Plan de trabajo de la secretaria por un mes. Ejecución de obra y elaboración del informe

• cualidades profesionales y personales de la secretaria
• organización del lugar de trabajo de la secretaria
• imagen de la secretaria
• eficaz conversación de negocios
• organización de la recepción de visitantes

• Conclusión

• Solicitud
• Introducción
• Una secretaria es la primera persona que conoce un visitante cuando llega a una empresa, institución, organización o empresa. En cierto modo representa a la empresa. A través de él se reciben visitantes y se realizan conversaciones telefónicas. Por eso el secretario debe conocer muy bien su empresa, su historia: cuando se creó, cambió su nombre, qué hace, ha cambiado su perfil, cuál es su estructura hoy.
• Además de la historia, la secretaria (secretaria asistente) debe conocer bien todas las direcciones de las actividades de la empresa, qué tipo de trabajo realiza, qué servicios presta y, en consecuencia, qué unidades estructurales (empleados) realizan funciones específicas. Si recién comenzó a trabajar, dedique sus primeros días a este tema, ya que la secretaria es el vínculo entre la gerencia y los visitantes, y entre los empleados de la empresa. Es la secretaria quien debe dirigir al visitante al departamento correspondiente, al empleado que se ocupa de los asuntos de interés para el visitante. También conecta a la persona que llama por teléfono con el empleado que necesita. Finalmente, analizando la correspondencia recibida, el secretario determina las formas de su movimiento posterior, a quién debe entregarse. En consecuencia, a la hora de determinar la dirección del movimiento de documentos, visitantes, llamadas telefónicas, la secretaria (secretaria asistente) debe conocer a la perfección la estructura de la empresa, todas las áreas de sus actividades y la distribución de responsabilidades entre los empleados, especialmente el equipo directivo.
• La secretaria organiza todo el ajetreado día de trabajo del gerente, ajusta los planes, recuerda reuniones importantes, llamadas necesarias, eventos, elabora un cronograma de visitas, eventos y recepción de visitantes.
• El camino hacia la profesionalidad es difícil, y para llegar a ser un profesional hay que estudiar y trabajar constantemente sobre uno mismo, su imagen. En este curso trataré de considerar las principales direcciones de trabajo de una profesión tan multifacética como secretaria.
• 1. El primer día de trabajo como secretaria
• El primer día de trabajo siempre es estresante para cualquier persona. Sin embargo, es el primer día que es muy importante mantener la calma y la confianza en tus habilidades, porque tu primera tarea es mostrarte como un profesional y dar una buena impresión.

  Cada persona el primer día laborable del Nuevo trabajo muy preocupado, experimentando un estrés real. Pero, a pesar de todo, debemos intentar mantener la calma. Esto, por supuesto, no será nada fácil. Pero dado que la tarea de causar una buena impresión es muy importante, entonces tienes que trabajar duro. Naturalmente, nadie espera que empieces a trabajar como miembro de pleno derecho del colectivo laboral desde el primer día. Pero debes demostrar que eres capaz de ponerte al día fácil y rápidamente sin poner todo patas arriba, sin romper todo el material de oficina a la vez y sin confundir al jefe de departamento con un mensajero, etc. Entonces, el primer día hábil ...

  Como regla general, el primer día hábil comienza con el registro oficial para el trabajo, que incluye: familiarización con la firma con la normativa laboral interna de la empresa, otras normativas locales, la celebración de un contrato de trabajo por duplicado, etc.

  Cuando termina la parte oficial y se han firmado todos los papeles, es hora de conocer a otros empleados, colegas, departamentos y la infraestructura de la empresa. Al recién llegado se le muestra el equipo de oficina, los detalles de los medios de comunicación internos (Internet, red informática interna, red telefónica, etc.), hablan sobre el software, explican con quién se debe contactar en ciertos temas. Sea amable con sus colegas, sonríe más a menudo. El lugar de trabajo debe estar completamente preparado en el momento de su regreso al trabajo. Esto habla de la atención temprana de la empresa al nuevo empleado.

  La entrevista con el superior jerárquico también debe realizarse el primer día. En él, detalla las metas y los objetivos de su trabajo con más detalle. Quizás el supervisor ya haya elaborado un plan de trabajo para usted durante el período de prueba. Y si no hay ninguno, entonces usted mismo puede proponerle estructurar sus expectativas para su trabajo. El plan de trabajo debe incluir Tareas específicas, el plazo de su implementación y el resultado planificado.

  ¿Y si el líder está ausente ese día? No se pierda y hasta que le asignen tareas, aproveche este tiempo para conocer la empresa. Si la empresa tiene su propio sitio web, lea sobre la historia de la empresa, los detalles de sus actividades y estudie la estructura organizativa.

  A menudo, en las empresas, a un recién llegado se le asigna un mentor por primera vez. Pero si no ha recibido un maestro personal, comuníquese con aquellos que le simpatizan más. Casi cualquier empresa tiene colegas experimentados que están dispuestos a patrocinar a colegas jóvenes o sin experiencia. Dichas personas podrán contar y mostrar con ejemplos las sutilezas de las reglas de comportamiento tácitas y podrán ayudar a resolver algunos problemas de organización: lugar de almuerzo, pedido de suministros de oficina, etc.

  Pero incluso si algo no funcionó el primer día o no sucedió de la manera que le gustaría, ¡no importa! Todavía es un principiante y tiene todo el derecho a preocuparse y preocuparse, y con el tiempo se adaptará completamente y podrá ayudar a otro recién llegado en esto, que, por ejemplo, vendrá a trabajar en su departamento.

• No asuma inmediatamente una carga excesiva. No tenga miedo de hacer preguntas o pedir ayuda y consejo a sus colegas. Averigüe dónde se encuentran el papel y otros suministros de oficina, consulte el equipo de oficina disponible. Nunca empieces criticando todo lo que se ha hecho antes que tú, no busques manifestar tu "yo" a cualquier precio.
• Sea considerado, educado y amistoso. Mientras le sonríe a su interlocutor, trate, no obstante, de mantener la distancia de su jefe y colegas, acostumbrándolos gradualmente a sus reglas de relación. No impongas tu sociedad a nadie si te reciben con mesura.
• Estudie los hábitos del chef, su enfoque para organizar las horas de trabajo, las actitudes hacia las visitas no planificadas de visitantes, empleados y llamadas telefónicas. Mantenga regularmente el orden en la oficina del gerente, verifique la disponibilidad de material de oficina. Descubra lo que prefiere: una habitación fresca o, por el contrario, cálida; cuando es más apropiado ofrecer té, café o agua mineral.
• Si al principio tendrá pocas tareas específicas, no se quede de brazos cruzados: comience a configurar su computadora, revise los papeles de su oficina.
• 7 cosas que no debes hacer en tu primer día de trabajo
• No llegues tarde
• No olvide el nombre de su gerente.
• No adular, no chupar, e incluso prescindir de elogios.
• No seas grosero, no abultes tu pecho, no mientas y no presumas
• No olvides las reglas de cortesía.
• No te encargues de todo a la vez, no prometas lo que dudas o no sabes
• No coquetees
• El secretario es la persona de negocios de la empresa. Por lo tanto, debe tener necesariamente un sentido del estilo, la presencia del buen gusto. Es la capacidad de vestirse bellamente, hablar con competencia, comportarse en sociedad de acuerdo con las reglas elementales de etiqueta comercial lo que forma la primera impresión de los clientes sobre la empresa. Los socios comerciales, comunicándose primero con la secretaria, deciden intuitivamente si tratarán con esta empresa o no. El jefe de una estructura empresarial, que se preocupa principalmente por el prestigio de su empresa, nunca pondrá a una chica hermosa pero incompetente en la sala de espera. Es aconsejable organizar el trabajo del jefe y la oficina, una de las muchas funciones del secretario.
• 2. Sobre el trabajo del secretario
• 2.1. Cualidades profesionales y personales del secretario
• Para una secretaria calificada, se requiere un conjunto mínimo de habilidades: conocimiento idioma extranjero, computadora, los fundamentos del trabajo de oficina. Pero todo esto es necesario para conseguir un puesto de secretaria. ¿Y qué se necesita para permanecer en este lugar y avanzar con éxito en el servicio? Primero, el empleador considerará características psicológicas empleado: una secretaria es un asistente del gerente, la cara de la empresa. Después de todo, el primer empleado de la empresa con el que trata el visitante es la secretaria, y la impresión sobre la empresa en su conjunto y su solvencia depende de cómo la secretaria se encuentre con el visitante, del estado de ánimo que cree para él.
• Es difícil mantener la calma cuando más de un centenar de personas, ambiciosas y agresivas, visitan la oficina durante el día, pero esto es necesario. Resistencia y madurez - cualidades necesarias para un profesional, especialmente para esta profesión.
• Además de las habilidades profesionales, el secretario debe tener las siguientes cualidades: ser amable, discreto, atento, paciente, equilibrado, y también debe ser capaz de encontrar lenguaje mutuo con todo el mundo - no responda a la mala educación con mala educación o irritación.
• La peculiaridad del trabajo del secretario es que no solo tiene que trabajar con documentos y medios técnicos, sino también hacer numerosos contactos con personas: su gerente, empleados, visitantes, suscriptores telefónicos.
• Las cualidades profesionales y personales a la hora de realizar un trabajo en particular se manifiestan en una estrecha interacción y se complementan entre sí. Al evaluar el trabajo de las secretarias, se acostumbra destacar las siguientes cualidades comerciales.
• Profesionalismo. Esta cualidad implica la posesión de un conjunto de conocimientos, destrezas y habilidades profesionales que proporciona la característica de calificación: la capacidad de conocer los conceptos básicos para trabajar con documentos, reglas ortográficas y de puntuación, para trabajar con literatura de referencia.
• Una responsabilidad. El secretario debe estar dispuesto a asumir la responsabilidad del desempeño de las tareas asignadas por el gerente, especialmente dentro de los límites de su competencia. Esta cualidad se desarrolla con experiencia. El gerente debe asegurarse de que el secretario pueda trabajar de forma independiente, sea capaz de resolver de manera competente cuestiones como la preparación y redacción de documentos, transcripciones y dictogramas, organización de la recepción de visitantes, notificación de los participantes de la reunión, etc.
• Organización. Capacidad para organizar su lugar de trabajo, planificar racionalmente su trabajo, garantizar el cumplimiento incondicional de las tareas diarias.
• La secretaria no puede llegar tarde, tanto para el trabajo como para reuniones de negocios, conferencias, reuniones. La organización y la puntualidad deben manifestarse en la oportunidad y calidad de la preparación de los documentos, su presentación al jefe.
• Conciencia. El secretario debe estar bien versado en los temas de actividad en los que trabaja su gerente y la empresa (firma) en su conjunto; estar al tanto de los eventos que tienen lugar en la institución (unidad).
• Iniciativa. El secretario debe mostrar independencia e iniciativa en la resolución de asuntos de su competencia, sin esperar las instrucciones del titular. Sin embargo, al tomar tal o cual decisión, el secretario debe estar seguro de que beneficiará a la causa, respaldará la imagen de la organización.
• Devoción a la profesión. El amor por la profesión elegida, la comprensión de su importancia, el esfuerzo por la mejora continua de las habilidades propias son las condiciones necesarias para convertirse no solo en un intérprete calificado, sino literalmente en el primer asistente del director de una organización.
• La profesión de secretaria requiere cierto arte, diplomacia, buena memoria, agudeza y disciplina. Hay que memorizar todo rápidamente, conocer a todos los empleados, los principales y necesarios clientes al menos en persona. Siempre debes lucir bien, estar en buen humor... Los líderes aprecian mucho la capacidad de autocontrol y la lengua detrás de los dientes. Al trabajar con el jefe en el mismo equipo, debe aprender a leer entre líneas, no hacer preguntas innecesarias, especialmente en presencia de extraños.
• 2.2. Organización del puesto de trabajo de la secretaria
• La organización racional del trabajo de la secretaria comienza con la organización del lugar de trabajo.
• El lugar de trabajo de la secretaria se encuentra en el área de recepción, que generalmente está adyacente a la oficina del gerente.
• El lugar de trabajo de la secretaria debe tener el espacio necesario para el equipo de oficina y un lugar tal que la secretaria pueda ver a todos los visitantes, y los visitantes, al entrar a la oficina, ver inmediatamente a la secretaria.
• Lista indicativa equipo de oficina y herramientas informáticas utilizadas en el trabajo de la secretaria:
• 1) papelería;
• 2) medios para redactar y producir documentos de texto (computadora, grabadora de voz, impresora, escáner);
• 3) medios para procesar documentos en papel (máquinas de encolar y sujetar, equipo para abrir y cortar sobres, equipo para direccionar y estampar, una máquina para destruir documentos);
• 4) medios de almacenamiento y recuperación de documentos (varios tipos de archivadores, armarios y estantes, caja fuerte);
• 5) medios de comunicación
• 6) fotocopiadoras y aparatos;
• 7) trituradora para la rápida destrucción de información confidencial;
• 8) mobiliario y equipo de oficina.
• A veces, la secretaria necesita preparar té o café para el gerente y los visitantes. Para ello, es bueno proporcionar una pequeña "mini-cocina". Por supuesto, visualmente, debe estar aislado de los lugares para los visitantes. No se recomienda encarecidamente convertir la secretaria en un lugar de trabajo de despensa.
• El puesto de trabajo de la secretaria debe cumplir con todos los requisitos que aseguren la máxima comodidad en el trabajo, el mínimo gasto de esfuerzo y tiempo para movimientos improductivos. Uno de los principales requisitos que debe cumplir estrictamente la secretaria es un orden y limpieza excepcionales tanto en el lugar de trabajo como en el área de recepción.
• La tarea de la secretaria es hacer todo lo necesario para que el visitante de la recepción se sienta cómodo. La secretaria no debe abarrotar los pasillos del área de recepción con pertenencias personales, poner cosas en lugares prominentes. Si es necesario decorar la pared, es mejor usar una pintura para este propósito. Se permite colocar stands informativos o mesas en las paredes con indicación del horario de recepción de visitantes, calendario, etc.
• 3. Imagen de la secretaria
• Un criterio importante para una buena secretaria es la etiqueta.
• La etiqueta es toda una ciencia, que no en vano se llama la clave del éxito en la sociedad. Esta es su atención, corrección, apariencia, accesorios, voz, comportamiento público, modales, gestos. Esta es tu imagen.
• Apariencia el secretario se forma una opinión sobre la institución en su conjunto. La apariencia de la secretaria debe estar cuidadosamente pensada, moderna y ordenada.
• Dependiendo de la temporada, el traje de secretaria puede resultar cómodo, práctico, estricto ..
• En muchas empresas occidentales, se requieren ciertas reglas para usar ropa, por ejemplo, no puede usar pantalones, solo una falda que llegue a la mitad de la rodilla. Por supuesto, en nuestro país no existen reglas tan estrictas, pero si trabaja en una empresa conjunta con socios extranjeros, debe cumplir con varias reglas en la ropa.
• Los psicólogos dicen que un traje de pantalón a una mujer que trabaja en una oficina no aumenta su autoridad, pero en nuestras difíciles condiciones climáticas es bastante apropiado. El traje de trabajo habitual debe consistir en una chaqueta y una falda de longitud media. Un vestido de tubo de un solo color (recto y semi-ajustado, sin cuello, hasta la rodilla) con una chaqueta del mismo color también se ve bien.
• Los siguientes colores se consideran los más óptimos para un traje: azul oscuro, gris oscuro, marrón, negro, azul verdoso, beige, gris claro. El conjunto no debe tener más de tres colores.
• No se recomienda complementar un traje de trabajo con joyas preciosas, especialmente grandes y llamativas. Las decoraciones deben resaltar la dignidad del disfraz y su dueño.
• Renuncie tanto a las joyas como a los diamantes grandes. Pendientes discretos hechos de metal dorado o plata, un anillo de bodas, una cadena con un colgante, un reloj: este es el mínimo aceptable en un traje de negocios.
• La voz es un factor que puede conquistar a un cliente, interlocutor, competidor o alejar de sí mismo a la persona más amigable. La voz debe ser firme, segura, pero no arrogante, ni repulsiva, ni ambiciosa. Debe ser extremadamente cortés, atento a las preguntas del cliente, paciente y de ninguna manera irritado. Todo lo que se refleja en la voz produce la impresión correspondiente. La primera impresión no se puede dar dos veces, y es posible que el secretario no tenga una segunda oportunidad de demostrar su valía si la primera impresión es desagradable. La opción ideal es que la persona que está de mal humor se sienta más cómoda, para que gracias a la comunicación contigo el estado de ánimo mejore. Y no debería bajar de ninguna manera.
• Los cosméticos son tu segunda persona y está en tus manos. Recuerda que el maquillaje debe ser sutil, ligero y discreto. El color de la barra de labios no debe contrastar con la gama de sombras, cabello, ropa. Preste atención a su peinado: debe ser agradable, no debe atraer la atención de los demás por separado ni distraer la atención de una conversación de negocios. Debes vigilar tus gestos, no agitar las manos, no frotar tus palmas. Las personas que los rodean deben ver en la persona de la secretaria a una persona calificada, amigable, educada, disciplinada, exitosa, confiable y asistente del jefe que sabe cómo representar de manera rentable a la empresa.
• Finalmente, aquí hay algunos CONSEJOS generales sobre el comportamiento de la mujer de negocios:
• 1) siempre trate de mantener las manos cómodas, no juegue con botones o mangas;
• 2) no debe "jugar" con su anillo, collar, mechón de bolso, enrollar un mechón de cabello alrededor de su dedo;
• 3) en la sociedad, no es apropiado rascarse, incluso despeinarse el cabello;
• 4) no dispare con los nudillos, no haga clic en ellos;
• 5) no se moje el dedo con saliva al hojear las páginas;
• 6) no use la uña como palillo de dientes;
• 7) Es feo subirse los pantalones o las medias a través del vestido.
• Jornada laboral de la secretaria
• PRIMERA MITAD DEL DÍA LABORAL:
• 1) venga a trabajar 10 minutos antes del jefe, para comprobar el estado de los lugares de trabajo (el suyo y el jefe), ponerse en orden, elaborar o aclarar un plan para el día siguiente;
• 2) seleccionar los documentos y archivos necesarios de acuerdo con el plan;
• 3) recibir correspondencia, familiarizarse con el contenido, posponer documentos que requieran una decisión prioritaria del director;
• 4) transferir inmediatamente telegramas, faxes urgentes y mensajes telefónicos al jefe;
• 5) para el resto de documentos, preparar opciones para posibles respuestas o resoluciones, distribuir entre los intérpretes;
• 6) ver reseñas, informes, invitaciones, etc. Recibidos; anote las fechas y horas de todos los eventos en su agenda-calendario;
• 7) conservar los documentos necesarios para la información actual y el trabajo de referencia;
• 8) informar al responsable de la correspondencia recibida;
• 9) aclarar, junto con el responsable, el contenido de las actividades previstas para el día actual;
• 10) Transmitir telefónicamente y personalmente las instrucciones del titular a los ejecutores pertinentes y recordar los plazos vencidos para la ejecución de documentos.
• SEGUNDA MITAD DEL DÍA:
• 1) recolección y preparación para la firma de documentos ejecutados;
• 2) informar al jefe sobre los documentos ejecutados, tomar los documentos procesados ​​por él del jefe;
• 3) procesar y enviar documentos salientes;
• 4) programar actividades para el día siguiente.
• Durante toda la jornada laboral se realiza lo siguiente:
• a) trabajo con visitantes, conversaciones telefónicas;
• b) archivar los documentos ejecutados en archivos;
• c) realizar trabajo en una computadora;
• d) organización de la copia de documentos de acuerdo con la dirección del director.
• FIN DEL DÍA LABORAL:
• 1) ver su diario e informar a los departamentos relevantes sobre la necesidad de prepararse para ciertos eventos;
• 2) si el gerente sigue trabajando después del final de la jornada laboral, debe proporcionarle todos los Información necesaria, materiales;
• 3) Ordene su lugar de trabajo, retire documentos, cierre la caja fuerte y todos los gabinetes con documentos, apague los equipos electrónicos y técnicos de la red.
• La descripción del trabajo es parte de todo el paquete de documentos necesarios para organizar el trabajo del aparato de gestión.
• Organiza tu jornada laboral para que puedas hacer todo y ser útil para todos. Entrégate a tu trabajo, pero no olvides que hay cuestiones que no son de tu competencia. Así que solo haz lo que tengas que hacer.
• 4. Comunicación empresarial eficaz
• Cualquier conversación requiere preparación para ella. Aquí hay algunas reglas:
• 1) formular objetivos específicos (por ejemplo, resolver un tema controvertido, convencer, obtener información, etc.);
• 2) haz un esquema de la conversación. Para una pregunta lo suficientemente seria, debe hacerlo por escrito. Al mismo tiempo, es posible elegir las mejores formulaciones, seleccionar los argumentos necesarios y organizarlos en la mejor secuencia, incorporarlos al sistema y también seleccionar los documentos y materiales necesarios;
• 3) elija un tiempo suficiente para una conversación, que sea conveniente tanto para usted como para su interlocutor. Trate de no programarlo antes de una reunión u otro evento rígidamente fijado. No debe iniciar una conversación si usted o su interlocutor acaban de experimentar un shock emocional, por ejemplo, como resultado de un conflicto con un empleado o de recibir una reprimenda de un jefe;
• 4) al comienzo de la conversación, debe atraer la atención del interlocutor, interesarlo y también lograr una atmósfera de confianza mutua;
• 5) subordine las tácticas de llevar a cabo una conversación a su objetivo, no se distraiga de él;
• 6) Trate de mantener a la persona hablando mayoritariamente. La ventaja psicológica es para quien hace las preguntas, no para quien habla mucho. Obtendrá más información. Además, una persona puede ser persuadida no solo con la ayuda de la elocuencia, sino también usando una cadena de preguntas verificadas lógicamente;
• 7) mantén un tono uniforme, escucha las explicaciones, evita las críticas y, si es necesario, elogia a tu pareja primero antes de criticar;
• 8) finalice la conversación inmediatamente después de alcanzar el objetivo previsto. Es natural que una persona recuerde mejor lo que escuchó al comienzo de una conversación y lleve a cabo lo que se dijo al final. Por tanto, una conversación amistosa es útil al inicio de la conversación para crear un ambiente amistoso, pero no al final, ya que en este caso el interlocutor no recordará muchos de los detalles de la conversación, y reducirás el efecto de tu esfuerzos anteriores.
• La conversación tendrá éxito si logra convencer al interlocutor. Para hacer esto, puede utilizar las siguientes técnicas:
• 1) iniciar la conversación con lo que sea de interés para el interlocutor;
• 2) pronunciar el nombre de la persona con más frecuencia;
• 3) sonreír, pero la sonrisa debe ser apropiada y no excesiva;
• 4) mire a los ojos del interlocutor, pero no más de 10 s, ya que más tiempo conduce a una sensación de incomodidad;
• 5) No use las siguientes posturas: brazos y piernas cruzados, manos detrás de la cabeza, descansando a los lados, no se recueste en una silla o sillón. Refleja la pose de la otra persona si es benévola o neutral. Si una persona cruza los brazos, intente mantener los brazos relajados, si está sentado, luego con las palmas abiertas hacia arriba. Si tu pareja tiene las manos en los bolsillos o aprieta los puños con fuerza, dale algo para ilustrar tus palabras. Esto lo distraerá y ayudará a aliviar la tensión. No se acerque al interlocutor a menos de 1, 2 - 1, 5 m;
• 6) no tenga miedo de las pausas: son extremadamente importantes en una conversación;
• 7) no interrumpa al interlocutor;
• 8) no dé consejos hasta que se lo pidan;
• 9) tratar a la persona con amabilidad;
• 10) cumplido. Un cumplido solo debe reflejar rasgos positivos persona y contener una ligera exageración. Un cumplido debe evitar los dobles sentidos (por ejemplo, cuando la cualidad mencionada puede interpretarse tanto como positiva como negativa). Un cumplido no debe contener adiciones y recomendaciones para mejorar o desarrollar la calidad mencionada.
• Gran importancia porque la comunicación eficaz tiene la capacidad de escuchar. Al desarrollar esta habilidad, podrás percibir adecuadamente la información proveniente de otro, tratarlo sin juzgarlo y no imponer tu voluntad, así como alentar al interlocutor a continuar y desarrollar la conversación.
• Si estas escuchando:
• 1) tratar de tratar al interlocutor sin prejuicios;
• 2) evitar ser crítico;
• 3) escuche atentamente, concentrándose en el hablante; sintonice el estado emocional y las características personales del interlocutor, para tener en cuenta no solo los suyos, sino también sus intereses;
• 4) establecer "retroalimentación" para que el hablante pueda entender qué información aún se le debe decir y qué necesita repetirse, tal vez en otras palabras;
• 5) si es necesario, aclare haciendo preguntas. Tenga en cuenta que no debería haber demasiados;
• 6) estar dispuesto a aceptar nuevas ideas;
• 7) trate de no descartar información negativa o que le parezca poco confiable o poco probable;
• 8) no ignore la información proveniente de personas que no le agradan;
• 9) esfuércese por encontrar lo que sea útil para usted en lo que oye;
• 10) enfóquese en los pensamientos e ideas principales del hablante, resuma mentalmente lo que escuchó;
• 11) tenga en cuenta que en el proceso de comunicación, las señales “no verbales” juegan un papel significativo - expresiones faciales, gestos, tempo y timbre del habla, etc. Expresar acuerdo con un movimiento de cabeza, expresión facial que coincida con los sentimientos del hablante, una ligera inclinación del torso hacia adelante, señales de voz ("M - sí", "Ajá", "Ajá", "¡Entendido!", "¡Interesante!", etc.);
• 12) a veces es mejor volver a preguntarle a la persona (“Como entendí, tú…”, “Entendí bien lo que querías decir…”, etc.) que cometer un error significativo; ser tolerante y sensible a los sentimientos del interlocutor;
• 13) después del final de la conversación, asegúrese de registrar la información básica por escrito;
• 14) si es necesario, critique el contenido del mensaje, no a la persona misma;
• 15) mantenga el tono de la conversación - ligero o serio;
• 16) animar al interlocutor, animarle a discutir e intercambiar opiniones;
• 17) no te dejes distraer;
• 18) no interrumpas;
• 19) no traduzca la discusión a otro tema;
• 20) no discuta;
• 21) no impongas tus consejos.
• Si usted dice:
• 1) defina claramente los objetivos de sus declaraciones;
• 2) su discurso debe ser simple, claro y figurativo;
• 3) hablar clara y comprensiblemente por el interlocutor;
• 4) ilustrar de manera específica y vívida su discurso;
• 5) respalde sus suposiciones y juicios con hechos;
• 6) el mensaje debe ser breve, conciso, estructurado y no contener información innecesaria;
• 7) establezca "comentarios" que le ayudarán a comprender si su pareja entiende sus palabras correctamente;
• 8) tenga en cuenta que las personas agresivas, muy ansiosas y deprimidas son muy difíciles de persuadir; Demostrar voluntad de cooperar;
• 9) considere la impresión general que da;
• 10) exprese su posición de manera abierta, clara y sin ataques tanto a usted mismo como al interlocutor;
• 11) esfuércese por correlacionar sus metas con las del interlocutor y no con sus características personales;
• 12) usa palabras positivas, evita juicios de valor o expresiones de indiferencia hacia tu pareja;
• 13) al discutir posiciones y acciones, enfóquese en sus consecuencias para los objetivos marcados por el interlocutor;
• 14) evite el cumplimiento, la impaciencia y el despotricar;
• 15) controla tu estado emocional.
• 5. Organización de la recepción de visitantes
• Al organizar la recepción de visitantes, el secretario debe adoptar un enfoque diferenciado en tres categorías: recepción de representantes de otras organizaciones, recepción de empleados de su organización, recepción de asuntos personales. Para la clara implementación de los procedimientos, el secretario está obligado:
• 1) desarrollar un horario de admisión junto con el gerente;
• 2) seguir la secuencia de recepción y las reglas de las conversaciones;
• 3) mantener registros de visitantes;
• 4) documentar las decisiones tomadas por el titular durante la recepción de visitantes.
• La implementación precisa de estos procedimientos le permite planificar el trabajo actual y futuro del jefe, tomar decisiones de manera rápida y razonable en el curso de una decisión personal.
• Al organizar la recepción de visitantes, es conveniente tener en cuenta una serie de características.
• 1. Un visitante puede ingresar a la recepción en cualquier momento, así que mantenga su lugar de trabajo ordenado en todo momento. Una mesa desordenada, tazas sin lavar, ceniceros con colillas de cigarrillos causan una impresión desagradable.
• 2. Debe haber un lugar en la recepción donde los visitantes puedan esperar la recepción. En esta zona se pueden colocar varias sillas, una mesa con periódicos y revistas.
• 3. Al recibir visitantes que no trabajan en la organización, después del saludo, es necesario averiguar su apellido, nombre, patronímico; la empresa representada y el cargo; Propósito de la visita; la presencia de un acuerdo preliminar sobre una reunión con el jefe. Hoy en día, el visitante suele presentar una tarjeta de visita a la secretaria. El secretario se familiariza con su contenido, refiriéndose al visitante por su nombre y patronímico, lo invita a sentarse.
• 4. Sea amable, impecablemente cortés con cualquiera que entre al área de recepción. Levante la vista de sus papeles, interrumpa la conversación telefónica para saludar al visitante y conocer el motivo de su visita.
• 5. Para la planificación exitosa de la jornada laboral del gerente, establezca los días y horarios de recepción de los empleados, llévelos a la atención de todos. Intente utilizar el reloj configurado para este propósito.
• 6. Un registro de citas puede ser de gran ayuda. Le ayudará a determinar de inmediato el momento de la cita, la naturaleza del problema y la composición de los materiales que pueden necesitar prepararse.
• 7. Si la hora de recepción se acordó con anticipación, la secretaria informa al gerente sobre la llegada del visitante, si es necesario, ingresa a la oficina para entregar la tarjeta de presentación y luego invita al invitado a la oficina.
• 8. Si un visitante llegó a una reunión no programado y el gerente por diversas razones no puede aceptarlo, el secretario puede recomendar que se comunique con otros empleados competentes de la empresa que puedan resolver su problema. Si el visitante insiste en la necesidad de reunirse con el gerente, la secretaria sugiere concertar una cita.
• 9. Es imposible admitir un desglose de la recepción designada. Una llamada repetida de un visitante puede considerarse una falta de respeto hacia él personalmente y hacia la empresa a la que representa. Como último recurso, el secretario debe disculparse, justificar el motivo de la ausencia del líder y volver a señalar la posibilidad de resolver el problema con otros ejecutivos.
• 10. Si la recepción se cancela por un motivo válido (enfermedad del gerente, viaje de negocios urgente), la secretaria debe notificar a los visitantes con anticipación sobre la cancelación de la reunión programada. La secretaria se compromete a programar una cita en otro horario, que sea conveniente para el visitante.
• 11. Al registrar visitantes para una cita, el secretario debe dar su apellido, nombre y patronímico, número de teléfono para consultas y mensajes urgentes. Es mejor concertar una cita con antelación.
• 12. Por lo general, el visitante llega a la recepción con anticipación, o tiene que esperar varios minutos para la recepción. El secretario, saludando cortésmente al visitante, lo invita a sentarse. Se pueden intercambiar algunas frases neutrales (como el clima) para generar un contacto positivo y calmar las tensiones. Al mismo tiempo, no se recomienda que la secretaria involucre al visitante en una conversación larga, incluso muy entretenida. Esto puede distraer la atención del propósito de la visita, deshacerse del espíritu empresarial.
• 13. Si el visitante está visiblemente nervioso, no es necesario tranquilizarlo explícitamente. Esto puede tener el efecto contrario. Es mejor distraer al visitante con una conversación ligera sobre un tema neutral.
• 14. El secretario puede ayudar al visitante a prepararse para la recepción: escuchar sus argumentos, responder preguntas (dentro de su competencia y dentro de la confidencialidad), mirar los materiales traídos. En este caso, lo principal es mostrar el máximo tacto, no imponer sus propios consejos, sino solo responder a la solicitud del huésped.
• 15. ¿Cuándo debe ofrecer té o café a los visitantes? Luego, cuando el gerente llega tarde y un visitante de alto rango está esperando en la recepción. En este caso, se deben ofrecer bebidas a todos los visitantes presentes en el área de recepción. La secretaria sirve café y té en tazas e invita a los visitantes, comenzando por las mujeres. Si el gerente pide traer té y café a la oficina durante la recepción, las bebidas también se pueden verter en tazas en el área de recepción, colocadas en una bandeja. La secretaria lleva la bandeja a la oficina del ejecutivo. Además de las tazas, en la bandeja se colocan un azucarero, servilletas y galletas. También es posible otra opción. En la bandeja se colocan una tetera o cafetera con bebidas preparadas, tazas, azucarero, servilletas, golosinas. La secretaria lleva la bandeja a la oficina, vierte las bebidas en vasos o, a petición del gerente, deja la bandeja y el gerente mismo se sirve a sí mismo y al invitado.
• 16. Durante la recepción, el secretario debe transferirse todas las llamadas telefónicas entrantes a sí mismo. Es posible apartar al líder de la conversación solo en casos extremos y urgentes.
• 17. Si la secretaria aún tiene que contactar con el gerente durante la recepción o romper el orden de visitantes, puede referirse solo a la urgencia del tema, pero no a su importancia, ya que para cada visitante su pregunta es la más importante.
• 18. Al recibir visitas, la secretaria no debe olvidarse de la necesidad de mantener la confidencialidad. No deje una computadora encendida con un monitor frente a los visitantes. No deje documentos disponibles para leer en su escritorio, incluso si la información contenida en ellos le parece no clasificada.
• Si el visitante llegó sin un acuerdo previo, el secretario tiene el derecho de decidir independientemente si reportarlo al director inmediatamente o concertar una cita.
• Conclusión
• Últimamente todo el mundo mas interes Surge a la profesión de secretaria. El trabajo de secretaría está muy bien remunerado y es un prestigio ser secretaria en la actualidad.
• Pero no es tan fácil convertirse en secretaria profesional, y no todo el mundo es capaz de realizar un trabajo multifuncional y complejo. Y el trabajo de la secretaria es solo eso.
• Con el término actual "secretaria" nos referimos a secretarias de diversas calificaciones: una secretaria al teléfono, una secretaria técnica, una secretaria adjunta y una asistente.
• Es posible que la secretaria del teléfono no tenga una educación superior, no es necesario que trabaje en los últimos editores de computadora, pero no puede prescindir del conocimiento de un idioma extranjero, la secretaria debe hablar por teléfono de manera competente, inteligente, amable, para no asustar a los clientes y socios de la empresa.
• El secretario técnico debe poder escribir a una velocidad de 145 caracteres por minuto en ruso y latín utilizando el método ciego de diez dedos. Naturalmente, todo el trabajo impreso se realiza en ediciones informáticas modernas. El trabajo con equipos de oficina debe llevarse al automatismo: fotocopiadora, fax, mini central telefónica automática. Se incluyen los deberes de tal secretaria y servicio telefónico.
• El asistente de secretario y el asistente son las calificaciones más altas de un secretario. Desempeñan las funciones de secretaria en nivel alto... Su trabajo se vuelve responsable, ya que se les da el derecho a aceptar decisiones independientes... Extensión responsabilidades funcionales secretarias requiere obligatorio educación más alta y conocimiento de una lengua extranjera.
• Pero el líder moderno quiere que una persona realice todas estas funciones. El presidente de la empresa bien puede encomendar a su asistente, por ejemplo, una tarea tan "simple": preparar negociaciones con socios extranjeros. En este caso, el secretario deberá redactar borradores de documentos, traducirlos a un idioma extranjero, acordar la fecha de negociaciones con los socios, preparar un programa para la estadía de una delegación extranjera, que incluye reuniones de negocios y un programa cultural. Y esto es solo una parte de las funciones de un "supersecretario".
• En las estructuras comerciales modernas, no existe una división clara de secretarios por calificaciones. La especificidad de la profesión es que cada nivel posterior de calificación requiere nuevos conocimientos y habilidades, pero no excluye los anteriores. Incluso un asistente con un conocimiento brillante de una computadora, un idioma extranjero, trabajo de oficina debe responder a las llamadas telefónicas a la velocidad del rayo y, si es necesario, limpiar el café derramado. Ayuda al jefe a prepararse para negociaciones comerciales importantes y lo protege de visitantes no deseados, debe ser amable con todos los empleados de la empresa y al mismo tiempo poder mantener la distancia.
• Para triunfar como profesional de la más alta categoría, no basta con saber y ser capaz, también es necesario tener cierto carácter.
• Si quiere que su carrera profesional sea exitosa, necesita discernir los rasgos de "secretaría" en usted mismo y esforzarse por desarrollarlos tanto como sea posible.
• El secretario tiene una posición especial en la empresa; en realidad, es la primera persona después del jefe, su mano derecha, pero la penúltima en la mesa de personal. Esto determina una cualidad más muy importante del secretario: la capacidad de estar simultáneamente a la vista y en las sombras.
• Entonces, la fórmula para una secretaria ideal se reduce a lo siguiente: una combinación de conocimientos y habilidades profesionales brillantes en armonía con la apariencia externa e interna.
• Espero que la información proporcionada en este curso le ayude en una tarea tan difícil pero trabajo interesante como una secretaria. Espero que esta información sea útil para resolver situaciones específicas. Buena suerte para dominar el negocio de la secretaría.
• Solicitud.
• Algunos principios o un poco de ayuda para la secretaria.
• Principio uno: no hagas el trabajo de otra persona.
• Quizás uno de los principales problemas en el trabajo de una secretaria es la eterna necesidad de ayudar a todos y a todos. No, por supuesto, la secretaria es la asistente. Nuestro trabajo es ayudar a los demás: dependiendo de tu especialización, puedes ayudar a uno o varios jefes, un departamento o incluso a toda una empresa. Y aquí es muy importante entender: sus responsabilidades (como regla, están detalladas en la descripción del trabajo) son la verdadera ayuda. Incluso si trabaja como asistente personal, muy a menudo tiene que responder a las solicitudes de los empleados, visitantes, clientes que llaman por teléfono. Negar una solicitud si puede ayudar es descortés y miope. Nunca se sabe en qué momento y de quién puede necesitar ayuda. Pero aquí está el problema: desafortunadamente, a muchas personas les gusta transferir su trabajo a otros. A veces es muy difícil trazar la línea: dónde lleva a cabo sus responsabilidades inmediatas y ayuda a los empleados, y dónde otros se han desplazado hacia usted.
• Por lo tanto, la secretaria necesita trazar límites claramente, poder decir "no" y priorizar, sin importar lo trillado que suene.
• Incluso si el fax está roto en el departamento, es más importante conectar al jefe con la persona adecuada que enviar una carta a uno de los empleados.
• ¿Por qué está pasando esto? No solo porque todo el mundo no quiere trabajar. Es solo que muchos empleados creen sinceramente que la secretaria se pasa todos los días esperando varias solicitudes de ellos, y entre el cumplimiento de las solicitudes se aburre. Su tarea es explicar que este no es el caso. Quizás parezca duro y cause resentimiento en alguien. Bueno, es importante entender que no hay nada de malo en eso. Será aterrador no cumplir con sus responsabilidades inmediatas y, por lo tanto, decepcionar realmente a su jefe o colegas.
• Principio dos: planifica tu tiempo
• La mayoría de las secretarias son responsables de planificar la jornada laboral del gerente. Puede aplicar este mismo método a su trabajo. Por ejemplo, objetar: ¿cómo debería planificar el secretario su día si está constantemente distraído y la situación en el trabajo a veces cambia de velocidad espacial? Pero cuando elaboramos el horario de un chef, siempre tenemos que considerar la probabilidad de cambios, muchos de los cuales ocurren en el último momento. El mismo esquema se puede utilizar al planificar su propia jornada laboral: agregue tiempo extra para circunstancias imprevistas, haga un horario para que pueda cambiar las cosas. Y siempre ate su horario de trabajo al del jefe. Por ejemplo, si sabe que mañana de 10.00 a 12.00 tiene una reunión fuera del sitio y no se comunicará con usted, puede programar usted mismo para hacer cosas que no tenga en sus manos. Sí, los empleados pueden acudir a usted o tener asuntos urgentes. Pero si el jefe está ocupado, te hace más libre de lo habitual, ya que no necesitas distraerte constantemente con sus peticiones.
• Principio tres: tener información
• Y no solo poseerlo, sino también administrarlo. Verifique regularmente la relevancia de los datos, si aprendió algo nuevo, anótelo, guárdelo en un archivo, imprímalo en una carpeta especial. Verifique y actualice constantemente los datos en la agenda telefónica, los contactos en Outlook, las bases de datos de los números de teléfono internos y externos. Puede haber dos opciones para solicitar información:
• · Realice los cambios apropiados tan pronto como los sepa;
• · Asigne un tiempo determinado para esto (por ejemplo, una hora todos los viernes).
• Si elige la segunda opción, es mejor crear una carpeta especial para almacenar nuevas tarjetas de visita, faxes con notificación del cambio de números de teléfono y folletos de un cuaderno donde los números importantes se anotan rápidamente.
• Nuestro consejo. Si su información de contacto ha cambiado, intente comunicar de inmediato la nueva información a todas las personas con las que trabaja habitualmente.
• Principio cuatro: uso logros modernos
• Es una felicidad increíble que ya no usemos máquinas de escribir, que las computadoras no solo hayan entrado en nuestra vida, sino que realmente se hayan vuelto capaces de hacerla más conveniente y más fácil. Aproveche las oportunidades que le brindan los programas modernos.
• Por ejemplo, Outlook le permite crear contactos, listas de distribución, mantener un calendario y crear carpetas de archivo. Esto último es muy importante. Si crea carpetas de archivo en las que puede almacenar cartas sobre varios temas, se ahorrará no solo tiempo, sino también nervios. Por ejemplo, si ha guardado una solicitud en la carpeta Solicitudes, entonces, si es necesario, será, en primer lugar, muy fácil encontrarla y, en segundo lugar, demostrar que realmente la envió. También le permite guardar confirmaciones de hoteles, boletos electrónicos y otros documentos importantes. Por supuesto, si es necesario, puede ponerse en contacto con la aerolínea o agencia que emitió el billete electrónico: lo conservan durante un año. Sin embargo, pasarás mucho tiempo y dependerás del trabajo de la otra persona (que tiene mucho que hacer). Además, es posible que necesite un boleto mucho más tarde de un año después.
• Recuerde, puede activar el corrector ortográfico en Word y Outlook, lo que le ahorrará mucho tiempo. Domine nuevos programas y conozca mejor los antiguos. Por ejemplo, en Excel, la cantidad se puede calcular automáticamente; al realizar cálculos en este programa, ya no se necesita una calculadora.
• Además de los programas de oficina estándar, puede utilizar varios programas de ayuda, como Punto Switcher... Este programa no solo cambia automáticamente el diseño, sino que también te ayuda a recordar teclas de acceso rápido, usar autocorrección y mucho más. Y DeskStickers facilita la creación de pegatinas de colores en su escritorio. A muchas personas les gusta esto porque les permite no olvidarse de varios pequeños asuntos (después de todo, el cuaderno no siempre está frente a sus ojos y las pegatinas de papel ordinarias a menudo se desprenden).
• En una nota. Guarde los sitios útiles en Favoritos. También puede suscribirse a listas de correo de sitios profesionales para conocer los próximos seminarios, conferencias y diversas noticias.
• Si muestra curiosidad, pregunte a sus colegas, puede encontrar fácilmente entre la variedad programas modernos el que hará su trabajo más conveniente y su vida más fácil.
• Principio cinco: todo está en orden
• ¿Recuerda la expresión "Orden en la mesa - orden en la cabeza"? Mantenga siempre su escritorio en orden (es recomendable poner las cosas en su lugar todos los días al final de la jornada laboral). Organizar su escritorio no solo hará que sea fácil encontrar todo lo que necesita y tener los elementos importantes a mano, sino que también causará una buena impresión en su jefe, colegas e invitados.
• La limpieza y el orden deben reinar no solo en el escritorio, sino también en la computadora, los gabinetes, los cajones de las mesitas de noche. Deseche los artículos rotos o innecesarios con regularidad. Cree un sistema conveniente para organizar y almacenar documentos. A alguien le gusta colgar carpetas, alguien guarda todos los documentos en los registradores en un armario. Lo más importante es que te sientas cómodo.
• Como regla general, la secretaria guarda material de oficina y artículos para el hogar. Límpielos con regularidad. Por lo tanto, sabrá lo que no tiene, lo que debe pedir, lo que terminará pronto y lo que será suficiente para un año, y no debe desperdiciar el dinero corporativo y su valioso tiempo en esto.
• Principio seis: utilice las habilidades profesionales
• ■ Impresión a ciegas. Hoy en día, rara vez se requiere que una secretaria posea un sello ciego. Sin esta habilidad, puede conseguir un trabajo y hacer frente con éxito a sus deberes. Y, sin embargo, el secretario necesita esta habilidad, en primer lugar, para salvar los nervios y como preocupación por su salud.
• ■ Lectura rápida. Todo el flujo documental de la empresa pasa por la secretaria o asistente personal. Revisamos volúmenes de documentos antes de enviarlos al gerente para su firma. El punto no es solo que el jefe puede preguntarle sobre el contenido del documento, sino también que los empleados desatentos a menudo indican fechas incorrectas, cometen errores en las iniciales y no redactan documentos de acuerdo con las reglas. A veces hay que dedicar mucho tiempo a la verificación, los documentos son urgentes y el empleado que los trajo está muy nervioso por el hecho de que usted también está leyendo el documento.
• Actualmente, hay muchos cursos y programas que enseñan lectura rápida (también llamada "lectura diagonal"). Esto es bastante adecuado para nosotros: a menudo no es necesario conocer el contenido detallado del documento, basta con comprender de qué se trata y observar la corrección de completar las columnas clave.
• Principio siete: aplicar patrones
• Todos los días creamos una gran cantidad de documentos diferentes: cartas, solicitudes, pedidos, memorandos. Cree una plantilla para cada tipo de documento (o varias plantillas diferentes, si es necesario). Por ejemplo, si la organización ha introducido un control de pase, cree una plantilla para una solicitud de pase temporal para un invitado; si es necesario, deberá reemplazar solo el nombre completo. y fecha. Naturalmente, la secretaria debe tener muestras de solicitudes de vacaciones, pedidos, aprobaciones y otros documentos necesarios para el trabajo. Es mejor agrupar las plantillas por tema para no perder el tiempo buscando si es necesario.
• Principio ocho: preservar y aumentar
• No es ningún secreto que mantenemos los documentos de acuerdo con estándar estatal trabajos de oficina y archivo. Los documentos se dividen en documentos de almacenamiento permanente y temporal. Colocamos los primeros en las cajas de archivo y los colocamos en el archivo (o los colocamos en un gabinete especialmente designado, si no hay un archivo en la organización), y los segundos pueden destruirse después de la expiración del período de almacenamiento. Y entonces a menudo comienza una terrible confusión. Algunos documentos innecesarios pueden acumular polvo en carpetas en los estantes durante años, otros (necesarios) se envían a la basura, luego no puede encontrar la solicitud antes del reclamo del año pasado o del año pasado. En primer lugar, debe averiguar los períodos de conservación de los documentos con los que trabaja. Si sus responsabilidades no incluyen la gestión de registros de personal, entonces no debe confundirse con información sobre el período de retención de las órdenes de contratación. Otras acciones dependerán de las características específicas del trabajo en una empresa o departamento en particular. Si ha estado trabajando en una empresa durante mucho tiempo, entonces ya tuvo la oportunidad de averiguar qué documentos y cuánto necesita tener en la recepción. Si acaba de conseguir un trabajo, intente averiguar este punto con su predecesor o sus empleados.
• Pequeños trucos. Por supuesto, cada uno de nosotros tiene sus propios pequeños trucos para ahorrar tiempo y organizar el trabajo más conveniente en el área de recepción.
• Por ejemplo, a muchas personas les gusta llegar temprano al trabajo. Media hora antes del inicio de la jornada laboral oficial es un momento muy productivo. Puedes tomarte tu tiempo para ordenar, echar un vistazo a la sala de espera, consultar las listas de tareas pendientes, el horario del chef, tomar una taza de café, leer las noticias o algo interesante en Internet. Cada uno a su manera entra en el ritmo de trabajo. Si vuelas a la recepción a las 9:00 y de inmediato comienzas a contestar llamadas, a preparar té y a quitarte el abrigo al mismo tiempo, y te sientes genial al mismo tiempo, no es necesario que cambies nada. Pero si empezar el día así te molesta, ¿quizás deberías empezar el día un poco antes?
• Cosas del hogar. Asegúrate de tener siempre a mano hilos y agujas (puedes comprar un hermoso juego), un agente antiestático, los medicamentos necesarios, un par de medias de repuesto (que tienden a romperse en el momento más inoportuno, cuando no hay tiempo para corre a la tienda).
• Y algunos consejos más
• ● Ordene el lugar de trabajo antes de salir. Puede que no haya tiempo para esto por la mañana.
• ● No posponga la tarea (ni siquiera la más desagradable) hasta el último momento. En el último momento, siempre ocurre una emergencia y no hay absolutamente ninguna oportunidad de trabajar.
• ● Cuídese. Salga de su lugar de trabajo para la hora del almuerzo (incluso si el almuerzo en la cocina de la oficina le lleva diez minutos), salga a caminar, haga algo que no esté relacionado con el trabajo. Es mejor no sentarse en el área de recepción a esta hora, de lo contrario, puede pasar todo el descanso explicando a todos los demás que es la hora del almuerzo. Además, descanse en el uso de la computadora (por ejemplo, puede regar flores).
• ● Sea curioso. Desafortunadamente, a menudo nos perdemos muchas oportunidades increíbles para ahorrar tiempo. Una colega mía vive cerca de una estación de trenes de cercanías y siempre ha visto esta estación como una oportunidad para salir al campo (que nunca usó). Solo dos años después, de repente descubrió la verdad: el tren también va en sentido contrario, es decir, al centro de la ciudad, donde trabaja mi colega. El camino al trabajo ahora toma veinticinco minutos, no hay atascos, no hay colas en la entrada del vagón. Es muy importante que la secretaria muestre curiosidad, mire constantemente a su alrededor, se interese por lo que sucede a su alrededor.
• Si es la primera vez que se enfrenta a un desafío, no tema pedir ayuda. Puede ponerse en contacto con colegas en el trabajo, empleados, amigos, hacer una pregunta en el foro. Alguien, en algún lugar, ya ha hecho algo nuevo para ti y esta persona puede ayudarte. Y tú mismo puedes ayudar a alguien con un consejo, ahorrarle tiempo y sentirte una chica inteligente y una excelente especialista.

), hay cursos especiales donde se te enseñará esto, y si no hay tiempo ni dinero, puedes hacer una pregunta en un foro especializado, y colegas más experimentados te ayudarán con consejos. Parecería que este tema ya ha sido cubierto por todos lados y es casi imposible decir algo nuevo. ¿Por qué usted y yo, el gurú de la planificación del tiempo de trabajo, a menudo llegamos tarde al trabajo, no tenemos tiempo para resolver las tareas asignadas a tiempo y, a veces, nos olvidamos por completo de algunas cosas? Quizás porque planificando a diario tiempo de trabajo líderes, ¿nos estamos olvidando de los nuestros?

Puedo prever fácilmente la objeción: ¿por qué el secretario debería planificar sus horas de trabajo, si su horario está claramente ligado al horario del gerente? Hice una lista de tareas para el jefe, basándome en ella, una lista de mis propias tareas, y esto, al parecer, es suficiente. ¿Por qué trabajar doble?

Sí, la mayoría de nosotros estamos estrechamente atados al horario de un gerente. Pero al hacer el plan de trabajo de su jefe, está organizando es la hora... Esto no es suficiente para un trabajo eficaz y la preservación de sus propios recursos: necesita aprender a planificar correctamente. es la hora... Por supuesto, es mucho más difícil para la secretaria hacer esto que para otros empleados, pero no somos ajenos a trabajar en condiciones difíciles.

¿Dónde empezar? Antes de elegir un sistema para organizar sus horas de trabajo, tomar un diario y dibujar un plan, recomendaría escribir una lista de todas sus responsabilidades, no la que se puede ver en el currículum o descripción del trabajo, sino una lista real de sus responsabilidades diarias (semanales, nunca adivine cómo repetitivas).

Mi colega, poco después de regresar de vacaciones, me llamó con las palabras: “¡Te imaginas, solo cuando volví al trabajo y vi lo que pasaba allí, me di cuenta de lo mucho que estaba haciendo!”. A menudo subestimamos la cantidad de trabajo que hacemos, por eso nos resulta tan difícil planificarlo.

¿A dónde va el tiempo de trabajo?

Entendamos con ejemplos. Digamos que una breve lista de sus responsabilidades se ve así:

• trabajo de oficina completo;
• organización de viajes de negocios;
• registro de visas, invitaciones;
• provisión de oficina;
• organización de reuniones;
• recepción de visitantes;
• correspondencia de negocios;
• planificar la jornada laboral del gerente;
• recepción y distribución de llamadas telefónicas;
• traducción de documentación;
• preparación de té / café.

Quizás, si un posible empleador ve esa lista, querrá invitarlo a una entrevista. Pero no da una idea del volumen real de trabajo y su complejidad. Entonces, primero, haga una lista breve de sus responsabilidades (o tome una descripción del trabajo) y detalle cada punto.

Ejemplo 1: organización de un viaje de negocios. Su jefe está a punto de viajar a una subsidiaria. ¿Qué haces en este caso?

1. Averigüe el propósito y el momento del viaje para el papeleo.

2. Desarrolle usted mismo o con la ayuda de una agencia un itinerario de viaje.

3. Compruébelo con su jefe.

4. Reserve o compre boletos.

5. Redactar un pedido, un certificado de viaje de negocios, un encargo comercial para un viaje de negocios.

6. Escriba a la empresa sobre la llegada del jefe con una solicitud para concertar una reunión y alojamiento.

7. Recibir confirmación y vouchers de hotel de la empresa.

8. Imprima tickets, comprobantes, recoja todos los documentos, compruébelos por milésima vez, déselos al jefe.

9. Solicite un taxi al aeropuerto / estación de tren.

Es decir, en la versión más simple, necesita hacer otras diez para completar una tarea. De hecho, la lista anterior también es bastante corta, porque para solicitar boletos a través de una agencia, debe llamar al gerente, escribir una solicitud, enviarla, recibir confirmación y acordar la emisión de boletos. Y puede ser difícil pasar. Y todo esto es tiempo.

Ejemplo 2: preparar té o café para el jefe. Parecería que esto es una mera bagatela, incluso hablar de ello es un inconveniente. ¿Crees que no vale la pena considerar esto? Pero, de hecho, ¿cuánto tiempo pasa si el chef bebe café cuatro veces al día, tres veces té y dos veces: verde, una vez negro, y este té necesita ser preparado? Además, no se olvide de servir el tiempo. Y si llevas varios años trabajando con el chef y tu relación es muy buena, y su presión es alta, entonces cada taza de café también va acompañada de una discusión sobre si vale la pena beberla. ¿Y quién corre detrás del tonómetro?

Así que sigue pintando. Necesitamos esto para varios propósitos:

• Comprenda lo que realmente estamos haciendo.
• Determina qué tareas y con qué frecuencia tienes que resolver.
• Identificar aquellas tareas que no son en absoluto necesarias para realizar, pero a las que dedicamos tiempo.

Cuando esta lista esté completa, escriba otra. Y deje que incluya todo lo que hace en el trabajo, pero que no tiene nada que ver con el trabajo: fumar, beber té en contabilidad, correspondencia con amigos, mirar fotos con gatos en Internet y mucho más.

¿Para qué? Para comprender si realmente es necesario hacer todo esto o si puede abandonar por completo algo (por ejemplo, de imágenes con gatos), mover algo a tiempo (organizar una fiesta de té a la hora del almuerzo) y agregar tiempo extra para algo (por ejemplo, no va a dejar de fumar, pero le toma 60 minutos al día; no se sorprenda ahora de por qué llega tarde al trabajo alrededor de una hora todos los días).

Rocas submarinas

¿Qué puede impedir que un secretario organice su tiempo? Después de todo, la pereza y la falta de reunión, a menudo todavía no se trata de nosotros.

En primer lugar, organizar su propio tiempo se ve obstaculizado por la necesidad de organizar el tiempo del jefe. Sea como sea, pero su horario de trabajo siempre dependerá de su horario. ¿Es tan malo? Incluso es bueno para la secretaria. Siempre tienes un punto de partida en forma de horario de trabajo de un chef para optimizar tu tiempo. Es malo para nosotros cuando el líder no busca organizar su propio tiempo. Además, a muchos directivos les gusta mucho ocultar sus planes a todo el mundo - por ejemplo, marcharse, por no hablar de dónde y cuánto tiempo se van, o no informar la víspera de que mañana se retrasarán tres horas, etc. Esto es realmente un problema, porque incluso si en esta opción no estás planificando su tiempo, se vuelve casi imposible planificar el tuyo propio. Para una secretaria, un líder así se convierte en una verdadera pesadilla; créanme, es mucho más fácil trabajar con un pedante que con un desaliñado.

¿Qué hacer en este caso? En primer lugar, siempre consulte con su jefe dónde y durante cuánto tiempo se va. No tengas miedo ni seas tímido. Estás haciendo tu trabajo y debes saber dónde volverá y cuándo.

Además, trate de organizar gradualmente su horario de trabajo. Empiece a traer documentos para su firma al mismo tiempo (aunque hay líderes con los que incluso esto es imposible de adivinar). El siguiente paso puede ser escribir varias de sus tareas en el diario. ¿No te dice la hora exacta de la reunión? Escríbalo para cualquier momento y comuníqueselo al jefe. Si no está de acuerdo, lo transferirá él mismo. Poco a poco se irá acostumbrando a estar de acuerdo contigo al menos en parte de sus planes, avisándote de su ausencia, e incluso, quizás, quiera que planifiques sus horas de trabajo.

Métodos de planificación

Después de elaborar una lista de responsabilidades y eliminar cosas innecesarias de ella, puede comenzar a planificar las horas de trabajo. La planificación es diaria, semanal (o de diez días, pero para nosotros la primera opción es más relevante), trimestral y anual.

De los muchos métodos de planificación, como el principio de Eisenhower, los métodos Alpine y Pareto, recomendaría utilizar la combinación Eisenhower / Alpine. ¿Por qué?

El método Alps se basa en hacer una lista de tareas pendientes y estimar la duración de cada una de ellas. Además, de acuerdo con este método, solo es necesario planificar el 60% del tiempo de trabajo, dejando un 40% en reserva.

De acuerdo con el principio de Eisenhower, todas las tareas asignadas se pueden dividir en urgentes e importantes, no urgentes e importantes, sin importancia y urgentes, y no urgentes y sin importancia. Como habrás adivinado, a menudo se puede omitir este último. Además, no siempre estarán presentes los cuatro grupos. Con base en este principio, puede priorizar la planificación de las horas de trabajo.

Y la secretaria necesita el 40% del método Alps no solo para tareas inesperadas, sino también para responder llamadas telefónicas. Desafortunadamente, es casi imposible calcular cuánto tiempo dedicamos a esto. Entonces, el gerente tiene el 40% de su tiempo como reserva, mientras que nosotros lo tenemos “al teléfono”.

Nuestro consejo.¿A qué más debe prestar atención al planificar sus horas de trabajo? Desafortunadamente, no siempre nos ayudan los consejos para hacer el trabajo de rutina en un momento determinado. Los documentos a menudo deben registrarse inmediatamente después de la admisión, muchos gerentes no tienen un tiempo claro para firmar documentos, los firmamos a medida que se acumulan o como urgentes. Es decir, la rutina de la secretaria a menudo se convierte en un trabajo urgente, y esto confirma que es imposible planificar más del 60% del tiempo de trabajo.

Empezar a planificar

Entonces, tomemos un ejemplo de cómo usar los métodos anteriores al planificar un día laboral.

Los datos de entrada. El día de trabajo de la secretaria es de 09:00 a 18:00, el gerente llega a la oficina a las 10:00 y se retrasa hasta la noche, pero esto no es requerido por usted. El gerente, al llegar al trabajo, inmediatamente pide café, un poco más tarde, té. Almuerza de 13:30 a 14:30. El tuyo es de 13:00 a 14:00. Los documentos para la firma deben atribuirse a las 5 p.m. En el calendario, 18 de julio, miércoles. Para el día actual, hemos designado:

10:00 - Se realiza una teleconferencia, a la que asistirá nuestro líder, en otra dirección. El tiempo estimado es de 60 minutos.

15:00 - reunión de trabajo, dirigida por el director, presentes los jefes de todos los departamentos.

La tarea establecida por el jefe: conéctelo con el subdirector de la sucursal (la sucursal en Khabarovsk, la diferencia horaria es de 7 horas, pero la jornada laboral en la sucursal rara vez termina antes de las 22:00).

Otras tareas:

• Organice un viaje de negocios para un empleado a la sucursal de Magadan (salida: en 10 días).
• Verifique la disponibilidad de productos y papelería para realizar pedidos de mercadería para el próximo mes (antes del 20)
• Envíe los documentos de tres viajes de negocios de los empleados al departamento de contabilidad.
• Escriba una solicitud para que el departamento de contabilidad retenga fondos de los salarios de los empleados.
• Envíe a un empleado a un viaje de negocios a China.
• Prepare los documentos para el viaje de negocios del jefe a China (salida: 20 de julio).
• Prepare un cuestionario y documentos para el jefe de una visa para Japón.
• Solicite una sala de negociación al jefe de la AHU para el 20 de julio, para lo cual debe escribir un memo y firmar con el jefe del departamento de servicio.
• Llame a la sucursal en Vladivostok en nombre del jefe, descubra el problema en uno de los contratos.

Entonces, dividimos las tareas en tareas más pequeñas y las priorizamos.

La conferencia telefónica comienza a las 10:00 a. M. Y dura hasta las 11:00 a. M. Por nuestra experiencia laboral, sabemos que el gerente irá directamente a la reunión y solo entonces subirá a la recepción. Mientras tanto, clasificaremos los casos de acuerdo con el principio de Eisenhower.

Urgente e importante. De la lista completa de tareas necesarias para enviar a un empleado a un viaje de negocios, la solicitud de boletos es la más urgente. Dado que el empleado vuela por Moscú y no hay muchos vuelos, puede haber problemas con los boletos si posponemos su compra. La agencia a través de la cual pedimos las entradas está abierta desde las 10:00.

Por desgracia, no hay ningún lugar donde posponer la verificación de la disponibilidad de alimentos y material de oficina, tendrá que averiguarlo hoy. Pero puede asignar tiempo para esto, en función de cómo se distribuyan otras tareas.

Debe entregar los viajes de negocios y las solicitudes con urgencia, ya que el departamento de contabilidad calcula los salarios.

Para enviar a un empleado a un viaje de negocios, solo necesita solicitar un taxi.

También es mejor reservar una sala de reuniones lo antes posible antes de que nadie más la ocupe.

No es urgente e importante. Los documentos del jefe deben revisarse dos veces y recopilarse en una carpeta separada.

La cuestión de una visa para Japón debe aclararse antes de que el jefe se vaya para un viaje de negocios.

Entonces, en base a esto, el horario de trabajo puede verse así:

A primera vista, parece que nos queda mucho tiempo libre. Pero el teléfono suena sin parar. El director de una de las sucursales solicita urgentemente que lo conecten con el jefe. El taxi ya llegó, y el empleado negligente no sabe por dónde camina, e incluso no atiende llamadas a su móvil. Y luego el proveedor de equipos llamó y pidió que le dieran los teléfonos de todas las subsidiarias, sí, los cincuenta y siete.

Para la secretaria, la reserva de tiempo no es un capricho de moda de un libro sobre gestión del tiempo, sino una dura necesidad vital.

Planificación a largo plazo

La planificación diaria debe ser la base para organizar su tiempo de trabajo. Pero el secretario no tiene la oportunidad de limitarse solo a esto. ¡También necesitamos hacer planes mensuales, semanales, trimestrales e incluso anuales!

Yo pienso en contra planificación para la semana y el mes no habrá objeciones. Para ello, hemos recopilado listas de tareas detalladas: con su ayuda, puede identificar qué tareas se repiten y con qué frecuencia. Por ejemplo, todos los viernes a las 3:00 p. M., Su gerente se reúne con los jefes de departamento. Sus responsabilidades incluyen recordarles a todos la reunión, preparar los documentos para la misma y preparar una sala de reuniones. A medida que anota las cosas en su diario, ya sabe que tendrá que dedicar una hora de tiempo de trabajo el jueves a prepararse para esta reunión, y planificará su jueves en base a esto. En consecuencia, se distribuirán otras tareas para la semana, porque no puede posponer los asuntos del miércoles hasta el jueves, ya que tiene una hora menos de tiempo.

Además, es recomendable introducir planificación mensual... Todos tenemos tareas que realizamos exactamente con esta frecuencia.

Al final de cada mes, enviamos las solicitudes de productos y papelería, es decir, antes del día 25 debe redactar las solicitudes y enviarlas a la UTA. Esto significa que a más tardar el día 20 de cada mes, debo enviar una carta a los empleados para que puedan informar todas sus necesidades antes del día 22. Además, es necesario verificar el suministro de material de oficina en la recepción, la disponibilidad de café, té, agua mineral. Sé que todo este trabajo dura unas cuatro horas. No mucho en relación a todo un mes, pero no tengo derecho a retrasar su finalización, por lo que distribuiré todas las tareas que surjan, teniendo en cuenta que tengo cuatro horas menos al mes (o tendré que quedarme tarde en el trabajo).

Necesitar planificación trimestral depende principalmente de los aspectos específicos del trabajo de la organización. Es posible que no tengas tareas que surjan cada tres meses, y simplemente no necesites hacer planes tan amplios. En este caso, puede limitarse a asuntos clave para el mes actual.

La planificación a largo plazo también es necesaria por este motivo: todos tenemos las llamadas tareas importantes, pero no urgentes. Esto puede ser la transferencia de cajas al almacenamiento de archivos, la elección de una nueva cafetera en la oficina, la organización de reparaciones menores, etc. Por lo general, hacemos esto o de manera inesperada. tiempo libre, o cuando estas tareas pasan de no urgentes a urgentes. E invariablemente se transforman: cuando la vieja cafetera finalmente se estropea, no tendrás tiempo de escoger una nueva meticulosamente, tendrás que comprar urgentemente alguna, en base al dinero que hay en el presupuesto en ese momento. Por tanto, si en mayo sabes que en julio los empleados se trasladarán a otras oficinas, renovarán la oficina, o ya todo el mundo está cansado de la comisión de campo, puedes resolver tareas no urgentes hasta mayo o volver a revisarlas para determinar qué tan importantes son. (tal vez no valga la pena hacerlo).

Planificación del año A primera vista, la secretaria no necesita: usted no es un director de la empresa, apenas tiene una estrategia de desarrollo. Sin embargo, vale la pena planificar el año en base a algunos puntos de partida:

• Año nuevo. Incluso si no participa en la preparación de una fiesta corporativa, en diciembre la mitad de su tiempo de trabajo estará ocupado preparando y enviando felicitaciones a los socios, preparando obsequios, aceptando contrapartes que lleguen en una visita amistosa. ¿Qué hacer al respecto? No vale la pena comenzar a prepararse para las vacaciones en julio, pero debe trabajar con un entendimiento claro de que siempre hay escasez de tiempo en diciembre y, por lo tanto, no se puede posponer nada para este mes.
• Cumpleaños del chef. Necesita encontrar tiempo para elegir un regalo y organizar unas vacaciones. Lo más probable es que no pueda planificar unas vacaciones para este período (a menos que su jefe prefiera celebrar su cumpleaños fuera de casa). Además, durante el período de preparación para las vacaciones (generalmente de dos semanas a un mes), el volumen de su trabajo puede duplicarse.
• Periodo de vacaciones. El verano es una época calurosa para la secretaria. Mientras todos descansan, trabajamos para tres. Pero quedarse hasta tarde en el trabajo esta temporada es lo más ofensivo. Por lo tanto, a menudo tenemos que prepararnos para el verano en invierno. Después de todo, no solo necesitamos organizar nuestras propias vacaciones, sino también preparar nuestro lugar de trabajo para el diputado, de modo que después de dejar estas vacaciones, no entremos en una emergencia.

¿A qué conducirán todos los esfuerzos anteriores? Además, cuando se escribe en el calendario el cumpleaños del jefe, sus vacaciones, el horario para el día siguiente e incluso una semana, de repente tienes treinta minutos de tiempo libre. Y planificarás tus propias vacaciones tan esperadas. Y cuando dejas de quedarte constantemente en el trabajo, puedes apuntarte a bailes o cursos de español. Y finalmente, desarrollar una estrategia para su propio desarrollo. ¿Por qué eres peor que un director de empresa?

MAMÁ. Yudakova, secretaria del director general de Polymetal LLC

Nazyn Chyzhyrgani, grupo 385

HORARIO DEL SECRETARIO DEL JEFE

El secretario está obligado a descargar al gerente tanto como sea posible del trabajo preparatorio, técnico y de ciertos tipos de trabajo organizativo actual, liberar su tiempo para la actividad creativa y facilitar significativamente su trabajo de gestión. Para ello, la secretaria debe conocer bien la rutina diaria del gerente y tener una idea clara de sus planes para la próxima semana, mes, trimestre. El secretario primero debe pensar en el día que tiene por delante y hacer un plan, destacando los asuntos más urgentes e importantes.

3.2. Trabaja en reuniones. Preparación para conferencias.

La invitación a la conferencia debe enviarse a los invitados al menos 2 semanas antes de su inicio, y se le debe pedir que responda a la invitación, ya que necesita saber cuántos participantes llegarán.

La invitación debe indicar ciertamente el lugar de la reunión, parte del edificio o edificio, piso, sala, así como el nombre del transporte en el que será posible llegar al lugar designado.

Se debe tener cuidado para garantizar que se garantice lo siguiente durante las reuniones:

1) una sala de reuniones durante toda la duración de su celebración;

2) Asegurar el paso de los invitados por la guardia o el puesto de control sin demora. Para hacer esto, debe elaborar una lista de invitados con anticipación y entregarlos al punto de control;

3) coches de empresa o taxis para trasladar a los participantes desde los hoteles o desde la estación;

Descripción del trabajo

El secretario está obligado a descargar al gerente tanto como sea posible del trabajo preparatorio, técnico y de ciertos tipos de trabajo organizativo actual, liberar su tiempo para la actividad creativa y facilitar significativamente su trabajo de gestión. Para ello, la secretaria debe conocer bien la rutina diaria del gerente y tener una idea clara de sus planes para la próxima semana, mes, trimestre. El secretario primero debe pensar en el día que tiene por delante y hacer un plan, destacando los asuntos más urgentes e importantes.

Programación del tiempo de trabajo de la secretaria

PLANIFICACIÓN JORNADA LABORAL DEL SECRETARIO

Planificación operativa

CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS

OBRAS DEL SECRETARIO DE LA JEFE

El trabajo del secretario del jefe de la organización tiene sus propias características específicas:

• funciones y responsabilidades el secretario adjunto es extremadamente variado ;
• día de trabajo secretario del jefe de cualquier organización es muy saturado ;
• la secretaria constantemente tiene que correr en paralelo varios pedidos, varios tipos de trabajo al mismo tiempo;
• la jornada laboral de la secretaria es en gran parte depende de varios factores externos- asignaciones de horas extraordinarias, eventos no planificados, etc.;
• condiciones especiales de trabajo: constantes llamadas telefónicas, llamadas, visitas de visitantes, etc.;
• la secretaria no debe nada no lo olvide, nada no pases por alto, Nunca no llegues tarde... Sin embargo, es posible que las personas que rodean a la secretaria no siempre sean lo suficientemente puntuales.

Esta especificidad de la actividad secretarial, por un lado, es extremadamente aumenta la importancia de la planificación, la necesidad de un plan de trabajo claro, por otro lado, lo hace extremadamente difícil.

TIPOS DE EMPLEOS

Todo el trabajo que realiza el secretario durante cada día puede, con cierto grado de convención, subdividirse en:

Trabajo constante y repetitivo del día a día:

• registro de documentos,
• copia de documentos,
• obras mecanografiadas,
• formación de documentos,
• organización de una reunión operativa matutina,
• informes matutinos y vespertinos al director, etc.

periódico

no recurrente

Es recomendable realizar trabajos repetitivos al mismo tiempo específico .

Para la planificación de trabajos repetitivos del mismo tipo, se está desarrollando un esquema de jornada laboral de la secretaria.

ESQUEMA DE DÍA LABORAL

Al elaborar un esquema de jornada laboral, es recomendable tener en cuenta algunas características:

• el momento más favorable para completar tareas especialmente difíciles o creativas- este es segmento de 10 a 12 horas .
• seguido de algunos disminución de la actividad .
• tarde capacidad de trabajo la mayoría alto de 14 hasta las 17 en punto .

• después de las 5 pm la fatiga se acumula y la atención está disminuyendo constantemente, por lo que no es deseable comenzar un trabajo minucioso que requiera concentración después de 18 horas.

ESQUEMA DE DÍA LABORAL

El horario de trabajo de la secretaria debe ser lo más conveniente posible para el gerente y el resto del personal de la oficina.

Es por eso Al desarrollar un esquema de jornada laboral, se debe considerar lo siguiente factores principales :

• la rutina diaria del gerente, ya que la programación del tiempo de trabajo de la secretaria está estrechamente relacionada con la planificación del tiempo de trabajo del gerente, el horario de trabajo semanal;
• hábitos y estilo de trabajo del gerente;
• normativa laboral interna de la organización;
• el cronograma de recepción de documentos e información en la organización.

ESQUEMA DE DÍA LABORAL

Es costumbre dividir la jornada laboral del secretario en cuatro desiguales por duración de la etapa :

Comienzo día de trabajo

Segunda mitad día de trabajo

Primera mitad día de trabajo

Fin día de trabajo

La asignación de tiempos breves de inicio y finalización de la jornada laboral se explica por su importancia, en particular, en la planificación del trabajo del jefe y secretario.

ESQUEMA DE DÍA LABORAL

El inicio de la jornada laboral:

• llegar a trabajar en al menos 20-25 minutos. antes de la llegada del gerente o antes de que la oficina comience a funcionar (lo que ocurra primero);
• verificar el estado del lugar de trabajo del gerente y su lugar de trabajo;
• especificar la fecha en los calendarios, la hora en el reloj;
• encender o cambiar el equipo de oficina al modo diurno;

• revisar el plan de trabajo para el día siguiente, seleccionar los documentos y casos necesarios de acuerdo con el plan;
• a la llegada del gerente, aclarar el plan de trabajo para el día actual, el contenido de las actividades planificadas.
• anote las instrucciones e instrucciones del jefe.

ESQUEMA DE DÍA LABORAL

Fin de la jornada laboral:

• esbozar (preferiblemente junto con el gerente) un plan de trabajo para el día siguiente;
• recordar a los servicios y funcionarios pertinentes los eventos programados para el día siguiente (recibir una delegación, realizar una reunión, etc.);

• anote las instrucciones e instrucciones del jefe;
• si el gerente ha dejado la oficina, poner en orden su lugar de trabajo y el suyo;
• quitar documentos en armarios y cajas fuertes;
• apagar o cambiar al modo de funcionamiento nocturno de los medios técnicos;
• si el gerente se quedó para trabajar después del final de la jornada laboral, dependiendo de la importancia del problema, o se quedó y continuó ayudándolo, o, habiendo recibido el permiso del gerente, se fue de la oficina, proporcionando al gerente documentos necesarios e información.

Vea un ejemplo de la jornada laboral de una secretaria.

• El esquema de jornada laboral es desarrollado, por regla general, por el propio secretario.

Otros especialistas de la organización y expertos externos pueden estar involucrados en este trabajo si el esquema es parte de un paquete general de documentos normativos y normativos-metodológicos desarrollados, por ejemplo, al diseñar la estructura organizacional de una empresa.

• Se aprueba el borrador del esquema elaborado por el secretario con el jefe y, si es necesario, con otros directivos destacados de la organización. A menudo, los conceptos básicos del horario se discuten durante la conversación introductoria: la sesión informativa del gerente con la nueva secretaria.

• El horario acordado de la jornada laboral de la secretaria es aprobado por el titular y puede incluirse en las instrucciones de capacitación para secretarias o documentos similares .

• El esquema aprobado debe comunicarse a todos los empleados de la organización. para que sepan cuándo llevar documentos para su firma al gerente, cuándo pedir copias de documentos, cuándo traer cartas para que se envíen antes de que finalice la jornada laboral, etc.

ESQUEMA DE DÍA LABORAL

Primordial para una planificación exitosa no recurrente trabajos de secretaria tienen conversaciones diarias con el jefe- reuniones breves (no más de 10-15 minutos) entre el gerente y su secretaria.

Los planes de trabajo diarios del director y el secretario se describen y ajustan en estas reuniones.

Es aconsejable celebrar este tipo de reuniones operativas dos veces al día:

• por la mañana: antes del inicio de la jornada laboral o al comienzo de la jornada laboral;
• por la noche: al final de la jornada laboral o después del final del trabajo.

Mañana diaria el líder y la secretaria discuten y aclaran el plan de trabajo para el día actual, que estaba programado la noche anterior.

Por la tarde haga un balance del día y delinee un plan para el día siguiente.

La mayoría de las actividades para un día específico se programan el día anterior al final de la jornada laboral, durante la conversación vespertina entre el secretario y el líder.

CONVERSACIONES DIARIAS GUIADAS

En estas breves reuniones, el líder y el secretario:

• discutir los problemas que han surgido;
• delinear actividades para la implementación de los problemas que han surgido;
• coordinar los asuntos que se puedan realizar en nombre del gerente a través de la secretaria;
• el secretario informa al titular sobre el estado de la disciplina de desempeño, sobre el avance de la ejecución de documentos y órdenes bajo control;
• el jefe le da al secretario varias asignaciones y tareas.

TÉRMINOS DE EJECUCIÓN DE PEDIDOS

El secretario debe comprender claramente la importancia y urgencia de cada asignación.

Un secretario experimentado a menudo puede determinar él mismo la prioridad de una tarea o asignación en particular.

En otros casos, el secretario debe pedirle al supervisor que establezca claramente una fecha límite para la tarea.

El término debe definirse con precisión, ya que el concepto de "urgente" es bastante subjetivo. Es deseable que el gerente y el secretario hayan desarrollado criterios uniformes para la urgencia e importancia de un caso en particular.

La secretaria, por regla general, ingresa a la oficina del gerente y toma notas en un cuaderno normal.

Y solo después de regresar a la recepción, transfiere las entradas al diario.

RESERVA DE TIEMPO

Al hacer anotaciones en el diario, el secretario debe proporcionar el tiempo necesario para preparar y llevar a cabo este o aquel evento.

Se llama reserva de tiempo .

A veces, el gerente simplemente le da a la secretaria su planificador diario y, sobre la base del plan del día de trabajo del gerente, el secretario realiza las entradas apropiadas en su planificador diario, proporcionando la reserva de tiempo necesaria para cada evento.

PLAZOS REALES

El plan planificado para el día puede fallar por varias razones:

• falta de tiempo para un evento en particular;
• superposición de un evento con otro;
• dificultades organizativas o técnicas, por ejemplo, con el transporte o el equipo de oficina;
• ausencia o retraso de un participante importante en el evento, etc.

Si existe alguna duda sobre la realidad del plan planificado, el secretario debe necesariamente informar al gerente al respecto .

Y no solo para señalar la irrealidad o extrema complejidad de la implementación de tal o cual evento, sino para proponer una solución al problema.

Secretario no debería estar de acuerdo realizar el trabajo dentro del plazo establecido por el gerente, si comprende de antemano que es imposible hacerlo.

AJUSTE DEL PLAN

En una situación real, las situaciones surgen constantemente. dando lugar a desviaciones del plan de trabajo diario

El gerente no debe participar en la reestructuración operativa del horario de trabajo.

El líder puede determinar la cantidad de tiempo necesario para implementar el evento extraordinario e informar a la secretaria al respecto.

El secretario se dedica exclusivamente al trabajo práctico sobre el ajuste operativo del plan de trabajo diario. Una secretaria con experiencia determina de forma independiente el tiempo necesario para un evento.

Accesorios para estaciones de trabajo de secretaria

Los principales accesorios del escritorio son:

1. juego de mesa;

2. organizador de calendario;

3. bandejas (palés) para clasificar el papel;

4. soporte vertical para libros;

5. tarjetero;

6. caja para disquetes (discos);

7.numeradores;

8. sellos;

9. carpetas-archivos;

10. carpetas de plástico;

11.grapadora;

12. Quitagrapas.

Una secretaria profesional siempre debe tener los elementos necesarios en la mayoría de los casos. Diferentes situaciones... En el escritorio, en el armario personal, la secretaria debe tener:

1. tijeras, agujas, hilos, alfileres;

2. cartuchos y papel de repuesto para fax y otros dispositivos de impresión;

3. material de escritorio de repuesto;

4. formas de documentos de la empresa;

5. tarjetas de visita;

6. llaves duplicadas;

7. botiquín de primeros auxilios;

8. agua mineral;

9. existencias de té, café;

10. lista de cumpleaños del gerente y los empleados;

11. quitamanchas;

12. medias de repuesto y calcetines nasales de repuesto.

Las principales condiciones para la fructífera actividad de la secretaria son:

· Planificación de los próximos asuntos;

· Entrada paulatina al trabajo;

· Alternancia de trabajo y descanso;

· Establecimiento del ritmo óptimo de trabajo.

La eficiencia y productividad del trabajo de la secretaria y del gerente depende de las horas de trabajo planificadas racionalmente.

Para que la relación gerente-secretaria se desarrolle con éxito, es necesario aprender a coordinar adecuadamente trabajo conjunto, para establecer un horario de trabajo, se deben tener en cuenta las condiciones específicas, los factores de trabajo y la personalidad del líder y secretario.

EJEMPLO DE ESQUEMA DE LA JORNADA LABORAL DEL SECRETARIO

EL INICIO DE LA JORNADA LABORAL

1. Llegar al trabajo 10-15 minutos antes del inicio de la jornada laboral, para ponerse en orden, comprobar el estado de los puestos de trabajo (propios y de su jefe), elaborar o aclarar un plan para el día siguiente.

2. Selección según plan documentos necesarios y asuntos.

3. Recepción de correspondencia, familiarización con el contenido y su registro. Selección de documentos que requieran una decisión prioritaria del responsable.

4. Para el resto de documentos, elaboración de opciones para posibles respuestas o distribución por ejecutante.

5. Ver reseñas recibidas, informes, invitaciones, así como mensajes sobre conferencias, reuniones y otros eventos. Registrar las fechas y horas de todos los eventos (en un calendario organizador o en una computadora).

6. Clasificación de la correspondencia entrante en función de la urgencia de ejecución. Transferencia de cartas, faxes y correos electrónicos urgentes al gerente.

7. Informar al responsable de la correspondencia recibida.

8. Aclaración, junto con el responsable del contenido de los eventos previstos para el día actual y el día siguiente (si hay cambios, el secretario debe tomar las notas oportunas en sus notas). Aclaración de la correspondencia de las entradas en su diario y el diario del gerente.

9. Transferencia telefónica (o presencial) de las instrucciones del gerente a los ejecutores relevantes sobre los plazos vencidos para la ejecución de documentos y tareas del gerente.

10. Trabajar con visitantes, conversaciones telefónicas (todo el día).

11. Archivado de documentos ejecutados en archivos.

12. Realización de trabajos en una PC.

13. Organización de la copia de documentos de acuerdo con las instrucciones del director.

SEGUNDA MITAD DEL DÍA

1. Continuar trabajando con los visitantes y por teléfono.

2. Recolección y preparación de documentos ejecutados para la firma del titular.

3. Informe al titular sobre los documentos ejecutados, recibo del titular de los documentos revisados ​​por él.

4. Registro, preparación para el envío y envío de documentos salientes a destinatarios.

5. Elaboración de un plan de trabajo para el día siguiente.

FIN DEL DÍA LABORAL

1. Ver su agenda e informar a los departamentos relevantes sobre la necesidad de prepararse para los eventos planificados (recibir una delegación, preparar una reunión, etc.).

2. Si el gerente permanece en el trabajo después de la finalización de la jornada laboral, proporcionándole toda la información, documentos, materiales de referencia necesarios.

3. Poner en orden su lugar de trabajo. Mover documentos de la mesa a un armario o caja fuerte, cerrar y sellar cajas fuertes con documentos confidenciales. Desconexión de medios técnicos de la red.