Vniidad oficial. Novedades de VNIIDAD en la gestión de documentos electrónicos
Rosarkhiv, VNIIDAD. 2014
Rosarkhiv, VNIIDAD. 2014
. (Contratista - ADAPT LLC);
. (Ejecutor - Estado Ruso universidad humanitaria(RGGU);
. (Contratista - Instituto de Investigación de Documentación y Archivo de toda Rusia (VNIIDAD);
. (Contratista - Instituto de Investigación de Documentación y Archivo de toda Rusia (VNIIDAD);
. (Contratista - Instituto de Investigación de Documentación y Archivo de toda Rusia (VNIIDAD);
(Contratista - Instituto de Investigación de Documentación y Archivo de toda Rusia (VNIIDAD).
Revisión analítica "El estado y desarrollo de los archivos en los países de la CEI en 1999-2010". Rosarkhiv, VNIIDAD. 2012
Revisión analítica "Análisis comparativo de tecnologías analógicas y digitales para el desarrollo y aplicación de soluciones tecnológicas que aseguren la restauración de textos desvanecidos de documentos de archivo". Rosarkhiv, VNIIDAD. 2012
Rosarkhiv, VNIIDAD. 2012
Directrices para la organización del trabajo y equipamiento tecnológico de almacenamiento de documentos electrónicos. Rosarkhiv, VNIIDAD. 2012
Directrices para la copia electrónica de documentos de archivo y la gestión de la matriz de información recibida. Rosarkhiv, VNIIDAD. 2012
Directrices para la aplicación de GOST R 7.0.97-2016 “Sistema de estándares para información, biblioteconomía y publicación. Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo” / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Directrices para el desarrollo por parte de los órganos del gobierno federal de nomenclaturas ejemplares de casos para órganos territoriales y organizaciones subordinadas / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Pautas para trabajar con documentos de personal en archivos estatales y municipales, archivos de organizaciones / Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2018.
Preparado Instituto Histórico y Archivístico Universidad Estatal Rusa de Humanidades, que, como parte de la implementación del Programa Federal Target "Cultura de Rusia (2012-2018), está preparando un conjunto de referencia y metodológico y ayudas prácticas a las "Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivo Federación Rusa y otros documentos de archivo en archivos, museos y bibliotecas estatales y municipales, organizaciones de la Academia Rusa de Ciencias” (contrato estatal No. 079 del 24 de febrero de 2014).
Este trabajo fue revisado en los consejos científicos y metodológicos de las instituciones de archivo. distritos federales y archivos federales y se recomienda su uso en actividades practicas instituciones de archivo.
En primer lugar, el manual está destinado a archiveros que no tienen educación especial y experiencia en instituciones archivísticas.
Información general sobre la empresa.
Información adicional sobre la empresa
Servicio de referencia e información sobre los problemas de soporte documental; desarrollo de proyectos para la mejora de los sistemas de soporte documental a la gestión; elaboración de normativa y materiales de enseñanza sobre la organización del soporte de documentación para la gestión y el almacenamiento de archivos de documentos en instituciones, organizaciones, empresas de diversas formas de propiedad y gestión; asesorar sobre las cuestiones de garantizar la seguridad de los documentos, la elección de los medios técnicos de documentación y el almacenamiento de archivos de documentos; formación avanzada en el campo de la gestión y archivo de documentos
Información detallada sobre la empresa.
Doctor. Servicios de apoyo empresarial. Documentos, documentación y documentación. Consultores en sistemas de procesamiento de información empresarial, industrial, comercial, datos empresariales. Cursos de reciclaje y perfeccionamiento del personal. Organización de exposiciones, congresos, conferencias. Software de aplicaciones, paquetes de software para empresas, finanzas, oficinas y desarrolladores profesionales. Herramientas de software para tecnologías de almacenamiento de información, gestión de archivos, gestión de bibliotecas y documentos electrónicos (EDMS), sistemas de gestión de bases de datos (DBMS), gestión centros de información, servicios de ayuda. Cursos de formación profesional, técnica, de ocio y otros especializados de corta duración y de formación avanzada. universidades, escuelas de posgrado, universidades técnicas e instituciones de educación superior (institutos). Servicios de organización de congresos y conferencias, de documentación técnica, almacenamiento y recuperación de información, de documentación de formación, almacenamiento y destrucción de documentación, mantenimiento, gestión administrativa de archivos documentales
encabezados de la empresa
Ciudad: Moscú
programa de eventos
VNIIDAD Industria Centro de Estudios Avanzados abre inscripción para cursos reciclaje profesional y formación avanzada en archivo.
Los cursos de reciclaje profesional le permiten adquirir de forma remota conocimientos necesarios y habilidades para llevar a cabo un nuevo tipo de actividad profesional o desarrollo profesional en el marco de una cualificación existente.
Los graduados del curso pueden desempeñar las funciones de archivista, jefe de archivos, jefe de oficina, profesor (en colegios, universidades), subgerente, referente para actividades básicas, etc.
Formas de estudio: a tiempo parcial y a tiempo parcial.
Duración de estudio - 1 año.
Autores y profesores: especialistas líderes de VNIIDAD: desarrolladores de los principales documentos reglamentarios vigentes en la Federación Rusa: leyes, reglas, GOST, instrucciones, listas y autores de manuales metodológicos para organizar el trabajo con documentos en condiciones modernas.
En el programa de reciclaje profesional en archivo:
1. Organización del archivo en Rusia
1.1. Base legal organización de archivos de la Federación Rusa. Organismos de gestión de archivos en Rusia
1.2. Historia de la organización del archivo en Rusia.
1.3. Historia Instituciones públicas y organizaciones publicas Rusia, la URSS, la Federación Rusa: los principales creadores de fondos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa
1.4. La composición moderna del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y su clasificación.
1.5. Red y funciones de los archivos estatales.
1.6. Archivos de las organizaciones, sus funciones, derechos y competencias
1.7. Organización de documentos dentro del archivo por fondos, fondos de archivo conjuntos, colecciones
2. Examen del valor de los documentos y adquisición de archivos
2.1. Formación del Fondo de Archivos de la Federación Rusa
2.2. Fines y objetivos del examen del valor de los documentos. Principios, criterios, métodos para evaluar documentos
2.3. El sistema de manuales normativos y metodológicos para la selección de documentos.
2.4. El procedimiento para realizar y procesar los resultados del examen del valor de los documentos.
2.5. Metas y objetivos de la adquisición de archivos. Listas de fuentes de adquisición de archivos
2.6. Aceptación de documentos en el archivo estatal, municipal
2.7. Sistema de órganos de expertos
3. Contabilización de documentos en archivos
3.1. Metas, objetivos y principios de la contabilidad estatal centralizada de documentos de archivo.
3.2. El sistema de documentos contables del archivo, su finalidad.
3.3. El procedimiento para contabilizar unidades de almacenamiento y documentos en el archivo.
3.4. Contabilidad de documentos únicos y especialmente valiosos en el archivo. Contabilización del fondo de seguro y del fondo de uso
3.5. Características de la contabilidad en los archivos de las organizaciones.
3.6. Implementación de tecnologías de archivo automatizadas para registrar documentos de archivo
4. Garantizar la seguridad de los documentos de archivo
4.1. Arreglo y equipamiento de archivos estatales.
4.2.Factores físico-químicos y biológicos de la destrucción de documentos de archivo
4.3. control de disponibilidad y condición física documentos de archivo
4.4. Formas de procesamiento especial de documentos.
4.5. Protección de documentos de archivo contra robo y acceso no autorizado
5. Aparato científico y de referencia para los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa.
5.1. Una descripción diferenciada es la base para crear un aparato de referencia científica para documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa.
5.2. El sistema de aparatos científicos y de referencia para documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa.
5.3. Inventario de archivo - referencia básica archivo estatal
5.4. Directorios de archivo
5.5. Guías
5.6. Índices (directorios de archivo)
5.7. Revisiones de fondos y documentos de archivo
5.8. Aparato de referencia científica automatizado del archivo estatal.
6. Uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa
6.1. Formación de un único espacio de archivo e información
6.2. Propósitos y formas de uso de los documentos del fondo de archivo de la Federación Rusa
6.3. Organización del uso de documentos en archivos estatales.
6.4. Tipos de documentos informativos
6.5. Publicación de documentos del archivo estatal.
6.6. Exposiciones de documentos, sus tipos, finalidad y organización.
6.7. Recopilación de colecciones temáticas de documentos de archivo.
6.8. ejecución de solicitudes
6.9. Suministro de documentos para su estudio en la sala de lectura del archivo.
6.10. Organización de cooperación con personas jurídicas y personas físicas sobre el uso de documentos del archivo estatal en términos contractuales.
6.11. Contabilización del uso de documentos en el archivo estatal.
7. Gestión en archivos
7.1. Organización del trabajo en el archivo estatal.
7.2. Racionamiento de obras en el archivo estatal.
7.3. formas modernas actividad económica archivo estatal
La Institución Presupuestaria Federal "Instituto de Investigación de Registros y Archivos de toda Rusia" (en adelante, VNIIDAD), de conformidad con el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de fecha 24 de junio de 1992 No. 430, es el cesionario de All previamente existente. -Instituto de Investigación de la Unión de Documentos y Archivos, creado por orden del Consejo de Ministros de la URSS de fecha 02/03/1966 No. 407r.
Participar en interacción con los Archivos Federales, los consejos científicos y metodológicos de las instituciones archivísticas de los distritos federales y las organizaciones interesadas en la previsión científica del desarrollo del archivo, estableciendo prioridades politica de ciencia y tecnologia industria archivística, la elección de áreas prometedoras investigación científica en el campo de la gestión de archivos y registros, VNIIDAD actúa objetivamente como uno de los principales integradores de la comunidad archivística del país.
1. Organización de actividades
Siendo una organización científica, VNIIDAD funciona de acuerdo con la Ley Federal del 23 de agosto de 1996 No. 127-FZ "Sobre la Ciencia y la Política Científica y Técnica del Estado".
De acuerdo con la Carta, aprobada por orden del Archivo Federal del 31 de mayo de 2011 N° 40, el Instituto realiza actividades de investigación, información científica y educativa.
Documentos constitutivos y de título de VNIIDAD (Carta, Certificado de registro entidad legal, certificado de registro ante la autoridad fiscal, etc.) se emiten en la forma prescrita.
La estructura organizativa del instituto, que incluye 7 divisiones (4 departamentos, un laboratorio y 2 centros (incluido el Centro de Estudios Avanzados de la Industria que funciona sobre la base de la autosuficiencia)) generalmente garantiza la solución de sus tareas. Al mismo tiempo, parece necesario revisar la distribución de la plantilla entre unidades estructurales, teniendo en cuenta el aumento del número de personas directamente implicadas en la labor investigadora.
Todas las divisiones estructurales tienen provisiones, empleados - descripciones de trabajo; se estableció la distribución de funciones entre el director del instituto y sus adjuntos.
Para el desarrollo de los temas científicos, así como para la elaboración de los más serios documentos normativos y metodológicos, se practica el uso de una forma de organización laboral tan flexible como la creación de equipos creativos temporales, cuya composición y funciones están reguladas. por las órdenes correspondientes.
La Dirección y el Consejo Académico funcionan como los principales órganos consultivos de la VNIIDAD.
La Dirección, actuando sobre la base del Reglamento aprobado por la Orden N° 57 de 19 de noviembre de 2010, se reúne periódicamente 1-2 veces al mes y realiza con carácter general las funciones que tiene asignadas, aunque no existe un plan de trabajo previsto por la las regulaciones. La Dirección considera los problemas de organización del trabajo del instituto en su conjunto y las divisiones estructurales individuales, las actividades financieras, administrativas y económicas, controla el progreso en el cumplimiento de la tarea estatal y los contratos estatales celebrados como parte de la implementación de los programas objetivo federales, como así como los resultados de trabajos de investigación particularmente importantes.
El Consejo Académico (el Reglamento sobre el cual y el plan de trabajo están ausentes) se reúne 2-3 veces al año para discutir los resultados anuales del instituto, individuales, los resultados de investigación más intensivos en ciencia, etc.
En violación de su propia Carta y a pesar de las repetidas instrucciones de los Archivos Federales, el instituto no forma un plan de trabajo anual, como resultado de lo cual se guía principalmente por la tarea estatal, los contratos (contratos) para la realización del trabajo y la prestación de servicios, así como los planes de trabajo de las divisiones estructurales.
Los informes sobre la implementación de la tarea estatal (trimestral y anual) se envían a los Archivos Federales de manera oportuna.
Para implementar el Decreto del Presidente de la Federación Rusa del 07.05.2012 No. 597 "Sobre medidas para la implementación de la política social estatal", la orden de los Archivos Federales del 07.07.2014 No. 51 aprobó un plan de acción ( " mapa vial") "Cambios en las industrias esfera social destinado a mejorar la eficiencia de la ciencia en relación con la Agencia Federal de Archivos subordinada a la Federal institución presupuestaria"Instituto de Investigación de Documentación y Archivo de toda Rusia" Los indicadores establecidos por él se cumplen en general, con la excepción del indicador sobre el nivel de los salarios, que se debe principalmente a la importante falta de financiación del instituto por parte del Ministerio de Educación y Ciencia de Rusia. En este sentido, junto con la interacción continua de los Archivos Federales con el Ministerio de Educación y Ciencia de Rusia sobre el tema de la asignación de fondos adicionales para aumentar los salarios, el instituto necesita encontrar sus propias oportunidades para aumentar el flujo de fondos de los ingresos. actividades generadoras, para concentrar los esfuerzos organizacionales, de personal e intelectuales en esta dirección.
La información sobre el Instituto se publica y se actualiza regularmente en el sitio web oficial de las instituciones estatales y municipales (http://www.bus.gov.ru), el portal de Archivos de Rusia () y su propio sitio web oficial (http://www. .vniidad.ru) .
En el periodo 2014 - 2016 se ha trabajado para empoderar a más uso efectivo El sitio web de VNIIDAD en las actividades del instituto como una herramienta para el trabajo de información y publicidad y la familiarización de los consumidores potenciales con sus desarrollos científicos y áreas de investigación en curso. En particular, en 2016, el sitio se actualizó nuevamente al cambiar a la versión Joomla 1.5.26 del sistema de gestión de información (CMS).
Las secciones temáticas correspondientes del sitio brindan soporte informativo para las principales actividades del Instituto al acercar a los consumidores potenciales la lista de servicios, información sobre nuevos recibos de información al fondo de referencia e información, publicidad de nuevas publicaciones del instituto, información sobre planes de eventos científicos, publicación de noticias actualizadas sobre gestión y archivo de documentos, programas y horarios cursos de formación formación avanzada y reciclaje del personal, etc.
2. Dotación de personal
Por razones objetivas, durante años recientes la dotación de personal de VNIIDAD se redujo y en el momento de la auditoría ascendía a 100 personas, de las cuales 5 personas son trabajadores externos a tiempo parcial, 8 - internos. De hecho, hay 59 personas en la nómina del instituto, de las cuales 37 tienen más de 50 años, incl. edad de jubilación - 28. Experiencia laboral en el instituto o en instituciones de archivo de más de 15 años tiene 33 empleados.
52 personas tienen educación superior, el 48% de ellos (25 personas) - histórico-archivística e histórica; 9 - documentación; 4 empleados tienen dos estudios superiores. En el instituto trabajan 4 doctores en ciencias y 18 candidatos a ciencias.
VNIIDAD Orden N° 15 de fecha 4 de abril de 2016 aprueba el Reglamento del Procedimiento de Certificación trabajos cientificos nicks del instituto, pero su atestación no se ha realizado en los últimos tres años.
Los contratos de trabajo se celebran con todos los empleados del Instituto. Se redactan acuerdos adicionales a ellos según sea necesario. Al mismo tiempo, de conformidad con el Programa para la mejora gradual del sistema de remuneración en las instituciones estatales (municipales) para 2012-2018, aprobado por orden del Gobierno de la Federación Rusa de fecha 26 de noviembre de 2012 No. 2190-r , el instituto no pasó a trasladarse a un “contrato efectivo”.
La formación avanzada de los empleados se realiza según planes aprobados anualmente por el director del instituto. Cubre todas las áreas de las actividades del instituto, incluyendo tecnologías de la información, contabilidad, seguridad contra incendios. Los empleados del instituto reciben capacitación avanzada en la Academia de Protección Civil del Ministerio de Situaciones de Emergencia, el Instituto de Contrataciones Públicas de la RANEPA, sobre la base de la OTsPK VNIIDAD.
El trabajo de reclutamiento se lleva a cabo de la manera tradicional. Los anuncios de empleo se publican en el sitio web oficial del Instituto. La reserva para altos cargos se encuentra actualmente en desarrollo.
Se están tomando medidas en temas de política anticorrupción. En particular, mediante el Decreto N° 6 de 28 de enero de 2015, se nombró a un responsable del trabajo en materia de prevención de la corrupción y otros delitos; Orden Nº 9 del 02.03.2015 “Procedimiento para informar por parte de los empleados de VNIIDAD sobre la recepción de un obsequio en relación con eventos protocolares, viajes de negocios y otros eventos oficiales, entrega y evaluación de un obsequio, venta (redención) y acreditación de los ingresos de su venta “con anexos”; El Decreto N° 36 de fecha 12 de octubre de 2016 aprobó el Reglamento de Conflicto de Interés; política anticorrupción; Código de Ética y Conducta de Servicio de los Empleados.
La organización del trabajo del departamento de personal y la organización de la gestión de registros de personal generalmente cumplen con los requisitos de la ley, incluso en términos de protección de los datos personales de los empleados. Las instalaciones del servicio de personal le permiten proporcionar condiciones especiales para almacenar registros personales en una caja fuerte a prueba de fuego, realizar entrevistas sobre cuestiones de personal.
El instituto organiza la práctica de estudiantes de universidades y colegios, que anualmente completan entre 3 y 5 estudiantes.
3. Trabajo de investigación
La proporción de empleados directamente involucrados en el trabajo de investigación es aproximadamente el 70% del número real del instituto. Debido a la falta de personal, VNIIDAD tiene una capacidad limitada para desarrollar toda la gama de temas científicos relevantes para la industria de archivos. En particular, el examen de las actividades científicas del Instituto, realizado por la Academia Rusa de Ciencias, destacando el potencial de los proyectos innovadores para crear un bloque pautas en áreas como documentos electrónicos, archivo electrónico, digitalización de documentos, manifestó que “ esta direccion no es un líder en las actividades de la organización.
El trabajo científico se lleva a cabo de acuerdo con los planes anuales de trabajo de investigación y desarrollo llevados a cabo sobre la base de la asignación estatal (en adelante, el Plan de I + D), así como sobre temas planificados por la Agencia Federal de Archivos como parte de la implementación del Programa Federal Target "Cultura de Rusia".
En los últimos tres años, el instituto ha completado más de 60 desarrollos cientificos, la mayor parte de los cuales (67%) es de carácter informativo y analítico. La proporción de trabajos de carácter normativo y metodológico es del 19,6% y 14,7%, respectivamente. Un análisis de la dinámica indica una disminución en el número de artículos científicos completados: 39 - en 2014, 14 - en 2015, 17 - en 2016.
En total para 2014 - 2016. Los empleados del Instituto publicaron seis monografías, dos publicaciones bibliográficas y de referencia y veintitrés artículos en publicaciones incluidas en la Lista de publicaciones recomendadas por la Comisión Superior de Certificación del Ministerio de Educación y Ciencia de Rusia. El número total de obras publicadas (incluidas las depositadas) de los empleados de VNIIDAD para 2014-2016 ascendió a 290 títulos.
En los últimos tres años, el Índice de citas científicas de Rusia (RSCI) ha registrado 75 publicaciones de los empleados del instituto. VNIIDAD tiene un índice de Hirsch bastante sólido (índice h) - 6; y un buen i-Index - 5.
Como regla general, los resultados de la investigación científica de VNIIDAD se aceptan sin comentarios significativos o después de una revisión menor, teniendo en cuenta lo dicho durante las discusiones en las reuniones de los órganos consultivos de los Archivos Federales (juntas, comisiones de investigación y trabajo metódico etc.) comentarios. Al mismo tiempo, a pesar de que el trabajo de investigación, cuyo resultado son manuales metodológicos, es realizado por el instituto de manera adecuada y en la forma prescrita, su implementación a veces es difícil debido a una conexión insuficientemente estrecha con trabajo practico instituciones de archivo.
El registro estatal de los trabajos de investigación científica es realizado por el Instituto de acuerdo con el procedimiento establecido. VNIIDAD presenta anualmente materiales informativos al Sistema Federal de Monitoreo del Desempeño organizaciones científicas realizando labores de investigación, desarrollo y tecnología.
Los informes sobre I + D realizados por VNIIDAD no siempre cumplen completamente con los requisitos para su estructura y presentación de GOST 7.32-2001 “Informe de investigación. Estructura y reglas de registro” (pertinencia y objetos de investigación, metodología y métodos de trabajo, significado, etc. no están cubiertos).
Sin embargo, el principal problema en la organización del trabajo de investigación es una disminución notable y constante en su potencial de personal, tanto cuantitativa como cualitativamente. Análisis comparativo Los resultados de las actividades de investigación mostraron que en 2014 - 2016. especialistas que se fueron por diversas razones en los últimos tres años publicaron 204 trabajos (sin contar estudios colectivos y tres colecciones de materiales de conferencias "Documentación en la Sociedad de la Información"), y solo 86 empleados que continúan laborando. de actividad científica y editorial de los empleados que continúan trabajando muestra un ritmo decreciente: si en 2015 publicaron 33 trabajos, en 2016 su número se redujo a 25.
Por lo tanto, el potencial creativo de los investigadores de VNIIDAD en su conjunto no se realiza lo suficiente, y para aproximadamente la mitad de los empleados permanece sin manifestarse en forma de publicaciones científicas, lo que reduce drásticamente la evaluación general del desempeño del Instituto.
4. Actividades científicas y de información
Servicios científicos y de información para instituciones archivísticas, personas jurídicas y personas naturales con literatura normativa y científica y metodológica especializada que VNIIDAD brinda a través del Centro de la Industria de Información Científica y Técnica sobre Archivística y Gestión de Documentos (en adelante, OCNTI), que cumple anualmente un promedio de más de 600 solicitudes de información de personas jurídicas y físicas.
El Fondo de Referencia e Información (CIF) de la OCNTI es de aproximadamente 54,0 mil trabajos publicados e inéditos, aumentando anualmente en un promedio de 500 nuevos ingresos. Para fines de contabilidad y uso, se compila y mantiene un índice de fichas de referencia e información en la forma tradicional, y se publican periódicamente listas de nuevos recibos. A versión electrónica catálogo, publicado en el sitio web de VNIIDAD, se ingresaron 42,0 mil descripciones bibliográficas de materiales SIF.
Debido al débil equipo técnico y de software del instituto (falta de escáneres de alto rendimiento, programas informáticos para el reconocimiento y edición ópticos de texto archivos PDF, editor de fotos) el proceso de traducción de materiales SIF directamente a formato electrónico es bastante lento, y el recurso electrónico creado no está disponible gratuitamente en el sitio web del instituto.
5. Actividades educativas
Tener licencia perpetua para el derecho a realizar actividades educativas AAA No. 000821, reg. No. 0809, emitido por Rosobrnadzor el 09/03/2011, el instituto lo lleva a cabo en el marco de los programas para la formación de personal científico y pedagógico en la escuela de posgrado, así como adicional programas profesionales y programas de formación profesional.
De acuerdo con la decisión del Consejo de Jefes de Gobierno de la CEI del 18 de septiembre de 2003, VNIIDAD tiene el estatus de organización básica para el reciclaje y la formación avanzada de personal en archivo, gestión de documentos y soporte de documentación gestión de los estados miembros de la CEI, que se implementa a través de las actividades de la Rama Centro de Estudios Avanzados en Archivística y Gestión de la Documentación (en adelante - OCPC).
El Instituto brinda formación de posgrado en la especialidad 25.05.02 - Documental, ciencia del documento, archivística. Sin embargo, en violación del Procedimiento para la organización e implementación de actividades educativas en programas educativos educación más alta- programas para la formación de personal científico y pedagógico en la escuela de posgrado (adjunto), aprobado por orden del Ministerio de Educación y Ciencia de Rusia con fecha 19 de noviembre de 2013 No. 1259, el programa educativo correspondiente de VNIIDAD no pasó la acreditación estatal.
Actualmente, hay tres personas estudiando en la escuela de posgrado en tiempo completo formación (incluida una - de forma remunerada) y una persona por correspondencia. En 2015 - 2016 sin admisión a la escuela de posgrado.
Debido a la incapacidad para garantizar el funcionamiento del consejo de disertación de acuerdo con los requisitos de la orden del Ministerio de Educación y Ciencia de Rusia del 12 de diciembre de 2011 No. 2817 "Sobre la aprobación del Reglamento del Consejo para la defensa de disertaciones la licenciatura Candidato de Ciencias, para el grado de Doctor en Ciencias” y la falta del número requerido de Doctores en Ciencias en el Instituto, se dio por terminado el trabajo del consejo de disertación (orden del Ministerio de Educación y Ciencia de Rusia con fecha 07.07.2015 No. 729 / NK), lo que, sin embargo, no es una justificación suficiente para la falta de disertantes preparados por el Instituto, ya que los graduados de posgrado podrían defenderse en el consejo de disertación de la Universidad Estatal Rusa de Humanidades.
El OCPC proporciona reciclaje profesional y formación avanzada de personal en gestión de archivo y documentación en una base contractual con personas jurídicas y personas físicas. La educación en el OCTC se lleva a cabo en tiempo completo, medio tiempo y medio tiempo. formularios de correspondencia en las áreas principales de reciclaje profesional, capacitación avanzada a corto y largo plazo, así como, en algunos casos, como parte de pasantías individuales.
El trabajo de la OCPC se basa en planes temáticos actividades educativas y programas de cursos de formación. Para coordinar el trabajo de la OCPC, se ha creado un consejo metodológico, cuyas funciones incluyen coordinar planes temáticos y planes de estudios, horarios de cursos, listas de programas educativos publicados literatura metódica, control de calidad de los programas de formación, la metodología óptima para la captación de alumnos. Actualmente, la composición del consejo necesita ser sustancialmente actualizada debido al despido de la mayoría de sus miembros.
A proceso de aprendizaje Además de los principales especialistas de VNIIDAD, también participan los empleados más calificados de los archivos estatales, desarrolladores de productos de software en el campo del soporte de información y documentación para la gestión y el archivo, profesores de instituciones de educación superior especializadas, aunque esta práctica no es particularmente común debido a la falta de suficientes recursos financieros para que el instituto los atraiga a las clases de conducción.
En los últimos tres años, el OCTC ha capacitado a más de 2,5 mil personas, incl. un número significativo de archivistas de los países de la CEI y EURASIC (Kazajstán, Tayikistán, Mongolia, Vietnam, etc.).
La principal desventaja de las actividades educativas de VNIIDAD es la falta de acreditación estatal de la programas educativos Reciclaje profesional y formación avanzada. Si bien esto no es un requisito formal para aquellos, sin embargo, reduce las ventajas competitivas de VNIIDAD en comparación con los más altos. Instituciones educacionales que tienen acreditación estatal y están expandiendo activamente la práctica de implementar programas educación adicional, lo que en el futuro puede llevar a la exclusión de VNIIDAD del mercado de provisión de servicios educativos en el campo de la formación de especialistas en documentos y archivistas, ya que en ausencia de acreditación, no puede emitir diplomas y certificados reconocidos por el estado al finalizar la formación.
La falta de interacción profesional activa entre el instituto y las instituciones de educación superior de perfil único no contribuye a las actividades educativas.
6. Cooperación internacional
Las relaciones internacionales del instituto están dirigidas a mejorar la calidad de la actividad científica basada en la cooperación con la comunidad archivística internacional a través del desarrollo de programas conjuntos, el uso de las innovaciones de archivo y mantenimiento de registros y tecnologías de la información, la participación en proyectos científicos internacionales y la movilidad de los científicos.
Hasta hace poco, las relaciones profesionales más fructíferas se desarrollaron en el marco de un acuerdo entre VNIIDAD, el Instituto de Investigación de Documentación y Documentación de Bielorrusia y el Instituto de Investigación de Documentación y Documentación de Ucrania. Sin embargo, después de los eventos bien conocidos, se congelaron los contactos con la parte ucraniana, mientras que las relaciones con los colegas bielorrusos continúan desarrollándose de manera bastante activa. VNIIDAD participa regularmente en eventos científicos conjuntos implementados en el marco del Plan de Acción Conjunto de la Agencia Federal de Archivos y el Departamento de Archivos y Gestión de Registros del Ministerio de Justicia de la República de Bielorrusia para 2014-2016.
Un área importante de las actividades internacionales del Instituto es la participación en el trabajo del Consejo Internacional de Archivos y su Rama Regional Euroasiática (EURASICA). Representantes de VNIIDAD participaron en la mayoría de los Congresos Internacionales de Archivos recientes y en casi todos los eventos de EURASIC. Aquí cabe destacar la organización anual bajo los auspicios de EURASIKA y los Archivos Federales de las conferencias internacionales "Documentación en la Sociedad de la Información".
La participación de VNIIDAD en las actividades de Instituto Internacional archivística en Trieste y Maribor como uno de los foros autorizados de especialistas en el campo de la archivística.
Desde 2016, VNIIDAD es socia del proyecto internacional InterPARES Trust y forma parte de su grupo europeo.
7. Apoyo logístico y financiero
VNIIDAD no tiene bienes inmuebles en su balance. Sobre la base del contrato de uso gratuito de locales y bienes de fecha 11 de enero de 2011 No. BP 3/11, ocupa un local de trabajo con una superficie total de 1731,7 m2. metros en el edificio del Archivo Estatal Ruso de Documentación Científica y Técnica en la dirección: Profsoyuznaya st., 82.
La dotación de equipos informáticos a los empleados es del 85% (50 puestos de trabajo, de los cuales 8 unidades tienen más de 8 años).
El financiamiento de VNIIDAD, como institución presupuestaria federal, se realiza a expensas de:
el presupuesto federal, asignado en forma de subsidio para la ejecución de la tarea estatal establecida anualmente;
programa objetivo federal "Cultura de Rusia", recibido sobre una base competitiva;
de actividades generadoras de ingresos.
La dinámica de la relación de financiamiento presupuestario y extrapresupuestario durante los últimos tres años indica una disminución de los ingresos extrapresupuestarios, tanto en términos absolutos como en porcentajes en relación con el componente presupuestario. Al mismo tiempo, el financiamiento del presupuesto en términos absolutos se mantuvo prácticamente sin cambios durante este período:
Al mismo tiempo, cabe señalar en particular que actividad científica realizados por el Instituto únicamente a expensas de fondos presupuestarios como parte de la implementación de asignaciones gubernamentales y contratos gubernamentales en el marco del Programa Federal Target "Cultura de Rusia". Para el periodo 2014 - 2016 VNIIDAD no implementó ninguna proyecto de investigación por orden de organizaciones no gubernamentales o con la participación de subvenciones.
Fondos asignados para el desarrollo del instituto, incl. para material y equipo técnico, constituyen una parte relativamente pequeña de sus ingresos extrapresupuestarios: en 2014 - 814.616,0 rublos. (6,8% de los ingresos extrapresupuestarios), en 2015 - 1.080.855,0 rublos. (10,4%), 2016 - RUB 1.128.901,0 (7,6%).
En 2014-2016 no se permitió ningún gasto inadecuado (ineficiente) de los fondos presupuestarios por parte del instituto. Se observa el procedimiento para gastar fondos en viajes de negocios.
La contabilidad presupuestaria de ingresos y gastos se lleva a cabo de acuerdo con el plan de trabajo de cuentas de la contabilidad presupuestaria. La verificación de la corrección de la preparación de VNIIDAD "Informe sobre la implementación por parte de la institución del plan de sus actividades financieras y económicas" para 2016 y otros informes presupuestarios reveló una serie de violaciones. Los informes se presentan en violación de los plazos establecidos, lo que genera demoras en la entrega de informes consolidados por parte de Rosarkhiv al Tesoro Federal
A fin de racionalizar las actividades extrapresupuestarias, formularios estándar contratos de prestación de servicios educativos remunerados ( cursos por correspondencia, a tiempo completo, a tiempo parcial, a tiempo completo a corto plazo con personas jurídicas / personas físicas), contratos para la prestación de servicios por una tarifa (para atraer profesores a cursos de formación avanzada para dar conferencias, revisar pruebas y otros trabajos, etc. ), contratos de prestación de servicios retribuidos de elaboración y suministro de material informativo (para OCNTI).
Inventario Dinero, artículos de inventario, activos fijos y pasivos financieros en 2016 no se llevó a cabo.
Una verificación aleatoria de la exactitud del establecimiento de los salarios oficiales y su acumulación para 2016 no estableció ninguna violación. En el período auditado, la integridad y puntualidad del reflejo de las transacciones financieras y económicas de salarios, devengo y pago de primas de seguros en los registros contables presupuestarios, no se identificaron violaciones.
Los salarios se pagan de acuerdo con contratos de trabajo y hoja de tiempo.
Solicitud
al certificado sobre los resultados de un control exhaustivo
FBU "Investigación de toda Rusia
Instituto de Documentación y Archivística"
Recomendaciones para mejorar las actividades de VNIIDAD
Desarrollar un plan a largo plazo (concepto o programa) para el desarrollo del instituto;
pasar a la elaboración de los planes anuales de trabajo del Instituto;
optimizar el número de unidades estructurales no involucradas directamente en trabajos de investigación y/o actividades educativas;
llevar a cabo la certificación de investigadores que tienen menos de cuatro trabajos publicados en 2014-2016;
restaurar referencia registro militar de conformidad con el Reglamento de registro militar;
organizar el trabajo sobre la formación de una reserva de personal;
garantizar la realización de la gestión de registros de personal de conformidad con la legislación aplicable;
expandir la práctica de crear equipos creativos temporales para la implementación de proyectos de investigación, incluso con la participación de especialistas de organizaciones científicas y educativas;
garantizar la consideración preliminar de todos, sin excepción, los resultados del trabajo de investigación por un órgano consultivo especialmente creado (consejo de expertos, sección de expertos del Consejo Académico, etc.);
disponer la inclusión obligatoria en el ciclo de desarrollo de ayudas metodológicas para su implementación experimental;
activar la colocación de publicaciones científicas en publicaciones indexadas en Web of Science y Scopus;
considerar la cuestión de realizar la acreditación estatal (o al menos pública) de los programas educativos de VNIIDAD en el campo del reciclaje profesional y la formación avanzada de especialistas;
profundizar la cooperación en el campo de las actividades educativas con las instituciones de educación superior que forman personal en el campo de la gestión y archivo de documentos;
llevar a cabo la modernización del sitio de Internet, incluida la elaboración de un mapa del sitio, la instalación de la función de búsqueda del sitio; la sección de contactos debe complementarse con información sobre los jefes de las divisiones estructurales, indicando números de teléfono y direcciones Correo electrónico; crear una rúbrica "Obras publicadas de VNIIDAD"; ampliar el número de sitios asociados;
aumentar el número de traducciones de las obras del instituto idiomas extranjeros; crear una versión en inglés del sitio web del Instituto;
considerar la cuestión de que el instituto se convierta en miembro del Consejo Internacional de Archivos en la categoría “C”;
intensificar el trabajo de búsqueda de fuentes de financiamiento adicional, tanto buscando pedidos para el desarrollo de temas científicos, como comercializando los resultados de nuestras propias actividades de investigación;
tomar medidas para agilizar el trabajo contractual, incluido el desarrollo y aprobación de documentos que regulan el procedimiento para acordar, firmar y ejecutar acuerdos (contratos estatales);
velar por el cumplimiento de los requisitos de la ley en materia de registro y plazos para la presentación de informes presupuestarios, así como la emisión/recepción de fondos de la caja de la institución;
actualizar la orden sobre política contable;
realizar un inventario de fondos, artículos de inventario, activos fijos y obligaciones financieras del instituto.
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