1. Projekty a skutky „neplytvajte“.... Pamätáte si známu vetu o tom, že najlepší je nepriateľ dobra? Máte pocit, že čím viac svoj projekt kontrolujete, tým je lepší? Tu je veľmi dôležité „nepreexponovať“ puzdro, inak riskujete pocit chronickej únavy z neschopnosti dosiahnuť ideál. Neusilujte sa o ideál - tieto akcie vám uberú čas.
2. Nesnažte sa byť dobrý vo všetkom.... Stať sa špecialistom v určitej oblasti trvá roky. Je lepšie vyčnievať v jednej veci, ako byť priemerný vo všetkom. Rozpráva o tom film "Ocean's 11". Dôležité je mať tím, kde je každý v niečom dobrý, potom sa dajú ľahko delegovať záležitosti.

Nestrať to. Prihláste sa na odber a dostanete odkaz na článok na svoj e-mail.

V nekonečnom prúde každodenných činností sa dá ľahko zmiasť, pretože každým dňom ich pribúda. Zo včerajšieho nedokončenia sa stáva dnešok a to, čo sme dnes nestihli, sa automaticky presúva na zajtrajšok. V dôsledku toho sa toho môže nahromadiť toľko, že potom nebudete rozumieť: čo sa urobilo, čo je v procese a čo ešte čaká v krídlach.

Takéto alebo detailné situácie sa často vyskytujú u ľudí, ktorí procesu plánovania svojich aktivít nevenujú náležitú pozornosť. Prirodzene, pretože zručnosti sa v škole neučia a mnohí rodičia a iní ľudia, ktorí v procese nášho rozvoja pôsobia ako vychovávatelia, si často sami nevedia naplánovať svoje aktivity, hoci to nie je vôbec zložité. Len sa tomu akosi nevenuje náležitá pozornosť.

Dnes však existuje veľa vynikajúcich plánovacích techník, ktoré vám umožňujú naučiť sa racionálne využívať svoje časové zdroje a získať maximálny úžitok z tohto procesu pre seba. V tomto článku však nebudeme brať do úvahy všetky tieto techniky, ale uvedieme ako príklad iba jednu, ktorá sa vyznačuje jednoduchosťou a účinnosťou. Táto technika sa nazýva "Eisenhower Matrix".

Eisenhower Matrix je jedným z najpopulárnejších nástrojov na správu času, ktorý používa mnoho ľudí na celom svete, od bežných najatých pracovníkov a stredných manažérov až po vedúcich pracovníkov veľkých firiem a svetoznámych korporácií. Zakladateľom tejto matice je 34. prezident Spojených štátov amerických, Dwight David Eisenhower. Ako asi tušíte, tento muž bol veľmi zaneprázdnený a musel robiť veľa rôznych vecí súvisiacich s jeho aktivitami. Z tohto dôvodu optimalizuje svoj pracovný rozvrh a zoznam úloh. Výsledkom jeho výskumu bola matica, o ktorej uvažujeme.

Zmyslom Eisenhowerovej matice je hlavne naučiť sa správne rozdeliť všetky svoje záležitosti, rozlíšiť dôležité od naliehavého, nie naliehavé od najmenej dôležitého a tiež minimalizovať čas strávený podnikaním, implementáciou ktorý neprináša žiadne významné výsledky. Poďme si povedať, ako to celé funguje v praxi.

Podstata Eisenhowerovej matice

Eisenhowerova matica pozostáva zo štyroch kvadrantov, ktorých základom sú dve osi – os dôležitosti (vertikálna) a os naliehavosti (horizontálna). V dôsledku toho sa ukazuje, že každý kvadrant sa líši vo svojich ukazovateľoch kvality. Všetky úlohy a úlohy sú zaznamenané v každom z kvadrantov, vďaka čomu sa vytvára mimoriadne jasný a objektívny obraz o tom, čo by sa malo urobiť ako prvé, čo by sa malo urobiť ako druhé a čo by sa nemalo urobiť vôbec. To všetko je celkom jednoduché, ale v žiadnom prípade nebude zbytočné uviesť niekoľko vysvetlení.

Kvadrant A: Dôležité a naliehavé veci, ktoré treba urobiť

Pre ideálne plánovanie by tento kvadrant matice mal zostať prázdny, pretože objavenie sa dôležitých a naliehavých záležitostí je indikátorom dezorganizácie a priznania zablokovania. Mnoho ľudí vypĺňa túto časť rozvrhu kvôli svojej vlastnej lenivosti a nesprávnemu stanoveniu priorít. Prirodzene, z času na čas sa takéto prípady môžu objaviť u každého človeka, ale ak sa to stane každý deň, potom je čas venovať pozornosť.

Mali by ste sa teda vyhnúť robeniu vecí v kvadrante A. A na to je potrebné iba dokončiť položky zostávajúcich kvadrantov včas. Ale ak niečo stále stojí za to napísať do prvého kvadrantu, potom je to:

• Prípady, ktorých zlyhanie negatívne ovplyvňuje dosiahnutie cieľov
• Prípady, ktorých zlyhanie môže spôsobiť ťažkosti a problémy
• Záležitosti súvisiace so zdravím

Je tiež dôležité mať na pamäti, že existuje niečo ako „delegovanie“. To znamená, že vždy, keď sa vo vašom kvadrante A vyskytnú prípady, ktoré možno delegovať na niekoho iného, ​​určite by ste mali využiť túto príležitosť, aby ste čo najskôr vyriešili ďalšie dôležité a urgentné prípady.

Kvadrant B: Veci, ktoré sú dôležité, ale nie naliehavé

Druhý kvadrant si zaslúži najväčšiu pozornosť, od r prípady, ktoré sa v ňom nachádzajú, sú tie prioritné a najsľubnejšie a práve z nich by mala pozostávať každodenná úloha každého človeka. Zistilo sa, že ľudia, ktorí sa venujú najmä záležitostiam tohto kvadrantu, dosahujú v živote najväčšie úspechy, povyšujú sa, zarábajú viac peňazí, majú dostatok voľného času a žijú šťastný a naplnený život.

Venujte pozornosť aj skutočnosti, že nedostatok naliehavosti vám umožňuje pristupovať k riešeniu akýchkoľvek úloh premyslenejšie a konštruktívnejšie, a to zase umožňuje človeku odhaliť svoj potenciál naplno, nezávisle premýšľať o všetkých svojich nuansách. činnosti a riadiť časový rámec svojich záležitostí. Ale tu, okrem iného, ​​musíte pamätať na to, že veci v kvadrante B, ak nie sú dokončené včas, môžu ľahko spadnúť do kvadrantu A, čím sa stanú ešte dôležitejšími a vyžadujú si rýchle dokončenie.

Skúsení odborníci na time management odporúčajú zahrnúť do kvadrantu B všetky aktuálne záležitosti týkajúce sa hlavnej činnosti, plánovania a analýzy práce, vzdelávania a dodržiavania optimálneho harmonogramu atď. Tie. všetko, z čoho pozostáva náš bežný každodenný život.

Kvadrant C: Naliehavé, ale nie dôležité veci

Väčšina činností v tomto kvadrante pôsobí rušivo a nepribližuje človeka k zamýšľaným výsledkom. Často jednoducho narúšajú zameranie sa na skutočne dôležité úlohy a znižujú efektivitu. Hlavnou vecou pri práci s maticou je nezamieňať si urgentné záležitosti z kvadrantu C s urgentnými záležitosťami z kvadrantu A. V opačnom prípade dôjde k zmätku a to, čo by sa malo urobiť, zostáva v pozadí. Vždy pamätajte na svoje a naučte sa rozlišovať medzi dôležitým a vedľajším.

K záležitostiam kvadrantu C patria napríklad stretnutia alebo vyjednávania nariadené niekým zo strany, oslavy narodenín nie veľmi blízkych ľudí, náhle domáce práce, eliminácia rušivých vplyvov, ktoré nie sú životne dôležité, ale vyžadujú si pozornosť (rozbila sa váza , mikrovlný sporák, vypálená žiarovka a pod.), ako aj všelijaké iné veci, ktoré vás neposúvajú dopredu, ale iba spomaľujú.

Kvadrant D: Nenaliehavé a nedôležité veci

Úlohy v poslednom kvadrante sú vôbec zbytočné. V mnohých prípadoch je užitočné nielen ich riešiť ako posledné, ale aj neriešiť ich vôbec. Aj keď o nich určite potrebujete vedieť, tk. sú „požierači času“.

Ďalšou črtou tejto skupiny je zaujímavá: pre mnohých ľudí sú veľmi atraktívne - tieto úlohy sa ľahko vykonávajú a prinášajú potešenie, umožňujú vám relaxovať a dobre sa baviť. Odolať pokušeniu cvičiť s nimi môže byť preto dosť problematické. Ale je to absolútne nevyhnutné.

V kvadrante D môžete zaznamenať také veci, ako je telefonovanie s priateľmi o niečom nepodstatnom, zbytočná korešpondencia alebo trávenie času na sociálnych sieťach, sledovanie televíznych seriálov a rôznych „myseľných“ televíznych relácií, počítačových hier atď. Samozrejme, každý by si mal pravidelne oddýchnuť a nejako sa zabaviť, ale na to existujú aj zaujímavejšie a rozvíjajúce sa spôsoby: čítanie, návšteva telocviční a bazénov, výlety do prírody atď. Ak sa nemôžete úplne zachrániť od robenia vecí z kvadrantu D alebo nechcete, musíte ich realizáciu odložiť aspoň do okamihu, keď budú dokončené úlohy z kvadrantu B a C a čas, ktorý im bude venovaný. na záležitosti kvadrantu D by sa mali obmedziť na minimum. Tu bude vhodné známe príslovie: „Čas na podnikanie, hodina na zábavu“.

Len čo si osvojíte Eisenhowerovu maticu a naučíte sa v nej správne rozdeliť svoje záležitosti, všimnete si, že máte veľa nového voľného času, všetko stíhate robiť načas a bez zhonu, všetky vaše záležitosti sú v poriadku, ciele sa dosahujú jeden po druhom a vy sami máte takmer vždy dobrú náladu a veselú náladu. Všetko je to o organizovaní a zhromažďovaní. Pravdepodobne si sami z času na čas všimnete, že neorganizovaní ľudia sú vždy v kruhu nejakého nepochopiteľného podnikania, vždy sú zaneprázdnení niečím hlúpym, ale „veľmi dôležitým“, vyzerajú unavene a otrávene. Existuje veľa charakteristických čŕt. Ale to nie je dôležité, ale to, že ak vy a ja nechceme mať podobné výsledky, potom musíme konať inak. Totiž: musíme byť organizovaní, jasne rozumieť tomu, čo a kedy musíme robiť a prečo to všetko robíme. A Eisenhowerova matica je na to skvelá.

Prajeme vám veľa šťastia a úspechov pri osvojovaní si vašej novej zručnosti!

Mnohí z nás robia viac vecí naraz. Neustále sa stretávame so situáciami, keď máme veľa práce. Ako ich však uprednostňujete? A ako sa nenechať zmiasť v prípadoch a termínoch?

Plánovanie času nie je jednoduché. Časť biznisu ide do zajtra. A potom sa na ne navrstvia nové. V dôsledku toho počet prípadov rastie. Zručnosti na riadenie vlastného pracovného času sa nevyučujú ani v škole, ani na vysokých školách. Na učenie však nikdy nie je neskoro. Budeme hovoriť o jednej z najpopulárnejších metód distribúcie úloh. Táto technika je "Eisenhower Matrix". Táto metóda vám umožní plánovať veci, oddeliť prioritné úlohy od menej prioritných a tráviť oveľa menej času odstraňovaním blokád.

Táto metóda, ktorá je jednoduchá a populárna v západných krajinách, sa rozširuje aj u nás.

Trochu histórie

Matrix nevynašiel nikto iný ako 34 prezident Spojených štátov amerických Dwight David Eisenhower. Ako človek na mimoriadne zodpovednom mieste bol neustále zaneprázdnený a každý deň musel vykonávať obrovské množstvo úloh rôzneho druhu. Aby sa nehromadili neustále vznikajúce úlohy, prezident neustále hľadal jednoduchý a zrozumiteľný nástroj na plánovanie úloh, s ktorým by sa dalo jednoducho pracovať. Po dlhom výskume Eisenhower konečne našiel metódu, ktorá sa stala pre mnohých univerzálnou.

Aký je teda zmysel matice?

Pri rozdeľovaní úloh. Na jednoduchých príkladoch sa rýchlo naučíte oddeľovať hlavné úlohy od menej dôležitých a napokon si v dennom rozvrhu vytvoríte miesto pre osobné úlohy.

Eisenhowerova matica je založená na 4 kvadrantoch. Pretínajú ich 2 osi:

• os dôležitosti
• os naliehavosti

Do 4 políčok matica ponúka napísať všetky veci, ktoré vás tak či onak znepokojujú.

Takže prvý kvadrant. Píšeme v ňom najdôležitejšie a naliehavé záležitosti. Tvorca tejto techniky vždy zdôrazňoval, že ak správne naplánujete všetky svoje úlohy, tento kvadrant by mal byť prázdny. Ale na matrici ešte len začíname pracovať. Ak si sem zapisujete úlohy, mali by ste venovať pozornosť tým, ktoré:

• nemožno nesplniť, pretože to negatívne ovplyvní plnenie vytýčených cieľov
• je nemožné nesplniť, pretože to bude mať negatívne dôsledky
• nemožno nesplniť, pretože plnenie týchto záležitostí súvisí so zdravím

Po vyplnení tohto zoznamu je čas zapamätať si delegovanie. Ak sa môžete o dôležitý a naliehavý problém podeliť s niekým iným: urobte to, neváhajte a požiadajte o pomoc.

Druhý kvadrant. Navrhuje sa do nej vložiť záležitosti, ktoré sú dôležité, ale ktorých realizácia si nevyžaduje súrne. Sú to sľubné a skutočne dôležité úlohy, od ktorých splnenie závisí úspech. Napriek tomu, že naliehavosť pri dokončení týchto úloh je až na druhom mieste, pamätajte, že to neznamená, že na ne môžete zabudnúť pred termínom. S dostatočným časom na dokončenie pristupujeme k riešeniu problémov premyslenejšie. Čo sem možno zahrnúť?

Nasledujúce úlohy:

• súvisiace so športom
• súvisiace s plánovaním úloh a hodnotením výkonu
• ktoré súvisia s prácou

Tretí kvadrant. Zahŕňa naliehavé, ale nedôležité záležitosti. Z veľkej časti musíte na tento zoznam zaradiť problémy, ktoré vás rozptyľujú na ceste k dosiahnutiu vašich cieľov. Napríklad v tomto zozname stojí za to pridať stretnutia a rokovania, ktoré pre vás nie sú potrebné, ale sú uložené úradmi, čo nijako neovplyvní dosiahnutie vašich cieľov. Tu si môžete zapísať aj náhle domáce problémy spojené s poruchou domácich spotrebičov atď.

Štvrtý kvadrant. Eisenhower v nej navrhuje zapisovať nedôležité a nie súrne záležitosti. Toto sú úlohy, ktoré nebudú vôbec užitočné. Navrhuje sa, aby sa s nimi zaobchádzalo len v krajnom prípade alebo vôbec. Takéto úlohy možno prirovnať k elementárnym žrútom času. Prečo teda tieto prípady úplne nevylúčiť? Mnohým sa tieto veci zdajú príjemné. A čas letí.

Čo je Eisenhower Dwight David Matrix? Ako si 34. prezident Spojených štátov naplánoval čas? Aký organizačný princíp vám umožnil zvládnuť obrovské množstvo prípadov? O tom všetkom vám teraz poviem.

Time management je založený na princípe plánovania. A hlavnou vecou pri plánovaní je uprednostniť, ktoré veci by sa mali začať ako prvé a ktoré by sa mali urobiť neskôr.

Veľmi jednoduchú a neskutočne účinnú techniku ​​používal 34. prezident Spojených štátov amerických, neskôr dostala pomenovanie podľa svojho mena – princíp Eisenhowera Dwighta Davida. Každý chápe, že prezident má veľa práce a osud miliónov ľudí závisí od správneho časového plánovania jedného človeka.

Čo urobil prezident Eisenhower?

To je ako - všetky úlohy rozdelil na dôležité a naliehavé. Pre lepšie pochopenie metódy nakreslíme maticu Eisenhowera Dwighta Davida tak, že štvorec rozdelíme na 4 rovnaké časti. V dôsledku toho dostaneme 4 štvorce. Teraz podpíšme každý z nich nasledujúcimi menami: Dôležité, nezáleží na tom, súrne, nie súrne.

Podstatou Eisenhowerovho princípu je, že všetky dôležité a naliehavé veci musia byť pri stanovovaní priorít urobené ako prvé. Potom dôležité a nie súrne. Ďalej nedôležité urgentné. A ak je čas, tak konečne nedôležité a neurgentné.

Za čo?

Čo dáva uplatnenie Eisenhowerovho princípu? Prečo kresliť maticu? Prečo nemôžete robiť všetko bez problémov?

Asi každý sa potýkal s nedostatkom času – keď chcete stihnúť všetko naplánované, no nedarí sa vám, každý deň nás čakajú prekvapenia a my musíme prispôsobovať plány, odmietať plánovaný oddych, nové pracovné príležitosti atď. .

Nie je možné predvídať neplánované, čo znamená, či sa nám to páči alebo nie, niektoré plány musíme zrušiť. Ale ... Ale čo ak najprv urobíme hlavné úlohy a tie menej podstatné necháme na neskôr. Čo nie je taká škoda odmietnuť? Napríklad, strávme čas s rodinou namiesto stretnutia s klientom, ktorý pravdepodobne nebude súhlasiť so spoluprácou.

Toto je odpoveď na otázku: "prečo triediť prípady." Robíme len to hlavné, odkladáme sekundárne a stávame sa v živote úspešnejšími a produktívnejšími. Naliehavé totiž neznamená dôležité a naopak.

1 štvorec: Dôležité a naliehavé

Tie obsahujú naliehavé záležitosti, ktorých zlyhanie môže viesť k negatívnym dôsledkom... Z tejto sekcie začíname všetky obchody, pretože sú to pre nás najdôležitejšie a okrem toho naliehavé úlohy. Táto časť obsahuje: "Urgentná operácia", "Neplánované stretnutia", "Termín dodania projektu."

Hlavná vec je, že toto námestie by malo byť v ideálnom prípade prázdne, pretože väčšina dôležitých úloh nie je na začiatku naliehavá a pri správnom plánovaní sa dajú urobiť skôr, ako sa stanú naliehavými. Všetky úlohy v tomto štvorci sa zobrazujú z 2 dôvodov:

- závisí od nás (interné dôvody), čo vieme ovplyvniť a to je vo väčšine prípadov najväčší podiel. Napríklad: nedostatok profesionality, motivácie, sily atď. Vo všeobecnosti môžeme tento dôvod odstrániť sami;

- mimo našej kontroly (externé dôvody): Keď ich nemôžeme ovplyvniť, napr. vyššia moc, náhla bolesť, naliehavá žiadosť o pomoc a pod. V ideálnom prípade by pri správnom plánovaní mali zapadnúť iba tieto dôvody, dôležité a naliehavé.

Okrem toho všetci chápeme, že nie vždy je možné venovať naliehavým záležitostiam toľko času, koľko je potrebné. Príkladom zo života je absolvovanie skúšok, ak sa pripravujete v posledný deň, tak čas na prípravu jednoducho fyzicky nemusí stačiť. Práca v núdzovom režime je navyše vyčerpávajúca, zhoršuje psychický aj fyzický stav. Preto by sa všetky dôležité úlohy mali dokončiť skôr, ako sa stanú naliehavými, to znamená, že práca so štvorcom je dôležitá a nie naliehavá.

2 štvorec: Dôležité a nie naliehavé

Pravidelné plnenie všetkých úloh z tohto štvorca je indikátorom vášho úspechu a produktivity. Tento štvorec zahŕňa prípady, ktoré môžu počkať, ale ich nedokončenie bude mať vážne negatívne dôsledky.

Dôležitá úloha sa líši od nedôležitej v tom, že dôsledky v prípade ich nesplnenia sú odlišné... Čím dôležitejšia je úloha, tým silnejšie sú negatívne dôsledky jej zlyhania. Preto uprednostňujeme plnenie dôležitých úloh najskôr a až potom urgentných.

V ideálnom prípade by všetky dôležité úlohy, naliehavé aj nenaliehavé, mali byť dokončené v plnom rozsahu. Medzi prípady v tejto oblasti možno zaznamenať napríklad: úlohy pre osobný rozvoj, zdravotnú starostlivosť, napr.: včas konzultovať s lekárom a predchádzať chorobám, ovládať základné znalosti angličtiny na povýšenie v práci atď. pravidlo, toto sú kľúčové úlohy, ktoré môžu vo vašom živote výrazne zmeniť.

Všetci chápeme, že vo väčšine prípadov nie je možné stihnúť všetko naplánované. Už len preto, že nastanú nepredvídané okolnosti, ktoré vážne upravia plány. Vzhľadom na túto skutočnosť je lepšie robiť dôležité úlohy, od ktorých výrazne závisí váš život, ako nedôležité veci. Preto je také dôležité triediť úlohy podľa Eisenhowerovho pravidla.

Keď správne rozdelíme prípady a začneme pracovať s tými najdôležitejšími, potom je menej náhlych úloh, to znamená, že máme čas stihnúť veci skôr, ako sa stanú naliehavými. A to je koniec koncov veľmi dôležité, keď nie je vždy dosť času na naliehavé záležitosti - ukáže sa, že sú nedokončené a my si zariaďujeme skúšku našich nervov a snažíme sa prísť včas. Zároveň je pri pravidelnej práci so štvorcom dôležitá a nie urgentná, každej úlohe môžete venovať toľko času, koľko si vyžaduje, v dôsledku toho sa zníži počet uponáhľaných prác a stresových situácií a kvalita práce sa zvýši. Analogicky z bežného života je lepšie chorobe včas predchádzať, ako začať a na konci zažiť silnú bolesť a vážne následky v budúcnosti.

3 štvorec: Nevadí, súrne

Naliehavé neznamená, že je to dôležité, mnohé naliehavé veci je lepšie nerobiť, ak kvôli nim nebudete môcť urobiť niečo dôležité. Aby ste správne pochopili, ktoré podnikanie je dôležitejšie, položte si otázku: „Čo sa stane, ak sa tak nestane.“ Ak sú negatívne dôsledky minimálne, potom je vec nedôležitá a treba s ňou začať až po dokončení významnejších úloh, ak nie, čo bude mať vážnejšie negatívne dôsledky. Medzi nedôležité úlohy patria: zavolal kolega a požiadal o pomoc v nedôležitej úlohe, je vám ponúknutá účasť na sociálnych službách. anketa alebo si len známy prišiel pokecať o živote.

Menej naliehavé záležitosti je, že zasahujú do efektívnej práce, pretože:

Nútené prerušiť dôležité úlohy;

Na pozadí naliehavosti sa začnete obávať a emócie zasahujú do správnych rozhodnutí.

Napríklad pracujete s veľkým projektom, od ktorého závisí váš kariérny rast a firemný príjem a v tejto chvíli vám volajú kolegovia a žiadajú vás, aby ste urýchlene zavolali, vytlačili, poslali dokument poštou atď. pomáhať kolegom, ale všetko má svoj čas. Najprv musíte urobiť dôležité veci a neskôr tie vedľajšie, aj keď sú naliehavé. Len povedzte svojim kolegom, že ste práve zaneprázdnení, a keď dokončíte prácu na dôležitej veci, zavolajte späť.

Ak sa budete snažiť držať krok so všetkými naliehavými záležitosťami, život sa môže zmeniť na neustálu časovú tieseň a kvôli zhonu a zhonu budete mať stále menej starostí a budete môcť venovať dôležitým úlohám, ktoré výrazne ovplyvňujú váš život. .

4 štvorcových nie je dôležité a nie naliehavé

Toto je úplne posledný zoznam úloh, ktorý treba začať, pretože obsahuje tie najzbytočnejšie úlohy.

Ale aj tie najzbytočnejšie prípady možno rozdeliť na 2 časti:

1. Životná maličkosť, takéto prípady majú stále hodnotu, ale iba ak ste urobili všetky ostatné dôležitejšie úlohy z 3 políčok. A aká je hodnota? Napríklad rozobrať blokádu v medziposchodí je ako maličkosť, ale pekná, alebo vymeniť tečúcu batériu v kuchyni, spevniť stôl, aby sa nekýval. Vo všeobecnosti takéto úlohy vytvárajú vaše pohodlie, zvyšujú náladu, takže sa musíte pokúsiť dostať na 4 štvorce, aby ste žili harmonickejšie a plnohodnotnejšie.

Ak však tieto maličkosti urobíte skôr, než sa spravia dôležitejšie úlohy z posledných 3 políčok, neprinesie to náležité uspokojenie.

2. Triedy kecy... Počítačové hry, spoločenské siete, pozeranie TV, alkohol – to všetko zaberá len drahocenný čas. Mnohí si povedia, ale pomáha vám to relaxovať? Áno, nepochybne, akékoľvek kecy sú relax, ale nie také dobré ako zdravý odpočinok. Počítač, televízor nedokážu sprostredkovať také silné emócie, hmatové pocity, vône a iné vnemy ako v skutočnom živote. Keďže počítač a televízia využívajú menej zmyslových orgánov, rýchlosť zotavovania, t. j. odpočinku, je znížená. Alkohol je tiež neefektívny spôsob relaxu, pretože okrem negatívneho vplyvu na zdravie po takomto oddychu v úvodzovkách prichádza aj krach, bolesť hlavy a iné ťažkosti.

Vo všeobecnosti sú všetky zlé návyky stratou času a mali by ste ich úplne opustiť, ale toto je ideálny prípad. V skutočnosti má každý človek zlozvyky, keďže boj s nimi si vyžaduje čas, takže všetky také odpadky ako počítačové hry, televízia, alkohol atď. umiestňujeme do štvorca, bez ohľadu na to a nie súrne, na samom konci. - zoznam úloh.

Prax aplikácie matice Eisenhower Dwight David

Nakreslíme 4 Eisenhowerove štvorce, každý štvorec označíme písmenami:

A. Dôležité a naliehavé (červené);

B. Dôležité a nie naliehavé (zelené);

V. Nedôležité a naliehavé (modré);

G. Nie je dôležité a nie súrne (biela).

Začneme robiť všetky veci podľa abecedy, teda najprv úlohy bodu „A“, potom „B“, „C“ a na záver „D“. Kým nedokončíme záležitosti štvorca „A“, nepokračujte na „B“. Potom, kým nespravíme bod „B“, nezačíname úlohy od „C“ atď. Vo všeobecnosti pracujeme postupne krok za krokom, bez zmeny poradia.

Teraz pre prax, povedzme, že máme nasledujúci zoznam úloh:

Teraz zoradíme zoznam prichádzajúcich úloh, vedľa každej položky umiestnime písmeno štvorca, ktorému možno túto úlohu pripísať.

Teraz viete, kde začať, aby ste mali čas urobiť hlavnú vec. Najprv urobte veci zo štvorca "A", potom "B", potom "C" a "D", ak je čas.

Je dôležité posúdiť stupeň dôležitosti nie v mysli, ale na kúsku papiera, pretože keď existuje viac ako 7 + -2 prípadov, stanovenie priorít môže byť nesprávne, pretože náš mozog nie je určený na takéto operácie v myseľ. Ide o cca 7 + -2 puzdier, ktoré si môžeme uložiť do pamäte, zvyšok je zabudnutý. Úlohy napísané na papieri sú oveľa jednoduchšie a rýchlejšie a hlavne si to viete presnejšie zoradiť, neľutujte čas na poznámky.

Zoznam môžete pre prehľadnosť prepísať aj do štvorcov, najmä hneď ako začnete používať Eisenhowerovu metódu, nie je to však potrebné.

Ako ste už pochopili, - podstata práce s Eisenhowerovým princípom: oddelenie úloh a sústredenie na prvé dva štvorce.

Práca podľa Eisenhowerovho princípu pomôže znížiť množstvo zhonu v práci a budete úspešnejší.

P.S. Ak máte nejaké ťažkosti alebo otázky k článku, ktorý ste si prečítali, ako aj k témam: Psychológia (zlozvyky, skúsenosti atď.), Predaj, obchod, time management atď., opýtajte sa ma, pokúsim sa pomôcť. Konzultácia je možná aj cez skype.

P.P.S. Môžete absolvovať aj online školenie „Ako získať 1 hodinu času navyše“. Píšte komentáre, vaše dodatky ;)

Prihláste sa na odber e-mailom Pridať

Plánov na víkend bolo veľa, no nakoniec ste strávili čas pozeraním seriálu a nič ste neurobili? Alebo ste v práci zavalení úlohami a lavína naliehavých záležitostí sa každým dňom zvyšuje? Pravdepodobne ste už počuli, že zostavením zoznamu úloh sa veci môžu rozbehnúť. Niekedy to ale veľmi nepomôže a úlohy zadané v to-do-liste ostanú nesplnené. prečo? Pretože zoznam je nesprávny a/alebo sledujete veci v nesprávnom poradí. Riešenie týchto problémov pomôže Eisenhowerova matica, ona - prioritná matica... Navrhujeme hovoriť o nej.

Eisenhowerova matica priorít – čo to je?

Tento nástroj na stanovenie priorít a riadenie času je pomenovaný po svojom vynálezcovi, jednom z amerických prezidentov – Dwight David Eisenhower... Základnou myšlienkou matice priorít je, že úlohy sú zoradené do štyri skupiny v závislosti od dvoch kritérií – naliehavosti a dôležitosti ich implementácie. V čom nie všetky naliehavé záležitosti sú dôležité a nie všetky dôležité záležitosti sú naliehavé... Aby ste sa úspešne vyrovnali s úlohami, musíte pochopiť, ktorej skupine priradiť konkrétny prípad, a to vám povie, kedy sa toho chopiť.

Táto metóda - pri správnom použití - vám umožní dokončiť všetky úlohy načas a vyhnúť sa tomu, aby sa veci k sebe lepili a vytvárali tak lavínu nevyriešených problémov.

Ako vytvoriť zoznam úloh na základe matice priorít?

Zopakujem: na načrtnutie akčného plánu v súlade s Eisenhowerovou maticou musia byť všetky úlohy zo zoznamu rozdelené do 4 hlavných kategórií:

• Kategória A: dôležité a naliehavé;
• Kategória B: dôležité, ale nie naliehavé;
• Kategória C: naliehavé, ale nedôležité;
• Kategória D: nie súrne a nedôležité.

Najpohodlnejšie je nakresliť hárok papiera na štyri veľké štvorce a každý z nich označiť príslušnou farbou a písmenom a potom zapísať úlohy. Poďme analyzovať všetky kategórie podrobnejšie s príkladmi.

1. Kategória A

Dôležité a naliehavé záležitosti- situácie, kedy termín je zapnutý alebo prišli vyššia moc... Dnes je posledný deň na zaplatenie hypotéky v tomto mesiaci, správa pre šéfa mala byť odoslaná včera a večer idete k lekárovi pre akútnu bolesť zuba - to všetko je kategória A. Ak správne rozdelíte vaše záležitosti, potom bude táto položka obsahovať najmenší počet úloh a je ešte lepšie, ak bude úplne prázdna.

2. Kategória B

Dôležité, ale nie naliehavé záležitosti- musia byť hlavná časť zoznamu úloh... Toto sú veci, ktoré sa zajtra alebo pozajtra môžu presunúť do kategórie A, ak sa neurobia dnes. Sú dôležité, ale je tam malá vôľa a možno ich na chvíľu odložiť. Tie obsahujú každodenné pracovné úlohy, výmena kúpeľňovej batérie, ktorá stále funguje, ale už začala kvapkať, zakúpiť vstupenky na koncert v predpredaji. V rovnakej kategórii sú tiež záležitosti súvisiace s vašimi globálnymi životnými cieľmi... Napríklad, ak chcete začať podnikať alebo si nájsť novú prácu a na to potrebujete zvládnuť novú zručnosť, naučiť sa ďalší cudzí jazyk, prijať dodatočnú zákazku na vybudovanie kapitálu atď.

3. Kategória C

Naliehavé, ale nedôležité záležitosti... Toto je to, čo nasleduje dokončite dnes, pretože nasledujúci deň bude príliš neskoro alebo nevhodný... Plány skupiny C môžu byť zamerané na vytváranie pohodlné životné podmienky a nadviazanie sociálnych väzieb.

To môže zahŕňať včasné blahoželanie priateľov a kolegov k sviatkom alebo výlet do vidieckeho domu, aby pomohli rodičom zbierať rozpadajúce sa bobule. Ďalším príkladom je kúpa nového televízora s veľkou zľavou. Nebyť akcie, kúpili by ste si to oveľa neskôr a ak o tom budete v krátkom čase premýšľať, dostanete to, čo chcete, rýchlejšie a lacnejšie. Inými slovami, vykonávanie akcií z kategórie C nie je kritické, ale stále je lepšie a pohodlnejšie ich robiť včas.

4. Kategória D

Nenaliehavé a nedôležité záležitosti... Najzákernejšia kategória, do ktorej patrí hlavne "chronofágy" alebo "zabijaki času"(doslova „požierači času“, „zabijaci času“). Táto položka zahŕňa sledovanie filmov, telefonovanie s priateľmi, čítanie kníh, listovanie novinami. Aby ste odolali nutkaniu vykonávať tieto činnosti namiesto úloh z prvých troch kategórií, musíte mať dobre vyvinutú vôľu, vedieť sa dať dokopy a sústrediť sa na to, čo potrebujete, a nie na to, čo chcete.

Po usporiadaní úloh do štyroch stĺpcov začnite od prvého kroku. Naučiť sa dodržiavať maticu priorít vám nielen pomôže urobiť veci včas, ale ušetríte aj čas na zábavu – na nie súrne a nedôležité úlohy.

1. Najprv môže byť je ťažké správne distribuovať prípady... Aby ste si tento proces uľahčili, položte si otázky: „Je táto úloha dôležitá? Je to v mojich životných prioritách? Spôsobí to, že to neurobíte, problémy?" Ak áno, potom je vec dôležitá. Aby ste pochopili, či je záležitosť naliehavá, zamyslite sa nad tým, či v blízkej budúcnosti nestratí význam? Ak áno, potom je úloha naliehavá.

2. Skúste ponechať zoznam kategórie A prázdny – pamätajte na to migrujú sem všetky nesplnené plány zo skupiny B... Okrem toho do rovnakej skupiny patria aj rôzne udalosti vyššej moci, ktoré ste nemohli vopred predvídať. Zopakujme, že v ideálnom prípade by pri správnom pridelení času nemali existovať žiadne naliehavé a dôležité úlohy. Výnimkou bude rovnaká vyššia moc, ako aj:

• zdravotné plány;
• akcie, od ktorých závisí splnenie dôležitých cieľov (ak chcete ísť v lete do zahraničia, je lepšie vydať pas vopred);
• prípady, ktorých zlyhanie sa v budúcnosti môže zmeniť na problémy (nezaplatená pokuta, zaplatená včas, vám môže zabrániť v ceste do zahraničia).

3.
Kategória B – pre najsľubnejšie úlohy... Štatistiky ukazujú, že tí, ktorí venujú osobitnú pozornosť cieľom v tejto kategórii, sú úspešnejší, sebavedomejšie stúpajú po kariérnom rebríčku, a preto zarábajú viac. Dôvodom je okrem iného skutočnosť, že vďaka včasnému vykonávaniu záležitostí (pokojným tempom, bez zhonu), koncentrácii a schopnosti uprednostňovať, môže človek plne preukázať svoj talent a premýšľať o tomto alebo tom kroku. .

4. Niektoré úlohy z kategórie C správnejšie by bolo klasifikovať ako rušivé pretože môžu brániť vašej efektivite a zaberať vám veľa času, hoci nie sú dôležité. To zahŕňa gratulácie vzdialeným príbuzným, nákup novej pohovky a iné nepodstatné veci. Je dôležité vedieť ich odlíšiť od prípadov kategórie B a ak je to možné, delegovať ich vykonanie na iné osoby.

5. Problémy D, príp požierači času, môžete pokojne zavolať neproduktívne... Môžete však pridať hodnotu k vášmu voľnému času. Napríklad, namiesto bulvárneho románu si prečítajte dobrú intelektuálnu knihu, venujte sa športu, keď sa chcete emocionálne uvoľniť. Ak nedokážete odolať pokušeniu strácať čas niečím neužitočným, obmedzte tento plytvanie na minimum tým, že budete najskôr plniť úlohy z iných kategórií.

Keď si osvojíte princíp Eisenhowerovej matice, stanete sa nielen úspešným, ale aj vyrovnanejším a optimistickejším človekom, pretože vás prestanú trápiť otravné, no dôležité maličkosti, na ktoré ste predtým nemali dostatok času.