Vniydad je službeni. Vniydad Razvoj elektroničkog upravljanja dokumentima
Rosarhiv, VNIIDAD. 2014
Rosarhiv, VNIIDAD. 2014
... (Izvođač - LLC "ADAPT");
... (Izvođač - ruska država Sveučilište humanističkih znanosti(RSUH);
... (Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD);
. (Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD);
... (Izvođač - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD);
(Izvršitelj - Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD).
Analitički pregled "Stanje i razvoj arhivistike u zemljama ZND-a 1999.-2010." Rosarhiv, VNIIDAD. 2012. r.
Analitički osvrt "Komparativna analiza analognih i digitalnih tehnologija za razvoj i primjenu tehnoloških rješenja koja osiguravaju restauraciju blijedih tekstova arhivskih dokumenata." Rosarhiv, VNIIDAD. 2012. r.
Rosarhiv, VNIIDAD. 2012. r.
Metodičke preporuke o organizaciji rada i tehnološkoj opremljenosti skladišta elektroničkih dokumenata. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012. r.
Metodičke preporuke za elektroničko kopiranje arhivskih dokumenata i upravljanje zaprimljenim informacijskim nizom. Rosarhiv, VNIIDAD. 2012. r.
Metodičke preporuke za primjenu GOST R 7.0.97-2016 „Sustav standarda za informiranje, knjižnicu i izdavaštvo. Organizacijska i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za papirologiju "/ Rosarhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Smjernice za izradu modela nomenklatura predmeta za teritorijalna tijela i podređene organizacije od strane saveznih državnih tijela / Rosarhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Smjernice za rad s dokumentima o osoblju u državnim i općinskim arhivima, arhivima organizacija / Rosarhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Pripremio Povijesno-arhivski institut Rusko državno humanističko sveučilište, koje u sklopu provedbe aktivnosti Saveznog ciljanog programa „Kultura Rusije (2012.-2018.) priprema skup referentno-metodoloških i praktična pomagala Pravilniku o organizaciji pohrane, nabave, knjigovodstva i korištenja isprava iz Arhivskog fonda Ruska Federacija i drugi arhivski dokumenti u državnim i općinskim arhivima, muzejima i knjižnicama, organizacijama Ruske akademije znanosti "(državni ugovor br. 079 od 24.02.2014.).
Navedeni rad recenziran je u znanstvenim i metodološkim vijećima arhivskih ustanova savezni okruzi i savezni arhiv te se preporučuje za korištenje u praktične aktivnosti arhivske ustanove.
Prije svega, priručnik je namijenjen arhivistima koji nemaju Posebna edukacija te radno iskustvo u arhivskim ustanovama.
Opći podaci o tvrtki
Dodatne informacije o tvrtki
Referentno-informativna služba o problemima dokumentacijske potpore; izrada projekata za unapređenje sustava dokumentacijske potpore menadžmentu; priprema regulatornih i nastavni materijali o organizaciji dokumentacijske potpore za upravljanje i arhivsku pohranu dokumenata u ustanovama, organizacijama, u poduzećima različitih oblika vlasništva i upravljanja; savjetovanje o pitanjima osiguranja sigurnosti dokumenata, izbora tehničkih sredstava dokumentacije i arhivske pohrane dokumenata; napredna izobrazba u području upravljanja dokumentima i arhiviranja
Detaljne informacije o tvrtki
Poslijediplomski studij. Usluge poslovne podrške. Dokumenti, dokumentacija i dokumentacija. Konzultanti za sustave za obradu poslovnih informacija, proizvodnih, komercijalnih, poslovnih podataka. Tečajevi prekvalifikacije i stručnog usavršavanja osoblja. Organizacija izložbi, kongresa, konferencija. Aplikacijski softver, softverski paketi za poslovne, financijske, uredske i profesionalne programere. Softverski alati za tehnologije pohrane informacija, upravljanje arhivom, upravljanje knjižnicama i elektroničkim dokumentima (EDMS), sustavi upravljanja bazama podataka (DBMS), upravljanje informativni centri, usluge preporuke. Stručni, tehnički, hobi i drugi specijalizirani kratkoročni tečajevi osposobljavanja i stručnog usavršavanja. sveučilišta, poslijediplomski studiji, tehničkih sveučilišta te visokoškolske ustanove (zavodi). Usluge za organizaciju kongresa i konferencija, za tehničku dokumentaciju, pohranu i pronalaženje informacija, za obuku dokumentacije, pohranu i uništavanje dokumentacije, održavanje, administrativno upravljanje arhivom dokumenata
Naslovi poduzeća
Grad: Moskva
Program manifestacije
Podružni centar VNIIDAD za naprednu obuku otvara niz tečajeva stručna prekvalifikacija i usavršavanje u arhivske poslove.
Profesionalni tečajevi prekvalifikacije omogućuju kupnju na daljinu potrebno znanje te vještine za novu profesionalnu djelatnost ili stručno usavršavanje u okviru postojećih kvalifikacija.
Završnici kolegija mogu obavljati poslove arhivista, voditelja arhiva, voditelja ureda, nastavnika (na fakultetima, fakultetima), pomoćnika upravitelja, pomoćnika za osnovnu djelatnost i dr.
Oblici obuke: na pola radnog vremena i na pola radnog vremena.
Trajanje treninga - 1 godina.
Autori i predavači: vodeći stručnjaci VNIIDAD-a su programeri glavnih regulatornih dokumenata koji su na snazi u Ruskoj Federaciji: zakona, pravila, GOST-ova, uputa, popisa i autori metodoloških priručnika o organizaciji rada s dokumentima u suvremenim uvjetima.
U programu stručne prekvalifikacije u arhivskoj djelatnosti:
1. Organizacija arhiviranja u Rusiji
1.1. Pravna osnova za organizaciju arhivskih poslova u Ruskoj Federaciji. Organi upravljanja arhivima u Rusiji
1.2. Povijest organizacije arhivske građe u Rusiji
1.3. Povijest vladine agencije i javne organizacije Rusija, SSSR, Ruska Federacija - glavni osnivači Arhivskog fonda Ruske Federacije
1.4. Suvremeni sastav Arhivskog fonda Ruske Federacije i njegova klasifikacija
1.5. Mreža i funkcije javnih arhiva
1.6. Arhivi organizacija, njihove funkcije, prava i nadležnosti
1.7. Organizacija dokumenata unutar arhiva po fondovima, udruženim arhivskim fondovima, zbirkama
2. Ispitivanje vrijednosti dokumenata i nabava arhivske građe
2.1. Formiranje Arhivskog fonda Ruske Federacije
2.2. Ciljevi i zadaci ispitivanja vrijednosti dokumenata. Načela, kriteriji, metode vrednovanja dokumenata
2.3. Sustav normativno-metodoloških vodiča za odabir dokumenata
2.4. Postupak provođenja i formalizacije rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata
2.5. Ciljevi i zadaci nabave arhivskoga gradiva. Arhivirajte popise izvora nabave
2.6. Zaprimanje dokumenata u državnim, općinskim arhivima
2.7. Sustav stručnih tijela
3. Računovodstvo dokumenata u arhivima
3.1. Ciljevi, zadaci i načela centraliziranog državnog računovodstva arhivskih dokumenata
3.2. Sustav knjigovodstvenih dokumenata arhiva, njihova namjena
3.3. Postupak za obavljanje poslova na evidentiranju skladišnih jedinica i dokumenata u arhivu
3.4. Obračun jedinstvenih i posebno vrijednih dokumenata u arhivu. Računovodstvo fonda osiguranja i fonda korištenja
3.5. Značajke računovodstva u arhivima organizacija
3.6. Implementacija automatiziranih arhivskih tehnologija za vođenje evidencije arhivskih dokumenata
4. Osiguravanje sigurnosti arhivskih dokumenata
4.1. Uređenje i opremanje državnih arhiva
4.2. Fizikalno-kemijski i biološki čimbenici uništavanja arhivskih dokumenata
4.3. Kontrola prisutnosti i fizičkog stanja arhivskih dokumenata
4.4. Metode posebne obrade dokumenata
4.5. Zaštita arhivske dokumentacije od krađe i neovlaštenog pristupa
5. Znanstveni referentni aparat za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije
5.1. Diferencirani opis - osnova za stvaranje znanstvenog referentnog aparata za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije
5.2. Sustav znanstvenog i referentnog aparata za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije
5.3. Arhivski inventar - osnovni imenik državnog arhiva
5.4. Arhivski katalozi
5.5. Putni vodiči
5.6. Pokazivači (arhivski imenici)
5.7. Pregledi arhivskih fondova i dokumenata
5.8. Automatizirani znanstveno-referentni aparat državnog arhiva
6. Korištenje dokumenata iz Arhiva Ruske Federacije
6.1. Formiranje jedinstvenog arhivskog i informacijskog prostora
6.2. Svrhe i oblici korištenja dokumenata iz arhivskog fonda Ruske Federacije
6.3. Organizacija korištenja dokumenata u državnim arhivima
6.4. Vrste informativnih dokumenata
6.5. Objava dokumenata iz državnog arhiva
6.6. Izložbe dokumenata, njihove vrste, namjena i organizacija
6.7. Sastavljanje tematskih zbirki arhivskih dokumenata
6.8. izvršenje zahtjeva
6.9. Predaja dokumenata na proučavanje u čitaonici arhiva
6.10. Organizacija suradnje s pravnim i fizičkim osobama na korištenju dokumenata iz državnog arhiva pod ugovornim uvjetima
6.11. Računovodstvo korištenja dokumenata u državnom arhivu
7. Upravljanje u arhivima
7.1. Organizacija rada u državnom arhivu
7.2. Normiranje radova u državnom arhivu
7.3. Moderni oblici ekonomska aktivnost državni arhiv
Savezna proračunska ustanova "Sveruski znanstveno-istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima" (u daljnjem tekstu - VNIIDAD) u skladu s Uredbom Vlade Ruske Federacije od 24. lipnja 1992. br. 430 pravni je sljednik prethodnog djeluje Svesavezni znanstveno-istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima, osnovan naredbom Vijeća ministara SSSR-a od 03.02.1966. br. 407r.
Sudjelovanje u interakciji s Rosarhivom, znanstvenim i metodološkim vijećima arhivskih ustanova federalnih okruga i zainteresiranim organizacijama u znanstvenom predviđanju razvoja arhivske građe, formiranju prioriteta znanstveno-tehnološka politika arhivska industrija, izbor perspektivnih smjerova znanstveno istraživanje u području arhivistike i upravljanja dokumentima, VNIIDAD objektivno djeluje kao jedan od glavnih integratora arhivske zajednice u zemlji.
1. Organizacija aktivnosti
Kao znanstvena organizacija, VNIIDAD djeluje u skladu sa Saveznim zakonom od 23.08.1996. br. 127-FZ "O znanosti i državnoj znanstvenoj i tehničkoj politici".
Prema Povelji, odobrenoj naredbom Rosarhiva od 31.05.2011. br. 40, institut obavlja istraživačke, znanstveno-informacijske i obrazovne aktivnosti.
Sastavni i pravni dokumenti VNIIDAD-a (Povelja, Potvrda o registraciji pravna osoba, Potvrda o registraciji kod poreznog tijela i sl.) izdaju se na propisani način.
Organizacijska struktura instituta, koja uključuje 7 odjela (4 odjela, laboratorij i 2 centra (uključujući Industrijski centar za napredne studije koji djeluje na temelju samodostatnosti)), općenito osigurava rješavanje njegovih zadaća. Istodobno, čini se nužnim revidirati raspodjelu kadrova između strukturnih odjela, imajući u vidu porast broja ljudi koji su neposredno zaposleni u istraživačkom radu.
Svi strukturni odjeli imaju propise, zaposlenici - opis posla; utvrđena je raspodjela odgovornosti između ravnatelja zavoda i njegovih zamjenika.
Za razvoj znanstvenih tema, kao i za pripremu najozbiljnijih regulatornih i metodoloških dokumenata, prakticira se korištenje tako fleksibilnog oblika organizacije rada kao što je stvaranje privremenih kreativnih timova čiji su sastav i dužnosti članova regulirano odgovarajućim naredbama.
Uprava i Akademsko vijeće djeluju kao glavna savjetodavna tijela u VNIIDAD-u.
Uprava se, postupajući na temelju Uredbe donesene Naredbom broj 57 od 19. studenog 2010., sastaje redovito 1-2 puta mjesečno i uglavnom obavlja poslove koji su joj dodijeljeni, iako ne postoji plan njezina rada propisan Zakonom. Regulativa. Uprava razmatra pitanja organizacije rada zavoda u cjelini i pojedinih strukturnih jedinica, financijske i administrativno-gospodarske poslove, prati tijek državnog zadatka i državnih ugovora sklopljenih u okviru provedbe saveznih ciljnih programa, kao i kao i rezultati posebno važnih istraživačkih projekata.
Akademsko vijeće (nedostaje Pravilnik o kojem i plan rada) sastaje se 2-3 puta godišnje kako bi raspravljalo o godišnjim rezultatima rada instituta, pojedinačnim, znanstveno najintenzivnijim istraživačkim rezultatima itd.
Kršeći vlastitu Povelju i, unatoč ponovljenim uputama Rosarhiva, institut ne formira godišnji plan rada, zbog čega se uglavnom rukovodi državnim zadatkom, ugovorima (sporazumima) za obavljanje poslova i odredbom službi, kao i planove rada strukturnih jedinica.
Izvješća o provedbi državnog zadatka (tromjesečna i godišnja) pravovremeno se šalju Rosarhivu.
U svrhu provedbe Uredbe predsjednika Ruske Federacije od 07.05.2012. br. 597 "O mjerama za provedbu državne socijalne politike" naredbom Rosarhiva od 07.07.2014. br. 51, odobren je akcijski plan (" putokaz")" Promjene u industrijama društvenoj sferi usmjerena na povećanje učinkovitosti znanosti u odnosu na federalnu proračunska institucija"Sve-ruski znanstveno-istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove"". Pokazatelji koje je on postavio općenito su ispunjeni, s izuzetkom pokazatelja o visini plaća, što je prvenstveno posljedica značajnog nedovoljnog financiranja instituta od strane Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije. U tom smislu, uz nastavak interakcije između Rosarhiva i Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije po pitanju izdvajanja dodatnih sredstava za povećanje plaća, institut treba tražiti vlastite mogućnosti za povećanje primanja sredstava od prihoda. aktivnosti, koncentrirati organizacijske, kadrovske i intelektualne napore na ovom području.
Informacije o Institutu objavljuju se i redovito ažuriraju na službenoj web stranici državnih i općinskih institucija (http://www.bus.gov.ru), portalu Arhiva Rusije () i vlastitoj službenoj web stranici (http://www. .vniidad.ru) ...
U razdoblju 2014.-2016. učinjeno je da se osnaži više učinkovito korištenje stranica VNIIDAD u djelatnosti instituta kao alat za informiranje i reklamni rad i upoznavanje potencijalnih potrošača s njegovim znanstvenim razvojem i područjima istraživanja. Konkretno, 2016. godine izvršena je sljedeća modernizacija stranice zbog prelaska na verziju sustava za upravljanje informacijama (CMS) na Joomla 1.5.26.
Relevantni tematski odjeljci stranice pružaju informacijsku potporu za glavne aktivnosti instituta tako što potencijalnim potrošačima saopštavaju popis usluga, informacije o novim primanjima informacija u referentno-informativni fond, oglašavanje novih publikacija instituta, informacije o planovima za znanstvena događanja, objavljivanje relevantnih vijesti o dokumentaciji i arhiviranju, programima i rasporedima tečajevi obuke usavršavanje i prekvalifikacija osoblja itd.
2. Osoblje
Iz objektivnih razloga tijekom zadnjih godina Osoblje VNIIDAD-a je smanjeno i u vrijeme revizije iznosilo je 100 ljudi, od kojih su 5 ljudi vanjski radnici na nepuno radno vrijeme, 8 interni. Naime, na platnom spisku zavoda je 59 osoba, od kojih je 37 starijih od 50 godina, uklj. dob umirovljenja - 28. 33 djelatnika imaju radni staž u zavodu ili u arhivskim ustanovama preko 15 godina.
52 osobe imaju visoko obrazovanje, od čega 48% (25 osoba) - povijesno-arhivsko i povijesno; 9 - dokumentarni; 4 djelatnika imaju dvije visoke stručne spreme. Institut zapošljava 4 doktora znanosti i 18 kandidata znanosti.
Naredbom VNIIDAD-a od 04. 04. 2016. broj 15 odobrena je Uredba o postupku certificiranja znanstvenih radnika instituta, ali njihovo certificiranje nije provedeno u posljednje tri godine.
Sa svim zaposlenicima zavoda sklopljeni su ugovori o radu. Dodatni ugovori uz njih se sastavljaju prema potrebi. Istodobno, zavod nije pristupio prelasku na "djelotvorni ugovor" u skladu s Programom postupnog unapređenja sustava plaća u državnim (općinskim) ustanovama za 2012.-2018., odobrenim naredbom. Vlade Ruske Federacije od 26. studenog 2012. broj 2190-r.
Stručno usavršavanje zaposlenika provodi se prema planovima koje godišnje odobrava ravnatelj zavoda. Obuhvaća sva područja djelovanja Instituta, uključujući i problematiku informacijske tehnologije, računovodstvo, protupožarna sigurnost. Zaposlenici instituta prolaze naprednu obuku na Akademiji civilne zaštite Ministarstva za izvanredne situacije, Zavodu za javnu nabavu RANEPA, na temelju OTSPK VNIIDAD.
Rad na odabiru kadrova odvija se na tradicionalan način. Oglasi za slobodna radna mjesta objavljuju se na službenim stranicama zavoda. Trenutno se razvija rezerva za rukovodeće pozicije.
Poduzimaju se mjere po pitanjima antikorupcijske politike. Konkretno, nalogom od 28.01.2015. br. 6 imenovana je osoba odgovorna za sprječavanje korupcije i drugih kaznenih djela; naredbom od 03.02.2015. br. 9 "Postupak obavještavanja zaposlenika VNIIDAD-a o primitku dara u vezi s protokolarnim događajima, poslovnim putovanjima i drugim službenim događajima, isporukom i procjenom dara, prodajom (otkupninom) i kreditiranje prihoda od njegove prodaje "s prilozima"; Naredbom broj 36 od 12. 10. 2016. godine donesena je Uredba o sukobu interesa; antikorupcijska politika; Kodeks etike i službenog ponašanja za zaposlenike.
Organizacija rada kadrovske službe i organizacija vođenja kadrovskih evidencija općenito su u skladu sa zahtjevima zakonodavstva, uključujući iu pogledu zaštite osobnih podataka zaposlenika. Prostori kadrovskog odjela omogućuju vam pružanje posebnih uvjeta za pohranu dokumenata osobnog računa u vatrostalni sef, za obavljanje razgovora o kadrovskim pitanjima.
Institut organizira praksu studenata sveučilišta i visokih škola koju godišnje pohađa oko 3-5 studenata.
3. Istraživački rad
Udio zaposlenika koji su izravno uključeni u istraživački rad iznosi oko 70% stvarnog broja instituta. Zbog nedovoljnog broja zaposlenih, VNIIDAD je ograničen u svojim mogućnostima za razvoj cjelokupnog niza znanstvenih tema relevantnih za arhivsku industriju. Konkretno, stručnost znanstvene djelatnosti instituta koju provodi RAS, napominjući potencijal inovativnih projekata za stvaranje bloka smjernice u području kao što su elektronički dokumenti, elektronička arhiva, digitalizacija dokumenata, izjavio je da “ ovom smjeru nije lider u aktivnostima organizacije”.
Znanstveni rad obavlja se u skladu s godišnjim planovima istraživanja i razvoja koji se obavljaju na temelju državnog zadatka (u daljnjem tekstu: Plan istraživanja i razvoja), kao i na teme koje Rosarhiv planira u sklopu provedbe Savezni ciljni program "Kultura Rusije".
U protekle tri godine institut je završio više od 60 znanstveni razvoj, od kojih je najveći dio (67%) informacijske i analitičke prirode. Udio normativnog i metodičkog rada iznosi 19,6%, odnosno 14,7%. Analiza dinamike ukazuje na smanjenje broja dovršenih znanstvenih radova: 39 - u 2014., 14 - u 2015., 17 - u 2016. godini.
Ukupno za 2014-2016 djelatnici instituta objavili su šest monografija, dva referentna i bibliografska izdanja i dvadeset i tri članka u izdanjima koja su uvrštena u Popis izdanja koje je preporučila Visoka atestacijska komisija Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije. Ukupan broj objavljenih (uključujući deponiranih) radova zaposlenika VNIIDAD-a u 2014. - 2016. iznosio je 290 naslova.
U posljednje tri godine Ruski indeks znanstvenog citiranja (RSCI) zabilježio je 75 publikacija zaposlenika Instituta. VNIIDAD ima prilično solidan Hirschov indeks (h-indeks) - 6; i dobar i-indeks - 5.
Rezultati znanstvenih istraživanja VNIIDAD-a u pravilu se prihvaćaju bez značajnih komentara ili nakon manjih revizija, uzimajući u obzir one izražene tijekom rasprava na sastancima savjetodavnih tijela Rosarhiva (kolegija, komisije za istraživanja i metodički rad i drugi) komentari. Istovremeno, unatoč činjenici da institut provodi istraživačke radove, čiji su rezultat metodološki priručnici, uredno i na propisan način, njihova je provedba ponekad otežana zbog nedovoljne bliske povezanosti s praktični rad arhivske ustanove.
Državnu registraciju znanstvenoistraživačkih radova institut provodi prema utvrđenom postupku. VNIIDAD godišnje šalje izvještajne materijale Federalnom sustavu za praćenje učinka znanstvene organizacije obavljanje istraživačkih, razvojnih i tehnoloških radova.
Izvješća o istraživanjima koje provodi VNIIDAD nisu uvijek u potpunosti u skladu sa zahtjevima za njihovu strukturu i dizajn GOST 7.32-2001 „Izvješće o istraživačkom radu. Pravila strukture i dizajna ”(relevantnost i objekti istraživanja, metodologija i metode rada, značaj itd. nisu istaknuti).
No, glavni problem organizacije istraživačkog rada je primjetan i stalan pad kadrovskog potencijala, i kvantitativno i kvalitativno. Komparativna analiza Rezultati istraživačkih aktivnosti pokazali su da je u 2014. – 2016. specijalisti koji su iz različitih razloga dali otkaz u posljednje tri godine objavili su 204 rada (ne računajući kolektivna istraživanja i tri zbirke materijala sa skupova "Dokumentacija u informacijskom društvu"), a samo 86 zaposlenika koji nastavljaju raditi. stope: ako su u 2015. objavili 33 rada, da bi se u 2016. njihov broj smanjio na 25.
Dakle, kreativni potencijal znanstvenih djelatnika VNIIDAD-a općenito nije u potpunosti ostvaren, a za oko polovicu osoblja uglavnom se ne očituje u obliku znanstvenih publikacija, što naglo smanjuje ukupnu ocjenu rada Instituta.
4. Znanstvena i informativna djelatnost
VNIIDAD obavlja znanstvene i informacijske usluge za arhivske ustanove, pravna i fizička lica sa specijaliziranom regulatornom i znanstveno-metodološkom literaturom putem Područnog centra za znanstvene i tehničke informacije o arhivističkoj znanosti i dokumentima (u daljnjem tekstu – OCSTI), koji godišnje u prosjeku ispuni više preko 600 informativnih zahtjeva pravnih i fizičkih osoba...
Referentno-informativni fond (CIF) OCSTI-a je oko 54,0 tisuće objavljenih i neobjavljenih radova, godišnje se povećava za prosječno 500 novih nabavki. Za potrebe računovodstva i korištenja sastavljen je referentni i informacijski kartoteka koji se održava u tradicionalnom obliku, a periodično se objavljuju popisi novih nabavki. V elektronička verzija katalog, objavljen na web stranici VNIIDAD-a, uvedeno je 42,0 tisuće bibliografskih opisa građe SIF-a.
Zbog slabe tehničke i softverske opremljenosti instituta (nedostatak skenera visokih performansi, računalnih programa za OCR i uređivanje PDF datoteke, urednik fotografija), proces prevođenja CIF materijala izravno u elektronički oblik je prilično spor, a izrađeni elektronički izvor nije slobodno dostupan na web stranici Instituta.
5. Obrazovne aktivnosti
Uz trajnu dozvolu za vježbanje obrazovne aktivnosti AAA broj 000821, ur. broj 0809, izdanog od Rosobrnadzora 09.03.2011., zavod ga provodi u okviru programa osposobljavanja znanstveno-pedagoškog kadra na poslijediplomskom studiju, kao i na dodatnim stručnim programima i programima stručnog osposobljavanja.
U skladu s odlukom Vijeća šefova vlada ZND-a od 18.09.2003., VNIIDAD ima status temeljne organizacije za preobuku i usavršavanje kadrova iz arhivistike, upravljanja dokumentima i potpora dokumentaciji upravljanje državama - zemljama članicama ZND-a, koje se provodi kroz aktivnosti Sektorskog centra za napredne studije arhivske i upravljačke dokumentacije (u daljnjem tekstu OTSPK).
Zavod izvodi poslijediplomski studij iz smjera 25.05.02 - Dokumentarija, dokumentarni menadžment, arhivistika. Međutim, suprotno Pravilniku o organizaciji i provedbi odgojno-obrazovne djelatnosti u obrazovnim programima više obrazovanje- programi za osposobljavanje znanstvenog i pedagoškog osoblja u diplomskom studiju (dodatak), odobreni naredbom Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije br. 1259 od 19. studenog 2013., odgovarajući obrazovni program VNIIDAD-a nije prošao državnu akreditaciju.
Trenutačno tri osobe studiraju na poslijediplomskom studiju puno vrijeme obuku (uključujući jednu - na plaćenoj osnovi) i jednu osobu na dopisnoj osnovi. U 2015-2016 nije obavljen prijem na postdiplomski studij.
Zbog nemogućnosti osiguravanja funkcioniranja disertacijskog vijeća u skladu sa zahtjevima naredbe Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije od 12.12.2011. br. 2817 akademska titula kandidata znanosti, za zvanje doktora znanosti "i nedostatkom potrebnog broja doktora znanosti na institutu, prestao je rad disertacijskog vijeća (naredba Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije br. 729 / NK od 07.07.2015.), što ipak nije dovoljna isprika za izostanak kandidata za disertaciju koje je pripremio institut, budući da su se diplomci poslijediplomskih studija mogli braniti u vijeću za disertacije Ruskog državnog sveučilišta za humanističke znanosti.
OTSPK obavlja stručnu prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova za arhivsku djelatnost i dokumentacijske potpore upravljanja na ugovornoj osnovi s pravnim i fizičkim osobama. Obrazovanje na OCPK-u se izvodi u punom radnom vremenu, izvanredno i izvanredni oblici u glavnim područjima stručne prekvalifikacije, usavršavanja kratkoročno i dugoročno, kao iu nekim slučajevima - u okviru individualnog pripravničkog staža.
Rad OCPK temelji se na tematski planovi obrazovne aktivnosti i rasporedi tečajeva obuke. Za koordinaciju rada OCPK-a formirano je metodološko vijeće čije funkcije uključuju koordinaciju tematskih planova i nastavni planovi i programi, rasporedi tečajeva, popisi objavljenih edukativnih metodološka literatura, kontrola kvalitete obrazovnih programa, optimalna metoda zapošljavanja studenata. Trenutno je potrebna značajna obnova sastava vijeća zbog razrješenja većine njegovih članova.
DO obrazovni proces Osim vodećih stručnjaka VNIIDAD-a, uključeni su i najkvalificiraniji djelatnici državnih arhiva, programeri softvera u području informacijske i dokumentacijske potpore upravljanja i arhiviranja, nastavnici specijaliziranih visokoškolskih ustanova, iako ova praksa nije osobito česta zbog na nedostatak dovoljnih financijskih sredstava da ih institut privuče za izvođenje nastave.
Tijekom protekle tri godine OTSPK je obučio više od 2,5 tisuće ljudi, uklj. značajan broj arhivista iz zemalja CIS-a i EURASICA (Kazahstan, Tadžikistan, Mongolija, Vijetnam itd.).
Glavni nedostatak obrazovnih aktivnosti VNIIDAD-a je nedostatak državne akreditacije obrazovnih programa za profesionalnu prekvalifikaciju i usavršavanje koje provodi. Iako to za njih formalno nije potrebno, to ipak smanjuje konkurentske prednosti VNIIDAD-a u usporedbi s višim obrazovne ustanove koji imaju državnu akreditaciju i aktivno proširuju praksu provedbe programa dodatno obrazovanje, što bi dugoročno moglo dovesti do istiskivanja VNIIDAD-a s tržišta pružanja obrazovne usluge u području izobrazbe voditelja dokumenata i arhivista, budući da u nedostatku akreditacije ne može izdavati državne diplome i svjedodžbe na kraju školovanja.
Nedostatak aktivne stručne interakcije instituta s jednoprofilnim visokim učilištima također ne pridonosi obrazovnoj djelatnosti.
6. Međunarodna suradnja
Međunarodni odnosi Instituta usmjereni su na poboljšanje kvalitete znanstvene djelatnosti na temelju suradnje s međunarodnom arhivskom zajednicom kroz razvoj zajedničkih programa, korištenje arhivskih i činovničkih inovacija i informacijskih tehnologija, sudjelovanje u međunarodnim znanstvenih projekata, znanstvena mobilnost znanstvenika.
Donedavno su se najplodnije profesionalne veze razvijale u okviru sporazuma između VNIIDAD-a, Bjeloruskog znanstveno-istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhivske poslove i Ukrajinskog znanstveno-istraživačkog instituta za arhivsku djelatnost i dokumentaciju. Međutim, nakon poznatih događaja, kontakti s ukrajinskom stranom su zamrznuti, dok se veze s bjeloruskim kolegama nastavljaju prilično aktivno razvijati. VNIIDAD je stalni sudionik zajedničkih znanstvenih događaja koji se provode u okviru Zajedničkog akcijskog plana Federalne arhivske agencije i Odjela za upravljanje arhivima i dokumentima Ministarstva pravosuđa Republike Bjelorusije za 2014.-2016.
Važno područje međunarodnog djelovanja instituta je sudjelovanje u radu Međunarodnog arhivskog vijeća i njegovog euroazijskog regionalnog ogranka (EURASICA). Predstavnici VNIIDAD-a sudjelovali su na većini nedavnih međunarodnih arhivskih kongresa i na gotovo svim EURASICA događajima. Ovdje treba napomenuti da je godišnja organizacija međunarodnih konferencija "Dokumentacija u informacijskom društvu" pod pokroviteljstvom EURASIKA i Rosarhiv.
Sudjelovanje VNIIDAD-a u aktivnostima Međunarodni institut arhivistike u Trstu i Mariboru kao jednom od mjerodavnih foruma stručnjaka iz područja arhivistike.
Od 2016. VNIIDAD je partner međunarodnog projekta InterPARES Trust i član je njegove europske grupe.
7. Logistika i financijska potpora
VNIIDAD nema nekretnine u svojoj bilanci. Na temelju Ugovora o besplatnom korištenju prostora i imovine od 11. siječnja 2011. godine broj BP 3/11, zauzima radni prostor ukupne površine 1.731,7 m2. metara u zgradi Ruskog državnog arhiva znanstvene i tehničke dokumentacije u ulici Profsoyuznaya 82.
Opremljenost djelatnika računalnom opremom je 85% (50 radnih mjesta, od kojih je 8 starijih od 8 godina).
Financiranje VNIIDAD-a, kao savezne proračunske institucije, vrši se na teret:
savezni proračun koji se dodjeljuje u obliku subvencije za izvršenje državnog zadatka koji se utvrđuje na godišnjem nivou;
savezni ciljni program "Kultura Rusije", primljen na natjecateljskoj osnovi;
koji dolaze iz djelatnosti koje stvaraju prihod.
Dinamika omjera proračunskog i izvanproračunskog financiranja u posljednje tri godine ukazuje na smanjenje izvanproračunskih prihoda, kako u apsolutnom iznosu tako iu udjelima u odnosu na proračunsku komponentu. Istodobno, proračunsko financiranje u apsolutnom iznosu praktički se nije promijenilo u ovom razdoblju:
Posebno treba napomenuti da izravno znanstvena djelatnost provodi zavod isključivo o trošku proračunska sredstva u okviru ispunjavanja državnih zadataka i državnih ugovora u okviru saveznog ciljnog programa "Kultura Rusije". Za razdoblje 2014.-2016 VNIIDAD nije implementirao niti jedan istraživački projekt po nalogu nevladinih organizacija ili uz pomoć bespovratne potpore.
Sredstva dodijeljena za razvoj instituta, uklj. za materijalno-tehničku opremu, čine relativno mali dio njegovih izvanproračunskih prihoda: u 2014. - 814 616,0 rubalja. (6,8% izvanproračunskih prihoda), u 2015. - 1.080.855,0 rubalja. (10,4%), 2016. - 1.128.901,0 rubalja. (7,6%).
U 2014-2016. nije bilo dopušteno neprimjereno (neučinkovito) trošenje proračunskih sredstava od strane zavoda. Poštuje se postupak trošenja sredstava na službena putovanja.
Proračunsko računovodstvo prihoda i rashoda vodi se u skladu s radnim kontnim planom za proračunsko računovodstvo. Provjera ispravnosti sastavljanja VNIIDAD-a "Izvješće o provedbi plana financijskih i gospodarskih aktivnosti institucije" za 2016. i ostalih proračunskih izvješća otkrila je niz kršenja. Izvještaji se podnose kršeći utvrđene rokove, što dovodi do kašnjenja u podnošenju konsolidiranih izvještaja od strane Rosarhiva Federalnom trezoru
Kako bi se pojednostavile izvanproračunske aktivnosti, standardne forme ugovori o pružanju plaćenih obrazovnih usluga ( dopisni tečajevi, puno radno vrijeme, nepuno radno vrijeme, kratkoročno puno radno vrijeme s pravnim/fizičkim osobama), ugovori o pružanju usluga informacijski materijali (za OCSTI).
Inventar Novac, popis zaliha, dugotrajne imovine i financijskih obveza u 2016. godini nisu provedeni.
Selektivnom provjerom ispravnosti utvrđivanja službenih plaća i njihovog obračuna za 2016. nisu utvrđeni prekršaji. U revidiranom razdoblju potpunost i ažurnost prikazivanja financijsko-gospodarskih transakcija o plaćanju rada, obračunavanju i uplati premija osiguranja u registrima proračunskog računovodstva nisu utvrđeni prekršaji.
Naknada rada vrši se u skladu sa ugovori o radu i satnica.
Primjena
na potvrdu nakon rezultata due diligence
FBU „Sve-ruska znanstvena istraživanja
Zavod za dokumentaciju i arhivsku djelatnost"
Preporuke za poboljšanje aktivnosti VNIIDAD-a
Izraditi dugoročni plan (koncept ili program) razvoja instituta;
pristupiti izradi godišnjih planova rada Zavoda;
optimizirati broj strukturnih jedinica koje nisu izravno uključene u istraživačke i/ili obrazovne aktivnosti;
provesti certificiranje istraživača koji imaju manje od četiri objavljena rada u 2014. - 2016.;
obnoviti ponašanje vojna registracija sukladno Pravilniku o vojnoj evidenciji;
organizirati rad na formiranju kadrovske pričuve;
osigurati vođenje kadrovske evidencije u skladu s važećim zakonom;
proširiti praksu stvaranja privremenih kreativnih timova za provedbu istraživačkih projekata, uključujući uključivanje stručnjaka iz znanstvenih i obrazovnih organizacija;
osigurati prethodno razmatranje svih, bez iznimke, rezultata istraživačkog rada od strane posebno formiranog savjetodavnog tijela (stručnog vijeća, stručne sekcije Nastavnog vijeća i dr.);
osigurati obvezno uključivanje u razvojni ciklus metodoloških priručnika za njihovu eksperimentalnu provedbu;
intenzivirati plasiranje znanstvenih publikacija u časopise, indeksirane na Web of Science i Scopus;
razmotriti pitanje državne (ili barem javne) akreditacije obrazovnih programa VNIIDAD-a u području profesionalne prekvalifikacije i usavršavanja stručnjaka;
produbljivati suradnju u području obrazovne djelatnosti s visokim učilištima koja osposobljavaju kadrove u području upravljanja dokumentima i arhivistike;
modernizirati web stranicu, uključujući izdavanje karte web stranice, instalirati funkciju pretraživanja stranice; dopuniti odjeljak za kontakte podacima o voditeljima strukturnih odjela, navodeći brojeve telefona i adrese E-mail; stvoriti naslov "Objavljena djela VNIIDAD-a"; proširiti broj partnerskih stranica;
povećati broj prijevoda radova Instituta na strani jezici; izraditi verziju web stranice Instituta na engleskom jeziku;
razmotriti pitanje pristupanja institutu kao člana Međunarodnog arhivskog vijeća u kategoriji "C";
intenzivirati potragu za izvorima dodatnog financiranja, kako kroz traženje naloga za izradu znanstvenih tema, tako i kroz komercijalizaciju rezultata vlastite istraživačke djelatnosti;
poduzeti mjere za racionalizaciju ugovornog rada, uključujući izradu i odobravanje dokumenata kojima se regulira postupak ugovaranja, potpisivanja i izvršavanja sporazuma (državni ugovori);
osigurati usklađenost sa zahtjevima zakonodavstva u pogledu dizajna i vremena podnošenja proračunskih izvješća, kao i izdavanja/primanja sredstava iz blagajne ustanove;
ažurirati nalog o računovodstvenoj politici;
izvršiti popis sredstava, inventara, dugotrajne imovine i financijskih obveza zavoda.
Učitavam...