Važno, ali ne i hitno. Eisenhuer matrica - načelo učinkovitog upravljanja vremenom

Tijekom vikenda planirano je morem planova, ali na kraju ste proveli vrijeme gledajući seriju i ništa ne? Ili ste možda ubijeni zadacima na poslu, a lavina hitnih slučajeva se povećava svaki dan? Sigurno ste čuli da kompilacija popisa slučajeva može pomaknuti situaciju iz mrtve točke. Ali ponekad ne pomaže osobito i navesti u popisu zadataka obveza i ostaje neispunjeno. Zašto? Budući da se popis ne radi pogrešan i / ili slijedite slučajeve ne u redu. Riješite ove probleme pomoći će pomoći matrica eisenhauerona je - matrični prioriteti, Radi se o njoj da predlažemo razgovarati.

Eisenhower Prioritetna matrica - što je to?

Ovaj alat za pripremu prioriteta i upravljanja vremenom nazvana je po izumitoru, jednom od američkih predsjednika - Dwight David Eisenhawer, Glavna ideja položena u prioritetnu matricu je sljedeća: zadaci su razvrstani Četiri skupine Ovisno o dva kriterija - hitnost i važnost njihove provedbe. U čemu nisu sve hitne stvari važne i nisu sve važne stvari, Kako bi se uspješno nositi s zadacima, morate razumjeti koju grupu pripisuju ili drugo, a to će vam reći kada je potrebno.

Ova metoda - kada se pravilno koristi, omogućit će vam da dovršite sve zadatke na vrijeme i izbjeći slučajeve međusobno, formirajući lavinu neriješenih problema.

Kako napraviti popis slučajeva na temelju prioritetne matrice?

Ponavljanje: Da biste zakazali akcijski plan u skladu s Matricom Eisenhower, svi zadaci s popisa moraju biti podijeljeni u 4 glavne kategorije:

• kategorija A.: Važno i hitno;
• kategorija B.: Važno, ali na neodređeno vrijeme;
• kategorija C.: hitno, ali značajan;
• kategorija D.: INderiranje i nevažno.

Zgodan je širiti list papira na četiri velika kvadrata i odrediti svaki od njih s odgovarajućom bojom i slovom, nakon čega ulazite u zadatke. Mi ćemo analizirati sve kategorije detaljnije, s primjerima.

1. Kategorija A.

Važni i hitni slučajevi - situacije kada lim spaljiva Ili dođite za velike okolnosti, Danas je posljednji dan za plaćanje hipoteka ovog mjeseca, izvješće za šefa moralo je biti poslano jučer, a navečer idete liječniku zbog akutne boli zuba - ovo je sve kategorije A. ako ćete kompetentno distribuirati vaše poslove , tada će ova stavka sadržavati najmanje zadatke, a još bolje, ako nije prazan.

2. Kategorija B.

Važno, ali neodređeno - moraju biti glavni dio ti-liste, To su stvari koje sutra nakon sutra mogu preseliti u kategoriju A, ako ih ne ispunjavate danas. Oni su važni, ali postoji mali privremeni rezervat, a mogu se neko vrijeme biti shorowood. To uključuje dnevni radni zadaci, Zamjenjujući još jedan rad, ali je već počeo kaptati dizalicu u kupaonici, unaprijed kupnju ulaznica za koncert. Također u istoj kategoriji uključuju poslovi vezani uz vaš globalni Život , Na primjer, ako želite otvoriti vlastiti posao ili pronaći novi posao I za to morate ovladati novom vještinom, naučiti još jednu strani jezik, uzmite dodatni nalog u obliku kapitala itd.

3. Kategorija C.

Hitne, ali značajne stvari, To je ono što slijedi završiti danas, jer će sljedeći dan biti kasno ili neprikladan, Planovi grupe s mogu biti usmjereni na stvaranje udobni životni uvjeti i uspostavite društvene veze.

To uključuje pravovremene čestitke prijateljima i kolegama s praznicima ili putovanjem u vikendicu kako bi pomogli roditeljima da skupljaju zgužvane bobice. Drugi primjer je kupnja novog TV-a s velikim popustom. Ako to nije za akciju, kupili biste ga mnogo kasnije, i tako, ako idete u kratkom vremenu, dobit ćete željeno i jeftinije. Drugim riječima, provedba akcija iz kategorije C je nekritičan, ali bolje i ugodnije ih učiniti na vrijeme.

4. Kategorija D.

Neovisni i nevažni, Najznačajnija kategorija u kojoj se uglavnom uključuje "Chronofagi", ili "ubojice" (Doslovno "Vremenski jede", "Vrijeme ubojice"). U ovu stavku možete uključiti pogled na film, telefonske razgovore s prijateljima, čitanje knjiga, backbone vijesti feed. Da biste se oduprli želji da izvedete ove radnje umjesto zadataka iz prve tri kategorije, morate imati dobro razvijenu volju, biti u mogućnosti da se u ruci i usredotočite se na ono što vam je potrebno, a ne na ono što želim.

Nakon što distribuirate svoje poslove na četiri stupca, počnite ih izvesti iz prve stavke. Ako naučite kako slijediti prioritetnu matricu, ne samo da ćete se nositi s zadacima na vrijeme, već i ostaviti vrijeme za zabavu - za neophodne i nevažne zadatke.

1. Isprva može biti teško distribuirati slučajeve, Da bi proces bio jednostavniji, zapitajte se pitanja: je li taj zadatak važan? Je li posao u mojim prioritetima života? Hoće li njegov neuspjeh ispuniti njegov neuspjeh? " Ako da - onda je važno. Da biste razumjeli, hitno da li slučaj, mislim da će izgubiti relevantnost u bliskoj budućnosti? Ako da - onda je zadatak hitan.

2. Pokušajte ostaviti popis kategorije a praznim - zapamtite to svi neispunjeni planovi iz skupine B povezani su ovdje., Osim toga, razne više sile spadaju u istu skupinu, koju ne možete unaprijed predvidjeti. Ponovite to idealno, s ispravnom raspodjelom vremena, hitni i važni zadaci ne bi trebali biti. Iznimka će biti ista viša sila kao i:

• zdravstveni planovi;
• radnje na kojima ovisi o provedbi važnih ciljeva (ako želite ići u inozemstvo u ljeto, putovnica je bolje da unaprijed izdati);
• slučajevi, neuspjeh koji u budućnosti prijeti da će se okrenuti probleme (ne plaća se u vrijeme plaćene kazne može ometati granicu).

3.
Kategorija B - za većina obećavajućih zadataka, Statistike pokazuju da su oni koji plaćaju za ciljeve iz ove kategorije posebnu pozornost su uspješnije, pouzdanije idu u karijeru ljestve i, prema tome, zaraditi više. To se objašnjava činjenicom da zbog pravodobno izvršenja slučajeva (u mirnom ritmu, bez žurbe), koncentracije i sposobnosti organizirati prioritete, osoba može u potpunosti pokazati svoje talente i razmisliti o jednom ili drugom koraku.

4. Neki zadaci iz kategorije s bilo bi točnije rangiranje s ometanjemBudući da mogu smanjiti učinkovitost vašeg rada i jesti dosta dugo vremena, iako su značajan. To uključuje čestitke daljnjih rođaka, kupnju novog kauča i drugih slučajeva nije bitne. Važno je biti u stanju razlikovati ih od slučajeva kategorije B i, ako je moguće, delegirati njihovo izvršenje drugim ljudima.

5. zadatke d, ili jesti vremenamože sigurno pozvati neproduktivan, Međutim, možete iskoristiti slobodno vrijeme. Na primjer, pročitajte dobru intelektualnu knjigu umjesto romana Boulevard, obavite sportove kada želite emocionalni iscjedak. Ako se ne uspije oduprijeti iskušenju da provede vrijeme na nešto beskorisno, dajte takvu potrošnju na minimumu: za to prvo slijedite zadatke iz drugih kategorija.

Kada svladate načelo rada matrice Eisenhower, ne samo da ćete postati samo uspješni, već i uravnoteženija i optimističnija osoba, kao što ćete prestati brinuti zbog dosadnih, ali važnih sitnica koje nisu imale dovoljno vremena prije.

"Hitni slučajevi, u pravilu, nisu najviše važno, i važno - ne najhitniji "d.aizenhauer

Današnji post će biti prva metodologija za analizu osobnog vremena i organiziranje vlastite aktivnosti u bliskoj budućnosti.

Takozvana "matrica Eisenhower-a" je klasifikacija svih nadolazećih ili aktualnih poslova na kriterije "hitno" i "važnosti".

Dakle, razlikuju se četiri skupine slučajeva:

1. Važni i hitni slučajevi;
2. Važno i neodlučno;
3. Nevažni i hitni slučajevi;
4. Nevažni i promišljeni poslovi.

Ovisno o kombinaciji kriterija, svaki od slučajeva se tretira u skladu s jednom od opcija: "Pobrinite se da sami", "napravite pouzdani izvođača", "nužno prekoračenje", "ne radi".

Prva skupina (važna i hitna)Kada se preklapaju u vašem životu postoje inspekcija i stresni fenomeni. To su slučajevi koji zahtijevaju izvršenje "odmah".

U pravilu, takvi slučajevi uključuju zaključne projekte, krizne fenomene, potječu od gornjih hitnih zadataka.

Slučajevi vezani uz ovu skupinu, u pravilu, igraju ključnu ulogu u procjeni vaših postupaka kao stručnjaka. Zbog toga ih nije moguće ignorirati.

Prisutnost više od jednog slučaja iz ove kategorije u isto vrijeme je pokazatelj da će u bliskoj budućnosti radovi početi uzeti dodatno osobno vrijeme.

U drugoj skupini (važno i neodlučno) Slučajevi i projekti koji su usmjereni na razvoj vašeg projekta: analitiku provedenih događaja i uvođenje novih ideja. To uključuje i mjere za osiguranje održivosti projekta u konkurentnom okruženju.

Odluka ovih slučajeva zahtijeva odgovornu vezu, jer će u budućnosti njihovi rezultati utjecati na vašu budućnost iu kojem će situacija biti projekt u kojem sudjelujete.

Međutim, glavna razlika između ove skupine slučajeva od "važnih i hitnih", koja, u prisustvu kompetentnih asistenata, možete proći dio događaja, ostavljajući rezervu vremena za obveznu kontrolu i ispravljanje mogućih pogrešaka.

"Nevaženi, hitni" slučajevi - Što nije važno za konačni rezultat, ali zahtijeva trenutno rješenje.

Sa stajališta uštede vremena, ovi slučajevi su izuzetno neprofitabilni za samostalno, budući da će rezultat koji će biti postignut jer će biti oprezan, neće biti osobito vrijedno za glavnu aktivnost. Takvi slučajevi moraju biti obrnuto nužno i ni u kojem slučaju rade sami.

Skupina 4 - "nepristojan, nevadljivo" -Što se može opisati izvrstan epitet koji ima široko rasprostranjen među trenerima za upravljanje vremenom: "Jeditelji vremena."

To zahtijeva sve telefonske pozive, pitanja i aktivnosti koje uglavnom generiraju vaši poznati (rodbini, kolege, prijateljima).

Ti slučajevi nisu važni za te projekte u kojima sudjelujete, međutim, vi ste prisiljeni reagirati na njih, ometanje važnijeg rada.

Da biste počeli koristiti ovu tehniku \u200b\u200bu praksi, pokušajte svaki vaš radni dan za početak dizajna svih vaših trenutnih poslova u obliku "Eisenhuer matrice".

• Nastojte smanjiti na 1-2 broj projekata iz kategorije "važne i hitne", koje trebate učiniti sami; Više od njihove količine radno vrijeme Možda se ne može smjestiti.
• Pasti do svi zadaciImati stratešku važnost bili su na kvadratu sa statusom "važnim i hitno"; točno ovaj status Poslove, dopušta im da ih obave na vrijeme i kvalitativno. U slučaju da provodite projekt sa statusom "važnim i ne hitno", ali se ne može nositi sami - privući isključivo one koji su kompetentni u ovom pitanju. Također rezervirajte vrijeme za kontrolu i ispravljanje mogućih pogrešaka!
• Slučajevi "nevabilni, ali hitni" — prijenos Vlastiti Pomoćnici Ili, ako postoji prilika, dajte one koji se specijaliziraju u takvim stvarima.
• "Vrijeme jede" iz njihovog rada pokušavaju potpuno isključiti. Ne usredotočite se na njih: Učite ih blizu SMS-u na radno vrijeme (ili isključite svoj osobni telefon); Izbjegavajte besposlene razgovore, nastoje se udaljiti od sastanka koji ne nose ništa, itd.

Pretpostavimo da ste se zamišljeno približili tekstu cilja, prevladavajući unutarnji otpor u obliku straha i prokuhanjatsi, pronašli izvrsnu motivaciju za postizanje rezultata. Vi ste aktivni i puni energije! Međutim, nakon nekog vremena primijetite s iznenađenjem, što je iskreno i tvrdoglavo razraditi planirane 8 - 12 sati, ne možete točno odrediti

• ono što je već učinjeno iz zakazanog;
• dobivena je srednji rezultat;
• koliko ste postali bliže postizanju cilja, koji je ispred njih.

Slika se ispada prilično depresivno: vaš dan je pun briga, svi ste zauzeti, a rezultat se ne približava. Umjesto zadovoljstva činjenice da ste uspjeli otići još nekoliko koraka prema golu, osjećate se samo umor i razočaranje.

"Problem postavljanja ciljeva"

U upravljanju vremenom, takav fenomen se naziva "problemima golmana". Suočeni s njom, počinjete se osjećati kao slavni junak drevnog grčkog mita - sisifom, koji je svakodnevno osuđen na valjanje ogromne stijene, vozeći se u trenutku kada se postigne cilj. Takva veličanstvena stijena u vašem slučaju je težak dnevni rad, čiji volumen se ne smanjuje, bez obzira na napore koje ste priložili.

Rasporediti prioritete

Iako je problem s kojim ste naišli je stvarno ozbiljan i veliki, to je vrlo realno da ga riješi. Ali gdje početi? Prvo, prije početka djelovanja, morate shvatiti što točno želite postići u ovoj fazi i rangirati zadatke ovisno o njihovom prioritetu.

Nemojte početi raditi na zadatku prije nego što točno definirate, u koju svrhu i koliko vas njeno izvršenje promiče.

Naravno, postoji cijela kategorija poslova, koja može biti kaotična, prema načelu "pronađenih - učinjeno". Čak je i korisno na svoj način: takva aktivnost stvara poseban stav i pomaže pridružiti glavnom radu bez ikakvih problema. Takvi slučajevi mogu se pripisati, na primjer, domaće "poučavanje": operite posuđe, obrišite prašinu, pomesti pod, itd. Popis takvih dnevnih rutinskih zadataka je mali, osim, plus njihove implementacije je da ste praktički odmah odmah. Pogledajte rezultat vaših napora i nakon završetka, to nije samo osjećaj zadovoljstva od obavljenog posla, već i prilično opipljive fizičke udobnosti.

Međutim, ako je riječ o tim zadacima koje treba riješiti tijekom rada na velikom projektu, popis slučajeva može postati praktički "bezdimenzional". Kaotična strategija ovdje nije prikladna - nakon svega, vi ste ograničeni u vremenu kako biste ispunili cijeli projekt. To znači da je rizik, rješavanje mnogo sekundarnih pitanja, samo nemaju vremena učiniti nešto stvarno važno kako bi se postigao krajnji cilj. Stoga, prije nego što sve uhvatite odjednom, označite nekoliko minuta da mislim.

Raspon trenutnih zadataka

Razmislite o svojim postupcima - ideja je dobra, ali želim to učiniti ne samo učinkovito, već i brzo. U tu svrhu prikladna je poznata metoda koja se aktivno koristi u upravljanju vremenom. Poznat je kao matrica Eisenhower. U različitim izvorima se nude nekoliko različite metode Koristite ovu metodu. Čini nam se da nam se čini najlakše i racionalnije onima koji će se dalje raspravljati. Savršeno je istaknuo kao prikladan alat praktična aplikacijaZato sam zadovoljan što ih dijelim s vama.

Matrica je ime 34 predsjednika Sjedinjenih Država Dwight Eisenhower, bivšeg generala vojske. Za njega je da se izum pripisuje ovoj metodi, ali, najvjerojatnije, zasluga Eisenhuera je da je u jednom trenutku izrazio svoju misao: "Nisu svi hitni slučajevi važni, a ne sve važne stvari su hitne." Citat je stekao popularnost i, naravno, formirao osnovu ideje o matrici.

Uz pomoć eisenhuer matrice, možete brzo napraviti neku vrstu čak i prilično dugačak popis slučajeva. Da biste to učinili, zapišite trenutne zadatke (najbolje, koristeći GTD metodologiju), a zatim cijenite svaki od njih ukupno na dva kriterija:

• Je li važno? (pa ne)
• Je li hitno? (pa ne)

Kao rezultat toga, sve vaše stavke popisa, ovisno o stupnju važnosti / hitnosti, mogu se postaviti u jedan od 4 kvadranta matrice Eisenhower, koja izgleda ovako:

Važno je napomenuti da matrica u različitim sustavima za upravljanje vremenom ima različita imena, kao i interpretacija kvadranta može biti nešto drugačiji od različiti autori, Dakle, Stephen Kovi, autor knjige "7 vještina visokih učinkovitih ljudi" naziva ga hitno važni matricom. Detaljne preporuke za njegovu uporabu daje u svom radu. U drugim izvorima, ova metoda se naziva vizualna opcija "pravila 4d", koju ćemo reći malo kasnije.

Kako raditi s kvadrantima

Matrica Eisenhower ima ne samo mnoga imena imena, nego i mnogo tumačenja o tome kako raditi s zadacima koji se postavljaju u svakom od kvadranta. Nudimo više detalja o dva tumačenja, a prvi od njih izgleda prikladnije za svakodnevnu uporabu.

Metoda Do-plan-delegat-eliminirati

Zapravo, naziv ove metode već nosi informacije o tome kako učiniti s zadacima koje stavite u svaki od 4 kvadranta. Ostanimo na ovome još nekoliko.

Kvadrant 1: hitno i važno

To su slučajevi koji zahtijevaju neposredne akcije, inače će se dogoditi nepopravljivi: vatra, bug koji može blokirati oslobađanje ili nešto slično. Savršena opcija je kada ovaj kvadrant ostane prazan. U ekstremnim slučajevima moguće je postaviti zadatke od kvadranta broj 2 ako su nepredviđene okolnosti iznenada zahtijevali njihovu hitnu odluku.

Kvadrant 2: Važno, ali ne i hitno

Ovo je kvadrant za najproduktivnije zadatke. Oni nisu potrebni za rješavanje ovog sekunde, tako da svatko može mudro planirati i provoditi kvalitativno. Rad na realizaciji zadataka iz drugog kvadranta, vi ste kao rezultat vrlo produktivnosti, od kojih je odsutnost dovela do očaja.

Da biste dodatno optimizirali rad u ovom kvadrantu, možete rangirati zadatke u njemu, na istom načelu važnosti / hitnosti. Tako možete prvo obratiti pozornost na hitnije i važnije (ne "spaljivanja"!) Zadaci, a zatim se mirno krenuti na rješavanje manje hitne i važne (ali još uvijek smislene za postizanje ciljeva) pitanja.

Kvadrant 3: Nije važno, ali hitno

Slučajevi iz ovog kvadranta su najzastupljeniji čimbenici koji krše mirnog tijeka tijeka rada i ometaju krajnji cilj. Ovo je dugi telefonski razgovor, bezuspješne rasprave koje nemaju krajnji cilj, potrebu da ometaju pomoć nekome iz kolega, itd. Takvi slučajevi se preporučuju kad god je to moguće proći koji se može nositi s njima umjesto vas. glavna ideja - Ne ispunjavajte ih sami. Možete ih delegirati ili odustati od njihovog izvršenja.

Kvadrant 4: Nije važno i nije hitno

O poslovima koji su bili u ovom kvadrantu mogu jednostavno zaboraviti. U pravilu, to su neke od vaših želja za skraćivanje koje nemaju nikakve veze s ciljevima. Ako se takav kvadrant ispada da bude prazan - ovo je savršena opcija. Ali čak i ako postoje neki zadaci koje želite ispuniti, odgoditi odluku ovog pitanja na neodređeno vrijeme i povratak na njih nakon što će se postići glavni cilj, ali za sada je samo vrijedno potrošnje i vremena.

Pravilo "4D"

U pravednošću moram reći da je "4D" pravilo u različitim tumačenjima ne mora nužno opisati kvadrante matrice, o čemu govorimo. Ali jedan od njih u potpunosti odgovara gore navedenim opisima, a može se koristiti pri radu s kvadrantima:

Učinite, delegat, odgoditi ili deponije (učiniti (hitno), upute (drugi), odgoditi (neko vrijeme), bacanje).
Da, odlučite, delegirati, izbrisati (učiniti (sada), odlučiti (u kojem slijedu), upute, brisanje).

Glavna prednost opisane metode je da vam omogućuje da brzo rangirate bilo koji broj zadataka. Osim toga, matrica

• Pomaže vizualno dostaviti iznos planiranih poslova i stupanj njihove važnosti / hitnosti. Dakle, dobivate priliku da učinkovito koristite svoje vrijeme.
• Uz to, možete jednostavno podijeliti zadatke grupa na temelju samo 2 jednostavne kriterije. Ako to nije bilo za ovo stanje, bilo bi mnogo teže distribuirati zadatke Quads.

Provjerite učinkovitost matrice u praksi

Moguće je koristiti matricu Eisenhower ne samo da bi se utvrdilo, rješenje za koje zadatke dovode do navedenog rezultata i koji - stvara prepreke za cilj. Možete koristiti ovu metodu i procijeniti koliko ste učinkoviti općenito. Dakle, ako su svi vaši zadaci smješteni u drugom kvadrantu, možemo reći da ste postigli maksimalnu učinkovitost.

Osim toga, odvajanje zadataka za kvadrante omogućuje vam da jasno odredite gdje točno većinu svog vremena i energije ide, a također će mi reći kako povećati osobne performanse. Na primjer, ozbiljno razmislite o delegaciji većine zadataka drugim članovima tima ili zaustavljaju, konačno, provode vrijeme i trud u slučajevima, koji su pronašli mjesto u kvadrantu br. 4.

Optimizirajte uporabu metode matrice Eisenhauer pomoću aplikacija koje već postoje u različitim verzijama: mobilne, web i desktop verzije. I da ne bi napravili pogreške u postavljanju ciljeva i određuju racionalne načine za njihovo postizanje, koristite uslugu SmartProgress., Uz njegovu pomoć, više od 35.000 golova već utjelovljeno od strane različitih ljudi. Jeste li odredili svoj cilj?

Što je matrica Eisenhuer Dwight David? Kako je planirao 34. američki predsjednik? Koji se princip organizacije dopušteno nositi se s velikim brojem slučajeva? Reći ću vam sve ovo sada.

Osnova upravljanja vremenom je načelo planiranja. A glavna stvar u planiranju je plasman prioriteta - koje bi slučajeve trebali početi prvo, a koji je uslijedio kasnije.

Vrlo jednostavna i nevjerojatno učinkovita tehnika koristio je 34. američki predsjednik, kasnije ga je pozvan u čast njegovog imena - načelo Eisenhuer Dwight Davida. Svatko razumije da predsjednik ima mnogo poslova i ispravno planiranje vremena jedne osobe ovisi o sudbini milijuna ljudi.

Kako je došao predsjednik Eisenhauer?

Tako - podijelio je sve zadatke važnih i hitnih. Da bi bolje razumjeli metodu, nacrtajte Eisenhuer Guight David Matrix, dijeleći kvadrat na 4 jednake dijelove. Kao rezultat toga, imat ćemo 4 kvadrata. Sada ćemo se prijaviti svaka od sljedećih imena: važno je da nije važno, hitno, bez hitno.

Suština načela Eisenhauer je, kada prioritete prioritete, prvo morate ispuniti sve važne i hitne slučajeve. Zatim važnu i neodlučnost. Zatim, nevažno hitno. A ako postoji vrijeme da konačno bude nevažno i neophodno.

Za što?

Što daje korištenje načela Eisenhowera? Zašto nacrtati matricu? Zašto ne mogu sve u nizu bez ikakvih problema?

Vjerojatno su svi naišli na nedostatak vremena - kad želim imati sve planirane, ali ne radi, svaki dan predstavljam iznenađenja za nas i moram ispraviti svoje planove, odbiti planirane rekreacije, nove mogućnosti za rad i tako dalje ,

Nemoguće je predvidjeti neplanirano, i stoga želimo da li ili ne, neki planovi moraju otkazati. Ali ... i što ako prvo napravimo glavne zadatke, a manje značajan će otići za kasnije. Od kojih i ne odbiti nije tako žao? Na primjer, provest ćemo vrijeme s obitelji umjesto susreta s klijentom, što je vjerojatno da će se pristati na suradnju.

To je odgovor na pitanje: "Zašto razvrstati stvari." Mi samo činimo glavnu stvar, a manje odgoditi i postati uspješniji i produktivniji kroz život. Uostalom, hitno, ne znači važno i obrnuto.

1 kvadrat: važan i hitno

To uključuje hitne slučajeve, čiji neuspjeh može dovesti do negativnih posljedica, Počinjemo sve stvari ovog odjeljka T. K. To su najznačajniji zadaci za nas, a osim hitne. Ovaj odjeljak može uključivati: "Hitni rad", "Neplanirani sastanci", "Dedilan u isporuci projekta".

Glavna stvar je da ovaj kvadrat, idealno, treba biti prazan od toga. Većina važnih zadataka nije odmah hitna i uz pravilno planiranje mogu se napraviti prije nego što postanu hitni. Svi zadaci na ovom kvadratu pojavljuju se iz dva razloga:

- Ovisno o nama (unutarnji razlozi)Ono što možemo utjecati i to je najveći udio u većini slučajeva. Na primjer: nedostatak profesionalnosti, motivacije, sila, itd. Općenito, ovaj razlog zbog kojeg se možemo ukloniti;

- neovisno o nama (vanjski razlozi): Kada ne možemo utjecati na njih, na primjer, više sile, iznenadna bol, hitan zahtjev za pomoć, itd idealno, s kompetentnim planiranjem, samo ta razlozi trebaju biti na kvadratu važnom i hitno.

Osim toga, svi shvatimo da hitne stvari ne mogu uvijek istaknuti koliko vremena koliko je potrebno. Primjer iz života - prolaznih ispita, ako se pripremite posljednjeg dana, onda jednostavno ne možete biti dovoljno za obuku. Osim toga, rad u ARRAL način ispušta, narušava mentalno i fizičko stanje. Stoga bi se svi važni zadaci trebali provoditi prije nego što postanu hitni, to jest važno raditi s kvadratom, a ne hitno.

2 kvadrat: važno i hitno

Redovita izvedba svih zadataka s ovog trga je pokazatelj vašeg uspjeha i produktivnosti. Ovaj kvadrat uključuje slučajeve koji mogu čekati, ali će biti ozbiljne negativne posljedice iz njihove nesukladnosti.

Važan zadatak se razlikuje od nevažne činjenice da su posljedice kada nisu ispunjene drugačije, Što je zadatak važniji, jači negativne posljedice njegove nesukladnosti. Stoga preferiramo ispunjenje prvih važnih zadataka i samo tada hitno.

U idealnom slučaju, svi su važni kao hitni i irreferencirani zadaci moraju biti ispunjeni u potpunosti. Među slučajevima iz ovog područja može se uočiti kao što su: zadaci za osobni razvoj, briga za zdravlje, na primjer: pravodobno vidjeti liječnika i upozoriti bolest, ovladati osnovnim vještinama engleskog jezika povećati rad i druge, u pravilu, to su ključni zadaci koji mogu snažno promijeniti vaš život.

Svi razumijemo da imate vremena da sve planira, u većini slučajeva to je nemoguće. Barem zato što postoje nepredviđene okolnosti koje čine ozbiljne prilagodbe planovima. S obzirom na ovu činjenicu, bolje je napraviti važne zadatke iz kojih vaš život najviše ovisi od značajnih stvari. Stoga je tako važno razvrstati zadatke prema pravilu Eisenhuera.

Kada pravilno distribuiramo stvari i početi raditi s najvažnijim, postaje manje od Abralla, tj. Imamo vremena za poslovanje dok ne postanu hitni. A to je vrlo važno jer kada ne uvijek nema dovoljno vremena za hitne stvari - one su ispadne nedovršene i zadovoljni smo testom naših živaca, pokušavajući imati vremena za pojam. U isto vrijeme, s redovitim radom s kvadratom, to je važno i hitno možete platiti za svaki zadatak jednako više vremena koliko je potrebno, kao rezultat, broj abrashera i stresne situacije Spadat će, a kvaliteta rada će rasti. Po analogiji uobicajen život Bolje je napraviti pravodobno prevenciju bolesti nego trčati i na kraju doživljavanja teške boli i ozbiljne posljedice u budućnosti.

3 kvadrat: bez obzira koliko hitno

Hitno ne znači da je važno, mnoge hitne stvari su bolje ne učiniti ako zbog njih nećete imati vremena biti važan. Da biste ispravno razumjeli što je posao važnije, samo postavite pitanje: "i što će se dogoditi ako to nije učinjeno." Ako su negativne posljedice minimalne, tada je slučaj nevažan i nastavi s njom slijedi nakon obavljanja značajnijih zadataka, s nesuklaćima, što će biti ozbiljnije negativne posljedice. Sljedeće zadaće uključuju sljedeće: Nazvan kolega i zamolio da pomogne u neznatnom zadatku, ponuđeno vam je sudjelovanje u društvenom. Istraživanje ili samo poznato došlo je na razgovor o životu.

Minus hitne poslove To je da oni ometaju učinkovito djelovanje, jer vi:

Prisiljeni prekinuti važnim zadacima;

U pozadini hitnosti počinjete brinuti, a emocije sprječavaju ispravne odluke.

Na primjer, radite s velikim projektom na kojem rast vaše karijere i prihod tvrtke ovisi o tome i u ovom trenutku, kolege vas nazivaju i zatražiti hitno pozivanje, ispisati, poslati dokument poštom, itd. Naravno, morate pomoći Vaše kolege, ali sve vaše vrijeme. Prvo morate napraviti važne stvari, a sekundarni kasnije, čak i ako su hitni. Samo mi reci kolegama koji su sada zauzeti i kako dovršiti rad na važnoj stvari - povratak.

Ako pokušavate imati vremena za sve hitne poslove, onda se život može pretvoriti u stalni zadietot, a zbog previranja ćete doživjeti sve manje i manje vremena za plaćanje važnih zadataka koji snažno utječu na vaš život.

4 kvadrat bez obzira i hitno

Ovo je najnoviji popis poslova kojima biste trebali početi, jer uključuje i najnepotrebnije zadatke.

Ali čak i najnatresniji poslovi mogu se podijeliti u 2 dijela:

1. Life LittleyTakve stvari su još uvijek vrijedne, ali samo ako ste učinili sve ostale važnije zadatke od 3 kvadrata. Koja je vrijednost? Na primjer, rastavljajte izazov na polukatu - poput sitnice, ali lijepo ili promijeniti slavinu za propuštanje u kuhinji, ojačati stol da ne bude rana. Općenito, ova vrsta zadatka stvara vašu udobnost, povećati raspoloženje, tako da do 4 kvadrata morate pokušati živjeti harmonivije i u potpunije.

Ali ako napravite ove tablete prije nego što se napravi važniji zadaci iz posljednjih 3 kvadrata, neće donijeti odgovarajuće zadovoljstvo.

2. Nastava smeća, Računalne igre, društvene. Mreže, gledanje televizije, alkohola - sve to traje samo dragocjeno vrijeme. Mnogi će reći, ali pomaže se opustiti? Da, nesumnjivo, bilo kakvo smeće je opuštajuće, ali ne i visoku kvalitetu kao zdrav odmor. Računalo, tv ne može proći jake emocije, taktilni osjećaji, mirisi i drugi osjećaji kao u stvaran život, Budući da računalo i TV koriste manje osjetila, tada se stopa oporavka, tj. Rekreacija smanjuje. Alkohol je također neučinkoviti način odmora, t. Osim toga negativan utjecaj Za zdravlje, nakon takav odmor u navodnicima - otpad, glavobolja i druge nevolje.

Općenito, sve loše navike su prazno vrijeme i od njih bi trebalo biti potpuno napušteno, ali to je savršen slučaj. U stvarnosti, svaka osoba će imati loše navike, budući da je borba s njima potrebno vrijeme, tako da je sve takve smeće, kao i računalne igre, TV, alkohol, itd. Mi smo na kvadratu bez obzira i hitno na dnu popisa predmeta ,

Praksa aplikacije Matrix Eisenhower Dwight David

Nacrtaj 4 WARAC EISENCARA, označavamo svaku CVtr slova:

ALI. Važno i hitno (crveno);

B. Važno je i hitno (zeleno);

U. Nije važno i hitno (plavo);

G. Nije važno i hitno (bijelo).

Počinjemo ispunjavati sve poslove abecede, tj., Prvo, zadatke "" "točke, zatim" B "," u "i na kraju" G ". Do sada ne izvršavate slučaj trga "a", nemojte nastaviti s "B". Tada nećemo napraviti stavku "B" ne započinje zadatak "B", itd. Općenito, radimo dosljedno korak po korak, bez promjene narudžbe.

A sada ćemo vježbati, recimo da imamo sljedeći popis dolaznih slučajeva:

Sada razdvojite popis dolaznih zadataka, jednostavnih, pored svake stavke, slovo kvadrata na kojem se može pripisati ovaj zadatak.

Sada znate gdje početi imati vremena za glavnu stvar. Samo prvo izvedite slučajeve s trga "a", zatim "B", zatim "u" i "G", ako ima vremena.

Važno je procijeniti stupanj važnosti ne u umu, već na listu, budući da postaje više od 7 + -2, prioritet je pogrešan, jer naš mozak nije namijenjen takvim operacijama u umu. To je oko 7 + -2 slučajeva koje možemo pohraniti u sjećanje, ostatak se zaboravlja. Napisano na listu zadataka, mnogo lakše i brže, a što je najvažnije, možete preciznije sortirati, ne možete slobodno vrijeme na zapisu.

Još uvijek možete prepisati popis na kvadrate za jasnoću, osobito čim počnete primijeniti Eisenhuer metodu, ali to je opcionalno.

Kao što ste već razumjeti suštinu Rad s načelom Eisenhower: Odvajanje zadataka i koncentracije na prva dva kvadrata.

Rad u skladu s načelom Eisenhuer pomoći će smanjiti broj abrazija na poslu i dobro ćete se provesti.

p.s. Ako imate poteškoća ili pitanja o čitanju članka, kao i na temama: psihologija (loše navike, iskustva, itd.), Prodaja, poslovanje, upravljanje vremenom, itd. Molim te pitaj ih, pokušat ću pomoći. Još uvijek postoji savjet o Skypeu.

P.p.S. Također možete proći online trening "kako dobiti 1 sat dodatnog vremena." Napišite komentare, dodatke;)

Pretplatite se putem e-pošte Dodati

Zašto je tako teško napraviti izbor između prioritetnih i sekundarnih zadataka? Istraživanje neurologa Antonio Damacio pokazuju da je donošenje odluka neraskidivo povezano s emocijama. Stoga nije iznenađujuće da se tjeskoba i depresija često karakteriziraju kao status trgovine u zastoju i nemogućnosti donošenja odluka. Korištenje jednostavnih alata kao što je Eisenhuer matrica pomaže samo razumjeti poslove, već i smanjiti emocionalno opterećenje. Tijekom vremena, nakon što je naučio načela ovog koncepta, možete naučiti kako lako i brzo odrediti razliku između važnog, hitnog, sekundarne i beskorisne.

Vjeruje se da je matrica Eisenhower izravno povezana s Dwightom D. Eisenhower: "Imam dva problema: hitna i važna. Hitno nije važno, ali važno - hitno. "

Dwight D. Eisenhower je poznat, prije svega, kao 34. američki predsjednik (od 1953. do 1961.). Prije nego što postane predsjednik, bio je general i zapovjedio savezničke snage Tijekom Drugog svjetskog rata. Godine 1950. Eisenhower je postao prvi vrhovni zapovjednik u Ujedinjenim snagama NATO-a u Europi.

Specifične profesionalne aktivnosti stalno su prisilile Eisenhuer kako bi se uska rješenja i usredotočila na različite zadatke dnevno. Da bi se optimizirao proces, stvorio je vlastitu metodu koja je postala nadaleko poznata kao matrixaisenhawer. Danas, to može koristiti ne samo generali, već i obični ljudi Do domaćice - ongoings izraziti prioritete u trenutnim zadacima i napraviti red u slučajevima.

Kako koristiti Eisenhuer matricu

Ovaj alat je pogodan za one koji su spremni i sposobni procijeniti važnost svojih zadataka i jasno ih klasificirati. Metoda uključuje razdvajanje zadataka i radnji u četiri skupine:

1. hitno i važno;
2. važno, ali ne i hitno;
3. hitno, ali ne i važno;
4. nije hitno i nije važno.

Krajnji cilj metode Eisenhowera je pomoći u filtriranju sekundarnih poslova od važnih odluka i usredotočiti se na ono što je doista važno.

Ako predstavite Eisenhuer matricu u obliku slike, to će izgledati ovako:

Vrijednost kvadranta u matrici

Zadaci se distribuiraju tijekom određenih četvora, što zauzvrat određuje kada i koliko dugo možete izvršiti zadatak.

• Kvadrant i - "učinite ga odmah" (hitno i važno)

To uključuje prioritetne zadatke koji zahtijevaju hitnu pozornost. Oni imaju čvrsto vrijeme i moraju se izvoditi prije svega ostali i osobno.

• Kvadrant II - "Odlučite kada to učinite" (važno, ali ne i hitno)

Ovaj kvadrant je strateški dio matrice, idealno pogodan za dugoročni razvoj. Elementi koje to uključuje su važni, ali ne zahtijevaju trenutnu intervenciju. U isto vrijeme, zadaci imaju određenu namjenu i također se izvode i osobno.

• Kvadrant III - "Delegirati nekome" (hitno, ali ne i važno)

Telefonski pozivi, e-poštu i planiranje sastanaka i događanja spadaju u ovaj kvadrant. Ove vrste zadataka obično ne zahtijevaju osobnu pažnju, jer ne podrazumijevaju mjerljiv rezultat. Kvadrant III pomaže minimizirati ono što ometa važnog rada. Zahvaljujući delegaciji, možete se usredotočiti na ozbiljnije stvari.

• Kvadrant IV - "Učinite ga kasnije" (nije važno, nije hitno)

Radnje koje padaju u kvadrant IV su povezani slučajevi koji ne donose nikakvu vrijednost. Jednostavno rečeno, to je ono što uvijek možete odgoditi, ne bojati se bilo kakvih posljedica. Ove tvrtke trebaju vrijeme i spriječiti važnije zadatke koje uđete u prvi dva kvadranta.

Odaberite Boja za matricu

Dodijelite svakom kvadrantu u boji matrice i vežite ga s prioritetnom razinom.

Na primjer:

Crveno \u003d hitno.

Žuto \u003d važno, ali ne i vrlo hitno.

Zelena \u003d hitno, ali ne i važno.

Gray \u003d nije hitno, bez obzira.

U procesu korištenja matrice u profesionalne svrhe vidjet ćete da većina zadataka spada u kvadrate i iii. Najznačajniji rezultat je donesen od kvadranta II, jer je poslovni cilj koji utječe na dugoročni uspjeh poslovanja, dok su rijetko klasificirani kao hitni.

Najteže razumijevanje onoga što vas ometa od zakazanog tečaja je. Ali ako se nosite s tim temeljnim problemom upravljanja vremenom, AV se riješite misli o najgorem satu. Zapitajte se dva pitanja da odlučite o dugoročnim strategijama odlučivanja:

• Kada ćete učiniti važne, ali ne i hitne zadatke?
• Kada možete provesti vrijeme na rješavanje važnih zadataka prije nego što su odjednom postali hitni?

Vrijedno se prisjeti da ponekad zadaci iz jednog kvadranta iznenada padaju u drugu. Ako se pojaviš hitanVaši će prioriteti promijeniti. Na primjer, posjedujete malu tvrtku, poziva nezadovoljan klijent i traži da ga veže s upraviteljem zbog kašnjenja u isporuci. Ovaj problem će odmah biti veći od ostalih elemenata u matrici.

Raspodjela zadataka za kvadrante ima neke značajke i treba ih razmotriti:

1. Popisi poslova olakšavaju život. Uvjerite se da prilikom distribucije zadataka odredite prava pitanja koja pomažu u određivanju onoga što treba prvo izvršiti. Ključna značajka - prioritet.
2. U svakom kvadrantu možete dodati mnogo radnji i zadataka, no to je bolje da maksimalni iznos ne prelazi više od osam elemenata. Inače ćete biti dani iz glavnog cilja - završetak zadatka.
3. Stvorite zasebne matrice za profesionalni i osobni život.
4. Samo možete odrediti razinu prioriteta stavki na vašem popisu. Svako jutro započinje od popisa predmeta iz matrice, a do kraja tjedna vidjet ćete rezultat.

Eisenhauer matrični predložak

Da biste pojednostavili proces raspodjele zadataka, koristite predložak koji je razvio EverNote uslugu:

Matrica Eisenhower može se prevesti u program za upravljanje projektom Trello. Napravite popis slučajeva za svaku od četiri odbora (kvadrant) i napravite zasebnu ploču "Inbox", gdje su svi zadaci distribuirati kvadrantima. To će vam omogućiti vizualno ocijeniti svoje opterećenje.

Matrica Eisenhower je jednostavan alat koji pomaže izbjeći stanje analitičke paralize, što se događa svaki put kad ne znate ni kamo početi.