Las formas más efectivas de gestión del tiempo. Su rutina diaria es la clave de su éxito Uso de dispositivos de gestión del tiempo

"Cuida el tiempo: es el tejido del que está hecha la vida".

s. richardson

Nos enseñan disciplina desde la infancia y, de una forma u otra, nos vemos obligados a cumplir con ciertas restricciones durante toda nuestra vida. Comer y dormir de acuerdo a la rutina diaria, clases programadas, trabajo y descanso en el tiempo asignado. Obedecemos fácilmente las reglas del juego de otra persona, de hecho, ayudamos a otra persona a lograr su objetivo. Pero cuando se trata de autodisciplina, muchos no están dispuestos a renunciar ni siquiera a las pequeñas debilidades, como el hábito de dormir 10 minutos más por la mañana.

Habilidad limitarse a lograr ciertas metas- una habilidad valiosa que no mucha gente posee. Pero solo ellos, al final, lo consiguen. Conocidos políticos, empresarios, actores han alcanzado la fama solo gracias al trabajo diario en nombre de su objetivo. La habilidad, el talento, incluso el genio es solo el uno por ciento del éxito, el otro noventa y nueve es trabajo duro.

La gestión del tiempo es el componente principal del sistema de eficacia personal para cualquier persona ambiciosa. No importa cuál sea el objetivo: perder peso, obtener un diploma rojo, iniciar su propio negocio... ninguna de estas cosas es imposible sin habilidades de autoorganización. La gestión del tiempo es una guía práctica para la acción, gracias a la cual puede determinar sus propias prioridades de vida, crear su propia visión del éxito. El desarrollo de motivaciones efectivas te permite no solo ahorrar tiempo, sino desarrollarte como persona. Autodisciplina: vivir según reglas estrictas que una persona establece para sí misma, en su propio interés. Tales marcos rígidos, por extraño que parezca, no limitan la personalidad. En contra, es el único camino hacia la verdadera libertad.

La gestión del tiempo es la mejor herramienta para la superación personal. En primer lugar, la planificación enseña el control sobre los eventos externos, el entorno, el tiempo y el espacio. Las habilidades de autocontrol adquiridas como resultado del trabajo sobre uno mismo le permiten manejar sus propios sentimientos, deseos momentáneos, malos hábitos. Y el autocontrol es un signo de una naturaleza fuerte y de voluntad fuerte. El desarrollo de habilidades de concentración le permite lograr mejores resultados en el trabajo, mientras gasta menos esfuerzo. Así, se libera tiempo para el perfeccionamiento intelectual y espiritual. ¿No es ese el significado de la vida humana?

Las habilidades de autodisciplina no se adquieren de la noche a la mañana. Además, solo puede desarrollarlos en usted mismo mediante el entrenamiento constante de la fuerza de voluntad. Lo mismo ocurre con el sistema de gestión del tiempo. Cualquiera que quiera lograr el éxito en la vida simplemente está obligado a tratar el tiempo con cuidado.

Las 7 técnicas de gestión del tiempo más populares

“Si tuviera 9 horas para cortar un pino, pasaría 6 horas afilando mi hacha”.

Abraham Lincoln

Hay muchas técnicas para el uso eficiente del tiempo. Traemos a su atención las técnicas más populares, sin las cuales ningún sistema de gestión del tiempo puede funcionar.

Matriz de Eisenhower

La técnica obtuvo su nombre en honor al presidente estadounidense D. Eisenhower, quien dividió todas las tareas a las que se enfrentaba en 4 categorías, guiado por su urgencia e importancia.

En base a esto, los casos se ordenaron en las celdas de la matriz más simple de la siguiente manera:

• Categoría A: urgente e importante, que debe resolverse de inmediato;
• Categoría B: su decisión puede posponerse por un período determinado, pero no vale la pena demorarse con ellos;
• Categoría B - tareas, cuya ejecución se puede delegar a terceros;
• Categoría D: cosas que es mejor enviar a la basura de inmediato, porque no valen la pena el tiempo y el esfuerzo.

Según los expertos, el error de la mayoría de las personas es la priorización incorrecta. Están más dispuestos a asumir las tareas de las dos últimas categorías, ya que es mucho más fácil hacer estas cosas. Los resultados rápidos contribuyen al desarrollo de una evaluación incorrecta de la eficacia personal. resulta que el hombre gasta esfuerzo en actividades secundarias dejando atrás lo que realmente importa.

técnica de sincronización

El registro del tiempo de los empleados con el fin de mejorar la disciplina laboral se ha utilizado durante más de una docena de años. Los programas de automatización y contabilidad registran la llegada y salida oportunas, la duración de la jornada laboral del empleado. Pero la tecnología moderna ha ido aún más lejos. Hoy no solo puede averiguar si una persona está presente en el lugar de trabajo, sino también verificar qué está haciendo.

Cientos de estos sistemas de control se han desarrollado hasta la fecha. Los programas pueden registrar automáticamente: ausencia por enfermedad, viajes de negocios, vacaciones, tiempo libre, trabajo en un horario flexible. El sistema tiene en cuenta la duración de la pausa para comer, las salidas o llegadas intempestivas, el ausentismo.

A pesar de toda su perfección, los módulos de seguimiento del tiempo solo proporcionan un tiempo superficial, mientras que el software espía como "Maxapt QuickEye" ayuda a realizar un seguimiento del trabajo de la computadora. Con su ayuda, el gerente comprenderá de inmediato que Maria Ivanovna, del departamento de contabilidad, no está ocupada trabajando en el informe, sino comunicándose en el sitio web de Odnoklassniki. Por supuesto, incluso con la ayuda de dichos programas, no será posible compilar un tiempo minuto a minuto, teniendo en cuenta las pausas para fumar, las fiestas de té, las charlas sinceras y otros "tiempos de basura", pero la mayoría de las veces no es necesario. para esto.

método de Pareto

La Ley de Vilfredo Pareto establece: “El 20% de tus esfuerzos brindan el 80% del resultado, mientras que el 80% restante brinda solo el 20% del resultado”. Puedes interpretarlo de otra manera: "El 20% de los empleados aportan a la empresa el 80% de los beneficios". En pocas palabras, solo 1/5 del equipo trabaja de manera efectiva. La eficiencia de la gran mayoría de los trabajadores es muy baja. Su trabajo es solo una imitación de la actividad violenta. Si dirige esta energía en la dirección correcta, la productividad general aumentará significativamente.

El método de Pareto consiste en aislar de la masa total el 20% de los casos principales y centrarse en ellos. La decisión sobre lo que se considera importante y lo secundario será individual en cada caso. Los casos se pueden categorizar utilizando la matriz de Eisenhower o el método de análisis ABC, que se utiliza con mayor frecuencia en combinación con el método de Pareto. El análisis ABC es la forma más sencilla de clasificar los casos según su importancia actual.

ABC - análisis

Este método se considera la forma más productiva y visual de ordenar los casos. Le permite eliminar todo lo innecesario, concentrarse en lograr los objetivos principales. De acuerdo con este método, todos los casos se dividen en categorías:

• El grupo A tiene la máxima prioridad, estos son asuntos importantes y urgentes. Estos problemas deben resolverse lo antes posible. La contribución de estos casos a la consecución del objetivo final es del 65%, aunque se tardará sólo un 15% del tiempo en completarlos. Es decir, más de la mitad de todo el trabajo se completará en el menor tiempo posible.
• El grupo B incluye los casos que no son urgentes, pero sí necesarios para su ejecución. La solución de tales tareas puede confiarse a terceros. Es importante controlar el tiempo de su ejecución, ya que los casos del grupo B tienden a pasar a la categoría A si se incumplen los plazos.
• Grupo C: tareas que comúnmente se denominan "rutina de oficina". En ellos se gasta la mayor parte del tiempo de trabajo del personal y del gerente. Aunque una persona con calificaciones bajas puede hacer frente fácilmente a los informes, la compra de papelería y otros trabajos de rutina.

Organización independiente del tiempo de trabajo.

La autogestión es quizás la más eficaz de todas las tácticas de gestión del tiempo. Es aplicable tanto a un solo sujeto como al colectivo en su conjunto. Para garantizar que el empleado trabaje productivamente, el sistema de incentivos y castigos materiales lo permite. En términos sencillos, multas o bonificaciones estimular bien al individuo para que realice la tarea que le ha sido asignada. Cabe señalar que el propio empleado también debe estar interesado en la organización competente del proceso de trabajo.

El objetivo más importante de la autogestión es la máxima realización del potencial de cada persona en el trabajo, la creatividad y la vida personal. El uso de este método proporciona los siguientes beneficios:

• Se reduce el tiempo y el esfuerzo para completar las tareas laborales;
• Productividad incrementada;
• Se eliminan las razones de estrés, trabajo de emergencia, prisa;
• Aumenta la satisfacción moral con la actividad laboral;
• Las calificaciones aumentan, hay un incentivo para el crecimiento personal.

La autogestión comienza con un análisis del estilo de trabajo que incluye un inventario completo del tiempo. Le permite identificar las fortalezas y debilidades de la organización del proceso laboral, ajustarlas en la dirección correcta. Una descripción de todas las actividades incluye:

1. Principales tareas de trabajo;
2. "Interferencias" o pausas forzadas, el llamado "tiempo basura".

Las razones para perder el tiempo pueden ser factores personales, como la desorganización, el descuido de los deberes laborales, la falta de autodisciplina, el deseo de hacer todo rápidamente, con prisa. Sin embargo, el celo excesivo, el deseo de asumir todos los casos a la vez, rara vez da un resultado positivo.

El conocido entrenador de negocios estadounidense Dan Kennedy cree que las llamadas telefónicas, las visitas no programadas y las reuniones prolongadas son las pérdidas de tiempo más maliciosas para un líder. Si es posible, deben eliminarse o minimizarse.

El Método Pomodoro

Esta técnica táctica con un nombre divertido fue inventada en los años 80 del siglo pasado por el italiano Francesco Cirillo. Siendo uno de los estudiantes rezagados, el joven decidió empezar a trabajar en sí mismo con el fin de mejorar su rendimiento académico. Después de realizar un "informe" detallado, se dio cuenta de que no podía concentrarse en sus estudios, distraído por muchas cosas pequeñas. Entonces Francesco trajo un cronómetro en forma de tomate de la cocina, lo colocó frente a él y cronometró la clase.

Prácticamente, se reveló que era capaz de estudiar ciencias con concentración durante 25 minutos. Durante este período, el estudiante nunca se distrajo del libro. Posteriormente, se decidió dividir todo el tiempo asignado a las clases en bloques. El intervalo de media hora incluía el tiempo de máxima concentración: 25 minutos, así como el tiempo de descanso, que se asigna solo para esas cosas muy pequeñas. El método "pomodoro" se ha generalizado en la actualidad, debido a su sencillez, accesibilidad y eficacia.

Si constantemente no tiene suficiente tiempo, lo más probable es que simplemente lo desperdicie irracionalmente y no preste la debida atención a su planificación. Aprenda a administrar su tiempo correctamente con la ayuda de programas informáticos especializados y servicios en línea.

El ritmo de desarrollo del mundo moderno en los últimos cien años se ha acelerado... En consecuencia, el ritmo de vida de una persona común está aumentando. Muchos de nosotros trabajamos la mayor parte del día, luego corremos a casa, de alguna manera manejamos nuestras tareas domésticas diarias y nos vamos a la cama, para que al día siguiente podamos hacerlo todo de nuevo...

También es bueno si los fines de semana logras destinar al menos algo de tiempo para hacer tu pasatiempo favorito o simplemente descansar. Muchos de nosotros tampoco lo hacemos, porque el fin de semana se dedica a resolver problemas cotidianos. Es decir, ¡estamos presenciando una falta total de tiempo!

Sin embargo, si miras desde el otro lado y analizas al menos un par de tus días de la semana (o mejores semanas), resulta que la mayor parte del tiempo lo pasamos no en las tareas del jefe, ni en el camino del trabajo/al trabajo, ¡y ni siquiera en las tareas domésticas, sino en varias acciones sin sentido en su esencia!

Conversaciones inútiles en la "sala de fumadores", navegar por las redes sociales o simplemente quedarse quieto sin rumbo fijo: ¡eso es todo lo que nos quita nuestro valioso tiempo, que podríamos gastar en beneficio de los negocios o de nuestro cuerpo!

Si constantemente siente falta de tiempo y ha decidido seriamente hacer algo al respecto, ¡le sugiero que aprenda a administrar racionalmente el tiempo utilizando la tecnología informática moderna!

Un poco sobre la teoría de la gestión del tiempo.

La historia de la gestión del tiempo doméstico comienza en los años 20 del siglo pasado, cuando aparece el concepto de "organización científica del trabajo" (SOT) bajo las condiciones de la nueva política económica. Su objetivo principal era optimizar la jornada laboral de los trabajadores con el máximo beneficio para la producción y el mínimo estrés para una persona.

Durante todo el período de desarrollo del NOT, se han desarrollado muchos esquemas y principios diferentes, sin embargo, casi todos se reducen al hecho de que todos los casos y el tiempo dedicado a su implementación deben planificarse cuidadosamente. El algoritmo general para dicha planificación se puede representar como un esquema paso a paso:

Según este esquema, antes de emprender cualquier negocio, primero debe analizar todas las formas posibles de completarlo con éxito. Luego defina objetivos y divida todo el proceso de implementación del plan en pequeñas tareas. Solo después de planificar cuidadosamente todo y elegir el algoritmo de acciones más exitoso, puede comenzar a trabajar.

Un punto importante es también el control final de la ejecución de las tareas. Gracias al control, puede analizar sus costos de tiempo y, posiblemente, optimizar aún más sus costos de mano de obra al realizar un trabajo similar en el futuro.

Hoy en día, existen bastantes métodos de gestión del tiempo. Sin embargo, de hecho, todos se reducen a uno de los tres principales, que difieren en los principios del enfoque: la matriz de Eisenhower, la técnica de cronometraje o el método Pomodoro. Propongo considerar cada uno de los métodos y elegir programas para su implementación.

Esta técnica de planificación recibió su nombre en honor al presidente estadounidense y famoso líder militar Dwight Eisenhower, quien supo administrar su tiempo con bastante éxito.

Matrix se basa en el principio formulado por el sociólogo italiano de finales del siglo XIX Vilfredo Pareto de que solo el 20% de todos los esfuerzos producen el 80% del resultado (también conocido como el principio 20/80). Eisenhower revisó levemente el principio de Pareto y lo hizo más utilitario, clasificando sus tareas en el campo de dicho cronograma según su grado de urgencia e importancia:

La matriz es un sistema de coordenadas convencional, donde la importancia de los casos se muestra horizontalmente y su urgencia se muestra verticalmente. La intersección de estos dos ejes divide el plano de la hoja en 4 partes, diferentes en el nivel de prioridad:

1. Asuntos importantes y urgentes. Esta categoría incluye aquellas tareas que requieren la solución más rápida posible y son importantes en su campo de actividad. Por ejemplo, esto puede incluir cosas como llamar a clientes, completar proyectos actuales, etc.
2. Asuntos importantes pero no urgentes. En esta sección tendrás casos que son importantes para tu trabajo en general, pero su ejecución no es urgente. Por ejemplo, puede ser recurrente o planificado para las tareas del futuro cercano.
3. Asuntos no importantes pero urgentes. Aquí usted puede tener asuntos de importancia secundaria que prácticamente no se relacionan con su trabajo o no afectan su resultado, pero requieren nuestra pronta respuesta. Por ejemplo, debe felicitar a un colega por su cumpleaños, conocer a una tía de Bobruisk que de repente vino de visita o comprar pan de camino a casa.
4. Asuntos no importantes y no urgentes. La sección más extensa de actividades que no afectan de ninguna manera los resultados de nuestro trabajo, no son urgentes, sino que "devoran" la mayor parte de nuestro tiempo. Estas son conversaciones sin sentido, y navegación no sistemática en Internet, y juegos de computadora inútiles, y muchas cosas que realmente queremos hacer, pero que tienen poco sentido.

Por lo tanto, utilizando el principio de la navaja de Occam, puede identificar solo las tareas más importantes y urgentes que traerán un beneficio real para el negocio que está haciendo. El resto de las actividades que no sean urgentes e importantes, las aprenderá a limitar con el tiempo, respectivamente, consiguiendo más tiempo a su disposición para actividades productivas.

Si decide utilizar este método de planificación, un programa llamado Chronometer puede ayudarlo con esto:

Este programa no requiere instalación, por lo que puede ejecutarse desde cualquier medio, pero en algunos sistemas (por ejemplo, en Windows XP) no puede crear automáticamente una base de datos. Si se encuentra con este problema, simplemente cree un documento de texto vacío y cámbiele el nombre con la extensión cambiada de txt a sqlite. O simplemente descargue el archivo terminado de nuestro sitio web. Especifique el archivo descargado como la base de datos del programa y todo funcionará.

Cuando se inicie el programa, podrá crear su primera lista de tareas y tareas para ello. Tenga en cuenta que cada tarea se puede marcar como importante y/o urgente, así como establecer plazos para la misma. Esto es necesario para que el cronómetro pueda ordenar automáticamente todas las tareas en forma de matriz de Eisenhower:

Como puede ver, la representación de la matriz aquí es un poco diferente de lo que discutimos anteriormente, pero el principio es el mismo. Acabo de cambiar los ejes de coordenadas. Al mirar la matriz, puede priorizar rápidamente y completar cosas importantes y urgentes lo antes posible para lidiar con lo que no es importante ni urgente :)

Sincronización

Si le gusta hacer todo en detalle y de manera consistente, tal vez le convenga una técnica llamada "cronometraje". Esta técnica ganó fama en la URSS en los años 70 gracias al libro de D. Granin "This Strange Life".

El "cronometraje" se basa en el principio de fijar todas las acciones realizadas por una persona durante un cierto período de tiempo (óptimamente, dos semanas). Al final de cada día, una persona debe realizar un análisis continuo del trabajo realizado e identificar aquellas acciones que toman tiempo, pero que no son de utilidad práctica.

Al final de la observación de dos semanas, se hace un análisis general. Como resultado, tenemos dos beneficios. En primer lugar, obtenemos información completa sobre en qué gastamos nuestro tiempo, identificamos sus principales "devoradores" y vemos en qué podemos ahorrarlo. En segundo lugar, durante el período de observación, aprendemos autodisciplina y desarrollamos el sentido correcto del ritmo de trabajo.

Puede grabar sus acciones de cualquier forma que le resulte conveniente: en papel, en un documento de texto en una PC, en una libreta de teléfono o incluso usando una grabadora de voz. Sin embargo, si tiene acceso a Internet, es mejor hacerlo con la ayuda de servicios especiales, como Time-Master.ru

Este servicio es una especie de organizador en línea en el que puede registrar cualquiera de sus acciones ya realizadas y tareas que aún no se han completado.

De forma predeterminada, la pestaña "Día laborable" está abierta, donde puede ingresar todas las acciones actuales (según la terminología del servicio - "Eventos") y tareas. Para ingresar, puede usar la pestaña "Programa" (todos los datos se ingresan usando una ventana emergente como en la captura de pantalla anterior) o usar el tipo de entrada simplificada en la pestaña "Diario".

Además del día actual, también puede planificar objetivos para períodos de tiempo más largos utilizando la pestaña Calendario (mensual o semanal). Es conveniente controlar las acciones realizadas mediante las pestañas "Tareas" y "Diario":

El servicio es bastante potente y funcional, por lo que si decide utilizarlo, es recomendable que se familiarice con la presentación que se le mostrará después del registro. De lo contrario, corre el riesgo de perder la oportunidad de utilizar muchas funciones útiles.

El Método Pomodoro

Para los más impacientes y los que no soportan la tediosa planificación, existe otra tecnología de gestión del tiempo: ¡el método Pomodoro (o "pomodoro", para usar la terminología original)!

El método obtuvo su nombre en honor al reloj de cocina en forma de verdura del mismo nombre (fueron populares en los años 80 en Europa y América). Y lo inventó Francesco Cirillo, entonces estudiante de la universidad italiana.

La esencia del método es que formulas por ti mismo la tarea actual ("pomodoro") y configuras un temporizador de 25 minutos. Durante este tiempo, debe tener tiempo para completar la tarea. Después de hacer un "pomodoro" tienes un breve descanso de 3 a 5 minutos, y después de hacer 4, uno largo de 15 a 30 minutos.

El Método Pomodoro, con toda su sencillez, permite que quien lo utiliza sea lo más autodisciplinado posible. Después de todo, 25 minutos no es tanto, pero debes cumplir con la fecha límite :)

Debido a la facilidad de implementación, existen bastantes programas y servicios que utilizan este método para la gestión del tiempo. Sin embargo, la mayoría de ellos están en inglés. Sin embargo, también hay rusos. Propongo considerar algunos de ellos.

Pomodoro para Windows

Para PC, hay un pequeño programa gratuito llamado Tomighty:

Este es el desarrollo de programadores italianos, pero está casi completamente rusificado y es bastante fácil de usar.

Después de instalarlo y ejecutarlo, aparece un pequeño icono en forma de tomate en la bandeja, en el que se puede hacer clic con el botón izquierdo para iniciar el temporizador o con el botón derecho para acceder al menú contextual con la configuración.

Por cierto, sobre la configuración. En la primera pestaña, puede cambiar los intervalos de tiempo predeterminados, y en la segunda, recomiendo desmarcar la opción "Ocultar la ventana automáticamente" y activar la capacidad de arrastrar la ventana del temporizador ("Permitir arrastrar la ventana"). Ahora todo está listo y puede abrir la ventana principal e iniciar el temporizador:

Tomighty se mostrará en la parte superior de todas las ventanas y le notificará el inicio y el final de la tarea con sonidos. Durante el funcionamiento, el temporizador marcará. Si esto le molesta, desactive esta opción en la configuración de la pestaña "Sonidos".

Al completar un "pomodoro", el programa le ofrecerá tomar un descanso; de acuerdo :) Descanse durante 5 minutos y vuelva al trabajo. Cuando hayas completado 4 tareas, haz una pausa larga de media hora, luego de lo cual el cronómetro comenzará nuevamente a contar los siguientes 4 "pomodoros".

Pomodoro para Android

Debido a la movilidad del sistema Android, existen diferentes temporizadores para él. Simplemente vaya a Google.Play e ingrese la palabra "Pomodoro" en la barra de búsqueda para verificar esto.

Lamentablemente, debido al hecho de que tengo una versión anterior de Android en mi teléfono, solo pude probar dos aplicaciones de este tipo (y ambas en inglés). Y al mejor de ellos lo llamaría Simple Pomodoro:

Después de iniciar la aplicación, llegamos a la pantalla con un temporizador. Si lo toca, su dispositivo entrará en modo de bloqueo y se mostrará una cuenta regresiva de 25 minutos en pantalla completa. Si presiona el botón "Atrás", puede apagar el temporizador o cambiarlo al fondo para realizar otras acciones.

Además de la pantalla principal con un temporizador, Simple Pomodoro tiene dos pantallas más: un programador de tareas (deslizar hacia la derecha desde la pantalla predeterminada) y estadísticas (deslizar hacia la izquierda). En el modo de programador, no solo puede crear tareas en la aplicación, sino también importarlas desde Google Calendar.

Como todos los programas similares, Simple Pomodoro tiene configuraciones que están disponibles en el menú en la pantalla de estadísticas o presionando el botón del sistema "Menú":

En esta configuración, puede cambiar los intervalos de tiempo para completar la tarea y descansar, establecer sonidos, opciones de bloqueo y otros parámetros.

Pomodoro en línea

Si su trabajo está conectado a una computadora y tiene acceso constante a Internet, entonces el servicio Pomidorka en ruso será una opción ideal para la gestión del tiempo de tomate:

¡Este servicio no es solo un temporizador que puede activar cuando lo desee, sino una herramienta orientada a tareas! Para usar el "Pomodoro" después del registro, debe ir a la sección "Tareas" y establecer al menos un objetivo para usted, y luego enviarlo para su ejecución e ir a la sección "Temporizador":

La tarea recién creada debería aparecer en la lista, y para iniciar el temporizador, solo necesita hacer clic en el botón "Reproducir". En el modo de temporizador en ejecución, tiene la oportunidad de pausar o completar la tarea actual antes de lo previsto, que muchos análogos no tienen. Puedes controlar tu rendimiento en la sección "Estadísticas".

Si necesita cambiar los intervalos de tiempo predeterminados, puede hacerlo haciendo clic en el enlace "Personalizar Pomodoro" en la esquina inferior izquierda de la página.

Cabe decir que el servicio Pomodoro es bastante joven y se está desarrollando activamente, por lo tanto, pronto puede adquirir algunas funciones adicionales que tienen las grandes contrapartes en inglés (por ejemplo, sincronización de casos con Google Calendar o importación / exportación de listas de tareas y Estadísticas).

Entonces, es muy posible que tengamos a nuestra disposición una respuesta doméstica digna a los "tomates extranjeros", ¡que será completamente gratis (al menos así lo dice el autor)!

conclusiones

Me gustaría terminar nuestro artículo de hoy con una anécdota:

¿Cuántos psicólogos se necesitan para cambiar una bombilla?
- ¡Uno es suficiente si la bombilla está lista para cambiar!

La situación es similar con la gestión del tiempo. Si decide seriamente comenzar a organizar la pérdida de su propio tiempo, entonces no importa qué método o programa elija para esto, de todos modos tendrá éxito.

Sin embargo, si no hay un deseo especial de autodisciplina, no importa lo que elija, no tendrá sentido. Por eso, antes de buscar un programa milagroso para la gestión del tiempo, pregúntate si estás preparado para el cambio. Si la respuesta es sí, ¡adelante! ¡Te deseo la forma más racional y útil de pasar todo tu tiempo!

PD Se permite copiar y citar libremente este artículo, siempre que se indique un enlace activo abierto a la fuente y se conserve la autoría de Ruslan Tertyshny.

Sin duda, trabajar desde casa tiene sus ventajas. Por ejemplo, no tienes que viajar al trabajo. No pierden el valioso tiempo de la compañía cotilleando alrededor de la hielera. Y solo pagas por las horas que realmente trabajan. Y, los estudios muestran: que los oficinistas. Sin embargo, es posible que necesite algún software de administración del tiempo para administrar su negocio con éxito.

Después de todo, a pesar de todos los beneficios de contratar trabajadores remotos, si no viven en la misma región que usted, puede ser difícil ayudarlos a administrar su tiempo de trabajo de manera eficiente.

Por lo tanto, los trabajadores remotos no pierden el tiempo en el camino, pero al mismo tiempo, le gustaría estar seguro de que están haciendo su trabajo de manera eficiente y para ello necesita las herramientas de gestión adecuadas. aquí están los mejoresprograma de gestión del tiempo 2018:

programa de gestion del tiempo

Hay varios aspectos importantes en el arte de la gestión del tiempo, y en este artículo nos gustaría cubrirlos todos. Pero comencemos con lo más obvio: el seguimiento del tiempo.

1 vez médico

Si necesita un programa para rastrear las horas de trabajo de los empleados remotos, entonces médico del tiempo justo lo que necesitas

Con Time Doctor, puede obtener informes detallados sobre cómo sus empleados remotos usan su tiempo de trabajo y qué tan productivos son. Este programa tiene en cuenta tanto el tiempo de trabajo de los empleados en general como el tiempo dedicado a un proyecto específico, a completar tareas, a trabajar con clientes.

Además, este sistema de gestión de personal incluyeseguimiento de la actividad en Internet, seguimiento de los sitios visitados, seguimiento por GPS y mucho más.

Time Doctor tiene todo lo que debería incluirprograma de gestión del tiempo.

2 hoja de ruta

10. Asanas

asanas - una aplicación ideológicamente simple para la gestión de proyectos. Una de las mejores características de Asana es que puedes agregar tareas a una lista o calendario. Por lo tanto, puede ver en el calendario cuándo y qué debe hacer. Cuando haya terminado de trabajar en una tarea, puede hacer clic en ella y marcarla como completada.

Asana también te permite ordenar las tareas en categorías como completadas, pendientes, con fecha de vencimiento y por proyecto. Esto le da al gerente la capacidad de ver el progreso actual y al trabajador remoto clasificar rápidamente lo que ya se ha hecho y lo que debe hacerse.

La aplicación también envía una notificación por correo electrónico antes de la fecha de vencimiento de la tarea.

11. Flotador

Float es un software de gestión de proyectos más adecuado para equipos pequeños.

Float tiene un conveniente planificador de "hacer clic y soltar" que lo ayuda a visualizar el volumen actual del trabajo del equipo, administrar tareas fácilmente, realizar actualizaciones rápidamente y encontrar al empleado que necesita gracias a los filtros y funciones de búsqueda del programa.

En Float, también puede distribuir tareas entre empleados, dividirlas en etapas, agrupar proyectos y agregar sus propias explicaciones a las tareas.

Float lo ayuda a administrar su equipo y le permite crear informes personalizados para que pueda estar seguro de que está alcanzando sus objetivos.

Aplicaciones de productividad

Probablemente hayas escuchado la expresión: “no ser peor que los demás”. Y si bien esto generalmente se refiere al estatus social, lo mismo puede decirse de la situación con los trabajadores remotos. En otras palabras, es genial ver en una aplicación de productividad quién hace qué y quién lidera la carrera.

12.Hice esto

IDoneThis - una aplicación de productividad bastante interesante - de hecho, es una lista de tareas "bombea". Con IDoneThis, puede crear listas de tareas para trabajadores remotos y ver cómo las X rojas (tareas fallidas) se convierten en verdes (completadas).

IDoneEsta es una forma conveniente de realizar un seguimiento del progreso del trabajo y verificar cómo les está yendo a los empleados. A veces lo mejor gestión del tiempo Esta es una sana competencia amistosa.

13. Todoista

Todoista - esta es una aplicación excelente y conceptualmente simple para crear una lista de tareas pendientes. No, de verdad, puedes agregar tus asuntos personales allí. Como listas de la compra, películas que quieres ver, planificación de viajes. Sin embargo, la aplicación puede reconfigurarse por completo y usarse solo para tareas de trabajo.

En tu cuenta de Todoist, puedes agregar tareas, marcarlas, asignarles una fecha de vencimiento, ordenar las tareas por filtros: asignadas a ti, a otros empleados, prioridad. También verá las tareas de hoy y las que deben completarse en los próximos siete días.

Las funciones básicas de Todoist son gratuitas, pero si desea administrar un equipo grande, actualice a un plan premium pagado y use todas las funciones.

Compartición de archivos

Puede parecer extraño que hayamos incluido el almacenamiento en la nube en un artículo que destaca lo mejorsoftware de gestión del tiempo, pero hay una conexión directa. Imagínese cuánto tiempo se perdería si sus trabajadores remotos no tuvieran una aplicación para compartir archivos. Y, Dios no lo quiera, todos los archivos se le enviarán por correo electrónico.

Muchas de las aplicaciones mencionadas incluyen una opción para compartir archivos, pero es posible que necesite una copia de seguridad o desee utilizar servicios más confiables como Dropbox o Google Drive.

14. buzón

buzón - excelente almacenamiento en la nube que puede usar para compartir archivos. El servicio es intuitivo y muchos trabajadores remotos ya están familiarizados con su funcionamiento.

Para obtener la mejor relación calidad-precio, usa una cuenta de Dropbox Business con acceso seguro a datos, sincronización y colaboración.

15. Google Drive

Si administra un pequeño equipo de empleados remotos, Google Drive es una excelente opción. Con Google Drive, puede compartir archivos, editarlos, colaborar, agregar comentarios a documentos de texto y más.

Además, como medida adicional de seguridad y control, tienes la posibilidad de elegir quién tiene derecho a acceder a determinados documentos.

Gestión del tiempo
¿Cómo exprimir el 100% de eficiencia en 24 horas?

La gestión del tiempo es una técnica de gestión del tiempo que tiene como objetivo aumentar la eficiencia de su uso. Inicialmente, esta ciencia apareció con el fin de ayudar a las personas en el trabajo y los negocios. Pero con el tiempo, los beneficios de la gestión del tiempo se han vuelto relevantes para la vida cotidiana. Consejos útiles sobre este tema, lea los artículos: y

¿Por qué y quién necesita la gestión del tiempo?

Las últimas tendencias en la sociedad no pasan sin dejar rastro: su influencia está directamente relacionada con el tiempo libre de cada uno de nosotros. En las últimas décadas, la vida humana ha cambiado de tal manera que han aparecido en ella nuevos deberes y nuevas tentaciones.

Hablando de esto último, vale la pena mencionar que las tentaciones de perder el tiempo son el primer obstáculo para la gestión del tiempo. Con la llegada de Internet a la vida de las personas, existen muchas oportunidades para “pasar” el tiempo, es decir, para gastarlo de manera ineficiente. Lo mismo sucedió con la televisión hace unos años, y así sucesivamente.
¿Significa esto que la gestión del tiempo es solo para quienes dedican su tiempo a las redes sociales o lo dedican a ver la televisión? Por supuesto que no. Puedes perder mucho tiempo sin uso trabajando las 24 horas del día, lo que a simple vista parece ser útil. Es necesario construir sus planes correctamente para completar con éxito varias tareas al mismo tiempo. Por lo tanto, la gestión del tiempo será útil para absolutamente todas las personas.

Las consecuencias de la falta de gestión del tiempo

Las fuerzas de varias áreas de actividad están dirigidas al estudio y desarrollo de esta área: psicólogos, gerentes, empresarios y otros especialistas en su campo. Gracias a esto, hoy podemos decir con confianza que la falta de gestión del tiempo es la causa de los siguientes problemas:
⦁ Insomnio
⦁ Estrés
⦁ depresión
⦁ Pérdida de energía
⦁ Rendimiento reducido
Esta lista es interminable. Después de todo, la planificación inadecuada del día le impide lograr sus planes, provoca un cansancio excesivo, lo que conlleva estrés y luego depresión. ¿Cómo lidiar con ello? Hablaremos de esto a continuación.

¿Cómo planificar adecuadamente tu tiempo?

Los estudios de psicólogos y gerentes han demostrado que demasiado tiempo libre afecta a una persona tanto como demasiado trabajo. Por lo tanto, la primera regla de la gestión del tiempo es un tiempo proporcional para el trabajo, el descanso y el sueño. La mejor duración del sueño no debe ser inferior a 7 ni superior a 8 horas.
En cuanto a las 16 horas restantes, que se asignan para trabajar y descansar, aquí es importante un enfoque individual. Para mantener la productividad en el nivel correcto, no puede dedicar todo el tiempo restante al trabajo. Pero el tiempo de descanso debe ser mínimo, suficiente para mantener el tono.

Tienes que hacer tu propia planificación para tu día. Es importante comprender que la gestión del tiempo no se trata de hacer planes para el día. Este es un proceso mucho más largo y serio, que consiste en:
⦁ Análisis de objetivos, formación de tareas basadas en análisis.
⦁ Determinar el grado de importancia de cada una de las tareas
⦁ Hacer un plan
⦁ Ejecución del plan
⦁ Análisis del trabajo realizado
⦁ Formar conclusiones y ajustar el plan de acuerdo con hechos reales

Formación de tareas según la técnica "Árbol de objetivos".

Para el análisis y la formación de tareas, la tecnología del árbol de objetivos ayudará. Esta técnica se utiliza en diversas áreas de los negocios y la vida cotidiana. Para mayor claridad, se dibuja de cualquier manera conveniente, comenzando con el objetivo más importante.
Por ejemplo, necesitas crear tu propio negocio. En la etapa inicial, para esto necesitará 3,000,000 de rublos (esto se basa en el análisis). Planeas recibir este dinero de tres formas: tus ahorros + depósitos de inversionistas + subsidios del estado. Entonces, sus tareas para el futuro cercano consistirán en tres ramas del "árbol". A continuación se muestra un método ilustrativo para construir un árbol de objetivos.

Para construir tales gráficos, hay muchos programas con los que puede dibujar su árbol de objetivos en dos clics.

Elaboración de un plan con la metodología ABC

Para planificar tu tiempo, puedes utilizar un bloc de notas o libreta, un programa de gadget o un servicio. Según el árbol de objetivos compilado, debe elaborar un plan detallado de acciones y tareas, sobre la base del cual planifica su tiempo con anticipación. Por ejemplo, ya se conoce la fecha para la defensa del plan de negocios y la conferencia. Por lo tanto, puede preestablecer esta tarea para el día designado.
En cuanto a las tareas diarias: trabajo, tareas del hogar, reunión con la familia, aquí necesitarás formar un horario. Para hacer el plan correcto para cada día, tomará mucho tiempo. Comience por planificar los próximos días. Para hacer esto, escriba una lista caótica de tareas pendientes con una cantidad aproximada de tiempo que llevará cada elemento.

A continuación, utilice el sistema de clasificación ABC. Su metodología es simple: dividir todas las tareas en tres grupos según su importancia. Grupo A: tareas que tomarán el 20% del tiempo, pero traerán el 80% del resultado. Grupo B: tareas que tomarán el 30% del tiempo, pero traerán el 15% del resultado. Y grupo C: cosas que requieren el 50% del tiempo y generan el 5% del resultado.
Esta técnica ayuda a ver visualmente cuán importantes son sus asuntos y cuánto tiempo es proporcional a sus beneficios. Después de clasificar los planes utilizando la metodología ABC, distribuya sus tareas para los próximos días de modo que tenga que completar los planes de tres grupos a la vez todos los días. Esto se hace para no sobrecargar uno de los días con demasiado trabajo.
Al diferenciar el trabajo por complejidad y duración, podrá lograr la mejor eficiencia.

Análisis de la corrección del plan.

Al hacer un plan de asuntos para los próximos días de acuerdo con el principio ABC, se guía por la intuición y confía en la lógica. Pero el mejor consejero en la gestión del tiempo es un hecho. Por lo tanto, al llevar a cabo el plan elaborado, ajuste el tiempo que realmente tomó la implementación de cada elemento. Tome notas varias veces, luego analice.
Al analizar, no olvide tomar notas sobre qué causó su avería durante el día y qué causó la marea. Esto es extremadamente importante, porque ningún plan mejorará la eficiencia de su tiempo si lo está haciendo en un estado de fatiga. También debe trabajar para crear un estado de ánimo alegre.
Notarás que tu día consta de dos tipos de tareas: recurrentes y únicas. El primero lo haces todos los días, y el segundo, solo una vez. Analizando los planes ya completados, intente deducir la fórmula ideal para la implementación del primero. Dado que estas cosas están constantemente presentes en su vida, puede programarlas para los años venideros y desarrollar el sistema más efectivo para su implementación.

Principio de Pareto

Ya te has encontrado con el Principio de Pareto anteriormente, en la etapa de elaboración de un plan. Su esencia es que el 20% del esfuerzo trae el 80% del resultado. Al planificar su día, semana, mes e incluso año, asegúrese de considerar esta ley. Analiza tus planes, compara tareas entre sí e identifica las más productivas.

Por el contrario, piense dos veces en la importancia de las tareas que ocupan el 80% de su tiempo y producen solo el 20% de sus resultados. Tal vez se puedan abandonar o se pueda encontrar otra forma de resolverlos.

Tareas no planificadas y la matriz de Eisenhower

Después de un tiempo, notará que no siempre es posible cumplir con el plan. A veces puede suceder algo impredecible que llevará tiempo. Y dado que su día estaba programado, no tendrá tiempo para hacer algo de la lista de tareas pendientes.
Para que las tareas no planificadas causen el menor daño a su rutina y rendimiento diarios, debe determinar el grado de importancia de una tarea repentina y el tiempo que requerirá. No debes hacerlo, sacrificando tiempo para dormir o descansar. Es mejor revisar la lista de tareas pendientes y mover el elemento que es equivalente a la tarea que ha surgido en términos de tiempo, pero es menos importante.
Para encontrar este elemento, al que puede transferir más tarde, haga una matriz de Eisenhower. Su principio se basa en dos vectores que se cruzan (así como los ejes X e Y). El eje y determina el grado de urgencia del caso, y el x - importancia. Distribuye planos en este plano y encuentra tanto lo menos importante como lo menos urgente. Muévelo al día siguiente.

tiempo de descanso

El tiempo óptimo que se debe dedicar al descanso no debe exceder las 8 horas. Por supuesto, en las condiciones de la vida moderna, uno puede llamar a la persona afortunada que tiene la oportunidad de pasar 8 horas de vacaciones. Y el sueño no tiene nada que ver con eso. Estas son las 8 horas que puedes pasar reuniéndote con tu familia, paseando por el parque, visitando la ópera, etc.

Cuando planifiques tu día, es importante ser completamente honesto contigo mismo y tener tu cuerpo bien. Al principio, deberá experimentar y descansar por una cantidad de tiempo diferente, y luego anotar los resultados y describir su bienestar durante el día. Con este método, podrá encontrar la única cantidad de tiempo adecuada para usted, lo que le permitirá no trabajar en exceso, pero al mismo tiempo no relajarse en un estado de pereza.

Conclusión

El ritmo de vida habitual de la mayoría de las personas en un horario de trabajo de cinco días no es el correcto. Estamos acostumbrados a dedicar el sábado y el domingo a la diversión, es decir, las 48 horas. Después de una dura semana de trabajo, un descanso tan largo para el cuerpo es proporcional a una fuerte caída de la temperatura o de los niveles de oxígeno en el aire. Y entre semana, muchas veces, no dejas ni media hora para descansar. Todo esto repercute negativamente en el organismo, el bienestar y el desempeño humano.
En este sentido, es extremadamente importante distribuir adecuadamente su tiempo. Aquí es donde ayuda la ciencia llamada "Administración del tiempo".

No serían más que elementos de una teoría coherente, si no estuvieran complementados por herramientas metodológicas y prácticas generales especialmente desarrolladas dentro del marco de las técnicas individuales. Siguiéndolos, aplicándolos en su vida diaria, todos podrán adquirir no solo conocimientos útiles, sino también crear su propio sistema para establecer, evaluar e implementar objetivos estratégicos. Las recomendaciones, consejos, trucos, técnicas, así como los servicios y programas de gestión del tiempo recogidos en esta lección están extraídos de varias fuentes, pero son herramientas universales e igualmente útiles tanto en términos de gestión del tiempo como de desarrollo personal en general: autodisciplina formación, carácter, actitud ante las prioridades y metas de la vida.

Asesoramiento de los principales expertos en el campo de la gestión del tiempo.

Si recurre a alguien en busca de consejo, entonces a una persona que entienda estos asuntos. E incluso entonces, puede comprender completamente el sistema de puntos de vista de un autor solo leyendo y comprendiendo sus obras. Nos hemos propuesto la ambiciosa tarea de resaltar y presentar brevemente las piedras angulares de los métodos y técnicas individuales.

Esteban Covey

S. Covey puede llamarse especialista en el campo de la gestión del tiempo solo con el ajuste de que la gestión del tiempo para él es un elemento de superación personal, que en un complejo lleva a una persona al éxito. Pero en esta dirección global, él es un gurú, por lo que a continuación se incluyen algunas recomendaciones de la sección de su libro "", dedicada a la habilidad 3: establecer prioridades.

1. La esencia de la habilidad: primero hacer lo que hay que hacer primero. En otras palabras, nunca debes dejar las cosas importantes para después, por difíciles y desagradables que sean. Recuerda, cada caso te acerca a la meta, así que haz que tus sentimientos trabajen para el resultado. Todos, incluso las personas más exitosas, se ven obligados a hacer lo que no siempre les gusta. Esto es inevitable.
2. Debes "depender de tus valores, no de impulsos y deseos fugaces". Avanzar hacia una meta requiere motivación y perseverancia, por lo que la meta en sí debe ser una prioridad e importante, porque no te puedes engañar a ti mismo.
3. El mejor consejo de gestión del tiempo, según el autor: "Organízate y actúa en función de las prioridades".
4. El término "gestión del tiempo" no es del todo correcto. Necesitas aprender a administrar no el tiempo, sino a ti mismo.
5. Seguir el principio de equilibrio P/PC (resultado/recursos + medios). Equilibrio significa que ninguna de estas direcciones supera a la otra. En pocas palabras, el objetivo debe ser proporcional a los esfuerzos realizados para lograrlo. Y viceversa: no gaste un gran esfuerzo por el éxito en un negocio insignificante.
6. Utiliza la Matriz de Gestión del Tiempo para identificar las cosas realmente importantes y céntrate en ellas, porque de ello depende el logro de tus objetivos globales.
7. Busca oportunidades y formas de hacer tu vida personal y profesional más fácil. Pruebe, aplique, entre ellos puede haber aquellos que contribuirán a cambios positivos en su vida.

GTD por David Allen

El método D. Allen es útil principalmente por sus consejos sobre la organización física del espacio de trabajo, así como recomendaciones para el uso de varios artículos de papelería y otros medios para "liberar" al cerebro de información innecesaria. Sobre lo que debe ser el lugar de trabajo según el autor de GTD, . Veamos algunas recomendaciones más:

Mantenimiento de un archivador. La mayoría de los retrasos de tiempo menores se pueden evitar mediante el uso extensivo de suministros de oficina de bajo costo. Cuando trabaje con una gran cantidad de proyectos o información entrante al mismo tiempo, organice un archivador. Para hacer esto, puede usar las carpetas habituales en las que necesita colocar toda la documentación y otros materiales en el proyecto. Deben iniciarse incluso para los casos en los que solo hay 1 documento.

"43 carpetas". Un método simple y efectivo para organizar casos. Necesitarás 43 carpetas: 12 para cada mes y 31 para cada día. Su función es recordarte cualquier cosa global o menor planeada para cada día. Supongamos que, a principios de mayo, como resultado de las negociaciones, usted acordó presentar un informe al cliente a fines de junio y llamarlo con anticipación, con una semana de anticipación. Para este propósito, se coloca en la carpeta "Junio" un documento de "recordatorio" sobre el evento planificado para este mes. Además, en las carpetas correspondientes a los días 20 y 27 también se colocan actas sobre la convocatoria y la entrega del informe. Cada día comienza con la familiarización con el contenido de la carpeta. A diferencia de una agenda o un organizador electrónico, están “asegurados” contra fallas, no se pueden perder ni olvidar.

4 tipos de listas de tareas. D. Allen también ofrece un modelo mejorado. La esencia de la idea es la diferenciación de tareas, la asignación de áreas prioritarias y una estructura conveniente. En total, necesita mantener 4 listas:

1. Las siguientes acciones. En esta lista, anotas las cosas que necesitas hacer a corto plazo. Necesita editarlo, haciendo nuevas entradas, diariamente.
2. Proyectos. Aquellos negocios que son múltiples sub-acciones relacionadas que requieren más de una acción para completarse. Los proyectos necesitan ser monitoreados semanalmente para poder juzgar el progreso de su implementación.
3. Pospuesto. Esta lista almacena proyectos cuya ejecución está delegada en alguien o requiere la influencia de factores externos. También deben controlarse sistemáticamente (al menos una vez a la semana).
4. Algun dia tal vez. Por el nombre de la lista, está claro que se trata de una lista de cosas inciertas para el futuro (correr una maratón o iniciar un blog).

julia morgenstern

J. Morgenstern comenzó su carrera como administradora y fue allí donde adquirió las habilidades de planificación y organización necesarias. Por ello, cree que la gestión del tiempo radica en gran medida en la correcta organización de las actividades. Y para que sea correcto, ofrece las siguientes herramientas:

1. Evaluación. No debe comenzar con el uso de ningún método, sino con una evaluación del tiempo empleado y sus acciones. ¿Qué te impide priorizar las cosas? Puede haber varias razones: técnicas (distracción en las redes sociales, correo, hacer llamadas durante el tiempo no asignado), circunstancias externas (plazos ajustados, horarios poco realistas, responsabilidades adicionales), obstáculos psicológicos (falta de voluntad para esperar y retrasos crónicos relacionados, términos de crisis especialmente creados ).

2. Marco de tiempo. Según Julia, el 90 % de sus clientes, al utilizar listas de tareas pendientes, no anotan el tiempo necesario para completarlas junto a los elementos. Esto es un error: se deben establecer plazos para cualquier tarea.

3. Técnica 4D. Si, por algún motivo, no puede completar la tarea, debe realizar una de las siguientes acciones:

• Eliminar (eliminar). “Si algo no vale la pena hacer ahora, entonces tal vez no valga la pena hacerlo más tarde”. Esto se aplica principalmente a las actividades no calificadas. Evita tales cosas.
• Posponer (retrasar). Use la clasificación: las tareas de menor prioridad se pueden posponer, liberando tiempo para las más importantes.
• Delegado (delegado). Para realizar ciertas tareas, puede involucrar a otros: colegas, amigos, familiares.
• Reducir (disminuir). En algunas empresas, la productividad ha mejorado significativamente desde que las reuniones semanales de una hora fueron reemplazadas por reuniones de 15 minutos. Esto hizo posible "matar dos pájaros de un tiro": para ahorrar tiempo para el trabajo directo, y se hizo más fácil para los empleados en un período de tiempo más corto.

4. Prioridades. J. Morgenstern habla sobre la necesidad de desarrollar una gran "imagen de la vida": sus objetivos, planes globales. Consta de 3 etapas. Primero: la selección de "categorías": lo principal, lo que es importante para usted. No debe haber más de seis de ellos (por ejemplo, "finanzas", "salud", "familia"). Segundo: objetivos para cada "categoría". Por ejemplo, en términos financieros, esto puede ser una cierta cantidad en la cuenta bancaria en el momento de la jubilación. Tercero: 2-3 tipos de actividades que conducen a la meta (salario, ingresos pasivos de inversión, depósito).

5. Técnica del ESPACIO. La organización del tiempo y la organización del espacio son lo mismo, por lo que el autor propone una técnica especial para planificar SPACE (del inglés space):

• Ordenar: ordena las cosas y las cosas a tu alrededor.
• Purgar: despeje el tiempo y el espacio de todo lo que puede prescindir.
• Asignar: asigna un lugar para cada cosa y un tiempo para cada tarea.
• Contenerizar: defina los parámetros de cada actividad significativa.
• Ecualizar: reevalúe su sistema de vez en cuando.

"Comer una rana para el desayuno"

B. Tracy se refiere a un asunto desagradable pero importante como una "rana". Está seguro de que no se puede posponer, porque de esta manera los pensamientos aún volverán a él, además, la demora solo exacerbará el estrés emocional. Vale la pena comenzar el día haciendo este negocio; de esta manera, se liberará de la carga de la necesidad y se concentrará en cosas más agradables.

"Filete de elefante"

Sucede que nos enfrentamos a la necesidad de resolver algún problema global, un proyecto complejo de varias etapas. Y no está claro exactamente cómo y qué se debe hacer, especialmente si no se especifica la secuencia. En este caso, debe dividir el trabajo en partes y hacerlo por separado (hablando en sentido figurado, es mucho más difícil comer un elefante entero que dividirlo en filetes). Esto no solo le permitirá comenzar a implementar la tarea, sino que también contribuirá a una mejor comprensión de la misma.

Aprende a decir no"

Puedes dejarte llevar por la película "Always Say Yes" con Jim Carrey en el papel principal, pero en términos de gestión del tiempo, es un mal consejero. Esto no significa en absoluto que deba evitar nuevas oportunidades, al contrario, pero está mal asumir demasiado, incluso en un área. Tarde o temprano una persona "se quema". Permítanos recordarle una vez más que la gestión del tiempo no es necesaria para tener tiempo para hacer más, sino para hacer lo que se necesita correctamente.

Luchar por la automatización

Busque siempre oportunidades para facilitar el trabajo rutinario. Por ejemplo, si trabaja con correo electrónico y tiene que revisar constantemente su bandeja de entrada, configure la notificación de nuevas cartas en su teléfono inteligente o computadora utilizando servicios especiales.

Hacer cosas similares en una fila

Si tienes que hacer 2 o 3 cosas casi idénticas a lo largo del día, hazlas seguidas. El cerebro "se acostumbra" a tales tareas y las enfrenta más rápido la próxima vez que si hubiera una ruptura entre ellas.

El reloj biológico

En la gestión del tiempo, vale la pena prestar atención no solo al tiempo como unidad física. De acuerdo con las tuyas, determina las horas de los más activos y los de los menos, y haz negocios o date un descanso, tomándolos en cuenta. Puede que tengas que sacrificar la tradicional taza de café nada más llegar al trabajo, pero pasarás un día mucho más productivo.

7 servicios y programas para la planificación y gestión del tiempo

Google mantener

Google Keep es un bloc de notas electrónico con la capacidad de crear entradas periódicas y listas numeradas, el programa más sencillo que soporta todas las plataformas móviles, además de tener una versión de navegador y sin conexión. Este servicio es útil en el sentido de que desde cualquier dispositivo en el que estés logueado en tu cuenta de Google, podrás acceder a todos los registros disponibles; además, puede comenzar a trabajar en un documento desde un teléfono inteligente mientras aún está en el transporte camino al trabajo, y continuar ya en la oficina desde una PC.

Tiempo maníaco

Este programa, como un maníaco, te persigue todo el día. en el buen sentido, claro. Desde el momento en que se inicia el programa, recopila información sobre las aplicaciones abiertas y el tiempo dedicado a trabajar con ellas, que al final de la jornada laboral se puede utilizar para analizar el tiempo dedicado a diversas actividades (porcentual y tiempo real). Estas estadísticas muestran cuánto trabajó por día en un editor de texto, cuánto en un navegador, cuánto se distrajo con otras aplicaciones. Si no realiza ninguna acción en la computadora durante un tiempo determinado y luego regresa por ella, Maniac Time lo encontrará con una pregunta, ¿dónde estaba y por qué no trabajó?

LíderTarea

Este programa combina varias funciones útiles a la vez: calendario, planificador, organizador, administrador de archivos. La amplia funcionalidad se complementa con la capacidad de personalización (priorización), la capacidad de visualizar la presentación o el progreso de los proyectos, sincronizar sus datos entre dispositivos en diferentes plataformas y con Outlook. Para evaluar todas las ventajas del programa antes de comprarlo, los desarrolladores ofrecen 45 días de uso gratuito.

Microsoft Outlook

Muchas personas conocen este producto como un cliente de correo electrónico, pero esta es solo una de las funciones. De hecho, Outlook también brinda la capacidad de trabajar con un calendario y un programador, lo cual es bastante conveniente y comprensible para todos los usuarios del paquete de Office. Lea sobre el uso de este programa como herramienta de gestión del tiempo en el artículo de Gleb Arkhangelsky http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

microsoft una nota

Otro servicio del paquete de Microsoft Office, que recientemente se ha distribuido de forma gratuita. El programa no es algo revolucionario, aunque ofrece un conjunto de herramientas bastante sólido: la capacidad de mostrar una lista de tareas en forma de árbol, agregar archivos de audio y multimedia a las tareas. Característica: soporte para escritura a mano para tabletas.

miniplan

Este es un servicio personalizado creado por los autores de Megaplan, una exitosa herramienta de planificación corporativa. Uno de los productos rusos más famosos y funcionales. Más detalles sobre el programa en presentación corta.

Recuerda la leche

Uno de los programas GTD más famosos. Además de la lista de tareas / planificador, este servicio está equipado con una serie de soluciones técnicas modernas diseñadas para aliviar la memoria. Entre ellos: configurar notificaciones por correo electrónico y SMS sobre los próximos eventos, administrar las notas de Evernote (que, por cierto, también se pueden usar para administrar el tiempo), trabajar con la aplicación en ausencia de Internet, la capacidad de sincronizar con el calendario Google(otra herramienta práctica independiente, hecha por analogía con el diario).

Y por último, el principal consejo, basado en la lógica de la asignatura formativa: no se puede aprender a gestionar el tiempo y al mismo tiempo no valorar el tiempo propio y el de los demás. La planificación debe comenzar con la comprensión de cuán importante es específicamente para usted, cuán preparado está para la disciplina y el control. Sin esto, una lectura única y un intento de aplicar recomendaciones o herramientas individuales en su vida no darán un efecto tangible. Por eso, le deseamos paciencia, perseverancia y, por supuesto, resultados medibles. ¡Buena suerte!

Prueba tus conocimientos

Si desea evaluar sus conocimientos sobre el tema de esta lección, puede realizar una breve prueba que consta de varias preguntas. Solo 1 opción puede ser correcta para cada pregunta. Después de seleccionar una de las opciones, el sistema pasa automáticamente a la siguiente pregunta. Los puntos que recibe se ven afectados por la corrección de sus respuestas y el tiempo empleado en pasar. Tenga en cuenta que las preguntas son diferentes cada vez y que las opciones se mezclan.